www.docflow.com GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft DocFlow e Microsoft ‐ Milano, 3 febbraio 2010 Gestione e conservazione sostitutiva Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: dei documenti informatici: NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI SCENARI EVOLUTIVI SCENARI EVOLUTIVI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI Alessandro De Pasquale – Direttore Servizi Consulenza www.docflow.com
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Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: normativa attuale e possibili scenari evolutivi
Intervento di Alessandro De Pasquale, Direttore Servizi Consulenza DocFlow, durante il convegno organizzato dal DocFlow e Microsoft dal titolo "GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: NORMATIVA E SOLUZIONI TECNOLOGICHE"
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GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche 3 Febbraio 2010 DocFlow e Microsoft
DocFlow e Microsoft ‐Milano, 3 febbraio 2010
Gestione e conservazione sostitutiva Gestione e conservazione sostitutiva dei documenti informatici: dei documenti informatici: NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI NORMATIVA ATTUALE E POSSIBILI SCENARI EVOLUTIVISCENARI EVOLUTIVI
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Alessandro De Pasquale – Direttore Servizi Consulenza
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Riepilogo normativa
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Principali norme
• D.Lgs 231/2001 Responsabilità civile delle aziende• Legge 196/2003 protezione dei dati personali• Basilea II Documentazione del credito• CC artt. da 2214 a 2220 conservazione delle fatture, scritture e corrispondenza
• Legge 633/1972 IVA• Terza direttiva antiriciclaggio europea• 21 CFR Part 11 regolamentazione FDA (food and Drug Administration) per l’archiviazione dei dati relativi al ciclo di sviluppo del farmaco
• Sarbanes Oxley Act (SOX) • Europee• Reach (registration, Evaluation and Authorization of Chemicals)
• ROHS (Restrictions on the Use of Certain Hazardous Substances in Electrical and Electronic Equipment)
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• Disposizioni generali– Codice civile
– D.lgs. 231/2001
– Legge 196/2003 protezione dei dati personali
• Norme sulla sicurezza del lavoro– D.lgs 81/2008
• Normative specifiche– Norme sulla ricerca e produzione del
farmaco
– Norme sulla gestione del credito
– Regolamenti per le assicurazioni
Aree di intervento delle norme
• Ministero delle finanze• Ministero per il lavoro / INAIL / ASL• Autorità per il farmaco / Ministero per la
salute• Banca d’Italia• CONSOB• ISVAP• Garante per la privacy• Autorità per l’energia il gas e l’ambiente• Magistratura• ISO• Ordini professionali• …
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Codice civile
• Art. 2214 Libri obbligatori e altre scritture contabili– L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro
giornale e il libro degli inventari.– Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla
natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
• Art. 2220 Conservazione delle scritture contabili– Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima
registrazione.– Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i
telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
– Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dalsoggetto che utilizza detti supporti.
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Caratteristiche del documento
• Immodificabilità: Il documento deve conservare inalterato il suo contenuto o quantomeno mostrare traccia della avvenuta modifica.
• Conservabilità: Deve essere possibile conservare nel tempo un documento
• Autenticità: E’ necessario poter stabilire che un documento èautentico e cioè emesso ed approvato da una specifica entità .
• Non ripudio: Insieme alla autenticità è altresì necessario potersi opporre all’eventuale strumentale disconoscimento (ripudio) del documento da parte di chi lo ha emesso..
• Data certa: Spesso è necessario poter attribuire ad un documento una data certa, sopratutto in circostanze dove esso ha valore legale.
• Riservatezza: Tutti i documenti hanno un diverso livello di accessibilità.
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Documento informatico
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Sono già tra noi
• I documenti informatici sono già una parte importante della vita aziendale– Posta elettronica (certificata o meno)
– Home Banking
– Bollette e fatture
– Comunicazioni con le Amministrazioni Pubbliche• Comunicazioni con le Authority
• Dichiarazioni fiscali
• Documenti doganali
• Notifiche dai Tribunali
– Documentazione sanitaria
– …
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Gestire i documenti elettronici
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Tipi di firma
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Data e ora
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Legge 2 / 2009
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Documenti rilevanti ai fini tributari
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Tre fasi
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Processo di conservazione elettronica
XWK9034YYXXWK9034YYX
Firma qualificata del file con le impronteFirma qualificata del file con le impronte
Documenti informatici firmati
Documenti informatici firmati
ConservazioneConservazione
Preparazione dell’indice e calcolo delle impronte
Preparazione dell’indice e calcolo delle impronte
Documenti AnalogiciDocumenti Analogici
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Contenuto dell’archivio
Nome Cognome PI … rif temporale impronta
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Nome Cognome PI … rif temporale impronta
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Xxxx Xxxxxxx 1234 18/10/2005 hghgadrvb
Firma del responsabile della conservazione
Firma del responsabile della conservazione
Marca temporaleMarca temporale
Documenti conservatiDocumenti conservati
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Responsabile della conservazione
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Responsabilità amministrativa
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Addebito delle sanzioni
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Manuale della conservazione
(art. 5 deliberazione CNIPA 11/2004)
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Esibizione dei documenti
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Disegno di Legge Brunetta App. CDM del 12/11/2009
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Alessandro De PasqualeDirettore Servizi Consulenza
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