Presentacin del cursoGestin empresarial, trata sobre
planificacin y organizacin empresarial, a partir de la vital
importancia que estos elementos tienen en relacin con el buen
funcionamiento de una empresa, quiere mostrar los correctos
procedimientos que nos permitan desarrollar una buena gestin
empresarial, sta que, sin duda, ser una de las claves para el xito
de nuestra empresa. Nuestro curso, muy bien ilustrado, te ofrece la
informacin necesaria para llevar a cabo la planificacin empresarial
desde sus cuatro fases fundamentales: El anlisis previo de la
situacin de la empresa y de su entorno; el desarrollo del plan de
accin de la empresa; la implementacin del plan y el control y
seguimiento del mismo. Y dentro de dichas etapas una serie de temas
como la clasificacin de los planes, el diagnstico de la situacin,
fijacin de objetivos, determinacin y evaluacin de las lneas de
accin, entre otros temas que te mostrarn a pleno el desarrollo de
la gestin empresarial.
Captulo 1: Administracin empresarial. IntroduccinINTRODUCCIN A
LA ADMINISTRACIN EMPRESARIAL Las empresas, para garantizar su buen
funcionamiento, deben gestionarse mediante un sistema de
administracin. La administracin empresarial es la coordinacin, por
parte de los administradores, de los diferentes esfuerzos
individuales en referencia a un objetivo concreto. As, si el
objetivo principal de toda empresa es maximizar sus beneficios, el
objetivo de los administradores ser contribuir a lograr ese mismo
objetivo, mediante la creacin de un entorno ptimo que permita que
los esfuerzos de sus colaboradores incurran en el menor coste de
recursos posibles.
El administrador deber ser capaz de alinear los intereses de
todos los colectivos que puedan estar implicados en la consecucin
del objetivo de
empresa. Si esta ltima premisa no se cumple, no ser posible
alcanzar el objetivo marcado. Para obtener los mximos beneficios
posibles, lo primero que debemos conseguir es incurrir en los
mnimos costes.
Captulo 2: Gestin empresarial. FundamentosLA PLANIFICACIN El
primer gran apartado a tratar en la administracin empresarial es la
planificacin. A continuacin, estudiaremos el concepto de
planificacin, veremos cmo clasificar los diferentes tipos de planes
y, finalmente, trataremos las diferentes etapas que componen la
planificacin. *Concepto de planificacin empresarial Como acabamos
de mencionar en la introduccin anterior, planificar es una de las
tareas fundamentales de la administracin empresarial. Y es la
primera que debemos desarrollar. Veamos entonces qu es la
planificacin empresarial: La planificacin es el diseo de acciones
orientadas a la consecucin de determinados propsitos, procurando
utilizar racionalmente los recursos disponibles. Consiste en
definir hoy, dnde se quiere estar maana y cmo se piensa llegar all.
La planificacin consiste en la elaboracin de un plan a partir de un
anlisis exhaustivo de la situacin de la empresa y de su entorno, en
funcin del cual se establecern los objetivos de empresa y las
estrategias ms apropiadas para alcanzarlos con xito. Los planes de
empresa, sean de la naturaleza que sean (planes de marketing,
financieros, de ventas, de formacin...), suelen abarcar un periodo
de tiempo determinado. Lo ms habitual es que los planes tengan
carcter anual. Entonces, cmo podemos desarrollar en el momento
actual un plan para el ao que viene? y hasta qu punto podemos
prever los cambios que van a producirse?
Obviamente, todo plan implica una serie de riesgos y requiere un
proceso determinado: a. Anlisis previo de la situacin de la empresa
y de su entorno. b. Desarrollo del plan. c. Implementacin del plan.
d. Seguimiento y control del plan. NOTA: En el siguiente captulo
veremos la aplicacin de estas cuatro etapas en la planificacin de
una empresa.
Captulo 3: Gestin empresarial. Etapas de la planificacinAhora
veremos las cuatro etapas bsicas de la planificacin de una empresa,
mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de la organizacin
de una fiesta sorpresa a un amigo. Ejemplo: La empresa de nuestro
amigo Pedro va a cumplir un ao. Va a ser un gran acontecimiento
para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta. Nos
disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo
salga bien. Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (tambin amiga de
Pedro): Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido
de Pedro. - La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20
son ntimos amigos de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos),
siete son familiares de Pedro y tres son unos cantantes que hemos
contratado y que fingirn ser invitados de la fiesta hasta que
llegue el momento de la sorpresa final. - La fiesta tendr lugar el
prximo sbado a las 21:30 horas. La reserva ya est hecha. - Parece
que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar
puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia.
Roles que aparecen en esta situacin:
- Nosotros como administradores de la fiesta. - Ana es una
trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora. - La fiesta es la
empresa. - Los amigos y familiares invitados son los clientes. -
Los tres cantantes son los proveedores. - El restaurante es tambin
un proveedor. Podramos realizar el siguiente dibujo:
As, observamos lo siguiente: Objetivo de la empresa = Objetivo
de la fiesta = La finalidad es que todo salga bien y que a Pedro le
guste la sorpresa. Nota: En el siguiente captulo desarrollaremos,
mediante el mismo ejemplo de empresa, las distintas etapas de la
planificacin de empresarial.
Captulo 4: Gestin empresarial. Etapas de la planificacin
(2)Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de
Pedrocontinuamos con el desarrollo de las etapas de planificacin.
En este caso: a) Anlisis previo de la situacin de la empresa y de
su entorno = Anlisis previo de la situacin de la fiesta y su
entorno:
Anlisis interno de la fiesta: de la fiesta en s, del
administrador y de la colaboradora.
- Anlisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este
caso, por clientes y proveedores
b) Desarrollo del plan: - Ana y nosotros llegaremos al
restaurante sobre las 21 horas para asegurarnos de que todo est
preparado. Iremos recibiendo a los invitados: Ana estar en la
puerta del restaurante y les ir indicando hacia dnde deben
dirigirse; nosotros estaremos en el saln y les iremos diciendo dnde
deben sentarse. - La madre de Pedro (previamente informada) ha
quedado con su hijo a las 22 horas en una calle cercana al
restaurante. Cuando hayan llegado todos los invitados y est todo
listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la madre de Pedro.
Esa ser la seal que les indicar que ya pueden ir hacia el
restaurante. c) Implementacin del plan: es la ejecucin del
desarrollo anterior tal y como se ha previsto.
d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener
pensadas las acciones alternativas ante los posibles imprevistos,
tanto los que ya hemos tenido en cuenta como los que puedan surgir.
As, vemos que este anlisis previo de la empresa y de su entorno es
fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda
planificacin. Si en el anlisis del ejemplo anterior hubieran
aparecido inconvenientes importantes, no hubiramos podido
desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos
inconvenientes.
Captulo 5: Gestin empresarial. Anlisis de situacinEntonces,
visto los dos captulos anteriores sobre las etapas de planificacin,
es pertinente responder a la siguente interrogante: qu debemos
determinar para llegar a definir cul es exactamente la situacin de
la empresa?
Si antes hablbamos de ventajas y de inconvenientes, a nivel de
empresa ahora vamos a hablar de lo siguiente: Puntos fuertes y
puntos dbiles: Si las ventajas e inconvenientes para la empresa se
generan dentro de la propia empresa sin que ningn factor externo
los haya provocado. Oportunidades y amenazas: Si las ventajas e
inconvenientes para la empresa los generan factores externos a la
propia empresa. - Anlisis interno de la empresa:
- Anlisis externo del entorno de la empresa:
La coyuntura entre los anlisis interno y externo nos definir la
situacin actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta
parte analtica de la planificacin es: Detectar las fortalezas y
debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar
las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el
entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos
de las segundas.
Captulo 6: Gestin empresarial. Coyunturaeamos ahora como
analizar la coyuntura entre los anlisis interno y externo para
definir la situacin actual supuesta de la empresa en su entorno.
Ejemplo:
Anlisis de la situacin supuesta:
En este caso, contamos con los excelentes puntos fuertes (un
buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el
cliente, buena situacin financiera...) y tenemos debilidades no
significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las
consideramos nosignificativas porque no afectan directamente al
logro de la oportunidad y/o porque los puntos dbiles son ms
preocupantes. El diagnstico de la situacin es xito: la empresa de
Pedro s tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las
debilidades ni las amenazas son significativas. Tenemos el producto
adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar
lainversin... y no es en absoluto importante que no existan
empresas para asociarse con nosotros. Lo cierto es que tampoco lo
necesitamos en este caso. En cuanto a la debilidad, la
implementacin de una buena campaa de comunicacin enfocada a
aumentar el nmero de individuos que nos conocen ser suficiente.
Captulo 7: Planes de empresa. ClasificacinCALSIFICACIN DE LOS
PLANES DE EMPRESA Como ya se ha mencionado en el apartado anterior
cuando presentbamos el concepto de planificacin, los planes de
empresa sean de la naturaleza que sean (planes de marketing,
financieros, de ventas, de formacin...) suelen abarcar un periodo
de tiempo determinado. As, clasificamos los diferentes planes segn
su naturaleza y marco temporal. Antes de entrar en la clasificacin
de los planes, veamos una serie de conceptos que nos ayudarn a
entender mejor su estructura: Un proyecto es cualquier intervencin
planificada, destinada a lograr un objetivo, con presupuesto
determinado y que debe llevarse a cabo en un plazo concreto.
Un proceso es una actividad de duracin indefinida. Un proyecto
puede generar procesos. Un programa es un proyecto muy complejo que
engloba otros ms simples. Estos "subproyectos" son los componentes
o planes del programa.
Captulo 8: Plan de empresa. ComponentesCOMPONENTES QUE PUEDEN
INCLUIRSE EN UN PLAN DE EMPRESA Los diversos componentes que pueden
incluirse en un plan son: los propsitos, los objetivos, las
estrategias, las polticas, los procedimientos, las reglas, los
programas y los presupuestos. Vemoslos en detalle: Propsitos: metas
fundamentales que persigue la empresa. Ejemplo: El propsito de la
empresa de Pedro es el diseo, creacin, actualizacin y mantenimiento
de pginas webpara empresas espaolas.
- Objetivos: son el fin hacia el que debe encaminarse la empresa
en su totalidad. Son la base para medir la actuacin de la empresa,
ofrecen criterios de decisin, sirven para coordinar las decisiones
a llevar a cabo y motivan a todos los componentes de la empresa.
Deben ser: coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables,
aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del
entorno, jerarquizados y fciles de comprender. Finalmente, los
objetivos pueden ser cuantitativos o cualitativos; pero aunque sean
cualitativos deberemos cuantificarlos con la finalidad de poder
verificar su consecucin. Ejemplo: La empresa de Pedro se plantea
los siguientes objetivos: - Objetivo cuantitativo: aumentar los
beneficios de la empresa un 15%. - Objetivo cualitativo: conseguir
un nivel de notoriedad razonable. En este caso, Pedro deber
"cuantificar lo que es razonable": el nivel de notoriedad mnimo
deber ser del 35%. - Estrategias: son la adopcin de los cursos de
accin y la asignacin de los recursos necesarios para alcanzar los
objetivos. Es el cmo o el camino a seguir para conseguir los
objetivos marcados. Ejemplo: La empresa de Pedro se planteaba dos
objetivos: - Aumentar los beneficios de la empresa un 15%. -
Conseguir un nivel de notoriedad del 35%. Para aumentar los
beneficios de la empresa, una posible estrategia sera variar los
precios de sus servicios. Para el aumento de notoriedad, una
posible estrategia sera llevar a cabo una campaa de comunicacin con
la finalidad de llegar a ms pblico. - Polticas: son los principios
generales que permitirn a la empresa planificar las acciones
concretas a llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos.
Ejemplo: La empresa de Pedro se planteaba dos estrategias: - Variar
los precios de sus servicios.
- Llevar a cabo una campaa de comunicacin con la finalidad de
llegar a ms pblico. La primera estrategia afecta a la poltica de
precios de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podra
aumentar los precios de sus servicios y, vendiendo el mismo nmero
de servicios, obtendra ms margen o beneficio por cada uno de ellos.
La segunda estrategia afecta a la poltica de comunicacin de la
empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podra anunciarse en las
revistas especializadas del sector y, as, llegar a ms pblico. -
Procedimientos: son la forma concreta que es preciso aplicar para
llevar a cabo una accin determinada. Son los pasos a seguir para
ejecutar una accin. NOTA: En el siguiente captulo continuaremos con
los componentes que pueden inclurise en un plan de empresa.
Captulo 9: Plan de empresa. Componentes (2)Segn lo visto en el
anterior captulo, continuamos con los componentes de un plan de
empresa segn los siguientes ejemplos: Ejemplo: Veamos el posible
procedimiento a seguir por la empresa de Pedro para anunciarse en
las revistas especializadas del sector: Obtener un listado con
todas las publicaciones del sector consultando las fuentes de
informacin adecuadas. - Realizar un estudio para seleccionar las
publicaciones ms apropiadas. - Establecer el tamao de anuncio y su
formato. - Publicar el anuncio en pgina impar. - Etc... - Reglas:
son las normas que ordenan la ejecucin o no de una determinada
actividad y tienen carcter imperativo.
Ejemplo: Vemos que el procedimiento anterior contiene una regla:
- Publicar el anuncio en pgina impar. - Programas: es un proyecto
muy complejo que engloba otros ms simples llamados componentes del
programa o planes. Es un plan que incluye un conjunto de propsitos,
objetivos, procedimientos, polticas y reglas, necesario para
determinar el proceso a seguir en la ejecucin de una lnea de accin
concreta. Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo, la empresa de Pedro
podra contar con un programa de comunicacin formado por el plan de
comunicacin interna y el plan de comunicacin externa. Cada uno de
estos planes tendr sus propios propsitos, objetivos,
procedimientos... - Presupuestos: es un plan cuantificado y
expresin numrica de las actividades contenidas en los planes y
programas. Ejemplo: Finalmente, la empresa de Pedro debe conocer qu
implicaciones monetarias tienen sus planes y programas. El
siguiente cuadro nos muestra de forma resumida los diferentes
componentes de un plan:
Identificar y conocer los diferentes componentes de un plan es
de vital importancia para la comprensin del mismo. As, podremos
interpretar a la perfeccin a qu se refiere cada seccin de un plan
y, lo que es ms importante todava, poder desarrollar un plan
totalmente coherente que tenga en cuenta todos los apartados
necesarios para su correcta ejecucin. Los planes segn su dimensin
temporal pueden ser: a largoplazo, a medio plazo o a corto plazo.
Vemoslos en detalle: - Largo plazo: plazo superior a cinco aos.
Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansin futura
de la empresa, a las inversiones sobre su estructura... Sealan
hacia el propsito final de la empresa. - Medio plazo: plazo
superior a un ao e inferior a cinco aos. Deben contar con un grado
de concrecin superior a los planes a largo plazo. - Corto plazo:
plazo inferior o igual a un ao. Suelen ser los relativos al
ejercicio en curso.
Captulo 10: Planificacin empresarial. Etapas
ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN DE LA EMPRESA Anteriormente,
ya hemos mencionado de forma muy esquemtica cmo debe desarrollarse
todo proceso de planificacin. Hemos visto que partimos de una fase
analtica, seguida del desarrollo del plan, su implementacin y,
finalmente, suseguimiento y control. Profundicemos a continuacin en
este esquema inicial y determinemos las ocho etapas de todo proceso
de planificacin: 1. Diagnstico de la situacin. 2. Fijacin de
objetivos. 3. Establecimiento de premisas. 4. Determinacin de lneas
de accin. 5. Evaluacin de las lneas de accin. 6. Eleccin de una
lnea de accin. 7. Elaboracin de planes derivados. 8. Presupuesto.
Vemoslas en detalle: 1. Diagnstico de la situacin: deberemos llevar
a cabo un exhaustivo anlisis interno de la empresa y externo de su
entorno para diagnosticar la situacin actual en la que se
encuentra. Recordemos que la planificacin: Consiste en definir hoy
dnde se quiere estar maana y ccmo se piensa llegar. 2. Fijacin de
objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales
como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser
coherentes, medibles en el tiempo,alcanzables, aceptados por todos
los implicados, flexibles a cambios del entorno,jerarquizados y
fciles de comprender. 3. Establecimiento de premisas: deberemos
establecer una serie de suposiciones lgicas sobre la situacin de la
empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una
previsin sobre lo que ocurrir con
aquellas variables no controlables por la empresa y, que de
alguna forma, pueden afectar a la consecucin de los objetivos. La
finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.
4. Determinacin de lneas de accin: deberemos pensar tambin en
las estrategias. Determinaremos la vas de actuacin principales y
alternativas que consideremos ptimas para alcanzar los objetivos
fijados. 5. Evaluacin de las lneas de accin: deberemos analizar las
fortalezas y lasdebilidades de cada una de las estrategias
identificadas para saber con qu contamos y qu debemos tener en
cuenta. 6. Eleccin de una lnea de accin: deberemos elegir el
conjunto de estrategias yalternativas que nos proporcionen mayores
garantas de xito. 7. Elaboracin de planes derivados: deberemos
desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan
general y que regulen las diferentes acciones por grupos de
actividad.
8. Presupuesto: por ltimo, deberemos cuantificar el plan en
unidades monetarias.
Captulo 11: Organizacin empresarial
LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL El ltimo gran apartado a tratar en la
administracin empresarial es la organizacin. A continuacin,
estudiaremos el concepto de organizacin y su funcin en la empresa,
veremos cmo clasificar los diferentes tipos de organizacin y,
finalmente, trataremos su diseo as como la comunicacin que debe
existir en toda organizacin. *Concepto de organizacin empresarial
Sabemos que las principales tareas de la administracin empresarial
son laplanificacin y la organizacin. Una vez realizada la primera
tarea de planificacin, comenzamos con la organizacin. La
organizacin es el diseo y mantenimiento de un sistema de
funcionamiento basado en la determinacin de los roles que debe
cumplir cada persona que integra la empresa, as como de las
relaciones que se establecen entre ellas. El objetivo de la
organizacin es maximizar los resultados que se obtienen de la
colaboracin, trabajo y relacin de todos los integrantes de una
empresa. *La funcin de organizacin La funcin de organizacin
consiste en establecer los diferentes rolesorganizacionales de
forma lgica y eficaz y en crear una estructura que constituya un
medio eficaz para alinear las diferentes actividades a llevar a
cabo para conseguir los objetivos propuestos.
As, podramos dividir la funcin de organizacin en dos partes:
a) Roles organizacionales: - Los objetivos asignados a cada
persona deben cumplir todas las caractersticas de los objetivos
(coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por
todos los implicados, flexibles a cambios del entorno,
jerarquizados y fciles de comprender). - Las actividades a realizar
por cada persona deben estar perfectamente delimitadas y claras
para quien las deba ejecutar. - La determinacin de reas y niveles
de autoridad de cada persona. b) Creacin de estructura: - Dividir
las actividades totales de la empresa en grupos de actividades que
contribuyan a alcanzar los objetivos marcados. - Asignar a cada
grupo de actividad una persona responsable con la finalidad de que
supervise el trabajo de cada integrante del grupo. - Coordinar
horizontal y verticalmente toda la estructura creada. *Clasificacin
de la organizacin Existen dos tipos de organizacin; la formal y la
informal. - Organizacin formal: la organizacin es formal cuando las
personas que la constituyen colaboran entre s para alcanzar una
serie de objetivos previamente definidos y comunes. - Cada parte
conoce el rol que debe desempear y los lmites de su autoridad. -
Debe permitir un cierto grado de autonoma que permita aprovechar la
capacidad y competencias de cada persona. - Sigue el principio del
objetivo: una organizacin es efectiva si permite que cada persona
contribuya con su trabajo al logro de los objetivos de la empresa.
- Sigue el principio de eficiencia: una organizacin es eficiente
cuando es capaz de conseguir los objetivos con el menor coste
posible.
- Organizacin informal: la organizacin es informal cuando no
persigue de forma consciente objetivos comunes. Es decir, no se han
establecido objetivos comunes para todos los individuos, sino que
se han determinado objetivos individuales para cada uno de
ellos.
Captulo 12: Organizacin empresarial. OrganigramasDISEO DE LA
ORGANIZACIN DE LA EMPRESA En el apartado anterior, cuando
clasificbamos la organizacin, hemos visto que sta la componen un
conjunto de individuos. Cada uno de ellos, tendr una serie de
funciones, cargos, responsabilidades,... que se representarn
mediante el diseo de la organizacin. El diseo de la organizacin es
una representacin grfica de los distintos componentes de la
organizacin, de su distribucin y de su orden. A este diseo lo
llamamos organigrama de una empresa. Un organigrama debe
diferenciar: - Los elementos que componen la organizacin. - Los
distintos niveles y posiciones de autoridad. Existen muchos tipos
de organigrama. Veamos a continuacin, los principales y ms comunes
en las empresas: el funcional con departamentos, el territorial, el
de productos y el matricial. - Organigrama funcional con
departamentos: define las funciones (director, responsable, ...) y,
cuando es con departamentos, aade a la funcin el rea concreta de la
empresa (finanzas, marketing, ...)
Nota: En el siguiente captulo continuamos con los organigramas
empresariales.
Captulo 13: Organizacin empresarial. Organigramas (2)Ahora
continuamos con los distintos tipos de organigramas empresariales:
- Organigrama territorial: el nfasis de la organizacin recae en
reas geogrficas. - Organigrama por productos: el nfasis recae en
los productos puesto que fabrican muchas referencias.
- Organigrama matricial: combinacin de dos tipos de organigrama.
Generalmente, la combinacin ms comn es la
funcional-territorial.
Captulo 14: Comunicacin organizacionalLA COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL La comunicacin, en su sentido ms general, es la
transmisin de informacindesde un emisor hasta un receptor, de forma
que este ltimo pueda comprenderla. En la empresa, la comunicacin
organizacional no slo se limita a lo anteriormente dicho. Las
funciones de la comunicacin organizacional son las siguientes:
Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya
propuesto la empresa.
- Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la
informacin necesaria para la toma de decisiones relativas a la
consecucin de los objetivos. - Crear y dirigir un clima adecuado
para la colaboracin y cooperacin entre las personas, mediante la
transmisin de los mensajes adecuados. - Facilitar la obtencin de la
informacin necesaria para la correcta ejecucin de los planes de
empresa. - Relacionar a la empresa con su entorno a travs de un
adecuado intercambio de informacin. En resumen, durante esta
unidad, hemos profundizado en el concepto de empresay hemos visto
los diferentes tipos de empresa que nos podemos encontrar en funcin
de una serie de variables como la propiedad del capital, el tamao
de la empresa, su sector de actividad o la estructura del mercado.
Finalmente, nos hemos dado cuenta de la importancia que tiene la
administracin empresarial para la empresa. NOTA: Con este captulo
hemos concluido nuestro curso.