Dirección de Políticas de Control Interno Esta tal y Racionalización d
Jan 18, 2016
Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites
Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites
OBJETIVOS presentaciónOBJETIVOS
presentación Apropiarse de conceptos para estudiar y
diferenciar los trámites, procesos y procedimientos
Brindar una metodología para racionalizar los trámites y procedimientos, y la elaboración de manuales de procedimientos.
Fomentar la capacidad de formular propuestas de mejora dentro de la organización.
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OBJETIVOSPara la Administración Pública
OBJETIVOSPara la Administración Pública
Propender por una Administración Pública moderna, democrática y transparente.
Fomentar la cultura de autocontrol en los servidores públicos
Fomentar los principios de la buena fe, moralidad, eficiencia, eficacia, transparencia, economía y celeridad.
Contribuir al acercamiento entre la Administración Pública y el ciudadano.
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MARCO LEGAL Constitución Política, artículo 209
Ley 87/1993
Directiva Presidencial 02 de 05 de abril/1994
Ley 443 /1998
Ley 489/1998
Directiva Presidencial 09/1999.
Decreto 1537/2001
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De donde partir para Gerenciar los procesos
Aplicar un enfoque sistémico en el estudio de los procesos, procedimientos y trámites. (Mini-taller)
Definir el nombre de los procesos.
Identificar los responsables del proceso.
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Factores determinantes en un proceso
Estilo de gerencia que lidera el proceso
Tipo de insumos (calidad y
oportunidad).
Perfil del personal.
Métodos de trabajo utilizados.
Tecnología.
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Factores determinantes en un proceso
Clima organizacional.
Factor económico.
Sistema utilizado para medir los
resultados del proceso.
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Directrices Generales
Compromiso de la alta dirección Mirada integral Trabajo en equipo Capacitación Plan de trabajo
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"Sixto Martínez cumplió el servicio militar en un cuartel de Servilla, en medio del patio del cuartel, había un banquito. Junto al banquito, un soldado hacia guardia. Nadie sabía por qué se hacía guardia al banquito. La guardia se hacía porque se hacía, noche y día, todas las noches, todos los días y de generación en generación los oficiales transmitían la orden y los soldados la obedecían. Nadie nunca dudó, nadie nunca preguntó. Si así se hacía, y siempre se había hecho por algo sería.
Y así siguió siendo hasta que alguien, no sé qué general o coronel, quiso conocer la orden original. Hubo que revolver a fondo los archivos. Y después de mucho hurgar, se supo:
Hacía treinta y un años, dos meses y cuatro días, un oficial había mandado montar guardia junto al banquito, que estaba recién pintado, para que a nadie se le ocurriera sentarse sobre la pintura fresca.Eduardo GaleanoFragmentos "El libro de los abrazos"
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Procesos
Trámites
Procedimientos
¿Qué son?
DEFINICIONES
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Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que han de llevarse a cabo por parte de los usuarios, para obtener un determinado producto, para garantizar debidamente la prestación de un servicio, para obtener el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida ejecución y control de las actividades propias de la Administración Publica.
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Grados de avance tecnológico
TRÁMITES: Más allá de las relación administración pública - Ciudadano
USUARIO
CIUDADANO
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ValoresNormas
InteresesActitudes
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Serie de fases o etapas secuenciales einterdependientes, orientadas a la consecuciónde un resultado, en el que se agrega valor a un
insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad.
PROCESO
INSUMO INSUMO ENTRADA
PRODUCTO O PRODUCTO O SERVICIOSERVICIO
SALIDA
PROCESO
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Aspectos que identifican los procesos
Generalmente incluyen fases o etapas que se realizan en forma transversal dentro de la organización.
Cada proceso tiene una salida única que lleva consigo un objetivo propuesto para que tenga una razón de ser.
(1)
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Existe una dependencia responsable en la entidad por el desarrollo unificado de cada proceso.
Tiene como mínimo un área clave
Tienen un inicio claramente definido, el cual constituye a su vez el final o cola de otro o de otros procedimientos; éste es el principio para elaboración del mapa de procesos.
....Aspectos que identifican los procesos
(2)
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Conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidas a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo, cuándo y a quién corresponde el desarrollo de la actividad
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PROCEDIMIENTOS
Permitenprecisar
FORMA DE HACER ALGOQUÉ?
CÓMO?CUÁNDO?
QUIÉN?
Elementos técnicosCondiciones requeridasAlcances y limitacionesNº y perfiles de las personas
Incluyendo
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Proceso
Fase o etapa
Procedimiento
Actividad
Desagregación de los procesos
Cadena de procesos
Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites
Fas
es p
ara
la
rac
ion
aliz
ació
n
Identificación y clasificación
Fase 1
DescripciónFase 2
AnálisisFase 3
Propuesta de mejoramiento
Fase 4
Implementación de la propuesta
Fase 5
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Fase uno
Identificación y clasificación
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A solicitud de un agente externo a la organización (entidad gubernamental, gremio, empresa, o ciudadano)
Realizarlo implica un número de pasos o accionesSe obtiene un determinado producto, servicio,
reconocimiento, derecho o se cumple una obligaciónResponde a la razón de ser y objetivos de la
organizaciónEstá soportado en la norma
CaracterísticasCaracterísticas
Fase 1: Identificación y clasificación
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CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES
Fase 1: Identificación y clasificación
Cobertura
Tiempo
Formularios o proformas
Pago o tarifa
Frecuencia
Riesgos de corrupción
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Trámite
Criterios
Cobertura Tiempo Pago
Diligenci
ar
formula
rios
Frecuen
cia
Riesgo
de
corrupci
ón
Sumator
ia
Trámite 1 3 5 5 1 5 3 22
Trámite 2 1 1 3 5 3 1 14
Trámite 3 5 5 1 5 5 5 26
Trámite 4 5 3 1 3 5 1 18
Priorización de los trámitesPriorización de los trámitesFase 1: Identificación y clasificación
Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites
Trámite
Criterios
Cobertura Tiempo Pago
Diligenci
ar
formula
rios
Frecuen
cia
Riesgo
de
corrupci
ón
Sumator
ia
Trámite 3 4 2 1 5 5 4 26
Trámite 1 2 3 5 2 5 3 22
Trámite 4 5 3 2 3 4 2 18
Trámite 2 2 2 3 4 3 4 14
Priorización de los trámitesPriorización de los trámitesFase 1: Identificación y clasificación
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Normas
Funciones
Objetivos
Productos/ Servicios
IDENTIFICACIÓNDE LOS PROCESOS
Fase 1: Identificación y clasificación
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CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Misionales• Más relevantes • Razón de ser de la
organización.
Apoyo o gestión
• Prestan apoyo a los procesos misionales
• Permiten tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones de la organización.
Fase 1: Identificación y clasificación
Taller
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PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Objetivos
1
Objetivos
2
Objetivos
3
Objetivos
4
Objetivos
n
Proceso 1 5 5 3 1
Proceso 2 4 3 5 1
Proceso 3 2 2 2 1
Proceso 4 2 4 4 1
Proceso n
Matriz relación entre objetivos y procesos
Fase 1: Identificación y clasificación
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PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Grado de dificultad y Contribución de los Procesos
Baja AltaDIFICULTAD
CO
NT
RIB
UC
IÓN A
DC
BAlta contribución y baja dificultad
Considerar todos con alta prioridad
Alta contribución y alta dificultadMejorar el proceso
Baja contribución y baja dificultadRevisar para mejorar o suprimir
Baja contribución y alta dificultad Eliminar o contratar
Alt
aB
aja
Fase 1: Identificación y clasificación
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Fase DOS
Descripción
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FUENTES DE INFORMACIÓNFUENTES DE INFORMACIÓN
o Alta dirección
o Cada una de las áreas o dependencias
o Reuniones internas
o Asesorias externas
o Normas
o Entrevistas con
funcionarios
o Encuestas
o Observación directa
o Estudios anteriores
Fase dos: Descripción
Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites
Descripción del trámiteDescripción del trámite
Cuestionario sobre información general de trámites
Fase dos: Descripción
HOJA DE VIDA DEL TRÁMITE
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Información de la entidad
1.Nombre de la entidad 3. Adscrita a 5. Tipo de entidad: Nacional Territorial 6. Sigla
Identificaciòn del trámite
8.1 Institucional Interistitucional 8.2 Común a todas las entidades: Nombre de la entidad contractual Derecho de petición Acción , Actividad o documento a obtener
Acciòn de Tutela Recursos en la via Gubernativa Solicitud de Información Consultas * Nombre de la entidad Queja Solicitudes de Certificacuiones Acción , Actividad o documento a obtener
Otras y Consultas
9. Nombre del Trámite
10. En que consiste el trámite -Tipo de ususario que solicita el trámite (Persona natural o jurìdica, organización civil o pública) - Indicar que se espera obtener, mencinando el nombre del trámite - Ante quien debe solicitars e (dependencia y nombre del a entidad)
11. Requisistos necesarios para el trámite 11. 1 Costo Fijo 11.2 Costo Variable Anotar los Requisistos y condiciones Específicas que deben reunir los solicitantes concepto:
11.3 Lugar donde se realiza el pago
11.4 Cuenta bancaria
11.5 Forma de Pago
Tarjeta de crédito Efectivotarjeta debito Cheque
12 Documentos necesarios para el trámite
13. Dónde realizar el trámite
13. 1 Nombre sede 13.2 Departamento 13.3 Ciudad 13.4 Dirección 13.5 Teléfono 13.6 Fax13.7 Email 13.8 Página WEB 13.9 Horarios
14. Principales normas que regulan el trámite Describirlas en orden de jerarquìa (leyes, Decretos, Resoluciones, etc), imdicando puntalmente el Artículo , numeral o inciso que corresponda a cada una de ellas .
15. Otros datos sobre el Trámite
15.1 Depandencia a la que corresponde la coordinación administrativa del trámite 15.2 Cargo que resuelve el trámite
15.3 Tiempo de para la resolución del trámite 15.4 Trámite en línea SI NO 15.5 dirección en internet del trámite 15.6 Número de Trámites que gestiona al año
15.7 Observaciones sobre el número de trámites que gestiona al año
HOJ A DE VIDA DEL TRÀMITE
2. Naturaleza jurídica
7. Sector
4. Vinculada a
8. Clasificacón del trámite
Debe estar definido por la acción que realiza el ciudadano; normalmente una solicitud, suscripción, registro, presentación o pago, para obtener un producto o servicio específico que éste requiera
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Descripción del trámiteDescripción del trámite
Cuestionario sobre información general de trámites
Fase dos: Descripción
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Descripción del trámiteDescripción del trámite
Cuestionario sobre información general de trámites
Fase dos: Descripción
9. Nombre del Trámite
10. En que consiste el trámite -Tipo de ususario que solicita el trámite (Persona natural o jurìdica, organización civil o pública) - Indicar que se espera obtener, mencinando el nombre del trámite - Ante quien debe solicitars e (dependencia y nombre del a entidad)
11. Requisistos necesarios para el trámite 11. 1 Costo Fijo 11.2 Costo Variable Anotar los Requisistos y condiciones Específicas que deben reunir los solicitantes concepto:
11.3 Lugar donde se realiza el pago
11.4 Cuenta bancaria
11.5 Forma de Pago
Tarjeta de crédito Efectivotarjeta debito Cheque
12 Documentos necesarios para el trámite
Debe estar definido por la acción que realiza el ciudadano; normalmente una solicitud, suscripción, registro, presentación o pago, para obtener un producto o servicio específico que éste requiera
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Descripción del trámiteDescripción del trámite
Cuestionario sobre información general de trámites
Fase dos: Descripción
13. Dónde realizar el trámite
13. 1 Nombre sede 13.2 Departamento 13.3 Ciudad 13.4 Dirección 13.5 Teléfono 13.6 Fax13.7 Email 13.8 Página WEB 13.9 Horarios
14. Principales normas que regulan el trámite Describirlas en orden de jerarquìa (leyes, Decretos, Resoluciones, etc), imdicando puntalmente el Artículo , numeral o inciso que corresponda a cada una de ellas .
15. Otros datos sobre el Trámite
15.1 Depandencia a la que corresponde la coordinación administrativa del trámite 15.2 Cargo que resuelve el trámite
15.3 Tiempo de para la resolución del trámite 15.4 Trámite en línea SI NO 15.5 dirección en internet del trámite 15.6 Número de Trámites que gestiona al año
15.7 Observaciones sobre el número de trámites que gestiona al año
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MODELO DE FLUJOGRAMA
Grupo Adtivo y de infor. Documental
(GAID)
Ordenador del gasto
Area de presupuesto
Area de Contabilidad
inicio
1
Diligenciar formato
solicitud CDP y envíar
Revisar y verificar en SIIF
DPRevisar solicitud
Está de Acuerdo?
Devolver a GAID
Firmar y remitir
1
si
no
Devolver a GAID
1
Registrar en SIIF y expide CDP
si
no
A
Existe disponibilidad?
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MODELO DE FLUJOGRAMA
Grupo Adtivo y de infor. Documental
(GAID)
Ordenador del gasto
Area de presupuesto
Area de Contabilidad
2
Recibir CDP
Registrar en el sistema
presupuestal paralelo y remite
Coordinador firma CDP y
remite
B
A
Elaborar contrato
Verificar en SIIF el beneficiario
Existe el benefici
ario?
Crear el beneficiario
si
no
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Fase TRES
Análisis
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Factores clave
(Trámites, procesos y
procedimientos)
Normatividad
Riesgos de corrupción
Costos entidad
Costos usuario
Pertinencia
Interacción institucional
Fase tres: Análisis
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Análisis del trámiteAnálisis del trámite
Fecha:Nombre de la entidad:
Levantado por:Nombre de trámite:
Normatividad
Costos usuario
Interacción Institucional
Riesgos corrupción
Pertinencia
Observaciones/propuestas
Costo aproximado
FACTORES CLAVEAnte quién debe hacerlo?
Qué debe hacer el usuario?
Documentos y requisitos
No. Orden
Fase tres: Análisis
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Fase/procedimiento/actividad
Punto de Control
Tiempo Documentos
Factores Claves Problemas/propuestasEje
cución
Transporte
Espera
Total
Características
No. Docu.
Pertinencia
Normatividad
Costos entidad
Riesgos corrupción
Interacción Institucional
Nombre del proceso: Código: Nombre de la fase:
Nombre del procedimiento: Elaborado por:
Análisis de procesos y procedimientosAnálisis de procesos y procedimientos
Fase tres: Análisis
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Fase tres: Análisis
Reducir fases o etapas y actividades
Aspectos tecnológicos
Formas y formatosAnálisis de costos
Otros factores para el análisis de procesos y procedimientos
Talento HumanoReducir el tiempo del ciclo del proceso o procedimiento
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Fase CUATRO
Propuesta de mejoramiento
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Nº Descripción actual
Mejora
(hacer la descripción)
Ventajas
(Que aporta)
Implicaciones
(Técnicas, económicas y
personales
Relación de mejoras
Fase cuatro: Propuesta de mejoramiento
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Fase CINCO
Implementar la propuesta de mejoramiento
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Orientar al personal
Publicar y documentar
Realizar el seguimiento
Implementar la propuestaImplementar la propuesta
Fase cinco: implementar
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Mejoramiento de procesos y procedimientos
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Planear
Verificar
Actuar
Hacer
Ciclo de mejoramiento PHVA
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Premisas
Cómo lo hace?
Quién lo hace
Cuándo se hace?
Dónde se hace?
Qué se hace?
Por qué se hace?
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Elaboración
Manual de procedimientos
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LOGOTIPO Y NOMBRE
DE LA ENTIDAD Trámite que origina el
proceso?
Nombre del
Proceso
Código:
Versión:
Vigente a partir de: dd-mm-aa
Página 1 de n
OBJETIVO: Incluir el propósito para el cual se adelanta dicho proceso.
ALCANCE: Describir la interrelación entre el proceso y las áreas quelo deben aplicar. En algunos casos especiales se requiere señalardesde dónde empieza y hasta dónde termina para procesos más complejos.
* GLOSARIO: Incluir el significado de los términos que se considerennecesarios para una mejor comprensión del proceso.
PRODUCTO O SERVICIO: Indicar el producto o servicio que generará el proceso.
NORMATIVIDAD: Indicar el marco legal que da origen al proceso.
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LOGOTIPO Y NOMBRE
DE LA ENTIDAD Trámite que origina el
proceso?
Nombre del
Proceso
Código:
Versión:
Vigente a partir de: dd-mm-aa
Página 1 de n
RECURSOS: Señalar los elementos mínimos necesarios paraimplementar el proceso, clasificándolos en:
Tecnológicos: Definir los equipos especiales, informáticos, de telecomunicaciones, técnicos, o software que se requieran.
Logísticos: Indicar otros elementos adicionales que se requieren para el buen desarrollo del proceso.(Normas, formatos, documentos, etc.)Humanos: Definir el perfil de los servidores públicos y demás
Personal requerido para llevar a cabo el proceso.
Metodológicos: Identificar los documentos y lineamientos utilizados para adelantar el proceso.
Otros: Aquellos que considere pertinentes la organización.
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ENTREGA Nº
FECHA CONCEPTO PÁGINAS ACTUALIZADOPOR
Día
Mes
Año
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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LOGOTIPO Y NOMBRE
DE LA ENTIDAD Trámite que origina el
proceso?
Nombre del
Proceso
Código:
Versión:
Vigente a partir de: dd-mm-aa
Página 1 de n
Nº Etapa/Fase/Actividad Area responsable
Cargo responsable
Registro Punto de control
1
2
n
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
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Macroproceso: CONTRATACIÓN PÚBLICA Versión: 1.0
Proceso: GGA-001: ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Vigente a partir de: Mayo 28 de 2004 (Res. 051 de 2004)
FASE / PROCEDIMIENTORESPONSABLE
REGISTROPUNTO DE CONTROLDEPENDENCIA CARGO
FASE 1: LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE CONSUMO DE BIENES
1. Obtener la información actualizada relativa a estadísticas de bienes consumidos del año anterior y entregar al Coordinador de Gestión Administrativa
Grupo de Gestión AdministrativaÁrea Almacén
Funcionario Asignado
DAFP-005: Plan de necesidades de bienes preliminar
2. Proyectar circular interna y enviar por correo electrónico a cada dependencia adjuntando formato DAFP-005: PLAN DE NECESIDADES DE BIENES
Grupo de Gestión Administrativa
Funcionario Asignado
DAFP-005: Plan de necesidades de bienes
Oficio requisitoriocircular Interna
3. Recibir diligenciados a través de correo electrónico los formatos DAFP-005: PLAN DE NECESIDADES DE BIENES en el mes de noviembre de cada año.
Grupo de Gestión AdministrativaÁrea Almacén
Funcionario Encargado
Plan de necesidades de cada área
FASE 2: ANALISIS Y CONSOLIDACIÓN
4. Analizar y consolidar en forma sistematizada una vez se ha revisado la información aportada por las dependencias, agrupando los elementos conforme con sus características y usos
Grupo de Gestión AdministrativaÁrea de Almacén
Funcionario asignado
Proyecto de Plan de Compras consolidado
5. Determinar la existencia actual en el almacén, de bienes, consumo promedio anual y los valores unitarios, promediados según facturas, para precisar cantidades a adquirir, ajustado a la apropiación asignada al Departamento.
Grupo de Gestión AdministrativaÁrea Almacén
Funcionario Asignado
Resolución distribución Interna de Presupuesto
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Portada
Alcance y campo de aplicación
Tabla de contenido
Formalización interna (Resolución)
Mecanismos de actualización
Descripción de la misión y la visión.
Marco legal.
Manejo y conservación del manual.
Simbología utilizada
Relación de procesos y procedimientos
Glosario de términos
Relación de formas y formatos.
Anexos
Elaboración y Administración
del manual
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Dirección: Carrera 6 No. 12- 62 BogotáDirección: Carrera 6 No. 12- 62 BogotáTel: 3360686 – Tel: 3360686 – 3412120 -- 3412120 -- 33440803344080
ext. 165, 164, 146ext. 165, 164, 146