PROCEDIMIENTO DE GESTIN Y EJECUCIN DEPROYECTOS
PLANIFICACINLa etapa de planificacin consta de pasos como: La
definicin del problema, laIdentificacin de los interesados, el
establecimiento de los objetivos, la preparacin de las
compensaciones, y la definicin de las actividades.
DEFINICIN DEL PROBLEMA:De no comprender a cabalidad el problema
que se desea resolver, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y
recursos; al asignar soluciones simples, complicadas o inadecuadas
a la resolucin del problema.Para conocer las necesidades verdaderas
del proyecto, puede ser til realizarse algunas preguntas:
Cul es la necesidad o propsito de lo que estamos tratando de
realizar?Qu efectos tiene sobre las personas, para considerarlo un
problema necesario de resolverse?Quin tiene participacin en la
resolucin?Cmo difieren los objetivos de las diferentes partes
interesadas?
IDENTIFICACIN DE LOS INTERESADOS:Es importante identificar a
todos los interesados en la realizacin del proyecto, con el
propsito de realizar un trabajo en conjunto y conocer sus
expectativas. Para poder identificar a todos los interesados en el
proyecto, puede ser til recurrir a las siguientes preguntas:Qu
actividades o personas pueden verse afectadas por las actividades
delproyecto o los resultados del mismo?Quines aportan recursos -
personas, espacio, tiempo, herramientas o dinero al proyecto?Quines
en ltima instancia podran ser los usuarios y beneficiarios, de
laimplementacin del proyecto? ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO:El xito de un proyecto lo determina el planteamiento y
cumplimiento de sus objetivos, por lo tanto, las caractersticas que
debe cumplir un objetivo son: Ser especfico, mensurable, orientado
a una accin, realista y con un tiempo limitado.Es importante
mantener presentes aspectos como: la calidad, organizacin,
comunicacin y riesgo, durante el abordaje del proyecto, pero
principalmente al momento de establecer los objetivos.
Preparacin de las compensaciones:Las probabilidades de xito del
proyecto estn potencializadas por la combinacin de tres variables
de suma importancia: El tiempo, el costo y la calidad. La frmula es
simple:
Tiempo + Costo = CalidadEl cambio de una de estas variables
puede alterar los resultados; si se reduce el tiempo destinado para
la elaboracin del proyecto, puede incrementarse el costo o reducir
la calidad del mismo.
DEFINICIN DE ACTIVIDADES:Muchos proyectos han fracasado,
producto de la subestimacin del tiempo y el dinero necesarios para
su ejecucin. Por lo tanto, se recomienda la utilizacin de una
herramienta como la descomposicin de la estructura de trabajo, para
evitar contratiempos.La descomposicin de la estructura de trabajo
es una herramienta utilizada para desarrollar estimaciones, asignar
personal, seguir el progreso, y mostrar el alcance del proyecto. El
propsito del mismo, es subdividir actividades complejas en pequeas
tareas, realizando el proceso hasta que la actividad no se pueda
subdividir.
ESTABLECER EL CALENDARIO:Sin importar con que cantidad de
recursos se cuente, todo proyecto posee una fecha de inicio y
finalizacin; por lo tanto, el proyecto debe tener un calendario y
cada jefe de proyectos debe ser capaz de establecerlo.Tabla 2:
Pasos para la creacin del calendario de proyecto.ELABORAR EL
PRESUPUESTO:El presupuesto es el plan financiero o el plan de accin
para el proyecto. Es la trasladacin de los planes elaborados, en
cantidades medibles que denoten los costos de los recursos
requeridos, y el resultado previsible durante un determinado
periodo de tiempo.El presupuesto no es nicamente una lista de todos
los costos necesarios para ejecutar el proyecto, sino tambin un
parmetro para comprobar si los beneficios del proyecto justifican
los costos. Para elaborar el presupuesto del proyecto, se
recomienda incluir las siguientes categoras: Personal, viajes,
capacitacin del personal, suministros, espacio, investigacin,
gastos de capital, y gastos generalesSEGUIMIENTO
La etapa de seguimiento consta de dos tareas de suma
importancia: la elaboracin de un plan de gestin del riesgo y la
creacin de una normativa de resolucin de incidencias.
ELABORACIN DE UN PLAN DE GESTIN DEL RIESGO:Un plan de gestin del
riesgo, debe contemplar dos aspectos clave:
Evaluacin del Riesgo: Consiste en emplear algn tiempo para
generar ideas acerca de los riesgos que pueden acompaar al
proyecto.
Gestin del Riesgo: Incorpora medidas que pueden tomarse para
reducir la probabilidad de fracaso (acciones preventivas), como las
acciones que pueden emprenderse en caso de fallo (planes de
contingencia).
Algunas preguntas tiles para la elaboracin de un plan de gestin
del riesgo suelen ser: Estn identificados todos los riesgos?; Han
sido priorizados los riesgos?; Han sido tomadas medidas para
reducir los riesgos?; Se han formulado planes de contingencia?;
Existe algn responsable de gestionar el riesgo?
CREACIN DE UNA NORMATIVA DE RESOLUCIN DE INCIDENCIAS:El registro
sistemtico de incidencia recoge cualquier problema que no pueda ser
resuelto inmediatamente. La persona que plantea el problema
(autor), recoge la incidencia y su efecto potencial; el director o
equipo del proyecto, designa un encargado de la incidencia y una
fecha en la que debe quedar resuelta; adems, se encarga de ponerlo
a disposicin de todo el equipo, y se revisa durante las reuniones
de estado del proyecto, de forma que todos queden informados.A
continuacin se presentan dos ejemplos de tablas para el seguimiento
de incidencias y de tareas del proyecto.Tabla 3: Ejemplo de
formulario de seguimiento de incidencias.
FINALIZACINComo es probable que durante la ejecucin del proyecto
hayan ocurrido algunos traspis, es importante identificar y
documentar junto con el equipo de trabajo las lecciones aprendidas.
La realizacin de una evaluacin posterior a la ejecucin del
proyecto, tiene el propsito de identificar aquellos aspectos que
son considerados o no como exitosos. Buscando implementar mejores
prcticas en futuros proyectos, perfeccionando el proceso y
eliminando problemas.Tabla 5. Finalizacin del proyecto: Anlisis y
lecciones aprendidas
INSTITUCIONLIDAD PARA EL PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE
INVERSIONLey No. 496-06 que crea la Secretara de Estadode Economa,
Planificacin y DesarrolloDECRETO:REGLAMENTO ORGNICO
FUNCIONALSECRETARA DE ESTADO DE ECONOMA,PLANIFICACIN Y
DESARROLLOTITULO IORGANIZACIN DE LA SECRETARA DE ESTADO DE
ECONOMA,PLANIFICACIN Y DESARROLLOARTICULO 1.- FINALIDAD. El
presente Reglamento define las competencias, funciones, estructura
interna y organizacin de la Secretara de Estado de
Economa,Planificacin y Desarrollo y sus dependencias, as como el
nivel de autoridad eNUEVO MARCO INSTITUCIONAL 29 interrelacin de
sus funcionarios, en virtud de la aplicacin de los principios de
centralizacin normativa y descentralizacin operativa.ARTCULO 2.-
ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL. La Secretara deEstado de Economa,
Planificacin y Desarrollo tendr la siguiente estructura orgnica
funcional: Secretara de Estado de Economa, Planificacin y
Desarrollo- Unidad de Coordinacin del Despacho- Unidad
Institucional de Planificacin y Desarrollo- Unidad Asesora de
Anlisis Econmico y Social- Centro de Capacitacin en Planificacin e
Inversin Pblica- Unidad de Comunicacin Social- Unidad de Asesores
Especializados- Unidad Tcnica de Apoyo al Fondo para el Fomento de
la InvestigacinEconmica y Social Subsecretara de Estado de
Planificacin- Direccin General de Ordenamiento y Desarrollo
Territorial- Departamento de Formulacin de Polticas y Planes de
Ordenamiento y Desarrollo Territorial- Departamento de Seguimiento
y Evaluacin del Ordenamiento yDesarrollo Territorial- Direccin
General de Desarrollo Econmico y Social- Departamento de Formulacin
de Polticas y Planes de DesarrolloEconmico y Social- Departamento
de Seguimiento y Evaluacin de las Polticas y Planes de Desarrollo
Econmico y SociaL- Direccin General de Inversin Pblica-
Departamento de Formulacin de la Inversin Pblica- Departamento de
Programacin y Seguimiento de la Inversin Pblica Subsecretara de
Estado de Cooperacin Internacional- Unidad de Anlisis y Coordinacin
de Cooperacin Internacional- Direccin General de Cooperacin
Multilateral- Departamento de Gestin de la Cooperacin Multilateral-
Departamento de Seguimiento de la Cooperacin Multilateral- Direccin
General de Cooperacin Bilateral- Departamento de Gestin de la
Cooperacin Bilateral- Departamento de Seguimiento de la Cooperacin
Bilateral Subsecretara de Estado Tcnico Administrativa- Direccin
Legal- Direccin Administrativa30 SECRETARA DE ESTADO DE ECONOMA,
PLANIFICACIN Y DESARROLLO- Departamento de Servicios Generales-
Departamento de Compras y Contrataciones- Direccin de Tecnologa de
la Informacin y la Comunicacin- Departamento de Desarrollo y
Mantenimiento de Sistemas- Departamento de Administracin de
Infraestructura Tecnolgica- Direccin de Recursos Humanos- Divisin
de Reclutamiento, Seleccin y Evaluacin- Divisin de Registro y
Control- Divisin de Relaciones y Beneficios Laborales- Direccin
Financiera- Departamento de Presupuesto- Departamento de
Contabilidad- Direccin de Control Interno- Divisin de Revisin y
Control Interno- Divisin de Seguimiento e Inspeccin Interna
CAPITULO VDE LA DIRECCIN FINANCIERAARTCULO 41.- PROPSITO Y
FUNCIONES DE LA DIRECCINFINANCIERA. La Direccin Financiera tendr
los siguientes propsitos y funciones:NUEVO MARCO INSTITUCIONAL 63A.
Propsito Dirigir y supervisar los procesos de presupuesto,
contabilidad, nmina y tesorera, a travs del mantenimiento
actualizado de los registros contables y del uso racional de los
recursos financieros.B. Funciones a. Elaborar el presupuesto anual
de la Secretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo en
coordinacin con la comisin de formulacin presupuestaria, siguiendo
las polticas y procedimientos establecidos por la Secretara de
Estado de Hacienda.b. Supervisar y controlar la ejecucin
presupuestaria de la Secretara de Estado de Economa, Planificacin y
Desarrollo y de los distintos programas, proyectos y actividades
que se desarrollan en la misma.c. Implementar y mantener el Sistema
Integrado de Gestin Financiera como elemento de registro de la
ejecucin financiera institucional.d. Realizar el registro contable
de las operaciones financieras de laSecretara de Estado de Economa,
Planificacin y Desarrollo, sujeto a las polticas y procedimientos
establecidos por la Secretara de Estado de Hacienda.e. Coordinar y
supervisar el proceso de elaboracin de las nminas de pago.f.
Elaborar los estados financieros e informes sobre fuentes y usos de
fondos.g. Realizar las conciliaciones bancarias de todas las
cuentas de laSecretara de Estado de Economa, Planificacin y
Desarrollo.h. Mantener un archivo digital de todos los documentos
de soporte financiero.
ARTCULO 42.- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOa.
Elaborar, en el marco de lo establecido por la Direccin General
dePresupuesto, el anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos
de laSecretara de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo, en
coordinacin con las diferentes reas que la integran.64 SECRETARA DE
ESTADO DE ECONOMA, PLANIFICACIN Y DESARROLLOb. Tramitar las
solicitudes de modificaciones presupuestarias de las distintas
dependencias.c. Preparar la programacin de la ejecucin del gasto,
en coordinacin con las diferentes reas.d. Velar porque la emisin de
las rdenes de pago de los compromisos contrados por la institucin
sea efectuada de acuerdo a la programacin y las polticas
establecidas.e. Preparar informes de evaluacin de la ejecucin fsica
y financiera del presupuesto.ARTCULO 43.- FUNCIONES DEL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADa. Realizar y mantener actualizados los
registros contables de todas las transacciones operativas que se
ejecutan en la institucin.b. Elaborar los estados financieros, as
como los informes que le sean requeridos.c. Controlar y analizar el
comportamiento de las cuentas contables de la institucin para
evitar usos inapropiados de las mismas.d. Realizar las
conciliaciones de las cuentas bancarias de la institucin.e.
Efectuar el cierre fiscal anual.f. Elaborar las nminas de pago del
personal.g. Emitir y tramitar las rdenes de pago que soliciten las
diferentes reas organizacionales.h. Realizar la entrega de cheques
y las transferencias bancarias cuando corresponda.i. Mantener
actualizado un archivo ptico o digital indeleble de los documentos
que respaldan las operaciones de la Secretara de Estado de Economa,
Planificacin y Desarrollo.j. Administrar el fondo reponerle
institucional y las cajas chicas que se constituyan
IMPORTANCIA DEL DESARROLLO DEL PROYECTO EN LA PLANEACINLos
proyectos tienen que ver con el contenido del proceso de planeacin
(identificacin de problemas y necesidades, formulacin de objetivos
y metas), con la participacin de los sectores interesados en esta
identificacin y formulacin, con la instrumentacin (seleccin de
medios, acciones y estrategias), con la organizacin y gestin del
proceso (coordinacin y distribucin de funciones) y con la evaluacin
(verificacin de logros alcanzados y recuperacin de experiencias).Un
buen proyecto no surge como solucin improvisada y difcilmente podr
garantizar el logro de sus objetivos y metas, so no cuenta con el
personal competente para su realizacin. Un buen proyecto suele
surgir, ms que de la idea genial de un individuo inteligente y
brillante, del trabajo organizado de un equipo humano, en el que se
combinan el anlisis racional con la inteligencia creativa, se
aprovechan recursos y coordinan esfuerzos para conseguir los
resultados que se proponen.En la formulacin y desarrollo de un
proyecto, particularmente en la seleccin de estrategias y en la
integracin de alternativas, no basta contar con un buen diagnstico
o anlisis de los problemas o necesidades, dado que su solucin o
satisfaccin no se obtiene por una simple consecuencia lgica de los
estudios o anlisis, sino que requiere, tambin, de la imaginacin y
creatividad.Los proyectos suponen el ejercicio gil y flexible de la
autoridad, puesto que no pueden desarrollarse sin la necesaria
delegacin efectiva de autoridad, puesto que no pueden desarrollarse
sin la necesaria delegacin efectiva de autoridad, ya que
constituyen un mbito especfico de gestin y decisin.Cuando un
proyecto es autorizado y se le asignan recursos financieros de
acuerdo con su presupuesto, funciona en realidad como un pequeo
programa. Por consiguiente, queda claro que existe una interrelacin
entre estos tres grandes componentes: plan programa y proyecto, y
no es sorpresa que algunas veces un proyecto se transforme, por su
alcance y significacin, en un verdadero plan.Quiz la diferencia ms
importante entre estos tres elementos de la programacin radica en
el horizonte de tiempo, puesto que los planes suelen plantearse a
lo largo y mediano plazo, mientras que los programas y proyectos
suelen considerar preferentemente el corto plazo.Un plan suele
definir los fines, objetivos, prioridades y metas de un pas, de un
sector o de una institucin o servicio, as como los medios,
acciones, recursos, estrategias y polticas para lograrlos dentro de
un horizonte de tiempo previsto, que puede cubrir el largo, mediano
o corto plazo. Suele disgregarse en programas y proyectos, y puede
incluir objetivos generales y especficos o programticos, que
coinciden con los de sus programas. Un plan incluye tambin la
especificacin de prioridades y polticas para la asignacin de
recursos, as como las previsiones de organizacin, seguimiento,
evaluacin y control del proceso de su instrumentacin. De acuerdo
con su naturaleza peculiar, un plan puede ser de carcter global o
nacional, sectorial (economa, industria, comercio, educacin,
ciencia y tecnologa, agricultura, comunicaciones, etc.),
corporativo o empresarial y de carcter institucional.Un programa
por lo general, se inscribe dentro del proceso de instrumentacin de
un plan, cuenta con una bolsa de recursos financieros propios que
recibe la unidad o entidad responsable de su administracin y define
criterios, prioridades, lneas de accin, polticas para la asignacin
de recursos a los proyectos y actividades que se desarrollan dentro
del mbito de un conjunto de proyectos que tienen objetivos
similares o complementarios