Gestione dei Documenti Elettronici Soluzioni organizzative ed innovazione tecnologica Alessio Meloni Business Consulting Services IBM Convegno - La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale, archiviazione e protocollo elettronico Roma 13 Maggio 2005
16
Embed
Gestione dei Documenti Elettronici Soluzioni organizzative ed innovazione tecnologica Alessio Meloni Business Consulting Services IBM Convegno - La dematerializzazione.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Gestione dei Documenti ElettroniciSoluzioni organizzative ed innovazione tecnologica
Alessio MeloniBusiness Consulting ServicesIBM
Convegno - La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale, archiviazione e protocollo elettronico
Roma 13 Maggio 2005
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 2/25
Agenda
Inquadramento della Gestione Documentale
La Visione e l’Offerta di IBM
Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche
Un caso: la gestione dei documenti fiscali
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 3/25
Considerazioni iniziali
Il contesto normativo e giuridico è maturo, la sfida: adeguare e diffondere il nuovo “modello di azione amministrativa” della PA digitale
L’impatto del contesto normativo supera i confini della PA e riguarda anche le interazioni tra cittadini, imprese in mercati e contesti sociali eterogenei
Il processo di smaterializzazione attiene le “evidenze documentali” ma sempre di più riguarda i flussi informativi, le relazioni tra persone ed organizzazioni, i processi
La smaterializzazione riduce le barriere “fisiche” di circolazione delle informazioni, creando opportunità di efficienza e trasparenza ma anche più ampie esigenze di sicurezza
Le dinamiche tecnologiche IT muovono verso una visione della gestione delle informazioni (contenuti, documenti, dati) e delle funzioni di business (applicazioni) sempre più basata su standard aperti
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 4/25
Agenda
Inquadramento della Gestione Documentale
La Visione e l’Offerta di IBM
Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche
Un caso: la gestione dei documenti fiscali
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 5/25
La Vision di IBM per la Gestione dei Documenti e dei Contenuti
IBM inquadra la gestione documentale e la conservazione dei documenti elettronici nel quadro del Enterprise Content Management (ECM) ovvero la gestione integrata delle informazioni di natura differente all’interno di una Impresa o di una Amministrazione
IBM adotta un approccio alla gestione dei contenuti e dei documenti in grado di coprire tutti i momenti del ciclo di vita della informazione (Information Lyfecycle Management - ILM), e tutti i livelli di azione da quello strategico a quello operativo e tecnologico in modo coerente
Controllo, Analisi e Sicurezza
Canali di accesso, Aggregazione e Collaborazione, Ricerca
Projects IT project delivery under Marion NgDept. Individual BU department managers Management with benefits/budget accountability
Architecture Current IT architecture function underDirector, PE&C
ECM Specialist function for addressing Office ECM approaches, under Dan Boileau
IT Subject Major IT leads (e.g., SAP by module,
Matter Experts Allegro, etc.)Functional Leads Per Cornerstone plus Legal, Business Focus Communications, Corp. Strategy, etc
Business Info Current BIC approachConsultants
ECM Specialist ECM analysts underBusiness Analysts Dan Boileau
Projects IT project delivery under Marion NgDept. Individual BU department managers Management with benefits/budget accountability
Architecture Current IT architecture function underDirector, PE&C
ECM Specialist function for addressing Office ECM approaches, under Dan Boileau
IT Subject Major IT leads (e.g., SAP by module,
Matter Experts Allegro, etc.)Functional Leads Per Cornerstone plus Legal, Business Focus Communications, Corp. Strategy, etc
Business Info Current BIC approachConsultants
ECM Specialist ECM analysts underBusiness Analysts Dan Boileau
Gestione e ControlloGestione e Controllo
Operatività e StrumentiOperatività e Strumenti
Classificare e ri-progettare i flussi informativi per semplificare i processi
Adeguare i regolamenti interniDefinire le metriche per misurare il successo
Definizione ObiettiviDefinizione Modello di GovernoDefinizione Politiche e StandardDefinizione Modello Processi e InformazioniDefinizione Piano di Programma
User
SupportTraining
Operations
Projects
IT SubjectMatter Experts
Architecture
ECM
Leadership
BU
Mgmt.
ECMOwner
(CIO)
Requirements Compliance
Super User
Department Management
Functional Leads –Business
ECM Office
EC
M B
usin
ess An
alysts
Bu
siness In
fo. C
on
sultan
ts
Bu
siness In
fo. C
on
sultan
ts
EC
M B
usin
ess An
alysts
Bu
siness In
fo. C
on
sultan
ts
Bu
siness In
fo. C
on
sultan
ts
ITFocus
BusinessFocus
StrategiaStrategia
Progettare il percorso di trasformazione per allineare tecnologia, processi e cultura
e-forme-form Doc MgntDoc Mgnt LegacyLegacyCoinvolgere il personale dei settori della
amministrazione nelle fasi di progettazione e diffusione dei nuovi processi /servizi
Coinvolgere gli utenti finali non solo nella fase di comunicazione ma anche nelle fasi di
progettazione
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 9/25
La Offerta tecnologica ECM
IBM offre una serie di prodotti modulari articolata su “layer” di presentazione, integrazione e gestione dei contenuti e basati su standard di interfaccia aperti (Web Services, J2EE),
E-form: gestire contemporaneamente il documento ed il dato
Consente lo gestione dei dati del documento (es. PDF) attraverso la tecnologia XML.
Consente il controllo dei dati e di sicurezza La soluzione usa XML per descrivere il
layout del modulo e dei dati ivi contenuti facilitando la comunicazione con altri
sistemi. Permette la pre-compilazione dei moduli Consente il completamento off-line dei
moduli da parte dell’utente Consente la gestione di versioning,
commenti Utilizza dispositivi di firma digitale
presenti sul sistema (Smartcard, chiave USB, ecc.) ed è compatibile con tutte le Certification Authority riconosciute in ambito nazionale (es: Infocamere, Intesa Global Value, Poste, ecc.);
La soluzione consente la gestione integrata dei documenti e dati strutturati in esso contenuti
permettendo l’integrazione con il mondo applicativo
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 11/25
Agenda
Inquadramento della Gestione Documentale
La Visione e l’Offerta di IBM
Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche
Un caso: la gestione dei documenti fiscali
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 12/25
Fatturazione elettronica
1. Ogni anno in Europa 18 Milioni di aziende scambiano circa 16 Miliardi di Fatture di cui circa 2 Miliardi in Italia (studio Eurostat)
- Molte aziende operano già da tempo attraverso scambi informatici (EDI) che accompagnano il flusso cartaceo
2. Si stima che il costo totale di trattamento di una fattura sia compreso tra 10/50 euro con una media di 27 euro a fattura (studio BVA-EDIFrance)
- I costi sono per 1/3 a carico del fornitore e per 2/3 a carico dell’acquirente
L’informatizzazione del ciclo passivo ed attivo comporta una serie di benefici diretti ed indiretti che possono portare a un abbattimento del 50% dei costi di gestione delle fatture
riduzione dei costi relativi alla sicurezza della conservazione dei documentieliminazione dei ritardi e dei disguidi dall’inoltro cartaceo delle fattureriduzione del contenzioso e dei mancati pagamenti : migliore qualità nella relazione fra cliente e fornitore
eliminazione costi di stampa e spedizione riduzione degli spazi destinati ad archivi riduzione delle attività di manipolazione dei
documenti : minori costi, tempi, qualità dei dati eliminazione del tempo destinato ad
archiviazione e ricerche
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 13/25
Gestione dei documenti a valenza fiscale
Normativa di riferimento- Decreto Ministero Economia e Finanze del 23/1/2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi
ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto- Decreto Legislativo n°52/2004 del 20/2/2004 – Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed
armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA- Deliberazione CNIPA n°11/2004 – Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su
supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Decreto PCM del 13 gennaio 2004 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione, e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
1. Eliminare la stampa, la spedizione e l’archiviazione delle fatture cartacee- La fattura viene generata in formato stampabile e trasmessa mediante collegamento
elettronico; il cedente provvede alla conservazione a norma del documento in formato digitale; il cessionario provvede alla stampa e all’archiviazione della sua copia (oppure, se in grado, alla conservazione a norma).
2. Emettere fatture elettroniche- Oltre a dover essere apposti la firma elettronica qualificata e il riferimento temporale, la fattura
elettronica deve essere conservata a norma sia dal cedente che dal cessionario
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 14/25
Acquisizione flussi fatture e conversione
Apposizione firma digitale e rif. temporale
Emissione fattura e notifica (web, PEC, postel)
Conservazione adempimenti,
esibizione
Ciclo attivo
Acquisizione e verifica fattura
Ciclo passivo
Integrazione contabile
Conservazione adempimenti,
esibizione
Soluzione Enterprise Hub per la gestione delle fatture elettroniche
Le soluzioni Intesa Easy-pay e Trusted doc offrono servizi di gestione del ciclo di fatturazione in modalità ASP
FornitoriIntesa
Enterprise Hub
Acquirenti
Mediatore Tecnologico (Network Broker)
Garante e certificatore (Terza Parte fidata)
Fornitore di funzionalità applicative (Application Provider)
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 15/25
Un esempio nel settore Automotive
Ambito ed Obiettivi- Ridurre i costi di gestione delle fatturazione verso la
rete dei concessionari- Ridurre i tempi di inoltro delle fatture- Ridurre i contenziosi ed i ritardi
Soluzione- Generazione fatture in formato elettronico (.pdf)- Firma e marcatura temporale delle fatture- Publicazione su extranet concessionari- Conservazione a norma dei documenti
Risultati (2004)- Più di 900 Dealers collegati- Oltre 650.000 fatture/anno prodotte, conservate e
consegnate
Sistema ERP
AccessoStampa e Conservazione
TrascodificaFirma e MarcaturaPubblicazione e/o inoltro via Posta Elettronica CertificataConservazione
FORNITORE
CONCESSIONARI
IBM Business Consulting Services
Gestione dei Documenti Elettronici Slide 16/25
Grazie
Contatti:Alessio MeloniIBM Business Consulting Services