Gestión de las comunicaciones en Proyectos según el …dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/GGP2015_10_20_Ecuador_gComun.pdf · Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador

Gestión de las comunicaciones en

Proyectos

según el PMBOK® del PMI

Fuentes principales:

• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,

Seventh Edition,

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK Guide), Fifth Edition

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador

Agenda

Objetivos

Definir algunos términos utilizados en esta presentación

Mostrar el entorno PMI – Pmbok – Procesos – Áreas de conocimiento

Mostrar los procesos en el área de gestión de las comunicaciones

Conclusiones


Objetivos de la presentación Mostrar la importancia de una buena comunicación en los proyectos

Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto,

incluyendo el Plan de gestión de las comunicaciones y el análisis de las

comunicaciones con los interesados

Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; ver la

importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular

el número de canales de comunicación en un proyecto

Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento

ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del

proyecto

Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las

relaciones con los interesados y para resolver los problemas


Términos

Proyecto

“Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto,

servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, quinta edición)

PMI

Project Management Institute, Inc.

Pmbok

Project Management body of Knowledge.

Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos

Interesados del proyecto Personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto

Cultura organizacional

Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que

caracterizan el funcionamiento de una organización


Proceso Serie de acciones dirigidas a un determinado resultado Cada proceso caracterizado por:

Términos

Entradas 1. Entrada 1

2. Entrada 2

3. Entrada 3

4. Entrada n

Salidas 1. Salida 1

2. Salida 2

3. Salida 3

4. Salida r

Herramientas y técnicas 1. Herramienta 1

2. Herramienta m

3. Técnica 1

4. Técnica j


Grupo del Proceso de Iniciación

Grupo del Proceso de Planificación

Grupo del Proceso de Ejecución

Grupo del Proceso de Seguimiento

y Control

Grupo del Proceso de Cierre

El Pmbok define cinco grupos de procesos

Procesos de Dirección de proyectos


Nivel de Actividad e interacción entre procesos (PMBOK® Guide)

Grupo de

Procesos de

Iniciación

Grupo de

Procesos de

Planificación

Grupo de

Procesos de

Ejecución

Grupo de Procesos

de Seguimiento y

Control

Grupo de

Procesos de

Cierre

Finalización Inicio

TIEMPO

Nivel de

Interacción

entre

Procesos


Expectativas y

necesidades

de los interesados

del proyecto

Gestión del

alcance

Gestión del

tiempo

Gestión de

costos

Gestión de

La calidad

10 áreas del conocimiento Funciones fundamentales

Funciones facilitadoras

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Proyecto 5

Portafolio de

proyectos

Gestión de

Recursos

humanos

Gestión de la

comunicación

Gestión del

riesgo

Gestión de las

adquisiciones

Gestión de los

interesados

Proyecto 1

Gestión de la integración del proyecto

Áreas de conocimiento - Programa - Portafolio


Se pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de

procesos de la dirección de proyectos con las diez áreas de

conocimiento utilizadas por la Guía PMBOK ®

Grupos de procesos - Áreas de Conocimiento


Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK® Guide)






Importancia de gestionar las comunicaciones

Caso del correo electrónico

Caso de la persona que no recibe la información

La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza

El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando

Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto

están relacionados con las comunicaciones

Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados

Atención a los interesados

Qué información necesitan

Qué información necesito de ellos

Se necesita planificar, estructurar y controlar la información de los

proyectos


Procesos de la gestión de las comunicaciones

Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y

requerimientos de información de los interesados y los activos de la

organización

Gestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información

según el plan de gestión de las comunicaciones.

Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las

necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye

informes de estado, medición del avance y proyecciones


Planificar la gestión de las comunicaciones

Información durante el proyecto

Almacenar

Mantener

Distribuir

Recuperar

Destino de la información al terminar


Factores ambientales de la Empresa

Estructura y cultura de la organización

Normas de la Industria

Leyes y/o normas Gubernamentales

Infraestructura

Recursos humanos existentes

Administración de personal

Sistemas de autorización de trabajo de la compañía

Condiciones del mercado

Clima político

Canales de comunicación


Activos de los Procesos de la Organización

Procesos

Procedimientos

Instructivos

Plantillas

Formatos

Bases de datos corporativas de conocimiento

Bases de datos comerciales

Cómo hacer las cosas

Normas

Políticas

Qué instrumentos utilizar

...

Riesgos

Lecciones aprendidas

Registros

Documentos

Informes de resultados

Horas de trabajo

Costos incurridos

Archivos de proyectos

Información histórica

Medición de procesos

Líneas base (alcance, costo, …)

Cronogramas

Calendarios

Diagramas

Presupuestos

Datos financieras

Déficits

Gestión de riesgos

Gestión de problemas

Gestión de configuración

Gestión de Calidad


Distribuir la información

Con el contenido apropiado

Ofrecer la información correcta

A las personas adecuadas

En el momento oportuno

En un formato útil

Consideraciones importantes:

Utilizar una tecnología apropiada para la distribución de la información

Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información


Distribuir la información

No esconder información crucial

No tener miedo de reportar información de situaciones adversas

La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones

informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la

luz pública


Importancia de la comunicación cara a cara

Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:

58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo

35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las palabras

7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se dicen

Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice

El timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho

acerca de cómo él o ella realmente se siente


Fomentar más interacciones cara a cara

Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos

Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo

que realmente necesitan comunicar

Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del

correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante

varios días de la semana


Preferencias personales afectan las necesidades

de comunicación

Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras

que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público

A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso

A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las

afecta personalmente

Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras

que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y

seguimiento de los planes


Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente

La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto

Diferentes horarios laborables

Barreras idiomáticas

Diferentes normas culturales


Número de canales de información

A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la

complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación

o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse

Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2

Donde n es el número de personas involucradas

2 Personas, 1 canal de comunicación

4 Personas, 6 canales de comunicación

3 Personas, 3 canales de comunicación


Sugerencias para mejorar las comunicaciones

Realizar reuniones efectivas

Usar email y otras tecnologías de forma eficiente

Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto


Ejemplo de análisis de comunicaciones con los

interesados del proyecto

Interesados Nombre del

documento

Formato del

documento

Persona de

contacto

Frecuencia

Gerencia del clientes Reporte mensual de

estado

Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes

Equipo de negocios del

cliente

Reporte mensual de

estado

Copia Impresa

Julie Grant Primer día del mes

Equipo técnico del

cliente

Reporte mensual de

estado

Email Li Chau Primer día del mes

Gerencia Interna Reporte mensual de

estado

Copia Impresa

Bob Thomson Primer día del mes

Equipo técnico y de

negocios interno

Reporte mensual de

estado

Intranet Angie Liu Primer día del mes

Subcontratista de

capacitación

Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008

Subcontratista de

software

Plan de

implementación de

software

Email

Najwa Gates Junio 1, 2008

Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo


Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación

Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Registro de Interesados

3. Factores Ambientales de la

Empresa

4. Activos de los Procesos de la

Organización

Salidas 1. Plan de Gestión de las

comunicaciones

2. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Análisis de requisitos de

comunicaciones

2. Tecnología de comunicaciones

3. Modelos de comunicación

4. Métodos de comunicación

5. Reuniones


Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido

Requerimientos de comunicaciones de los interesados

Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de

detalle

Persona responsable de comunicar la información

Persona o grupos que recibirán la información

Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como

memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa

Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal

Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando

(nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un

nivel inferior del personal

Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a

medida que avanza y se desarrolla el proyecto

Glosario de terminología común


Interesados

Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la dirección del Proyecto

Adquisiciones

Riesgos

Alcance

Recursos humanos

Calidad

Costos

Tiempo

Comunicaciones

Planes subsidiarios


Gestionar las comunicaciones

Mientras se ejecuta el proyecto los interesados necesitan recibir

información

Se deben seguir los lineamientos del Plan de gestión de las

comunicaciones

Se deben utilizar los modelos, tecnología y métodos apropiados

Las comunicaciones deben ser

Efectivas

Eficientes

Entendibles

Satisfacer las necesidades de los interesados

Se deben elaborar informes de desempeño


Informar el desempeño

Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados

sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del

proyecto

Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo

Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de tiempo

Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las tendencias

Variación

Valor ganado

Documento con las lecciones aprendidas


Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda

Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del

proyecto ahorra tiempo y dinero

Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar

algunas proporcionadas por organizaciones externas

Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en

la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas


Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto

Descripción Proyecto X

Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en

los beneficios

Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del

negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?

Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto

Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.

Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,

enfocándose en las tareas globales y en los hitos


Ejemplo de informe mensual de progreso

I. Logros para el mes de mes:

• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de

Gantt.

• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue

resuelto lístelo como logro.

II. Planes para mes siguiente:

• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.

Relaciónelos con el diagrama de Gantt.

• Describa otros ítems importantes a lograr.

III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no

quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo

tanto no dude en indicar los problemas.

IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio

solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.


Ejemplo de elementos finales de documentación del

proyecto

I. Descripción del proyecto

II. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo

III: Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente

IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,

Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)

V. Documentos de diseño

VI. Reporte final del proyecto

VII. Entregables, si aplican

VIII. Reportes de auditoría

IX. Informe de lecciones aprendidas

X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones

escritas y electrónicas


Archivos del proyecto

Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto

Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una

historia exacta del proyecto

Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros

proyectos


Sitio Web del proyecto

Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto

donde se almacenan los documentos importantes y otra información


Ejemplo usando Microsoft Project


Software en la gestión de las comunicaciones

Hay muchas herramientas de software que ayudan en las

comunicaciones de un proyecto

Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente

El software de gestión de proyectos generalmente incluye

características para facilitar las comunicaciones virtuales

Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden

ayudar en las comunicaciones del proyecto


Gestionar las Comunicaciones

Entradas 1. Plan de Gestión de

Comunicaciones

2. Informes de rendimiento del

Trabajo

3. Factores Ambientales de la

Empresa


Organización

Salidas 1. Comunicaciones del Proyecto

2. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

3. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

4. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones

2. Modelos de Comunicación

3. Métodos de Comunicación

4. Sistemas de Gestión de

Información

5. Informes de Rendimiento


Controlar las Comunicaciones

Evaluar según lo planeado


Controlar las Comunicaciones

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Comunicaciones del Proyecto

3. Registro de Incidentes

4. Datos de rendimiento del trabajo


Organización

Salidas 1. Informes de rendimiento del

trabajo

2. Solicitudes de Cambio

3. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

4. Actualizaciones a los documentos

del Proyecto

5. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas 1. Sistemas de gestión de

información

2. Juicio de Expertos

3. Reuniones

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