-
Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin
FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Talento Humano Administracin y bienestar del talento
humano Vinculacin y Desvinculacin
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO
.....................................................................................................................................
2
2. ALCANCE
......................................................................................................................................
2
3. NORMATIVIDAD
..........................................................................................................................
2
3.1. Directrices
...........................................................................................................................
2
3.2. Lineamientos
.......................................................................................................................
2
4. RESPONSABILIDADES
...................................................................................................................
2
4.1. Responsable del Proceso
.....................................................................................................
2
4.2. Responsabilidades
...............................................................................................................
2
5. DEFINICIONES
..............................................................................................................................
3
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
...................................................................................................
3
6.1. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos
Sistema Bibliotecas
Desvinculacin por renuncia
...........................................................................................................
3
6.2. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos
Sistema Bibliotecas
Vinculacin de nuevo colaborador
.................................................................................................
4
6.3. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos
Sistema Bibliotecas
Prrrogas de
contratos....................................................................................................................
5
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
..................................................................................................
6
8. INDICADORES
..............................................................................................................................
6
9. RIESGOS
.......................................................................................................................................
6
10. CONTROL DE CAMBIOS
...............................................................................................................
7
11. APROBACIN
...............................................................................................................................
7
-
Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin
FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Talento Humano Administracin y bienestar del talento
humano Vinculacin y Desvinculacin
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 2
1. OBJETIVO
Gestionar las actividades necesarias de vinculacin y
desvinculacin de personal cuando as se
requiera, con el fin de garantizar colaboradores con las
cualidades necesarias para cumplir con los
fines del Sistema de Bibliotecas.
2. ALCANCE
El proceso inicia cuando se recibe una carta de renuncia por
parte de un colaborador, con la
identificacin de una vacante o en la evaluacin de desempeo
anual. El proceso finaliza una vez se
haya realizado la vinculacin del nuevo personal, cuando se haya
hecho efectiva la desvinculacin
de colaboradores antiguos, o cuando se haya tomado la decisin de
prrroga de contrato.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Poltica de Seleccin y Promocin
3.2. Lineamientos
No aplica
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Jefe Administrativo Sistema Bibliotecas
4.2. Responsabilidades
Jefe Administrativo:
Realizar la solicitud de reclutamiento en el respectivo formato
completamente
diligenciado y en las fechas establecidas por GHDO.
Diligenciar el formato de contratacin correctamente y enviarlo
oportunamente a GHDO
para evitar retrasos en el proceso de vinculacin.
Jefe directo/Jefe Administrativo/Director Sistema
Bibliotecas:
Verificar que el perfil solicitado sea acorde con el
requerido.
-
Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin
FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Talento Humano Administracin y bienestar del talento
humano Vinculacin y Desvinculacin
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 3
Seleccionar al candidato que mejor se ajuste al cargo y que
cumpla con los requisitos
establecidos por la Universidad.
Candidato:
Brindar informacin verdica y confiable en las entrevistas en las
que participe.
5. DEFINICIONES
GHDO: Gestin Humana y Desarrollo Organizacional.
Evaluacin de desempeo: Evaluacin anual en la que se revisan el
cumplimiento de
metas de los colaboradores.
Descripcin de cargo: Es la descripcin del conjunto de
conocimientos, capacidades y
actitudes que debe reunir una persona para desempear en forma
adecuada las funciones
que tiene asignadas dentro de una estructura especfica.
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6.1. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos
Sistema Bibliotecas
Desvinculacin por renuncia
ENTRADA Carta de renuncia
PROVEEDOR Colaborador
SALIDA Desvinculacin de colaborador
CLIENTE GHDO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Recibir carta de renuncia y notificar a superior
En caso de que un colaborador decida renunciar, se recibe su
carta de renuncia y se le notifica a la Directora del Sistema de
Bibliotecas
Jefe Servicios/ Jefe
Administrativo/ Coordinador Desarrollo de Colecciones
Carta de renuncia
2 Recibir y firmar carta de renuncia
Se recibe la carta de renuncia y se firma como recibida.
Director Sistema Bibliotecas
Carta de renuncia
-
Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin
FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Talento Humano Administracin y bienestar del talento
humano Vinculacin y Desvinculacin
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 4
3
Enviar carta de renuncia con un memorando interno a GHDO
Se enva la carta de renuncia firmada por medio de un memorando a
GHDO para que den inicio al proceso de Desvinculacin.
Asistente Administrativo
Carta de renuncia firmada
6.2. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos
Sistema Bibliotecas
Vinculacin de nuevo colaborador
ENTRADA Vacante
PROVEEDOR Sistema Bibliotecas
SALIDA Vinculacin de colaborador nuevo
CLIENTE GHDO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Revisar y actualizar la descripcin de cargo de la vacante
Se revisa la descripcin de cargo de la vacante con el fin de
identificar actividades/funciones que se requieran ajustar.
Jefe Administrativo
2
Preparar solicitud de reclutamiento de un nuevo colaborador y
enviarla al Director
Se realiza el documento de solicitud para iniciar el proceso de
reclutamiento para la vacante, y se enva por correo electrnico al
Director del Sistema de Bibliotecas.
Jefe Administrativo
Notificacin a GHDO
3
Enviar solicitud de reclutamiento de nuevo colaborador a
GHDO
Por correo electrnico se enva la solicitud de reclutamiento a
GHDO. Se adjunta la descripcin de cargo ajustada y de esta forma
inicia el proceso de Definir requerimientos y reclutar
candidatos.
Director del Sistema de Bibliotecas.
-Notificacin a GHDO -Descripcin de cargo
4 Recibir y revisar hojas de vida de candidatos por parte de
GHDO
Se da inicio al proceso de Seleccionar candidatos en el que se
revisan las hojas de vida de los candidatos con el fin de escoger a
los que participarn en entrevistas.
Jefe del rea/ Director de Sistema de Bibliotecas
Hojas de vida
5 Solicitar entrevistas a GHDO
Por correo electrnico se notifica a GHDO la necesidad de
coordinar entrevistas con los candidatos que seleccionaron
posterior a la revisin de hojas de vida.
Jefe Administrativo
-
Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin
FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Talento Humano Administracin y bienestar del talento
humano Vinculacin y Desvinculacin
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 5
6 Realizar entrevistas a candidatos
Se realizan tres entrevistas distintas a cada candidato cada una
a cargo del Jefe del rea de la vacante, el Jefe Administrativo y el
Director de Sistema de Bibliotecas.
Jefe del rea/ Jefe Administrativo/
Director de Sistema de Bibliotecas
7 Tomar decisin de seleccin y notificar a GHDO.
En conjunto, el Jefe del rea, el Jefe Administrativo y el
Director de Sistema de Bibliotecas toman la decisin de a quin
contratar de acuerdo a las entrevistas y la notifican por correo
electrnico a GHDO, para dar inicio al proceso de Cierre de seleccin
y promocin.
Jefe del rea/ Jefe Administrativo/
Director de Sistema de Bibliotecas
8 Descargar y diligenciar formato de contratacin
Una vez GHDO haya confirmado que el candidato seleccionado es
apto para ocupar la vacante, se descarga el formato de contratacin
y se diligencia.
Jefe Administrativo
Formato de
contratacin
9 Firmar formato de contratacin
Se firma el formato de contratacin Director de Sistema de
Bibliotecas
Formato de
contratacin
10 Escanear y enviar formato de contratacin a GHDO
Se escanea el formato firmado y se enva a GHDO para que den
inicio al proceso de Vinculacin.
Asistente Administrativo.
Formato de
contratacin
6.3. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos
Sistema Bibliotecas
Prrrogas de contratos
ENTRADA Evaluacin de desempeo
PROVEEDOR Jefes
SALIDA Decisin de prrroga de contrato
CLIENTE GHDO
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Realizar evaluacin de desempeo para definir prrrogas
Anualmente se realiza la evaluacin de desempeo y con base en sta
se toman decisiones sobre la prrroga de los contratos de los
colaboradores.
Direccin Sistema de Bibliotecas/ Jefe Servicios/
-
Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin
FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Talento Humano Administracin y bienestar del talento
humano Vinculacin y Desvinculacin
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 6
Se da inicio al proceso de Prrrogas de contratos.
Jefe Administrativo/
Coordinador Desarrollo de Colecciones
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS OPERATIVO
Prdida de la hoja de vida de alguno de los aspirantes.
CALIDAD DE SERVICIO
No aplica.
SEGURIDAD
No aplica.
ADMINISTRATIVO
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica,
administrativa, entidad)
PRO-22-3-01-01 Definir requerimiento y reclutar candidatos
Formato de contratacin
Poltica de Seleccin y Promocin
PRO-22-3-01-02 Seleccionar candidatos
PRO-22-03-01-03 Cierre de seleccin y promocin
PRO-22-4-01-01 Vinculacin planta, temporales, aprendices y
extranjeros
PRO-22-4-01-04 Prrrogas de contratos
PRO-22-4-01-05 Desvinculacin
-
PRO-22-3-01-01
DEFINIR REQUERIMIENTO Y RECLUTAR CANDIDATOS
DIR
EC
CI
N D
E G
ES
TI
N H
UM
AN
A Y
DE
SA
RR
OL
LO
OR
GA
NIZ
AC
ION
AL
DE
SA
RR
OL
LO
DE
L T
AL
EN
TO
HU
MA
NO
CA
ND
IDA
TO
UN
IDA
D A
CA
D
MIC
A O
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
SE
NA
, C
EN
TR
OS
DE
FO
RM
AC
IN
Y
UN
IVE
RS
IDA
DE
S
Se ajusta al
perfil?NO
NO
No cumple
con el perfil
de cargo
15- Almacenar
datos del
candidato para
una prxima
convocatoria (si
aplica)
Hoja de vida
Hoja de vida
Informe Estudio de
mercado
9- Incluir
candidatos de
otras fuentes
7- Enviar hoja de
vida
10- Revisar HV
de candidatos
Base de datos
Cul es el
resultado del
anlisis y la
validacin?
Ajuste de
Requerimiento
Cumple con el perfil de cargo
Nuevo reclutamiento
con distinta convocatoria
11- Realizar
contacto
telefnico con el
candidato
2- Revisar el
requerimiento
El
requerimiento
fue
autorizado?
NO
1- Solicitar el
requerimiento
16- Informar
decisin al
solicitante
4- Definir fuentes
de reclutamiento
SI
Notificacin
de solicitud
Requiere
ajustes en la
descripcin y
perfil del
cargo?
3- Revisar y
validar la
descripcin y
perfil del cargo
NO
SI PRO-22-1-01-01
Gestin de
Estructuras y
cargos
Descripcin y perfil
de cargo
6- Publicar el
requerimiento en
las diferentes
fuentes
Portal de
Reclutamiento
5- Solicitar hojas
de vida (si
aplica)
Plataforma
de centros de
formacin
Aplicativo
SENA
Notificacin de
rechazo
Notificacin de
requerimiento
8- Enviar hojas
de vida o bases
de datos de
posibles
candidatos (si
aplica)Hojas de vida
Bases de datos
SIEs aprendiz
o practicante?
SI
13- Validar que el
candidato no
tenga un contrato
de aprendizaje
previo
14- Validar
tiempo de
duracin de la
prctica
Descripcin y perfil
de cargo
APRENDICES
Archivo de
seguimiento
de aprendices
y practicantes
12- Analizar
estudio de
mercado (si
aplica)
2
2
1
1
De Seleccionar Candidatos
Act 19
PRO-22-3-01-01 Def Req y Reclu cand.vsdDef Req y Reclu
candm.pena366Archivo adjuntoPRO-22-3-01-01 Def Req y Reclu cand
Diagrama.pdf
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO
....................................................................................................................................
2
2. ALCANCE
.....................................................................................................................................
2
3. NORMATIVIDAD
.........................................................................................................................
2
3.1 Directrices:
..............................................................................................................................
2
3.2 Lineamientos:
.........................................................................................................................
2
4. RESPONSABILIDADES
..................................................................................................................
2
4.1. Responsable del proceso:
...................................................................................................
2
4.2. Responsabilidades:
.............................................................................................................
2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
.......................................................... 3
5.1 Diagrama de flujo Seleccionar Candidatos
...........................................................................
3
5.2 Descripcin de actividades Seleccionar Candidatos
............................................................ 3
6. DEFINICIONES
...........................................................................................................................
10
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
................................................................................................
11
8. INDICADORES
............................................................................................................................
11
9. RIESGOS
....................................................................................................................................
11
10. CONTROL DE CAMBIOS
.............................................................................................................
11
11. APROBACIN
............................................................................................................................
11
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
1. OBJETIVO
Evaluar las competencias de los candidatos para seleccionar el
que mejor se ajuste al perfil.
2. ALCANCE
Desde la programacin de pruebas y entrevistas hasta realizar el
estudio de seguridad
(antecedentes penales, financieros, verificacin acadmica y
laboral), la visita domiciliaria,
efectuar las pruebas mdicas, seleccionar el candidato a ocupar
el cargo y recibir aceptacin
de la oferta por parte del mismo.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices:
No aplica.
3.2 Lineamientos:
Planta y Temporales
Poltica de Seleccin y Promocin
Aprendices y practicantes
Lineamientos para vinculacin de aprendices y practicantes
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
Jefe de Desarrollo del Talento Humano
4.2. Responsabilidades:
Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad acadmica o
administrativa:
Seleccionar al candidato que mejor se ajuste al cargo y que
cumpla con los requisitos
establecidos por la Universidad.
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
Jefe de Desarrollo del Talento Humano:
Supervisar que el proceso de Seleccin de personal se efectu
correctamente y cada
una de las partes cumpla con sus responsabilidades.
Coordinador y Gestor de Seleccin y Promocin:
Asegurar que el candidato seleccionado cumpla con las
especificaciones y necesidades
del cargo que busca la Unidad.
Proveedor de prueba de idiomas/Estudios de seguridad y Servicios
mdicos:
Garantizar que la informacin y resultados enviados a GHDO se
realicen segn las
condiciones y acuerdos previamente estipulados con la
Universidad.
Emitir el concepto mdico con informacin verdica y por parte de
un profesional
autorizado.
Centro mdico y de salud ocupacional:
Emitir el concepto mdico con informacin verdica y por parte de
un profesional
autorizado.
Psicloga Externa:
Entregar el concepto psicolgico con informacin verdica y emitida
por parte de un
profesional autorizado.
Candidato:
Brindar informacin verdica y confiable en las entrevistas,
pruebas y exmenes en los
que participe.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo Seleccionar Candidatos
5.2 Descripcin de actividades Seleccionar Candidatos
-
PRO-22-3-01-02
SELECCIONAR CANDIDATOSD
IRE
CC
IN
DE
GE
ST
IN
HU
MA
NA
Y D
ES
AR
RO
LL
O O
RG
AN
IZA
CIO
NA
L
DE
SA
RR
OL
LO
DE
L T
AL
EN
TO
HU
MA
NO
PS
IC
LO
GA
EX
TE
RN
A
UN
IDA
D A
CA
D
MIC
A O
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
PR
OV
EE
DO
R D
E P
RU
EB
A
DE
ID
IOM
AS
DE
PA
RT
AM
EN
TO
M
DIC
O Y
DE
SA
LU
D O
CU
PA
CIO
NA
L
PR
OV
EE
DO
R D
E
ES
TU
DIO
S D
E
SE
GU
RID
AD
PR
OV
EE
DO
R D
E
SE
RV
ICIO
S
M
DIC
OS
De Cierre de procesoAct 1
Informe de Evaluacin
Contina
con el
proceso?
8- Decidir el
candidato con
mejor ajuste al
perfil
SI
20- Almacenar
datos del
candidato y
notificarlo (si
aplica)
NO
Tiene un
concepto
favorable de
estudio de
seguridad?
SI
Cumple con
la visita
domiciliaria?SI
NO
NO
Resultado de
Prueba tcnica
Resultado de prueba
de idiomas
PS-008-07 Gua para realizar
visita domiciliaria
Informe de estudio
de seguridad
NO
Concepto
de entrevista con el
Jefe inmediato
12- Realizar
visita
domiciliaria (si
aplica)
13- Remitir
candidato a
exmenes
mdicos 15- Remitir
concepto mdico
al Departamento
Mdico y Salud
Ocupacional
SI
Concepto de
entrevista
Certificado mdico de
ingreso ocupacional
4- Realizar
prueba tcnica
(si aplica)
2- Realizar
entrevista y
pruebas
psicotcnicas
6- Realizar
prueba de
idiomas (si
aplica)
3- Realizar
entrevista
psicolgica y
pruebas
psicotcnicas
(si aplica)
Concepto
de entrevista
Tiene alguna
restriccin
medica o es
un cargo que
lo amerite?
16- Revisar y
enviar concepto
mdico
El candidato
tuvo un
concepto
mdico
favorable?
NO
SI
Notificacin
Base de
datos
Almacenar
datos
Almacenar
datos
17- Informar a la
Unidad
acadmica/
administrativa
Plataforma
(si aplica)
Plataforma
(si aplica)
10- Realizar
Estudio de
seguridad
7- Integrar
resultados de las
entrevistas y
pruebas tcnicas
19- Registrar
informacin del
candidato
Seguimiento
Seleccin
Notificacin
9- Solicitar
Estudio de
seguridad
Formato de autorizacin
para el estudio de seguridad
Control de
presupuesto
11- Analizar los
resultados del
estudio de
seguridad
18- Realizar
oferta al
candidato
Acepta la
oferta?NO
SI
Hay ms
candidatos
que se
ajusten al
perfil?
SI
NO
Seguimiento practicantes
y aprendices
1- Programar
pruebas y
entrevistas
5- Realizar
entrevista a
candidato
1
14- Realizar
examen mdico y
enviar concepto
a GHDO
1 1
2
2
A Seleccin de candidatos Act 8
A Definir Requerimiento y Reclutar candidatos
Act 1
1
PRO-22-3-01-02 Selec cand.vsdSeleccionar
candidatosma.archila112Archivo adjuntoPRO-22-3-01-02 Selec cand
Diagrama.pdf
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
No. Actividad Descripcin Responsable Sistema Documento
1 Programar pruebas y
entrevistas
Planificar actividades de pruebas y entrevistas notificando al
candidato (telefnicamente y/o por correo electrnico) para que
asista a cada una de ellas.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
2 Realizar entrevista y
pruebas psicotcnicas
Se lleva a cabo la entrevista personal con el candidato y se
aplican las pruebas psicotcnicas segn el perfil del cargo (si
aplica).
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin/ Candidato
Concepto de
entrevista
3
Realizar entrevista psicolgica y pruebas
psicotcnicas (si aplica)
Planta y temporales: Una vez superadas la prueba y entrevista en
Uniandes, se solicita la entrevista y pruebas psicotcnicas con la
Psicloga externa, se debe enviar la descripcin y perfil de cargo y
la hoja de vida del candidato. Esta actividad vara dependiendo de
si el cargo lo amerita.
Psicloga Externa/ Candidato
Concepto de
entrevista
Entrada Hoja de vida. Descripcin y perfil de cargo. Informe de
Estudio de mercado. Candidatos pre-seleccionados.
Proveedor Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y
Desarrollo organizacional, Proveedor de servicios mdicos, Psicloga
Externa, Proveedor de estudios de seguridad, Centro mdico y de
salud ocupacional.
Salida
Candidato seleccionado. Concepto de entrevista con GHDO.
Concepto de pruebas psicotcnicas. Concepto de entrevista
psicolgica. Resultado de pruebas tcnicas. Concepto entrevista con
jefe inmediato. Resultado de prueba de idiomas. Informe de
evaluacin. Informe de estudio de seguridad. Certificado mdico de
ingreso ocupacional. Archivo de "Seguimiento Seleccin" actualizado.
Archivo Control de presupuesto.
Cliente Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y
Desarrollo Organizacional.
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
4 Realizar prueba
tcnica (si aplica)
La unidad acadmica o administrativa construye la prueba y la
envan a GHDO, quien la aplica y la enva de vuelta para ser
calificada. En algunas ocasiones la unidad acadmica o
administrativa aplica la prueba.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin/ Jefe inmediato/
Candidato
Resultado de
prueba tcnica
5 Realizar entrevista a
candidato Realizar entrevista con el candidato.
Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad
acadmica o administrativa/
Candidato
Concepto de
entrevista con el jefe inmediato
6 Realizar prueba de idiomas (si aplica)
Planta y temporales: En caso que el perfil de cargo lo amerite,
se realiza la prueba de idiomas al candidato.
Proveedor de prueba de idiomas/ Candidato
Resultado de
prueba de idiomas
7 Integrar resultados de
las entrevistas y pruebas tcnicas
En caso que el candidato supere las entrevistas y pruebas, se
integran los resultados de las mismas en un informe que consiste en
un comparativo del resultado de la evaluacin del candidato frente a
la descripcin y el perfil del cargo solicitado (Planta y
temporales). Luego se enva por correo electrnico al jefe inmediato
o se organiza una reunin de retroalimentacin de los candidatos. Se
genera un listado de posibles candidatos que se ajusten al perfil
(en ocasiones por la complejidad del perfil pueden generarse solo
dos posibles candidatos).
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
Informe de evaluacin
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
8 Decidir el candidato con mejor ajuste al
perfil
A partir del informe de evaluacin, GHDO le recomienda a la
Unidad acadmica o administrativa el candidato con mejor ajuste al
perfil de cargo solicitado. Es decisin de la unidad (acadmica o
administrativa) decidir el candidato que continua a la siguiente
etapa del proceso, el cual informa a travs de un correo
electrnico.
Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad
acadmica o administrativa/ Coordinador de
Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
Notificacin
9 Solicitar Estudio de
seguridad
Se solicita a travs de un correo electrnico al proveedor externo
la realizacin del estudio de seguridad y se enva adjunto y
totalmente diligenciado el Formato de autorizacin para el estudio
de seguridad.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
Formato de autorizacin para
el estudio de seguridad
10 Realizar Estudio de
seguridad
Se realiza el estudio de seguridad del candidato en donde se
revisan antecedentes penales, financieros, verificacin acadmica y
laboral Aprendices y practicantes: Solo se solicita antecedentes
penales. Temporales: Se solicitan antecedentes penales y
financieros (Preliminares). Planta: Se solicitan antecedentes
penales, financieros, referencias laborales y acadmicas.
Proveedor de estudios de seguridad
Informe de estudio
de seguridad
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
11 Analizar los resultados
del estudio de seguridad
En caso que alguno de los tems evaluados en el estudio de
seguridad presenten resultados negativos o poco favorables, se
realiza un anlisis para verificar la gravedad de los aspectos y se
toma una decisin con respecto al candidato.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
12 Realizar visita
domiciliaria (si aplica)
En caso de una evaluacin positiva de la hoja de vida se realiza
la visita domiciliaria. En algunas ocasiones la realiza el
proveedor externo y en otras GHDO segn lo amerite el cargo.
Aprendices y practicantes: No se realiza visita domiciliaria.
Consultor externo/ Coordinador de
Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
PS-008-07 Gua
para realizar visita domiciliaria
13 Remitir candidato a exmenes mdicos
Se coordina con el proveedor externo (a travs de la plataforma
designada o telefnicamente) y el candidato (telefnicamente) la cita
para llevar a cabo los exmenes mdicos.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
Plataforma (si aplica)
14 Realizar examen mdico y enviar
concepto a GHDO
Se realizan los exmenes mdicos ocupacionales y se envan los
resultados a Gestin Humana a travs de correo electrnico. En el caso
que el proveedor utilice una plataforma se consultan all los
resultados.
Proveedor de exmenes mdicos/ Candidato
Plataforma (si aplica)
Certificado mdico de ingreso
ocupacional
15
Remitir concepto mdico al
departamento mdico y salud ocupacional (si
aplica)
Si el candidato tiene alguna restriccin mdica o por las
exigencias del cargo se requiere una segunda validacin, se contacta
a travs de un correo electrnico (Planta y temporales: adjuntando el
concepto mdico y la descripcin y perfil de cargo) a la Coordinadora
de Salud ocupacional y al Jefe del departamento mdico y de salud
ocupacional (este ltimo en casos de segundo nivel o ausencia de la
primera persona) con el fin de obtener un concepto mdico final.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
16 Revisar y enviar
concepto mdico
Se revisa el concepto mdico y se enva un correo electrnico
informando la aprobacin o desaprobacin de la persona para ser
contratada.
Centro mdico y de salud ocupacional
Notificacin
17 Informar a la Unidad
acadmica/administrativa
Se informa (telefnicamente) a la unidad acadmica o
administrativa que el candidato tiene una restriccin mdica. La
unidad decide si el candidato puede realizar el trabajo en el cargo
designado o en otro de la misma unidad, de lo contrario se puede
enviar a entrevista en otra unidad con vacante disponible.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
18 Realizar oferta al
candidato
Planta y temporales: Se cita personalmente al candidato y se le
informa que fue la persona seleccionada para ocupar el cargo, se le
comenta sobre la oferta laboral y las caractersticas de la
contratacin. Aprendices y practicantes: Telefnicamente se contacta
al candidato y se le notifica que fue la persona seleccionada.
Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad
acadmica o administrativa/ Coordinador de
Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
19 Registrar informacin
del candidato
Se ingresa la informacin de los candidatos con los cuales se
cerraron los procesos de Seleccin en el archivo de "Seguimiento
Seleccin" y "Seguimiento aprendices y practicantes". En el archivo
de control de presupuesto se registra la informacin (Examen mdico y
estudio de seguridad, etc.) del candidato.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
Seguimiento Seleccin/
Seguimiento practicantes y aprendices/ Control de
presupuesto
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
20 Almacenar datos del
candidato y notificarlo (si aplica)
Planta y temporales: En caso que un candidato no contine el
proceso, se digitaliza la informacin y se archiva en carpetas. En
casos puntuales se enva un correo de agradecimiento, en otros casos
no se le notifica a los candidatos que no fueron seleccionados la
decisin tomada.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y
Promocin
Base de datos
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
6. DEFINICIONES
Entrevista Psicolgica: La entrevista psicolgica es una relacin
directa entre dos o
ms personas, que entraa una va de comunicacin simblica,
objetivos prefijados y
conocidos, al menos por el entrevistador, as como una asignacin
de roles que
significa un control de la situacin por parte de aquel. Por
tanto, es una relacin
interpersonal asimtrica. La regla bsica de toda buena entrevista
consiste en obtener
datos completos del comportamiento total del entrevistado en el
curso de la
entrevista, el cual incluye no slo lo que se recoge con la
funcin de escuchar, sino
tambin de vivenciar y observar.1
Potencial: Es un concepto abstracto que se relaciona
directamente con la idea de
potencia y que hace referencia a la posible calidad, cantidad o
capacidad de un
elemento, cosa o persona.2
Prueba Psicotcnica: Las pruebas psicotcnicas son instrumentos
cientficos para
examinar una conducta humana en unas circunstancias
determinadas. Se trata de
pruebas que sirven para discriminar y medir variables
psicolgicas, permitiendo
constatar las aptitudes de una persona para una determinada
tarea.3
Prueba Tcnica: Es una herramienta que sirve para conocer, de
manera adecuada, si
los conocimientos del candidato se ajustan a los requerimientos
del cargo.4
Visita domiciliaria: Visita realizada al domicilio donde reside
el candidato pre-
seleccionado con el objetivo de verificar la composicin del
ncleo familiar, nivel
socioeconmico del individuo, distribucin de espacios sociales,
anlisis del entorno
1 Entrevista Psicolgica. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del
sitio web
http://psikotemas.blogspot.com/2013/03/entrevista-psicologica.html
2 Definicin de potencial. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del
sitio web
http://www.definicionabc.com/general/potencial.php 3 Prueba
psicotcnica. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web
http://www.temario-
oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.php 4 Importancia
de la prueba tcnica en procesos de seleccin. Recuperado el 18 de
Junio de 2014, del sitio
web:
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.html
http://psikotemas.blogspot.com/2013/03/entrevista-psicologica.htmlhttp://www.definicionabc.com/general/potencial.phphttp://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.htmlhttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.html
-
FICHA TCNICA
SELECCIONAR CANDIDATOS
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-02
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
familiar y social, conducta personal y familiar; aspectos
relevantes a evaluar ya que
impactan directamente sobre la cultura organizacional.5
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos (Cadena de Valor)
Externos (Unidades acadmicas / administrativas/entidades
externas )
Poltica de Seleccin y Promocin
Lineamientos para vinculacin de aprendices y practicantes
Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin
Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin AZ y PU
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
No aplica.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 16/10/2014
Publicacin 24/11/2014
11. APROBACIN
Nombre Cargo Fecha
Elabor Karen Plazas Ingeniero de procesos 16/10/2014
Revis Lorena Rojas Coordinador de
Seleccin y Promocin 31/10/2014
Aprob Paola Daza Jefe de Desarrollo del
Talento Humano 31/10/2014
5 Para qu sirve la visita domiciliaria? Recuperado el 18 de
Junio de 2014, del sitio web
http://www.dinero.com/negocios/articulo/para-sirve-visita-domiciliaria/43507
http://www.dinero.com/negocios/articulo/para-sirve-visita-domiciliaria/43507
-
POLITICAS PROCESO SELECCIN Y PROMOCIN
1. Qu es Seleccin y Promocin? Es atraer y vincular a los
candidatos que mejor se ajusten a cada cargo, con alto potencial de
desarrollo y que contribuyan al logro de los objetivos de cada
unidad y por ende de la Universidad.
2. A quienes aplica?
El proceso de seleccin diseado, se aplicar de manera completa a
todos los cargos administrativos
(unidades acadmicas y administrativas), de planta y
temporales.
3. Cules son las etapas del proceso de seleccin y promocin?
DEFINIR REQUERIMIENTO: Precisa la necesidad de cubrir un cargo
vacante y/o nuevo, se asegura de
disponer de la descripcin y perfil del cargo.
RECLUTAR CANDIDATOS: Bsqueda de posibles candidatos al interior,
y/o fuera de la universidad
o Se utilizarn fuentes externas de reclutamiento (empresas de
seleccin, bancos de hojas de vida,
instituciones educativas, entre otros) cuando no se encuentre
entre los colaboradores de la universidad, por lo menos tres
candidatos que cumplan con el perfil del cargo.
SELECCIONAR CANDIDATOS: Se mide el ajuste del perfil del (los)
candidato(s) frente al perfil del cargo y se
escoge una terna con mejor ajuste al cargo.
o Para cada cargo los psiclogos externos contratados, aplicarn
las pruebas psicotcnicas previamente acordadas con Gestin
Humana.
o Todas las entrevistas realizadas a un candidato deben quedar
registradas en los formatos de Gua de entrevistas.
o En la primera convocatoria a la terna recibida, se le realizan
al menos dos entrevistas, se aplica la prueba tcnica escrita, y se
le pide diligenciar los formatos para autorizar el procedimiento de
verificacin de referencias y visita domiciliaria con la empresa
externa contratada para tal fin.
REALIZAR EL CIERRE DEL PROCESO: Lograr un acuerdo de las
condiciones (contractuales) entre el
candidato seleccionado y la persona responsable por parte de la
universidad de negociar dichas
condiciones. En el caso de que el candidato seleccionado sea
interno se efecta el traslado previa entrega
del cargo que est ocupando.
Antes de tomar una decisin sobre el candidato con mejor ajuste
al perfil, el jefe inmediato debe
haber analizado los informes de todas las etapas anteriores del
proceso de seleccin o promocin.
En el caso de las promociones internas Gestion Humana debe
informar al Jefe actual del candidato su participacin en el proceso
de seleccin y el plan a seguir para su cambio de cargo, el cual es
negociado con la unidad a donde este se trasladara. (Inicio del
proceso de seleccin que
-
se genera a partir del movimiento del colaborador de su rea,
tiempo y fechas de entrega, empalme, etc)
Para realizar la oferta al candidato elegido, el Jefe inmediato
y Gestin Humana deben acordar la oferta a realizar al candidato
(segn escala salarial)
Para firmar el contrato es indispensable que el candidato
entregue dos das hbiles antes todos los documentos solicitados por
la coordinacin de seleccin y promocin.
4. Qu es una convocatoria interna?
Es la publicacin del propsito del cargo, principales
responsabilidades y perfil del mismo, en los medios internos de la
universidad para el conocimiento por parte los colaboradores y su
aplicacin si cumplen con el perfil y estn interesados en un
movimiento.
5. Cuales procesos se publican a travs de convocatoria
interna?
Aquellos que se acuerden previamente con el Jefe Inmediato y
Gestin Humana.
6. Qu requisitos son indispensables para aplicar a una
convocatoria interna?
Requisitos Indispensables para participar en procesos de
promocin interna:
Informar al Jefe inmediato de su participacin en el proceso de
seleccion
Vinculacin igual o superior a dos aos (2) con la
universidad.
Permanencia suficiente (1) ao en el cargo que est desempeando,
en el momento de presentarse al concurso.
Tener constancia escrita en su hoja de vida, a travs de su
evaluacin de desempeo y su plan de desarrollo, de un excelente
desempeo en el cargo que ocupa y de los que ha ocupado.
No tener ninguna sancin disciplinaria.
Aprobar con calificacin superior a 85% (en la primera evaluacin)
todos los captulos y mdulos en los que haya participado del Plan de
Formacin de la universidad
ma.archila112Archivo adjuntoPolitica seleccin y promocin.pdf
-
LINEAMIENTO PARA VINCULACIN DE APRENDICES Y PRACTICANTES
1. Objetivo
Atraer y vincular a estudiantes en formacin tcnica, tecnolgica o
profesional, para que desarrollen actividades prcticas que les
permitan complementar el conocimiento terico adquirido durante su
proceso de formacin (No reemplazan labores de cargos de planta). Se
busca que los estudiantes en prctica ms destacados puedan ser
tenidos en cuenta para ocupar ms adelante cargos de planta o
temporales en la Universidad. En el caso de los aprendices, el
contrato de aprendizaje fue creado para patrocinar estudiantes en
formacin (etapa lectiva)
1 garantizando as su etapa de prctica en la
Universidad. 2. Esquema de vinculacin
Mediante contrato de aprendizaje y como parte de la cuota que la
Universidad por ley debe cumplir ante el SENA. Consideraciones para
la vinculacin de aprendices y practicantes:
Un estudiante por cada 20 empleados directos con dedicacin del
100% de tiempo
laboral.
nicamente el 25% de la totalidad podrn ser estudiantes de
programas profesionales (practicantes).
La Universidad cuenta con 20 das hbiles para el cubrimiento de
la vacante que deja
el estudiante retirado antes de tener que monetizar.
3. Apoyo de sostenimiento del aprendiz en la etapa lectiva
El aprendiz recibir un apoyo de sostenimiento mensual que ser
como mnimo en la fase lectiva el equivalente al 50% de un SMMLV y
deber estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud
sobre la base de un SMMLV.
4. Apoyo de sostenimiento del aprendiz o practicante vinculado
en la etapa de prctica
El apoyo de sostenimiento mensual para tcnicos, tecnlogos y
profesionales en etapa productiva o prctica ser de un SMMLV (con
dedicacin total o parcial) y cobertura en seguridad social de EPS y
ARL.
1 La etapa lectiva es aquella que orienta al desarrollo de
conocimientos tcnicos, tecnolgicos y de actitudes y de valores
para la convivencia social, que le permite a la persona
desempearse en una actividad productiva. Esta informacin implica el
dominio operacional e instrumental de una ocupacin determinada, la
apropiacin de un saber tcnico o tecnolgico y la capacidad de
adaptacin dinmica a los cambios constantes de la productividad.
-
Para practicantes uniandinos el apoyo de sostenimiento mensual
es hasta de 1.3 SMMLV para tiempo completo; hasta un SMMLV cuando
la prctica es de medio tiempo y cobertura en seguridad social de
EPS y ARL para todos los casos de acuerdo con su dedicacin.
Esta modalidad de contratacin est exenta de pago de prestaciones
sociales.
5. Condiciones de la Prctica Acadmica
Duracin: Segn la aprobacin del SENA para el centro de formacin y
universidades va desde 4 meses hasta un ao. Los practicantes
Uniandinos tienen una duracin de 4 meses a 6 meses segn el
programa. Funciones: Las responsabilidades del aprendiz o
practicante deben estar directamente relacionadas con la
especialidad de su formacin. No reemplazan labores de cargos de
planta. Seguimiento y evaluacin: La Unidad que contrata al
estudiante, designa un responsable para el seguimiento y supervisin
de las funciones, el cumplimiento de los objetivos y las
obligaciones contradas por el aprendiz o practicante, dejando por
escrito en los periodos definidos, los logros y mejoras.
6. Generalidades
Incapacidades: En caso de inasistencia el estudiante presentar
el soporte original de la incapacidad mdica remitida directamente
por su EPS a su Jefe inmediato. Cancelacin de contrato: En caso que
la Unidad acadmica o administrativa desee cancelar el contrato de
aprendizaje, presentar a la Direccin de Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional, los registros pertinentes: Evidencias de llegadas
tarde, incumplimiento al reglamento de trabajo, faltas graves,
etc.
7. Restricciones
El estudiante podr realizar la prctica acadmica una sola vez (a
menos que sea en cadena de formacin
2), el contrato de aprendizaje no es prorrogable. Todos los
estudiantes sern
contratados con una cuota de apoyo de sostenimiento.
2 Es la opcin que brinda el SENA para que un estudiante pueda
realizar dos prcticas acadmicas siempre y cuando
pertenezcan a la misma lnea de formacin.
ma.archila112Archivo adjuntoLineamiento para vinculacin de
aprendices y practicantes.pdf
-
PROCESO DE SELECCIN Y PROMOCIN DEL TALENTO HUMANO
QU ES SELECCIN Y PROMOCIN? Es el proceso mediante el cual se
atrae y vincula a los candidatos que mejor se ajusten a cada cargo,
con alto potencial de desarrollo y que contribuyan al logro de los
objetivos de cada unidad acadmica y administrativa.
Atraer y vincular a los candidatos que mejor se ajusten a cada
cargo y a la cultura de la universidad.
Atraer personas con alto potencial de desarrollo en aspectos
tcnicos y con las competencias requeridas para el cargo.
Proveer a la universidad los colaboradores que contribuyan al
logro del PDI y planes de desarrollo de cada unidad.
Ofrecer a la persona que se vincule posibilidades de desarrollo
personal y profesional.
OBJETIVOS DEL PROCESO
ETAPAS DEL PROCESO
Definir Requerimiento
Reclutar Candidatos
Seleccionar Candidatos
Cierre del Proceso
Precisar la necesidad de cubrir un cargo vacante y/o nuevo y
asegurarse de disponer de la descripcin y perfil del cargo
actualizada.
Buscar posibles candidatos internos y externos .
Medir el ajuste del perfil del (los) candidato(s) frente al
perfil del cargo y escoger una terna que se ajuste al cargo.
Lograr un acuerdo de las condiciones entre el candidato
seleccionado y la Universidad. En caso que el candidato
seleccionado sea interno se efecta el traslado y acuerdo de entrega
del cargo actual.
GUA DE CONSULTA RPIDA
-
DETALLE DEL PROCESO SELECCIN Y PROMOCIN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDADES RESPONSABLE
DURACIN (Das Calendario)
* PRODUCTO DE LA ETAPA
Definir Requerimiento
Revisar y/o Actualizar descripcin y perfil de cargo -
Verificar vacante y/o cargo nuevo
Jefe Inmediato - Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional 2
Descripcin de cargo validada y aprobada.
Reclutar Candidatos Reclutar Candidatos (internos y/o
externos)
Gestin Humana y Desarrollo Organizacional - Jefe
Inmediato 8 Estudio de Mercado
Seleccionar Candidatos
Entrevista Gestin Humana y Aplicacin Pruebas Psicotcnicas
Gestin Humana y Desarrollo Organizacional
4 Informe de entrevista de candidatos y resultados
pruebas tcnicas
Entrevista Jefe Inmediato Jefe Inmediato 4 Concepto de la
entrevista
Pruebas Tcnicas Jefe Inmediato 5 Resultados pruebas tcnicas
Estudio Seguridad y Visita Domiciliaria Gestin Humana y
Desarrollo
Organizacional 10
Informe de estudio de seguridad y visita domiciliaria
Examen Mdico Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional 3 Concepto mdico
Cierre Proceso
Oferta y Solicitud de Documentos Jefe Gestin Humana y
Desarrollo Organizacional 2
Aceptacin y firma de contrato
Firma Contrato / Modificacin contractual Jefe Inmediato -
Gestin
Humana y Desarrollo Organizacional
Segn
Programacin**
Tiempo Estimado Total 40
Importante: El orden de las actividades puede variar segn la
necesidad de la unidad. * Los tiempos son aproximados ya que
dependen del perfil del cargo. ** Tener en cuenta que los das de
vinculacin van del 01 al 15 da hbil de cada mes.
ma.archila112Archivo adjuntoGua Consulta Rpida proceso de
selec.pdf
-
PROCESO DE SELECCIN
Aprendices y Practicantes Universitarios
QU ES LA SELECCIN DE APRENDICES Y PRACTICANTES?
Es el proceso mediante el cual se atrae y vincula a estudiantes
en formacin tcnica,
tecnolgica o profesional, para que desarrollen actividades
prcticas que les permitan
complementar el conocimiento terico adquirido durante su proceso
de formacin. Se
busca que los estudiantes en prctica ms destacados puedan ser
tenidos en cuenta para
ocupar ms adelante cargos de planta o temporales en la
Universidad.
Apoyo Sostenimiento:
Tcnicos y Tecnlogos
Etapa Lectiva: 50% SMLV
Etapa Productiva:100% SMLV
Universitarios
Practica: 100% SMLV
Cobertura de Seguridad Social:
Tcnicos y Tecnlogos
Etapa Lectiva: EPS
Etapa Productiva: EPS y ARL
Universitarios
Practica: EPS y ARL
- 1 Aprendiz por cada 20 empleados directos con dedicacin del
100% de
tiempo laboral.
- nicamente el 25% de la totalidad podrn ser estudiantes de
programas
profesionales.
La empresa cuenta con 20 das hbiles para el cubrimiento de la
vacante que deja el aprendiz retirado antes de tener que
monetizar.
GENERALIDADES
GUA DE CONSULTA
RPIDA
ETAPAS DEL PROCESO
Solicitud de
Reemplazo
Validar el reemplazo del aprendiz con la unidad
aclarando la bsqueda de un estudiante de la misma
especialidad u otra.
Reclutar
Candidatos
Seleccionar
Candidatos
Cierre del Proceso
Buscar posibles candidatos haciendo el contacto con
los diferentes centros de formacin.
Medir el ajuste del estudiante a la solicitud de la unidad
y presentar candidatos.
Informar al centro de formacin la seleccin del
estudiante y formalizar la firma de su contrato.
Consecucin de
estudiantes
.
Distribucin
-
PROCESO DE SELECCIN
Aprendices y Practicantes Universitarios
GUA DE CONSULTA
RPIDA
Los contratos de
aprendizaje no tienen
renovacin ni prrroga.
El contrato de aprendizaje
fue creado para patrocinar
estudiantes en formacin
(etapa lectiva)
garantizando as su etapa
productiva con la empresa.
En caso de cancelacin de
contrato se deben tener los
registros pertinentes:
(evidencias de llegadas
tarde, incumplimiento al
reglamento de trabajo,
faltas graves, etc.)
Las responsabilidades del aprendiz
deben estar directamente
relacionadas con la especialidad de
su formacin: No reemplazan
labores de cargos de planta.
Cada unidad establece los siguientes
acuerdos:
Horario
Uso de herramientas de trabajo
Manejo de informacin confidencial
y de seguridad
Permisos e incapacidades
Uso de elementos de proteccin
personal (si aplica)
Funciones.
-
PROCESO DE SELECCIN Aprendices y Practicantes Universitarios
ACTIVIDADES RESPONSABLE
DURACIN (Das Calendario)
* PRODUCTO DE LA ETAPA
Definir Requerimiento
Validar fecha de terminacin contrato aprendiz actual
Jefe Inmediato - Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional 2 Seguimiento cuadro control
Reclutar Candidatos Reclutar estudiantes con los diferentes
centros de formacin. Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional 7 Hojas de vida estudiantes
Seleccionar Candidatos
Entrevista Gestin Humana y Aplicacin Pruebas Psicotcnicas
Gestin Humana y Desarrollo Organizacional
2 Cumplimiento acuerdos de
practica
Entrevista Jefe Inmediato Jefe Inmediato
2
Concepto de la entrevista
Pruebas Tcnicas Jefe Inmediato Resultados pruebas tcnicas
Estudio Seguridad (Antecedentes) Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional 3 Verificacin Antecedentes
Examen Mdico Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional 2 Concepto mdico
Cierre Proceso
Informar al centro de formacin que el estudiante ha sido
seleccionado e informar
documentos al candidato seleccionado
Gestin Humana y Desarrollo Organizacional
2
Carta de presentacin y firma de contrato
Firma Contrato Gestin Humana y Desarrollo
Organizacional
Segn
Programacin**
Tiempo Estimado Total 20
Importante: El orden de las actividades puede variar segn la
necesidad de la unidad. * Los tiempos son aproximados ya que
dependen de la especialidad. ** Tener en cuenta que los das de
vinculacin van del 01 al 15 da hbil de cada mes.
GUA DE CONSULTA RPIDA
ma.archila112Archivo adjuntoGua Consulta Rpida proceso selec AZ Y
PU.pdfm.pena366Archivo adjuntoPRO-22-3-01-02 Seleccionar
Candidatos.pdf
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO
....................................................................................................................................
2
2. ALCANCE
.....................................................................................................................................
2
3. NORMATIVIDAD
.........................................................................................................................
2
3.1 Directrices:
..............................................................................................................................
2
3.2 Lineamientos:
.........................................................................................................................
2
4. RESPONSABILIDADES
..................................................................................................................
2
4.1. Responsable del proceso:
...................................................................................................
2
4.2. Responsabilidades:
.............................................................................................................
2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
.......................................................... 4
5.1 Diagrama de flujo Cierre de Seleccin y Promocin
............................................................ 4
5.2 Descripcin de actividades Cierre de Seleccin y Promocin
.............................................. 4
6. DEFINICIONES
.............................................................................................................................
8
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
..................................................................................................
9
8. INDICADORES
..............................................................................................................................
9
9. RIESGOS
......................................................................................................................................
9
10. CONTROL DE CAMBIOS
...............................................................................................................
9
11. APROBACIN
..............................................................................................................................
9
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
1. OBJETIVO
Entregar la documentacin necesaria para que posteriormente se
realice el proceso de
vinculacin y finalizar el proceso de Seleccin Y Promocin.
2. ALCANCE
Desde que se solicitan y entregan los documentos del candidato
seleccionado, hasta que se
realiza el respectivo registro en los sistemas de informacin, se
validan los honorarios a las
firmas externas y se genera el plan de trabajo con las acciones
de mejora del proceso.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices:
No aplica.
3.2 Lineamientos:
Planta y Temporales
Poltica de Seleccin y Promocin
Aprendices y practicantes
Lineamientos para vinculacin de aprendices y practicantes
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
Jefe de Desarrollo del Talento Humano
4.2. Responsabilidades:
SENA, Centros de formacin o universidades
Entregar oportunamente la carta de presentacin de los candidatos
a la Universidad
de los Andes y cerciorar la autenticidad de la informacin
contenida.
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad acadmica o
administrativa:
Diligenciar el formato de contratacin correctamente y enviarlo
oportunamente a
GHDO para evitar retrasos en el proceso de vinculacin.
Jefe de Desarrollo del Talento Humano:
Supervisar que el proceso de Cierre de Seleccin y Promocin y de
consolidacin de la
documentacin se efectu correctamente y cada una de las partes
cumpla con sus
responsabilidades.
Coordinador de Seleccin y Promocin:
Asegurar que la informacin de facturacin de proveedores este
completa, sea
verdica, y se valide dentro de los tiempos establecidos.
Coordinador y Gestor de Seleccin y Promocin:
Entregar a Vinculaciones la documentacin correspondiente
asegurando que se
encuentre completa.
Velar por que se ejecute el proceso segn se encuentra
documentado.
Candidato:
Entregar a Vinculaciones la documentacin correspondiente
asegurando que se
encuentre completa.
Gestor de Desarrollo Organizacional:
Garantizar que la informacin del cargo y ocupante se ingrese de
forma completa al
sistema de informacin.
Gestor de Comunicaciones:
Asegurar que las promociones de los cargos se publiquen
oportunamente y la
informacin sea accesible al pblico seleccionado.
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo Cierre de Seleccin y Promocin
5.2 Descripcin de actividades Cierre de Seleccin y Promocin
Entrada
Candidato seleccionado. Resultado de pruebas psicotcnicas.
Informe de estudio de seguridad. Certificado mdico de ingreso
ocupacional. Archivo de "Seguimiento Seleccin. Archivo de
"Seguimiento de practicantes y aprendices". Archivo Control de
presupuesto.
Proveedor Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y
Desarrollo Organizacional.
Salida Archivo de seguimiento de practicantes y aprendices
actualizado. Archivo de control de Seguimiento Seleccin
actualizado. Archivo de control de presupuesto actualizado. Plan de
trabajo
Cliente Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y
Desarrollo organizacional.
No Actividad Descripcin Responsable Sistema Documento
1
Informar al centro de formacin o universidad la
decisin de contratacin (si
aplica)
Aprendices y practicantes: Informar por correo electrnico al
centro de formacin o Universidad que el estudiante ha sido
seleccionado y solicitar la carta de presentacin.
Gestor de Seleccin y Promocin.
2 Generar carta de presentacin (si
aplica)
Aprendices y practicantes: Se realiza la carta de presentacin
del estudiante y se enva a travs de un correo electrnico a GHDO o
se la entrega al estudiante para que la incluya dentro de los
documentos para GHDO (En caso que el centro de formacin o
universidad no la enve).
SENA, Centros de formacin o
universidades
Carta de presentacin
3
Recibir carta de presentacin del
centro de formacin o universidad
Aprendices y practicantes: Se recibe la carta de presentacin por
parte del centro de formacin.
Gestor de Seleccin y Promocin.
-
PRO-22-3-01-03
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
DIR
EC
CI
N G
HD
O
DE
SA
RR
OL
LO
DE
L T
AL
EN
TO
HU
MA
NO
CA
ND
IDA
TO
PR
OV
EE
DO
RU
NID
AD
AC
AD
M
ICA
/
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
SE
NA
, C
EN
TR
OS
DE
FO
RM
AC
IN
Y
UN
IVE
RS
IDA
DE
S
DIR
EC
CI
N G
HD
O
BIE
NE
ST
AR
Y
AD
MIN
IST
RA
CI
N D
EL
TA
LE
NT
O H
UM
AN
O
DIR
EC
CI
N G
HD
O
DE
SA
RR
OL
LO
OR
GA
NIZ
AC
ION
AL
Y
PR
OC
ES
OS
13- Entregar
informacin del
candidato al rea
de Vinculacin
17- Validar
honorarios a las
firmas externas
4- Solicitar
documentacin
requerida al
candidato para
elaborar contrato
16- Realizar
anlisis de
resultados y
definir acciones
de mejora
15- Generar
indicadores del
proceso
Indicadores
del proceso
PRO-25-3-02
Ejecucin de
Pago
5- Agendar al
candidato para
cita con
Vinculacin
6- Entregar
documentacin
FTC-22-1-01-01
Gestin
estructuras y
cargos
11- Publicar
promocin
Posicin SAP
Hay errores
en la
facturacin?
18- Corregir y
enviar factura
SI
NO
Control presupuesto
seleccin
Factura
Plan de trabajo
1- Informar al
centro de
formacin o
universidad la
decisin de
contratacin (si
aplica)
Carta de presentacin
2- Generar carta
de presentacin
(si aplica)
3- Recibir carta
de presentacin
del centro de
formacin o
universidad (si
aplica)
8- Diligenciar y
enviar formato
de solicitud de
contratacin
Formato de solicitud
de contratacin/
modificacin
del contrato
7- Solicitar/
Elaborar Formato
de Solicitud de
Contratacin
9- Validar
informacin de
formato de
solicitud de
contratacin
14- Registrar
informacin en el
archivo de
seguimiento
Listado de
documentacin
Google
Docs
Seguimiento de
practicantes
y aprendices
Seguimiento Seleccin
Se requieren
ajustes?NO
SI
Es una
Promocin/
Traslado?
NO
10- Entregar
Formato de
Solicitud para
modificacin de
contrato y
notificar
SI
12- Solicitar
posicin en SAP
mensualmente
mensualmente
1
1
PRO-22-3-01-03 Cierre de Seleccin y Promocin.vsdCierre de Seleccin
y Promocinma.archila112Archivo adjuntoPRO-22-3-01-03 Cierre de
Seleccin y Promocin Diagrama.pdf
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
4
Solicitar documentacin
requerida al candidato para
elaborar contrato
Solicitar al candidato seleccionado la siguiente documentacin
para la elaboracin de su contrato: Planta y temporales: -4
fotocopias de la cdula de ciudadana ampliada 150%. -Registro civil
de nacimiento. -Tarjeta profesional (si aplica: Abogados, Sector
Salud e ingenieros). -2 fotos a color cualquier fondo. -Fotocopia
de certificados laborales de los dos ltimos empleos. -Fotocopia de
certificados de estudio. -Certificado de EPS. Excepcionales: -Visa
(Para extranjeros). -Examen mdico de ingreso. -Libreta militar.
Aprendices y practicantes: -2 fotocopias de la cdula de ciudadana
ampliada 150%. -2 fotos 3 x 4 a color (cualquier fondo). -Carta de
presentacin del centro de formacin. -Certificado de cuenta
bancaria. -Copia de diploma o acta de grado bachiller (como
mnimo).
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
Listado de
Documentacin
5
Agendar al candidato para
cita con vinculacin
Se contacta telefnicamente al candidato y se acuerda con l una
hora para entregar la documentacin en Vinculacin, para esto se
ingresa al archivo "Citas legalizacin contrato" en Google docs y se
agenda una hora segn la disponibilidad del candidato y de las
personas de Vinculacin.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
Google Docs
6 Entregar
documentacin
En la fecha y hora establecida se debe entregar en Vinculacin la
documentacin solicitada previamente.
Candidato
7
Solicitar/Elaborar formato de solicitud de
contratacin.
Se solicita a travs de un correo electrnico a la unidad acadmica
o administrativa el formato de solicitud de contratacin/
modificacin del contrato.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
8
Diligenciar y enviar formato de
solicitud de contratacin.
Se diligencia el formato de solicitud de contratacin y se
entrega firmado (documento fsico) a GHDO.
Jefe inmediato/ Director o
Decano de la Unidad
acadmica o administrativa
Formato de solicitud de
contratacin/ modificacin del contrato
9
Validar informacin de
formato de solicitud de
contratacin
Se valida que la informacin del formato de contratacin sea la
correcta (Unidad, centro de costos, salario, porcentaje de
dedicacin, la firma del solicitante (Director/Jefe/Gerente del
Campus/Editor General) y de la persona que autoriza (Vicerrector/
Decano/ Director/ Secretario General). En caso de requerir ajustes
se enva de vuelta a la Unidad (acadmica o administrativa para
revisin y correccin).
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
10
Entregar Formato de Solicitud para modificacin de
contrato y notificar
Se le entrega el Formato de Solicitud de modificacin de contrato
y se le notifica por correo electrnico al Analista de Compensacin,
con el fin de realizar el proceso pertinente.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
11 Publicar
Promocin
Se publica en la pgina web de Gestin Humana
www.ghdo.uniandes.edu.co, la Promocin del cargo del
colaborador.
Directivos: Se publica en la pgina de GHDO en la seccin de
"Comunicaciones - Nombramientos y renovaciones directivos" y como
noticia en la pgina de inicio. Jefes o Coordinadores: Se publica en
la pgina de GHDO en la seccin de "Comunicaciones - promociones
Jefes y Coordinadores". Gestores y dems cargos: Se publica en la
pgina de GHDO en la seccin de "Desarrollo del Talento Humano -
Seleccin y Promocin- Promociones y traslados".
Gestor de comunicaciones
12 Solicitar posicin
en SAP
Se gestiona mediante el formato de solicitud de contratacin a
desarrollo organizacional la posicin que debe ocupar el candidato
en la estructura organizacional.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
13
Entregar informacin del
candidato al rea de Vinculacin
Se entrega a Vinculacin la siguiente documentacin (segn
aplique): Hoja de vida, pruebas psicotcnicas, estudio de seguridad
(impreso o por correo electrnico), examen mdico (impreso o
vinculacin realiza validacin en la plataforma del proveedor de
servicios mdicos) y el formato de solicitud de contratacin/
modificacin del contrato.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
14
Registrar informacin en el
archivo de seguimiento
Planta y temporales: Registrar la informacin del candidato (Ej.:
fecha de inicio) en el archivo de "Seguimiento de Seleccin".
Aprendices y practicantes: En el archivo de "Seguimiento de
practicantes y aprendices" se registra la informacin del contrato
del aprendiz (Nombre, Especialidad/ Programa, Institucin educativa,
E-mail, contacto, direccin, fecha de nacimiento, Documento de
identificacin, Fecha inicio etapa electiva, Fecha inicio de etapa
productiva, Fecha terminacin de etapa productiva, examen mdico,
carta de presentacin del centro de formacin o universidad, cuenta
bancaria, preliminares, Unidad, observaciones, EPS, mes en que se
debe registrar el contrato, el contrato ya fue registrado?) segn la
unidad acadmica o administrativa a la cual fue designado.
Gestor de Seleccin y Promocin.
Seguimiento Seleccin/
Seguimiento de practicantes y aprendices
15 Generar
indicadores del proceso
Se calculan los indicadores del proceso de Seleccin y
Promocin.
Coordinador de Seleccin y Promocin
Indicadores del
proceso
16
Realizar anlisis de resultados y definir acciones
de mejora
Se establecen las acciones correctivas o de mejora necesarias
para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proceso de
Seleccin y Promocin, y se incorporan al plan de trabajo.
Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de
Seleccin y Promocin
Plan de trabajo
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
6. DEFINICIONES
Honorarios: Son el pago que recibe una persona natural a otra
natural o jurdica por
una serie de servicios que presta.1
Prueba Psicotcnica: Las pruebas psicotcnicas son instrumentos
cientficos para
examinar una conducta humana en unas circunstancias
determinadas. Se trata de
pruebas que sirven para discriminar y medir variables
psicolgicas, permitiendo
constatar las aptitudes de una persona para una determinada
tarea.2
Prueba Tcnica: Es una herramienta que sirve para conocer, de
manera adecuada, si
los conocimientos del candidato se ajustan a los requerimientos
del cargo.3
Vinculacin: Vinculacin procede del latn y hace mencin a la accin
y efecto de
vincular (atar algo en otra cosa, perpetuar algo, someter el
comportamiento de
alguien al de otra persona, sujetar, asegurar).4
1 Definicin de Honorarios. Recuperado el 18 de Junio de 2014,
del sitio web
http://definicion.de/honorarios/ 2 Prueba psicotcnica.
Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web
http://www.temario-
oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.php 3 Importancia
de la prueba tcnica en procesos de Seleccin. Recuperado el 18 de
Junio de 2014, del sitio
web
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.html
4 Definicin de Vinculacin. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del
sitio web
http://definicion.de/vinculacion/#ixzz33nslYVPV
17 Validar
honorarios a las firmas externas
Mensualmente se cruza la informacin de los procesos de Seleccin
(con cada uno de los candidatos) con los diferentes proveedores,
para verificar que la informacin facturada sea correcta. En caso
que se presente algn error con la facturacin, se le informa
(telefnicamente o por correo electrnico) al proveedor para que
realice los ajustes.
Coordinador de Seleccin y Promocin
Control
presupuesto Seleccin
18 Corregir y enviar
factura
Se corrige la factura y se enva nuevamente la informacin al
Coordinador de Seleccin y Promocin.
Proveedor Factura
http://definicion.de/honorarios/http://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.htmlhttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.htmlhttp://definicion.de/vinculacion/#ixzz33nslYVPV
-
FICHA TCNICA
CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN
Macroproceso Talento Humano
Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano
Nivel 2 Seleccin y Promocin
Cdigo PRO-22-3-01-03
Versin 0
Fecha publicacin 24/11/2014
Tipo Documento Ficha tcnica
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos (Cadena de Valor)
Externos (Unidades acadmicas / administrativas/entidades
externas )
Poltica de Seleccin y Promocin
Lineamientos para vinculacin de aprendices y practicantes
Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin
Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin AZ y PU
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
No aplica.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 20/11/2014
Publicacin 24/11/2014
11. APROBACIN
Nombre Cargo Fecha
Elabor Karen Plazas Ingeniero de procesos 20/11/2014
Revis Lorena Rojas Coordinador de
Seleccin y Promocin 31/10/2014
Aprob Paola Daza Jefe de desarrollo del
Talento Humano 31/10/2014
-
POLITICAS PROCESO SELECCIN Y PROMOCIN
1. Qu es Seleccin y Promocin? Es atraer y vincular a los
candidatos que mejor se ajusten a cada cargo, con alto potencial de
desarrollo y que contribuyan al logro de los objetivos de cada
unidad y por ende de la Universidad.
2. A quienes aplica?
El proceso de seleccin diseado, se aplicar de manera completa a
todos los cargos administrativos
(unidades acadmicas y administrativas), de planta y
temporales.
3. Cules son las etapas del proceso de seleccin y promocin?
DEFINIR REQUERIMIENTO: Precisa la necesidad de cubrir un cargo
vacante y/o nuevo, se asegura de
disponer de la descripcin y perfil del cargo.
RECLUTAR CANDIDATOS: Bsqueda de posibles candidatos al interior,
y/o fuera de la universidad
o Se utilizarn fuentes externas de reclutamiento (empresas de
seleccin, bancos de hojas de vida,
instituciones educativas, entre otros) cuando no se encuentre
entre los colaboradores de la universidad, por lo menos tres
candidatos que cumplan con el perfil del cargo.
SELECCIONAR CANDIDATOS: Se mide el ajuste del perfil del (los)
candidato(s) frente al perfil del cargo y se
escoge una terna con mejor ajuste al cargo.
o Para cada cargo los psiclogos externos contratados, aplicarn
las pruebas psicotcnicas previamente acordadas con Gestin
Humana.
o Todas las entrevistas realizadas a un candidato deben quedar
registradas en los formatos de Gua de entrevistas.
o En la primera convocatoria a la terna recibida, se le realizan
al menos dos entrevistas, se aplica la prueba tcnica escrita, y se
le pide diligenciar los formatos para autorizar el procedimiento de
verificacin de referencias y visita domiciliaria con la empresa
externa contratada para tal fin.
REALIZAR EL CIERRE DEL PROCESO: Lograr un acuerdo de las
condiciones (contractuales) entre el
candidato seleccionado y la persona responsable por parte de la
universidad de negociar dichas
condiciones. En el caso de que el candidato seleccionado sea
interno se efecta el traslado previa entrega
del cargo que est ocupando.
Antes de tomar una decisin sobre el candidato con mejor ajuste
al perfil, el jefe inmediato debe
haber analizado los informes de todas las etapas anteriores del
proceso de seleccin o promocin.
En el caso de las promociones internas Gestion Humana debe
informar al Jefe actual del candidato su participacin en el proceso
de seleccin y el plan a seguir para su cambio de cargo, el cual es
negociado con la unidad a donde este se trasladara. (Inicio del
proceso de seleccin que
-
se genera a partir del movimiento del colaborador de su rea,
tiempo y fechas de entrega, empalme, etc)
Para realizar la oferta al candidato elegido, el Jefe inmediato
y Gestin Humana deben acordar la oferta a realizar al candidato
(segn escala salarial)
Para firmar el contrato es indispensable que el candidato
entregue dos das hbiles antes todos los documentos solicitados por
la coordinacin de seleccin y promocin.
4. Qu es una convocatoria interna?
Es la publicacin del propsito del cargo, principales
responsabilidades y perfil del mismo, en los medios internos de la
universidad para el conocimiento por parte los colaboradores y su
aplicacin si cumplen con el perfil y estn interesados en un
movimiento.
5. Cuales procesos se publican a travs de convocatoria
interna?
Aquellos que se acuerden previamente con el Jefe Inmediato y
Gestin Humana.
6. Qu requisitos son indispensables para aplicar a una
convocatoria interna?
Requisitos Indispensables para participar en procesos de
promocin interna:
Informar al Jefe inmediato de su participacin en el proceso de
seleccion
Vinculacin igual o superior a dos aos (2) con la
universidad.
Permanencia suficiente (1) ao en el cargo que est desempeando,
en el momento de presentarse al concurso.
Tener constancia escrita en su hoja de vida, a travs de su
evaluacin de desempeo y su plan de desarrollo, de un excelente
desempeo en el cargo que ocupa y de los que ha ocupado.
No tener ninguna sancin disciplinaria.
Aprobar con calificacin superior a 85% (en la primera evaluacin)
todos los captulos y mdulos en los que haya participado del Plan de
Formacin de la universidad
ma.archila112Archivo adjuntoPolitica seleccin y promocin.pdf
-
LINEAMIENTO PARA VINCULACIN DE APRENDICES Y PRACTICANTES
1. Objetivo
Atraer y vincular a estudiantes en formacin tcnica, tecnolgica o
profesional, para que desarrollen actividades prcticas que les
permitan complementar el conocimiento terico adquirido durante su
proceso de formacin (No reemplazan labores de cargos de planta). Se
busca que los estudiantes en prctica ms destacados puedan ser
tenidos en cuenta para ocupar ms adelante cargos de planta o
temporales en la Universidad. En el caso de los aprendices, el
contrato de aprendizaje fue creado para patrocinar estudiantes en
formacin (etapa lectiva)
1 garantizando as su etapa de prctica en la
Universidad. 2. Esquema de vinculacin
Mediante contrato de aprendizaje y como parte de la cuota que la
Universidad por ley debe cumplir ante el SENA. Consideraciones para
la vinculacin de aprendices y practicantes:
Un estudiante por cada 20 empleados directos con dedicacin del
100% de tiempo
laboral.
nicamente el 25% de la totalidad podrn ser estudiantes de
programas profesionales (practicantes).
La Universidad cuenta con 20 das hbiles para el cubrimiento de
la vacante que deja
el estudiante retirado antes de tener que monetizar.
3. Apoyo de sostenimiento del aprendiz en la etapa lectiva
El aprendiz recibir un apoyo de sostenimiento mensual que ser
como mnimo en la fase lectiva el equivalente al 50% de un SMMLV y
deber estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud
sobre la base de un SMMLV.
4. Apoyo de sostenimiento del aprendiz o practicante vinculado
en la etapa de prctica
El apoyo de sostenimiento mensual para tcnicos, tecnlogos y
profesionales en etapa productiva o prctica ser de un SMMLV (con
dedicacin total o parcial) y cobertura en seguridad social de EPS y
ARL.
1 La etapa lectiva es aquella que orienta al desarrollo de
conocimientos tcnicos, tecnolgicos y de actitudes y de valores
para la convivencia social, que le permite a la persona
desempearse en una actividad productiva. Esta informacin implica el
dominio operacional e instrumental de una ocupacin determinada, la
apropiacin de un saber tcnico o tecnolgico y la capacidad de
adaptacin dinmica a los cambios constantes de la productividad.
-
Para practicantes uniandinos el apoyo de sostenimiento mensual
es hasta de 1.3 SMMLV para tiempo completo; hasta un SMMLV cuando
la prctica es de medio tiempo y cobertura en seguridad social de
EPS y ARL para todos los casos de acuerdo con su dedicacin.
Esta modalidad de contratacin est exenta de pago de prestaciones
sociales.
5. Condiciones de la Prctica Acadmica
Duracin: Segn la aprobacin del SENA para el centro de formacin y
universidades va desde 4 meses hasta un ao. Los practicantes
Uniandinos tienen una duracin de 4 meses a 6 meses segn el
programa. Funciones: Las responsabilidades del aprendiz o
practicante deben estar directamente relacionadas con la
especialidad de su formacin. No reemplazan labores de cargos de
planta. Seguimiento y evaluacin: La Unidad que contrata al
estudiante, designa un responsable para el seguimiento y sup