-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Curso de Especializacin en Gerencia de Proyectos y Calidad
Curso de Especializacin en Gerencia de Proyectos y Calidad
Expositor: Ing. Alexandres Hoyos E. MBA, PMP, CSM
Mdulo: Gestin de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO Sesin N 01
Exposicin del Plan de Gestin de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador.
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Ing. Alexandres Hoyos E., MBA - PMP - CSM
Estudios Pontificia Universidad Catlica del Per, 1998 2004
Magister MBA Internacional, Centrum Catlica Maastricht School of
Business. Presidente, Asoc. Alumnos de Ing. Informtica AAII PUCP,
2002 03. Especializacin en Gerencia de Proyectos P.M.I., Instituto
para la Calidad PUCP IC PUCP.
Analista de Negocios, TIM Per. Jefe de Proyectos - Consultora
SAP Business One, BCTS - VARTech. Gestor de Proyectos, Banco
Internacional del Per - Interbank. Gestor del Programa de Proyectos
Estratgicos, Corporacin Belcorp S.A.
Certificado como Project Management Professional P.M.P.
Expositor de Congresos Internacionales especializados en Project
Management. Docente Diplomado Gestin Proyectos y Calidad IC PUCP.
Instructor Cursos, Talleres y Diplomados en Project Management
Dharma Consulting. Catedrtico Curso Gestin Proyectos TI Universidad
ESAN. Past VP PMO, PMI Lima Chapter 2013.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
La Gestin de los Interesados
7
Incluye los procesos requeridos para identificar a las personas,
grupos u organizaciones que podran impactar o verse impactados por
el
proyecto, y desarrollar estrategias de gestin para lograr una
efectiva participacin de los mismos en las decisiones y ejecucin
del proyecto.
Definicin de la Gestin Interesados
Somos conscientes de a quines impactamos con el Proyecto?
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
La Gestin de los Interesados
Los Interesados
8
Proyecto
El Equipo de proyecto
Usuario Final
Proveedores
Comunidad Gobierno
Competidores
Cliente
reas Internas - Cliente
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
La Importancia de la Gestin de los Interesados
La Satisfaccin de los Interesados debe ser gestionado como un
elemento clave para el proyecto
9
2000 Sin procesos asociados
2004 Un proceso asignado en el rea de Comunicaciones.
2008 Dos procesos asignados en el rea de Comunicaciones.
2012 Un rea de conocimiento asignada que incluye cuatro
procesos
Su evolucin en el PMBOK
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Procesos de la Gestin de los Interesados
N Procesos Grupo de Procesos
01 Identificar a los Interesados
02 Planificar la Gestin de los Interesados
03 Gestionar el compromiso de los Interesados
04 Controlar el compromiso de los Interesados
Planificacin
Monitoreo y Control
Iniciacin
Ejecucin
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Mapa Conceptual
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos
requeridos para identificar:
a) Actividades, tareas, recursos para determinar el correcto
alcance del proyecto
b) Personas, grupos, u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por el proyecto
c) Personas, grupos, u organizaciones que pueden ser slo
afectados por el proyecto
d) Ninguna de las anteriores.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Identificar a los Interesados
Identifica a los Interesados que podran impactar o verse
impactados por una decisin, actividad o el resultado final del
proyecto.
Analiza y documenta la informacin referida a los intereses,
involucramiento, interdependencia, influencia y potencial
impacto.
Beneficio Clave: Permitir al Gerente de Proyecto identificar el
foco apropiado por cada uno o grupo de interesados.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Identificar a los Interesados
Diagrama de Flujo Identificar a los Interesados (PMBOK 5ta.
Edicin)
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Identificar a los Interesados En
trad
as
Acta de Constitucin
Docs. Adquisiciones
Fact. Ambientales Empresa.
Activos Procesos Organizacin H
erra
mie
tnas
Anlisis de Interesados
Juicio de Expertos
Reuniones
Salid
as
Registro de Interesados
Entradas Herramientas - Salidas
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Identificar a los Interesados Herramientas - Anlisis de los
Interesados Identifica a todos los potenciales interesados y
obtiene
informacin relevante sobre los mismos. Analiza el potencial
impacto / apoyo que cada interesado podra
generar, se clasifican y define apropiada estrategia. Planifica
cmo influir en los interesados para poder incrementar
su apoyo o mitigar su impacto negativo
Modelos de Clasificacin: Matrices Poder-Inters,
Poder-Influencia, Influencia-Impacto y el Modelo de
Prominencia.
Modelo de Prominencia Matriz Poder vs Inters
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Identificar a los Interesados
Salidas - Registro de los Interesados Registro que posee
informacin relevante como: Datos de
identificacin del interesado, informacin de evaluacin
(principales requisitos, expectativas, fase de mayor influencia en
el proyecto) y Clasificacin (interno, externo; apoyo, neutral u
opositor)
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Tips Es sumamente importante efectuar una temprana
identificacin de los Interesados.
Si bien Identificar a los Interesados es un proceso de
Iniciacin, es necesario efectuarla regularmente en especial en
proyectos de largo aliento o con constantes movimientos (ingresos,
ascensos, retiros) entre los interesados.
No olvidemos que la clasificacin de un interesado en un momento
dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.
La habilidad del Gerente de Proyecto y de su equipo para
correctamente identificar y gestionar a aquellos Interesados (con
gran influencia en el proyecto y en sus resultados) podr significar
la diferencia entre el xito o fracaso del proyecto.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Cul de las siguientes alternativas es una salida del proceso
'Identificar a los Interesados' ?
a) Reuniones b) Documentos del Proyecto c) Acta de Constitucin
de Proyecto d) Registro de Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Planificar la Gestin de los Interesados
Desarrolla apropiadas estrategias de gestin sobre los
interesados, ello basado en sus necesidades, intereses y potencial
impacto en el xito del proyecto.
Beneficio Clave: Define un claro y accionable plan para
interactuar con los interesados y lograr su apoyo a favor de los
intereses del proyecto .
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Planificar la Gestin de los Interesados
Diagrama de Flujo Planificar la Gestin de los Interesados (PMBOK
5ta. Edicin)
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Entr
adas
Plan Gestin del Proyecto
Registro de Interesados
Fact. Ambientales Empresa
Necesidades y Tcnicas de Comunicacin
Her
ram
ien
tas Tcnicas
Analticas
Juicio de Expertos
Reuniones
Salid
as
Plan de Gestin de los Interesados
Planificar la Gestin de los Interesados Entradas Herramientas -
Salidas
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Planificar la Gestin de los Interesados Herramientas- Tcnicas
Analticas Identifica el nivel actual de compromiso que poseen los
distintos
interesados para sobre ello determinar acciones a realizar. Los
niveles de compromiso pueden ser clasificados como:
Desinformado, Resistente, Neutral, Promotor e Impulsor. Los
niveles de compromiso pueden diferir segn la etapa del
proyecto.
Matriz de Evaluacin de Compromiso de los Interesados
Interesado / Compromiso
Desinformado Resistente Neutral Promotor Impulsor
Interesado 1 A, B, C, D, E
Interesado 2 A D, E
Interesado 3 B, C
* Etapas: A, B, C, D y E
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Salidas - Plan de Gestin de los Interesados
Niveles de compromiso actual y deseado de los interesados.
Estrategias para comprometer a los interesados.
Requerimientos de Comunicacin. Interrelaciones identificadas
entre los
interesados. Informacin a ser distribuida a los
interesados (formato, idioma, contenido y nivel de detalle) y
plazo de frecuencia.
Mtodos para actualizar el Plan
Planificar la Gestin de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Tips El Plan de Gestin de los Interesados debe mantener
consistencia con todos los dems planes de gestin
subsidiarios.
No olvidemos que el nivel de compromiso de un interesado en un
momento dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Un proyecto se encuentra al 70% de avance y se presenta el
escenario de generar importantes cambios en el alcance del
proyecto. Cul podra ser el principal motivo?
a) Un miembro del Equipo de Gestin del Proyecto ha sido asignado
a otro proyecto.
b) El Sponsor se ausentar por los prximos 30 das por motivos de
salud.
c) Existe un Interesado clave que no ha sido identificado.
d) El Proyecto cuenta con una baja priorizacin dentro de la
organizacin.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Gestionar el Compromiso de los Interesados
Comunica y trabaja con los interesados con la finalidad de
cumplir sus expectativas y necesidades, gestionando las
polmicas.
Beneficio Clave: Permite al Gerente de Proyecto incrementar el
apoyo y minimizar la resistencia por parte los interesados.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Diagrama de Flujo Gestionar el Compromiso de los Interesados
(PMBOK 5ta. Edicin)
Gestionar el Compromiso de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Entr
adas
Plan Gestin de los Interesados
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Log de Cambios
Activos de los Procesos de la Organizacin
Her
ram
ien
tas Mtodos de Comunicacin
Habilidades Interpersonales
Habilidades de Gestin
Salid
as
Log de Polmicas
Solicitud de Cambios
Actualizaciones al P. G. Proyecto
Docs. Actualizados
Activos de los Procesos de la Organizacin
Gestionar el Compromiso de los Interesados
Entradas Herramientas - Salidas
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Herramientas- Mtodos de Comunicacin
Comunicacin Interactiva
Comunicacin Push y Pull
Herramientas- Habilidades Interpersonales y de Gestin
Hab. Interpersonales Confianza, Resol. Conflictos, Escucha
Activa y Superar la resistencia al cambio.
Hab. Gestin Facilitacin, influencia, negociacin y promover
cambios en el comportamiento
organizacional (gestin del cambio)
Gestionar el Compromiso de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Salidas Log de Polmicas Las polmicas son un problema en
embrin. Son comentarios, zonas grises, temas
pendientes que no se cierran o que no se llega a un acuerdo.
Es importante gestionar las polmicas.
Gestionar el Compromiso de los Interesados
Salidas Activos Procesos Organizacin Notificaciones a los
interesados. Reportes, presentaciones, registros del
proyecto. Feedback por parte de los interesados. Lecciones
aprendidas documentadas.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
En el proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados, las
Lecciones Aprendidas Documentadas se deberan centrar en: a)
Actualizacin de las polticas y procedimientos b) Mejora de
habilidades de negocios c) Gestin del conocimiento d) Causas de
polmicas y razones por las cuales se
generaron Acciones Correctivas
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Tips Ser el buen manejo de las habilidades interpersonales y
de
gestin el elemento fundamental en el buen desarrollo del
proceso.
No olvidemos que las polmicas al ser identificadas deben ser
asignadas a un responsable para su gestin, seguimiento y
cierre.
Es importante poder solicitar feedback por parte de los
interesados para conocer su opinin y expectativas para con el
proyecto.
Un aspecto a trabajar ser poder trasladar a aquellos interesados
que se perciben como un obstculo en entes de apoyo o neutral.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Agenda
1. Presentacin Docente - Facilitador
2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados
3. Los procesos de la Gestin de los Interesados
a. Proceso Identificar a los Interesados
b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados
c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados
d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados
4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Controlar el Compromiso de los Interesados
Monitorea las relaciones de los interesados en el proyecto,
ajusta estrategias y planes para fomentar el compromiso de los
mismos.
Beneficio Clave: Mantiene o incrementa la efectividad y
eficiencia de las actividades de compromiso de los interesados, as
como gestiona el desarrollo del proyecto en posibles entornos
cambiantes.
Controlar y Monitorear. Cul es la diferencia?
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Diagrama de Flujo Controlar el Compromiso de los Interesados
(PMBOK 5ta. Edicin)
Controlar el Compromiso de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Entr
adas
Plan Gestin de Proyecto
Log de Polmicas.
Datos de Rendimiento de Trabajo
Docs. Proyecto
Her
ram
ien
tas Sistema de
Gest. Informacin
Juicio de Expertos
Reuniones
Salid
as
Informacin de Rendimiento del Trabajo
Solicitud de Cambio
Actualizaciones P. G. Proyecto
Docs. Actualizados
Activos de Procesos de la Organizacin
Controlar el Compromiso de los Interesados
Entradas Herramientas - Salidas
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Entradas- Datos del Rendimiento del Trabajo Observaciones y
medidas identificadas durante las actividades
pertenecientes al trabajo del proyecto. Ejm: % trabajo
completado, medidas de rendimiento tcnico, fechas de inicio y fin
de actividades, costos actuales, nmero de solicitudes de cambio, de
defectos, entre otros.
Herramientas- Sistemas de Gestin de Informacin
Herramienta estndar para el registro, almacenamiento y
distribucin de la informacin.
Controlar el Compromiso de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Salidas - Informacin del Rendimiento del Trabajo
Datos analizados por los diversos procesos de control y
analizadas bajo un contexto e integradas en base a la interaccin
entre las reas.
La informacin es correlacionada y contextualizada y posee mayor
fundamento para la toma de decisiones.
Esta informacin es transmitida a travs de los procesos de Gestin
de las Comunicaciones.
Controlar el Compromiso de los Interesados
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Cul de las siguientes alternativas se considera como un nivel de
compromiso de un interesado ?
a) Legitimidad b) Neutral c) Motivado d) Poder
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Tips
Debemos estar pendiente de identificar nuevos interesados as
como reevaluar e influenciar a los mismos en pro del buen avance
del proyecto.
La observacin y la conversacin sern elementos importantes dentro
del proceso.
Una entrada del proceso son los datos de rendimiento de trabajo
y una salida es la informacin del rendimiento de trabajo.
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Gestin de los Interesados Taller de Presentacin Plan Gestin de
los Interesados
En 45 minutos, en equipos de 4 o 5 integrantes, debern presentar
los siguientes elementos de su Plan de Gestin de los Interesados:
Listado de los Principales Interesados Matriz Poder vs Influencia
de los Interesados Clasificacin de los Interesados (Apoyo, Neutral
y
Opositores) Definicin de Acciones de Gestin sobre los
Interesados
de tipos Neutral y Opositores
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Presentacin de los Equipos de Trabajo
-
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la
Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Gestin de los Interesados
Muchas gracias por tu participacin