Gestión de proyectos 062011 Xarxa Innovació

Control financiero en la gestión de proyectos

30 Junio 2011

Technology makes it possible. We make IT work

Presentació

Joan Carles Lozano General Manager

Columbus IT Partner Spain Gran Via de les Corts Catalanes, 604 8º 2ª - 08007 Barcelona Telf. (+34) 902 100 620 Fax. (+34) 902 100 630 WEB: www.columbusit.es - E-mail: [email protected]

La gestión de un proyecto

Gestión de Proyectos

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Gestión de proyectos – Donde vamos?

Características o atributos comunes: •  Tienen objetivos y metas. •  Un calendario de actividades. •  Unos recursos necesarios que hay que administrar. •  Un sistema de comunicación. •  Unos procedimientos de trabajo (la metodología). •  Herramientas que nos faciliten el trabajo de gestión y control.

Y por último, lo mas importante:

UN EQUIPO

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Gestión de proyectos – El equipo.

Para que un proyecto pueda prosperar necesitamos: •  La figura mas importante, el JEFE DE PROYECTO con habilidades:

  Interpersonales. Empatía, cortesía, capacidad para tratar con todo tipo de personas.

  Liderazgo. Capacidad para influenciar, motivar o impulsar al resto de los componentes del equipo.

  Expresión oral. Para comunicar.   Resolución de problemas y conflictos. Flexible y con capacidad

para adaptarse a los cambios.   Crear equipo. Guiar, inspirar y motivar a otros para alcanzar un

objetivo.

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Gestión de proyectos – Las finanzas.

Cada una de las características comunes a un proyecto se traducen INEVITABLEMENTE en dinero… aquí tenemos el aspecto financiero de la cuestión: •  Al proyecto se le ha definido un alcance económico, (queremos saber a priori lo que nos va a costar). •  Los recursos necesarios, tienen un coste y este nos va ha permitir controlar el avance del proyecto y lo que es mas importante, las desviaciones. •  Necesitamos un sistema de control del avance del proyecto (hoy en día soportado por un sistema de información, lo mas eficiente posible).

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Gestión de proyectos – El control.

El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de Proyectos.

•  Tenemos la necesidad de obtener visibilidad sobre la situación del proyecto en todo momento.

  Identificar rápidamente cualquier desviación.   Tomar las decisiones adecuadas en base a la mejor

información.   O mucho mejor, prever las posibles desviaciones antes de que

se produzcan.

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Gestión de proyectos – La metodología.

Sentido común y orden al organizar un proyecto. •  La comunicación. La comunicación es esencial para garantizar el éxito del proyecto. A quién se comunica, el que y cuando… con que grado de detalle?

  A quien se comunica y que información.   De que manera se comunica, con que medios (aquí tiene

mucho que decir la tecnología).   Con que frecuencia se comunica.   El grado de detalle, no pueden quedar dudas.

•  Cada paso que se da es conocido y aceptado, para ello la metodología nos guía sobre como desarrollar el proyecto. Es una colección de listas de control que nos asegura que no daremos un paso sin haber completado correctamente el previo y documentos con un formato y contenido conocido por todos los integrantes del equipo de proyecto.

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Gestión de proyectos – Factores de éxito.

El éxito de un proyecto se basa entre otros en los siguientes factores: •  Liderazgo. No olvidemos que estamos tratando con un equipo humano con todo lo que ello implica. •  Visibilidad. Toda la información necesaria (especialmente para el líder) que nos permita en todo momento saber donde estamos. •  Desviaciones. Si sabemos donde estamos sabremos que nos esta pasando… nos vamos de presupuesto, tiempo, faltan recursos… •  Frecuencia. Con que frecuencia se actualiza la información? Cuanto antes sepamos donde estamos antes podremos corregir la marcha del proyecto. Esto es lo de la bola de nieve en la cima de una montaña… cuanto antes la paremos menores serán los daños, evitemos que se convierta en un alud. •  Toma de decisiones. Debemos ser capaces de tomer las decisiones adecuadas… tenemos la autoridad? •  Técnicas y herramientas de seguimiento. Tenemos las adecuadas?

Pero a veces las cosas no van como desearíamos…

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Porque fracasa un proyecto?

Que entendemos por fracaso? •  Malogro, resultado adverso de una empresa o negocio. •  Suceso lastimoso, inopinado y funesto. •  Caída o ruina de algo con estrépito y rompimiento. Y porque? •  Porque no alcanza los objetivos previstos cuando se decide cerrarlo. •  Porque se ha desviado >30% en los plazos de ejecución. •  Porque se desvía >30% en su presupuesto.

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Porque fracasa un proyecto? Estadísticas.

En el año 1995 las cosas pintaban así… (Ejemplos del mundo de los sistemas de información.) •  El 31% de los proyectos se cancelaban antes de su finalización •  El 53% de los proyectos se desviaban en plazo y coste •  La desviación media en coste era del 189% •  La desviación media en plazo era del 222% •  Los proyectos proporcionaban en media el 61% de las funcionalidades

16%

53%

31%

1995

Éxito Con sobrecoste Fracasados

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Porque fracasa un proyecto? Estadísticas.

Mensaje de optimismo, las cosas han mejorado!!! En el año 2008 las cosas estaban así… •  El 24% de los proyectos se cancelaban antes de su finalización •  El 44% de los proyectos se desviaban en plazo y coste •  La desviación media en coste era del 54% •  La desviación media en plazo era del 79% •  Los proyectos proporcionaban en media el 67% de las funcionalidades

32%

44%

24% 2008

Éxito Con sobrecoste Fracasados

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Porque fracasa un proyecto? Las causas mas habituales.

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Porque fracasa un proyecto? Las causas mas habituales.

Las mas frecuentes las podemos resumir en: •  Gestión de proyectos deficiente (dirección de proyectos). •  Falta de soporte ejecutivo (de la dirección de la compañía). •  Falta de definición del proyecto (nos ponemos al trabajo y en realidad no sabemos muy claro hacia donde vamos ni porqué). •  Tecnologías nuevas o poco probadas (los experimentos con gaseosa). •  Falta de compromiso de los suministradores (no tenemos el control de todos los recursos implicados). •  Mala definición de requerimientos (que nos van ha llevar a errores de planificación).

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Porque fracasa un proyecto? Un ejemplo clamoroso.

El caso del “Servicio de ambulancias de Londres”.

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Porque fracasa un proyecto? Pero existen proyectos tipo…

Por ejemplo el típico “la casa por el tejado”.

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Porque fracasa un proyecto? Pero existen proyectos tipo… muchos mas…

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Porque fracasa un proyecto? Que hemos aprendido?

A base de experiencias, muchas veces dolorosas , hemos aprendido que: •  No debemos buscar lo mas barato (lo barato muchas veces sale caro). •  Utilizar los recursos adecuados (no podemos esperar tener suerte). •  Utilizar tecnologías contrastadas, eliminar la incertidumbre que implica ‘lo nuevo’. •  Primero definir requerimientos, en segundo lugar los recursos adecuados. •  No dejarnos llevar por la ambición, ajustar el tamaño del proyecto a lo realmente imprescindible. •  Abordar por fases los proyectos, nos ayudará a minimizar riesgos.

Y por último pero no menos importante: •  Realizar un riguroso ‘business case’ antes de acometer cualquier proyecto.

El control financiero nos puede ayudar a controlar los proyectos y asegurar el éxito?

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El control financiero del proyecto. Que necesitamos?

Para controlar un proyecto debemos: •  Disponer de un presupuesto a seguir (será nuestra referencia). •  Tener planificados los recursos que intervendrán en el proyecto:

  En cantidad y calidad.   En el tiempo.   Sus costes.

•  Disponer de las herramientas de gestión adecuadas que nos aseguren que dispondremos de información fiable y puntual de la marcha del proyecto.

Existe una relación directa entre los recursos dedicados y el coste de los mismos, conforme avance el proyecto sabremos: •  El coste real. •  La obra en curso.

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El control financiero del proyecto. Que herramientas?

Para controlar un proyecto debemos gestionar mucha información, sin un sistema adecuado los riesgos se incrementan: •  Herramienta de planificación, gráfica, flexible, intuitiva. •  Un medio para obtener la información, allí donde se genere la información es donde debemos introducirla en el sistema. •  Un sistema de gestión que nos de soporte a toda la información obtenida y la procese para:

  Conocer el presupuesto inicial.   Conocer los consumos que se están realizando.   Evaluar las desviaciones.   Ayudarnos a tomar decisiones.

Un sistema informático de gestión es quien nos dirá “donde estamos”.

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El control financiero del proyecto. El cálculo del ROI (I).

La conclusión de un proyecto. Evidentemente si nos hemos metido en un proyecto, es porque esperamos obtener un beneficio. El final de todo proyecto debe ser una evaluación del resultado obtenido, lo que llamamos el ROI (siglas en inglés de Return Of Investment). El ROI es un porcentaje que se calcula en función de la inversión y los beneficios obtenidos en un plazo de tiempo dado.

ROI = (beneficio obtenido – inversión) / inversión

El objetivo de toda inversión es obtener un beneficio, por lo tanto esperamos que el ROI sea positivo y cuanto mas mejor. Un ROI negativo nos indica que hemos perdido dinero después de un plazo de tiempo estimado.

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El control financiero del proyecto. El cálculo del ROI (II).

Pero esto que parece sencillo tiene unos requisitos previos: •  Aquellos beneficios que esperamos conseguir deberán haber estado previamente cuantificados. Es imprescindible para conocer su evolución una vez finalizado el proyecto. •  Debemos tener muy en cuenta el periodo de tiempo en el cual esperamos obtener un ROI con valor ‘0’ (no es normal, aunque deseable, obtener beneficios inmediatamente después de haber finalizado un proyecto). •  Existen proyectos cuyos beneficios son intangibles, cuidado, no dediquemos mas esfuerzos a ‘tangibilizar’ estos beneficios que los dedicados al mismo proyecto (asumámoslo, esto no tiene porque indicar el fracaso del proyecto).

En que nos puede ayudar la tecnología?

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La tecnología. Como puede ayudar?

•  Poniendo a nuestro alcance los medios para gestionar los volumenes de información necesarios. •  Ofreciéndonos la información precisa en tiempo real de la situación del proyecto en cada momento. •  Facilitando el análisis de la evolución del proyecto. Situación real versus presupuesto.

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La tecnología. Y las nuevas tecnologías?

Hablamos aquí de ‘LA NUBE’ y otras tecnologías. •  La nube nos acerca el punto de entrada de la información a quien la genera. •  Las tecnologías aplicadas a la movilidad nos acerca el punto de entrada de la información allí donde esté quien la genera. •  La tecnología aplicada a las comunicaciones unificadas, nos facilita la comunicación.

A lo largo de esta presentación hemos visto algunos puntos resaltados en rojo… aquellos son los aspectos en los que: •  Necesitamos imperiosamente el uso de tecnologías de la información. •  O bien nos pueden ayudar mucho en la consecución de nuestros objetivos.

Gracias por su atención