giáo trình kế toán máy misa

CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

GIÁO TRÌNH

KẾ TOÁN MÁY

KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP (Dùng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế, Kế toán tại các trƣờng ĐH, CĐ, THCN)

NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA - THÔNG TIN

HÀ NỘI – 2010

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1

QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA

HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN ...................................................................................... 3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................ 4

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP .................. 5

CHƢƠNG 1: CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP .... 6

1. Khái quát về ngân sách nhà nước ...................................................................... 7

2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước ............................................................ 7

3. Đơn vị hành chính sự nghiệp ............................................................................ 8

4. Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp .............................. 10

5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 12

CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ THANH QUYẾT

TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC ..................................................................... 13

1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN ............................. 14

2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN .... 15

3. Các hình thức cấp kinh phí ............................................................................. 15

4. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 15

PHẦN 2: KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP ....... 16

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN........................... 17

1. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................................... 18

2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán ...................................................... 18

3. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công ........................... 20

4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán ................................................. 21

5. Phân loại phần mềm kế toán ........................................................................... 22

6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán.................................. 24

7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy ..................................... 26

8. Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng? ................................... 27

9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ................................ 28

10. Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài .................. 34

11. Câu hỏi ôn tập................................................................................................. 36

CHƢƠNG 2: MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN .......................................................................... 37

1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán .................................................................. 38

2. Nhập số dư ban đầu ........................................................................................ 41

3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán ................................. 49

4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ ................................................................................. 50

5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính ............................................. 51

6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm Quản lý ngân sách . 53

7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp .................................... 54

8. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 55

9. Bài tập thực hành............................................................................................ 55

CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ........................................... 61

1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 62

2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí. ............. 62

3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí ......................................................... 63

4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................. 64

5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 85

6. Bài tập thực hành............................................................................................ 86

CHƢƠNG 4: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ...................................................... 89

1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 90

2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền................................................................. 90

3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền ............................................................ 93

4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................. 95

5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................107

6. Bài tập thực hành...........................................................................................107

CHƢƠNG 5: KẾ TOÁN VẬT TƢ .....................................................................111

1. Nguyên tắc hạch toán ....................................................................................112

2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho ..........................................................112

3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư .......................................................................113

4. Thực hành trên phần mềm kế toán .................................................................114

5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................124

6. Bài tập thực hành...........................................................................................124

CHƢƠNG 6: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ...................................................127


2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định .........................................128

3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định .........................................................129


5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................142

6. Bài tập thực hành...........................................................................................143

CHƢƠNG 7: KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG ...........................................................147


2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương .................................................................148

3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương ................................................................148


5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................157

6. Bài tập thực hành...........................................................................................157

CHƢƠNG 8: KẾ TOÁN THU SỰ NGHIỆP .....................................................161


2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp ............................................................162

3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp ...........................................163


5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................173

6. Bài tập thực hành...........................................................................................173

CHƢƠNG 9: KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH .............175

1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả ...........................................................176

2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu ...........................................................187

3. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh .........................................................198

4. Kế toán thuế ..................................................................................................202

5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................213

6. Bài tập thực hành...........................................................................................214

CHƢƠNG 10: BÁO CÁO TÀI CHÍNH .............................................................223

1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính .........................................224

2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính ...................................................................224


4. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................233

5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp .............................................................233

TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................252

Lời mở đầu

Bản quyền của MISA JSC 1

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng rất lớn đến

hiệu quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì thế một hệ thống

quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp

thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một

cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng

và phức tạp của các hoạt động, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập

của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ

trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các đơn vị hành

chính sự nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế

toán kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện

ích của các phần mềm kế toán đòi hỏi người sử dụng, bên cạnh nghiệp vụ kế

toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử dụng phần mềm, phải hiểu biết

và sử dụng một cách thành thục.

Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy hành chính sự

nghiệp đã ra đời. Giáo trình này được biên soạn nhằm phục vụ các đối

tượng sinh viên đã và đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung

học chuyên nghiệp chuyên ngành về tài chính kế toán cũng như các chuyên

ngành khác về kinh tế, đã có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế toán. Mục

tiêu chính của giáo trình là:

Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm

kế toán, quy trình xử lý chung của phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau

khi tốt nghiệp ra trường tiếp cận nhanh nhất và có thể sử dụng ngay được

bất kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại đơn vị hành chính sự nghiệp.

Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm được các

tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng như có hiểu biết cơ bản về các loại

phần mềm kế toán và các nhà cung cấp trên thị trường. Từ đó, họ có thể

tự lựa chọn hoặc tư vấn cho lãnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với

đơn vị hành chính sự nghiệp mình.

Cuốn giáo trình này gồm 2 phần:

Lời mở đầu

2 Bản quyền của MISA JSC

Phần 1: Trình bày các khái niệm liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp;

quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà nước.

Phần 2: Hướng dẫn thực hành hoạt động kế toán tại các đơn vị hành chính

sự nghiệp bằng phần mềm kế toán. Phần này gồm 10 chương

Chương 1: Trình bày các vấn đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với

chương này, người học sẽ được trang bị những kiến thức cơ bản về phần

mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị trường và cách lựa chọn

phần mềm phù hợp.

Chương 2: Hướng dẫn cách mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự

nghiệp bằng phần mềm kế toán, các bước cần thực hiện khi ứng dụng

phần mềm kế toán trong hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Từ chương 3 đến chương 10: mỗi chương là một phần hành kế toán cụ

thể, hướng dẫn người học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình

hóa hoạt động của phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện

trên phần mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi chương đều có câu hỏi ôn

tập và bài tập thực hành giúp người học hoàn thiện kiến thức của mình.

Giáo trình được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm

khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp

chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng

hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: [email protected]

[email protected]

Giải thích ký hiệu


QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC

SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN

Ký hiệu Ý nghĩa

Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện

Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện

Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất

trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra

hoặc không có

Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt

động sau một hoạt động đã hoàn thành =>

giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên

quan đến đối tượng cụ thể

Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và

các luồng đồng thời xảy ra

Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và

các đầu vào xảy ra đồng thời

Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào

và nhiều đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu

đúng, sai

Note - Ghi chú

Danh mục các từ viết tắt


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt Ý nghĩa

ĐVHCSN Đơn vị hành chính sự nghiệp

ĐVQHNS Đơn vị quan hệ ngân sách

NSNN Ngân sách nhà nước

KBNN Kho bạc nhà nước

CTMT Chương trình mục tiêu

DA Dự án

GTGT Giá trị gia tăng

HMLK Hao mòn lũy kế

HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh

KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh

CCDC Công cụ dụng cụ

QĐ Quyết định

TK Tài khoản

TSCĐ Tài sản cố định

XDCB Xây dựng cơ bản

Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp


P H Ầ N 1

TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ

HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:

Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán với

ngân sách nhà nước



.

C H Ƣ Ơ N G 1

CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ



Khái niệm ngân sách nhà nước

Các danh mục trong mục lục ngân sách nhà nước

Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp

Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp



1. Khái quát về ngân sách nhà nƣớc

Ngân sách nhà nước: Là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ

quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để

bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước. Trong đó:

Thu ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các

khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của

các tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy

định của pháp luật.

Chi ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản chi phát triển kinh tế - xã

hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà

nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo

quy định của pháp luật.

Ngân sách nhà nước được quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân

chủ, công khai, minh bạch, có phân công, phân cấp quản lý, gắn quyền hạn

với trách nhiệm.

Ngân sách nhà nước gồm ngân sách trung ương và ngân sách địa phương.

Ngân sách địa phương bao gồm ngân sách của đơn vị hành chính các cấp có

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.

2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nƣớc

Mục lục ngân sách nhà nước: Là hệ thống các chỉ tiêu để nhà nước thống kê

tình hình thu chi NSNN theo các tiêu chí khác nhau.

Hệ thống mục lục ngân sách bao gồm các danh mục: Cấp ngân sách; Nguồn

ngân sách nhà nước; Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia; Ngành kinh tế;

Nội dung kinh tế; Nhóm mục chi.

Nguồn ngân sách nhà nước: Là nội dung thể hiện nguồn gốc ngân sách

nhà nước. Nguồn ngân sách được phân loại theo nguồn chi từ vốn trong

nước và nguồn chi từ vốn ngoài nước.

Cấp ngân sách: Là sự phân cấp quản lý ngân sách nhà nước cho từng cấp

chính quyền, bao gồm: Ngân sách Trung ương, ngân sách cấp tỉnh, ngân

sách cấp huyện, ngân sách cấp xã.



Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia: Thể hiện nhiệm vụ chi ngân sách

cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia, và các nhiệm vụ chi cần

theo dõi riêng.

Chương: Thể hiện hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc

một cấp chính quyền.

Ví dụ: 001 – 399: Mã số Chương thuộc cấp Trung ương

400 – 599: Mã số Chương thuộc cấp Tỉnh

600 – 799: Mã số Chương thuộc cấp Huyện

800 – 989: Mã số Chương thuộc cấp Xã

Mã số Chương trong lĩnh vực giáo dục:

022: Bộ Giáo dục và Đào tạo

422: Sở Giáo dục và Đào tạo

622: Phòng Giáo dục và Đào tạo

822: Trường Mầm non, nhà trẻ

Ngành kinh tế (Loại, khoản): Là tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh

tế quốc dân).

Nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Thể hiện nội dung kinh tế (hay tính

chất kinh tế) của khoản thu chi ngân sách nhà nước. Căn cứ vào nội dung

kinh tế để chia thành các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau.

Nhóm mục chi: Là nhóm các mục chi có cùng tính chất, bao gồm 4 nhóm

mục là chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua tài

sản và chi khác.

3. Đơn vị hành chính sự nghiệp

3.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp: Là đơn vị nhận ngân sách của nhà nước để phục

vụ các nhiệm vụ của nhà nước, chủ yếu là các hoạt động chính trị xã hội.

VD: Sở Y tế, Sở Giáo dục, Sở thể dục thể thao, Sở Tư pháp...



3.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

3.2.1. Phân loại theo ngành dọc

Theo cách phân loại này, đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 loại:

Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng

năm do Thủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự

toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới

trực thuộc.

Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được

đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn

vị dự toán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I).

Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử

dụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự

toán ngân sách.

Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện

phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết

toán theo quy định (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước).

3.2.2. Phân loại theo cấp ngân sách

Theo cách phân loại này đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành:

Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Trung ương.

Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Tỉnh.

Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Huyện.

3.2.3. Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí

Theo tiêu thức này đơn vị hành chính sự nghiệp có các loại sau:

Đơn vị ngân sách cấp 100% kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính

sự nghiệp thuần túy). Ví dụ: UBND quận, huyện,…

Đơn vị tự đảm bảo kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính sự

nghiệp có thu):

Đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí. Ví dụ: Trường đại học Bách

Khoa và một số trường đại học khác,…



Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí. Ví dụ: Các viện nghiên cứu trực

thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp.

4. Các đối tƣợng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp

4.1. Cơ quan tài chính

4.1.1. Vai trò của cơ quan tài chính

Là đơn vị có vai trò phối hợp với các đơn vị sử dụng ngân sách cùng cấp

và các cơ quan tài chính cấp dưới lập dự toán ngân sách nhà nước và

phương án phân bổ ngân sách.

Chủ trì phối hợp để xây dựng các định mức phân bổ và các tiêu chuẩn

định mức chi ngân sách nhà nước.

Kiểm tra việc thực hiện các quy định về tài chính.

4.1.2. Tổ chức cơ quan tài chính

Bộ Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với

các đơn vị dự toán cấp TW còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm

tra hoạt động nghiệp vụ tại các Sở Tài chính.

Sở Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với

các đơn vị dự toán cấp Tỉnh còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm

tra hoạt động nghiệp vụ tại các Phòng Tài chính huyện.

Phòng Tài chính: Thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với các đơn

vị dự toán cấp huyện.

4.2. Kho bạc nhà nƣớc

4.2.1. Khái niệm kho bạc nhà nước

Kho bạc nhà nước: Là một công cụ quan trọng trong bộ máy hành chính của

nhà nước, thực hiện chức năng quản lý quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài

chính của nhà nước, huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư

phát triển và là đầu mối duy nhất thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác kế

toán ngân sách nhà nước.



4.2.2. Nhiệm vụ của kho bạc nhà nước

Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các

khoản thu ngân sách nhà nước cho các cấp ngân sách.

Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả

các khoản ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Kho bạc nhà nước còn là nơi gửi tiền của nhà nước và là nơi rút tiền của

các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ngoài ra kho bạc nhà nước còn có

nhiệm vụ kiểm soát chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp có

nghĩa là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ.

4.2.3. Tổ chức kho bạc nhà nước

Tổ chức kho bạc nhà nước: Là các đơn vị được tổ chức theo ngành dọc từ

Trung ương đến địa phương theo các cấp sau:

Kho bạc Nhà nước Trung ương: Thực hiện nhiệm vụ chức năng là tập

trung nguồn thu ngân sách Trung ương, thực hiện chi trả và kiểm soát các

khoản chi thuộc ngân sách Trung ương. Đồng thời, kho bạc Nhà nước

còn chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ tại

Kho bạc Nhà nước các tỉnh.

Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh: Thực hiện nhiệm vụ chức năng của kho bạc

Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Kho bạc Nhà nước tỉnh chịu sự chỉ đạo,

hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc nhà

nước Trung ương.

Kho bạc Nhà nước cấp huyện: Thực hiện nhiệm vụ, chức năng của Kho

bạc Nhà nước trên địa bàn huyện. Và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm

tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh.

Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 1 tại liên kết sau:

http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html




5. Câu hỏi ôn tập

1. Nêu khái niệm về ngân sách nhà nước. Các khoản thu, chi ngân sách nhà

nước. Phân cấp ngân sách nhà nước.

2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước. Nêu khái niệm Chương, Loại,

Khoản, Mục, Tiểu mục,… và lấy ví dụ minh họa.

3. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Phân loại đơn vị hành chính sự

nghiệp và cho ví dụ minh họa.

4. Khái niệm cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính được phân cấp và tổ chức

như thế nào.

5. Khái niệm, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức kho bạc nhà nước.

Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN


C H Ƣ Ơ N G 2

QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ

THANH QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC


Các bước từ khi nhận dự toán đến khi thanh quyết toán với ngân

sách Nhà nước

Vai trò của các đơn vị trong quy trình từ khi nhận dự toán đến

khi thanh quyết toán với ngân sách Nhà nước

Các hình thức cấp kinh phí



1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN

Hàng năm vào tháng 6 cơ quan cấp trên giao nhiệm vụ, chỉ tiêu hoạt

động cho đơn vị.

Căn cứ vào phạm vi nhiệm vụ được giao, đơn vị lập dự toán ngân sách

vào khoảng tháng 7 hàng năm.

Dự toán các đơn vị lập xong chuyển cho đơn vị chủ quản tổng hợp, sau

đó gửi cho cơ quan tài chính (Phòng Tài chính hoặc Sở Tài chính) trước

ngày 20 tháng 7 hàng năm.

Toàn bộ dự toán kinh phí của cả tỉnh được Sở Tài chính tổng hợp, sau đó

trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua trước khi gửi ra Bộ Tài chính và

Ủy ban Ngân sách Trung ương của Quốc hội họp xét duyệt ngân sách

vào khoảng tháng 11 hàng năm.

Sau khi chính phủ quyết định các khoản dự toán cho từng tỉnh, Sở Tài

chính các tỉnh tiến hành phân bổ lại dự toán cho các ngành, các ngành

phân bổ cho từng đơn vị trực thuộc, trước ngày 31 tháng 12 sẽ hoàn tất

việc phân bổ này.

Cuối năm các đơn vị phải nộp báo cáo quyết toán số kinh phí mà đơn vị

hoặc ngành sử dụng trong năm, cơ quan tài chính có nhiệm vụ duyệt

quyết toán cho các đơn vị vào khoảng thời gian từ tháng 9 đến tháng 10

của năm tiếp theo.



2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết

toán NSNN

3. Các hình thức cấp kinh phí

Cấp phát theo dự toán: Cấp theo dự toán lập hàng năm.

Cấp bằng lệnh chi: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới

bằng lệnh chi, số kinh phí được chuyển thẳng vào tài khoản của đơn vị

mà không qua kho bạc xét duyệt. Hình thức lệnh chi thường xảy ra khi có

sự cố đột xuất không nằm trong dự toán như lũ lụt, hạn hán,…

Cấp phát bằng hiện vật: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới

bằng hiện vật như cấp bằng tài sản cố định, công cụ dụng cụ,…

Cấp phát bằng hình thức ghi thu – ghi chi: Là hình thức cấp phát từ các

khoản thu của đơn vị như thu phí, lệ phí,…

Các hình thức cấp phát khác.




1. Trình bày lại quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà

nước. Vẽ sơ đồ minh họa.

2. Nêu các hình thức cấp phát kinh phí. Giải thích và cho ví dụ.



Kế toán máy trong đơn vị hành chính sự nghiệp


P H Ầ N 2

KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ



Tổng quan về phần mềm kế toán

Cách mở sổ kế toán bằng phần mềm kế toán

Kế toán nguồn kinh phí

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vật tư

Kế toán tài sản cố định

Kế toán tiền lương

Kế toán thu sự nghiệp

Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh

Cách lập và xem các báo cáo tài chính



C H Ƣ Ơ N G 1

TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN


Khái niệm phần mềm kế toán

Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

Phân loại phần mềm kế toán

Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán

Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy

Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng

Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất

Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài



1. Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động

xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ

gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ,

sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo

cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài

chính khác. Tóm lại:

Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,

tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.

Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.

Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế

toán thủ công.

2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán



Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát

sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống

tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong

máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.

b. Công đoạn 2: Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các

thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập

trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê

trong công đoạn sau.

Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin

chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm

sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các

nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ

cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.

c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm

tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo

thống kê, phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn

hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống

kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng

phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các

báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.

Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được

nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn

là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá

sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.



3. Tính ƣu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công

3.1. Tính chính xác

Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo

cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian

tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn

thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa

thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày

xuống còn vài phút.

Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất

là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần

mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán

thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép

trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn

tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế

toán tổng hợp bị sai lệch.

3.2. Tính hiệu quả

Trong xã hội hiện nay, việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và

chính xác là hết sức quan trọng. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính

và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho

đơn vị hành chính sự nghiệp và các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản ra

quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn đảm bảo thực hiện tốt

các nhiệm vụ Nhà nước giao.

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.

Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính

toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và

thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho đơn vị hành

chính sự nghiệp.



3.3. Tính chuyên nghiệp

Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của đơn vị

hành chính sự nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất

quán theo các chuẩn mực quy định.

3.4. Tính cộng tác

Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán

từ nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, ... cho tới lương, tài sản cố định và cho

phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu

kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người

này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp

chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi

cả văn hóa làm việc của đơn vị hành chính sự nghiệp theo chiều hướng

chuyên nghiệp và tích cực hơn.

4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

a. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp

Đối với kế toán viên

Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.

Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm

vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính

xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có

kinh nghiệm về nghiệp vụ.

Đối với kế toán trƣởng

Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.

Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào

cho người quản lý khi được yêu cầu.

Đối với thủ trƣởng đơn vị

Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động của đơn vị hành chính

sự nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.



Có được đầy đủ thông tin kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp khi cần

thiết để phục vụ cho việc ra quyết định điều chỉnh hoạt động, quyết định

đầu tư, sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.

Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp

của đội ngũ cán bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp.

b. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các đơn vị hành

chính sự nghiệp.

5. Phân loại phần mềm kế toán

Có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán nhưng trong giáo trình này chỉ

đề cập đến cách phân loại phần mềm kế toán theo hình thức sản phẩm. Theo

cách phân loại này thì phần mềm kế toán bao gồm 2 loại sau:

5.1. Phần mềm đóng gói

Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng

gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng

và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng

rãi và phổ biến trên thị trường.

Ƣu điểm

Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều đơn vị hành

chính sự nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người

dùng. Vì vậy giá thành của loại phần mềm này thường rất rẻ, chi phí

nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so

với đầu tư ban đầu.

Tính ổn định của phần mềm cao: Do được nhiều đơn vị hành chính sự

nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm

có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được người

dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện

pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời.

Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng

gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc



cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh

chóng và đồng loạt cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử dụng tại

một thời điểm.

Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài

liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo

giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải

qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển

khai cho người sử dụng.

Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần

mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triển khai ngay

lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình

thêm các tính năng mới theo yêu cầu.

Nhƣợc điểm

Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều đơn vị hành chính sự

nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được

tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù

của đơn vị sẽ không có trong phần mềm.

5.2. Phần mềm đặt hàng

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết

kế riêng biệt cho một đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc một số nhỏ các đơn vị

hành chính sự nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trường

hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà

cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm

chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.

Ƣu điểm

Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Nhƣợc điểm

Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn

vào một đơn vị hành chính sự nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao.

Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các



chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này. Những

chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tư ban đầu.

Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung

cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho

hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt,

nên đơn vị hành chính sự nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải

chờ đợi rất lâu mới tới lượt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi.

Tính ổn định của phần mềm kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ được đưa

vào sử dụng ở một hoặc vài đơn vị hành chính sự nghiệp, cộng với áp lực về

thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thường phát sinh rất

nhiều lỗi kể cả trước, trong và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài.

Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất

lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một

cách dễ dàng nên đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng rất dễ gặp rủi ro

là có được phần mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp

phần mềm không như ý, không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử

dụng nhưng không hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí

phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu

không thỏa thuận được về giá với nhà cung cấp, các đơn vị hành chính sự

nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi.

6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán

Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư

103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc

"Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán".

6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định

của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay

đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các

văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.



Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung

phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách

tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.

Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.

Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết

minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn

tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.

Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể

kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các

sự cố đơn giản.

Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp

phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải

hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.

6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán

a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản

lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.

Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần

mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu

kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.

Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản

lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông

tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ;

phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…

Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố

trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.

b. Đảm bảo điều kiện về con ngƣời và tổ chức bộ máy kế toán



Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên

môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào

máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy

theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán

và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.

Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức

năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy

chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên;

quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.

c. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp thì

cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán sao

cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy

7.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán máy

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán

được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức

kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó

với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,

nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được

thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó

nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

7.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy

Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác

định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính

theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.



Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán

chi tiết liên quan.

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao

tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng

hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung

thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra,

đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra

giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ

kế toán ghi bằng tay.

8. Làm thế nào để đƣa phần mềm kế toán vào ứng dụng?

Bƣớc 1: Đặt mua phần mềm

Bƣớc 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính

Bƣớc 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống

Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ,

phương pháp tính giá xuất kho,…



...

...

Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như

, .

Bƣớc 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm

Bƣớc 5: An toàn và an ninh dữ liệu

.

Bƣớc 6: Bảo trì hệ thống

9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất

9.1. Nguồn gốc xuất xứ

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau.

Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một

công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể

đáp ứng cho một số đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh

vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu

thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới

những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng, điều này rất có ích

cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo

trì sản phẩm.

9.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng

a. Các khoản chi phí đầu tƣ liên quan

Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền

được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của

số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần

mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền

cho các phần mềm đóng gói thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000



đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các

phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có

thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.

Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà

phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử

dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi

phí cho giấy phép sử dụng. Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm

thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công

ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và triển khai được tách riêng ra để

người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí.

Chi phí tƣ vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không

thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các

công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng

tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí

tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng.

Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ

theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ

8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%.

Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc

nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần

cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ,... Các chi phí này tuỳ thuộc vào

nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có.

b. Tính dễ sử dụng

Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và

một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và

hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình

ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý

cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu

và kết thúc ở đâu. Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ

dàng và không tốn nhiều thời gian.

c. Khả năng cảnh báo



Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc

cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như:

Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng

mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn.

Thông báo công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.

d. Tài liệu dành cho ngƣời sử dụng

Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng

đối với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách

hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài và một số ít

các phần mềm đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử

dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:

Hướng dẫn cài đặt phần mềm.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành.

Tài liệu trợ giúp trực tuyến.

Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng.

e. Bản địa hóa

Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một

vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần

mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt

Nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các chương trình này có thể được

cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi.

9.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các

hoạt động kế toán như: kế toán nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, vật tư

hàng hóa, tiền lương, tài sản cố định, mua hàng, bán hàng,… Việc phân chia

theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và

kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo



cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất thuận tiện cho người sử dụng,

nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán cũng như hoạt động quản

trị của các nhà quản trị đơn vị hành chính sự nghiệp. Chỉ cần xem các báo

cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt

động của đơn vị hành chính sự nghiệp như số kinh phí được cấp và tình hình

sử dụng kinh phí trong kỳ.

9.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật

a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai

Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh

chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng

ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không

sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm

đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng.

Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời

gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt

hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường

thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo

đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ

ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm.

Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có

thời gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước

ngoài thường phức tạp hơn.

b. Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng

Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến

theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không.

Khả năng tùy biến cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với

những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tùy biến có

thể thực hiện trong những trường hợp như sau:

Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu.

Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng

hoặc cho tất cả người sử dụng.



Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc

cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất

nhập dữ liệu.

Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu.

Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống.

Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế.

Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử

dụng chức năng tuỳ biến này.

c. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm

Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần

mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của đơn vị

hành chính sự nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách

thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không.

Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức

một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn

ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu,... Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh,

đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn

cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình.

d. Lỗi lập trình

Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ

lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn

những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một

cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng

nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng.

Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn

kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị

phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung

cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm

ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi

và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo.



9.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tƣơng lai

a. Khả năng phát triển

Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách

dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát

triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở

rộng hơn các phần mềm khác.

b. Thiết kế và khả năng nâng cấp

Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn

trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả

năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những

nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa

hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần

mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và

chi phí cao cho công ty.

9.6. Các yếu tố về bảo mật

Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên chú ý đến tính bảo mật của sản

phẩm. Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau:

Khả năng phân quyền sử dụng cho ngƣời dùng: Phần mềm nên có chức

năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức

năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình.

Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được

các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt

động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào.

Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa

đổi những thông tin về nhật ký này.

Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được

lưu giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập

được những dữ liệu đó.

Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một

hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ



bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể

phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật.

Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những

ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ

khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa

không lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản

sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty.

10. Ƣu, nhƣợc điểm của phần mềm trong nƣớc và phần mềm nƣớc ngoài

10.1. Phần mềm nƣớc ngoài

Ƣu điểm

Chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại.

Nhƣợc điểm

Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa.

Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất

phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.

Vấn đề địa phương hóa:

Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần

lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam chưa thông

thạo ngoại ngữ sử dụng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu

gặp nhiều khó khăn.

Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế,

trong khi các phần mềm nước ngoài được xây dựng trên các chuẩn quốc

tế. Điều này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn

cho người sử dụng là những người đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam.

Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngoài thường đòi hỏi hệ thống máy

tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng.

10.2. Phần mềm trong nƣớc

Ƣu điểm

Giá thành thấp.



Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.

Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống

kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với người Việt Nam;

và yêu cầu cấu hình của hệ thống máy tính không cao.

Nhƣợc điểm

Cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với các phần mềm nước ngoài.

Một số phần mềm trong nƣớc

Công ty Cổ phần MISA (website: http://www.misa.com.vn): Được

thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những thương hiệu mạnh nhất trên thị

trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản lý trong doanh

nghiệp và trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tính đến năm 2008, MISA đã có

đến 20.000 khách hàng. Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm

đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các đơn vị hành chính sự nghiệp

thuần túy và đơn vị hành chính sự nghiệp có thu với chi phí thấp. Ưu điểm của

các dòng sản phẩm phần mềm MISA là đơn giản, dễ sử dụng, hình ảnh giao

diện thân thiện. MISA Mimosa.NET 2009 đáp ứng tối đa nhu cầu của các đơn

vị hành chính sự nghiệp thông qua việc tích hợp khá đầy đủ các mẫu chứng từ,

sổ sách, báo cáo đặc trưng cho từng đơn vị hành chính sự nghiệp cụ thể. Đặc

biệt MISA Mimosa.NET 2009 cho phép download và sử dụng miễn phí để

hạch toán số liệu trong quý I năm 2009, điều này giúp cho các đơn vị hành

chính sự nghiệp có cơ hội thử nghiệm phần mềm mới trước khi quyết định có

nên mua phần mềm này hay không. Gói sản phẩm này cũng giúp cho bất cứ ai

muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp ở nhà. Các

bạn có thể download miễn phí phần mềm MISA Mimosa.NET 2009 cùng các

tài liệu tự học tại website: http://www.misa.com.vn

Trung tâm chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật - Cục tin học và

thống kê tài chính – Bộ Tài chính (website: http://www.mof.gov.vn):

Trung tâm được thành lập theo Quyết định 117/QĐ-BTC ngày 29/07/2003

của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chức năng chính của trung tâm là đào tạo,

triển khai, chuyển giao kỹ thuật, bảo trì và hỗ trợ các phần mềm ứng dụng,

phần mềm hệ thống, hệ thống mạng Lan, Wan cho các đơn vị trong và

ngoài ngành Tài chính. IMAS là phần mềm kế toán hạch toán và quản lý

http://www.misa.com.vn/


http://www.mof.gov.vn/



công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp được Cục tin học và

thống kê tài chính xây dựng từ những năm 1997 – 1998.

Công ty TNHH phát triển và chuyển giao phần mềm DTSoft (website:

http://www.dtsoftvn.com): Công ty DTSoft hoạt động chuyên về thiết

kế và chuyển giao các sản phẩm phần mềm, giải pháp và dịch vụ, đặc biệt là

cho các cơ quan quản lý và các doanh nghiệp. Phần mềm của công ty thường

được nhóm thành từng nhóm sản phẩm như: Nhóm phần mềm kế toán nhà

nước, nhóm phần mềm kế toán kinh doanh, nhóm phần mềm quản trị nhân

lực,… Phần mềm kế toán của công ty đều thuộc phần mềm đóng gói.

Công ty Cổ phần Sao Thăng (website: http://www.saothang.com):

Sao Thăng là công ty mới hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin như

mua bán, sản xuất phần mềm, tư vấn về phần mềm, thiết kế website. Các

sản phẩm phần mềm của Sao Thăng đều được viết trên nền tảng .NET - nền

tảng công nghệ phần mềm cao cấp nhất của công ty Microsoft. Sao thăng đã

cho ra đời dòng sản phẩm Veefly cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cho

doanh nghiệp, quản lý nhân sự tiền lương,…




1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán?

2. Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế toán?

3. Trình bày lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán?

4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng gói và

phần mềm đặt hàng?

5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán?

6. Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy?

7. Quy trình ứng dụng một phần mềm kế toán?

8. Trình bày các tiêu chuẩn để lựa chọn một phần mềm kế toán?

9. Trình bày ưu nhược điểm của các phần mềm kế toán trong nước và phần mềm kế

toán nước ngoài?

http://www.dtsoftvn.com/

http://www.saothang.com/


Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán


C H Ƣ Ơ N G 2

MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

SỰ NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN


Các bước tiến hành mở sổ kế toán

Cách nhập số dư ban đầu

Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán

Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ

Việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính

Phương thức trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận

Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp



1. Các bƣớc tiến hành mở sổ kế toán

1.1. Mở sổ

Thông thường đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm

tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với

năm tài chính đó.

Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu

kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử

dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó

cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ kế toán vừa

mở trên máy tính, chọn phương pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán,

chọn phương pháp tính giá...

Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình

và thao tác khác nhau.

1.2. Thiết lập thông tin hệ thống

Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ

thống như: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lưu dữ liệu kế toán, thông tin đơn

vị, thông tin ngầm định, tùy chọn của đơn vị, ngày hạch toán.





Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, người

sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau.

Ví dụ:



2. Nhập số dƣ ban đầu

2.1. Khai báo danh mục

Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo

một số danh mục ban đầu trước khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản.

a. Danh mục Hệ thống tài khoản

Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài

khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài

khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được

các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các

phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở

hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các

bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.

b. Danh mục Mục lục ngân sách

Trong các phần mềm kế toán danh mục này được sử dụng như một hệ thống

để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau như: Các

cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách bao



gồm: Nguồn kinh phí, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thông thường

các phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân

sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh được tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép người sử dụng mở thêm

các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn. Danh

mục Mục lục ngân sách này sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh tại đơn vị trong kỳ.

Danh mục Nguồn kinh phí

Danh mục Nguồn kinh phí được sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn

gốc các nguồn kinh phí được sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.

VD: Ngân sách Trung ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,…

Danh mục Chƣơng

Danh mục Chương thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự

nghiệp. Ví dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,…



Danh mục Loại khoản

Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh

vực kinh tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động như: Nông nghiệp - Lâm

nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,…

Danh mục Mục/Tiểu mục

Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo

các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nước.

Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản

thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của tổ chức và cá

nhân; các khoản việc trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm

bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ

của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật.



c. Danh mục Chƣơng trình mục tiêu

Danh mục chương trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các

chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng.



d. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp

Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp được

người sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa

và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách

hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã

khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thường sẽ do người sử dụng

đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành

chính sự nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các

phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ

thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ:

Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong

tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao.

Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối

tượng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên

cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào.

Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần

mềm kế toán:

Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau.

Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của

một mã khác.



e. Danh mục Vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ

Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tư,

hàng hóa, công cụ dụng cụ được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật

tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ đó.

Mỗi vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt

mã hiệu cho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cũng giống như đặt mã hiệu

cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao

cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng

hóa, công cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Thông thường các

đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư,

hàng hóa, công cụ dụng cụ. Trong trường hợp cùng một vật tư, hàng hóa

nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc

trưng của vật tư, hàng hóa đó.

Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng

với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên

quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công.

f. Danh mục Tài sản cố định

Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành

chính sự nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và



kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn,

nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu

nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng

quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng mã tài sản cố định

tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công.

g. Danh mục Hoạt động sự nghiệp

Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại

đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thường xuyên, hoạt động sản

xuất cung ứng dịch vụ, hoạt động nhà nước đặt hàng,… Việc khai báo danh

mục này do người sử dụng quyết định. Khai báo danh mục hoạt động sự

nghiệp tương ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp

và hoạt động sản xuất kinh doanh.



h. Danh mục Dự án

Danh mục Dự án được sử dụng để khai báo danh sách các chương trình dự

án do các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện.

2.2. Nhập số dƣ ban đầu

Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban

đầu như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,… người

sử dụng sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. Số dư ở đây có

thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dư ban đầu gồm có:

Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên

máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01).

Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01.

Việc nhập số dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong các

danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.



3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán

Trong một đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô thường có ít nhất từ 2 kế

toán trở lên và mỗi người phụ trách một phần hành kế toán riêng như kế toán

nguồn kinh phí, kế toán tài sản cố định,... Mỗi kế toán sẽ quản lý các chứng từ

và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắm được sổ

sách của phần hành kế toán khác. Chỉ có kế toán tổng hợp và kế toán trưởng

là người có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách.

Các phần mềm kế toán thường đặt chức năng phân quyền sử dụng cho

người dùng với mục đích giúp kế toán trưởng phân công công việc cũng như

quyền hạn của từng kế toán viên đối với các hoạt động trong phòng kế toán.

Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu của mình tránh sự

truy nhập và chỉnh sửa của các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông

qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán.



Sau khi đổi mật khẩu xong, khi người sử dụng đăng nhập vào dữ liệu kế

toán, chương trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập.

4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ

Thông thường vào cuối năm kế toán sau khi đã hoàn thành, in và gửi báo

cáo tài chính cho các cơ quan cấp trên, kho bạc, thuế… kế toán trưởng sẽ

tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp

vào dữ liệu đã hoàn chỉnh.

Trong các phần mềm kế toán, tính năng này được đưa vào, cho phép khóa

sổ toàn bộ chứng từ đã nhập liệu thuộc một hoặc nhiều phân hệ kế toán

trong khoảng thời gian do người dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác

khóa sổ, toàn bộ chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ không sửa lại

được để đảm báo tính nhất quán của số liệu báo cáo.



Trong một số trường hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ đã được khóa sổ,

người sử dụng có thể sử dụng chức năng Bỏ khóa sổ trên các phần mềm kế

toán để thực hiện sửa chứng từ.

5. Lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính

Lập bản sao sổ sách đề phòng sự cố, thiên tai

Kế toán thường phải lập các bản sao lưu, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán

trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo

trong trường hợp gặp sự cố bất thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác

nhau. Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ

tùy thuộc vào thiết lập ban đầu của người sử dụng.

Trong phần mềm kế toán, thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ các

chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với bản gốc, cho phép làm giảm tối đa

hậu quả khi có sự cố. Các bản sao lưu này nên được cất giữ ở vị trí an toàn

như: ổ cứng, băng từ...



Phục hồi sổ sách kế toán sau sự cố

Trong quá trình hạch toán, sử dụng các phần mềm kế toán, người sử dụng có

thể bị mất các chứng từ, sổ sách, báo cáo đã lập do nhiều nguyên nhân khác

nhau. Khi đó nếu người sử dụng đã từng lập các bản sao dự phòng thì có thể

tiến hành phục hồi lại các bản sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị mất.



Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán

Trong quá trình hạch toán, kế toán viên không tránh khỏi những sai sót như

nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản của dự toán rút về, ghi tăng nguồn

kinh phí,… và để tìm ra các sai sót đó thường mất rất nhiều thời gian. Vì

vậy, các phần mềm thường có chức năng bảo trì lại dữ liệu. Đây là quá trình

rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh được hạch toán, để kiểm tra

tính chính xác và đầy đủ của giai đoạn nhập liệu. Chức năng này rất quan

trọng, vì trong hệ thống kế toán thủ công, các kế toán viên có thể phát hiện

ra các nghiệp vụ không hợp lệ hay nghiệp vụ sai và tiến hành sửa chữa luôn

trước khi bắt đầu quá trình xử lý. Còn trong khi sử dụng máy tính để xử lý

dữ liệu thì có thể xảy ra trường hợp các nghiệp vụ không hợp lệ nhưng vẫn

được xử lý, và chỉ được phát hiện sau khi thực hiện chức năng bảo trì.

6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm

Quản lý ngân sách

Xuất khẩu dữ liệu ra chƣơng trình quản lý ngân sách

Một số phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với phần mềm Quản lý ngân

sách của Bộ tài chính. Phần mềm sẽ cho phép xuất khẩu dữ liệu ra và tổng

hợp vào phần mềm Quản lý ngân sách.



Xuất khẩu báo cáo tài chính

Đối với đơn vị dự toán cấp III phải gửi báo cáo lên cho đơn vị cấp II hoặc

cấp I sẽ được các phần mềm kế toán cung cấp chức năng xuất khẩu báo cáo

tài chính để gửi lên đơn vị chủ quản.

Khi đó, dữ liệu của đơn vị dự toán cấp III sẽ được đơn vị dự toán cấp I hoặc

cấp II nhập khẩu vào cùng một dữ liệu kế toán. Từ đó tổng hợp ra báo cáo

cho toàn ngành.

7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp

Khi có sự thay đổi thông tư, chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính,

hay nâng cấp các tính năng mới trong hệ thống phần mềm, nhà cung cấp phần

mềm sẽ thông báo với những đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử dụng sản

phẩm để các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể chủ động cập nhật các thông

tư, chế độ mới đó. Các phần mềm kế toán hiện nay thường có chức năng tự

động cập nhật qua Internet, giúp cho người sử dụng có thể cập nhật các phiên

bản mới khi có được sự thông báo từ nhà cung cấp phần mềm.



Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 2

phần 2 tại liên kết sau:



1. Trình bày các bước tiến hành mở sổ kế toán?

2. Tác dụng của việc phân công quyền hạn trong phần mềm kế toán?

3. Tại sao phải thực hiện khóa, mở sổ kế toán?

4. Tác dụng của việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính?

5. Tác dụng của việc trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận?

9. Bài tập thực hành

Yêu cầu:

Tạo cơ sở dữ liệu cho Trường tiểu học Mimosa theo những thông tin đã

nêu dưới đây.

Khai báo danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc, phòng ban, kho, vật tư

công cụ dụng cụ, danh sách cán bộ, tài sản cố định.




Nhập số dư ban đầu.

In Bảng cân đối tài khoản.

Trường tiểu học Mimosa (Đơn vị hành chính này chỉ là ví dụ, không phải là

số liệu cụ thể của bất kỳ đơn vị nào) có các thông tin như sau:

Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC

Thông tin ngầm định Nguồn: Ngân sách Huyện

Chương: 622: Phòng giáo dục và đào tạo

Loại khoản: 490492: Giáo dục tiểu học

Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/2010

Ngày khóa sổ 31/12/2009

Đồng tiền hạch toán VNĐ

Phƣơng pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ

Đơn vị có hạch toán thuế GTGT

Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc

STT Số tài khoản Tên ngân hàng, kho bạc

1 301.01.005.12 Kho bạc nhà nước Ba Đình

2 711A16175235 Ngân hàng Công thương Việt Nam

Danh mục Phòng ban

STT Mã phòng/ban Tên phòng/ban

1 PHT Phòng Hiệu trưởng

2 PTC-KT Phòng Tài chính – Kế toán

3 PTC-HC Phòng Tổ chức – Hành chính

Danh sách Cán bộ

STT Mã cán bộ Tên cán bộ Phòng/Ban

1 HTMAI Hoàng Thanh Mai Phòng Tài chính – Kế toán

2 ĐTNGA Đỗ Thị Nga Phòng Tài chính – Kế toán

3 TBMINH Trần Bình Minh Phòng Tổ chức – Hành chính

Danh mục Kho

Mã kho Tên kho

KVT Kho vật tư

KCCDC Kho công cụ dụng cụ



Danh mục Vật tƣ, CCDC

STT Mã Tên Loại

Đơn

vị

tính

Kho

ngầm

định

TK kho

1 GIN Giấy in Vật tư Gram

KVT 152

2 SO Sổ tay Vật tư Cuốn

KVT 152

3 BBTL Bút bi Thiên Long Vật tư Chiếc KVT 152

4 KG Kẹp giấy Vật tư Hộp KVT 152

5 BANGO Bàn gỗ CCDC Chiếc KCCDC 153

6 BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 CCDC Chiếc KCCDC 153

7 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 CCDC Chiếc KCCDC 153

8 QBAN Quạt bàn CCDC Chiếc KCCDC 153

9 PNTQ Phích nước Trung Quốc CCDC Chiếc KCCDC 153

10 ACHD Ấm chén Hải Dương CCDC Bộ KCCDC 153

11 ACTQ Ấm chén Trung Quốc CCDC Bộ KCCDC 153

Số dƣ tài khoản đầu năm 2010

Số hiệu

TK

Tên tài khoản Chƣơng Số tiền

1111 Tiền mặt VND 622 8.000.000

1121

Chi tiết

Tiền VN gửi tại ngân hàng, kho bạc

Tiền VN gửi tại ngân hàng Công thương

622

622

15.040.000

15.040.000

152 Nguyên liệu, vật liệu (*) 622 1.625.000

153 Công cụ, dụng cụ (*) 622 950.000

211

2111

2112

2113

Tài sản cố định hữu hình

Nhà cửa, vật kiến trúc (**)

Máy móc, thiết bị (**)

Phương tiện vận tải, truyền dẫn (**)

622

622

622

622

1.124.000.000

750.000.000

24.000.000

350.000.000

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 622 339.400.000

312

Chi tiết

Tạm ứng

Hoàng Thanh Mai

622

622

6.500.000

6.500.000

3318

Chi tiết

Phải trả khác

Đỗ Thị Nga

Trần Bình Minh

622

622

622

5.850.000

1.550.000

4.300.000

3371 Nguyên liệu, vật liện, CCDC tồn kho 622 2.575.000

4312 Quỹ phúc lợi 622 17.690.000

46111 Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên

năm trước (***) 622 79.000.000

466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ(**) 622 784.600.000

66111 Chi hoạt động thường xuyên năm trước

(***) 622 73.000.000

005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng (*) 622 4.340.000



(*) Chi tiết theo từng vật tư, CCDC

(**) Chi tiết theo từng TSCĐ

(***) Chi tiết theo Mục/Tiểu mục

Vật tƣ, CCDC tồn kho đầu kỳ

Kho Tên Đơn vị Số lƣợng Giá trị

Kho vật tư

Sổ tay Cuốn

100 1.500.000

Bút bi Thiên Long Chiếc 50 125.000

Cộng 1.625.000

Kho CCDC

Phích nước Trung Quốc Chiếc 04 200.000

Bàn gỗ Chiếc 03 750.000

Cộng 950.000

CCDC đang sử dụng đầu năm tại các phòng ban

Phòng ban Mã CCDC Tên CCDC Đơn vị Số lƣợng Giá trị

PHT

BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 Chiếc 02 1.000.000

PNTQ Phích nước Trung Quốc Chiếc 01 50.000

ACHD Ấm chén Hải Dương Bộ 01 200.000

Cộng 1.250.000

PTC-KT

QBAN Quạt bàn Chiếc 03 600.000

BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Chiếc 05 1.750.000

BANGO Bàn gỗ Chiếc 02 500.000

ACTQ Ấm chén Trung Quốc Bộ 01 100.000

Cộng 2.950.000

PTC-HC

BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Chiếc 01 350.000

PNTQ Phích nước Trung Quốc Chiếc 01 50.000

Cộng 400.000

Tổng 4.600.000

Danh sách tài sản cố định đầu năm

Mã NHA OTO12 MVT01 TV01

Loại Nhà cấp III

Phương tiện

vận tải

đường bộ

Máy vi tính Ti vi

Tên Nhà làm việc Xe TOYOTA 12 chỗ

Máy vi tính 01 Ti vi Sony

Phòng ban (sử

dụng) Toàn đơn vị PHT PTC-KT PTC-HC

Tình trạng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng

Ngày mua 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 28/09/2006

Ngày ghi tăng 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 26/09/2006

Ngày sử dụng 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 26/09/2006

Ngày tính hao mòn 01/01/2005 01/01/2005 01/01/2007 01/01/2007



Nguyên giá 750.000.000 350.000.000 14.000.000 10.000.000

Thời gian sử dụng 25 năm 10 năm 5 năm 5 năm

Tỷ lệ hao mòn

(%năm) 4% 10% 20% 20%

Hao mòn lũy kế 150.000.000 175.000.000 8.400.000 6.000.000

TK nguyên giá 2111 2113 2112 2112

TK nguồn 466 466 466 466

Số dƣ nguồn kinh phí đầu năm 2010

Số hiệu

TK Tên TK Nguồn

Cấp

phát Chƣơng LK M TM Số tiền

46111

Nguồn KP

thường xuyên

năm trước

NS

Huyện Dự toán 622 490492

6000 6001 15.000.000

6000 6002 6.000.000

6550 6551 15.000.000

6550 6552 12.000.000

7750 7761 13.000.000

7750 7799 18.000.000

Cộng 79.000.000

66111

Chi thường

xuyên năm

trước

NS


6000 6001 15.000.000

6000 6002 6.000.000

6550 6551 15.000.000

6550 6552 12.000.000

7750 7761 13.000.000

7750 7799 12.000.000

Cộng 73.000.000





C H Ƣ Ơ N G 3

KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ


Nguyên tắc hạch toán

Mô hình hoạt động

Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí

Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán



1. Nguyên tắc hạch toán

Kế toán nguồn kinh phí phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh

phí, từng loại vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn

hình thành vốn, kinh phí.

Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải

chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không được kết

chuyển một cách tùy tiện.

Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn kinh phí, khi

phát sinh được hạch toán vào tài khoản phản ánh các khoản thu (Loại tài

khoản 5) sau đó được kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí liên quan

theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

Cuối niên độ kế toán, kinh phí không sử dụng hết phải hoàn trả ngân sách

hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển sang năm sau khi được phép

của cơ quan tài chính.

2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí

Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1



3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí



4. Thực hành trên phần mềm kế toán

4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một

phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh

mục ban đầu như:

a. Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc

Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại

các ngân hàng, kho bạc khác nhau. Khi thiết lập một tài khoản mới, người

sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản.



b. Danh mục Mục lục ngân sách

Danh mục Mục lục ngân sách bao gồm các danh mục sau: Tính chất nguồn

kinh phí; Nguồn kinh phí; Chương; Loại khoản; Nhóm mục chi; Mục/tiểu mục.

Tính chất nguồn kinh phí: Danh mục Tính chất nguồn kinh phí thường

được thiết lập sẵn nhằm tạo thuận lợi cho người sử dụng trong quá trình

quản lý nguồn kinh phí như: Kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu

trách nhiệm; Kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách

nhiệm; Kinh phí thực hiện cải cách tiền lương,... Tuy nhiên, người sử

dụng có thể thêm mới những tính chất nguồn kinh phí khác khi có quyết

định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Khi khai báo một tính chất nguồn

kinh phí mới, người sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin về mã tính chất,

tên tính chất nguồn kinh phí.



Nguồn kinh phí: Người sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí

được thiết lập sẵn, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo

nhu cầu hạch toán của đơn vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã

được thiết lập sẵn. Khi khai báo mới nguồn kinh phí, cần phải khai báo

đầy đủ thông tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn kinh phí.

Chương: Danh mục Chương dùng để theo dõi các Chương ngân sách

được sử dụng trong đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch

toán một hay nhiều Chương trong cùng một dữ liệu kế toán bằng cách

tích chọn những Chương được sử dụng.



Loại khoản: Danh mục Loại khoản thường được thiết lập sẵn theo quy

định của Bộ Tài chính, người sử dụng có thế chọn những loại khoản mà

đơn vị sử dụng để tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, người sử dụng cũng

có thể khai báo thêm loại khoản cho phù hợp với nhu cầu hạch toán trong

đơn vị. Khi khai báo loại khoản mới, người sử dụng phải khai báo đầy đủ

thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản.

Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã được thiết lập sẵn theo

đúng quy định hiện hành.



Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành

thường được thiết lập sẵn trong hệ thống. Tuy nhiên người sử dụng cũng

có thể thêm mới hoặc sửa đổi các Mục/Tiểu mục khi có thông tư sửa đổi,

bổ sung mục lục ngân sách.

Chương trình mục tiêu: Danh mục Chương trình mục tiêu thường được

thiết lập sẵn theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể

thêm mới hoặc sửa đổi các chương trình mục tiêu khi có thông tư sửa

đổi, bổ sung hệ thống chương trình mục tiêu.



4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan

Các chứng từ dùng cho việc hạch toán nguồn kinh phí bao gồm:

Quyết định giao dự toán

Giấy rút dự toán

Phiếu thu rút dự toán

…

Một số mẫu chứng từ điển hình:

Giấy rút dự toán



Trên các phiếu rút dự toán người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên

đơn vị rút dự toán; mã ĐVQHNS; tài khoản KBNN; mã cấp NS; tên CTMT,

DA; mã CTMT, DA; đơn vị nhận tiền; địa chỉ,…



4.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

4.4.1. Nhập chứng từ

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần

mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí.

Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.

Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.

Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế

toán nguồn kinh phí bao gồm các thông tin:

Phần thông tin chung gồm có:

Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số

quyết định, đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền... có phát sinh các giao dịch

liên quan đến hoạt động nhận và sử dụng nguồn kinh phí.

Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.

Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong

năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước.

Khi thêm mới một chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trước ngày làm

việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép người sử dụng thay

đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ được tự

động chèn vào khoảng thời gian trước đó. Điều này khác hẳn kế toán thủ

công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thì không thể

chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trước đó.

Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng

dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.

Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản,

nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục.

Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận

và sử dụng nguồn kinh phí.

Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.



Nhập Chứng từ nhận dự toán đầu năm

Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận được quyết định giao dự

toán từ cơ quan chủ quản. Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị

hạch toán nghiệp vụ nhận dự toán đầu năm.

Nhập Chứng từ nhận dự toán bổ sung

Ngoài các khoản kinh phí đơn vị được nhận theo thông báo dự toán kinh phí

đầu năm, trong quá trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự toán.



Nhập Giấy rút dự toán

Sau khi nhận được quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử

dụng theo đúng dự toán của đơn vị mình. Đơn vị có thể rút dự toán tiền mặt

hoặc rút dự toán chuyển khoản.

Rút dự toán tiền mặt

Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền

đó. Người sử dụng có thể sinh phiếu thu rút dự toán , phần mềm tự động lấy

số liệu và hiển thị đầy đủ các thông tin lên phiếu thu.



Rút dự toán chuyển khoản

Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trường hợp kho bạc trực tiếp chuyển

tiền cho các đối tượng liên quan đến hoạt động tại đơn vị.

Khi rút dự toán chuyển khoản, người sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển

khoản kho bạc, chứng từ này được tự động lấy số liệu căn cứ vào các thông

tin đã nhập trong giấy rút dự toán chuyển khoản.



Chứng từ ghi đồng thời

Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn bên Có Tài khoản 008, 009.

Loại chứng từ này người sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động

lên số liệu căn cứ vào phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển

khoản kho bạc.

Nhập chứng từ rút tạm ứng chƣa cấp dự toán

Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chưa

nhận được quyết định cấp dự toán. Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chưa cấp dự

toán, kế toán lập phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản kho bạc.

Phiếu thu (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)

Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập

quỹ tiền mặt.



Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)

Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chưa cấp dự toán cho đơn vị, kế

toán phải lập chứng từ chuyển khoản kho bạc.



Nhập Phiếu chi tiền mặt

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán

Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các

hoạt động và lập phiếu chi.

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chƣa cấp dự toán



Lập bảng kê chứng từ thanh toán

Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán

Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

đã cấp dự toán để nộp lên kho bạc.

Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán.



Bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán

Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán , kế toán tiến hành lập

bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán.

Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán



Nhập Chứng từ điều chỉnh dự toán

Trong năm đơn vị được giao dự toán ở các nhóm mục khác nhau nhưng

trong quá trình sử dụng, nhóm mục này chi không hết còn nhóm mục khác

lại thiếu nên đơn vị xin điều chỉnh dự toán từ nhóm mục này sang nhóm

mục khác. Khi phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh dự toán, kế toán hạch toán:

Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền ầm (nhóm mục điều chỉnh giảm)

Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dương (nhóm mục điều chỉnh tăng)

Khi được cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán.

Nhập Chứng từ hủy dự toán

Hủy dự toán là trường hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn

lại ở kho bạc (chưa rút về, chưa chi) nhưng không được chuyển dự toán

sang năm sau; hoặc do đơn vị chủ quản quyết định giảm dự toán đã được

giao ở nhóm mục nào đó. Khi phát sinh nghiệp vụ hủy dự toán, kế toán hạch

toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009: Số tiền âm.



Lập chứng từ quyết toán số dƣ đầu năm

Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận được quyết định duyệt quyết toán

của năm trước. Khi có quyết định này kế toán lập chứng từ quyết toán số dư

đầu năm. Đối với chứng từ này, người sử dụng không phải nhập số liệu mà

phần mềm tự động lấy lên căn cứ vào số dư trên tài khoản 661, 662, 635,

241, 461, 462, 465, 441,…



Lập chứng từ kết chuyển số dƣ cuối năm

Cuối năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn kinh

phí hoạt động thì kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh

phí hoạt động đã sử dụng năm nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động,

nguồn kinh phí hoạt động năm trước (6611, 4611).

Bút toán kết chuyển số dư cuối năm được phần mềm tự động lấy số liệu căn

cứ vào số dư trên tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm cuối năm.

Người sử dụng có thể thêm hoặc sửa những thông tin trên chứng từ kết

chuyển số dư cuối năm theo nhu cầu hạch toán.

4.4.2. Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan

Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các

danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm

nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình

nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm

mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,…



Ví dụ thêm mới cán bộ



4.5. Xem và in báo cáo nguồn kinh phí

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến kế toán nguồn kinh phí, phần

mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng

nguồn kinh phí.. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số

cần thiết.

Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc

Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp

phát, tài khoản kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo.

Xem báo cáo:







1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán nguồn kinh phí?

2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán nguồn kinh phí?

3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí?

4. Các danh mục cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến kế

toán nguồn kinh phí?

5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan

đến kế toán nguồn kinh phí?





Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến

nguồn kinh phí như sau:

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

STT Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ MST

1. CT_HATHANH Công ty cổ phần

Hà Thành

1690 Đinh Tiên

Hoàng, Hà Nội 0101863512

2. CT_EVN Công ty EVN 3689 Hai Bà

Trưng, Hà Nội 0101859126

1. Ngày 08/01/2010, đơn vị nhận được giấy thông báo dự toán kinh phí năm 2010

theo quyết định QĐ08012010 như sau:

Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số

I Chi thanh toán cá nhân 125.000.000

II Chi nghiệp vụ chuyên môn 95.400.000

III Chi mua sắm sửa chữa 120.600.000

IV Chi thường xuyên khác 95.000.000

Cộng 436.000.000

2. Ngày 10/01/2010, Trần Bình Minh rút tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:

38.000.000. Trong đó:

- M/TM 6550/6551: 5.000.000

- M/TM 6550/6552: 8.000.000

- M/TM 9050/9062: 25.000.000

3. Ngày 12/03/2010, chi mua CCDC của công ty cổ phần Hà Thành bằng tiền đã

cấp dự toán về sử dụng ngay, số tiền 3.000.000 (M/TM: 6550/6552).

4. Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trước:

Chi phí không được duyệt là 2.000.000 (M/TM: 7500/7799), đơn vị xác

định do lỗi của Hoàng Thanh Mai và đã thực hiện xuất toán.

Số kinh phí năm trước chưa sử dụng hết chuyển sang năm nay là

6.000.000.

5. Ngày 16/03/2010, thu hồi từ Hoàng Thanh Mai bằng tiền mặt, số tiền 2.000.000



6. Ngày 17/03/2010, nộp trả số kinh phí phải xuất toán cho kho bạc nhà nước số tiền

là 2.000.000.

7. Ngày 03/04/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện cho công ty EVN (số tài

khoản: 711A16176238 tại ngân hàng Công thương Việt Nam), số tiền 2.500.000

(6500/6501).

8. Ngày 12/06/2010, đơn vị nhận được quyết định của cơ quan chủ quản cho điều

chỉnh dự toán kinh phí từ nhóm mục III sang nhóm mục I, số tiền 15.600.000.

9. Ngày 30/08/2010, đơn vị nhận được thông báo bổ sung dự toán kinh phí theo

QĐ30062010 như sau:

Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số




Cộng 90.000.000

10. Ngày 31/12/2010, đơn vị lập bảng kê thanh toán tạm ứng và đã nhận được quyết

định thanh toán của kho bạc.

11. Ngày 31/12/2010, kết chuyển số dư cuối năm khi báo cáo quyết toán chưa được

duyệt.

12. Ngày 31/12/2010, đơn vị nhận được quyết định hủy dự toán theo QĐ30122010

như sau:

Nhóm mục chi Tên nhóm mục Số bị hủy dự toán



Cộng 110.000.000

Yêu cầu:

Khai báo số dư nguồn kinh phí và các danh mục có liên quan (lấy trong

phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 55)

Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm.

In bảng kê chứng từ thanh toán, bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân

sách tại kho bạc nhà nước,…

Báo cáo:





C H Ƣ Ơ N G 4

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN



Mô hình hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi

Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền





Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là

đồng Việt Nam. Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải được

sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính.

Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá

giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân

hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính

ra tiền theo giá thực tế.

2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền

Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1.

2.1. Thu tiền mặt



2.2. Chi tiền mặt

2.3. Thu tiền gửi



2.4. Chi tiền gửi



3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền

3.1. Tiền mặt tại quỹ



3.2. Tiền gửi ngân hàng




4.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ

4.1.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

4.1.2. Các chứng từ đầu vào liên quan

Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng,

Phiếu nhập...

Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu

chi, Bảng kiểm kê quỹ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị tạm

ứng...




Mẫu phiếu thu



Mẫu phiếu chi

Trên các chứng từ thu, chi trên, người sử dụng cần phải điền các thông tin

như: đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, tài khoản Nợ, tài khoản Có, người nhận

tiền (hoặc người nộp tiền), lý do chi (hoặc lý do nộp), số tiền,…

4.1.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

a. Nhập chứng từ

Để hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt tại quỹ trong một phần mềm kế toán,

người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt tại quỹ.

Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật.



Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu của chứng từ đó.

Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần

hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin:


Tên và thông tin về đối tượng: Là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp,

nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến phiếu thu, phiếu chi.


Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất quỹ tiền mặt.

Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường

gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Phiếu nhập kho -

PNK000…). Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng dần lên

căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn có thể

sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn. Điều này

khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã hạch toán

trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa.


nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục, cấp phát, nghiệp vụ, số tiền.

Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan.




Nhập Phiếu thu

Nhập Phiếu chi



b. Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan






(tham khảo mục Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan trong Kế

toán nguồn kinh phí trang 82).

4.1.4. Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ

tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền mặt tại quỹ. Khi xem các báo cáo,

người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết trước khi xem.

Sổ quỹ tiền mặt

Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in, chương,

loại quỹ, mẫu báo cáo.

Xem báo cáo:



Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in.

Xem báo cáo:



4.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng





Các chứng từ dùng cho việc hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: Giấy

báo Có, Giấy báo Nợ, Bản sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm

chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi...


Giấy báo Nợ

Giấy báo Có



Trên các chứng từ báo Nợ, báo Có cần phải có đầy đủ các thông tin như:

tên ngân hàng, địa chỉ, ngày phát sinh chứng từ, mã khách hàng, đơn vị

nhận chứng từ, mã số thuế, diễn giải của giấy báo Nợ (hoặc báo Có), số tài

khoản ngân hàng, số tiền, nội dung của giấy báo Nợ (hoặc báo Có),…



Để hạch toán các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng trong một phần mềm kế

toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền gửi ngân hàng.



Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý

tiền gửi cũng bao gồm các thông tin giống như trong phân hệ quản lý tiền mặt.

Thông tin chi tiết có thể tham khảo mục Nhập chứng từ của Kế toán tiền mặt

tại quỹ trang 97.

Nhập Chứng từ Thu tiền gửi



Nhập Chứng từ Chi tiền gửi







(tham khảo mục Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan trong Kế

toán nguồn kinh phí trang 82).

4.2.4. Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm

sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền gửi ngân hàng. Khi xem các báo

cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.

Sổ tiền gửi ngân hàng:

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in.



Xem báo cáo:








1. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ

của Nhà nước như thế nào?

2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng?

3. Hãy trình bày mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi?


đến tiền mặt, tiền gửi?


6.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ

Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền

mặt như sau:

Các đối tượng cần khai báo thêm trong danh mục liên quan đến bài tập

Danh mục Nhà cung cấp

STT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ MST

1 NH_Marina Nhà hàng Marina Hoàng Quốc Việt,

Hà Nội 0102859126

1. Ngày 06/01/2010, Đỗ Thị Nga rút thực chi về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:

16.000.000

Trong đó:

- M/TM: 6900/6906: 8.500.000

- M/TM: 6900/6912: 7.500.000

2. Ngày 08/01/2010, Đỗ Thị Nga rút tạm ứng về nhập quỹ, số tiền: 6.100.000

Trong đó:

- M/TM: 6550/6551: 4.500.000

- M/TM: 7750/7761: 3.500.000

3. Ngày 12/01/2010, tạm ứng tiền công tác phí cho anh Trần Bình Minh, số tiền

1.000.000.

4. Ngày 16/01/2010, Đỗ Thị Nga thu học phí bằng tiền mặt, số tiền 95.000.000.



5. Ngày 20/01/2010, chi tiếp khách tại nhà hàng Marina bằng tiền tạm ứng đã cấp

dự toán, số tiền: 2.100.000 (M/TM: 7750/7761).

6. Ngày 25/01/2010, chi mua văn phòng phẩm của cửa hàng Hồng Hà về sử dụng

ngay, số tiền: 3.400.000 (M/TM: 6500/6551).

Yêu cầu:

Khai báo thêm các đối tượng trong danh mục nhà cung cấp theo các

thông tin trong đề bài.

Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.

In Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.

Báo cáo:



6.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền

gửi ngân hàng, kho bạc như sau:

Các đối tượng cần khai báo thêm trong danh mục liên quan đến bài tập

Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc


1 9001201059167 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam

Danh mục nhà cung cấp


1 CT_TANAN Công ty Cổ phần

Tân An

5166 Hai Bà

Trưng, Hà Nội 0102369455

2 CT_EVN Công ty EVN 1541 Hoàng Hoa

Thám, Hà Nội 0101876472

3 CT_VTQD Tổng công ty

Viễn thông Quân Đội

Giang Văn Minh,

Hà Nội 0100109023

1. Ngày 06/01/2010, chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng Công thương sang tài

khoản ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, số tiền: 10.000.000.

2. Ngày 08/01/2010, Đỗ Thị Ngá rút tạm ứng về tài khoản tiền gửi ngân hàng Công

thương, số tiền: 22.000.000.

- M/TM: 6900/6552: 17.000.000

- M/TM: 6900/6612: 5.000.000

3. Ngày 15/01/2010, chuyển khoản ngân hàng Công thương trả tiền mua CCDC cho

công ty cổ phần Tân An tính vào chi phí 1.000.000 (M/TM: 6550/6552).

4. Ngày 18/01/2010, Hoàng Thanh Mai rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt,

số tiền: 9.300.000.

5. Ngày 28/01/2010, chuyển khoản kho bạc trả lương tháng 1 cho công nhân viên

chức, số tiền: 48.500.000.

6. Ngày 31/01/2010, chuyển khoản kho bạc thanh toán tiền điện tháng 01/2010 cho

công ty EVN, số tiền: 4.600.000.



Yêu cầu:

Khai báo thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan theo các thông

tin trong đề bài


In Sổ tiền gửi ngân hàng.

Báo cáo:



C H Ƣ Ơ N G 5

KẾ TOÁN VẬT TƢ



Mô hình hoạt động nhập, xuất kho

Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư



112

Bản quyền của MISA JSC


Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên tài

khoản 152, 153 phải được thực hiện theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC

ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Việc tính giá của vật tư xuất kho được thực hiện theo một trong bốn

phương pháp:

Phương pháp giá đích danh.

Phương pháp bình quân cuối kỳ.

Phương pháp bình quân tức thời.

Phương pháp nhập trước, xuất trước.

Kế toán chi tiết vật tư phải thực hiện theo từng kho.

2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho


2.1. Nhập kho



2.2. Xuất kho

3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tƣ


114





Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm:

Phiếu nhập kho.

Phiếu xuất kho.




Phiếu nhập kho


116


Phiếu xuất kho

Trên các phiếu nhập, xuất kho, người sử dụng cần nhập các thông tin như:

tên đơn vị, bộ phận xuất, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có, họ tên

người giao hàng (hoặc người nhận hàng), kho nhập (hoặc xuất), tên vật tư,

hàng hóa nhập (hoặc xuất), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng

số tiền,…





Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư trong một phần mềm kế


Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Vật tư.



Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành

quản lý vật tư, hàng hóa bao gồm các thông tin:


Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về khách hàng, nhà

cung cấp, hoặc nhân viên,... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt

động nhập, xuất kho.


Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh hoạt động nhập, xuất kho.


dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.

Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã vật tư, tên vật tư,

kho, tài khoản kho, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá, thành tiền...

Mã vật tư: Dùng để nhận diện duy nhất một vật tư, hàng hóa.

Tên vật tư: Là tên đầy đủ của vật tư, hàng hóa.

Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ được chọn từ

danh mục kho đã khai báo. Đó có thể là kho xuất, kho nhập, có thể là kho

công ty hoặc kho đại lý,…

TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu

của vật tư, hàng hóa (có thể là TK 152, 153, 155).

Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ nhập,

xuất kho (có thể là TK 111, 112, 331, 661, 662, 631, 635).

Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên chứng từ nhập, xuất kho.

Đơn giá: Là số tiền cho một vật tư, hàng hóa.


118


Thành tiền = Số lượng x Đơn giá

…

Trong các phần mềm, giá vốn xuất kho thường được chương trình tự động

tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã khai báo ngay từ khi tạo

dữ liệu kế toán mới hoặc khi khai báo vật tư, hàng hóa.

Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” thì giá xuất kho sẽ

được tính sau khi thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” (luôn có trong

các phần mềm). Khi sử dụng phương pháp này giá xuất kho trong kỳ ở các

thời điểm đều được tính bình quân như nhau.

Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” thì giá xuất kho sẽ

được tính ngay khi lập phiếu xuất kho trên cơ sở tổng giá trị tồn tính đến

thời điểm xuất chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất hiện tại.

Sử dụng phương pháp này giá xuất kho ở các thời điểm khác nhau trong

cùng một kỳ có thể khác nhau.

Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” thì hệ thống sẽ lấy giá xuất kho

theo đúng giá nhập của vật tư đó trên chứng từ nhập kho được chọn.

Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống sẽ tự động

tính giá xuất theo đúng phương pháp ngay sau khi cất giữ thông tin của

phiếu xuất kho.



Nhập Phiếu nhập kho

Nhập Phiếu xuất kho


120



Trong quá trình nhập chứng từ vật tư (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) phát

sinh những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, người

sử dụng có thể thêm nhanh các đối tượng trong màn hình nhập liệu của phiếu

nhập, xuất kho như thêm kho trong danh mục kho; thêm vật tư, hàng hóa,

công cụ dụng cụ trong danh mục vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ.

Ví dụ:

Thêm mới kho

Thêm mới vật tư, hàng hóa



4.4. Xem và in báo cáo vật tƣ

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm sẽ tự

động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho. Khi

xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.

Báo cáo tồn kho:

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, kho vật tư, CCDC (một

kho, một số kho hoặc tất cả các kho), loại vật tư (một loại, nhiều loại

hoặc tất cả các loại).


122


Xem báo cáo:

Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; kho (có thể chọn một, một

số hoặc tất cả các kho); loại vật tư, CCDC (có thể chọn một, một số hoặc

tất cả vật tư, hàng hóa); tài khoản.



Xem báo cáo:






124



1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán vật tư, hàng hóa?

2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán vật tư?

3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho?


đến vật tư, hàng hóa?


Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến kho vật

tư, hàng hóa như sau:

Các đối tượng cần khai báo thêm trong danh mục:



1 CT_THANHTHIEN Công ty TNHH

Thanh Thiên

6352, Ba Đình, Hà Nội

0101937815

1. Ngày 03/01/2010, nhập kho ấm chén mua của công ty TNHH Thanh Thiên đã trả

bằng tiền mặt, gồm:

- Ấm chén Hải Dương: SL: 04 Đơn giá: 180.000

- Ấm chén Trung Quốc: SL: 05 Đơn giá: 110.000

2. Ngày 08/01/2010, nhập kho CCDC do nhận kinh phí từ cấp trên (M/TM:

6550/6552)

- Bàn máy vi tính loại 1: SL: 05 Đơn giá: 560.000

- Bàn máy vi tính loại 2: SL: 10 Đơn giá: 400.000

- Quạt bàn: SL: 03 Đơn giá: 220.000

3. Ngày 12/01/2010, ghi giảm 01 bộ ấm chén Trung Quốc do phòng Tài chính – Kế

toán báo hỏng, trị giá: 100.000.

4. Ngày 17/01/2010, xuất kho vật tư thuộc nguồn kinh phí năm trước cho phòng Tài

chính – Kế toán:

- Sổ tay: SL: 30

- Bút bi Thiên Long: SL: 30



5. Ngày 23/01/2010, xuất kho CCDC cho phòng Tổ chức – Hành chính (M/TM:

6550/6552), gồm:

- Bàn máy vi tính loại 1: SL: 01

- Ấm chén Hải Dương: SL: 02

- Quạt bàn: SL: 01

- Bàn gỗ: SL: 02 (thuộc nguồn kinh phí năm trước)

6. Ngày 28/01/2010, xuất kho CCDC cho phòng Tài chính - Kế toán (M/TM:

6550/6552)

- Phích nước Trung Quốc: SL: 02 (thuộc nguồn kinh phí năm trước)

- Ấm chén Hải Dương: SL: 01

Yêu cầu:

Khai báo các đối tượng trong danh mục nhà cung cấp theo các thông tin

trong đề bài.


Cập nhật giá xuất kho (bút toán tự động).

In Báo cáo tồn kho; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ,

sản phẩm, hàng hóa; …

Báo cáo:





C H Ƣ Ơ N G 6

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH



Mô hình hoạt động tăng, giảm tài sản cố định

Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định





Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành

TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ.

Kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: Nguyên

giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ.

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ

2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định


2.1. Kế toán tăng tài sản cố định

2.2. Kế toán giảm tài sản cố định



3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định

3.1. Tăng TSCĐ



3.2. Thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ

3.3. Hao mòn TSCĐ






Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm:

Các chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ như: Phiếu chi, phiếu thu của hoạt

động mua, bán, thanh lý TSCĐ.

Biên bản giao nhận TSCĐ.

Biên bản thanh lý TSCĐ.

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành.

Biên bản đánh giá lại TSCĐ.

Chứng từ ghi giảm tài sản cố định.

Bảng tính và phân bổ hao mòn TSCĐ.



Một số mẫu điển hình:

Biên bản giao nhận TSCĐ



Biên bản thanh lý TSCĐ




Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định trong một phần


Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tài sản cố định.



Khai báo tài sản cố định

Khai báo Thông tin chung: cho phép người sử dụng nhập các thông tin

chung, tổng quan về TSCĐ như:

Mã TSCĐ: Dùng để nhận diện một TSCĐ.

Tên TSCĐ: Là tên đầy đủ của tài sản cố định.

Loại TSCĐ: Xem TSCĐ này thuộc loại nào? máy móc thiết bị, phương tiện

vận tải,… Các phần mềm đã thiết lập sẵn danh mục loại TSCĐ theo Quyết

định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ Tài chính.

Tình trạng hiện nay: Là tình trạng sử dụng của TSCĐ như đang dùng, mua

mới, thanh lý,…

Ngoài ra người sử dụng có thể khai báo thêm các thông tin khác như: Mô tả

TSCĐ, năm sản xuất, nhà cung cấp, địa chỉ, số hóa đơn,…



Khai báo Thông tin Hao mòn: cho phép nhập các thông tin chi tiết về

TSCĐ, giúp cho người sử dụng thuận tiện trong việc quản lý TSCĐ như:

Ngày mua: Là ngày phát sinh hoạt động mua TSCĐ.

Ngày ghi tăng: Là ngày kế toán ghi tăng tài sản cố định trong sổ sách.

Ngày sử dụng: Là ngày đơn vị bắt đầu đưa tài sản cố định vào sử dụng.

Ngày hao mòn: Là ngày bắt đầu tính hao mòn. Đối với đơn vị hành chính

sự nghiệp, ngày tính hao mòn thường khác ngày mua, ngày ghi tăng,

ngày sử dụng. Ví dụ: 1 TSCĐ được mua, ghi tăng, sử dụng vào ngày

25/03/2010 nhưng ngày tính hao mòn bắt đầu từ ngày 01/01/2011).

Nguyên giá: Là giá trị ban đầu của TSCĐ.

Thời gian sử dụng: Là số năm sử dụng của TSCĐ.

Ngoài ra người sử dụng có thể nhập một số thông tin khác tương ứng

trong các phần mềm



Ghi tăng tài sản cố định

Trong một số phần mềm kế toán, khi người sử dụng khai báo xong một

TSCĐ mua mới trong năm, phần mềm cho phép người sử dụng sinh chứng

từ ghi tăng tài sản cố định bằng một trong các nghiệp vụ sau:

Mua TSCĐ qua chuyển khoản kho bạc.

Mua TSCĐ bằng tiền mặt.

Mua TSCĐ bằng tiền gửi.

Mua TSCĐ chưa thanh toán.

Nhận bằng hiện vật.

Sau khi chọn một trong các nghiệp vụ trên, phần mềm sẽ hiển thị một trong

các chứng từ sau: Chuyển khoản mua tài sản cố định, Phiếu chi mua tài sản

cố định, Chi tiền gửi mua tài sản cố định, Hóa đơn mua tài sản, Nhận bằng

hiện vật và ghi tăng tài sản cố định. Trong các chứng từ trên, phần mềm tự

sinh chứng từ ghi tăng tài sản cố định.



Nếu người sử dụng không khai báo tài sản cố định mà nhập luôn chứng từ

ghi tăng tài sản cố định thì người sử dụng cũng có thể khai báo tài sản cố

định trong danh mục ngay tại màn hình nhập liệu chứng từ đó.



Đánh giá lại tài sản cố định

Khi có sự thay đổi về nguyên giá hoặc thời gian sử dụng, kế toán phải lập

chứng từ đánh giá lại tài sản cố định.

Hao mòn tài sản cố định

Trên các phần mềm kế toán, việc tính hao mòn TSCĐ sẽ được thực hiện vào

thời điểm cuối năm nhằm theo dõi giá trị còn lại của tài sản vào cuối mỗi

năm. Phần mềm sẽ tự động hiện lên bảng tính hao mòn căn cứ vào các

thông tin của từng TSCĐ như: Nguyên giá, ngày tính hao mòn, số năm sử

dụng,… mà người sử dụng đã nhập trước đó.



Ghi giảm tài sản cố định

Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ… người sử dụng thực hiện ghi giảm bằng

cách chọn nghiệp vụ ghi giảm trong phân hệ Tài sản cố định.



4.4. Xem và in báo cáo tài sản cố định

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm sẽ tự

động xử lý và đưa ra các báo cáo về tài sản cố định. Khi xem các báo cáo,

người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.

Danh sách tài sản cố định theo loại

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại, phòng ban

Xem báo cáo:



Sổ tài sản cố định

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, phòng ban, loại TSCĐ.



Xem báo cáo:





1. Hãy nêu các tiêu chuẩn ghi nhận một tài sản là tài sản cố định hữu hình?

2. Nêu quy trình kế toán trường hợp ghi tăng TSCĐ?

3. Nêu quy trình kế toán trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ?

4. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến TSCĐ?





đến TSCĐ?


Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tài sản cố

định như sau:

1. Ngày 20/01/2010, kế toán Đỗ Thị Nga rút thực chi về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:

67.000.000. Trong đó:

- M/TM 9050/9056: 35.000.000

- M/TM 9050/9062: 22.000.000

- M/TM 9100/9102: 10.000.000

2. Ngày 25/02/2010, mua 01 máy vi tính của Công ty Cổ phần Hà Thành đã thanh

toán bằng tiền mặt, giá mua: 10.000.000, thuế GTGT: 10% (sử dụng cho hoạt

động HCSN).

Thông tin chi tiết về TSCĐ như sau:

Mã MVT02

Loại Máy vi tính

Tên Máy vi tính 02

Phòng ban (sử dụng) Phòng Tài chính – Kế toán

Tình trạng Đang sử dụng

Ngày mua 25/02/2010

Ngày ghi tăng 25/02/2010

Ngày sử dụng 25/02/2010

Ngày tính hao mòn 01/01/2011

Nguyên giá 11.000.000

Thời gian sử dụng (năm) 5

Tỷ lệ hao mòn (%năm) 20

TK nguyên giá 2112

TK nguồn 466



3. Ngày 06/03/2010, đơn vị nhận kinh phí bằng TSCĐ với thông tin chi tiết như sau:

Mã ĐH01

Loại Máy điều hòa lưu thông không khí

Tên Điều hòa nhiệt độ 01

Phòng ban (sử dụng) Phòng Tài chính - Kế toán

Tình trạng Đang sử dụng

Ngày mua 06/03/2010

Ngày ghi tăng 06/03/2010

Ngày sử dụng 06/03/2010

Ngày tính hao mòn 01/01/2011

Nguyên giá 30.000.000

Thời gian sử dụng (năm) 8

Tỷ lệ hao mòn (%năm) 12,5

TK nguyên giá 2112

TK nguồn 466

4. Ngày 25/03/2010, chi nâng cấp xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, số tiền: 10.000.000,

nguyên giá mới sau khi nâng cấp là: 360.000.000 (tăng 10.000.000 so với nguyên

giá cũ). Thời gian sử dụng còn lại là 5 năm (tăng 1 năm so với thời gian sử dụng

đã đăng ký ban đầu).

5. Ngày 26/06/2010, đơn vị thanh lý máy vi tính 01 của phòng Tài chính - Kế toán,

giá trị hao mòn lũy kế là: 11.200.000, giá trị còn lại: 2.800.000, số tiền thu được

từ thanh lý là 2.000.000.

6. Ngày 31/12/2010, tính hao mòn cho các TSCĐ đang sử dụng tại đơn vị.

Yêu cầu:


Tính hao mòn TSCĐ (bút toán tự động).

In Danh sách tài sản cố định theo loại; Danh sách tài sản cố định tại nơi

sử dụng; Sổ tài sản cố định; Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng;

Sổ ghi tăng, ghi giảm tài sản cố định;…

Báo cáo:




146 Bản quyền của MISA.JSC



C H Ƣ Ơ N G 7

KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG



Mô hình hoạt động tiền lương

Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương





Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải hạch toán chi tiết

số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.

Căn cứ vào Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán,

Phiếu nghỉ hưởng BHXH,... để lập bảng tính và thanh toán lương và

BHXH cho người lao động.

2. Mô hình hóa hoạt động tiền lƣơng


3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lƣơng







4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tiền lƣơng

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tiền lương trong một phần mềm

kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như:

a. Phòng ban

Khai báo danh sách phòng ban sẽ giúp người sử dụng quản lý lương của nhân

viên ở các phòng ban khác nhau. Khi thiết lập thêm một phòng ban mới, người

sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: Mã phòng ban, Tên phòng ban.

b. Cán bộ

Danh mục cán bộ cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết đến từng khoản

lương được hưởng, số tiền lương đã nhận, số tiền bảo hiểm phải nộp,… của

từng cán bộ trong đơn vị. Khi khai báo một cán bộ, người sử dụng cần nhập

các thông tin như: mã cán bộ, tên cán bộ, phòng ban, địa chỉ, chức vụ,

phòng ban, mã ngạch lương, điện thoại, email,…




Các chứng từ dùng cho việc hạch toán tiền lương bao gồm:

Bảng chấm công.

Bảng chấm công làm thêm giờ.

Bảng thanh toán tiền lương.

Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm.

Bảng thanh toán phụ cấp.

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.

Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm.

Bảng thanh toán tiền thuê ngoài.

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán

Bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán.

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.

Bảng kê thanh toán công tác phí.


Bảng chấm công



Bảng thanh toán tiền lƣơng


Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trong một phần mềm

kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tiền lương.



Thông thường các phần mềm khác nhau thường xây dựng một quy trình tính

lương khác nhau. Trong sách này sẽ hướng dẫn người sử dụng cách tính

lương theo thời gian có chấm công.

Chấm công

Cho phép chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng cán bộ, công

chức, viên chức với các khoản lương đã được thiết lập.



Lập bảng lƣơng

Cho phép lập bảng lương từng tháng trong năm dựa trên bảng lương của

tháng khác hoặc tạo mới hoàn toàn.



Hạch toán chi phí lƣơng

Phần mềm tự động tính chi phí lương dựa trên bảng lương đã được lập trước đó.



Trả lƣơng

Thực hiện việc trả lương sau khi đã tính lương và kiểm tra bảng lương của

đơn vị hành chính sự nghiệp.

4.5. Xem và in báo cáo tiền lƣơng

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền lương, phần mềm sẽ tự

động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền lương. Khi xem các báo cáo, người sử

dụng phải chọn các tham số cần thiết.

Bảng phân tích quỹ lƣơng

Chọn tham số báo cáo như: kỳ báo cáo, mẫu báo cáo

Xem báo cáo:



Bảng thanh toán tiền lƣơng

Chọn tham số báo cáo như: kỳ báo cáo, phòng ban.

Xem báo cáo:







1. Hãy nêu các chứng từ ban đầu làm căn cứ để lập bảng thanh toán lương, thanh

toán bảo hiểm xã hội?

2. Hãy nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản

trích theo lương?

3. Hãy nêu quy trình kế toán tiền lương trong thực tế?

4. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến tiền lương.


đến tiền lương?


Tại Trường tiểu học Mimosa có danh sách cán bộ với hệ số lương như sau:




STT Mã cán bộ Cán bộ Chức vụ Hệ số

lƣơng

Hệ số

phụ cấp

chức vụ

Hệ số phụ

cấp vƣợt

khung

PGĐ: Phòng Hiệu trưởng

1 NATUAN Nguyễn Anh Tuấn HT 8,61 0,60 0,20

2 ĐMQUANG Đỗ Mạnh Quang P.HT 7,12 0,40 0,10

PTC-KT: Phòng Tài chính – Kế toán

3 HTMAI Hoàng Thanh Mai KTT 5,20 0,30 0,15

4 TBMINH Trần Bình Minh Cán bộ 2,69

5 ĐTNGA Đỗ Thị Nga Cán bộ 3,00 0,20

6 NVMINH Nguyễn Văn Minh Cán bộ 3,40 0,10

PTC-HC: Phòng Tổ chức – Hành chính

7 NTLUA Nguyễn Thị Lụa T.Phòng 4,81 0,30

8 VMH Vũ Mạnh Hải Cán bộ 2,12

TOAN: Tổ Toán

9 LVMINH Lê Văn Minh Tổ trưởng 4,67 0,30

10 NHHAI Nguyễn Hoàng Hải Cán bộ 3,72

VAN: Tổ Văn

11 HXLAN Hoàng Xuân Lan Tổ trưởng 4,98 0,30

12 PTHANH Phạm Thị Hạnh Cán bộ 3,45

13 TTNAM Trần Trọng Nam Cán bộ 2,52

HOA: Tổ Hóa

14 VNHA Vũ Ngọc Hà Tổ trưởng 4,38 0,30

15 NMQUAN Nguyễn Mạnh Quân Cán bộ 3,69



- Mức lương tối thiểu là 650.000

- BHXH cơ quan đóng 15%, BHXH nhân viên đóng 5%

- BHYT cơ quan đóng 2%, BHYT nhân viên đóng 1%

- KPCĐ cơ quan đóng 2%, KPCĐ nhân viên đóng 1%

- BHTN cơ quan đóng 1%, BHTN nhân viên đóng 1%

- Giảm trừ gia cảnh đối với bản thân cán bộ là: 4.000.000

Yêu cầu:

Khai báo danh mục phòng ban, cán bộ.

Thiết lập bảng lương tháng 1 với hệ số đã cho.

Hạch toán chi phí lương và trả lương tháng 1 bằng Tiền gửi kho bạc.

Thanh toán thuế thu nhập cá nhân cho chi cục thuế bằng Tiền gửi kho

bạc.

In Bảng phân tích quỹ lương; Bảng thanh toán tiền lương,…

Báo cáo:





C H Ƣ Ơ N G 8

KẾ TOÁN THU SỰ NGHIỆP



Mô hình hoạt động thu sự nghiệp

Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp





Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo quy định của Bộ Tài

chính như phiếu thu, biên lai thu tiền,…

Tất cả các khoản thu phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vào

tài khoản phù hợp. Theo dõi chi tiết cho từng khoản thu để xử lý theo chế

độ tài chính hiện hành.

Kế toán phải mở sổ hạch toán chi tiết cho từng nội dung và đối tượng cụ

thể làm căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kỳ kế toán.

2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp




3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp






Các chứng từ dùng cho việc hạch toán thu sự nghiệp bao gồm:

Biên lai thu tiền

Phiếu thu tiền mặt

Giấy báo Có của ngân hàng


Biên lai thu tiền


4.3.1. Nhập chứng từ

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thu sự nghiệp trong một phần


Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ thu sự nghiệp.





Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ liên quan đến

phần hành thu sự nghiệp gồm các thông tin sau:


Tên và thông tin về đối tượng: là các thông tin về nhân viên và các đối

tượng liên quan đến biên lai thu tiền, phiếu thu.


Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh

Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường

gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Chứng từ nghiệp vụ

khác - NVK000…). Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng

dần lên căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, người sử dụng

vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn.

Điều này khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã

hạch toán trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa.


nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục, cấp phát, nghiệp vụ, số tiền.

Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan.




Nhập phiếu thu

Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí kế toán phải lập phiếu thu.

Nhập phiếu chi từ số phí, lệ phí để lại

Khi đơn vị chi tiền từ nguồn phí, lệ phí để lại, kế toán lập phiếu chi.



Lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi

Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu –

ghi chi để nộp lên kho bạc.

Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán.



Sau khi thanh toán chứng từ ghi thu – ghi chi, nghiệp vụ bổ sung nguồn

kinh phí từ nguồn phí, lệ phí để lại sẽ được tự động hạch toán trong chứng

từ kết chuyển.

Nhập chứng từ về số Phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhà nƣớc

Đầu năm đơn vị đã nhận được quyết định giữ lại bao nhiêu % số thu để bổ

sung nguồn kinh phí, căn cứ vào số phí, lệ phí thu được trong năm kế toán

tính ra số phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhà nước.



Nhập phiếu chi khi nộp kinh phí cho cấp trên

Khi đơn vị nộp kinh phí cho cấp trên từ số phí, lệ phí đã thu được.



Lập chứng từ quyết toán số dƣ cuối năm

Cuối kỳ kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ được để lại chi theo

quy định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách thì kế

toán phải lập bút toán kết chuyển số phí, lệ phí này.

Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách về

các khoản phí, lệ phí đã thu được để lại chi, kế toán hạch toán:

Nợ TK 521 – Thu chưa quan ngân sách (TK 5111 – Thu phí, lệ phí)

Có TK 461 – Nguồn kinh phí hoạt động

4.3.2. Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan

Tại màn hình nhập liệu chứng từ, một số phần mềm cho phép thêm nhanh

các đối tượng chưa có trong danh mục (tham khảo mục Thêm nhanh đối

tượng trong Kế toán nguồn kinh phí trang 82).

4.4. Xem và in báo cáo thu sự nghiệp

Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc

Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp

phát, mẫu báo cáo.



Xem báo cáo:



Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh

Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian, hoạt động, mẫu báo cáo.

Xem báo cáo







1. Trình bày nguyên tắc hạch toán thu sự nghiệp.

2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến thu sự nghiệp.

3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp.


đến thu sự nghiệp?


Tại trường Tiểu học Mimosa có các nghiệp vụ liên quan đến thu sự nghiệp như sau:

1. Ngày 15/07/2010, đơn vị nhận viện trợ 10 chiếc máy vi tính từ 1 tổ chức phi

chính phủ của nước ngoài (chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi) với giá trị là

110.000.000 (sử dụng tại phòng máy của đơn vị).

2. Ngày 16/08/2010, Trần Văn Minh thu học phí và tiền xây dựng trường học kỳ I

năm học 2010 – 2011 số tiền: 100.000.000.

3. Ngày 30/08/2010, nhận được giấy báo Có của ngân hàng Công thương về số tiền

học phí kỳ I năm học 2010 – 2011 đã thu được là 80.000.000. (Tài khoản số

711A16175235)

4. Ngày 04/09/2010, thanh toán tiền điện thoại cho công ty EVN bằng tiền gửi ngân

hàng Công thương từ nguồn phí, lệ phí để lại, số tiền là 3.200.000.

5. Ngày 16/09/2010, đơn vị có chứng từ ghi thu – ghi chi ngân sách về khoản được

viện trợ ngày 15/07/2010.

6. Ngày 29/09/2010, đơn vị lập bảng kê thanh toán ghi thu – ghi chi và đã nhận

được quyết định thanh toán của kho bạc.

7. Ngày 29/09/2010, đơn vị xác định số phí, lệ phí phải nộp cho ngân sách nhà nước

là 90.000.000.

8. Ngày 30/09/2010, xuất quỹ tiền mặt 90.000.000 nộp kinh phí cho ngân sách nhà nước.

Yêu cầu:




Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm (Khai báo thêm các đối

tượng nếu cần).

In bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu – ghi chi; báo cáo thu, chi hoạt

động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; bảng đối chiếu dự toán

kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước…



C H Ƣ Ơ N G 9

KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT

KINH DOANH



Mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh




1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1.1. Nguyên tắc hạch toán

Hạch toán nhập kho các loại sản phẩm, hàng hóa phải theo giá thực tế.

Việc xác định giá thực tế dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định

cụ thể cho từng trường hợp như sau:

Sản phẩm do đơn vị tự sản xuất, giá thực tế nhập kho là giá thành

thực tế của sản phẩm hoàn thành nhập kho.

Sản phẩm thu hồi được trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm: giá

nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể mua bán được trên thị

trường (do Hội đồng định giá của đơn vị xác định).

Hàng hóa mua về để sản xuất kinh doanh: giá thực tế hàng hóa mua

vào nhập kho là giá mua cộng chi phí thu mua, vận chuyển…

Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong

kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí

thu mua hàng hóa tùy thuộc tình hình cụ thể của từng đơn vị hành chính

sự nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán.

Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho.

1.2. Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả




1.3. Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng



1.4. Thực hành trên phần mềm kế toán



Các chứng từ dùng cho việc hạch toán mua hàng bao gồm:

Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập

Bảng kê mua hàng do nhân viên lập

Phiếu nhập kho

Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ




Bảng kê mua hàng

Trên bảng kê mua hàng, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn

vị, bộ phận mua, mã đơn vị SDNS, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có,

họ tên người mua hàng, thuộc phòng ban, tên của vật tư hàng hóa, tên

người bán, địa chỉ mua hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và

tổng số tiền mua hàng,…



Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập

Trên hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập và gửi cho đơn vị hành chính sự

nghiệp cần phải điền các thông tin sau:

Đơn vị bán hàng, địa chỉ; số tài khoản (nếu có); mã số thuế: đây là các

thông tin của nhà cung cấp.

Họ tên người mua hàng (nếu có), tên đơn vị; địa chỉ; số tài khoản (nếu

có); hình thức thanh toán; mà số thuế: đây là các thông tin của đơn vị hành

chính sự nghiệp mua hàng.

Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành

tiền; tổng tiền hàng; thuế suất; tiền thuế; tiền hàng thanh toán (bao gồm cả

tiền thuế),…: đây là các thông tin của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị

hành chính sự nghiệp mua về.





Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng trong một phần mềm kế


Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.




quản lý mua hàng cũng bao gồm các thông tin:


Tên và thông tin về đối tượng: là các thông tin về nhà cung cấp có phát

sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động mua hàng, trả lại hàng hoặc

thanh toán công nợ.

Địa chỉ: Là địa chỉ của nhà cung cấp.

Mã số thuế: Là mã số thuế đã đăng ký của nhà cung cấp với tổng cục

thuế và được nhập vào các hóa đơn GTGT.

Ngày chứng từ: Là ngày nhập nghiệp vụ mua hàng (ngày chứng từ có thể

trùng hoặc muộn hơn ngày hóa đơn).


dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các

chứng từ đã hạch toán nếu muốn.

Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã hàng, kho, tài khoản

kho, diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải trả, thông tin khai

báo về thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn)...

Mã hàng: Dùng để nhận diện một vật tư, hàng hóa, thường được chọn từ

danh mục vật tư, hàng hóa đã được khai báo.



danh mục kho đã khai báo.




của vật tư, hàng hóa.

Tài khoản phải trả: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ mua

hàng (có thể là TK 111, 112, 331…).

Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên Hóa đơn GTGT.

Đơn giá: Là số tiền cho một vật tư, hàng hóa.


Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331).

Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT của mặt hàng.

….

Trong mỗi phần mềm có một quy trình mua hàng khác nhau. Trong tài liệu

này sẽ giới thiệu với người sử dụng một số trường hợp nhập các chứng từ

liên quan đến hoạt động mua hàng trên một phần mềm kế toán từ khi lập

hóa đơn mua hàng đến khi phát sinh thanh toán mua hàng.

Lập hóa đơn mua hàng



Lập chứng từ thanh toán công nợ phải trả

Khi mua hàng, nếu chưa thanh toán ngay thì giá trị của lô hàng sẽ được ghi

trên tài khoản công nợ. Đến khi phát sinh nghiệp vụ trả tiền cho nhà cung

cấp, người sử dụng sẽ hạch toán bút toán thanh toán công nợ.

b. Thêm các đối tƣợng vào danh mục có liên quan

Khi nhập các chứng từ trong phân hệ mua hàng có phát sinh các đối tượng

chưa có trong danh mục trước đó, người sử dụng cũng có thể khai báo thêm

các đối tượng trong danh mục có liên quan ngay tại màn hình nhập liệu như

khách hàng, nhà cung cấp (tham khảo mục Thêm đối tượng trong Kế toán

nguồn kinh phí trang 82); kho, vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ (tham

khảo mục Thêm đối tượng trong Kế toán vật tư trang 120).

1.4.4. Xem và in báo cáo liên quan đến mua hàng

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến mua hàng, phần mềm sẽ tự

động xử lý và đưa ra các báo cáo mua hàng. Khi xem các báo cáo, người sử

dụng phải chọn các tham số cần thiết.



Nhật ký mua hàng

Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian.

Xem báo cáo:



Sổ chi tiết mua hàng

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, mã vật tư, công cụ dụng cụ

(một hoặc nhiều vật tư, công cụ dụng cụ).

Xem báo cáo:



Tổng hợp công nợ phải trả

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng nhà cung cấp

(một hoặc nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ.

Xem báo cáo:



2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu


Việc ghi nhận doanh thu và chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc

phù hợp. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản

chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.

Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng hóa khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau:

Đơn vị hành chính sự nghiệp đã trao một phần lớn rủi ro và lợi ích

gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

Đơn vị hành chính sự nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng

hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

Đơn vị hành chính sự nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế

từ việc bán hàng.

Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ

tương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu.

Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,

ngành hàng, từng sản phẩm,... theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ

doanh thu để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết

từng mặt hàng, từng sản phẩm,... để phục vụ cho cung cấp thông tin kế

toán để quản trị đơn vị hành chính sự nghiệp và lập Báo cáo tài chính.

2.2. Mô hình hóa hoạt động bán hàng và công nợ phải thu




2.3. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng






Các chứng từ dùng cho việc hạch toán bán hàng bao gồm:

Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng.

Hóa đơn bán hàng.

Phiếu nhập hàng bán trả lại.

Chứng từ phải thu công nợ.


Hóa đơn GTGT lập cho ngƣời mua



Trên hóa đơn GTGT lập cho người mua cần phải điền các thông tin sau:

Đơn vị bán hàng, địa chỉ; số tài khoản (nếu có); mã số thuế: đây là các

thông tin của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Họ tên người mua hàng (nếu có), tên đơn vị; địa chỉ; số tài khoản (nếu

có); hình thức thanh toán; mà số thuế: đây là các thông tin của người mua

vật tư, hàng hóa, dịch vụ.

Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành

tiền; tổng tiền hàng; thuế suất; tiền thuế; tiền hàng thanh toán (bao gồm cả

tiền thuế),…: đây là các thông tin của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị

hành chính sự nghiệp mua về.



Bảng kê bán hàng

Trên phiếu giao hàng, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị,

bộ phận giao, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, ngày chứng từ, số chứng

từ, loại tiền, mã hàng, diễn giải, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,

thời hạn bảo hành thuế GTGT, tổng số tiền và các điều kiện bảo hành,…



Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng trong một phần mềm kế


Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.




quản lý bán hàng cũng bao gồm các thông tin:




Tên và thông tin về đối tượng: Là các thông tin về khách hàng có phát

sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng, trả lại, giảm giá,

chiết khấu thương mại hoặc thanh toán công nợ.

Địa chỉ: Là địa chỉ của khách hàng.

Mã số thuế: Là mã số thuế đã đăng ký của khách hàng với tổng cục thuế

và được nhập vào các hóa đơn GTGT.

Ngày chứng từ: Là ngày nhập nghiệp vụ bán hàng.


dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các

chứng từ đã hạch toán nếu muốn.

Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã hàng, kho, tài khoản

kho, diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải thu, thông tin

khai báo về thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa

đơn)...

Mã hàng: Dùng để nhận diện một vật tư, hàng hóa, thường được chọn từ

danh mục vật tư, hàng hóa đã được khai báo.

Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ bán hàng phát sinh.


danh mục kho đã khai báo.


của vật tư, hàng hóa.

Tài khoản phải thu: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ bán

hàng (có thể là 111, 112, 311…).

Tài khoản doanh thu: Là tài khoản hạch toán ghi nhận doanh thu bán

hàng (TK 531…).

Số lượng: Là số lượng hàng bán được ghi trên Hóa đơn GTGT.

Đơn giá: Là đơn giá bán cho một vật tư, hàng hóa.


Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế (TK 1331).



Thuế suất: Là thuế suất thuế GTGT của mặt hàng.

Trong mỗi phần mềm có một quy trình bán hàng khác nhau. Trong tài liệu

này sẽ giới thiệu với người sử dụng một số trường hợp nhập các chứng từ

liên quan đến hoạt động bán hàng trên một phần mềm kế toán từ khi lập Hóa

đơn bán hàng đến khi phát sinh thanh toán bán hàng.

Lập hóa đơn bán hàng

Lập chứng từ thanh toán công nợ phải thu

Khi bán hàng, nếu chưa được thanh toán ngay thì giá trị của lô hàng bán sẽ

được ghi trên tài khoản công nợ. Đến khi phát sinh nghiệp vụ trả tiền từ

khách hàng, người sử dụng sẽ hạch toán bút toán thanh toán công nợ.



b. Thêm các đối tƣợng vào danh mục có liên quan

Thêm đối tượng trong màn hình nhập liệu chứng từ thuộc phân hệ bán hàng

cũng tương tự như đối với phân hệ mua hàng (tham khảo mục Thêm đối

tượng trong Kế toán nguồn kinh phí trang 82); kho, vật tư, hàng hóa, công cụ,

dụng cụ (tham khảo mục Thêm đối tượng trong Kế toán vật tư trang 120).

2.4.4. Xem và in báo cáo liên quan đến bán hàng

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến bán hàng, phần mềm sẽ tự động

xử lý và đưa ra các báo cáo bán hàng. Khi xem các báo cáo, người sử dụng

phải chọn các tham số cần thiết.



Nhật ký bán hàng

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian.

Xem báo cáo



Sổ chi tiết bán hàng

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian.

Xem báo cáo:



Tổng hợp công nợ phải thu

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng nhà cung cấp

(một hoặc nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ..

Xem báo cáo:



3. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh


Để xác định kết quả kinh doanh, kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi

phí và doanh thu của từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ được phản ánh trong tài

khoản 631 bao gồm các chi phí thu mua vật tư, dịch vụ dùng vào

HĐSXKD; chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh liên quan đến HĐSXKD;

chi phí bán hàng; chi phí quản lý liên quan đến HĐSXKD; các chi phí

trên phải được hạch toán chi tiết theo nội dung chi phí và chi tiết theo

từng hoạt động.

Doanh thu HĐSXKD phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vào

tài khoản 531. Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến

doanh thu phải căn cứ vào hóa đơn chứng từ theo đúng chế độ quản lý.

Chênh lệch thu chi HĐSXKD được xác định bằng số chênh lệch giữa

một bên là tổng số các khoản thu với một bên là tổng số các khoản chi

của hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.2. Mô hình hóa hoạt động xác định kết quả kinh doanh



3.3. Sơ đồ hạch toán kế toán xác định kết quả kinh doanh


3.4.1. Thiết lập liên quan

Thiết lập danh mục tài khoản kết chuyển xác định kết quả kinh doanh:

Thông thường kế toán máy đã thiết lập sẵn danh mục kết chuyển theo hệ

thống tài khoản và theo quy định của chế độ kế toán.

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của đơn vị có thể phát sinh những bút

toán kết chuyển tự động khác. Vì vậy đơn vị có thể thực hiện khai báo thêm

cho phù hợp.



3.4.2. Kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động kinh doanh

Sau khi thiết lập thêm những bút toán kết chuyển tự động. Kế toán vào kết

chuyển chênh lệch thu chi , phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu và đưa ra

các bút toán kết chuyển căn cứ vào thứ tự kết chuyển mà người sử dụng

khai báo trước đó.

Ví dụ: Cuối kỳ có 2 bút toán kết chuyển chênh lệch thu chi: Bút toán 1 là

kết chuyển từ TK 6312 sang TK 531 (kết chuyển bên Nợ) và bút toán 2 là

kết chuyển từ TK 531 sang TK 4212 (kết chuyển cả hai bên). Người sử

dụng thiết lập thứ tự kết chuyển cho hai bút toán trên lần lượt là 1 và 2, điều

đó dẫn đến khi kết chuyển chênh lệch thu chi, phần mềm sẽ ưu tiên kết

chuyển bút toán 1 trước.



3.4.3. Xem và in báo cáo liên quan

Sau khi kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh, phần

mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra báo cáo liên quan đến hoạt động sản xuất

kinh doanh.

Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh

Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, hoạt động, mẫu báo cáo.

Xem báo cáo:



4. Kế toán thuế


Thuế GTGT tại một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu bao gồm thuế

GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ

dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu

thuế GTGT.

Thuế GTGT đầu ra phải nộp: là các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản

khác phải nộp, đã nộp và còn phải nộp của Ngân sách Nhà nước trong kỳ

kế toán năm.



Khi hạch toán thuế GTGT cần tuân theo một số quy định sau:

Với thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ:

Chỉ áp dụng đối với đơn vị hành chính sự nghiệp có thu thuộc đối tượng

nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ.

Phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hoặc không được

khấu trừ đối với những hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng đồng thời cho hoạt

động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế và không chịu thuế.

Số thuế GTGT sẽ được cộng vào giá trị của vật tư, hàng hóa, dịch vụ

mua vào đối với những vật tư, hàng hóa dùng cho hoạt động sản xuất,

kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế hoặc chịu thuế GTGT theo

phương pháp trực tiếp.

Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì phải được kê khai

trong tháng đó. Nếu trong tháng, số thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế

GTGT đầu ra, thì sau khi thực hiện khấu trừ số thuế GTGT đầu vào còn

lại sẽ được chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp hoặc xét hoàn thuế theo

quy định của Luật thuế GTGT.

Với thuế GTGT đầu ra phải nộp

Đơn vị hành chính sự nghiệp phải chủ động xác định số thuế, phí, lệ phí

và các khoản phải nộp cho Nhà nước; kịp thời phản ánh vào sổ kế toán số

thuế phải nộp.

Đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện nghiêm chỉnh việc nộp đầy đủ,

kịp thời các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà nước. Không được vì bất

cứ lý do gì để trì hoãn việc nộp thuế.

Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí và các

khoản phải nộp, đã nộp, còn phải nộp.

Đơn vị hành chính sự nghiệp nộp thuế bằng ngoại tệ phải quy đổi ra

Đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán (nếu ghi sổ bằng

Đồng Việt Nam).

4.2. Mô hình hóa hoạt động thuế




4.3. Sơ đồ hạch toán kế toán thuế

4.3.1. Thuế GTGT đầu vào

Theo phương pháp khấu trừ

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hoặc có hóa đơn GTGT

nhưng không đúng quy định của pháp luật thì không được khấu trừ.



4.3.2. Thuế GTGT đầu ra

Theo phương pháp khấu trừ





4.4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý thuế

Các danh mục sử dụng trong phân hệ được lấy theo danh mục được khai báo

trên các phân hệ vật tư, hàng hóa; mua hàng; bán hàng. Ngoài ra các phần

mềm cũng thiết lập sẵn một số danh mục khác thuận tiện cho đơn vị hành

chính sự nghiệp trong việc quản lý các hoạt động liên quan đến thuế như:

danh mục các nhóm hàng hóa, dịch vụ mua vào.


Các chứng từ dùng cho việc hạch toán thuế bao gồm:

Hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp lập bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa

đơn thông thường,…

Hóa đơn bán hàng cho khách hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn

thông thường,…

4.4.4. Nhập chứng từ đầu vào liên quan

Trong các phần mềm kế toán, các nghiệp vụ thuế thường được hạch toán

cùng các hóa đơn GTGT đầu vào hoặc hóa đơn GTGT đầu ra.

Các hóa đơn GTGT đầu vào





Các hóa đơn GTGT đầu ra



4.4.5. Xem và in các báo cáo liên quan đến hoạt động quản lý thuế

Sau khi cập nhật các chứng từ mua hàng, bán hàng có phát sinh thuế GTGT,

phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo thuế. Khi xem các báo

cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.

Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào

Chọn tham số báo cáo như: kỳ tính thuế, các hóa đơn được lập bảng kê.

Xem báo cáo



Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

Chọn tham số báo cáo như: kỳ tính thuế, các hóa đơn được lập bảng kê.



Xem báo cáo

Tờ khai thuế GTGT

Sau khi thực hiện khấu trừ thuế cho từng tháng, người sử dụng có thể

xem được tờ khai thuế GTGT theo đúng mẫu của cơ quan thuế.

Xem báo cáo









5.1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

1. Nêu nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng và công nợ phải trả?

2. Nêu quy trình mua hàng và thanh toán công nợ phải trả?

3. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến hoạt động

mua hàng?


đến hoạt động mua hàng?

5.2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

1. Nêu các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ?

2. Hãy nêu các khoản giảm trừ doanh thu?

3. Trình bày nguyên tắc hạch toán?

4. Nêu quy trình bán hàng và thanh toán công nợ phải thu?

5. Các danh mục phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến bán hàng?


đến hoạt động bán hàng?

5.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh

1. Trình bày nguyên tắc hạch toán?

2. Nêu quy trình xác định kết quả kinh doanh?

3. Trình bày các bút toán kết chuyển cuối kỳ và xác định kết quả kinh doanh?

5.4. Kế toán thuế

1. Thế nào là thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp?




2. Nêu các quy định khi hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế

GTGT đầu ra phải nộp?

3. Nêu quy trình kế toán thuế GTGT?


6.1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt

động mua hàng như sau:

Khai báo danh mục

Danh mục kho

Mã kho Tên kho

KHH Kho hàng hóa

Danh mục hàng hóa

STT Mã Tên Loại Đơn vị

tính

Kho

ngầm định TK kho

1 CHS Cặp học sinh HH Chiếc

KHH 1552

2 CGV Cặp giáo viên HH Chiếc

KHH 1552

3 BM Bút mực HH Chiếc KHH 1552

4 TK30 Thước kẻ 30 HH Chiếc KHH 1552

5 CP Compa HH Chiếc KHH 1552

6 BĐTG Bản đồ thế giới HH Chiếc KHH 1552

7 BCL Bảng chống lóa HH Chiếc KHH 1552

8 BBG Bộ bàn ghế HH Bộ KHH 1552

9 GS Giá sách HH Chiếc KHH 1552

10 BG Bục giảng HH Chiếc KHH 1552



1 CH_HONGHA Cửa hàng

Hồng Hà

Lý Thường Kiệt,

Hoàn Kiếm, Hà Nội 0101654536

2 CT_THANGLOI Công ty TNHH

Thắng Lợi

Hoàng Quốc Việt, Hà

Nội 0102458129

1. Ngày 06/01/2010, mua hàng nhập kho của Công ty Thanh Thiên (VAT: 10%; chưa

thanh toán tiền)

Cặp học sinh SL: 80 ĐG: 50.000 (đ/chiếc)



Cặp giáo viên SL: 30 ĐG: 100.000 (đ/chiếc)

Theo hóa đơn GTGT số 0012745, ký hiệu NK/2010, ngày hóa đơn 06/01/2010.

2. Ngày 10/01/2010, mua hàng của cửa hàng Hồng Hà, tỷ lệ chiết khấu thương mại

với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%, chưa thanh toán tiền.

Bút mực SL: 40 ĐG: 25.000 (đ/chiếc)

Thước kẻ 30cm SL: 60 ĐG: 5.000 (đ/chiếc)

Compa SL: 20 ĐG: 12.000 (đ/chiếc)

Theo hóa đơn GTGT số 0052346, ký hiệu AC/2010 ngày 10/01/2010.

3. Ngày 15/01/2010, mua hàng của Công ty Tân An, VAT: 10%; thanh toán bằng

tiền mặt

Bản đồ thế giới SL: 20 ĐG: 18.000 (đ/chiếc)

Bảng chống lóa SL: 05 ĐG: 300.000 (đ/chiếc)

Bộ bàn ghế học sinh SL: 06 ĐG: 350.000 (đ/chiếc)

Theo hóa đơn GTGT số 0025857, ký hiệu AF/2010, ngày 14/01/2010.

Phí vận chuyển là 200.000đ do người bán chi trả.

4. Ngày 17/01/2010, chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Công thương mua hàng của

công ty Thắng Lợi

Giá sách SL: 20 ĐG: 150.000 (đ/chiếc)

Bục giảng SL: 05 ĐG: 400.000 (đ/chiếc)

VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 0015126, ký hiệu NT/2010, ngày 17/01/2010.

5. Ngày 26/01/2010, trả tiền hàng mua ngày 10/01/2010 cho cửa hàng Hồng Hà

bằng tiền mặt.

Yêu cầu:

Khai báo danh mục Nhà cung cấp, Vật tư hàng hóa.


In Nhật ký mua hàng; Sổ chi tiết mua hàng, Tổng hợp công nợ phải

trả,…

Báo cáo:





6.2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt

động bán hàng như sau:

Khai báo danh mục

Danh mục khách hàng

STT Mã KH, NCC Tên KH, NCC Địa chỉ MST

1 CH_MAIANH Cửa hàng Mai Anh 2068 Giải Phóng,

Hà Nội 0101654536

2 CH_HOALAN Cửa hàng Hoa Lan 2366 Đội Cấn,

Ba Đình, Hà Nội 0102458129

1. Ngày 07/01/2010, bán hàng cho cửa hàng Mai Anh (VAT: 10%, chưa thu tiền).



Theo hoá đơn GTGT số: 0025491, ký hiệu: AB/2010.

2. Ngày 12/01/2010, bán hàng thu tiền mặt của cửa hàng Ánh Nguyệt (VAT 10%)



Thước kẻ 30cm SL: 50 ĐG: 9.000 (đ/chiếc)

Theo hoá đơn GTGT số: 0025492, ký hiệu: AB/2010.

3. Ngày 14/01/2010, cửa hàng Hoa Lan đặt hàng gồm:

Bản đồ thế giới SL: 20 ĐG: 28.000 (đ/chiếc)

Bảng chống lóa SL: 05 ĐG: 360.000 (đ/chiếc)

Bộ bàn ghế SL: 06 ĐG: 420.000 (đ/chiếc)

Tiền đặt cọc cho lô hàng này là 4.000.000đ, đơn vị đã thu bằng tiền mặt.

4. Ngày 18/01/2010, đơn vị chuyển hàng cho cửa hàng Hoa Lan theo đơn hàng ngày

14/01/2010 (VAT 10%). Đơn vị đã xuất hóa đơn GTGT số: 0025493, ký hiệu:

AB/2010.

Tiền hàng đã được chuyển khoản vào tài khoản của đơn vị sau khi đã trừ đi số

tiền đặt cọc trước đó.

5. Ngày 28/01/2010, bán hàng cho khách hàng Nguyễn Tuấn Anh, đã thu bằng tiền

mặt VAT 10%.



Giá sách SL: 03 ĐG: 210.000 (đ/chiếc)


Theo hóa đơn GTGT số 0025494, ký hiệu: AB/2010

Yêu cầu:

Khai báo danh mục Khách hàng

Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm (Phải nhập trước các

nghiệp vụ trong phần bài tập ở chương Mua hàng trang 214)

In Sổ chi tiết bán hàng, Nhật ký bán hàng, Tổng hợp công nợ phải thu,…

Báo cáo:



6.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh

Để làm bài tập này phải dựa vào thông tin từ bài 6.1 và 6.2. Ngoài ra trong quý I tại

Trường Tiểu học Mimosa còn có thêm một số thông tin như sau:

1. Ngày 28/01/2010, chi tiền mặt trả tiền điện nước phục vụ hoạt động kinh doanh,

số tiền: 470.000

Trả tiền điện cho công ty EVN số tiền 350.000.

Trả tiền nước cho công ty nước sạch Hà Nội số tiền 120.000.

2. Ngày 29/01/2010, chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Công thương cho công ty

viễn thông quân đội trả tiền điện thoại (hoạt động kinh doanh) số tiền 320.000.

3. Ngày 29/01/2010, chi phí tiền lương cho hoạt động kinh doanh là 4.500.000.

Trong đó:

Lương phải trả nhân viên bán hàng: 1.500.000.

Lương phải trả cán bộ quản lý hoạt động kinh doanh: 3.000.000.

4. Ngày 30/01/2010, chi phí bán hàng đã trả bằng tiền mặt: 100.000.

5. Ngày 30/01/2010, chi phí quản lý khác bằng tiền mặt tính cho hoạt động sản xuất

kinh doanh: 200.000.

6. Ngày 31/01/2010, xác định và kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động kinh

doanh.

Yêu cầu:

Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm (Phải nhập trước các

nghiệp vụ phát sinh trong bài 6.1 và 6.2).

In Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh

doanh.



Báo cáo:

6.4. Kế toán thuế

Yêu cầu:

Hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ vào phần mềm.

Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ đã nhập, thực hiện khấu trừ thuế

GTGT (bút toán tự động).

In Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào; Bảng kê hóa

đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra; Tờ khai thuế GTGT,…

Báo cáo:



CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT)

[01] Kỳ tính thuế: Quý I năm 2010

[02] Ngƣời nộp thuế: Trƣờng Tiểu học Mimosa

[03] Mã số thuế: …………………………………..

[04] Địa chỉ: 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

[05] Quận/Huyện: [06] Tỉnh/Thành phố:

[07] Điện thoại: 04-762 7891 [08] Fax: 04-762 9746 [09] E-mail: [email protected]

Đơn vị tiền: VNĐ

STT Chỉ tiêu Giá trị HHDV

(chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT

A Không phát sinh hoạt động mua bán trong kỳ (đánh

dấu "X") [10]

B Thuế GTGT còn đƣợc khấu trừ kỳ trƣớc chuyển

sang [11]

C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách nhà nƣớc

I Hàng hóa, dịch vụ (HHDV) mua vào

1 Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ

([12]=[14]+[16]; [13]=[15]+[17]) [12] 17.469.200 [13] 1.746.920

a Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong nước [14] [15]

b Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu [16] [17]

2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ

trƣớc

a Điều chỉnh tăng [18] [19]

b Điều chỉnh giảm [20] [21]

3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào

([22]=[13]+[19]-[21]) [22] 1.746.920

4 Tổng số thuế GTGT đƣợc khấu trừ kỳ này [23] 1.746.920

II Hàng hóa, dịch vụ bán ra

1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ ([24]=[26]+[27];

[25]=[28]) [24] 17.469.200 [25] 1.746.920

1.1 Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT [26]

Mẫu số: 01/GTGT (Ban hành kèm theo Thông tư

số 60/2007/TT-BTC ngày

14/6/2007 của Bộ Tài chính)



1.2 Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT

([27]=[29]+[30]+[32]; [28]=[31]+[33]) [27] 17.469.200 [28] 1.746.920

a Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế 0% [29]

b Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế 5% [30] [31]

c Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế 10% [32] 17.469.200 [33] 1.746.920

2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ

trƣớc

a Điều chỉnh tăng [34] [35]

b Điều chỉnh giảm [36] [37]

3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra

([38]=[24]+[34]-[36], [39]=[25]+[35]-[37]) [38] 17.469.200 [39] 1.746.920

III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ

1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ ([40]=[39]-[23]-[11]) [40]

2 Thuế GTGT chƣa khấu trừ hết kỳ này ([41]=[39]-

[23]-[11]) [41] 28.920

2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này [42]

2.2 Thuế GTGT còn đƣợc khấu trừ chuyển kỳ sau

([43]=[41]-[42]) [43] 28.920

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

Ngày......... tháng........... năm..........

NGƢỜI NỘP THUẾ hoặc

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƢỜI NỘP THUẾ

Ký tên, đóng dấu (ghi rõ họ tên và chức vụ)

Báo cáo tài chính


C H Ƣ Ơ N G 1 0

BÁO CÁO TÀI CHÍNH


Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính

Nguyên tắc lập báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo tài chính




1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính

1.1. Khái niệm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, tình

hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và

tình hình sử dụng từng loại kinh phí. Ngoài ra, các đơn vị sự nghiệp kinh tế

và các đơn vị có tiến hành hoạt động kinh doanh còn phải tổng hợp tình

hình thu, chi và kết quả của từng hoạt động sự nghiệp, hoạt động kinh doanh

trong kỳ kế toán. Nói cách khác, báo cáo kế toán tài chính là phương tiện

trình bày tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí cũng như khả năng sinh lời

và thực trạng tài chính của đơn vị cho những người quan tâm.

1.2. Mục đích sử dụng báo cáo tài chính

Đối với cơ quan chủ quản

Báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính cần thiết cho

việc kiểm tra , kiểm soát các khoản chi theo từng nguồn kinh phí, cung cấp

thông tin cho việc quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh

giá các hoạt động của mỗi đơn vị nói riêng và toàn xã hội nói chung. Từ đó

giúp cho Chính phủ có cơ sở để khai thác các nguồn thu, điều chỉnh các

khoản chi một cách hợp lý, từ đó định ra được đường lối phát triển lành

mạnh và đúng đắn.

Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp

Báo cáo tài chính là nguồn thông tin tin cậy để lập kế hoạch kinh phí cho

mỗi kỳ hoạt động một cách hợp lý, đồng thời phân tích được xu hướng phát

triển, từ đó định ra chiến lược phát triển và biện pháp quản lý tài chính của

đơn vị.

2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính

Số liệu trong báo cáo quyết toán phải chính xác, trung thực. Nội dung

báo cáo tài chính phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán được

duyệt và phải báo cáo quyết toán chi tiết theo Mục lục ngân sách nhà

nước (Chương – Loại – Khoản – Nhóm – Mục – Tiểu mục).



Báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đơn vị dự toán

cấp trên và đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan tài chính đồng cấp phải gửi

kèm các báo cáo sau đây:

Bảng cân đối tài khoản cuối ngày 31 tháng 12.

Báo cáo thuyết minh quyết toán năm (phần giải trình số liệu trong báo

cáo thuyết minh quyết toán phải thống nhất với số liệu trên mẫu báo cáo

quyết toán); thuyết minh quyết toán phải giải trình rõ nguyên nhân đạt,

không đạt hoặc vượt dự toán được giao theo từng chỉ tiêu và những kiến

nghị nếu có.

Báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị không được quyết toán chi

lớn hơn thu, cấp dưới không được quyết toán các khoản kinh phí ủy quyền

của ngân sách cấp trên vào báo cáo quyết toán ngân sách cấp mình.


3.1. Hệ thống sổ sách kế toán

Các hình thức sổ kế toán

Hình thức Nhật ký chung

Hình thức Chứng từ ghi sổ

Hình thức Nhật ký - Sổ cái

Hình thức kế toán máy

Báo cáo kế toán bằng hình thức kế toán máy

Phần mềm kế toán ngoài các báo cáo theo chế độ, theo chuẩn mực, theo

quy định còn có báo cáo quản trị.

Phần mềm kế toán thường nhóm các báo cáo theo từng phần hành kế

toán, mảng kế toán, chẳng hạn như: Báo cáo tài chính, báo cáo tiền mặt,

tiền gửi,... đáp ứng được các báo cáo tại đơn vị, đồng thời tiện lợi cho

công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp.

3.2. Thiết lập báo cáo tài chính

Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01-H)



Nội dung: Phản ánh tổng quát số hiện có đầu kỳ, tăng, giảm trong kỳ và số

cuối kỳ về kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình

thành tài sản, kết quả hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh

của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối

kỳ báo cáo.

Nguyên tắc lập:

Phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; tiến hành

khoá sổ kế toán, tính số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và tài

khoản phân tích.

Kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ sách có liên quan, bảo

đảm khớp đúng số liệu kế toán.

Những tài khoản kế toán vừa có số dư bên Nợ vừa có số dư bên Có, kế

toán có thể căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để ghi vào các cột tương

ứng trong bảng (như tài khoản 311, 331) hoặc có thể bù trừ số dư giữa

hai bên để lấy số liệu ghi vào bảng (như tài khoản 421).

Cơ sở số liệu:

Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.

Bảng cân đối tài khoản kỳ trước (quý trước, năm trước).

Thiết lập công thức báo cáo trên máy:

Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công thức của từng chỉ tiêu trên báo cáo.

Hơn thế nữa, một số phần mềm có thêm phần thiết lập công thức linh động

cho phép kế toán có thể sửa đổi một số chỉ tiêu trong trường hợp cần thiết.

Xem báo cáo: Để xem báo cáo kế toán thực hiện các bước sau:

Vào hệ thống báo cáo.

Chọn Bảng cân đối tài khoản

Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo.

Xem báo cáo.



Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (Mẫu

B02-H)

Nội dung:

Phản ánh tổng quát tình hình nhận và quyết toán kinh phí ở đơn vị trong

kỳ báo cáo và số thực chi cho từng loại hoạt động theo từng nguồn kinh

phí đề nghị quyết toán (bao gồm các khoản thu tại đơn vị và phần kinh

phí được Ngân sách nhà nước cấp).

Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

(Mẫu B02-H) gồm 2 phần:

Phần I: Tổng hợp tình hình kinh phí.

Phần II: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán.


Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng kỳ

trước (quý trước, năm trước).

Sổ kế toán chi tiết trong kỳ của các tài khoản loại 4 và loại 6.

Thiết lập công thức báo cáo:



Phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn công thức lên báo cáo. Tuy nhiên,

một số phần mềm kế toán cho phép khách hàng có thể tự thiết lập công thức

phù hợp, linh hoạt đối với những trường hợp cần thiết.



Chọn Bảng tổng hợp kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.

Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo, nguồn kinh phí,

chương, khoản.

Xem báo cáo.

Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh

(Mẫu B03-H)

Nội dung: Phản ánh tổng quát tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và

hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán, chi tiết

theo từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh.


Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh

kỳ trước (quý trước, năm trước).



Sổ chi tiết các khoản phải thu; sổ chi tiết doanh thu; sổ chi tiết chi phí sản

xuất, kinh doanh (hoặc đầu tư xây dựng cơ bản).


Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công thức lên báo cáo. Tuy nhiên, một số

phần mềm cho phép sửa được công thức thiết lập giúp cho báo cáo lập phù

hợp với các hoạt động tại đơn vị.



Chọn Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh

doanh.


Xem báo cáo.

Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định (B04-H)

Nội dung: Phản ánh tổng quát số hiện có và tình hình tăng, giảm từng loại

tài sản cố định ở đơn vị.


Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định của năm trước.



Sổ chi tiết tài sản cố định.


Phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn công thức lên báo cáo. Tuy nhiên, một số

phần mềm cho phép sửa được công thức thiết lập giúp cho báo cáo lập phù

hợp với tình hình tăng, giảm tài sản cố định tại đơn vị hành chính sự nghiệp.



Chọn Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định.


Xem báo cáo.

Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B06-H)

Nội dung: Trình bày khái quát biên chế lao động, quỹ lương, tình hình thực

hiện nhiệm vụ cơ bản thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa

quyết toán, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá

những nguyên nhân các biến động phát sinh không bình thường trong hoạt

động của đơn vị, nêu ra các kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trên.

Phần I. Tình hình thực hiện nhiệm vụ hành chính, sự nghiệp trong năm.



Phần II. Các chỉ tiêu chi tiết.

Phần III. Tình hình tăng, giảm các quỹ.

Phần IV. Tình hình thực hiện nộp ngân sách và nộp cấp trên.

Phần V. Tình hình sử dụng dự toán.

Phần VI. Nguồn phí, lệ phí của NSNN đơn vị đã thu và được để lại trang

trải chi phí (chi tiết theo từng Loại, Khoản).

Phần VII. Tình hình tiếp nhận kinh phí.

Phần VIII. Phần thuyết minh.

Phần IX. Nhận xét và kiến nghị.


Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước.

Sổ theo dõi lao động của đơn vị (lao động trong biên chế và lao động hợp đồng).

Bảng thanh toán tiền lương và các sổ kế toán chi tiết liên quan.

Bảng cân đối tài khoản kỳ báo cáo (Mẫu B01-H).

Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái, các sổ chi tiết và các tài liệu khác có liên quan.

Thiết lập công thức báo cáo:

Thông thường khi xem báo cáo trên phần mềm sẽ có phần nhập số liệu về

đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp, chính sách chế độ kế toán đơn vị áp

dụng.

Phần thông tin bổ sung cho các báo cáo khác phần mềm sẽ tự động tổng hợp

số liệu theo quy định.



Chọn Thuyết minh báo cáo tài chính.

Thiết lập các tham số xem báo cáo: Chọn kỳ báo cáo, chương,…



Nhập liệu những thông tin chung về đơn vị hành chính sự nghiệp; tình

hình thực hiện nhiệm vụ hành chính, sự nghiệp trong năm; tình hình thực

hiện nộp trả ngân sách, tình hình tiếp nhận kinh phí,…

In báo cáo.





http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.htm


1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính?

2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính?

3. Báo cáo tài chính năm bao gồm những báo cáo nào?

5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp

5.1. Thông tin chung

Trường tiểu học Mimosa (Đơn vị hành chính này chỉ là ví dụ, không phải là số liệu

cụ thể của bất kỳ đơn vị nào) có các thông tin sau:

Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC

Thông tin ngầm định Nguồn: Ngân sách Huyện

Chương: 622: Phòng Giáo dục và Đào tạo

Loại: 490492: Giáo dục Tiểu học

Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/2010

Ngày khóa sổ 31/12/2009

Đồng tiền hạch toán VNĐ

Phƣơng pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ

Đơn vị có hạch toán thuế GTGT

5.2. Khai báo số dƣ đầu năm

5.2.1. Khai báo danh mục

Danh mục tài khoản Ngân hàng, Kho bạc


1 310.02.003.19 Kho bạc nhà nước Ba Đình

2 711A16172538 Ngân hàng Công thương Việt Nam

http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.htm



Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

STT Mã KH, NCC Tên KH, NCC Mã số thuế Loại Địa chỉ

1 CT_HALIEN Công ty TNHH

Hà Liên 0100234567 NCC

513 Gò Vấp,

Hà Nội.

2 CT_HONGHA Công ty TNHH

Hồng Hà 0100231446 NCC

924 Đại La,

Hà Nội.

3 CT_NUOC Công ty Nước sạch Hà Nội

0100698711 NCC 1893 Yên Phụ, Hà Nội

4 CT_EVN Công ty Điện lực Hà Nội

0100589620 NCC 6523 Đường Láng, Hà Nội

5 CT_VIETTEL Công ty Viettel 0100639856 NCC 2360 Giảng

Võ, Hà Nội

6 CH_LANTAY Cửa hàng Lan

Tây 0100456932 KH

1368 Kim Mã,

Hà Nội

7 CT_TANHOA Công ty TNHH

Tân Hòa 0100311732 KH

7212 Trần

Cung, Hà Nội.

8 CT_HUEHOA Công ty cổ phần

Huệ Hoa 0100835869 KH

9556 Ngọc Hà,

Hà Nội

9 CH_HOALAN Cửa hàng Hoa

Lan 0100387596 KH

Đội Cấn, Ba

Đình, Hà Nội

Danh mục phòng ban

STT Mã phòng/ban Tên phòng/ban

1 PHT Phòng Hiệu trưởng

2 PTC-KT Phòng Tài chính – Kế toán

3 PHC-NS Phòng Hành chính – Nhân sự

Danh sách cán bộ

STT Mã cán bộ Tên cán bộ Chức vụ Phòng/Ban

1 TCDIEN Trần Công Diễn Hiệu trưởng Phòng Hiệu trưởng

2 PKCHI Phạm Khánh Chi KTT Phòng Tài chính – Kế toán

3 TNDIEP Trần Ngọc Diệp KT viên Phòng Tài chính – Kế toán

4 LTDUNG Lê Thị Dung Cán bộ Phòng Hành chính – Nhân sự

5 HTHA Hoàng Thu Hà Cán bộ Phòng Hành chính – Nhân sự

Danh mục kho

Mã kho Tên kho

KVT Kho vật tư

KCCDC Kho công cụ dụng cụ

KHH Kho hàng hóa



Danh mục vật tƣ, hàng hóa, CCDC

STT Mã Tên Loại Đơn vị

tính

Kho ngầm

định

TK

kho

1 GIN Giấy in VT Gram

KVT 152

2 SO Sổ tay VT Cuốn

KVT 152

3 BBTL Bút bi Thiên Long VT Chiếc KVT 152

4 KG Kẹp giấy VT Hộp KVT 152

6 BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 CCDC Bộ KCCDC 153

7 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 CCDC Bộ KCCDC 153

8 QBAN Quạt bàn CCDC Chiếc KCCDC 153

9 BG Bục giảng CCDC Chiếc KCCDC 153

10 BGHS Bàn ghế học sinh CCDC Bộ KCCDC 153

11 BGGV Bàn ghế giáo viên CCDC Bộ KCCDC 153

12 BM Bút mực HH Chiếc KHH 1552

13 CHS Cặp học sinh HH Chiếc KHH 1552

14 CGV Cặp giáo viên HH Chiếc KHH 1552

5.2.2. Nhập số dư đầu năm

Số hiệu TK Tên TK Chƣơng Đầu kỳ

Cấp 1 Cấp 2,3

111 Tiền mặt 622 17.500.000

1111 Tiền Việt Nam 622 17.500.000

112 Tiền gửi NH, KB 622 81.400.000

1121 Tiền Việt Nam 622 81.400.000

Chi tiết Tại Ngân hàng Công thương 622 81.400.000

152 Nguyên vật liệu (*) 622 4.350.000

153 Công cụ dụng cụ (*) 622 1.800.000

155 Sản phẩm, hàng hóa 622 1.300.000

1552 Hàng hóa (*) 622 1.300.000

211 TSCĐ hữu hình 622 1.614.000.000

2111 Nhà cửa, vật kiến trúc (**) 622 1.200.000.000

2112 Máy móc, thiết bị 14.000.000

2113 Thiết bị, dụng cụ quản lý (**) 622 400.000.000



213 TSCĐ vô hình (**) 622 12.000.000

214 Hao mòn TSCĐ 622 599.600.000

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 622 592.400.000

2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 622 7.200.000

311 Các khoản phải thu 622 29.000.000

3111 Công ty TNHH Tân Hòa 622 15.200.000

Công ty Cổ phần Huệ Hoa 622 13.800.000

312 Tạm ứng 622 10.000.000

Chi tiết Trần Ngọc Diệp 622 4.400.000

Trần Công Diễn 622 5.600.000

331 Các khoản phải trả 622 5.500.000

3311 Công ty TNHH Hồng Hà 622 2.600.000

Công ty TNHH Hà Liên 622 1.400.000

3318 Hoàng Thu Hà 622 800.000

Phạm Khánh Chi 622 700.000

333 Các khoản phải nộp NN 622 3.500.000

33311 Thuế GTGT đầu ra 622 3.500.000

337 KP đã QT chuyển năm sau 622 7.500.000

3371 Nguyên vật liệu, CCDC tồn kho 622 7.500.000

411 Nguồn vốn kinh doanh 622 100.000.000

431 Các quỹ 622 20.200.000

4312 Quỹ phúc lợi 622 20.200.000

461 Nguồn kinh phí hoạt động 622 70.000.000

46111 Năm trước (***) 622 70.000.000

466 Nguồn KP hình thành TSCĐ (**)

622 1.026.400.000

661 Chi hoạt động 622 52.000.000

66111 Năm trước 622 52.000.000

005 DC lâu bền đang sử dụng (*) 622 3.600.000

(*) Chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa, CCDC.



(**) Chi tiết theo từng TSCĐ.

(***) Chi tiết theo từng tiểu mục, mục, loại khoản.

Vật tƣ, CCDC tồn kho đầu kỳ

Kho Tên Đơn vị Số lƣợng Giá trị

Kho vật tư

Bút bi Thiên Long Chiếc

100 150.000

Giấy in Gram

50 4.000.000

Cộng 4.150.000

Kho

hàng hóa

Bút mực Chiếc 15 300.000

Cặp học sinh Chiếc 10 1.000.000

Cộng 1.300.000

CCDC đang sử dụng đầu năm tại các phòng ban

Phòng ban Mã CCDC Tên CCDC Đơn vị Số lƣợng Giá trị

PHT

BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 Bộ 02 1.000.000

BGGV Bàn ghế giáo viên Bộ 01 400.000

Cộng 1.400.000

PTC-KT


BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Bộ 03 1.050.000

Cộng 1.650.000

PHC-NS

BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Bộ 01 350.000


Cộng 550.000

Danh sách tài sản cố định đầu năm

Mã NHA OTO12 MVT01 PMKT

Loại Nhà cấp III

Phương tiện

vận tải

đường bộ

Máy vi tính Giá trị phần

mềm máy tính

Tên Nhà làm việc Xe TOYOTA

12 chỗ

Máy vi tính

01 Phần mềm KT

Phòng ban (sử

dụng) Toàn đơn vị PHT PTC-KT PTC-HC

Tình trạng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng

Ngày mua 19/04/2001 14/02/2004 12/01/2006 19/05/2006

Ngày ghi tăng 19/04/2001 14/02/2004 12/01/2006 19/05/2006



Ngày sử dụng 19/04/2001 14/02/2004 12/01/2006 19/05/2006

Ngày tính hao mòn 01/01/2002 01/01/2005 01/01/2007 01/01/2007

Nguyên giá 1.2000.000.000 400.000.000 14.000.000 12.000.000

Thời gian sử dụng 25 năm 10 năm 5 năm 5 năm

Tỷ lệ hao mòn

(%năm) 4% 10% 20% 20%

Hao mòn lũy kế 384.000.000 200.000.000 8.400.000 7.200.000

TK nguyên giá 2111 2113 2112 213

TK nguồn 466 466 466 466

Số dƣ nguồn kinh phí đầu năm 2010

Số hiệu

TK Tên TK Nguồn

Cấp

phát Chƣơng LK M TM Số tiền

46111

Nguồn KP

thường xuyên

năm trước

NS


6000 6001 30.000.000

6550 6551 17.000.000

7750 7761 12.000.000

7750 7799 11.000.000

Cộng 70.000.000

66111

Chi thường

xuyên năm

trước

NS


6000 6001 30.000.000

6550 6551 11.000.000

7750 7761 10.000.000

7750 7799 9.000.000

Cộng 60.000.000

5.3. Số liệu phát sinh

Trong năm 2010 có những nghiệp vụ phát sinh như sau:

5.3.1. Mua hàng

1. Ngày 04/01/2010, mua văn phòng phẩm nhập kho dùng cho hoạt động sự nghiệp

của công ty TNHH Hồng Hà chưa thanh toán, giá bao gồm VAT 10%

Sổ tay SL: 50 ĐG: 8.800 (đ/cuốn)

Kẹp giấy SL: 10 ĐG: 11.000 (đ/hộp)

2. Ngày 06/01/2010, mua CCDC nhập kho (dùng cho hoạt động sự nghiệp) của

công ty Hà Liên, đã thanh toán bằng tiền mặt, giá bao gồm VAT 10%




Quạt bàn SL: 02 ĐG: 350.000 (đ/chiếc)

3. Ngày 08/01/2010, chi mua hàng hóa của Công ty Hà Liên nhập kho, giá bao gồm

cả VAT 10%:




Theo hóa đơn GTGT số 0012356, ký hiệu AT/2010, ngày hóa đơn 08/01/2010.

4. Ngày 15/01/2010, chuyển tiền gửi ngân hàng mua công cụ dụng cụ nhập kho của

Công ty TNHH Hồng Hà (dùng cho hoạt động sự nghiệp), giá đã bao gồm VAT

10%

Bàn ghế học sinh SL: 05 ĐG: 420.000 (đ/bộ)

Bàn ghế giáo viên SL: 04 ĐG: 500.000 (đ/bộ)

5.3.2. Quản lý kho.

1. Ngày 12/02/2010 mua CCDC nhập kho của Công ty TNHH Hồng Hà (dùng cho

hoạt động sự nghiệp), chưa thanh toán, giá bao gồm VAT 10%

Quạt bàn SL: 02 ĐG: 330.000 (đ/chiếc)

Bàn máy vi tính loại 1 SL: 03 ĐG: 550.000 (đ/chiếc)

2. Ngày 20/02/2010 xuất CCDC sử dụng cho phòng hiệu trưởng

Bàn ghế giáo viên SL: 01

Quạt bàn SL: 01

3. Ngày 25/02/2010 xuất kho văn phòng phẩm dùng cho các phòng ban

Sổ tay SL: 40

Kẹp giấy SL: 10

4. Ngày 28/02/2010, xuất kho CCDC cho phòng Tài chính – Kế toán

Quạt bàn SL: 01

Bàn ghế học sinh SL: 02

5.3.3. Bán hàng

1. Ngày 05/03/2010, bán hàng cho Cửa hàng Lan Tây, VAT 10%, chưa thu tiền





Theo hoá đơn GTGT số: 0076431; ký hiệu: AB/2010T

2. Ngày 10/03/2010, bán hàng thu tiền mặt của cửa hàng Hoa Lan (VAT 10%)


Theo hoá đơn GTGT số: 0076432; ký hiệu: AB/2010T.

3. Ngày 28/03/2010, bán hàng cho cửa hàng Hoa Lan chưa thu tiền (VAT 10%)


Theo hoá đơn GTGT số: 0076433; ký hiệu: AB/2010T

5.3.4. Quản lý quỹ

1. Ngày 05/01/2010, trả tiền mua văn phòng phẩm ngày 04/01 cho công ty TNHH

Hồng Hà, số tiền: 550.000.

2. Ngày 15/01/2010, chi tiền tạm ứng công tác phí cho cán bộ Lê Thị Dung, số tiền:

1.500.000.

3. Ngày 19/03/2010, thu tiền của cửa hàng Lan Tây về số tiền hàng mua ngày

05/03/2010, số tiền: 1.408.000.

4. Ngày 24/03/2010,chi mua văn phòng phẩm của công ty TNHH Hồng Hà dùng

cho hoạt động kinh doanh, số tiền: 1.200.000.

5.3.5. Ngân hàng

1. Ngày 10/01/2010, chuyển tiền gửi ngân hàng Công thương trả nợ kỳ trước cho công

ty TNHH Hồng Hà, số tiền: 2.600.000, đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng.

2. Ngày 15/02/2010, chuyển tiền nộp thuế cho nhà nước, số tiền: 3.500.000, đã

nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng.

3. Ngày 27/02/2010, chuyển khoản trả tiền nước (hoạt động sản xuất kinh doanh)

cho công ty nước sạch Hà Nội, số tiền: 150.000.

4. Ngày 25/03/2010, công ty TNHH Tân Hòa trả tiền nợ kỳ trước bằng chuyển

khoản, đơn vị đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng, số tiền: 15.200.000.

5. Ngày 30/03/2010, chuyển khoản trả tiền điện dùng cho hoạt động kinh doanh cho

công ty EVN, số tiền 250.000.



5.3.6. Nguồn kinh phí

1. Ngày 04/01/2010, đơn vị nhận được thông báo dự toán kinh phí năm 2010 theo

quyết định 30122009:

Nhóm mục

chi

Tên nhóm mục Tổng số





Cộng 542.000.000

2. Ngày 05/01/2010, Trần Ngọc Diệp rút tạm ứng chuyển khoản vào tài khoản tại

ngân hàng Công thương, số tiền: 83.000.000. Trong đó:

- M/TM 6550/6551: 23.000.000

- M/TM 6900/6915: 35.000.000

- M/TM 9050/9062: 25.000.000

3. Ngày 10/02/2010, chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng Công thương mua máy

tính bỏ túi của công ty TNHH Hồng Hà cho phòng Tài chính – Kế toán (bằng tiền

đã cấp dự toán), số tiền: 3.200.000.

4. Ngày 12/03/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện thoại cho công ty Viettel,

số tiền: 2.300.000.

5. Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trước:

Số kinh phí năm trước chưa sử dụng hết chuyển sang năm nay là:

8.000.000 (M/TM: 6550/6551 và 7750/7761)

Số còn lại đơn vị đã nộp trả bằng tiền mặt (M/TM: 7750/7799).

6. Ngày 23/03/2010, Trần Ngọc Diệp thu học phí bằng tiền mặt, số tiền:

20.800.000.

5.3.7. Tài sản cố định

1. Ngày 12/01/2010, mua mới một máy tính Intel của Công ty TNHH Hồng Hà cho

phòng kế toán (chưa thanh toán tiền) theo hóa đơn số 0012750, ký hiệu:



NK/2010. Số tiền: 10.000.000, VAT: 10% (sử dụng cho hoạt động hành chính sự

nghiệp) (M/TM: 9050/9062).

Thời gian sử dụng 5 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 24/01/2010.

2. Ngày 22/01/2010 mua mới một máy phát điện của công ty Hà Liên, thanh toán

bằng tiền gửi ngân hàng theo hóa đơn số 0012365, ký hiệu: AT/2010. Số tiền:

30.000.000. VAT: 10% (sử dụng cho hoạt động sự nghiệp) (M/TM: 6900/6915).

Thời gian sử dụng 8 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 25/01/2010.

3. Ngày 25/01/2010, nhượng bán máy vi tính 01 dùng cho hoạt động sự nghiệp cho

cán bộ Hoàng Thu Hà, giá trị hao mòn lũy kế là 11.200.000, giá trị còn lại:

2.800.000, số tiền thu được từ thanh lý là 4.000.000 theo hóa đơn số 0005324, ký

hiệu AB/2010.

4. Ngày 26/01/2010, mua máy tính tiền phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại đơn

vị, chưa thanh toán tiền cho công ty Hồng Hà, số tiền là 16.000.000 (chưa có

VAT 10%) theo hóa đơn GTGT số 0012775, ký hiệu: NK/2010. Thời gian sử

dụng: 5 năm, bắt đầu đưa vào sử dụng ngày 28/01/2010.

5.3.8. Tiền lương

1. Ngày 30/01/2010, lập bảng lương, hạch toán lương và tính các khoản trích theo

lương tháng 01/2010 theo số liệu dưới đây (Lương cơ bản là 650.000)

STT Họ và tên Phòng ban Hệ số

lƣơng

Hệ số

phụ cấp

CV

Hệ số phụ

cấp thâm

niên

1 Trần Công Diễn Hiệu trưởng 5,62 2,3 1,5

2 Phạm Khánh Chi Kế toán trưởng 5,34 1,3 0,8

3 Trần Ngọc Diệp Kế toán viên 4,21 0,8 0,22

4 Lê Thị Dung Cán bộ HC 4,21 0,8 0,22

5 Hoàng Thu Hà Cán bộ HC 4,21 0,8 0,22

2. Ngày 31/01/2010, trả lương cho cán bộ viên chức bằng chuyển khoản kho bạc.



5.3.9. Chứng từ nghiệp vụ khác

1. Ngày 30/03/2010, tính ra số phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhà nước (50% số học

phí đã thu được).

2. Ngày 30/03/2010, nhận viện trợ từ tổ chức phi chính phủ bằng tiền gửi ngân

hàng: 32.000.000 (chưa có chứng từ ghi thu – ghi chi).

3. Ngày 31/03/2010, tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng và nhân

viên quản lý hoạt động kinh doanh, số tiền 2.800.000.

5.4. Yêu cầu

1. Tạo cơ sở dữ liệu cho Trường Tiểu học Mimosa theo những thông tin đã có.

2. Nhập số dư ban đầu đồng thời khai báo thông tin về danh mục kèm theo.

3. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên các phân hệ.

4. Các bút toán tự động

Quyết toán số dư đầu năm

Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng quý I/2010 và đã nhận được quyết

định thanh toán của kho bạc.

Tính giá xuất kho quý I/2010

Khấu trừ thuế GTGT quý I/2010

Kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động kinh doanh quý I/2010

5. In các báo cáo liên quan đến các phần hành trong quý I/ 2010

6. In các báo cáo tài chính quý I/2010

Bảng cân đối tài khoản.

Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.

Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ.

















Tài liệu tham khảo


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Quyết định 19/2006/TT-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về Chế độ kế

toán hành chính sự nghiệp.

2. Quyết định 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/06/2008 của Bộ Tài chính về việc Ban

hành Hệ thống mục lục ngân sách nhà nƣớc.

3. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24/11/2005 về việc

“Hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”.

4. “Những vấn đề Quan trọng khi đánh giá Phần mềm Kế toán và ERP tại Việt

Nam” của Mekong Capital Ltd, soạn thảo từ ngày 24/02/2004.

5. Website: http://www.pcworld.com.vn của Tạp chí Thế giới Vi tính.

6. Website: http://www.webketoan.vn

7. Website của các công ty phần mềm kế toán như:

http://www.myob.com

http://www.quickbooks.intuit.com

http://www.peachtree.com

http://www.sageaccpac.com

http://www.misa.com.vn

http://www.mof.gov.vn

http://www.dtsoftvn.com

http://www.saothang.com

http://www.pcworld.com.vn/

http://www.webketoan.vn/

http://www.myob.com/

http://www.quickbooks.intuit.com/

http://www.peachtree.com/

http://www.sageaccpac.com/


http://www.mof.gov.vn/

http://www.dtsoftvn.com/

http://www.saothang.com/

GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN MÁY – KẾ TOÁN HCSN

Chịu trách nhiệm xuất bản

NGUYỄN VĂN KHƢƠNG

Biên tập: TIẾN CƢỜNG

Trình bày: VŨ THỊ XUYẾN

Bìa: THẾ HANH

Liên kết với Công ty Cổ phần MISA Địa chỉ: 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Website: http://www.misa.com.vn

In 500 cuốn, khổ 18 x 24 cm, tại Công ty Cổ phần Nhà in Khoa học Công nghệ. Giấy

phép xuất bản số 48-2010/CXB/84/09-190/VHTT ngày 29/4/2010. In xong và nộp

lưu chiểu tháng 5 năm 2010.

giáo trình kế toán máy misa

Economy & Finance