Gestion de Las Comunicaciones - Dharma

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Gestión de Proyectos

Guía de los Fundamentos para laDirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc.,

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Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Gestión de las Gestión de las ComunicacionesComunicaciones

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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La Gestión de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna

Gerencia de las ComunicacionesGerencia de las Comunicaciones

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apropiada y oportuna generación, recolección,

distribución, almacenamiento, recuperación, y destino final de la información del proyecto.

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Planificación de las Comunicaciones:

Determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto.

PlanificaciónPlanificación

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Distribución de Información :

Poner la información necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.

EjecuciónEjecución

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Informar el

rendimiento :

Recopilar y distribuir

ControlControl

Gestionar a los

interesados :

Gestionar las

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Recopilar y distribuir información sobre el rendimiento.

Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polémicos con los interesados del proyecto.

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Modelos emisor-receptor.

Selección del medio.

El arte de las

comunicaciones

involucra...

Gestión de las ComunicacionesGestión de las Comunicaciones

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Estilos de redacción.

Técnicas de presentación.

Técnicas de gestión de reuniones.

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El modelo básico de comunicaciones describe como lasideas o la información es enviada y recibida entre dospartes.

ruido


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Acuse de recibo



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Respuesta al mensaje



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1. Pregunta de Certificación Project 1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)®Management Professional (PMP)®

Cual de las siguientes calificaciones es la másimportante para un gestor de proyecto:

A. Experiencia de supervisión.

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A. Experiencia de supervisión.B. Habilidades de negociación.C. Educación en un campo técnico.D. Capacidad para trabajar bien con otros.

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Proceso 10.1:

Planificación de las Planificación de las ComunicacionesComunicaciones

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Planificación de las Comunicaciones

Determina las necesidades de información y

comunicaciones de los interesados del proyecto.

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¿Quién necesita

cual información?

¿Cuando la

necesita?

¿Cómo se le dará

la información?

¿Quién le dará

la información?

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Entradas:

� Factores ambientales de la empresa.

� Activos de los procesos de la organización.


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� Activos de los procesos de la organización.

� Enunciado del alcance del proyecto.

� Plan de gestión del proyecto: Restricciones y Asunciones.

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� Cultura y estructura de la organización o

empresa.

� Normas gubernamentales e industriales

� Infraestructura.

� Recursos humanos existentes.

Administración de personal.

Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

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� Administración de personal.

� Sistema de autorización de trabajo de la

compañía.

� Condiciones del mercado.

� Tolerancia al riesgo de los interesados.

� Bases de datos comerciales.

� Sistemas de información de la gestión de

proyectos.

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� Son de particular importancia para la

planificación de las comunicaciones:

Entradas: Activos de los Procesos Entradas: Activos de los Procesos OrganizacionalesOrganizacionales

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o Lecciones aprendidas.

o Información histórica.

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� Provee una base documentada para las

futuras decisiones del proyecto y para

confirmar el entendimiento común del

alcance del proyecto entre los

Entradas: Enunciado del Alcance del Entradas: Enunciado del Alcance del ProyectoProyecto

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alcance del proyecto entre los

interesados.

� El análisis de los interesados se

completa como parte del proceso de

Definición de Alcance.

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� Provee información base sobre

el proyecto, incluyendo fechas y

restricciones que pueden ser

relevantes para el planeamiento

Entradas: Plan de Gestión del ProyectoEntradas: Plan de Gestión del Proyecto

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relevantes para el planeamiento

de las comunicaciones.

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Herramientas y técnicas:

� Análisis de requisitos de comunicaciones.

� Tecnología de las comunicaciones.

Planificación de las ComunicacionesPlanificación de las Comunicaciones

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� Tecnología de las comunicaciones.

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� Da como resultado la suma de las necesidades

de información de los interesados.

� Los requisitos se definen combinando el tipo y

el formato de la información requerida, con un

Herramientas y Técnicas: Análisis de Herramientas y Técnicas: Análisis de requisitos de Comunicacionesrequisitos de Comunicaciones

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el formato de la información requerida, con un

análisis del valor de dicha información.

� Los recursos del proyecto sólo deben emplearse

en comunicar información que contribuya al

éxito, o cuando la falta de comunicación puede

llevar al fracaso.

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� Las metodologías usadas para transferir

información pueden variar significativamente.

� Los factores de la tecnología de

comunicaciones que pueden afectar el

Herramientas y Técnicas: Tecnología Herramientas y Técnicas: Tecnología de las Comunicacionesde las Comunicaciones

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proyecto son:

o Urgencia de la necesidad.

o Disponibilidad de la tecnología.

o Personal previsto para el proyecto.

o Duración del proyecto.

o Ambiente del proyecto.

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Salidas :

� Plan de gestión de las comunicaciones.


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� Proporciona:

o Requisitos de comunicación.

o Información a ser comunicada, incluyendo

formato, contenido, y nivel de detalle.

Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

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o Responsable de comunicar.

o Persona o grupo receptor.

o Métodos o tecnología usada.

o Frecuencia de la comunicación.

o Método de escalamiento para temas polémicos

no resueltos.

o Método de actualización y refinamiento del plan.

o Glosario de terminología común.

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� También puede incluir guías para las reuniones

de estado del proyecto, reuniones del equipo

de proyecto, reuniones virtuales, y correo

electrónico.

Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

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� El plan puede ser formal o informal, altamente

detallado o esbozado ampliamente,

dependiendo de las necesidades del proyecto.

� El planeamiento de las comunicaciones

generalmente involucra la creación de

entregables adicionales que a su vez requieren

tiempo y esfuerzo adicional.

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Cuadro de Evaluación de Stakeholder

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Matriz de Reporte a Stakeholders

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Información requerida por tipo de Stakeholders

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Tipos de necesidades de Información

Newsletter con sesgo Newsletter con sesgo positivopositivo

Intercambios unoIntercambios uno--aa--uno con los uno con los

Sesiones para poner en Sesiones para poner en conocimientoconocimiento

Entregables impresos Entregables impresos colocados en un colocados en un

Status: Informes y Status: Informes y actualizacionesactualizaciones

Reuniones con el Comité Reuniones con el Comité Directivo Directivo

De ventaInformativasObligatorias

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Intercambios unoIntercambios uno--aa--uno con los uno con los stakeholders clave en stakeholders clave en forma permanenteforma permanente

Road shows para Road shows para explicar el proyecto y explicar el proyecto y sus beneficiossus beneficios

Testimoniales de Testimoniales de terceros respecto al terceros respecto al valor recibidovalor recibido

Entregables impresos Entregables impresos colocados en un colocados en un repositorio comúnrepositorio común

Información disponible Información disponible en un websiteen un website

Reuniones con el Comité Reuniones con el Comité Directivo Directivo

Conferencias telefónicas y Conferencias telefónicas y video conferencias con video conferencias con stakeholders remotosstakeholders remotos

Informes requeridos por la Informes requeridos por la autoridadautoridad

Informes requeridos por la Informes requeridos por la gerenciagerencia

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B O L E T I N D E L P R O Y E C T O C I P N r o : 1 7

( C O N T R O L IN D IV ID U A L D E P R E N D A S ) M e s : A b r i lA ñ o : 2 0 0 4

B o le t ín N r o . 0 1 7 E q u ip o C I P - C o m it é E d it o r ia l D ir e c c ió n : S P

P i l o t o C I P - 2 d a E t a p a te n g a n a d h e r i d o e l T I P , y , e n c a s o

E l l u n e s 2 2 d e m a r z o s e d i ó i n i c i o a l a d e d e te c ta r i n c u m p l i m i e n to s , e x i j e n

i m p l e m e n ta c i ó n d e l a 2 d a e ta p a d e l q u e s e l e s c o l o q u e l o s T I P ' s a n te s d e

p r o y e c to C I P . r e a l i z a r e l d e s p a c h o .

E n e s ta e ta p a s e e s tá tr a b a j a n d o c o n E n A c a b a d o s l o s T I P ' s s o n r e ti r a d o s

l a s á r e a s d e C o s tu r a y A c a b a d o s , d e l a p r e n d a y c o l o c a d o s e n la s

l a s c u a l e s s e u n e n a l a s á r e a s d e c a r ti l l a s d e r e te n c i ó n d e T I P ' s . E s ta

A l m a c é n d e A v í o s y C o r te c o n l a s l a b o r l a r e a l i z a n l o s e n c a r g a d o s d e

c u a l e s s e tr a b a j ó e n l a p r i m e r a e ta p a c a d a p l a n c h a y e s v e r i f i c a d o p o r e l

d e l p i l o to . s u p e r v i s o r d e tu r n o .

E l A l m a c é n d e A v í o s v i e n e e m i ti e n d o l o s T I P ' s p a r a e l 1 0 0 % d e l o s p e d i d o s P i l o t o C I P - 3 r a E t a p ad e l c l i e n te P R L . E l 2 8 d e a b r i l s e d a i n i c i o a l a 3 r a F o r m a t o d e e t iq u e t a # 1

L o s T I P ' s ( T i c k e t I n d i v i d u a l d e e ta p a d e l p i l o to , e l c u a l s e

P r e n d a s ) s o n a d h e r i d o s a l a p r e n d a p o r d e s a r r o l l a r á p r i n c i p a l m e n te e n e l

l o s i n s p e c to r e s f i n a l e s d e l í n e a , e s to s á r e a d e A c a b a d o s .

s o n d e s p a c h a d o s a A c a b a d o s d o n d e s o n P a r a e l l o , d e s d e y a c o n ta m o s c o n e l

r e ti r a d o s e n e l m o m e n to d e l p l a n c h a d o . a p o y o d e to d o e l p e r s o n a l d e d i c h a

á r e a , i n c l u y e n d o a l a j e f a tu r a y

o p e r a r i o s .

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E l d e s a r r o l l o s e r á d e m a n e r a

i n c r e m e n ta l , i n i c i a n d o e l tr a b a j o

c o n u n p e d i d o ( c i c l o c o m p l e to ) h a s ta

c u b r i r e l 1 0 0 % d e l a p r o d u c c i ó n d e l

c l i e n te P R L . F o r m a t o d e e t iq u e t a # 2

¡F r a s e !P e g a d o d e l T I P e n l a p r e n d a

x e l á r e a d e C o s t u r a M ó d u l o A S N E l s a b io n o

P o r s o l i c i tu d d e l c l i e n te P R L , d e s d e d ic e t o d o l o

T r a b a j o d e e s t a s e m a n a e l 1 r o d e m a y o s e e s ta r á g e n e r a n d o q u e p ie n s a ,

E n e s ta s e m a n a l a s l í n e a s 1 9 , 2 5 , 2 6 , e l A S N e n f o r m a to E D I V e r s i ó n p e r o p ie n s a

3 1 , 3 2 y 3 3 d e l S e c to r I I I y l a s 4 0 5 0 y e m i ti e n d o n u e v o s f o r m a to s t o d o l o q u e

l í n e a s 1 2 y 3 6 d e l S e c to r I V h a n d e e ti q u e ta d e c a j a U C C 1 2 8 . d ic e .

te n i d o e n p r o d u c c i ó n p e d i d o s d e l S i s t e m a s y a s e e n c u e n t r a t r a b a j a n d o A r is t ó t e le s

c l i e n te P R L , e s ta s l í n e a s h a n e n e l d e s a r r o l l o d e e s ta n u e v ac u m p l i d o c o n e l p r o c e d i m i e n to d e l p l a n ti l l a d e A S N y n u e v o s f o r m a to s B u z ó np e g a d o d e T I P ' s e n l a p r e n d a . d e e ti q u e ta . T o d a s l a s s u g e r e n c i a s , i n q u i e tu d e s ,

A s í m i s m o , c a b e r e s a l ta r l a l a b o r d e H a s ta e l 3 0 d e a b r i l s e r e a l i z a r á n d u d a s y a p o r te s q u e te n g a n , p u e d e n

l o s R e c e p to r e s d e P r e n d a d e l á r e a p r u e b a s d e tr a n s m i s i ó n y d e e m i s i ó n , h a c e r l a s l l e g a r a tr a v é s d e l m a i l .

d e A c a b a d o s , q u i e n e s v e r i f i c a n m i e n tr a s ta n to s e c o n ti n ú a tr a b a j a n d o S i t i e n e s a lg u n a s u g e r e n c i a

q u e l a s p r e n d a s q u e s e d e s p a c h a n c o n E D I v e r s i ó n 4 0 1 0 . ¡ e s c r í b e n o s !

s o n i a @ c h i n c h a . d e lv a lle . c o m . p e

c ip - A S N

Newsletter

con sesgo

positivo

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2. Pregunta de Certificación PMP2. Pregunta de Certificación PMP®®

Ud. es responsable de un proyecto de reingeniería deprocesos que tiene muchos clientes internos. Debido a quemuchos están interesados en este proyecto y en su progreso,decide preparar un plan de gestión de comunicaciones. Suprimer paso será:

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primer paso será:

A. Conducir un análisis de requisitos de información de losinteresados.

B. Determinar un cronograma de producción para mostrarcuando se producirá cada tipo de comunicación.

C. Describir la información que planea distribuir.D. Conformar un repositorio para todos los documentos del

proyecto de manera que estarán fácilmente accesibles.

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Proceso 10.2:

Distribución de la Distribución de la InformaciónInformación

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InformaciónInformación

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Distribución de la InformaciónDistribución de la Información

Involucra poner la

información necesaria a

disposición de los

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disposición de los

interesados, de una

manera oportuna.

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Entradas:



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� Proporciona:

o Requisitos de comunicación.

o Información a ser comunicada, incluyendo


o Responsable de comunicar.


Entradas: Plan de Gestión de las ComunicacionesEntradas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

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o Métodos o tecnología usada.

o Frecuencia de la comunicación.

o Método de escalamiento para temas polémicos no

resueltos.

o Método de actualización y refinamiento del plan.

o Glosario de terminología común.

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� Habilidades de comunicación.

� Sistemas de recopilación y recuperación de información.


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� Sistemas de recopilación y recuperación de información.

� Métodos de distribución de información.

� Proceso de lecciones aprendidas.

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� Son parte de las habilidades generales de

gestión y se usan para intercambiar

información.

Estas habilidades incluyen el asegurar que

Herramientas y Técnicas: Habilidades de Herramientas y Técnicas: Habilidades de ComunicaciónComunicación

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� Estas habilidades incluyen el asegurar que

las personas correctas reciben la

información correcta en el momento

adecuado, tal como ha sido definido en el

plan de gestión de las comunicaciones.

� También incluyen el arte de gestionar los

requerimientos de los interesados.

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Debemos conocer y dominar :

1. ¿Cómo funciona la comunicación interpersonal?

Habilidades de Comunicación: Habilidades de Comunicación: ¡Clave para el éxito del Proyecto!¡Clave para el éxito del Proyecto!

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interpersonal?2. ¿Cómo funciona la comunicación en el

ambiente de un proyecto?3. ¿Cómo usar la comunicación para lograr

una alta performance?4. ¿Cómo aprender a escuchar?5. ¿Cuáles son los diferentes estilos de

comunicación y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto?

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� La comunicación interpersonal adquiere tres formas:

� Verbal.

No verbal.

Formas de ComunicaciónFormas de Comunicación

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� No verbal.

� Escrita (o gráfica).

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� La información se puede recolectar y recuperar a

través de una gran variedad de medios,

incluyendo:

� Sistemas de archivo manual.

Herramientas y Técnicas: Sistemas de Herramientas y Técnicas: Sistemas de recopilación y recuperación de informaciónrecopilación y recuperación de información

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� Bases de datos electrónicas.

� Software de gestión de proyectos.

� Sistemas que permiten acceso a

documentación técnica tal como diagramas de

ingeniería, especificaciones de diseño, y

planes de prueba.

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� La información se puede distribuir

a través de distintos métodos:

� Reuniones de proyecto,

Herramientas y Técnicas: Métodos de Herramientas y Técnicas: Métodos de distribución de informacióndistribución de información

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� Reuniones de proyecto,

distribución de documentos

impresos, sistema de archivo

manual, y bases de datos

electrónicas de acceso

compartido.

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Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunasestán maduras y otras son conceptos novedosos, podemos mencionar :

Herramientas de colaboración Herramientas de colaboración y distribución de informacióny distribución de información

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1. Lotus Notes u otro groupware equivalente.2. Revisar la plataforma Share Point de Microsoft.3. Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets.4. Collaboration/project-support websites : eroom.net,

one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July 2000 o e-Business Application Delivery, April 2000).

5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.

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Pro

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da s

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prod

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al,

o su

uso

com

erci

al s

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iso

del a

utor

.


Tod

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repr

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tot

al o

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, o

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca

en identificar éxitos y fracasos del proyecto e

incluye recomendaciones para mejorar el

rendimiento futuro de los proyectos.

Herramientas y Técnicas: Proceso de Herramientas y Técnicas: Proceso de lecciones aprendidaslecciones aprendidas

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Pro

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prod

ucci

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o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


rendimiento futuro de los proyectos.

� Durante todo el ciclo de vida del proyecto el

equipo de proyecto identifica lecciones

aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de

gestión, y de procesos.

� Las lecciones aprendidas se compilan,

formalizan, y almacenan a través de toda la

duración del proyecto.

Tod

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repr

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tot

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, o

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mis

o de

l aut

or.

Salidas:

� Activos de los procesos de la organización

(actualizaciones)


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uso

com

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al s

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erm

iso

del a

utor

.


(actualizaciones)

� Cambios solicitados

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al o

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, o

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Documentación de lecciones

aprendidas:

� Causas.

Salidas: Activos de los procesos de la Salidas: Activos de los procesos de la organizaciónorganización

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Pro

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prod

ucci

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o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


� Causas.

� Razonamiento detrás de la

acción correctiva.

� Otros tipos de información

relacionada a la distribución

de información.

Tod

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tot

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, o

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.


Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para unproyecto muy importante de una gran compañía. ParaUd. es muy importante compartir información con elequipo. Una de sus primeras actividades como Gestor deProyecto ha sido conformar un sistema de recuperación

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Pro

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al,

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uso

com

erci

al s

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erm

iso

del a

utor

.


Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperaciónde información, el cual incluye todos los puntossiguientes a excepción de:

A. Sistemas de archivo manual.B. Software de gestión de proyectos.C. Dispositivos de recolección de datos.D. Bases de datos electrónicas.

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tot

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l aut

or.

Proceso 10.3:

Informar el RendimientoInformar el Rendimiento

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com

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.


Tod

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, o

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mis

o de

l aut

or.


Involucra la recolección de los

datos de línea base y la

distribución de la información

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al,

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uso

com

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iso

del a

utor

.


distribución de la información

de rendimiento para los

interesados del proyecto.

Tod

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tot

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or.


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.



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, o

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mis

o de

l aut

or.

Entradas:

� Información sobre el rendimiento del trabajo.

� Mediciones del rendimiento.

� Conclusión proyectada.


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com

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.


� Conclusión proyectada.

� Mediciones de control de calidad.

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mis

o de

l aut

or.


Entradas:

� Plan de gestión del proyecto.

� Solicitudes de cambio aprobadas.

� Productos entregables

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uso

com

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.


� Productos entregables

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tot

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, o

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mis

o de

l aut

or.

� Estado de terminación de los

productos entregables.

Entradas: Información de Entradas: Información de Rendimiento de TrabajoRendimiento de Trabajo

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uso

com

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del a

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.


productos entregables.

Tod

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tot

al o

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, o

su u

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

� SV, SPI, CV, y CPI para

los paquetes de trabajo

Entradas: Mediciones de RendimientoEntradas: Mediciones de Rendimiento

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al,

o su

uso

com

erci

al s

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iso

del a

utor

.


los paquetes de trabajo

y cuentas de control.

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al o

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, o

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

� EAC y ETC calculado

por la empresa o

Entradas: Conclusión ProyectadaEntradas: Conclusión Proyectada

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al,

o su

uso

com

erci

al s

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erm

iso

del a

utor

.


por la empresa o

por la organización

ejecutante.

Tod

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tot

al o

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, o

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per

mis

o de

l aut

or.

� Resultados de las actividades

de QC que se retroalimentan

a las actividades de QA para

Entradas: Mediciones de Control Entradas: Mediciones de Control de Calidadde Calidad

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Pro

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al,

o su

uso

com

erci

al s

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erm

iso

del a

utor

.


a las actividades de QA para

revaluar y analizar normas y

procesos de calidad de la

organización.

Tod

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tot

al o

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, o

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Proporciona información de línea base

para medición de rendimiento:

� Plan aprobado para el trabajo del

proyecto contra el cual se compara

la ejecución del proyecto y se

Entradas: Plan de Gestión de ProyectoEntradas: Plan de Gestión de Proyecto

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Pro

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o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


la ejecución del proyecto y se

miden las desviaciones para el

control de la ejecución.

� Típicamente integra los

parámetros de alcance,

cronograma, y costo, pero también

podría incluir parámetros técnicos

y de calidad.

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Son cambios aprobados para

expandir o contraer el alcance

del proyecto, modificar los costos

Entradas: Solicitudes de Entradas: Solicitudes de Cambios AprobadasCambios Aprobadas

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al,

o su

uso

com

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al s

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erm

iso

del a

utor

.


del proyecto, modificar los costos

estimados, o revisar los

estimados de duración de

actividades, y que están listos

para ser implantados por el

equipo de proyecto.

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tot

al o

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, o

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Son cualquier producto, resultado, o

capacidad de prestar un servicio,

únicos y verificables, que se deben

producir para completar un proceso,

fase, o proyecto.

Entradas: EntregablesEntradas: Entregables

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al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


fase, o proyecto.

� El término también se usa en forma

mas específica para referirse a un

entregable externo que está sujeto a

aprobación por el patrocinador o el

cliente.

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tot

al o

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, o

su u

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cial

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per

mis

o de

l aut

or.


� Herramientas de presentación de información.

� Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento.

� Reuniones de revisión de estado.


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al,

o su

uso

com

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erm

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del a

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.


� Reuniones de revisión de estado.

� Sistemas de informe de tiempos.

� Sistemas de informe de costos.

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al o

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, o

su u

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Paquetes de software que incluyen

reportes tabulares, análisis de

hojas de cálculo, capacidades de

Herramientas y Técnicas: Herramientas Herramientas y Técnicas: Herramientas de presentación de informaciónde presentación de información

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Pro

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prod

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otal

o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


hojas de cálculo, capacidades de

gráficos o presentaciones, que se

pueden usar para crear imágenes

con calidad de presentación para

los datos de rendimiento.

Tod

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s. P

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tot

al o

par

cial

, o

su u

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� La información se puede recopilar y

compilar de una variedad de medios

incluyendo:

Herramientas y Técnicas: Recopilación y Herramientas y Técnicas: Recopilación y compilación de información sobre el rendimientocompilación de información sobre el rendimiento

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prod

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otal

o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


incluyendo:

� Sistemas de archivo manual.

� Bases de datos electrónicas.

� Software de gestión de proyectos.

� Sistemas que permiten acceso a

documentación técnica.

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tot

al o

par

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, o

su u

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Son eventos programados

regularmente para intercambiar

información sobre el proyecto

Herramientas y Técnicas: Reuniones Herramientas y Técnicas: Reuniones de revisión de estadode revisión de estado

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prod

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al,

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uso

com

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iso

del a

utor

.


información sobre el proyecto

� Se pueden tener en diferentes

frecuencias y a varios niveles.

Tod

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tot

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, o

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Registran y proporcionan el

tiempo empleado en el

Herramientas y Técnicas: Sistema de Herramientas y Técnicas: Sistema de informes de tiemposinformes de tiempos

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prod

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ón t

otal

o p

arci

al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


tiempo empleado en el

proyecto.

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ción

tot

al o

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, o

su u

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Registran y proporcionan

el costo empleado en el

Herramientas y Técnicas: Sistemas de Herramientas y Técnicas: Sistemas de informes de costosinformes de costos

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prod

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al,

o su

uso

com

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al s

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erm

iso

del a

utor

.


el costo empleado en el

proyecto.

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, o

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sin

per

mis

o de

l aut

or.

Salidas:

� Informes de rendimiento.

� Proyecciones.


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arci

al,

o su

uso

com

erci

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erm

iso

del a

utor

.


� Cambios solicitados.

� Acciones correctivas recomendadas.

� Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).

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tot

al o

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, o

su u

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Organizan y sumarizan la

información recolectada y

presentan los resultados de

cualquier análisis comparativo con

la línea base de medición de

Salidas: Informes de RendimientoSalidas: Informes de Rendimiento

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o p

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al,

o su

uso

com

erci

al s

in p

erm

iso

del a

utor

.


la línea base de medición de

rendimiento.

� Deben proveer información de

estado y de progreso, así como el

nivel de detalle requerido por los

interesados, tal como se ha

documentado en el plan de gestión

de las comunicaciones.

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tot

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su u

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cial

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per

mis

o de

l aut

or.

� Frecuentemente se incluye

el análisis EVM.

Salidas: Informes de RendimientoSalidas: Informes de Rendimiento

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uso

com

erci

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erm

iso

del a

utor

.


Tod

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ción

tot

al o

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, o

su u

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cial

sin

per

mis

o de

l aut

or.

� Se actualizan y se vuelven a emitir

basados en la información de

rendimiento que se obtiene

conforme se ejecuta el proyecto.

� Esta información trata del

Salidas: ProyeccionesSalidas: Proyecciones

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o su

uso

com

erci

al s

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erm

iso

del a

utor

.


� Esta información trata del

rendimiento pasado y podría

impactar al proyecto en el futuro.

� Básicamente son el EAC y ETC.

Tod

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mis

o de

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or.

INFORME DE PERFORMANCE

REPORTE DE ESTADO PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO

Entregable según WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado

1.01.11.2...1.n

2.02.12.2

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Pro

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prod

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al,

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uso

com

erci

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.


2.2...2.n

REPORTE DE AVANCE PRONOSTICO

Entregable según WBS Avance en el periodo CV = Cost varianceSV = Schedule Variance

1.21.3 CPI = Cost Performance Index2.1 SPI = Schedule Performance Index2.22.3 Costo :3.1 EAC = Estimate at Completion

ETC = Estimate to CompleteVAC = Variance at Completion

Schedule :EAC = Estimate at CompletionETC = Estimate to CompleteVAC = Variance at Completion

PRO YEC T O CASA DE CAM PO

1300

2000

1500

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

S1 S 2 S3 S4 S 5 S6 S7 S8

t

$

EV

PV

AC

GRAFICA DE VALOR GANADO

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mis

o de

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or.

� El análisis del rendimiento del

proyecto frecuentemente genera

cambios solicitados para algún

aspecto del proyecto.

Salidas: Cambios SolicitadosSalidas: Cambios Solicitados

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Pro

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al,

o su

uso

com

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.


aspecto del proyecto.

� Estos cambios solicitados son

procesados y dispuestos a través

del proceso de control integrado

de cambios.

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o de

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or.

� Incluyen cambios para

alinear el rendimiento

futuro esperado del

Salidas: Acciones correctivas recomendadasSalidas: Acciones correctivas recomendadas

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o su

uso

com

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.


futuro esperado del

proyecto con el plan de

gestión del proyecto.

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� Incluyen las lecciones

aprendidas.

Salidas: Activos de los procesos organizacionales Salidas: Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones)(actualizaciones)

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aprendidas.+

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De las variadas técnicas para informar elrendimiento, cuál integra la información dealcance, costo, y cronograma, como un elementoclave de su enfoque:

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uso

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A. Análisis de opciones reales.B. Análisis de variaciones.C. Análisis cronograma/costo.D. Análisis de valor ganado.

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Proceso 10.4:

Gestionar a los InteresadosGestionar a los Interesados

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Se refiere a gestionar las

comunicaciones para

satisfacer las necesidades

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uso

com

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.


satisfacer las necesidades

de, y resolver las

controversias con los

interesados del proyecto.

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.



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Entradas:

� Plan de gestión de comunicaciones.

Activos de los procesos organizacionales.


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uso

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.


� Activos de los procesos organizacionales.

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or.

� Los requerimientos y expectativas

de los stakeholders proveen una

comprensión de las metas,

objetivos, y nivel de comunicación

de los interesados, durante el

Entradas: Plan de Gestión de ComunicacionesEntradas: Plan de Gestión de Comunicaciones

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al,

o su

uso

com

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.


de los interesados, durante el

proyecto.

� Las necesidades y expectativas se

identifican, analizan, y

documentan en el plan de gestión

de comunicaciones.

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� A medida que surjan temas

polémicos en el proyecto, el

Entradas: Activos de los Procesos Entradas: Activos de los Procesos OrganizacionalesOrganizacionales

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polémicos en el proyecto, el

gestor de proyecto debe

abordarlos y resolverlos con los

interesados apropiados.

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� Métodos de comunicación.

� Registro de polémicas.


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� Registro de polémicas.

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� Se utilizan los métodos de

comunicación identificados

para cada interesado en el

Herramientas y Técnicas: Métodos de Herramientas y Técnicas: Métodos de ComunicaciónComunicación

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para cada interesado en el

plan de gestión de

comunicaciones.

� Las reuniones personales son

los medios mas efectivos para

comunicar y resolver temas

polémicos con los interesados.

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� Es una herramienta que se puede

utilizar para documentar y

monitorear la solución de temas

Herramientas y Técnicas: Registro de Herramientas y Técnicas: Registro de polémicaspolémicas

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o su

uso

com

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polémicos.

� Una polémica generalmente no

crece hasta el punto de convertirse

en un proyecto o actividad, pero

usualmente se abordan para

mantener una relación de trabajo

buena y constructiva entre los

interesados.

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Salidas:

� Polémicas resueltas.

� Solicitudes de cambio aprobadas.


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� Acciones correctivas aprobadas.

� Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones).

� Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).

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� A medida que se identifican y

resuelven los requisitos de los

interesados, el registro de

polémicas documentará las

Salidas: Polémicas resueltasSalidas: Polémicas resueltas

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polémicas documentará las

inquietudes que han sido

abordadas y cerradas.

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� Incluyen cambios en el estado de

las polémicas de los interesados,

en el plan de gestión de personal,

los cuales son necesarios para

Salidas: Solicitudes de cambio aprobadasSalidas: Solicitudes de cambio aprobadas

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los cuales son necesarios para

reflejar los cambios que ocurrirán

en las comunicaciones con los

interesados.

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� Incluyen cambios para alinear

el rendimiento esperado futuro

del proyecto al plan de gestión

Salidas: Acciones correctivas recomendadasSalidas: Acciones correctivas recomendadas

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del proyecto al plan de gestión

del proyecto.

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� Documentación de lecciones aprendidas:

� Causas de las polémicas.

� Razonamiento detrás de la acción

correctiva.

Salidas: Activos de los procesos de la organizaciónSalidas: Activos de los procesos de la organización

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correctiva.

� Otros tipos de lecciones aprendidas

acerca de la gestión de interesados.

� Las lecciones aprendidas se documentan

de manera que se convierten en parte de

la base de datos histórica para el

proyecto y la organización.

+

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Preparado: Equipo Fecha: 26/08/05 Número de lección aprendida: 008

Nombre de la lección aprendida propuesta: P roblemas de comunicación en las reuniones de equipo

Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto

Grupo de X Inicio X Planeamiento X Ejecución X Control X CierreCódigo de entregable relacionado

1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto.

Práctica Especifica, herramienta o técnica usada:

Ejecución de las reuniones.

¿Cuál fue la acción tomada?

Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o métodos

¿Cuál fue el resultado?

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¿Cuál fue el resultado?

1. Retrabajo del equipo de proyecto.2. Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboración y revisión de entregables.3. Colisiones interpersonales.

¿Cuál hubiera sido el resultado esperado?

Una reunión efectiva, utilización eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales.

¿Qué hubiera creado el resultado esperado?

Utilizar un método estructurado para llevar a cabo reuniones:

1. Definir agenda2. Definir moderador de la reunión3. Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunión4. Validar la recepción del mensaje5. Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes,

responsables y fechas6. Se redactará el acta en tiempo real, de preferencia en laptop7. Se cerrará la reunión con la lectura formal del acta. Cuando esté aprobada se imprimirá un

ejemplar para cada participante de la reunión.8. Evitar la personalización de los comentarios9. Evitar la personalización de las respuestas10. Utilizar cartilla de reglas prácticas para interacciones personales

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¿Específicamente cuál es la lección aprendida?

Para aumentar la eficiencia de la comunicación en las reuniones del equipo de proyecto se debenorganizar y estructurar las reuniones

¿Cómo podría uno identificar una situación similar en el futuro?

En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificación de las comunicaciones.

¿Cuál es el comportamiento recomendado en el futuro ?

Seguir las indicaciones antes mencionadas

¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ?

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Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes.

¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro?En la elaboración del Plan de Comunicaciones

¿Quién debería ser informado acerca de esta lección aprendida? ( Marca una)

Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) XTodo elStaff

Otro:¿Cómo debería esta lección aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen)

e-mail X Intranet/Web site Hoja escritaOtro:

Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Si NoNombre del adicionado:

1. Diagrama de Ishikawa

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� Se actualiza el plan de

gestión del proyecto para

Salidas: Plan de Gestión de Proyecto Salidas: Plan de Gestión de Proyecto (actualizaciones)(actualizaciones)

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gestión del proyecto para

reflejar los cambios hechos al

plan de comunicaciones.

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Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debepreparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfocaen todo lo siguiente excepto:

A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos de

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A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos deproyecto de la organización.

B. Alertar a otros de problemas potenciales.C. Sugerir métodos para mitigar riesgos en forma efectiva.D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para

su futura replicación en la organización.

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Gestión de ProyectosGuía del PMBOK®

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Gestión de las Gestión de las ComunicacionesComunicaciones(Respuesta a las preguntas)

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Respuesta : D. Capacidad para trabajar bien con otros.

Explicación : La gestión de proyectos requiere que lascosas se hagan a través de otros, quienes generalmenteno reportan directamente al gestor de proyecto. La

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no reportan directamente al gestor de proyecto. Lacapacidad de influenciar a los miembros del equipo deproyecto, así como a otros interesados claves, es crucialpara el éxito.

Fuente : Adams y Campbell 1982, pag 14.

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Respuesta : A. Conducir un análisis de requisitos deinformación de los interesados.

Explicación : El análisis de interesados se utiliza paradeterminar las necesidades de información de éstos y

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determinar las necesidades de información de éstos ydefinir las fuentes para satisfacer estas necesidades. Elanálisis debe incluir consideraciones de los métodos ytecnologías apropiadas para proveer la informaciónnecesaria.

Fuente : PMI, PMBOK® Guide, pag 226.

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Respuesta : C. Dispositivos de recolección de datos

Explicación : La información se puede recolectar yrecuperar a través de una gran variedad de medios,incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos

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incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datoselectrónicas, software de gestión de proyectos, ysistemas que permiten acceso a documentación técnicatal como diagramas de ingeniería, especificaciones dediseño, y planes de prueba.

Fuente : PMI, PMBOK® Guide 2004, pag 229.

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Respuesta : D. Análisis de valor ganado.

Explicación : El análisis de valor ganado (EVM) integrael alcance, el costo, y el schedule usando EV, PV, y ACpara medir y evaluar la performance del proyecto.

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para medir y evaluar la performance del proyecto.

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Respuesta : D. Compartir solo los aspectos positivosdel proyecto para su futura replicación en laorganización

Explicación : El resumen de lecciones aprendidas debe

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Explicación : El resumen de lecciones aprendidas debedocumentar los principales aspectos positivos ynegativos del proyecto, de manera que los proyectosfuturos se puedan beneficiar de los éxitos y fallas delequipo de proyecto, mediante la replicación de las cosasbuenas y evitando los errores cometidos.

Fuente : Garrett 1997, pag 171.

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