PROIECT
RECOMANDRI privind gestionarea dosarului personal al
salariatului Din momentul angajrii candidatului pentru serviciu la
una din funcii, angajatorul urmeaz s ntocmeasc i s dein n instituia
sa, dosarul personal pentru fiecare dintre salariai, s-l pstreze n
bune condiii i s-l prezinte la solicitarea organelor ierarhic
superioare n cadrul misiunilor de verificare sau cu alt ocazie.
Compartimentul de personal, este unica component din structura
organizatoric a angajatorului care poate fi responsabil prin
specialistii de resurse umane, cu atribuii, conform fiei postului
acestuia, de coninutul, intocmirea, completarea, rectificarea,
gestionarea, actualizarea, pastrarea si accesul la dosarele
personale ale angajailor activi si inactivi. Ar fi o bun practic
stocarea iniial, apoi consecutiv (pe parcursul serviciului), a
tuturor actelor prezentate de ctre candidatul pentru serviciu la
momentul angajrii, ntr-un dosar personal, care ulterior ne-ar
acorda posibilitatea proteciei i pstrrii n bune condiii a actelor
ce conin date cu caracter personal i profesional despre persoana
angajat, fapt ce se impune pentru a respecta prevederile art. 91-94
din Codul Muncii al Republicii Moldova (Legea nr.154- XV din
28.03.2003). innd cont de faptul c n legislaia naional nu se
regsete nici un act normativ ce ar reglementa modul de ntocmire,
coninutul, completarea, actualizarea, pstrarea i accesul la dosarul
personal al salariatului, faptul c prevederile anexei nr.11 la
Hotrrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 nu se rsfrnge asupra altor
categorii de personal dect cea a funcionarului public, ct i acel
moment c unele acte normative ce in de activitatea salariailor din
domeniul nvmntului ( cum ar fi HG RM nr.388 din 31.03.2003 etc)
totui opereaz cu noiunea de dosar personal prevznd ntocmirea i
prezentarea dosarului personal al cadrului didactic la angajare
(pct.6 din cap.II al HG RM nr.388/2003) se propun un ir de
recomandri pentru ntocmirea dosarului personal. I. Dispoziii
generale
1. Prezentele Recomandri reglementeaz coninutul, modul de
ntocmire, completare, actualizare, pstrare i acces la dosarul
personal al salariatului.
2. Dosarul personal al salariatului urmeaz s conin acte i
informaii care cuprind date cu caracter personal i profesional ale
acestuia.
3. Fiecrui angajat i se intocmete un singur dosar personal, care
se va actualiza ori de cite ori se impune acest aspect. 4. Se
recomand ca dosarul personal s aiba atribuit numr, s fie plasat n
ordine alfabetic (exemplu 1-A) i s fie nregistrat in registru de
eviden a dosarelor personale (anexa nr. 1).
5. Specialistul de resurse umane care gestioneaza raporturile
juridice de munc, urmeaz sa intocmeasca dosarul personal pentru
fiecare angajat, in termen de 7 zile lucrtoare, de la data semnrii
contractului individual de munc de ctre angajator i angajat. 6.
Documentele care urmeaz a fi introduse in dosarul personal, sunt
ndosariate in ordinea emiterii cronologice a acestora, pe fiecare
seciune.
7. Se recomand, ca dosarul personal al fiecrui angajat, s fie
intocmit potrivit unui format, acesta presupunnd un anumit coninut.
II. Coninutul dosarului personal Seciunile dosarului personal
8.Dosarul personal al angajatului se impune a cuprinde in mod
obligatoriu acte premergtoare si necesare angajrii, cu caracter
personal i profesional cum ar fi:
- cererea de angajare cu actul juridic de constatare a
angajrii
- curriculum vitae semnat si datat de ctre angajator
- fia personala de eviden a cadrelor semnat si datat de ctre
angajator
- contractul individual de munc semnat, datat cu numr de
inregistrare
- acte adiionale si alte acte referitoare la executarea ,
modificarea,
suspendarea si incetarea contractului individual de munca,
- cereri de suspendare a raportului juridic de munc cu actul
juridic de
aprobare/constatare a suspendrii,
- actul administrativ prin care se dispune reluarea
activitaii,
- acte care atest modificri salariale,
- acte de desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte
angajatorul n diferite
instane- acte prin care se stabilete participarea la activitai
in cadrul unor proiecte/ programe
- fia postului
- certificat de examinare medical (n alte cazuri cartel
medical), eliberat de ctre medicul de familie al angajatului, care
atest c este apt pentru munc
- copii ale documentelor de identitate personala (copie de pe
buletin de identitate, copie de pe livret militar, copii de pe
actele de studii (de la diploma de liceu, la ultimul act aferent
ultimei forme de invaamint absolvit), copii de pe certificatele de
participare la cursurile de instruire sau perfecionare, copie de pe
carnetul de munc, copii ale adeverinelor de la locurile de munc
anterioare, copie de pe actele de stare civil, copie de pe
certificatul de natere a copilului , orice alte copii ale actelor
care confirm legalitatea si corectitudinea inregistrrilor cu care
se va opera ulterior)
- materiale de caracterizare, recomandri de la locurile de munca
anterioare,
- rapoarte de evaluare- cazier judiciar original (la
necesitate)
- copie de pe declaraia de interese personale (pentru categoria
de angajai prevzut n pct.4, art.15 al Legii nr.16 din 15.02.2008 cu
privire la conflictul de interese.);- copie de pe declaraia cu
privire la venituri i proprietate (pentru categoria de angajai
prevzut n art.8 din Legea nr.1264-XV din 19.07.02 Privind
declararea i controlul veniturilor i a proprietii demnitarilor de
stat, judectorilor, procurorilor, funcionarilor publici i a unor
persoane cu funcie de conducere, 9. Responsabilii de intocmirea si
actualizarea dosarului personal, vor verifica copiile prezentate de
ctre angajat cu originalele acestora, urmnd a le certifica, cu
meniunea copie conform cu originalul, semnnd si menionind numele si
funcia deinut, precum si a datei la care a survenit
certificarea.
10. Informaiile despre salariat nominalizate la pct.8, urmeaz a
fi structurate n mai multe seciuni, care vor fi separate ntre ele.
11. Dosarul personal va cuprinde urmtoarele seciuni:
Coperta (anexa nr.2 )
Pe partea interioar a dosarului se recomand a plasa o fotografie
9x12, care se va actualiza o dat la 5 ani (anexa nr.3) Fia de
eviden privind accesul la dosarul personal, prin care se precizeaz
persoanele care gestioneaz dosarul, persoanele care examineaz
materialele din dosar (anexa nr.4). Seciunea I (anexa nr.5) cu
urmtorul coninut :
- fia personala,(conine date cu caracter personal al celui
angajat- nume, prenume si dupa caz numele deinut anterior; data i
locul naterii; naionalitate; cetenia; codul numeric personal;
adresa de domiciliu si dup caz reedina; numele, prenumele si data
naterii soului/soiei i copiilor; a prinilor; starea civil; situaia
serviciului militar; studii; pregtirea profesional si recalificri
ulterioare; activitatea desfurat n cadrul altor instituii; nceputul
carierii n noua instituie; serviciul ce d dreptul de calculare a
vechimii n munc pentru pensionare; stimulri; sanciuni disciplinare;
data ntocmirii fiei; persoana care a ntocmit-o; semntura
titularului) care se va intocmi de ctre specialistul de resurse
umane dup angajarea candidatului la serviciu. Dup completare, fia
personal se aduce la cunotin angajatului sub semntur (anexa
nr.6).
- decizii ale comisiilor de stabilire a vechimii in munc (modele
stabilite prin Hotrre de Guvern)
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7
) Seciunea II (anexa nr.8) cu urmtorul coninut :- curriculum
vitae
- recomandri de la locurile de munc anterioare, referine de
serviciu - atestri de serviciu
- materiale privind conferirea gradelor didactice si
manageriale
- foi de decorare
- prezentri privind numirea in funcie, transferuri efectuate pe
parcursul serviciului n instituia dat
- materiale privind lucrul cu tnrul specialist, cu candidaii
aflai n rezerva cadrelor pentru avansare
- acte prin care se stabilete participarea la activitai n cadrul
unor proiecte/programe
- cereri de suspendare a raportului juridic de munc, cereri de
reluare a activitii
- cerere si actul administrativ de incetare a raportului juridic
de munc
- rapoarte de evaluare
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7
) Seciunea III (anexa nr.9) cu urmtorul coninut :
- cerere de angajare la serviciu
- actul administrativ de constatare a angajrii
- fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie ( anterior
completat de ctre candidatul care urmeaz a fi angajat la serviciu),
verificat de ctre specialistul resurse umane dup actele personale
ale candidatului i certificat cu meniunea confirm datele din fia
personal, cu indicarea numelui, funciei deinute a celui ce certific
fia, precum i a datei la care certificarea a survenit)
- proces verbal al comisiei de concurs pentru angajare (sau
decizie referitor la angajare- certificatul medical
- contractul individual de munc, acorduri adiionale prin care a
fost modificat CIM- fia postului
Not: pe verso la partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7
) Seciunea IV (anexa nr.10 ) cu urmtorul coninut :- materiale
nvechite (anchete, autobiografii, fia personal, materiale de
caracterizare, fie de post, etc..) Not: pe verso la partea I se
plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Seciunea V (anexa nr.11 ) cu
urmtorul coninut :- cazierul judiciar (dac e necesar a fi
solicitat, cu termen de valabilitate- 3 luni conform prevederilor
ordinului MAI nr.253 din 31.07.2012)- actul juridic de
desemnare/mandatare a angajatului s reprezinte angajatorul (daca
astfel de act a fost emis la necesitate)
- copie de pe declaraia de interese personale- copie de pe
declaraia cu privire la venituri i proprietate Not: pe verso la
partea I se plaseaz informaia de la anexa nr.7 ) Coperta (cu un
buzunar ataat pe partea interioar, care conine copii ale
documentelor personale, certificate de ctre specialistul de resurse
umane prin semntur i stampil i care la fel sunt nregistrate n fia
de eviden de pe buzunar)
12. Fiecare seciune urmeaz a fi insoit de o list de verificare
ataat (anexa nr.7), in care se vor enumera actele i se va indica
numrul de foi din fiecare seciune, astfel nct s existe o eviden
clar i consecutiv a tuturor documentelor existente n dosar. III.
Completarea, actualizarea i rectificarea dosarului personal
13. Completarea, actualizarea, rectificarea dosarului personal i
prelucrarea datelor personale ale angajatului, este necesar odat cu
emiterea de noi acte la adresa angajatului, modificrile survenite n
starea familiar i n coninutul documentelor personale, la
solicitarea n scris a acestuia, conform prevederilor art.91 al
Codului Muncii al R.Moldova. 14. Rectificarea datelor din dosarul
personal al angajatului, se efectueaz numai n temeiul actelor
originale, prezentate de ctre salariat, la cererea scris i motivat
a acestuia ( sau a angajatorului, lucrtorului resurse umane, n
temeiul hotrrii judectoreti definitive i irevocabile). Documentele
originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea se
anexeaz la dosarul personal. 15. Rectificarea datelor din dosarul
personal se aduce la cunotin salariatului vizat. 16. Nu se permite
a pstra n dosarul personal actele originale ale angajatului. 17.
Toate documentele incluse n dosarul personal al angajatului, se
recomand s fie cusute i numerotate separat, de la cifra 1, n ordine
crescnd, pe fiecare seciune, cu creion simplu. Nu se numeroteaz
coperta (ambele pri), fia de eviden privind accesul la dosarul
personal i nomenclatoarele actelor coninute n seciune. 18. La
momentul n care raporturile juridice de munc nceteaz cu angajatul,
n lista de verificare (inventarul) a fiecrei seciuni se menioneaz
cite file cuprinde seciunea, se dateaz, se semneaz i se tampileaz.
IV. Accesul la dosarul personal i la datele cuprinse n acesta 19.
Persoanele care au acces la datele cuprinse n dosarul personal al
angajatului, au obligaia, prin lege, conform prevederilor art.
92-93 al Codului Muncii al R.Moldova, de a pstra confidenialitatea
datelor cu caracter personal.
20. Angajatul are dreptul de a cunoate coninutul dosarului su
personal, chiar i prin solicitare verbal, ct i de a primi copii de
pe documentele din dosar, dac acesta se adreseaz ctre angajator cu
cerere n scris, aa cum prevede coninutul art.93 al Codului Muncii
al Republicii Moldova. Fiecare caz de examinare a dosarului de ctre
organele competente se consemneaz la sfritul fiei personale din
seciunea I (indicat sub denumirea de semntura titularului).
21. Copii ale documentelor din dosar, pot fi eliberate numai la
interpelare oficial, colaboratorilor autoritilor publice cu
atribuii de verificare, colaboratorilor organelor de urmrire penal,
instanelor de judecat, altor organe ierarhic superioare. V.
Pstrarea dosarului personal
22. Se recomand ca dosarul personal al angajatului s se pstreze
n dulapuri nchise, la care au acces numai angajaii subdiviziunii
resurse umane din instituie, mputernicii cu atribuiile respective
prin fia postului. 23. Se interzice scoaterea dosarului personal
din ncperea unde se pstreaz i transmiterea acestuia persoanelor
care nu au acces la el.
24. Dosarul personal al salariatului al crui raport de serviciu
este suspendat n condiiile legii se pstreaz n sediul angajatorului,
care a suspendat raportul de serviciu.
25. Dosarul personal al angajatului demisionat se arhiveaz cu
termen de pstrare-75 ani.
26. Copia fiei personale din seciunea I a dosarului personal al
angajatului transferat n serviciul altei instituii, la necesitate i
numai la interpelare oficial , poate fi expediat n adresa organului
care a solicitat oficial informaia.
27.n cazul reorganizrii unitii, dosarele personale ale
salariailor ale cror raporturi de serviciu cu unitatea respectiv nu
se modific sau nu nceteaz se pstreaz de ctre aceasta. 28. n cazul
lichidrii (reorganizrii) unitii i al prelurii funciilor i
competenelor acesteia de ctre o unitate nou creat, dosarele
personale ale salariailor se transmit acesteia pe baz de
proces-verbal de ctre unitatea (instituia) supus lichidrii
(reorganizrii).
29. n cazul lichidrii unei uniti, fr ca activitatea acesteia s
fie continuat de o alt unitate, dosarele personale ale salariailor
se transmit Serviciului de Stat de Arhiv sau, dup caz, organelor
teritoriale ale acesteia. 30. n cazul detarii salariatului, dosarul
personal se pstreaz n unitatea de la care salariatul este detaat.
Eventualele modificri intervenite pe perioada detarii se transmit
sub semntura conductorului unitii la care salariatul a fost
detaat.
Anexa nr.1
Registru de eviden a dosarelor personale
Nr. dosarului personaldata nregistrrii dosarului personalnumele,
prenumele angajatuluisubdiviziunea funcia deinutNumele, prenumele,
semntura persoanei care face inscrierea
Anexa nr.2 DIRECIA GENERAL EDUCAIE, TINERET I SPORT mun.CHIINU
DOSAR PERSONAL
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Anexa nr.3
Anexa nr.4
Fia de eviden a persoanelor care au avut acces la dosarul
personal
Nr d/oNumele, prenumele i funcia persoanei care a avut acces la
dosarul personal motivul accesuluiData Semntura persoanei care a
avut acces la dosarul personal
Anexa nr.5
SECIUNEA I
- fia personala
- decizii ale comisiilor de stabilire a vechimii in munc Anexa
nr.6
FIA
PERSONAL____________________________________________________________________________________
(nume)
____________________________________________________________________________________
( prenume, patronimic)
1. Grade didactice i manageriale acordate
Grade didacticeNr.i data ordinului Grad managerialNr.i data
ordinului
2. Ziua, luna i anul naterii
3. Locul naterii, satul, raionul (dup ultima mprire
administrativ)
4. Naionalitatea
5. Cetenia
6.
S
T
U
D
I I
a. Generale, liceale, etc..(se va arta denumirea complet a
studiilor absolvite, anul absolvirii i localitatea unde le-a urmat,
nr.i data certificatului de absolvire)
b. Medii de specialitate, superioare (se va arta denumirea
complet a studiilor absolvite, anul absolvirii i localitatea unde
le-a urmat, nr.i data certificatului de absolvire)
7.Specialitatea
8. Limbile strine ce le posed i n ce msur
9. Ce grad sau titlu tiinific are. Cnd i de cine i-a fost
acordat.
10. Dac posed lucrri tiinifice i invenii (numrul i caracterul
lor, cnd au fost editate sau brevetate).
11. Numele, prenumele, patronimicul prinilor, domiciliul
(adresa, telefonul).
12. Data trecerii la evidena militar
special_______________________________________________
13.Situaia familial (celibatar(), cstorit(), vduv(),
divorat____________________Nume, prenume, patronimicul soiei
(soului), nume, prenumele, patromimicul copiilorCategoria de
rudenieZiua, luna i anul nateriiAdeverina de cstorie, natere
14. Domiciliul familiei
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________15.
Serviciul ce d dreptul de calculare a vechimei de munc pentru
pensionare cu avantaje, perioada de activitate, care conform
Hotrrii Guvernului Republicii Moldova sunt incluse n stagiul de
vechime n munc pentru pensionare:
Funcia, denumirea organului de interne i ntreprinderii sau a
instituiei, localitatea,temei juridic.Data ncadrriiData
eliberrii
16.Activitatea de munc anterioar (ocupaia, funcia i
ntreprinderile sau instituiile n care a activat
pn la momentul angajrii n sistemul educaional (inclusiv
serviciul n Forele Armate ):Data angajriiz.l.a.Data
demiteriiz.l.a.FUNCIADenumirea ntreprinderii sau a instituiei,
localitateaNr.ord.data
17. Transferarea i permutarea n timpul serviciului n sistemul
educaional:
Data, luna,anul numiriiz.l.a.Data, luna, anul
eliberriiz.l.a.FUNCIAInstituiaNr.ord. ,data
18. Decorri, stimulri, meniuni, diplome:Denumirea decoraiei
(recompensei)De cine a fost decorat i motivul pentru care a fost
decorat (recompensat)Nr.i data decretului de decontare
(recompensare)
19. Sanciuni disciplinare:PedeapsaPentru ce a fost pedepsitDe
cine a fost pedepsitNr.ordinului i data aplicrii pedepseiCnd i de
cine i s-a ridicat
ntocmit la data de ________________________________________
a.________de
ctre____________________________________________________________
(funia, instituia, semntura i numele lucrtorului serviciului
resurse umane )
Director General
__________________________________________________________
(organul, semntura, numele)
L..Semntura titularului: ______________________________ data
_____________ data_____________________ semntura
________________________________ data_____________________
semntura________________________________
data_____________________
semntura_______________________________
Anexa nr.7
Inventarul documentelor
( se plaseaz pe verso! la partea I, II, III, IV, V)Nr.
ord.Denumirea documentuluiNr. de fileNr. paginii seciunii dosarului
personal Numele, prenumele i semntura persoanei care a fcut
nscrierea
Anexa nr. 8
SECIUNEA II
- curriculum vitae
- recomandri de la locurile de munc anterioare, referine de
serviciu
- atestri de serviciu
- materiale privind conferirea gradelor didactice si
manageriale
- foi de decorare
- prezentri privind numirea in funcie, transferuri efectuate pe
parcursul serviciului n instituia dat
- materiale privind lucrul cu tnrul specialist, cu candidaii
aflai n rezerva cadrelor pentru avansare
- acte prin care se stabilete participarea la activitai n cadrul
unor proiecte/programe
- cereri de suspendare a raportului juridic de munc, cereri de
reluare a activitii
- cerere si actul administrativ de incetare a raportului juridic
de munc
- rapoarte de evaluare
Anexa nr.9
SECIUNEA III
- cerere de angajare la serviciu
- actul administrativ de constatare a angajrii
- fia personal de eviden a cadrelor cu autobiografie ( anterior
completat de ctre candidatul care urmeaz a fi angajat la serviciu),
verificat de ctre specialistul resurse umane dup actele personale
ale candidatului i certificat cu meniunea confirm datele din fia
personal, cu indicarea numelui, funciei deinute a celui ce certific
fia, precum i a datei la care certificarea a survenit)
- proces verbal al comisiei de concurs pentru angajare (sau
decizie referitor la angajare- certificatul medical
- contractul individual de munc, acorduri adiionale prin care a
fost modificat
- fia postului
Anexa nr.10
SECIUNEA IV
- materiale nvechite (anchete, autobiografii, fia personal,
materiale de caracterizare, fie de post, etc..)
Anexa nr.11
SECIUNEA V
- cazierul judiciar (dac e necesar a fi solicitat , cu termen de
valabilitate- actul juridic de desemnare/mandatare a angajatului s
reprezinte angajatorul (daca astfel de act a fost emis la
necesitate)
- declaraii pe venit i de interese personale
LOCUL
pentru
fotografie
9 x 12 cm