GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII
GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII ISO
(Organizaia Internaional de Standardizare) este o federaie mondial
a organismelor naionale de standardizare. Activitatea de pregtire a
unui standard internaional, n mod normal, este desfurat de
comitetele tehnice ale ISO. Fiecare membru interesat de un subiect
pentru care a fost stabilit un comitet tehnic are dreptul s fie
reprezentat n acel comitet.
Organizaii internaionale, organizaii guvernamentale i
neguvernamentale particip, de asemenea, la aceast activitate n
legtur cu ISO.
Sarcina principal a comitetelor tehnice este s pregteasc
Standarde Internaionale. Proiectele de standarde internaionale
acceptate de comitetele tehnice sunt supuse spre vot membrilor.
Publicarea ca standard internaional necesit aprobarea de ctre cel
puin 75% dintre membrii participani la vot.
Se atrage atenia c exist posibilitatea ca unele elemente ale
acestui standard s fac obiectul unor drepturi de proprietate
intelectual. ISO nu trebuie s fie fcut responsabil pentru
identificarea unora sau a tuturor drepturilor de proprietate
intelectual.Seriile de standarde ISO 9000 i ISO 14000 subliniaz
importana auditurilor ca un instrument de management pentru
monitorizarea i verificarea implementrii eficace a politicii
organizaiei referitoare la calitate i/sau mediu. De asemenea,
auditurile sunt o parte important a activitilor de evaluarea
conformitii cum sunt certificarea/nregistrarea extern precum i a
evalurii i supravegherii lanului de furnizare.
Acest standard internaional furnizeaz ndrumri pentru
managementul programelor de audit, desfurarea a auditurilor interne
sau externe a sistemelor de management al calitii i/sau de mediu,
precum i referitoare la competena i evaluarea auditorilor. Se
intenioneaz s fie aplicat de un spectru larg de utilizatori
poteniali, inclusiv auditori, organizaii care i implementeaz
sisteme de management al calitii i/sau de mediu, organizaii care au
nevoie s desfoare audituri ale sistemelor de management al calitii
i/sau de mediu din motive contractuale i organizaii implicate n
certificarea i instruirea auditorilor, n certificarea/nregistrarea
sistemelor de management, n acreditarea sau n standardizarea n
domeniul evalurii conformitii.
Se intenioneaz ca ndrumrile din acest Standard Internaional s
fie flexibile.
Aa cum se indic n diferite puncte din text, utilizarea acestor
ndrumri poate diferi n funcie de mrimea, natura i complexitatea
organizaiei care urmeaz s fie auditat, precum i de obiectivele i
domeniul auditurilor efectuate.
Prin intermediul acestui Standard Internaional se furnizeaz
recomandri suplimentare sau exemple despre subiecte specifice sub
forma unor ndrumri practice marcate printr-un chenar. n unele
cazuri, aceasta intenioneaz s sprijine utilizarea acestui Standard
internaional n organizaii mici.
Atunci cnd sistemele de management al calitii i/sau de mediu
sunt implementate mpreun, rmne la latitudinea utilizatorului
acestui standard internaional dac auditurile sistemelor de
management al calitii i/sau de mediu sunt efectuate separat sau
mpreun.
Dei acest standard internaional este aplicabil pentru auditarea
sistemelor de management al calitii i/sau mediului, utilizatorul
poate lua n considerare adaptarea sau amploarea ndrumrilor
furnizate n continuare pentru a le aplica altor tipuri de audituri,
inclusiv auditului altor sisteme de management.
Acest Standard Internaional furnizeaz numai ndrumri, totui,
utilizatorii le pot folosi pentru a dezvolta propriile cerine
referitoare la audit.
n plus, orice alt persoan sau organizaie interesat de
monitorizarea conformrii cu cerinele, cum ar fi specificaiile de
produs sau legi i reglementri, pot gsi utile ndrumrile din acest
standard internaional.
Domeniu de aplicare
Acest standard internaional furnizeaz ndrumri referitoare la
principiile de auditare, conducerea programelor de audit,
desfurarea auditurilor sistemului de management al calitii
Acesta este aplicabil tuturor organizaiilor care au nevoie s
desfoare audituri interne sau externe ale sistemului de management
al calitii n principiu este posibil aplicarea acestui standard
internaional i altor tipuri de audituri, dar n astfel de cazuri
trebuie acordat o atenie special identificrii competenei necesare
pentru membrii echipei de audit.
Termeni i definiiiPentru scopurile acestui standard internaional
se aplic termenii i definiiile prezentate n ISO 9000 i ISO 14050
dac nu sunt nlocuite de definiiile indicate mai jos.
Audit proces sistematic, independent i documentat n scopul
obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru
a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit .
NOTA 1: Auditurile interne, uneori denumite audituri de prima
parte, sunt conduse de, sau n numele organizaiei nsi, pentru
analiza efectuat de management sau pentru alte interese interne, i
pot alctui baza pentru declaraia pe proprie rspundere a
conformitii. n multe cazuri, n mod special n cazul organizaiilor
mici, independena poate fi demonstrat prin lipsa responsabilitilor
n activitatea care este n curs de auditare.
NOTA 2: Auditurile externe includ n general acele audituri
numite de secund i de ter parte. Auditurile de secund parte sunt
conduse de pri care au un interes n organizaie, cum ar fi clienii,
sau alte persoane n numele acestora. Auditurile de ter parte sunt
conduse de organizaii de auditare externe i independente, cum sunt
cele care furnizeaz nregistrarea sau certificarea conformitii cu
cerinele ISO 9001
NOTA 3: Atunci cnd un sistem de management al calitii i un
sistem de management de mediu sunt auditate mpreun, acesta este
numit audit combinat.
NOTA 4: Atunci cnd dou sau mai multe organizaii coopereaz pentru
a audita un singur auditat acesta se numete audit comun.criterii de
audit Ansamblu de politici, proceduri sau cerine.
NOT: Criteriile de audit sunt utilizate ca referina fa de care
se compar dovada de audit dovezi de audit nregistrri, declaraii
despre fapte sau alte informaii care sunt relevante n raport cu
criteriile de audit i verificabile.
NOT: Dovezile de audit pot fi cantitative sau
calitative.constatri de audit rezultatele evalurii dovezilor de
audit colectate n raport cu criteriile de audit
concluziile auditului Rezultat al unui audit furnizat de echipa
de audit dup luarea n considerare a obiectivelor de audit i a
tuturor constatrilor de audit
clientul auditului organizaie sau persoan care solicit un audit
.NOT: clientul poate fi auditatul sau orice alt organizaie care are
drepturi, contractuale sau acordate prin reglementri, de a solicita
un audit.auditat organizaie care este auditat.
auditor persoan care are competena de a efectua un audit
echipa de audit unul sau mai muli auditori care efectueaz un
audit susinui dac este nevoie de experi tehnici , dup cum este
cerut.
NOTA 1: Un auditor din echipa de audit este desemnat ca ef al
echipei de audit.
NOTA 2: Echipa de audit poate include auditori n curs de
formare.expert tehnic persoan care furnizeaz echipei de audit
cunotine specifice sau experien profesional specific .
NOTA 1: Cunotinele specifice sau experiena specific se refer la
organizaie, procesele sau activitile care urmeaz s fie auditate,
ndrumri referitoare la limb sau cultur.
NOTA 2: Un expert tehnic nu acioneaz ca un auditor n echipa de
audit.program de audit ansamblu de unul sau mai multe audituri
planificate pe un anumit interval de timp i orientate spre un
anumit scop.
plan de audit descriere a activitilor i a acordurilor pentru un
audit
domeniul auditului amploarea i limitele unui audit
NOTA:De obicei domeniul include o descriere a locaiilori, a
unitii organizaionale, a activitilor i proceselor ca i a perioadei
de timp acoperite.competen aptitudini personale demonstrate i
capacitate demonstrat de a aplica cunotine i abiliti.
Principii de auditareAuditarea se caracterizeaz prin faptul c se
bazeaz pe un numr de principii.
Acestea fac din audit un instrument eficace i de ncredere n
susinerea politicilor managementului i controalelor efectuate de
management, care furnizeaz informaii pe baza crora o organizaie
poate aciona pentru a-i mbunti performana. Aderarea la aceste
principii este o condiie prealabil pentru a furniza concluzii ale
auditului care s fie relevante i suficiente precum i pentru a da
posibilitatea ca auditorii care lucreaz independent unul de altul s
ajung la concluzii similare, n circumstane similare.CRITERIILE DE
AUDITTransparena baza profesionalismului
ncrederea, integritatea, confidenialitatea i discreia sunt
eseniale pentru auditare.
Prezentare corect obligaia de a raporta cu sinceritate i cu
acuratee.Constatrile auditului, concluziile auditului i rapoartele
de audit reflect cu sinceritate i acuratee activitile de audit.
Responsabilitatea profesional - aplicarea perseverenei i a judecii
n auditare
Independena - baza pentru imparialitatea auditului i
obiectivitatea concluziilor auditului
Auditorii sunt independeni de activitatea pe care o auditeaz i
nu sunt supui nici unor influene i conflicte de interese. Auditorii
menin o gndire obiectiv pe ntreg parcursul procesului de audit
pentru a se asigura c se bazeaz numai pe dovezi n stabilirea
constatrilor i a concluziilor auditului.
Abordarea sistematic bazat pe dovezi metoda raional prin care
ntr-un proces sistematic de audit se ajunge la concluzii credibile
i, reproductibile .
Dovada auditului este verificabil. Se bazeaz pe eantioane ale
informaiei disponibile, din moment ce un audit este desfurat ntr-o
perioad limitat de timp i cu resurse limitate. Conducerea unui
program de auditCei responsabili de conducerea programului de audit
trebuie:
- s stabileasc, s implementeze, s monitorizeze, s analizeze i s
mbunteasc programul de audit;
- s identifice resursele necesare i s se asigure c sunt
furnizate;
Figura 1. coordonarea unui program de auditDac o organizaie care
urmeaz a fi auditat utilizeaz ambele sisteme de management, al
calitii i de mediu poate decide ca programul de audit s includ
audituri combinate. n astfel de cazuri ar trebui acordat o atenie
sporit competenei echipei de audit.
Dou sau mai multe organizaii pot coopera, ca parte a programelor
lor de audit, pentru a desfura un audit comun. n acest caz o atenie
sporit ar trebui acordat mpririi responsabilitilor, prevederii unor
resurse suplimentare, competenei echipei de audit i procedurile
corespunztoare. Acordul asupra acestor aspecte ar trebui s fie
obinut nainte de nceperea auditului.
Obiectivele i amploarea programului de audit
Pentru a orienta planificarea i desfurarea auditurilor, ar
trebui stabilite obiective ale programului de audit.
Aceste obiective se pot baza pe urmtoarele considerente:
- prioritile managementului;
- inteniile comerciale;
- cerinele sistemului de management;
- cerine legale, reglementate i contractuale;
- nevoia de evaluare a furnizorilor;
- cerinele clientului;
- nevoile altor pri interesate, i
- riscurile pentru organizaie.
Amploarea unui program de audit
Amploarea unui program de audit poate varia i va fi influenat de
mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi auditat, ct i
de urmtoarele:
- domeniul, obiectivul i durata fiecrui audit de efectuat;
- frecvena auditurilor de efectuat;
- numrul, importana, complexitatea, similaritile i locaiile
activitilor care urmeaz a fi auditate;
- standarde, cerine legale, reglementate i contractuale i alte
criterii de audit;
- nevoia de acreditare sau de certificare/nregistrare;
- concluziile auditurilor anterioare sau rezultatele analizei
programului de audit anterior;
- orice probleme legate de limb, aspecte culturale i
sociale;
- preocupri ale prilor interesate;
- schimbri semnificative n organizaie sau n funcionarea
acesteia.
Responsabiliti ale programului de audit
Responsabilitatea pentru conducerea unui program de audit ar
trebui s fie atribuit uneia sau mai multor persoane fizice care au
o nelegere general a principiilor de audit, a competenei
auditorilor i a aplicrii tehnicilor de audit. Ei ar trebui s aib
abiliti de management precum i nelegerea aspectelor tehnice i de
afaceri, relevant activitilor care urmeaz s fie auditate.
Celor crora li s-a atribuit responsabilitatea pentru conducerea
programului de audit ar trebui s:
- stabileasc obiectivele i amploarea programului de audit,
- stabileasc responsabilitile i procedurile precum i s se
asigure c sunt furnizate resursele,
- se asigure de implementarea programului de audit,
- se asigure c sunt meninute nregistrri adecvate ale programului
de audit,
- monitorizeze, analizeze i mbunteasc programul de audit.
Resursele programului de auditAtunci cnd se identific resurse
pentru un program de audit, ar trebui s se ia n considerare
urmtoarele:
- resursele financiare necesare pentru a dezvolta, implementa,
conduce i mbunti activitile de audit;
- tehnicile de audit;
- procesele de realizare i meninere a competenei auditorilor,
precum i de mbuntire a performanei auditorului;
- disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici, care au
competen corespunztoare obiectivelor specifice ale unui program de
audit;
- amploarea programului de audit, i;
- timpul de cltorie, cazarea i alte nevoi de auditare.
Proceduri ale programului de auditProcedurile programului de
audit trebuie s trateze:
- planificarea i programarea auditurilor;
- asigurarea competenei auditorilor i a conductorilor echipei de
audit;
- selectarea echipelor de audit corespunztoare i desemnarea
rolurilor i responsabilitilor;
- desfurarea a auditurilor;
- desfurarea auditurilor de urmrire, dac este aplicabil;
- meninerea nregistrrilor programului de audit;
- monitorizarea realizrii i a eficacitii programului de
audit;
- raportarea ctre managementul de la cel mai nalt nivel a
realizrilor globale ale programului de audit.
Pentru organizaii mici, activitile de mai sus pot fi tratate
ntr-o singur procedur.Implementarea programului de audit
Implementarea unui program de audit ar trebui s trateze
urmtoarele:
- comunicarea programului de audit prilor relevante;
- coordonarea i programarea auditurilor i a altor activiti
relevante pentru programul de audit;
- stabilirea i meninerea unui proces pentru evaluare a
auditorilor i a dezvoltrii profesionale continue a
auditorilor,;
- asigurarea selectrii echipelor de audit;
- furnizarea ctre echipele de audit a resurselor necesare ;
- asigurarea desfurrii auditului conform programului de
audit;
- asigurarea controlului nregistrrilor activitilor de audit;
- asigurarea analizei i aprobrii rapoartelor de audit i
asigurarea difuzrii lor ctre clientul auditului i alte pri
specificate;
Asigurarea activitilor de urmrire rezultate din audit, dac este
aplicabil;
nregistrri ale programului de audit
Ar trebui meninute nregistrri pentru a demonstra implementarea
programului de audit i ar trebui incluse urmtoarele:
- nregistrri pentru fiecare audit, cum ar fi:
- planuri de audit;
- rapoarte de audit;
- rapoarte de neconformitate,
- rapoarte de aciuni corective i preventive, i
- rapoarte ale ale activitilor de urmrire rezultate n urma
auditului dac este aplicabil.
- rezultate ale analizei programului de audit;
- nregistrri referitoare la personalul utilizat n audit care
trateaz teme cum ar fi:
- Evaluarea competenei i a performanei auditorilor ,
- Selectarea echipei de audit i
- Meninerea i mbuntirea competenei.
nregistrrile ar trebui reinute i pstrate corespunztor n
siguran.
Monitorizarea i analizarea programului de audit
Implementarea programului de audit ar trebui s fie monitorizat i
analizat la intervale corespunztoare pentru a evalua dac
obiectivele sale au fost ndeplinite i pentru a identifica
oportunitile de mbuntire. Rezultatele ar trebui raportate
managementului de la cel mai nalt nivel.
Ar trebui utilizai indicatori de performan pentru a monitoriza
caracteristici, de ex.:
- capabilitatea echipelor de audit de a implementa planul de
audit;
- conformitatea cu programele i programrile de audit;
- feedback-ul de la clienii auditului, auditai i auditori.
Analiza programului de audit ar trebui s ia n considerare, de
exemplu:
- rezultate i tendine din monitorizare;
- conformitatea cu procedurile;
- nevoile i ateptrile aprute ale prilor interesate;
- nregistrrile programului de audit;
- practici noi sau alternative de audit;
- consecvena realizrilor echipelor de audit n situaii
similare.
Rezultatele analizelor programului de audit pot conduce la
aciuni corective i preventive i la mbuntirea programului de
audit
Activiti de auditGeneraliti
Acest capitol conine ndrumri referitoare la planificarea i
desfurarea activitilor de audit ca parte dintr-un program de audit.
Figura 2 furnizeaz o imagine de ansamblu a activitilor tipice de
audit.
Figura 2 - imagine de ansamblu a activitilor tipice de
audit.
Msura n care prevederile acestui capitol sunt aplicabile,
depinde de domeniul i complexitatea unui anumit audit i de
utilizarea avut n vedere a concluziilor auditului.
Iniierea audituluiDesemnarea conductorului echipei de audit
Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de
audit ar trebui s desemneze conductorul echipei de audit pentru un
anumit audit.
Atunci cnd se efectueaz un audit comun, este important ca nainte
de nceperea auditului s se ajung la un acord ntre organizaiile care
auditeaz, referitor la responsabilitile specifice ale fiecrei
organizaii, n special cele referitoare la autoritatea conductorului
desemnat al echipei pentru audit.
Definirea obiectivelor, domeniului i criteriilor auditului,
n cadrul obiectivelor globale ale unui program de audit, un
audit ar trebui s se bazeze pe obiective, domeniu i criterii
documentate.
Obiectivele auditului definesc ceea ce urmeaz s se realizeze
prin audit i pot include urmtoarele:
Determinarea gradului de conformitate a sistemului de management
al auditatului sau a prilor acestuia, cu criteriile de audit;
Evaluarea capabilitii sistemului de management de a se asigura
de conformitatea cu cerinele legale, reglementate i
contractuale;
Evaluarea eficacitii sistemului de management n atingerea
obiectivelor specificate;
Identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului de
management.
Domeniul auditului descrie amploarea i limitele auditului cum
sunt: locaiile fizice, unitile organizaionale, activitile i
procesele care vor fi auditate precum i perioada de timp alocat
pentru audit.
Criteriile de audit sunt utilizate ca referina fa de care se
determin conformitatea i pot include politici, proceduri,
standarde, legi i reglementri aplicabile, cerine ale sistemului de
management, cerine contractuale sau coduri de conduit aplicabile
unor domenii industriale sau de afaceri.
Obiectivele auditului ar trebui definite de clientul auditului.
Domeniul i criteriile auditului ar trebui definite ntre clientul
auditului i conductorul echipei de audit n concordan cu procedurile
programului de audit. Orice modificri ale obiectivelor, domeniului
sau ale criteriilor auditului ar trebui convenite ntre aceleai
pri.
Este important ca, atunci cnd urmeaz s se desfoare un audit
combinat, conductorul echipei de audit s se asigure c obiectivele,
domeniul i criteriile de audit sunt corespunztoare naturii
auditului combinat.
Determinarea fezabilitii auditului
Fezabilitatea auditului ar trebui determinat lund n considerare
factori cum sunt disponibilitatea:
- informaiilor suficiente i corespunztoare pentru planificarea
auditului;
- cooperrii adecvate din partea auditatului, i timpului i
resurselor adecvate.
Atunci cnd auditul nu este fezabil, ar trebui propus clientului
auditului o alternativ prin consultare cu auditatul.
Selectarea echipei de audit
Atunci cnd auditul a fost declarat fezabil, ar trebui selectat o
echip de audit lund n considerare competena necesar pentru a
realiza obiectivele auditului. Atunci cnd exist un singur auditor,
acesta ar trebui s ndeplineasc toate sarcinile aplicabile unui
conductor de echip de audit.
Atunci cnd se decide mrimea i componena echipei de audit, ar
trebui s se ia n considerare urmtoarele:
Obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a
auditului;
Dac auditul este combinat sau comun;
Competena global a echipei de audit necesar pentru realizarea
obiectivelor auditului;
Cerinele legale, reglementate, contractuale sau de
acreditare/certificare, dup cum este aplicabil;
Necesitatea de a se asigura independena echipei de audit fa de
activitile care sunt auditate i de a evita conflictele de
interese;
Abilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona eficace
cu auditatul i de a lucra mpreun;
Limba n care se desfoar auditul i nelegerea caracteristicilor
sociale i culturale specifice auditatului, fie prin abilitile
personale ale auditorului fie prin sprijinul unui expert
tehnic.
Procesul asigurrii competenei globale a echipei de audit ar
trebui s includ urmtoarele etape:
Identificarea cunotinelor i abilitilor necesare realizrii
obiectivelor auditului;
Selectarea membrilor echipei de audit astfel nct toate
cunotinele i abilitile necesare s fie prezente n echipa de
audit.
Cunotinele i abilitile necesare pot fi asigurate prin includerea
experilor tehnici, dac nu sunt acoperite complet de echipa de
audit. Experii tehnici ar trebui s i desfoare activitatea sub
conducerea unui auditor.
Auditori in curs de formare pot fi inclui in echipa de audit,
dar nu ar trebui s auditeze fr orientare sau ndrumare.
Att clientul auditului ct i auditatul pot solicita nlocuirea
unui anumit membru din echipa de audit din motive rezonabile bazate
pe principiile de auditare. Exemple de motive rezonabile includ
situaiile de conflict de interese (cum ar fi: un membru al echipei
este fost angajat al auditatului sau a furnizat servicii de
consultan auditatului) i comportri anterioare contrare eticii.
Astfel de motive ar trebui comunicate conductorului echipei de
audit i celor responsabili pentru conducerea programului de audit
care ar trebui s rezolve problema cu clientul auditului i cu
auditatul nainte s ia orice decizii de nlocuire a membrilor
echipei.
Stabilirea contactului iniial cu auditatul
Contactul iniial cu auditatul poate fi neoficial sau oficial i
ar trebui stabilit de cei responsabili de conducerea programului de
audit sau de conductorul echipei de audit. Scopul contactului
iniial este:
- s stabileasc canalele de comunicare cu reprezentantul
auditatului;
- s confirme autoritatea pentru desfurarea auditului;
- s furnizeze informaii despre perioada de timp propus i
componena echipei de audit;
- s solicite accesul la documentele relevante, inclusiv
nregistrri;
- s determine regulile de securitate aplicabile zonei;
- s stabileasc acordurile pentru desfurarea auditului;
- s convin reciproc asupra necesitii participrii observatorilor
i necesitatea unor ghizi pentru echipa de audit.
Desfurarea analizei documentelor
naintea desfurrii activitilor la faa locului, documentaia
auditatului ar trebui analizat pentru a determina conformitatea
sistemului, aa cum este documentat, cu criteriile de audit.
Documentaia poate include att documente i nregistrri relevante ale
sistemului de management, ct i rapoarte de audit anterioare.
Analiza ar trebui s ia n considerare mrimea, natura i complexitatea
organizaiei precum i obiectivele i domeniul auditului. In unele
situaii, aceasta analiz poate fi realizat nainte s nceap auditul la
faa locului, dac aceasta nu este n detrimentul eficacitii
auditului. In alte situaii, poate fi necesar o vizit preliminar la
faa locului pentru a avea o privire de ansamblu corespunztoare
asupra informaiilor disponibile.
Dac documentaia este considerat inadecvat, conductorul echipei
de audit ar trebui s anune clientul auditului, pe cei responsabili
de conducerea programului de audit i auditatul. Ar trebui luat o
decizie cu privire la continuarea auditului sau la suspendarea
auditului pn cnd problemele legate de documentaie sunt
rezolvate.
Pregtirea planului de audit
Conductorul echipei de audit ar trebui s pregteasc un plan de
audit pentru a asigura baza nelegerii dintre clientul auditului,
echipa de audit i auditat referitor la desfurarea auditului. Planul
ar trebui s uureze programarea i coordonarea activitilor de
audit.
Detaliile furnizate n planul de audit ar trebui s reflecte
domeniul i complexitatea auditului. De exemplu, detaliile pot
diferi ntre auditurile iniiale i cele ulterioare i de asemenea,
ntre auditurile interne i cele externe. Planul de audit ar trebui s
fie suficient de flexibil pentru a permite modificri, cum ar fi
modificrile domeniului auditului, care pot deveni necesare pe msura
desfurrii activitilor de audit la faa locului.
Planul de audit ar trebui s includ urmtoarele:
- obiectivele auditului;
- criteriile de audit i orice documente de referin;
- domeniul auditului, inclusiv identificarea unitilor
organizaionale i funcionale precum i a proceselor care urmeaz s fie
auditate;
- datele i locaiile unde se vor desfura activitile de audit la
faa locului ;
- perioada i durata apreciate pentru desfurarea activitilor de
audit la faa locului, inclusiv ntlnirile cu managementul
auditatului i cele ale echipei de audit;
- rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i a
persoanelor care i nsoesc;
- alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale
auditului.
Planul de audit ar trebui de asemenea s includ, dup cum este
cazul, urmtoarele:
- identificarea reprezentantului pentru audit din partea
auditatului;
- limba n care se lucreaz i cea n care se redacteaz raportul de
audit atunci cnd este diferit de limba auditorului i/sau a
auditatului;
- elementele raportului de audit;
- acordurile de natur logistic (transport, faciliti la faa
locului etc);
- aspectele referitoare la confidenialitate;
- orice aciuni de urmrire a auditului.
Alocarea activitilor n cadrul echipei de audit
Conductorul echipei de audit, consultndu-se cu echipa de audit,
ar trebui s aloce fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea
anumitor procese, funcii, locuri, zone sau activiti. Astfel de
alocri ar trebui s ia n considerare necesitatea de independen i
competen a auditorilor precum i utilizarea eficace a resurselor, ca
i rolurile i responsabilitile diferite ale auditorilor, auditorilor
n curs de formare i ale experilor tehnici. Schimbri ale alocrii
activitilor pot fi fcute pe msura desfurrii auditului pentru a se
asigura realizarea obiectivelor audituluiPregtirea documentelor de
lucru
Membrii echipei de audit ar trebui s analizeze informaiile
relevante pentru activitile de audit alocate i s i pregteasc, dup
cum este necesar, documentele de lucru, ca referin i pentru
nregistrarea desfaurrii auditului. Astfel de documente de lucru pot
include:
liste de verificare i planuri de eantionare pentru audit, i
formulare pentru nregistrarea informaiilor, cum ar fi dovezile
de susinere, constatrile de audit i nregistrrile
edinelor.Desfurarea activitilor de audit la faa loculuiDesfurarea
edinei de deschidere
O edin de deschidere ar trebui s se in cu managementul
auditatului sau atunci cnd este cazul, cu acei responsabili de
funciile i procesele auditate. Scopul unei edine de deschidere
este:
- confirmarea planului de audit;
- furnizarea unui scurt rezumat al modului de desfurare a
activitilor de audit;
- confirmarea canalelor de comunicare, i
- furnizarea unei oportuniti pentru auditat s pun ntrebri.
Comunicarea pe parcursul auditului
n funcie de domeniul i de complexitatea auditului poate fi
necesar s se fac unele convenii oficiale pentru comunicarea n
cadrul echipei de audit i cu auditatul pe parcursul unui audit.
Echipa de audit ar trebui s fac periodic schimb de informaii, s
evalueze desfurarea auditului i s realoce activitatea ntre auditori
dup cum este nevoie.
Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit ar trebui s
comunice periodic stadiul auditului i orice probleme auditatului i
clientului auditului, dup cum este cazul. Dovezile colectate n
timpul auditului care sugereaz un risc imediat i semnificativ (ex.:
securitate, mediu sau calitate) ar trebui anunate fr ntrziere
auditatului, i cnd este cazul, clientului auditului. Orice sesizare
despre un aspect n afara domeniului auditului ar trebui notat i
raportat conductorului echipei de audit, n vederea unei posibile
comunicri a acesteia ctre clientul auditului i auditat.
Atunci cnd dovezile de audit disponibile indic c obiectivele
auditului nu vor fi atinse, conductorul echipei de audit ar trebui
s raporteze clientului auditului i auditatului motivele, pentru a
determina aciuni corespunztoare. Astfel de aciuni pot include
reconfirmarea sau modificarea planului de audit, modificarea
obiectivelor sau a domeniului auditului sau ntreruperea
auditului.
Orice nevoie de schimbare a domeniului auditului care poate
deveni evident n timpul desfurrii activitilor de audit la faa
locului ar trebui analizat i aprobat de clientul auditului i, dup
cum este cazul, de ctre auditat.
Rolul i responsabilitile ghizilor i observatorilor
Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu fac parte
din ea. Ei nu ar trebui s influeneze sau s interfere n desfurarea
auditului.
Atunci cnd ghizii sunt desemnai de auditat, ei ar trebui s
asiste echipa de audit i s acioneze la cererea conductorului
echipei de audit. Responsabilitile lor pot include urmtoarele:
- stabilirea contactelor i a timpilor pentru interviuri;
- aranjarea vizitelor ntr-o anume parte a locaiei sau
companiei;
- asigurarea c regulile referitoare la procedurile de siguran i
securitate ale locaiei sunt cunoscute i respectate de membrii
echipei de audit;
- asistarea la audit n numele auditatului;
Furnizarea clarificrilor sau participarea la colectarea
informaiilor.
Colectarea i verificarea informaiilor
In timpul auditului, informaiile relevante fa de obiectivele,
domeniul i criteriile auditului, inclusiv informaiile referitoare
la interfeele dintre funcii, activiti i procese ar trebui colectate
prin eantionare corespunztoare i ar trebui verificate. Numai
informaia care este verificabil poate fi dovad de audit. Dovezile
de audit ar trebui nregistrate.
Dovada de audit se bazeaz pe eantioane din informaiile
disponibile. De aceea, exist un element de incertitudine n
auditare, i cei care acioneaz n baza concluziilor auditului ar
trebui s fie contieni de aceast incertitudine.
Figura nr. 3 furnizeaz o prezentare de ansamblu a procesului, de
la colectarea informaiilor la stabilirea concluziilor de audit.
Metodele de colectare a informaiilor includ:
- interviuri;
- observarea activitilor
- analiza documentelor.
Generarea constatrilor audituluiDovezile de audit ar trebui
evaluate fa de criteriile de audit pentru a genera constatrile
auditului. Constatrile auditului pot indica fie conformitatea, fie
neconformitatea cu criteriile de audit. Atunci cnd este specificat
n obiectivele auditului, constatrile auditului pot identifica o
oportunitate de mbuntire.
Echipa de audit ar trebui s se ntlneasc dup cum este nevoie
pentru a analiza constatrile auditului n etape corespunztoare pe
parcursul auditului.
Conformitatea cu criteriile de audit ar trebui sintetizat pentru
a indica locaiile, funciile sau procesele care au fost auditate.
Constatrile individuale ale auditului referitoare la conformitate i
la dovezile care le susin ar trebui de asemenea nregistrate dac
acest lucru este inclus n planul
Neconformitile i dovezile de audit care le susin ar trebui
nregistrate. Neconformitile pot fi clasificate. Acestea ar trebui
analizate cu auditatul pentru a obine confirmarea c dovada de audit
este clar i astfel neconformitile sunt nelese. Trebuie depus orice
efort pentru a rezolva orice divergene de opinie referitoare la
dovezile i/sau constatrile auditului, iar divergenele nerezolvate
ar trebui nregistrate.
Pregtirea concluziilor auditului
Echipa de audit ar trebui s ia n considerare nainte de edina de
nchidere:
Analizarea constatrilor auditului i a altor informaii adecvate
colectate n timpul auditului, in raport cu obiectivele
auditului;
Convenirea concluziilor auditului avnd n vedere incertitudinea
inerent a procesului de audit;
Pregtirea recomandrilor, dac este specificat n obiectivele
auditului i
Discutarea activitii de urmrire rezultate din audit, dac este
inclus n planul de audit.
Desfurarea edinei de nchidereO edin de nchidere condus de
conductorul echipei de audit, ar trebui inut pentru a prezenta
constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie
nelese i nsuite de auditat i pentru a se conveni, dac este cazul,
asupra unei perioade de timp pentru ca auditatul s prezinte un plan
de aciuni corective i preventive. Participanii la edina de nchidere
ar trebui s includ auditatul i, de asemenea, pot fi inclui clientul
auditului i alte pri interesate. Dac este necesar, conductorul
echipei de audit ar trebui s l ntiineze pe auditat de situaiile
ntlnite pe parcursul auditului, care pot diminua ncrederea n
concluziile auditului.
n multe situaii, de exemplu, auditurile interne ntr-o organizaie
mic, edina de nchidere poate consta numai n comunicarea
constatrilor i concluziilor auditului.
Pentru alte situaii de audit, edina ar trebui s fie oficial i ar
trebui pstrate nregistrri ale acesteia, inclusiv persoanele
participante.
Orice opinii divergente referitoare la constatrile i/sau
concluziile auditului, ntre echipa de audit i auditat, ar trebui
discutate i, dac este posibil, rezolvate. Dac nu sunt rezolvate,
toate opinii ar trebuie nregistrate.
Dac este specificat prin obiectivele auditului ar trebui
prezentate recomandri pentru mbuntire. Ar trebui s se accentueze
faptul c recomandrile nu sunt obligatorii.
Pregtirea, aprobarea i difuzarea raportului de auditPregtirea
raportului de audit
Conductorul echipei de audit ar trebui s fie responsabil de
pregtirea i coninutul raportului de audit. Raportul de audit ar
trebui s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a
auditului, i ar trebui s conin sau s fac referire la
urmtoarele:
- obiectivele auditului;
- domeniul auditului, n special identificarea unitilor
funcionale i organizaionale, sau a proceselor auditate i a
perioadei de timp n care s-a desfurat auditul;
- identificarea clientului auditului;
- identificarea conductorului i a membrilor echipei de
audit;
- datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la
faa locului;
- criteriile de audit;
- constatrile auditului i
- concluziile auditului.
Raportul de audit poate, de asemenea, s includ sau s fac
referire la urmtoarele, dup caz:
- planul de audit;
- lista reprezentanilor auditatului;
- un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii
i/sau obstacolelor ntlnite care pot diminua ncrederea n concluziile
auditului;
- confirmarea c obiectivele auditului au fost realizate n cadrul
domeniului auditului n concordan cu planul de audit;
- zonele neacoperite, dei incluse n domeniul auditului;
- orice opinii divergente nerezolvate ntre echipa de audit i
auditat;
- recomandrile pentru mbuntire, dac este specificat n
obiectivele auditului;
- planurile aciunilor de urmrire convenite, dac exist;
- o declaraie referitoare la confidenialitatea coninutului
raportului;
- lista de difuzare a raportului de audit.
Aprobarea i difuzarea raportului de audit
Raportul de audit ar trebui emis n perioada de timp convenit.
Dac nu este posibil, motivele de ntrziere ar trebui comunicate
clientului auditului i ar trebui convenit o nou dat de emitere.
Raportul de audit ar trebui datat, analizat i aprobat conform
procedurilor programului de audit.
Raportul de audit aprobat ar trebui difuzat destinatarilor
desemnai de clientul auditului.
Raportul de audit este proprietatea clientului auditului.
Membrii echipei de audit i toi destinatarii raportului ar trebui s
respecte i s pstreze confidenialitatea raportului.
Incheierea auditului
Auditul este ncheiat atunci cnd activitile descrise n planul de
audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost
difuzat.
Documentele referitoare la audit ar trebui reinute sau distruse
n baza acordului dintre prile participante i n concordan cu
procedurile programului de audit i cerinele legale, reglementate i
contractuale aplicabile.
Dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei
responsabili pentru conducerea programului de audit nu ar trebui s
dezvluie coninutul documentelor, orice informaii obinute n perioada
auditului sau raportul de audit, nici unei pri fr acordul explicit
al clientului auditului i, cnd este cazul, fr aprobarea
auditatului. Dac este cerut dezvluirea coninutului documentelor
auditului, clientul auditului i auditatul ar trebui informai ct mai
curnd posibil.
Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit
Concluziile auditului pot indica necesitatea unor aciuni
corective, preventive sau de mbuntire, dup caz. Astfel de aciuni
sunt decise i ntreprinse de obicei de auditat n cadrul perioadei de
timp convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din audit.
Auditatul ar trebui s-l informeze pe clientul auditului referitor
la stadiul acestor aciuni.
Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective ar trebui
verificat. Aceast verificare poate fi parte a unui audit
ulterior.
Programul de audit poate specifica urmrirea de ctre membrii
echipei de audit, care adaug valoare prin utilizarea expertizei
lor. n astfel de cazuri, trebuie s se aib grij pentru a menine
independena n activitile ulterioare de audit.
COMPETENA I EVALUAREA AUDITORILORGeneraliti
ncrederea n procesul de audit depinde de competena celor care
desfoar auditul. Aceast competen se bazeaz pe demonstrarea:
- aptitudinilor personale i
- capabilitii de a aplica cunotinele i abiliti .
Conceptul de competen a auditorilor este ilustrat n figura
4.
Auditorii i dezvolt, menin i mbuntesc competena prin dezvoltare
profesional continu i prin participri regulate la audituri
COMPETENA
Figura 4 Conceptul de competen
Aptitudini personale
Auditorii ar trebui s aib aptitudini personale care s le permit
s acioneze n concordan cu principiile de audit descrise n capitolul
4.
Un auditor ar trebui :
- s se comporte etic, de exemplu: s fie cinstit, de ncredere,
sincer, onest i discret;
- s fie receptiv, de ex. dornic s ia n considerare idei sau
puncte de vedere alternative;
- s fie diplomat, de ex. s aib tact n lucrul cu oameni;
- s aib spirit de observaie, de ex. stare activ de contientizare
a ambientului fizic i a activitilor practice;
- s fie perceptiv, de ex. stare de contientizare instinctiv a
situaiilor i capabil s neleag situaiile;
- s fie flexibil, de ex. se adapteaz prompt la situaii
diferite;
- s fie tenace, de ex. perseverent, concentrat pe ndeplinirea
obiectivelor;
- s fie hotrt de ex. ajunge la concluzii n timp util bazndu-se
pe analize i raionamente logice i
- s aib siguran de sine, de ex. acioneaz i se manifest
independent n timp ce interacioneaz eficace cu ceilali
Cunotine i abiliti
Cunotine i abiliti generice pentru auditorii Auditorii ar trebui
s aib cunotine i abiliti n urmtoarele domenii:
Principii, proceduri i tehnici de audit : care s permit
auditorului s le aplice pe cele corespunztoare diferitelor audituri
i s se asigure c auditurile sunt desfurate ntr-o manier consecvent
i sistematic. Un auditor ar trebui s fie capabil s:
- aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit;
- planifice i s organizeze activitatea n mod eficace;
- efectueze auditul n limitele programului agreat;
- stabileasc prioritile i s se concentreze pe probleme n funcie
de importan;
- colecteze informaii n mod eficace prin intervievare,
ascultare, observare i analizarea documentelor, nregistrrilor i a
datelor;
- neleag adecvarea i consecinele utilizrii tehnicilor de
eantionare pentru auditare;
- verifice exactitatea informaiilor colectate;
- confirme c dovezile de audit sunt suficiente i adecvate pentru
a susine constatrile i concluziile auditului;
- evalueze acei factori care pot influena credibilitatea
constatrilor i concluziilor auditului;
- utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile
auditului;
- pregteasc rapoartele de audit;
- menin confidenialitatea i securitatea informaiilor i
- comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale,
fie prin intermediul unui interpret.
Sisteme de management i documente de referin: care s permit
auditorului s neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de
audit. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
- modul de aplicare a sistemelor de management diverselor
organizaii;
- interaciunea dintre componentele sistemului de management;
- standardele sistemelor de management al calitii sau de mediu,
proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de
management utilizate ca i criterii de audit;
- recunoaterea diferenelor dintre documentele de referin i
prioritile acestora;
- aplicarea documentelor de referin pentru diferite situaii de
audit i
- sisteme informatice i tehnologia informaiei utilizate pentru
autorizarea, securitatea, difuzarea i controlul documentelor,
datelor i al nregistrrilor.
Situaii organizaionale: care s permit auditorilor s neleag
contextul operaional al organizaiei. Cunotinele i abilitile n acest
domeniu ar trebui s cuprind:
- mrimea, structura, funciile i relaiile organizaiei;
- procesele generale ale activitii i terminologia conex i
- obiceiurile culturale i sociale ale auditatului.
Legile, reglementrile i alte cerine relevante aplicabile
disciplinei: care permit auditorului s cunoasc cerinele care se
aplic organizaiei auditate i s lucreze n limitele acestor cerin-e.
Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:
- coduri, legi i reglementri locale, regionale i naionale;
- contracte i acorduri;
- tratate i convenii internaionale i
- alte cerine la care organizaia subscrie.
Cunotine i abiliti generale ale conductorilor echipei de
audit
Conductorii echipei de audit ar trebui s aib cunotine i abiliti
suplimentare de leadership al auditului pentru a facilita
desfurarea eficace i eficient a auditului. Un conductor al unei
echipe de audit ar trebui s fie capabil s:
- planifice auditul i s utilizeze eficace resursele pe durata
unui audit;
- reprezinte echipa de audit n comunicarea cu clientul auditului
i auditatul;
- organizeze i s orienteze membrii echipei de audit,
- asigure orientarea i ndrumarea auditorilor n curs de
formare;
- conduc echipa de audit pentru a obine concluziile
auditului;
- previn i s rezolve conflictele i
- pregteasca i s finalizeze raportul de audit.
Cunotine i abiliti specifice ale Auditorii sistemului de
management al calitii ar trebui s aib cunotine i abiliti n
urmtoarele domenii:
- tehnici i metode din domeniul calitii: pentru a permite
auditorului s examineze sistemele de management al calitii i s
genereze constatrile i concluziile de audit corespunztoare.
Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:
- terminologia n domeniul calitii;
- principiile managementului calitii i aplicarea acestora i
- instrumentele managementului calitii i aplicarea acestora (de
exemplu controlul statistic al proceselor, analiza modurilor de
defectare i a efectelor acestora etc.)
- procese i produse, inclusiv servicii: pentru a permite
auditorului s neleag contextul tehnologic n care se efectueaz
auditul. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
- terminologia specific sectorului;
- caracteristicile tehnice ale produselor i proceselor, inclusiv
ale serviciilor i
- procesele i practicile specifice sectorului.Cunotine i abiliti
specifice pentru auditorii sistemului de management Auditorii
sistemului de management ar trebui s aib cunotine i abiliti in
urmtoarele domenii:
- tehnici i metode din domeniul managementului auditat: pentru a
permite auditorului s examineze sistemele de management specifice
domeniului i s genereze constatrile i concluziile corespunztoare
auditului. Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s
cuprind:
- terminologia n domeniul;
- principiile de management specific i aplicarea acestora i
- instrumentele managementului specific i aplicarea
acestora.
- tehnologii specifice: pentru a permite auditorului s neleag
relaia fundamentala activitailor desfurate. Cunotinele i abilitile
n acest domeniu ar trebui s cuprind:
- impactul activitilor asupra produselor;
- interaciunea activitilor;
- tipuri de activiti( exemplu: producie, procesare,
depozitare...);
- managementul resurselor ( exemplu: materii prime, apa,
utilaje....) i
- metode generale pentru protecia mediului.
- aspecte tehnice i de mediu referitoare la operare: pentru a
permite auditorului s neleag interaciunea activitilor, produselor,
serviciilor i operaiunilor auditatului cu activitatea sa.
Cunotinele i abilitile n acest domeniu ar trebui s cuprind:
- terminologia specific sectorului;
- aspecte i impacturi de mediu;
- metode pentru evaluarea activitaii;
- caracteristici critice ale proceselor operaionale, produselor
i serviciilor,
- tehnici pentru monitorizare i msurare i
- tehnologii pentru prevenirea polurii.
Studii, experien profesional, instruire ca auditor i experien de
auditAuditor
Un auditor ar trebui s aib urmtoarele studii, experien
profesional, instruire ca auditor i experien de audit:
Ei ar trebui s absolve studii suficiente pentru a dobndi
cunotinele i abilitile necesareEi ar trebui s aib experien
profesional care s contribuie la dezvoltarea cunotinelor i
abilitilor Aceast experien profesional ar trebui s fie ntr-o funcie
tehnic, managerial sau profesional care implic raionamente,
rezolvarea problemelor i comunicarea cu ali specialiti sau
manageri, persoane cu funcii similare, clieni i/ sau alte pri
interesate.
Parte din experiena profesional ar trebui s fie ntr-o funcie n
care activitile ntreprinse contribuie la dezvoltarea cunotinelor i
a abilitilor ndomeniul managementului calitii pentru auditorii
sistemelor de management al calitii
Ei ar trebui s fi finalizat instruirea ca auditor care
contribuie la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor. Aceast
instruire poate fi furnizat de propria organizaie sau de o
organizaie extern;
Ei ar trebui s aib experien de audit n activitile descrise
anterior. Aceast experien ar trebui acumulat sub orientarea i
ndrumarea unui auditor care este competent n calitate de conductor
al unei echipe de audit n aceeai disciplin.
NOT: Amploarea orientrii i ndrumrii necesar pe parcursul unui
audit ar trebui s fie la latitudinea celor care au
responsabilitatea conducerii programelor de audit i a conductorului
echipei de audit. Asigurarea direcionrii i a ndrumrii nu implic
supervizarea constant i nu necesit ca cineva s fie nominalizat
numai pentru aceast sarcin.Conductorul echipei de audit
Un conductor al echipei de audit ar trebui s fi acumulat
experien de audit suplimentar pentru a dezvolta cunotinele i
abilitile descrise anterior. Aceast experien suplimentar ar fi
trebuit acumulat acionnd n calitate de conductor al echipei de
audit sub direcionarea i ndrumarea unui alt auditor care este
competent n calitate de conductor al echipei de audit.
Auditori care auditeaz sisteme de management al calitii
Auditorii sistemelor de management al calitii care doresc s
devin auditori n cea de-a doua disciplin ar trebui:
s aib instruirea i experiena profesional necesare pentru a
acumula cunotinele i abilitile pentru cea de-a doua disciplin i
s fi efectuat audituri n cel de-al doilea sistem de management
sub direcionarea sau ndrumarea unui auditor care este competent n
calitate de conductor al echipei de audit n cea de-a doua
disciplin.
Un conductor al echipei de audit ntr-una dintre discipline ar
trebui s ndeplineasc recomandrile menionate mai sus pentru a deveni
conductor al echipei de audit n cea de-a doua disciplin.
Niveluri de studii, experien profesional, instruire ca auditor i
experien de audit
Organizaiile ar trebui s stabileasc nivelurile de studii,
experien profesional, instruire ca auditor i experien de audit
pentru un auditor, necesare pentru a dobandi cunotinele i abilitile
corespunztoare programului de audit prin aplicarea pailor 1 i 2 ai
procesului de evaluare descris anterior
Experiena a artat c nivelurile prezentate de mai jos sunt
corespunztoare pentru auditorii care desfoar audituri de
certificare sau similare. n funcie de programul de audit pot fi
corespunztoare niveluri mai ridicate sau mai sczute
Exemple de niveluri de studii, experien profesional, instruire
ca auditor i experien de audit pentru auditorii Parametru
AuditorAuditor multidisciplinarConductor al echipei de audit
StudiiStudii secundare
(Nota 1)Idem auditorIdem auditor
Experiena profesional total5 ani
(Nota 2)Idem auditorIdem auditor
Experiena profesional n domeniul managementul calitii Cel puin 2
ani din cei 5 ani de experien2 ani n cea de-a doua disciplin (Nota
3)Idem auditor
Instruirea ca auditor 40 de ore de instruire despre audit24 de
ore de instruire n cea de-a doua disciplin (Nota 4) Idem
auditor
Experiena de audit4 audituri complete pentru un total de cel
puin 20 de zile de experien de audit ca auditor n curs de formare
sub orientarea i ndrumarea unui auditor competent n calitate de
conductor al echipei (Nota 5)
Auditurile ar trebui efectuate n ultimii trei ani consecutivi.3
audituri complete pentru un total de cel puin 15 zile de experien
de audit n cea de-a doua disciplin sub orientarea i ndrumarea unui
auditor competent n calitate de conductor al echipei n cea de-a
doua disciplin (Nota 5).Auditurile ar trebui efectuate n ultimii
doi ani consecutivi.3 audituri complete pentru un total de cel puin
15 zile de experien de audit n rolul de conductor al echipei de
audit sub orientarea i ndrumarea unui auditor competent n calitate
de conductor al echipei (Nota 5) de audit.
Auditurile ar trebui efectuate n ultimii doi ani
consecutivi.
Nota 1- Studii secundare reprezint acel nivel din sistemul
naional de educaie care urmeaz dup nivelul primar sau elementar,
dar care este finalizat anterior intrrii la o universitate sau
instituie educaional similar.
Nota 2- Numrul de ani pentru experien profesional poate fi redus
cu un an dac persoana a absolvit o form de educaie post liceal
corespunztoare.
Nota 3-Experien profesional n cea de-a doua disciplin poate fi
dobndit n acelai timp cu experiena profesional din prima
disciplin.
Nota 4-Instruirea n cea de-a doua disciplin este pentru a
acumula cunotine despre standardele, legile, reglementrile,
principiile, metodele i tehnicile relevante.
Nota 5-Un audit complet este un audit care acoper toi paii
descrii. Experiena global de audit ar trebui s cuprind ntregul
standard al sistemului de management.
Meninerea i mbuntirea competenei
Dezvoltarea profesional continu
Dezvoltarea profesional continu se refer la meninerea i
mbuntirea cunotinelor, a abilitilor i a aptitudinilor personale.
Aceasta poate fi realizat prin mijloace ca experiena de munc
suplimentar, , instruire, studiu individual, studiu asistat,
participarea la ntlniri, seminarii i conferine sau alte activiti
relevante. Auditorii ar trebui s demonstreze dezvoltarea
profesional continu.
Activitile pentru dezvoltarea profesional continu ar trebui s ia
n considerare schimbrile nevoilor individuale i celor ale
organizaiei, ale practicii de audit, standardelor i altor
cerine.
Meninerea abilitilor de auditareAuditorii ar trebui s i menin i
s demonstreze abilitatea de auditare prin participarea n mod
regulat la audituri ale sistemelor de management al calitii i/sau
de mediu.
Evaluarea auditorilorGeneralitiEvaluarea auditorilor i a
conductorilor echipei de audit ar trebui planificat, implementat i
nregistrat n concordan cu procedurile programului de audit pentru a
furniza un rezultat care este obiectiv, consecvent, corect i de
ncredere. Procesul de evaluare ar trebui s identifice nevoile de
instruire i a alte nevoi de mbuntire a abilitilor.
Evaluarea auditorilor intervine n urmtoarele etape diferite:
- evaluarea iniial a persoanelor care doresc s devin
auditori;
- evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a
echipei;
- evaluarea continu a performanei auditorului pentru a
identifica necesitile pentru meninerea i mbuntirea cunotinelor i a
abilitilor.
Procesul de evaluareProcesul de evaluare implic patru pai
principali.
Pasul 1 Identificarea aptitudinilor personale, a cunotinelor i
abilitilor pentru a ndeplini necesitile programului de audit.
Pentru stabilirea cunotinelor i a abilitilor adecvate ar trebui
s se ia n considerare urmtoarele:
- mrimea, natura i complexitatea organizaiei care va fi
auditat;
- obiectivele i amploarea programului de audit;
- cerinele de certificare/nregistrare i acreditare;
- rolul procesului de audit n managementul organizaiei care va
fi auditat;
- nivelul de ncredere cerut n programul de audit i
- complexitatea sistemului de management care va fi auditat.
Pasul 2 Stabilirea criteriilor de evaluare
Criteriile pot fi cantitative (cum ar fi anii de experien
profesional i de studii, numrul de audituri efectuate, orele de
instruire n domeniul auditului sau calitative (cum ar fi
demonstrarea aptitudinilor personale, a cunotinelor sau a
abilitilor, n timpul instruirii sau la locul de munc).
Pasul 3 Selectarea metodei adecvate de evaluare
Evaluarea ar trebui realizat de o persoan sau de un grup de
persoane care utilizeaz una sau mai multe metode selectate dintre
cele din Tabelul 2. Pentru utilizarea tabelului 2 ar trebui s se ia
n considerare urmtoarele:
- metodele prezentate reprezint o gam de opiuni i pot s nu fie
aplicabile n toate situaiile;
- diferitele metode prezentate pot diferi n ceea ce privete
ncrederea conferit i
- o combinaie de metode care ar trebui , de regul, s fie
utilizat pentru a asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect i
de ncredere.
Pasul 4 Desfurarea evalurii
La acest pas informaiile colectate despre persoan sunt comparate
fa de criteriile stabilite la pasul 2. Atunci cnd o persoan nu
ndeplinete criteriile, se solicit instruire suplimentar, experien
profesional i/sau experien de audit suplimentar, dup care ar trebui
efectuat o reevaluare.
Un exemplu referitor la aplicarea i documentarea pailor
procesului de evaluare pentru un program ipotetic de audit intern,
este ilustrat n de mai jos
Metode de evaluare
Metoda de evaluareObiectiveExemple
Analizarea nregistrrilor Verificarea pregtirii i experienei
acumulate de auditorAnaliza nregistrrilor referitoare la studii,
instruire, experien profesional i de audit
Feedback pozitiv sau negativFurnizarea informaiilor despre cum
este perceput prestaia auditoruluiSupravegheri, chestionare,
referine personale, mrturii, reclamaii, evaluarea prestaiei ,
analize reciproce
InterviuEvaluarea aptitudinilor personale i a abilitilor de
comunicare, informaii suplimentare
Interviuri fa n fa sau la telefon
ObservareEvaluarea aptitudinilor personale i A capacitii de a
aplica cunotine i abiliti Interpretare de roluri, audituri cu
supraveghere, evaluarea n timpul activitii sale.
TestareEvaluarea aptitudinilor personale, cunotinelor i
abilitilor, precum i aplicarea acestora. Examene scrise i orale,
testare psihometric
Analiza post auditFurnizarea informaiilor atunci cnd observarea
direct nu este posibil sau nu este adecvat.Analizarea raportului de
audit i discuia cu clientul auditului, cu auditatul, cu colegii i
cu auditorul.
MODEL - RAPORT DE AUDIT
Structura
auditat:______________________________________________________Tematica
auditului:
_____________________________________________________CAPITOLUL
I
Echipa de auditare: a fost constituit
din_____________________________________
Misiunea s-a efectuat n baza: Ordinului /
contractului__________________________Durata misiunii de
audit:_________________________________________________Perioada
auditat:_______________________________________________________Scopul
auditului:_______________________________________________________Obiectivele
urmrite:____________________________________________________
Documentele examinate n cadrul
auditului:__________________________________CAPITOLUL II
Constatri:____________________________________________________________
CAPITOLUL III
Recomandri:Recomandarea nr.
1_____________________________________________________Recomandarea
nr. X_____________________________________________________CAPITOLUL
IV
Opinia auditatului ( planul de remediere al neconformitilor):
Nr.crt. corespondent fiecrei recomandriAciuni corective luate de
structura auditat
Termen de realizare
CAPITOLUL V
Concluziile finale ale
auditorului:__________________________________________CAPITOLUL
VI
Difuzarea raportului final de audit
ctre:_____________________________________
Responsabilul programului de audit
Monitorizarea i analizarea programului de audit
monitorizare i analiz
identificarea nevoilor de aciuni corective i preventive
identificarea oportunitilor de mbuntire
Competena i evaluarea auditorilor
Implementarea programului
de audit
programarea auditurilor
evaluarea auditorilor
selectarea echipei de audit
conducerea activitilor de audit
meninerea nregistrrilor
Stabilirea programului de audit
obiective i amploare
responsabiliti
resurse
proceduri
Activiti
de audit
mbuntirea programului de audit
Exemplele de programe de audit:
o serie de audituri interne care acoper ntregul sistem de
management al calitii al organizaiei pentru anul in curs;
audituri de secund parte ale sistemului de management ale
potenialilor furnizori de produse critice, care urmeaz a fi
desfurate n urmtoarele 6 luni;
auditurile de certificare/nregistrare i supraveghere desfurate
de un organism de certificare/nregistrare de ter parte pentru un
sistem de management de mediu n cadrul perioadei de timp, convenit
prin contract ntre organismul de certificare i client.
Un program de audit include de asemenea planificarea
corespunztoare, furnizarea resurselor i stabilirea procedurilor de
desfurare a auditului n cadrul programului.
Exemplele de obiective ale programului de audit includ
urmtoarele:
s ndeplineasc cerinele pentru certificare ale unui standard
pentru sistemul de management al calitaii
s verifice conformitatea cu cerinele sistemului HACCP;
s obin i s menin ncredere n capabilitatea furnizorului;
INIIEREA AUDITULUI
Numirea conductorului echipei de audit
Definirea obiectivelor, domeniului i a criteriilor auditului
Determinarea fezabilitii auditului
Selectarea echipei de audit
Stabilirea contactului iniial cu auditatul
Pregtirea activitilor de audit la faa locului
Pregtirea planului de audit
Alocarea activitilor n cadrul echipei de audit
Pregtirea documentelor de lucru
Desfurarea auditului la faa locului
Desfurarea edinei de deschidere
Comunicare pe parcursul auditului
Rolurile i responsabilitile ghizilor i ale observatorilor
Colectarea i verificarea informaiilor
Generarea constatrilor de audit
Pregtirea concluziilor auditului
Desfurarea edinei de nchidere
Desfurarea analizei documentelor
Analiza documentele relevante ale sistemului de management,
inclusiv nregistrri, i determinarea adecvrii acestora fa de
criteriile de audit
Pregtirea i difuzarea raportului de audit
Pregtirea raportului de audit
Aprobarea i difuzarea raportului de audit
ncheierea auditului
Desfurarea auditului de urmrire
edina de deschidere
n multe cazuri, de exemplu auditurile interne ntr-o organizaie
mic, edina de deschidere poate consta n comunicarea faptului c se
desfoar un audit i explicarea naturii auditului.
Pentru alte situaii de audit, edina trebuie s fie una oficial i
ar trebui pstrate nregistrri ale participrii. edina ar trebui
condus de conductorul echipei de audit i urmtoarele aspecte ar
trebui luate n considerare, dup cum este cazul:
prezentarea participanilor, inclusiv o scurt descriere a
rolurilor acestora;
confirmarea obiectivelor, a domeniului i a criteriilor
auditului;
confirmarea programului auditului i a altor acorduri relevante
cu auditatul, cum ar fi data i ora pentru edina de nchidere, orice
edine intermediare dintre echipa de audit i managementul
auditatului, i orice schimbri de ultim or;
metodele i procedurile care vor fi utilizate pentru efectuarea
auditului, inclusiv ntiinarea auditatului c dovezile de audit se
vor baza numai pe eantioane din informaiile disponibile i de aceea,
exist un element de incertitudine n auditare;
confirmarea canalelor oficiale de comunicare dintre echipa de
audit i auditat;
confirmarea limbii utilizate pe parcursul auditului;
confirmarea faptului c pe parcursul auditului, auditatul va fi
informat despre desfurarea auditului;
confirmarea c resursele i facilitile necesare echipei de audit
sunt disponibile;
confirmarea aspectelor referitoare la confidenialitate;
confirmarea procedurilor de siguran i securitatea muncii i
situaii de urgen relevante pentru echipa de audit;
confirmarea disponibilitii, rolurilor i identitii ghizilor;
metoda de raportare, inclusiv orice clasificare a
neconformitilor;
informarea despre condiiile n care auditul poate fi
ntrerupt;
informaii despre sistemul de apeluri fa de modul de desfurare a
auditului sau fa de concluziile auditului.
Constatri ale auditului
Evaluare fa de criteriile de audit
Figura 3 Prezentare de ansamblu a procesului de la colectarea
informaiilor pn la stabilirea concluziilor auditului
Surse de informaii
Concluzii ale auditului
Analiz
Dovad de audit
Colectare prin eantionare corespunztoare i verificare
Surse de informare
Sursele de informare alese pot varia n funcie de domeniul i
complexitatea auditului i pot include urmtoarele:
Interviuri cu angajai i alte persoane;
Observarea activitilor i a mediului de lucru conjurtor i a
condiiilor de lucru;
Documente, cum sunt politica, obiective, planuri, proceduri,
standarde, instruciuni, licene i permise, specificaii, desene,
contracte si comenzi;
nregistrri, cum sunt nregistrrile de la inspecie, minute ale
edinelor, rapoarte de audit, nregistrri ale programelor de
monitorizare i rezultate ale msurrilor;
Sinteze ale datelor, analize i indicatori de performan;
Informatii despre programele de eantionare ale auditatului i
despre procedurile pentru controlul proceselor de eantionare i de
msurare;
Rapoarte din alte surse, de exemplu, feedback de la client, alte
informaii relevante de la pri externe i clasificarea
furnizorilor;
Baze de date computerizate i web site-uri.
Desfurarea interviurilor
Interviurile sunt unul dintre mijloacele importante ale
colectrii informaiilor i ar trebui realizate ntr-o manier adaptat
situaiei i persoanei intervievate. Totui, auditorul ar trebui s ia
n considerare urmtoarele:
Interviurile ar trebui desfurate cu persoanele de la niveluri i
funcii corespunztoare care efectueaz activiti sau sarcini din
domeniul auditului;
Interviurile ar trebui desfurate n cadrul programului normal de
lucru i atunci cand este posibil, la locul de munc al
persoanei;
Ar trebui depus orice efort pentru ca persoana intervievat s se
simt n largul su nainte i pe durata interviului.
Motivul interviului i orice notie care se iau ar trebui
explicate;
Interviurile pot fi iniiate solicitand persoanelor s-i descrie
activitatea;
ntrebrile care induc rspunsul (ex. ntrebrile conductoare) ar
trebui evitate;
Rezultatele interviului ar trebui sintetizate i analizate cu
persoana intervievat;
Persoanelor intervievate ar trebui s li se mulumeasc pentru
participare i cooperare.
DOMENIU
CALITATE
Cunotine i abiliti generice
Cunotine i abiliti specifice domeniului calitii
Cunotine i abiliti specifice domeniului
Studii + Experien + Instruire ca auditor + Experien =
COMPETEN
profesional de audit