-
UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European
GUVERNUL ROMÂNIEI Ministerul Administraţiei şi
Internelor
Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea
Capacităţii
Administrative"
GHIDUL SOLICITANTULUI Programul Operaţional „Dezvoltarea
Capacităţii Administrative”
Cererea de proiecte nr. 2/2009
Axa prioritară 2
Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor
publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare
Domeniul major de intervenţie 2.2 Îmbunătăţirea calităţii şi
eficienţei furnizării serviciilor
Sprijinirea iniţiativelor de reducere a duratei de livrare a
serviciilor publice
Acest ghid înlocuieşte versiunea publicată în februarie 2009 şi
intră în vigoare la data de 27 APRILIE 2009
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
2
Notă
Acest ghid a fost elaborat de Autoritatea de management pentru a
veni în sprijinul solicitanţilor care doresc să obţină finanţare
nerambursabilă din Fondul Social European în cadrul Programului
Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”. Ghidul
furnizează informaţii utile cu privire la eligibilitatea
solicitanţilor şi partenerilor, la eligibilitatea activităţilor şi
cheltuielilor, la modul de solicitare a finanţării, la evaluarea şi
selecţia cererilor de finanţare, la contractare, precum şi la
implementarea şi managementul financiar al proiectelor.
Documentul reprezintă un îndrumar. Pentru o mai bună înţelegere
a acestuia este recomandat să consultaţi documentele programatice
(Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative” şi
Documentul Cadru de Implementare) precum şi legislaţia naţională şi
comunitară. Dacă după parcurgerea acestui ghid mai aveţi întrebări
le puteţi adresa Autorităţii de management, Ministerul
Administraţiei şi Internelor , la telefoanele 021-314.39.29 sau
021-303.70.80, int. 11115 sau prin email la [email protected].
Informaţiile pe care le solicitaţi şi care sunt de interes pentru
toţi solicitanţii vor fi postate pe site-ul www.mai.gov.ro, rubrica
„fonduri structurale”.
Totodată, vă recomandăm să consultaţi periodic site-ul nostru
pentru orice modificări aduse acestui ghid şi orice alte informaţii
de interes.
mailto:[email protected]://www.mai.gov.ro/
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
3
Cuprins
1. INTRODUCERE
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
1.1 FONDUL SOCIAL EUROPEAN
(FSE)------------------------------------------------------------------------------------------
5 1.2 PROGRAMUL OPERAŢIONAL „DEZVOLTAREA CAPACITĂŢII
ADMINISTRATIVE”------------------------------------------- 6
1.2.1Implementarea Programului Operaţional „Dezvoltarea
Capacităţii Administrative” ------------ 6 1.2.2 Obiectivele
programului şi axele
prioritare---------------------------------------------------------------
6
2. DESCRIEREA CERERII DE PROIECTE
---------------------------------------------------------------------------------7
2.1 DESCRIEREA DOMENIULUI ŞI A
OPERAŢIUNII--------------------------------------------------------------------------------
7 2.2 CRITERII DE ELIGIBILITATE
------------------------------------------------------------------------------------------------
10
2.2.1 Eligibilitatea solicitanţilor
----------------------------------------------------------------------------------
10 2.2.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor
--------------------------------------------------------------- 12
2.2.3 Grupuri ţintă eligibile
----------------------------------------------------------------------------------------
14 2.2.4 Activităţi eligibile
---------------------------------------------------------------------------------------------
14 2.2.5 Durata proiectelor
--------------------------------------------------------------------------------------------
18 2.2.6 Valoarea eligibilă a proiectelor
----------------------------------------------------------------------------
18 2.2.7 Finanţarea
proiectelor---------------------------------------------------------------------------------------
18 2.2.8 Cheltuieli eligibile
---------------------------------------------------------------------------------------------
19
3. CUM PUTEŢI SOLICITA FINANŢAREA
------------------------------------------------------------------------------
23
3.1 CEREREA DE FINANŢARE
---------------------------------------------------------------------------------------------------
23 3.2 UNDE ŞI CÂND PUTEŢI DEPUNE CEREREA DE FINANŢARE
----------------------------------------------------------------
24
4. EVALUAREA ŞI SELECŢIA CERERILOR DE FINANŢARE
------------------------------------------------------- 26
4.1 VERIFICAREA CONFORMITĂŢII ADMINISTRATIVE ŞI A
ELIGIBILITĂŢII----------------------------------------------------
26 4.2 EVALUAREA TEHNICĂ ŞI
FINANCIARĂ--------------------------------------------------------------------------------------
26 4.3 SELECŢIA
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
27
5. CONTRACTAREA
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
29
5.1 ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANŢARE
------------------------------------------------------------------------------
29 5.2 MODIFICAREA CONTRACTULUI DE
FINANŢARE----------------------------------------------------------------------------
30
6. IMPLEMENTAREA ŞI MANAGEMENTUL FINANCIAR
---------------------------------------------------------- 32
6.1 MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII
PROIECTELOR-------------------------------------------------------------------------
32 6.1.1Procedurile standard de monitorizare
--------------------------------------------------------------------
32 6.1.2 Procedurile specifice de monitorizare
--------------------------------------------------------------------
36 6.1.3 Asistenţă post-contractare
----------------------------------------------------------------------------------
36
6.2 MANAGEMENTUL FINANCIAR ÎN PERIOADA DE IMPLEMENTARE
--------------------------------------------------------- 37 6.2.1
Mecanismul de efectuare a plăţilor
-----------------------------------------------------------------------
37 6.2.2 Controlul proiectului
-----------------------------------------------------------------------------------------
40 6.2.3 Sesizarea
neregulilor-----------------------------------------------------------------------------------------
42 6.2.4 Recuperarea debitelor
---------------------------------------------------------------------------------------
43
7. CONTESTAŢII
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
45
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
4
Abrevieri
ACP Autoritatea de Certificare şi Plată ANAF Agenţia Naţională
de Administrare Fiscală
AM Autoritatea de management pentru Programul Operaţional
„Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
CM Comitetul de Monitorizare CSNR Cadrul Strategic Naţional de
Referinţă DCI Document Cadru de Implementare FC Fondul de Coeziune
FEADR Fondul European pentru Agricultură şi Dezvoltare Rurală FEDR
Fondul European de Dezvoltare Regională FEP Fondul European pentru
Pescuit FSE Fondul Social European MAI Ministerul Administraţiei şi
Internelor PND Planul Naţional de Dezvoltare PO DCA Programului
Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative” SMIS Sistemul
Unic de Management al Informaţiei UPC Unitatea de Plăţi şi
Contabilitate UV Unitatea de validare
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
5
1. Introducere
Ca stat membru al Uniunii Europene, România beneficiază de
sprijin financiar, din Fondurile Structurale şi de Coeziune, suma
alocată României fiind de 19,668 miliarde Euro.
Această sumă va trebui contractată prin proiecte eligibile până
la data de 31 decembrie 2013 şi cheltuită în conformitate cu
legislaţia europeană şi naţională până la data de 31 decembrie
2015.
Pentru perioada de programare 2007-2013 asistenţa financiară
acordată României este reprezentată de două Fonduri Structurale:
Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR) şi Fondul Social
European (FSE), precum şi de un Fond de Coeziune, cărora li se mai
adaugă două „acţiuni complementare”: Fondul European pentru
Agricultură şi Dezvoltare Rurală (FEADR) şi Fondul European pentru
Pescuit (FEP).
1.1 Fondul Social European (FSE)
Fondul Social European (FSE), reglementat prin Regulamentul nr.
1081/2006 al Consiliului Uniunii Europene şi al Parlamentului
European este instrumentul financiar care, în cadrul politicii de
coeziune, sub obiectivele convergenţă şi competitivitate regională
şi ocuparea forţei de muncă şi în conformitate cu Strategia
Europeană de Ocupare a Forţei de Muncă, susţine o gamă largă de
investiţii în dezvoltarea şi formarea resurselor umane, care
vizează următoarele priorităţi:
sporirea adaptabilităţii forţei de muncă şi a întreprinderilor;
creşterea accesului pe piaţa forţei de muncă a persoanelor aflate
în căutarea unui
loc de munca şi a persoanelor inactive, prevenirea şomajului,
prelungirea vieţii active şi creşterea gradului de participare a
femeilor şi a migranţilor, pe piaţa muncii;
sprijinirea incluziunii sociale a persoanelor dezavantajate şi
combaterea discriminării;
reforma în domeniile ocupării şi incluziunii sociale, în
particular prin promovarea dezvoltării parteneriatelor şi a
convenţiilor prin lucrul în reţea al actorilor relevanţi la nivel
naţional, regional şi local;
extinderea şi îmbunătăţirea investiţiilor în capitalul uman
(educaţie şi formare profesională);
întărirea capacităţii instituţionale şi a eficienţei
administraţiilor publice şi serviciilor publice la nivel naţional,
regional şi local, pentru a putea implementa reforme, în special în
domeniul educaţional, economic, social, al ocupării forţei de
muncă, al sănătăţii, protecţiei mediului.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
6
1.2 Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative”
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
(PO DCA) este finanţat din Fondul Social European şi vizează
dezvoltarea capacităţii administrative, precum şi sprijinirea
eforturilor de modernizare a administraţiei publice româneşti.
PO DCA beneficiază de o sumă totală de 246.014.081 euro, din
care 208.002.622 euro reprezintă contribuţia Uniunii Europene, şi
38.011.459 euro este contribuţia statului român.
Prin Hotărârea Guvernului nr. nr. 457/2008 privind cadrul
instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor
structurale, Ministerul Administraţiei şi Internelor a fost
desemnat Autoritate de Management pentru PO DCA.
1.2.1 Implementarea Programului Operaţional „Dezvoltarea
Capacităţii Administrative”
Implementarea PO DCA (contractarea proiectelor), gestionată de
Autoritatea de management, se va desfăşura în perioada 2007-2013,
potrivit prevederilor Regulamentelor Uniunii Europene, iar plăţile
se vor efectua în conformitate cu regula n+3/n+2 până în 20151.
1.2.2 Obiectivele programului şi axele prioritare PO DCA are un
obiectiv general şi două obiective specifice. Obiectivul general
al
PO DCA este acela de a contribui la crearea unei administraţii
publice mai eficiente şi mai eficace în beneficiul socio-economic
al societăţii româneşti.
Cele două obiective specifice se referă, pe de o parte, la
obţinerea unor îmbunătăţiri structurale şi de proces ale
managementului ciclului de politici publice în administraţia
publică centrală şi locală şi, pe de altă parte, la îmbunătăţirea
calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul
pus pe procesul de descentralizare .
Aceste două obiective specifice se regăsesc în cele două axe
prioritare, prima tratând managementul ciclului de politici
publice, iar cea de-a doua furnizarea serviciilor publice. Fiecare
din cele doua axe prioritare este organizată pe domenii de
intervenţie, prima axă având trei domenii majore de intervenţie,
iar cea de a doua axă, două domenii majore de intervenţie, care pot
fi transpuse în realitate prin mai multe tipuri de operaţiuni
orientative. Pe lângă aceste două axe prioritare tematice, există
şi o a treia axă prioritară, de mai mică întindere, care prevede
asigurarea asistenţei tehnice pentru buna desfăşurare a
managementului Programului Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative”.
Informaţii suplimentare privind domeniile majore de intervenţie
şi operaţiunile operative ale axelor prioritare le puteţi găsi în
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative” şi
în Documentul Cadru de Implementare disponibile la adresa
www.mai.gov.ro, rubrica fonduri structurale.
1 Regula n+2/n+3 este o regulă valabilă la nivel de Program
Operaţional. Pentru fondurile alocate în fiecare dintre anii
perioadei 2007-2010 va funcţiona regula n+3, iar pentru perioada
2011-2013 se va aplica regula n+2. Beneficiarii vor trebui să
respecte strict termenele stabilite în proiectele proprii astfel
încât Autoritatea de management să poată încheia la timp (în anul
n+3/n+2) cheltuirea şi decontarea banilor alocaţi la nivel de
Program în anul „n.”
http://www.mai.gov.ro/
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
7
2. Descrierea cererii de proiecte
2.1 Descrierea domeniului şi a operaţiunii
Axa prioritară 2: „Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei
furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de
descentralizare”
Axa prioritară 2 cuprinde două domenii majore de intervenţie
care se concentrează în mod direct pe furnizarea de servicii
publice, punându-se accent pe procesul de descentralizare.
Indicatorii de rezultat scot în evidenţă implementarea planurilor
de descentralizare în sectoarele prioritare şi o îmbunătăţire
măsurabilă a eficienţei furnizării serviciilor publice. Acest lucru
se va realiza printr-o combinaţie de training, iniţiative de
simplificare administrativă, intervenţii privind calitatea şi
costul serviciilor publice pentru a îmbunătăţi promptitudinea
furnizării acestora.
Obiectivul acestei axe prioritare este acela de a îmbunătăţi
calitatea şi eficienţa serviciilor furnizate de către administraţia
publică (centrală şi locală).
Domeniul major de intervenţie 2.2 Îmbunătăţirea calităţii şi
eficienţei furnizării serviciilor
Acest domeniu major de intervenţie se concentrează pe calitatea
furnizării serviciilor publice. Consolidarea capacităţii
administrative în ceea ce priveşte managementul calităţii,
promptitudinea şi evaluarea serviciilor este considerată un element
cheie în îmbunătăţirea eficienţei serviciilor publice.
Operaţiunea: Implementarea iniţiativelor de reducere a duratei
de livrare a serviciilor publice (de exemplu, ghişeul unic pentru
cetăţeni, şi în formă electronică, planificarea serviciilor
destinate cetăţenilor, managementul documentelor, folosirea regulii
aprobării tacite, etc.).
Obiectivul specific este acela de a îmbunătăţi furnizarea de
servicii publice.
Acest domeniu major va sprijini atât activităţi de instruire şi
asistenţă tehnică pentru iniţiativele locale de simplificare
administrativă, cât şi analize de cost şi creştere a promptitudinii
în furnizarea serviciilor publice.
Serviciile publice trebuie să fie furnizate conform unui set de
principii generale (de exemplu, egalitate, imparţialitate,
continuitate, regularitate, transparenţă, libertatea alegerii,
amabilitate, promptitudine, consultare şi „value for money”).
Furnizarea serviciilor trebuie să se bazeze pe standarde şi
obiective măsurabile în raport cu performanţa reală.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
8
Indicatori Proiectul pe care îl propuneţi trebuie să contribuie
la atingerea următorilor indicatori:
Indicatori de
realizare imediată
(„output”)
Valoare de
bază
An de
bază
Ţinte cumulative orientative
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Zile participant la
instruire (număr)* 0 2007 1.200 2.400 3.900 5.500 7.200 9.000
10.500
Analize de
simplificare
administrativă
(număr)
7 2006 30 60 95 135
180
220 250
Indicatori de
rezultat („result”)
Valoare de
bază
An de
bază 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Număr de instituţii în
care s-au aplicat
mecanisme de
reducere a duratei de
livrare a serviciilor
publice
0 2007 20
*Numărul de zile de instruire efectuate de fiecare participant
se va înmulţi cu
numărul participanţilor
Lista nu este restrictivă, puteţi să folosiţi şi alţi indicatori
faţă de cei indicaţi mai sus, dacă aceştia vă sunt necesari în
monitorizarea proiectului.
Proiectul pe care îl propuneţi trebuie să contribuie la
realizarea obiectivului domeniului de intervenţie şi implicit la
atingerea acestor indicatori. Acest lucru va fi luat în considerare
în timpul evaluării (vezi cap. 4 şi anexa nr. 5 Grila de
evaluare).
Pe parcursul implementării proiectului (dacă se aprobă
finanţarea nerambursabilă) următorii indicatori suplimentari vor fi
solicitaţi prin intermediul rapoartelor de monitorizare (vezi cap.
6.1):
A. Număr de participanţi la cursuri, din care: femei/ bărbaţi în
categoria de vârstă : 15-24 ani / 25-54 ani / 55-64 ani funcţionari
publici/personal contractual funcţionari publici: înalţi
funcţionari publici/funcţionari publici de
conducere/funcţionari publici de execuţie personal contractual:
de conducere/de execuţie angajaţi în: administraţia publică
centrală/administraţia publică locală angajaţi în:
ministere/agenţii/consilii judeţene/consilii locale/altele
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
9
angajaţi în instituţii din: urban/ rural absolvenţi de
învăţământ de nivel: mediu (ISCED 3)/ postliceal (ISCED 4)/
superior (ISCED 5 ŞI 6) membrii ai minorităţilor naţionale/
migranţi / persoane cu dizabilităţi/ membrii
ai altor grupuri sociale vulnerabile din sectorul: educaţie/
asistenţă socială/ sănătate/ altele
B. Număr de sesiuni de instruire: cu durata de: 1 zi/ 2-5 zile/
peste 5 zile cu tema : formulare a politicilor publice/ planificare
strategică/ limbi străine
/managementul proiectelor / managementul resurselor umane/
tehnologia informaţiei, ECDL /achiziţii publice/ management
financiar/altele
C. Număr de module de training: în administraţia publică
centrală/ în administraţia publică locală pe ansamblul
administraţiei publice/pe sectoare
D. Studii, analize, rapoarte, strategii:
în administraţia publică centrală/ în administraţia publică
locală pe ansamblul administraţiei publice/pe sectoare
Alocare financiară
Suma alocată acestei cereri de proiecte este de 12.000.000
lei.
Durata cererii de proiecte
Cererea de proiecte este cu depunere continuă (fără termen
limită de depunere). În momentul în care suma alocată prezentei
cereri de proiecte este contractată sau dacă Autoritatea de
management decide astfel, cererea de proiecte va fi închisă, iar
depunerea proiectelor nu va mai fi posibilă. Autoritatea de
management va anunţa public acest lucru.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
10
2.2 Criterii de eligibilitate
2.2.1 Eligibilitatea solicitanţilor Condiţii specifice:
Pot depune proiecte în cadrul acestei cereri de proiecte
următoarele instituţii:
Ministere (inclusiv Instituţiile Prefectului); Autorităţi ale
administraţiei publice locale; Structurile asociative ale
autorităţilor administraţiei publice locale; Asociaţiile de
dezvoltare intercomunitară; Instituţiile Prefectului.
ATENŢIE! În cazul în care cererea de finanţare este depusă de un
ordonator secundar sau
terţiar de credite, declaraţia solicitantului - anexa 4 la
Cererea de finanţare trebuie să fie semnată de ordonatorul
principal de credite.
Dacă cererea de finanţare este depusă de unităţile administrativ
teritoriale/autorităţile publice locale, de structurile asociative
şi de ADI, asumarea cheltuielilor pentru proiect se realizează,
după caz, printr-o Hotărâre a Consiliului Local, Hotărâre a
Consiliului Judeţean sau Hotărâre a Adunării Generale/a Consiliului
Director privind asigurarea resurselor financiare necesare
implementării proiectului, după caz (vezi cap. 5.2 „Lista documente
justificative” din cererea de finanţare). Aceste hotărâri trebuie
să conţină cel puţin date de identificare a proiectului şi sumele
alocate proiectului.
În cazul în care solicitantul este o autoritate a administraţiei
publice locale care nu a realizat demersurile pentru înscrierea
unităţii administrativ teritoriale ca persoană juridică de drept
public, cu capacitate juridică deplină (conform reglementărilor
Legii 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare), aceste demersuri trebuie
finalizate până la semnarea contractului de finanţare. Contractul
se va semna numai cu unităţile administrativ-teritoriale şi
sectoarele municipiului Bucureşti, reprezentate conform legii de
primar sau de preşedintele consiliului judeţean, după caz.
În cazul instituţiilor prefectului, instituţiilor şi direcţiilor
cu personalitate juridică din subordinea autorităţilor
administraţiei publice locale, contractul de finanţare va fi semnat
cu ordonatorul secundar de credite sau ordonatorul terţiar de
credite, după caz.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
11
Condiţii generale:
În conformitate cu Regulamentul Comisiei Europene nr. 1605/2002,
nu aveţi dreptul să participaţi la cererea de proiecte sau să
primiţi o finanţare nerambursabilă dacă instituţia sau
reprezentantul său legal, persoana nominalizată în cererea de
finanţare, se află într-una din următoarele situaţii :
a) Sunteţi în faliment sau în curs de lichidare, sunteţi în
administrarea unei autorităţi judiciare, sau implicaţi în
înţelegeri cu creditorii, v-aţi suspendat activităţile, sunteţi
subiect al procedurilor vizând aceste aspecte, sau vă aflaţi într-o
situaţie similară ca urmare a aplicării unei proceduri similare
prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în
vigoare;
b) aţi suferit condamnări privind conduita profesională,
printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata)
(ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel);
c) sunteţi vinovaţi de grave erori profesionale dovedite prin
orice mijloace pe care Autoritatea de management le poate
justifica;
d) obligaţiile de plată nete depăşesc 1/12 din totalul
obligaţiilor datorate în ultimele 12 luni, evidenţiate în
Certificatul de atestare fiscală pentru persoane juridice eliberat
de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală;
e) obligaţiile de plată depăşesc 1/6 din totalul obligaţiilor
datorate în ultimul semestru, evidenţiate în Certificatul de
atestare fiscală pentru persoane juridice privind impozitele şi
taxele locale şi alte venituri ale bugetului local eliberat de
unitatea administrativ teritorială;
f) aţi suferit condamnări pentru fraudă, corupţie, implicarea
într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în
detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor, printr-o
hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata);
g) aţi fost declaraţi a fi într-o situaţie gravă de nerespectare
a obligaţiilor contractuale privind procedurile de achiziţie sau
procedurile de contractare a finanţărilor nerambursabile din
fondurile Comunităţii Europene.
Cererea de finanţare conţine o secţiune în care reprezentantul
legal declară pe proprie răspundere că nu se află în situaţiile
descrise mai sus.
Puteţi fi de asemenea excluşi de la participarea la cererea de
proiecte sau de la primirea unei finanţări nerambursabile dacă în
timpul cererii de proiecte:
h) sunteţi vinovaţi de distorsionări grave în procesul de
transmitere a informaţiilor solicitate de către Autoritatea de
management, ca şi condiţie de participare la cererea de
proiecte;
i) aţi încercat să obţineţi informaţii confidenţiale sau să
influenţaţi evaluatorii Autorităţii de management în timpul
procesului de evaluare a cererilor de finanţare din prezenta cerere
de proiecte sau a unora anterioare.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
12
2.2.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor
Respectând prevederile legislaţiei naţionale, dumneavoastră, ca
solicitanţi ai finanţării din PO DCA, puteţi implementa proiectul
în parteneriat. Partenerii şi relaţia de parteneriat nu trebuie să
încalce prevederile OUG 34/2006 , şi anume nu trebuie să limiteze
competiţia pe piaţa bunurilor sau serviciilor prin intrarea în
parteneriat cu un potenţial furnizor de servicii şi nu trebuie să
afecteze utilizarea eficientă a fondurilor publice luând în
considerare o evaluare calitate – cost. Prin urmare, Autoritatea de
management va considera neeligibil un parteneriat între dvs. şi un
potenţial furnizor de bunuri sau servicii pentru a „ocoli ”
procedurile de achiziţie publică (pentru activităţile pe care le
desfășoară partenerul)
Partenerii pot pune bani în comun pentru implementarea
proiectului, pot realiza o parte din activităţile proiectului
(respectând prevederile legale referitore la achiziţiile publice).
Solicitantul este responsabil cu depunerea cererii de finanţare şi
semnarea contractului cu Autoritatea de management. Rolul fiecărui
partener trebuie precizat foarte clar şi detaliat în cadrul cererii
de finanţare şi în acordul de parteneriat (anexa nr. 1 la Cererea
de finanţare). Acordul trebuie să conţină şi o clauză privind
situaţia în care unul dintre parteneri nu-şi realizează
obligaţiile. În acest caz, solicitantul trebuie să poată prelua
toată activitatea partenerului în cauză.
Condiţii specifice: Categoriile de parteneri eligibili în cadrul
acestei cereri de proiecte sunt: Ministere; Autorităţi ale
administraţiei publice locale; Structurile asociative ale
autorităţilor administraţiei publice locale; Asociaţiile de
dezvoltare intercomunitară.
Condiţii generale:
Partenerii pot fi instituţii cu sediul în România sau în
străinătate. Cheltuielile angajate de aceştia sunt eligibile în
aceeaşi măsură cu cele propuse de
dumneavoastră ca beneficiar al finanţării. În conformitate cu
Regulamentul Comisiei Europene nr. 1605/2002, nu au dreptul
să participe la cererea de proiecte sau să primească o finanţare
nerambursabilă dacă instituţia parteneră sau reprezentantul său
legal se află într-una din următoarele situaţii:
a) Sunteţi în faliment sau în curs de lichidare, sunteţi în
administrarea unei autorităţi judiciare, sau implicaţi în
înţelegeri cu creditorii, v-aţi suspendat activităţile, sunteţi
subiect al procedurilor vizând aceste aspecte, sau vă aflaţi într-o
situaţie similară ca urmare a aplicării unei proceduri similare
prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în
vigoare;
b) aţi suferit condamnări privind conduita profesională,
printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata)
(ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel);
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
13
c) sunteţi vinovaţi de grave erori profesionale dovedite prin
orice mijloace pe care Autoritatea de management le poate
justifica;
d) obligaţiile de plată nete depăşesc 1/12 din totalul
obligaţiilor datorate în ultimele 12 luni, evidenţiate în
Certificatul de atestare fiscală pentru persoane juridice eliberat
de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală;
e) obligaţiile de plată depăşesc 1/6 din totalul obligaţiilor
datorate în ultimul semestru, evidenţiate în Certificatul de
atestare fiscală pentru persoane juridice privind impozitele şi
taxele locale şi alte venituri ale bugetului local eliberat de
unitatea administrativ teritorială;
f) aţi suferit condamnări pentru fraudă, corupţie, implicarea
într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în
detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor, printr-o
hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata);
g) aţi fost declaraţi a fi într-o situaţie gravă de nerespectare
a obligaţiilor contractuale privind procedurile de achiziţie sau
procedurile de contractare a finanţărilor nerambursabile din
fondurile Comunităţii Europene.
Împreună cu cererea de finanţare, trebuie să înaintaţi o
declaraţie a partenerilor pe propria lor răspundere că nu se găsesc
în nici una dintre situaţiile menţionate la punctele de la (a) la
(g).
De asemenea, puteţi fi exclus de la participarea la cererea de
proiecte sau de la primirea unei finanţări nerambursabile
partenerul care în timpul cererii de proiecte:
h) este vinovat de distorsionări grave în procesul de
transmitere a informaţiilor solicitate de către Autoritatea de
management, ca şi condiţie de participare la cererea de
proiecte;
i) a încercat să obţină informaţii confidenţiale sau să
influenţeze evaluatorii Autorităţii de management în timpul
procesului de evaluare a cererilor de finanţare din prezenta cerere
de proiecte sau a unora anterioare.
În cazul parteneriatelor cu un ONG sau o instituţie publică din
străinătate,
declaraţiile şi documentele justificative ale partenerului/ilor
trebuie să fie redactate în limba lor oficială şi traduse şi
legalizate în limba română.
Contribuţia partenerilor la co-finanţarea proiectului nu este
obligatorie.
ATENŢIE! Partenerii trebuie să prezinte împreună cu cererea de
finanţare aceleaşi declaraţii şi documente justificative ca şi
solicitantul.
Contractanţii nu sunt parteneri, iar alegerea acestora trebuie
să se facă în conformitate cu legislaţia naţională privind
achiziţiile publice, Ordonanţa de Urgenţă nr. 34 din 19 aprilie
2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificările şi completările
ulterioare.
Singurul răspunzător în faţa Autorităţii de management pentru
implementarea proiectului este solicitantul (vezi art. 8 (3) din
anexa nr. 1 Contractul de finanţare).
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
14
2.2.3 Grupuri ţintă eligibile Grupurile ţintă sunt reprezentate
de entităţile/grupurile care sunt vizate direct
sau indirect de implementarea şi rezultatele proiectului.
Grupurile ţintă ale prezentei cereri de proiecte sunt instituţiile
administraţiei
publice centrale şi locale şi personalul acestora.
ATENŢIE! Grupul ţintă identificat mai sus trebuie să fie vizat
de proiectul dvs., acesta fiind un element eliminatoriu în etapa de
verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii;
neîndeplinirea lui atrage respingerea proiectului chiar din această
etapă. Unde este posibil grupul ţintă trebuie exprimat numeric, de
exemplu, „grupul ţintă este alcătuit din X funcţionari publici”, pe
baza acestui număr calculându-se de altfel, şi elemente ale
bugetului proiectului.
2.2.4 Activităţi eligibile
Revizuirea, dezvoltarea, optimizarea structurilor care
gestionează serviciile
publice Studii, consultanţă şi instruire pentru dezvoltarea,
implementarea şi/sau
integrarea iniţiativelor de reducere a duratei de livrare a
serviciilor publice; Implementarea şi/sau integrarea iniţiativelor
de reducere a duratei de livrare a
serviciilor publice; Consultanţă, studii şi instruire în
domeniul evaluării performanţelor serviciilor
publice; Studii/analize privind performanţele administraţiei
publice în furnizarea
serviciilor; Studii şi consultanţă pentru analiza problemelor
specifice furnizării serviciilor
publice în vederea simplificării şi reducerii barierelor
administrative pentru cetăţeni;
Consultanţă, studii şi instruire pentru dezvoltarea,
implementarea, integrarea şi/sau folosirea mecanismelor
electronice;
Schimbul de bune practici şi aplicarea pe scară largă a
acestora, vizite de studiu, organizarea de seminarii, conferinţe şi
stagii practică în îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării
serviciilor.
Lista activităţilor eligibile de mai sus este orientativă. Alte
activităţi decât cele de
mai sus pot fi considerate eligibile dacă solicitantul justifică
necesitatea derulării lor în scopul implementării proiectului în
condiţii optime, respectând obiectivele domeniului şi operaţiunii
lansate prin acest ghid.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
15
O activitate obligatorie este auditul întregului proiect (al
activităţilor, al înregistrărilor şi al conturilor) realizat de un
auditor autorizat. Ultima cerere de rambursare trebuie însoţită de
raportul de audit.
Eligibilitatea unei activităţi nu este echivalentă cu
eligibilitatea cheltuielilor efectuate pentru realizarea acelei
activităţi. În acest sens, vă recomandăm consultarea Ordinului
comun al ministrului internelor şi reformei administrative şi al
ministrului economiei şi finanţelor privind aprobarea cheltuielilor
eligibile pentru Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative”, anexa nr. 2 la prezentul ghid.
Măsuri de promovare şi publicitate
Aveţi obligaţia să asiguraţi o vizibilitate potrivită şi o
promovare adecvată a proiectului, incluzând obiectivele,
rezultatele obţinute, în conformitate cu instrucţiunile cuprinse în
Manualul de identitate vizuală pentru instrumentele structurale
2007-2013 în România (obiectivul convergenţă). Pentru a fi
îndeplinite cerinţele de informare şi publicitate, veţi putea
beneficia de sprijinul Unităţii de Comunicare din cadrul AM (de
exemplu, în vederea elaborării diferitelor materiale).
În timpul implementării proiectului trebuie să transmiteţi
Autorităţii de management, spre aprobare, modelele de bannere,
afişe, etichete sau orice alte elemente de identitate vizuală,
înainte ca acestea să fie utilizate în cadrul proiectului. AM va
verifica acurateţea informaţiilor legate de UE (finanţare, politici
etc.) si respectarea regulilor cu privire la identitatea vizuală.
Materialul va putea fi tipărit doar dacă primeşte acceptul de la
AM.
În plus, va trebui să descrieţi în cadrul rapoartelor de progres
toate activităţile de informare şi publicitate desfăşurate,
aferente proiectului şi veţi ataşa la raport copii după articolele
de presă, fotografii ale evenimentelor organizate în cadrul
proiectului din care să reiasă respectarea cerinţelor de informare
şi publicitate, copii după publicaţii etc. Mai multe detalii despre
rapoartele de progres şi procedura de monitorizare a proiectului de
către Autoritatea de management le găsiţi în capitolul 6 al
prezentului ghid. Totodată, contractul de finanţare prevede în
anexa nr. IV elemente de identitate vizuală şi măsurile minime de
promovare şi publicitate prezentate şi mai jos. Măsuri minime de
promovare şi publicitate
Proiectul propus trebuie să conţină cel puţin următoarele măsuri
de publicitate, reflectate în buget:
comunicat de presă într-un ziar regional şi/sau local privind
începerea proiectului şi comunicat de presă la închiderea
proiectului cu menţionarea rezultatelor obţinute; bannere sau afişe
la locul de desfăşurare a proiectului; includerea pe
materialele-suport pentru activităţile de training, inclusiv a
certificatelor de orice tip, a elementelor obligatorii de
identitate vizuală; etichete pentru mijloacele fixe achiziţionate
in timpul desfășurării proiectului; cel puţin un eveniment de
promovare a proiectului.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
16
ATENŢIE! Asigurarea vizibilităţii şi promovării adecvate este
criteriu eliminatoriu în etapa de verificare a conformităţii
administrative şi a eligibilităţii, lipsa elementelor de promovare
şi publicitate putând duce la respingerea cererii de finanţare încă
din această etapă.
Măsuri privind dezvoltarea durabilă
Pentru a respecta cerinţele legislaţiei comunitare şi pentru a
contribui la realizarea unei economii europene echilibrate,
durabile şi inovative, conceptul dezvoltării durabile trebuie
abordat în cadrul tuturor proiectelor finanţate din fonduri
structurale.
Prin urmare, activităţile propuse în cadrul acestei cereri de
proiecte vor urmări respectarea principiilor dezvoltării durabile
pe parcursul diferitelor etape de implementare, luând în
considerare aspecte privind mediul înconjurător (de ex. diminuarea
impactului negativ asupra mediului).
Proiectele trebuie să abordeze toate cele trei dimensiuni ale
conceptului dezvoltării durabile şi anume dimensiunea ecologică,
economică şi socială.
Exemple de abordări ale conceptului dezvoltării durabile:
utilizarea raţională a resurselor, alegerea unei logistici
adecvate, inserarea unui mesaj special pe materialele de curs
şi/sau în corespondenţa electronică care să atragă atenţia asupra
problemelor de mediu şi să îndemne la protecţia acestuia,
logo-uri/sloganuri pe materialele furnizate, etc. Măsuri minime
privind dezvoltarea durabilă
Totodată în elaborarea cererilor de finanţare trebuie să
abordaţi conceptul dezvoltării durabile în cadrul activităţilor
proiectului, urmărind atât conştientizarea importanţei acestui
concept cât şi instruirea în domeniul problemelor de mediu. Astfel,
trebuie să includeţi în activităţile proiectului, în funcţie de
specificul acestora cel puţin una din următoarele modalităţi de
promovare a dezvoltării durabile:
un modul un curs un seminar o secţiune în cadrul unui modul, sau
o conferinţă
Măsuri privind egalitatea de şanse
Egalitatea de şanse reprezintă un drept fundamental, o valoare
comună şi un obiectiv cheie al Uniunii Europene, fiind în acelaşi
timp o piesa centrală a strategiei nediscriminatorii şi o condiţie
absolut necesară pentru îndeplinirea obiectivelor de creștere,
ocupare a forței de muncă și coeziune socială la nivelul UE.
Astfel, în calitate de solicitant, trebuie să respectaţi
prevederile legislaţiei în vigoare cu privire la egalitatea de
şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi în
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
17
domeniul muncii, egalităţii de şanse şi nediscriminare2. Luaţi
în considerare în implementarea proiectului toate politicile şi
practicile prin care să nu se realizeze nicio deosebire, excludere,
restricţie sau preferinţă, indiferent de: rasă, naţionalitate,
etnie, limbă, religie, categorie socială, convingeri, gen,
orientare sexuală, vârstă, handicap, boală cronică necontagioasă,
infectare HIV, apartenenţă la o categorie defavorizată, precum şi
orice alt criteriu care are ca scop sau efect restrângerea,
înlăturarea recunoaşterii, folosinţei sau exercitării, în condiţii
de egalitate, a drepturilor omului şi a libertăţilor fundamentale
sau a drepturilor recunoscute de lege, în domeniul politic,
economic, social şi cultural sau în orice alte domenii ale vieţii
publice.
Măsuri minime privind egalitatea de şanse
Cererile de finanţare depuse de dumneavoastră trebuie să
abordeze, în funcţie de specificul activităţilor, cel puţin una din
următoarele modalităţi de promovare a egalităţii de şanse:
un modul un curs un seminar o secţiune în cadrul unui modul, sau
o conferinţă
care să urmărească conştientizarea importanţei şi promovarea
conceptului de egalitate de şanse.
ATENŢIE! În situaţia în care nu veţi aborda aspectele minime
solicitate privind dezvoltarea durabilă şi egalitatea de şanse
proiectul poate fi respins în etapa de verificare a conformităţii
administrative şi a eligibilităţii (vezi lista de verificare a
conformităţii administrative şi a eligibilităţii). Simpla asumare a
textului cu privire la dezvoltarea durabilă şi la egalitatea de
şanse, din ghidul solicitantului, nu este suficientă pentru
îndeplinirea criteriilor ce se referă la dezvoltarea durabilă şi
egalitatea de şanse din lista de verificare a conformităţii
administrative şi eligibilităţii şi poate atrage respingerea
proiectului în această etapă. În cadrul procesului de evaluare a
proiectelor se va ţine seama de contribuţia acestora la promovarea
dezvoltării durabile şi egalităţii de şanse, fiecare aspect
abordat, în plus faţă de măsurile minime solicitate contribuind la
acordarea unui punctaj superior.
2 Constituţia României, art. 4 alin. 2 şi art. 16 alin. 1; Codul
Muncii, art. 3-9; OG 137/2000 republicată privind prevenirea şi
sancţionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002
privind egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi; OUG 96/2003
pentru protecţia maternităţii şi Legea 210/1999 privind concediul
paternal
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
18
Mai multe informaţii cu privire la temele orizontale (egalitate
de şanse şi dezvoltare durabilă) puteţi găsi în materialul listat
pe site-ul AM PO DCA, www.mai.gov.ro rubrica „Fonduri
structurale”.
2.2.5 Durata proiectelor Durata proiectului reprezintă perioada
de implementare a activităţilor
proiectului şi anume perioada cuprinsă între data semnării
contractului de finanţare – respectiv data semnării acestuia de
către ultima parte semnatară - şi data finalizării ultimei
activităţi prevăzute în cadrul proiectului.
Durata proiectelor pentru care solicitaţi finanţare în cadrul
acestei cereri de proiecte trebuie să fie de minim 6 luni, dar nu
poate să depăşească 18 luni.
2.2.6 Valoarea eligibilă a proiectelor Proiectele depuse în
cadrul acestei cereri de proiecte trebuie să fie de minim
240.000 lei şi de maxim 1.200.000 lei (valoarea totală a
proiectului, fără TVA).
ATENŢIE! Acesta este un criteriu de eligibilitate a proiectului.
Neîndeplinirea lui atrage respingerea proiectului (vezi lista de
verificarea a conformităţii administrative şi a
eligibilităţii).
Cheltuielile din bugetul propus trebuie exprimate în lei, fără
TVA. Bugetul proiectului
se va compune din: Cheltuieli eligibile: directe şi indirecte
(cheltuieli generale de administraţie) Cheltuieli neeligibile
(altele decât TVA) TVA
2.2.7 Finanţarea proiectelor
Valoarea finanţării acordate pentru autorităţile administraţiei
publice centrale este de maxim 85% din totalul cheltuielilor
eligibile. Finanţarea proiectelor se asigură integral de la bugetul
de stat, prin bugetele ordonatorilor de credite, în conformitate cu
Legea nr.18/2009 (Legea bugetului de stat pe anul 2009).
Autorităţile publice centrale care au calitatea de beneficiar vor
solicita AM rambursarea cheltuielilor efectuate, eligibile a fi
acoperite din fonduri externe nerambursabile (85%). Contribuţia
naţională reprezentând 15%, precum şi TVA aferentă cheltuielilor
eligibile, care nu poate fi recuperată, nu sunt rambursate de către
AM, acestea vor fi validate (pe baza cererilor de rambursare depuse
la AM) şi rămân cheltuială definitivă din bugetul ordonatorului de
credite, beneficiar al proiectelor cu finanţare nerambursabilă.
Sumele aferente rambursărilor din fonduri externe post-aderare,
reprezentând 85%, se fac venit la bugetele din care au fost
finanţate proiectele respective, şi se virează de către AM la
aceste bugete, după certificarea cheltuielilor conform prevederilor
legale comunitare şi naţionale în vigoare.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
19
Pentru solicitanţii eligibili unităţi administrativ teritoriale,
ADI, structuri asociative ale autorităţilor administraţiei publice
locale, valoarea finanţării acordate este de maxim 98% din totalul
cheltuielilor eligibile. AM va rambursa (vezi capitolul 6.2.1
„Mecanismul de efectuare a plăţilor” din prezentul ghid)
contravaloarea cheltuielilor efectuate de aceştia, validate ca
fiind eligibile din: fonduri externe nerambursabile (85%), de la
bugetul de stat (13%) şi TVA aferent cheltuielilor eligibile.
Contribuţia proprie reprezentând 2% nu este rambursată de către AM,
aceasta va fi validată (pe baza cererilor de rambursare depuse la
AM) şi rămâne cheltuială definitivă în bugetul beneficiarului.
În cazul solicitanţilor instituţii ale administraţiei publice
centrale, pentru a
demonstra existenţa contribuţiei financiare la proiect, trebuie
să declaraţi pe proprie răspundere că există/vor fi asigurate
resursele financiare necesare pregătirii şi implementării
corespunzătoare a proiectului, inclusiv asigurarea cofinanţării
proprii şi finanţarea altor cheltuieli decât cele eligibile; în
acest sens aveţi obligaţia de a completa anexa nr. 4 a cererii de
finanţare.
În cazul autorităţilor publice locale, ADD, ADI, structurilor
asociative ale autorităţilor administraţiei publice locale, pentru
a demonstra existenţa contribuţiei financiare la proiect trebuie să
se emită o HCJ, HCL, respectiv Hotărâre de consiliul director, prin
care să se aprobe suma şi cuantumul reprezentând contribuţia
financiară proprie (co-finanţarea de minim 2% din valoarea
eligibilă a proiectului), precum şi, dacă este cazul, suma aferentă
cheltuielilor neeligibile existente în proiect, altele decât
TVA.
Obligaţiile legale privind includerea sumelor în bugetul
instituţiei sunt prevăzute în Ordonanţa guvernului nr. 29/2007
privind modul de alocare a cofinanţării alocate de la bugetul de
stat, inclusiv din Fondul naţional de dezvoltare, în bugetul
instituţiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale
şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă, cu
modificările şi completările ulterioare şi Ordinul ministrului
economiei şi finanţelor nr. 911/2007 pentru aplicarea normelor
metodologice de aplicare a prevederilor OG nr. 29/2007, cu
modificările şi completările ulterioare.
Nu puteţi solicita finanţare pentru un proiect sau activităţi
din cadrul proiectului care sunt finanţate şi din alte surse,
interne sau externe. De exemplu, trebuie să vă asiguraţi că grupul
ţintă vizat de proiectul dvs. pentru un domeniu de instruire nu a
beneficiat de aceeaşi instruire, finanţată din fonduri europene sau
fonduri publice , în cadrul unui alt proiect. În acest caz,
finanţarea nu va fi acordată sau, dacă acest lucru este descoperit
pe parcursul implementării, finanţarea se va retrage, iar sumele
deja acordate vor fi recuperate.
2.2.8 Cheltuieli eligibile Cheltuieli eligibile3 sunt acele
cheltuieli realizate în cadrul proiectului care pot fi
finanţate atât din instrumente structurale (adică din PO DCA),
cât şi din bugetul de stat
3 Pentru definiţia cheltuielilor eligibile vezi art. 1, alin. 2
(m) a OG 29/2007, cu modificările şi completările ulterioare
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
20
şi/sau contribuţia proprie a instituţiei dvs. Pentru a fi
considerate eligibile în contextul proiectului, cheltuielile
trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii4:
să fie efectiv plătite de la data intrării în vigoare a
contractului/ ordinului de finanţare (prin excepţie se poate
prevedea o dată anterioară pentru anumite tipuri de cheltuieli
eligibile, conform art. 6 alin (3) din contractul de
finanţare);
să fie în conformitate cu prevederile contractului /ordinului de
finanţare încheiat cu Autoritatea de management;
să fie menţionate în lista cheltuielilor eligibile stabilite în
anexa nr. 2 la Ghidul solicitantului;
să fie identificabile şi verificabile şi să fie susţinute de
originalele actelor de plată justificative;
să fie conforme cu prevederile legislaţiei naţionale şi
comunitare; să fie efectuate pentru realizarea activităţilor din
cadrul proiectului; să fie prevăzute în bugetul estimativ al
proiectului; să fie în conformitate cu principiile unui management
financiar riguros, având în
vedere utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport optim
cost-rezultate; să nu fi făcut obiectul altor finanţări publice; să
figureze în registrele contabile ale beneficiarului;
Cheltuielile eligibile în cadrul proiectelor finanţate din PO
DCA (adică acele cheltuieli care pot fi finanţate din program) sunt
stabilite în Ordinul comun al ministrului administraţiei şi
internelor şi al ministrului finanţelor publice nr. 712 din
29.01.2009/631 din 03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor
eligibile pentru Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative”, în conformitate cu H.G. nr. 759/2007 privind
regulile generale de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în
cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale.
Ordinul comun al ministrului administraţiei şi internelor şi al
ministrului finanţelor publice privind aprobarea cheltuielilor
eligibile pentru Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative” este prezentat în anexa nr. 2.
Cheltuielile neeligibile sunt acele costuri intervenite în
implementare proiectului, altele decât cele eligibile.
Categorii de cheltuieli neeligibile sunt următoarele: taxa pe
valoarea adăugată; dobânda şi alte comisioane aferente creditelor;
achiziţia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructura,
teren şi alte
imobile, cu excepţia cazurilor identificate în Ordinul comun
amintit mai sus ca fiind „cheltuieli de tip FEDR” (art. 13);
cheltuielile pentru locuinţe; achiziţia de echipamente
second-hand; amenzi, penalităţi şi cheltuieli de judecată; costuri
pentru operarea obiectivelor de investiţii; cheltuieli altele decât
cele stabilite în ordinul comun 712 din 29.01.2009/631 din
3.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru
Programul Operaţional
4 Conform HG 759/2007 privind regulile de eligibilitate a
cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin
programele operaţionale
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
21
„Dezvoltarea Capacităţii Administrative”, în conformitate cu
H.G. nr. 759/2007 privind regulile generale de eligibilitate a
cheltuielilor efectuate în cadrul proiectelor finanţate din
instrumente structurale.
Chiar dacă este o cheltuială neeligibilă, TVA-ul aferentă
cheltuielilor eligibile se va
evidenţia separat, urmând a se recupera conform legislaţiei în
vigoare. La calculul TVA-ului aferent cheltuielilor eligibile se va
ţine cont de aplicarea
cotelor de TVA în funcţie de tipul de activitate, aşa cum sunt
acestea prevăzute în legea 571/2003 privind Codul fiscal.
ATENŢIE! Sumele estimate în bugetul proiectului nu vor conţine
TVA! TVA aferentă cheltuielilor eligibile va fi evidenţiată
separat.
Cheltuielile de tip FEDR5 sunt eligibile având plafonul maxim de
10% din cheltuielile eligibile.
Cheltuielile generale de administraţie sunt eligibile în limita
a 8% din cheltuielile eligibile ale proiectului.
Cheltuielile generale de administraţie (costuri indirecte)
reprezintă cheltuielile efectuate pentru funcţionarea de ansamblu a
beneficiarului şi care nu pot fi atribuite direct unei anumite
activităţi din cadrul proiectului6.
Pentru următoarele tipuri de cheltuieli generale de
administraţie: Cheltuieli cu servicii de comunicaţii (telefoane,
fax, internet, servicii poştale şi de
curierat, acces la baze de date) Cheltuieli cu plata
utilităţilor (energia electrică, apă, canalizare, salubritate,
energie termică, gaze naturale) Cheltuieli de arhivare şi de
securizare documente/informaţii Cheltuieli cu servicii de pază
Cheltuieli cu achiziţionarea materialelor şi serviciilor de
întreţinere curentă a
sediului Cheltuieli pentru servicii de întreţinere şi reparaţii
echipamente şi mijloace de
transport Cheltuieli cu achiziţionarea carburanţilor şi
lubrifianţilor pentru mijloacele de
transport Documentele justificative necesare pe care Autoritatea
de management le va solicita, dacă e cazul, sunt:
copia contractelor încheiate şi a facturilor fiscale cu
menţiunea “conform cu originalul”;
copia ordinului de plată; copia chitanţelor fiscale;
5 Cheltuielile de tip Fondul European de Dezvoltare Regională
(FEDR) eligibile în cadrul PO DCA sunt
cheltuielile pentru dotări care pot intra în categoria
mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar necesare
implementării proiectelor. Aceste cheltuieli nu pot depăşi
procentul stabilit de AM în Ghidul solicitantului şi/ sau în
documentul cadru de implementare şi sunt în conformitate cu ordinul
comun 453/1407/08.05.2008 privind aprobarea cheltuielilor eligibile
pentru Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative”
6 Conform HG 759/2007 cu completările şi modificările
ulterioare.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
22
copia extraselor de cont; bonuri fiscale sau chitanţe fiscale,
foaia de parcurs semnată şi
ştampilată.
Beneficiarul va ataşa o declaraţie pe proprie răspundere, pentru
justificarea corectitudinii şi realităţii calculelor efectuate.
Autoritatea de management îşi rezervă dreptul de a cere
beneficiarului proiectului documente justificative suplimentare
pentru aceste cheltuieli.
Metodologia de calcul a cheltuielilor de administraţie este
disponibilă în
Manualul de implementare, publicat pe site-ul oficial al MAI,
www.mai.gov.ro, rubrica "Fonduri structurale".
http://www.mai.gov.ro/
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
23
3. Cum puteţi solicita finanţarea
După ce aţi stabilit că îndepliniţi toate condiţiile prezentate
în capitolele anterioare, puteţi solicita finanţare completând o
cerere de
finanţare (anexa nr. 3 Cererea de finanţare) pe care o puteţi
depune în condiţiile specificate în prezentul ghid.
3.1 Cererea de finanţare
Cererea de finanţare reprezintă documentul prin care solicitaţi
finanţarea din instrumentele structurale pentru acoperirea a maxim
85% din totalul costurilor eligibile necesare implementării
proiectului pentru solicitanţii reprezentanţi ai administraţiei
publice centrale şi respectiv 98% din totalul costurilor eligibile,
pentru solicitanţii din cadrul administraţiei publice locale
(unităţi administrativ teritoriale, ADI, structuri asociative ale
autorităţilor administraţiei publice locale). Cererea de finanţare
cuprinde prezentarea detaliată a proiectului, argumentând
necesitatea lui şi prezentând avantajele implementării sale.
Formularul cererii de finanţare este anexat prezentului ghid
(anexa nr. 3) şi disponibil pe internet la www.mai.gov.ro, rubrica
"Fonduri structurale".
Aveţi obligaţia de a tehnoredacta cererea de finanţare în limba
română şi de a completa toate câmpurile (acolo unde nu este cazul
trebuie să specificaţi acest lucru; de exemplu, dacă nu aveţi
partener în proiect, păstraţi secţiunile referitoare la acesta,
completând spaţiile cu sintagma „nu este cazul”) şi de a prezenta
toate anexele cererii de finanţare. Numerotaţi paginile
proiectului, specificând numărul total de pagini (cererea de
finanţare + toate anexele şi documentele justificative ale
acesteia) pe prima pagină a cererii de finanţare. Vă recomandăm
utilizarea unui font Times New Roman de 12, în completarea cererii
de finanţare. În ceea ce priveşte pachetul financiar al cererii de
finanţare, toate sumele se vor exprima în lei folosind două
zecimale.
Documentele care constituie dosarul Cererii de finanţare se
îndosariază, utilizând dosare de plastic/carton cu şină sau în
bibliorafturi.
Cererea de finanţare va fi depusă pe suport de hârtie, în două
exemplare (un original şi o copie) şi pe suport electronic (CD).
Exemplarul prezentat în original va avea fiecare pagină semnată şi
ştampilată de către reprezentatul legal, iar exemplarul în copie,
pe fiecare pagină, va avea scrisă menţiunea „conform cu originalul”
şi ştampila instituţiei. Varianta electronică trebuie sa aibă
acelaşi conţinut cu versiunea pe suport de hârtie, respectiv
cererea de finanţare în format Word, pachetul financiar în Excel,
iar anexele, declaraţiile şi toate documentele justificative
scanate.
http://www.mai.gov.ro/
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
24
ATENŢIE! Modificarea formatelor standard ale documentelor
solicitate de Autoritatea de management (înlocuirea, eliminarea,
renumerotarea secţiunilor, folosirea altei cereri de finanţare
etc.) poate conduce la respingerea cererii de finanţare în etapa de
verificare a conformităţii administrative. Cererile de finanţare
completate de mână nu vor fi acceptate. Aveţi obligaţia de a păstra
un exemplar complet al cererii de finanţare împreună cu toate
declaraţiile şi documentele justificative, identic cu cele
prezentate Autorităţii de management.
Este recomandat să completaţi formularul cererii de finanţare
cât mai clar şi să
furnizaţi suficiente detalii privind modul în care vor fi atinse
obiectivele şi scopul proiectului, avantajele ce vor rezulta din
implementarea proiectului şi modul în care proiectul propus este
relevant pentru obiectivele PO DCA.
Pentru definirea obiectivelor, scopului, rezultatelor,
activităţilor şi indicatorilor vă recomandăm utilizarea
metodologiei „Managementul ciclului de proiect” (PCM – Project
CycleManagement):
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm
Arhivarea Beneficiarul trebuie să păstreze toată documentaţia
legată de implementarea
proiectului, inclusiv inventarul asupra bunurilor dobândite prin
finanţarea nerambursabilă, timp de 5 ani de la data închiderii
oficiale a PO DCA.
Urmăriţi cu atenţie îndrumările din formularul cererii
(caractere italice), anexa nr. 3 Cererea de finanţare şi din grila
de evaluare (anexa nr. 5). Nu uitaţi să numerotaţi paginile, să
semnaţi şi să ştampilaţi Cererea de finanţare.
3.2 Unde şi când puteţi depune cererea de finanţare
Proiectele în cadrul acestei cereri de proiecte se primesc
începând cu data de 09/02/2009, în mod continuu până în momentul în
care Autoritatea de management va anunţa închiderea cererii de
proiecte. Proiectele care se vor primi după ce Autoritatea de
management a făcut anunţul de închidere nu mai intră în etapele de
verificări şi evaluări.
Cererea de finanţare şi toate anexele sale pot fi depuse: Prin
poştă, cu confirmare de primire, la adresa: Ministerul
Administraţiei şi
Internelor, Piaţa Revoluţiei nr.1A, intrarea D, sector 1
Bucureşti, cod poştal 010086, menţionându-se pe plic „Direcţia
pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative, cererea de proiecte
nr. 1/2009”.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
25
Personal sau prin intermediul unei persoane nominalizate de
dumneavoastră la aceeaşi adresă, menţionată mai sus.
Este responsabilitatea dumneavoastră să trimiteţi cererea de
finanţare la adresa specificată şi în termenul stabilit mai
sus.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
26
4. Evaluarea şi selecţia cererilor de finanţare
4.1 Verificarea conformităţii administrative şi a
eligibilităţii
Cererea de finanţare primită de AM este înregistrată, atât în
registrul special destinat, cât şi în SMIS7, primind automat un
număr unic de înregistrare (codul SMIS). Codul SMIS va fi codul
folosit în corespondenţa cu dumneavoastră, când facem referire la
cererea de finanţare depusă.
Cererea de finanţare primită de AM în termenul specificat la
cap. 3.2, intră în etapa de verificare a conformităţii
administrative şi a eligibilităţii. În această etapă Autoritatea de
management verifică respectarea condiţiilor şi cerinţelor, precum
şi dacă proiectul şi solicitantul (şi partenerii) sunt
eligibili.
ATENŢIE! Dacă cererea de finanţare depusă nu îndeplineşte
criteriile de eligibilitate marcate cu ,, * ” din Lista de
verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii,
aceasta va fi declarată respinsă, iar procesul de verificare se va
încheie aici, urmând să fiţi informat de motivele pentru care
cererea a fost respinsă.
Neîndeplinirea celorlalte criterii din Lista de verificare a
conformităţii
administrative şi a eligibilităţii poate avea drept urmare
solicitarea de clarificări /completări / informaţii / documente
suplimentare.
În cazul în care cererea de finanţare îndeplineşte toate
criteriile de conformitate administrativă şi eligibilitate, aceasta
trece în etapa următoare, cea de evaluare tehnică şi
financiară.
Grila de verificare a conformităţii administrative şi a
eligibilităţii este prezentată în cererea de finanţare şi în anexa
nr. 4 a prezentului ghid.
4.2 Evaluarea tehnică şi financiară
Cererile de finanţare care îndeplinesc criteriile de
conformitate administrativă şi eligibilitate trec în etapa de
evaluare tehnică şi financiară.
Evaluarea se realizează pe baza criteriilor de evaluare şi
selecţie, aprobate de Comitetul de monitorizare. Pentru fiecare
criteriu în parte, evaluatorii vor acorda o notă, punctajul final
al proiectului reprezentând suma notelor obţinute pentru fiecare
criteriu în parte (vezi anexa nr. 5 Grila de evaluare).
În vederea realizării unei evaluări cât mai corecte, în această
etapă pot fi solicitate anumite clarificări, completări sau
informaţii suplimentare.
7 SMIS - Sistemul Unic de Management al Informaţiei reprezintă
sistemul informatic centralizat care asigură înregistrarea tuturor
proiectelor depuse la Autoritatea de management cu un cod unic
(Codul SMIS), a contractelor de finanţare şi a modificărilor aduse
acestora şi a altor date care să permită urmărirea progresului
tehnic şi financiar al proiectului. În SMIS vor fi înregistrate şi
rezultatele tuturor verificărilor şi controalelor efectuate de
către instituţiile cu atribuţii în acest domeniu.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
27
4.3 Selecţia
Selecţia proiectelor se face în funcţie de scorul obţinut, în
limita fondurilor disponibile pentru domeniul /operaţiunea
respectivă şi cu condiţia obţinerii unui scor de minim 60 puncte
din 100.
Evaluarea tehnică şi financiară presupune analiza proiectului,
din perspectiva celor 5 criterii de evaluare:
1, Relevanţa proiectului 2. Coerenţa şi sustenabilitatea 3.
Capacitatea de management 4. Eficienţa cheltuielilor 5. Contribuţia
la politicile UE
Pentru criteriile „relevanţa proiectului” şi „capacitatea de
management” sunt stabilite punctaje minime de 15 puncte, respectiv
9 puncte. În cazul în care cererea de finanţare nu este considerată
relevantă, adică punctajul acordat pentru criteriul „relevanţa
proiectului” este mai mic de 15 puncte sau dacă cererea obţine
pentru criteriul „capacitatea de management” un punctaj sub 9
puncte, aceasta nu va mai fi evaluată în continuare şi va fi
respinsă.
Proiectele care nu obţin scorul minim stabilit (60 puncte) sunt
respinse, urmând să fiţi informat în scris despre rezultatul
evaluării. Proiectele selectate, (care au obţinut scorul minim de
60 de puncte) vor fi finanţate în limita fondurilor
disponibile.
Astfel , dacă:
„relevanţa proiectului” < 15 puncte proiect respins ≥ 15
puncte proiect în evaluare tehnică şi
financiară
„coerenţa şi sustenabilitatea” x puncte „capacitatea de
management” < 9 puncte proiect respins ≥ 9 puncte proiect în
evaluare tehnică şi
financiară
„eficienţa cheltuielilor” x puncte „contribuţia la politicile
UE” x puncte TOTAL < 60 puncte proiect RESPINS
TOTAL ≥ 60 puncte proiect ADMIS/ selectat
Dacă Autoritatea de management consideră că o informaţie
lipseşte sau nu este
suficient de clară pentru a permite înţelegerea proiectului,
împiedicând astfel obiectivitatea procesului de evaluare, vi se
solicită clarificări.
În cazul în care nu răspundeţi cererilor de clarificări în maxim
5 zile lucrătoare de la primirea corespondenței (sau în termenul
stabilit în solicitare) şi nici nu solicitaţi prelungirea
termenului, evaluarea se realizează pe baza informaţiilor
disponibile.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
28
Autoritatea de management poate lua decizia de a aproba
proiectul în formatul original (conţinut tehnic şi buget) sau poate
propune modificări ale bugetului sau ale diferitelor activităţi din
proiect. În cazul în care sunteţi de acord cu modificările propuse,
cererea de finanţare trece în etapa următoare, de contractare.
Cererea de finanţare va fi exclusă din procesul de evaluare şi
selecţie în cazul în care se dovedeşte că aţi încercat să obţineţi
informaţii confidenţiale sau să influenţaţi evaluatorii sau
angajaţii Autorităţii de management în timpul procesului de
evaluare.
ATENŢIE! În această etapă vor fi verificate şi evaluate şi
măsurile prin care vor fi respectate temele orizontale (dezvoltarea
durabilă şi egalitatea de şanse) în perioada de implementare a
proiectului, precum şi contribuţia proiectului la acestea.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
29
5. Contractarea
5.1 Încheierea contractului de finanţare
Contractul de finanţare reprezintă actul juridic cu titlu
oneros, încheiat între Autoritatea de management şi dumneavoastră
ca beneficiar, prin care se aprobă finanţarea unui proiect în
cadrul Programului Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii
Administrative”.
ATENŢIE! Urmare a procesului de simplificare a documentaţiei
solicitate la depunerea cererii
de finanţare, Autoritatea de management a decis să solicite
Certificatul de atestare fiscală pentru persoane juridice emis de
ANAF şi Certificatul de atestare fiscală pentru persoane juridice
privind impozitele şi taxele locale şi alte venituri ale bugetului
local în această etapă. În lipsa acestor certificate, care să
demonstreze că datoriile nete ale instituţiei nu depăşesc 1/12 din
totalul obligaţiilor datorate în ultimele 12 luni, evidenţiate în
certificatul de atestare fiscală emis de Agenţia Naţională de
Administrare Fiscală şi 1/6 din totalul obligaţiilor datorate în
ultimul semestru, evidenţiate în certificatul de atestare emis de
unitatea administrativ teritorială, contractul de finanţare nu va
fi încheiat/semnat.
Pe lângă certificatele mai sus amintite, în această etapă de
contractare aveţi
obligaţia de a completa şi transmite Autorităţii de management:
„Graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare”
„Formularul de identificare financiară” formularul „Specimen de
semnături” (anexa nr. 6)
Aceste documente sunt utilizate de Autoritatea de management
pentru a finaliza textul contractului de finanţare.
Contractul de finanţare vă va fi trimis spre semnare şi în
maximum 10 zile lucrătoare de la primire aveţi obligaţia de a
remite contractul semnat şi ştampilat, urmând ca Autoritatea de
management să iniţieze procedura internă de semnare.
Aveţi obligaţia de a citi cu atenţie contractul de finanţare
(anexa nr. 1) întrucât, odată cu semnarea acestuia, vă asumaţi
termenii şi condiţiile în care veţi primi finanţarea
nerambursabilă, angajându-vă să implementaţi pe proprie răspundere
proiectul pentru care primiţi finanţare, respectând legislaţia
naţională şi comunitară şi realizând obiectivele stabilite.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
30
5.2 Modificarea contractului de finanţare
În timpul implementării proiectului, poate apărea necesitatea
modificării unor aspecte ale sale.
Orice modificare a contractului de finanţare sau a anexelor
acestuia se face cu acordul scris al ambelor părţi, printr-o
notificare sau prin încheierea unui act adiţional, cu excepţia
modificărilor determinate de schimbări în legislaţia naţională sau
comunitară care vor fi efectuate de AM, fără a fi necesar în
prealabil acordul beneficiarului.
Orice modificare la contract sau la anexele acestuia, nu trebuie
să afecteze scopul Proiectului sau să pună în discuţie decizia de
acordare a finanţării ori să fie contrară principiului
tratamentului egal al solicitanţilor şi să respecte legislaţia
naţională şi comunitară.
Modificările contractului pot fi iniţiate de ambele părţi numai
în perioada de implementare a proiectului şi nu vor produce efecte
retroactive.
Beneficiarul are obligaţia de a notifica în scris AM, în termen
de cel mult 5 zile lucrătoare de la data operării modificării, în
următoarele situaţii:
schimbarea adresei sau sediului social;
schimbarea contului special al proiectului;
înlocuirea reprezentantului legal;
modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului în
limita a 15% între capitole bugetare, cu excepţia cheltuielilor
generale de administraţie si a cheltuielilor de tip FEDR, cu
justificarea detaliată a motivelor care au condus la aceasta.
În cazul schimbării oricărui membru al echipei de proiect,
Beneficiarul are
obligaţia de a notifica AM acest lucru cu 10 zile înainte de
data la care doreşte realizarea modificării şi de a solicita
acordul acesteia. Beneficiarul trebuie să comunice AM numele şi
datele de contact ale persoanei care urmează a fi desemnate şi
CV-ul acesteia.
Beneficiarul poate solicita încheierea unui act adiţional în
următoarele cazuri:
modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului, între
capitole bugetare, care depăşesc valoarea de 15% din fiecare
capitol bugetar afectat, cu excepţia cheltuielilor generale de
administraţie şi a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea
detaliată a motivelor care au condus la aceasta;
modificarea substanţială a graficului de implementare a
activităţilor descris în cererea de finanţare;
includerea de noi activităţi eligibile care să contribuie la
atingerea rezultatelor şi obiectivelor specifice al proiectului,
fără suplimentarea valorii totale eligibile a contractului, dar pot
modifica structura costurilor directe;
modificarea programului de achiziţii publice aprobat iniţial în
cadrul proiectului, fără suplimentarea valorii totale eligibile a
contractului; în
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
31
cazul în care se depăşeşte valoarea totală eligibilă, diferenţa
va fi suportată de către beneficiar din surse proprii;
modificarea duratei de implementare a proiectului;
schimbarea personalităţii juridice, a statutului beneficiarului
sau a reorganizării acestuia.
Solicitările de modificare a contractului prin act adiţional
trebuie transmise către
AM cu cel puţin 60 de zile calendaristice înainte de finalizarea
proiectului. Orice solicitare de modificare va fi semnată de
reprezentantul legal al
beneficiarului .
ATENŢIE! În cazul modificărilor la bugetul estimat al
proiectului, nu aveţi voie să mutaţi sume de la alte capitole
bugetare la capitolul „cheltuieli cu personalul” majorând astfel
sumele din această categorie de cheltuieli!
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
32
6. Implementarea şi managementul financiar
Monitorizarea permanentă a implementării proiectelor are rolul
de a asigura respectarea legislaţiei comunitare şi naţionale, pe
toată durata de implementare, atingerea obiectivelor proiectelor şi
astfel a obiectivelor specifice şi generale prevăzute în Programul
Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”.
6.1 Monitorizarea implementării proiectelor
Pe toată durata procesului de implementare, Autoritatea de
management va monitoriza administrativ şi tehnic proiectele
finanţate prin: analiza rapoartelor însoţite de documente
justificative, vizite ce vor fi efectuate la locul derulării
proiectelor şi verificări suplimentare. De asemenea, în vederea
bunei desfăşurări a activităţilor şi în scopul reducerii
apariţiilor posibilelor riscuri în implementare, Autoritatea de
management vă va oferi asistenţă post contractare.
Rapoartele de monitorizare trimise de dumneavoastră trebuie să
conţină informaţii privind modul de desfăşurare şi rezultatele
activităţilor prevăzute în cererea de finanţare.
6.1.1Procedurile standard de monitorizare
Pentru monitorizarea eficientă a implementării proiectelor,
aveţi obligaţia de a completa şi trimite AM, în termenele
prevăzute, următoarele trei tipuri de rapoarte:
Raport Tehnic de Progres Trimestrial R1
Raport Tehnic de Progres R2 (la cererea de rambursare)
Raport Final R3 (la finalul proiectului)
Formularele rapoartelor tehnice solicitate se pot găsi în anexa
nr. 6, Formulare.
Raportul Tehnic de Progres Trimestrial (R1) va fi completat de
dumneavoastră, după încheierea fiecărui trimestru calendaristic, cu
activităţile derulate şi cu cele aflate în curs de desfăşurare,
precum şi cu indicatorii pentru activităţile finalizate în
trimestrul precedent şi va fi transmis către Autoritatea de
management în termen de 5 zile lucrătoare de la începutul
trimestrului următor perioadei de referinţă. Acest tip de raport,
este necesar în vederea prevenirii şi identificării din timp a
oricăror dificultăţi şi/sau probleme ce ar putea apărea pe perioada
de implementare a proiectului, conducând la o mai bună gestionare a
activităţilor prevăzute în contract şi la preîntâmpinarea
eventualelor nereguli. De asemenea, raportul este necesar în
vederea
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
33
colectării datelor de implementare, utile pentru întocmirea
raportului anual de implementare a programului operaţional pe care
AM are obligaţia de a-l înainta către Comisia Europeană.
Raportul R1 va fi însoţit, când este cazul, de documentele
justificative prezentate în Manualul de implementare.
Aceste documente vor fi trimise în copie şi vor avea pe fiecare
pagină semnătura managerului de proiect, ştampila şi menţiunea
«conform cu originalul».
Raportul Tehnic de Progres (R2) va însoţi fiecare cerere de
rambursare trimisă de dumneavoastră către AM şi va fi completat
astfel:
cu activităţile aprobate în cererea de finanţare şi desfăşurate
înainte de semnarea contractului (daca este cazul),
cu activităţile desfăşurate în perioada parcursă de la data
solicitării pre-finanţării (în cazul primei cereri de rambursare)
sau de la data transmiterii ultimei cereri de rambursare.
Fără raportul R2 şi documentele justificative solicitate, AM nu
poate demara acţiunea de rambursare a banilor către
dumneavoastră.
Raportul Final (R3) va fi transmis de dumneavoastră către AM în
termen de cel mult 30 zile calendaristice de la finalizarea
proiectului şi va însoţi ultima cerere de rambursare şi documentele
justificative ale acesteia. Raportul este necesar pentru evaluarea
finală a proiectului şi are un rol esenţial în identificarea
cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, în vederea
rambursării ultimelor sume către dumneavoastră.
Fiecare raport tehnic de progres R1, R2 şi R3 va fi însoţit de
documente
justificative, din toate cele trei categorii enumerate mai jos,
funcţie de activităţile desfăşurate în perioada de raportare 8
:
Documente justificative în vederea validării cheltuielilor
eligibile şi efectuării plăţii (în funcţie de
cheltuielile/activităţile efectuate)9:
Raportul financiar (modelul de raport se regăseşte în Anexa 6 a
Ghidului Solicitantului);
Facturi care vor avea sigiliul pentru „bun de plată”, ştampila
“Conform cu originalul”, respectiv menţiunea “remis spre rambursare
către AM PODCA pentru proiectul cod SMIS….”, având ştampila şi
semnătura responsabilului financiar al instituţiei sau persoanei
desemnate prin act administrativ să gestioneze operaţiunile
financiare ale proiectului pentru certificarea realităţii şi
legalităţii serviciilor prestate/bunurilor achiziţionate.
Graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare
(actualizat);
8 Toate documentele trebuie să corespundă acţiunilor realizate
în perioada de raportare
9 Documentele justificative incluse în aceast paragraf sunt
generale şi exemplificative. Beneficiarul va
transmite numai documentele justificative specifice
activităţiipe care a desfăşurat-o. Pe parcursul procesului de
implementare autoritatea de management poate solicita orice alte
documente pe care le consideră necesare.
-
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2/2009
Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
Domeniul major de intervenţie 2.2 Sprijinirea iniţiativelor de
reducere a duratei de livrare a serviciilor publice
Aprilie 2009
34
Contracte (după caz): contracte individuale de muncă sau acte
adiţionale la contractele de muncă, încheiate pe perioadă
determinată sau nedeterminată înregistrate şi avizate de ITM (cu
excepţia angajaţilor din administraţia publică), contracte de
prestări servicii; contracte civile de prestări servicii, contracte
de cedare drepturi de autor, contracte de închiriere, contracte de
leasing cu scadenţarul ratelor de leasing;
Transport: bonuri taxe autostradă, bonuri taxe de trecere a
podurilor bac, etc., chitanţe/bonuri taxe parcare, bonuri fiscale
de c