Projecto co-financiado pelo POAT / FSE POAT FSE: Gerir, Conhecer e Intervir Gestão Empresarial com Sentido Social Metodologia para o reforço e expansão dos programas de formação em gestão visando a sustentabilidade das IPSS associadas da CNIS Julho 2013 Promotor: Coordenação da Execução:
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Projecto co-financiado pelo POAT / FSE
POAT FSE: Gerir, Conhecer e Intervir
Gestão Empresarial com Sentido Social
Metodologia para o reforço e expansão dos
programas de formação em gestão visando a
sustentabilidade das IPSS associadas da CNIS
Julho 2013
Promotor: Coordenação da Execução:
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Tabela de conteúdos
Introdução 3
Os programas FAS 2008-2013 4
Áreas de formação abrangidas 4
Número e proporção de IPSS participantes 6
Satisfação dos formandos e aprendizagem organizacional CNIS 8
Custo 11
Desafios encontrados à expansão dos programas FAS 14
Soluções possíveis 17
O contínuo entre formação presencial e à distância 17
Tecnologia necessária 18
Custos associados 22
Cuidados a ter na implementação 34
Conclusão 34
Anexos 35
Lista de referências 37
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Introdução
Pertinência, Objectivo e Enquadramento O Programa Operacional “Gestão Empresarial com Sentido Social” pretende ser um
programa que responda a dois objectivos:
Tirar partido do FAS. Aproveitar e reforçar o que de bom a CNIS já faz em
matéria de formação em gestão vocacionada para as IPSS associadas, com é o
caso dos programas de Formação Acção Solidária (FAS);
Escalar o FAS para todo o universo CNIS. Sugerir uma metodologia que
permita à CNIS (e entidades formadoras com quem trabalha ou venha a
trabalhar) expandir a todo o universo das suas associadas a oferta de soluções
de formação em gestão bem sucedidas, mas até agora de pequena escala, de
acordo com os resultados do FAS edições 2008, 2010 e 2013. Esta metodologia
quer-se:
o Fácil de implementar pela CNIS e entidades formadoras com quem já
colabora ou venha a colaborar;
o Com um custo baixo, de modo a reduzir o custo por formando face aos
custos verificados nas edições do FAS até agora desenvolvidas.
Este programa operacional começa por fazer uma análise breve dos programas FAS
até agora desenvolvidos, contemplando quatro vertentes: (1) áreas de formação em
gestão abrangidas, (2) número e proporção de IPSS envolvidas nas edições 2008, 2010
e 2013; (3) grau de satisfação dos formandos e aprendizagem organizacional pela CNIS
(4) custo.
Uma vez finalizada esta análise são descritos os desafios encontrados nos programas
FAS. O passo seguinte é sugerir soluções possíveis para colmatar estes desafios, assim
como formas de implementação de tais soluções.
Neste documento, todas as opiniões expressas socorrem-se tanto quanto possível de
suporte quantitativo, a fim de se chegar a propostas de solução eficazes mas também
eficientes para a formação das associadas CNIS.
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Os programas FAS 2008-2013
Os programas de Formação Acção Solidária (FAS) são programas de formação-acção
co-financiados pelo POPH (tipologia 3.1.2). À data da redacção deste documento,
existem já três edições dos FAS, sendo que a terceira edição se encontra ainda em
execução:
FAS 1: de Setembro de 2008 a Setembro de 2010
FAS 2: de Novembro de 2010 a Novembro de 20121
FAS 3: de Fevereiro de 2013 a Julho de 2014 (previsto)
As três edições do FAS partilham a mesma visão de fundo: contribuir para a melhoria
da qualidade técnica dos recursos humanos das IPSS.
Em termos de metodologia adoptada pelo FAS, as três edições têm em comum (1) o
facto de serem programas de formação-acção (e não apenas formação) e ainda (2) o
facto de a formação-acção ter sido sempre complementada por serviços de consultoria
nas áreas específicas de intervenção dos FAS. As metodologias adoptadas em cada
uma das edições do FAS diferem em termos de (1) conteúdos e métodos formativos e
(2) áreas de formação abrangidas. Relativamente aos conteúdos e métodos abrangidos,
estes foram sofrendo sucessivas adaptações e melhorias beneficiando da avaliação dos
formandos das edições anteriores e das orientações do POPH nos correspondentes
avisos de abertura. As adaptações visaram igualmente dar resposta às necessidades
de formação sentidas pelas IPSS, manifestadas quando interrogadas pela CNIS acerca
das áreas de formação com maior pertinência para a instituição. As áreas de formação
abrangidas também diferiram entre edições, o que será discutido em detalhe na próxima
secção.
Áreas de formação abrangidas Como referido anteriormente, as áreas de formação foram diferentes nas diferentes
edições do FAS, o que naturalmente teve influência nos conteúdos programáticos das
formações.
FAS 1
O primeiro de todos os programas de formação teve como objectivos estratégicos
“desenvolver as capacidades das organizações para melhorar os serviços prestados às
populações para quem trabalham, com ênfase nos seguintes domínios:
1 Esta data de término tem por base o estudo de avaliação do projecto FAS 2, cuja informação foi recolhida até Outubro de 2012 (ver pág. 9). Assim, considera-se uma execução de 2 anos, apesar de o relatório final datar de Dezembro de 2012.
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1. Melhoria dos processos de gestão, por forma a criar procedimentos regulares de
controlo de gestão, de auto avaliação de desempenho, de envolvimento
participativo dos colaboradores e de identificação de oportunidades de prestação
de serviços para responder a novas necessidades
2. Melhoria das qualificações dos dirigentes e dos trabalhadores, especialmente
dos funcionários com baixas qualificações”2
Por forma a dar resposta a estes desafios, os conteúdos programáticos apresentaram
significativas componentes de gestão, nomeadamente na área da gestão de recursos
humanos e do controlo de gestão.
A estrutura deste programa foi composta por 100 horas de formação por IPSS às quais
se acrescentavam 50 horas de consultoria.
FAS 2
Este programa teve como objectivo “responder a uma necessidade sentida pelas IPSS
evidenciada durante o FAS 1, que era a de implementar um “Sistema de Gestão da
Qualidade” e aplicar os “Manuais de Avaliação da Qualidade das Respostas Sociais” do
ISS” (CNIS, 2013)
Assim, a gestão da qualidade foi o conteúdo programático essencial das formações
desenvolvidas no âmbito do FAS 2.
O número de horas de formação duplicou, passando de 100 para 200 horas de formação
por IPSS e a consultoria diminuiu das anteriores 50 horas por IPSS para entre 20 a 25
horas por IPSS.
FAS 3
As acções de disseminação dos projectos FAS ao conjunto das IPSS associadas da
CNIS tornaram mais evidente a necessidade de uma formação “(…) que assegure a
sustentabilidade das IPSS, objectivo primeiro deste projecto” (CNIS, 2013) Assim, o FAS
3 tem as mesmas linhas de orientação que são expostas no estudo executado pela IPI,
“As IPSS num Contexto de Crise Económica”, encontrando-se prioritariamente
vocacionado para a sustentabilidade das IPSS.
Este programa contempla um aumento de 20-25 para 80 horas de consultoria por IPSS
e mantém o número de horas de formação nas 200 horas por IPSS, tal como no FAS 2.
Como parte integrante da formação, existem cursos padronizáveis de 60 horas com os
seguintes conteúdos:
Planeamento estratégico para a sustentabilidade
Gestão de pessoas
Liderança e negociação
2 Extraído de: http://novo.cnis.pt/index.php?ToDo=read_page_2&what=238
IPSS já alcançadas 219 35% 798 15.920.543,42 € 10.482.710,47 €
IPSS por alcançar 2.281 40% 912 18.194.906,77 € 11.980.240,53 € Tabela 3 – Extrapolação de custos de expansão do FAS, num cenário de custos constantes
Em síntese, dada a qualidade e o sucesso dos conteúdos FAS, faz sentido usá-lo como
modelo na expansão da formação-acção em gestão ao maior número possível de IPSS
do universo CNIS. No entanto, dados os elevados custos envolvidos, é necessário
encontrar uma forma de oferecer os mesmos conteúdos com igual qualidade mas de
uma forma mais barata. Com isso conseguir-se-á atingir o duplo objectivo de expandir
a oferta de formação do FAS e ao mesmo tempo poupar recursos que são preciosos
noutras actividades.
A solução a encontrar, que se descreve no capítulo seguinte, resulta de conjugar
diversas variáveis importantes, tal como se descreve na Figura 1:
6 Os programas FAS 1 e FAS 3 são aqueles cujos conteúdos formativos melhor se aproximam dos conteúdos sugeridos no estudo que serviu de base ao Programa Operacional que se apresenta neste documento (ver Sousa et al. 2012). 7 Note-se que optar por um programa de formação semelhante ao FAS 1 implicaria optar por um menor número de horas de formação e de horas de consultoria por IPSS que no FAS 3.
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Figura 1 – Conjugação de factores para sucesso do programa “Gestão Empresarial com Sentido Social”
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Soluções possíveis
Uma vez descritos os desafios, este capítulo tratará de esboçar soluções possíveis para
conseguir escalar eficientemente os programas de formação FAS.
O que se proporá neste capítulo é uma alteração apenas no modelo de formação
utilizado, não se alterando os conteúdos programáticos, duração do programa, número
de horas de formação ou número de horas de consultoria. Esta alteração no modelo de
formação terá como resultado uma redução no montante de recursos utilizados, o que
permitirá massificar o programa FAS dentro de custos comportáveis.
A formação presencial foi até ao presente o modelo de formação utilizado nas três
edições do FAS. É nosso entendimento que é possível reduzir substancialmente os
custos de formação sem diminuir a qualidade da mesma se se optar por um modelo de
formação essencialmente à distância, em substituição de formação exclusivamente
presencial.
Contínuo entre formação presencial e à distância No domínio da formação, existe um grande número de opções possíveis consoante se
queira um modelo mais presencial ou completamente à distância. Se se pretender um
modelo puramente presencial, (o actualmente utilizado pela CNIS) não existe um grande
nível de tecnologia associada para a execução das formações. O oposto acontece se
se utilizar um modelo de formação completamente à distância, para o qual existirão
maiores necessidades de tecnológicas.
Existe portanto um intervalo de opções possíveis consoante A escolha da opção a
adoptar dentro do espectro puramente presencial versus completamente à distância
resultará em maiores ou menores necessidades tecnológicas e humanas (horas de
formadores e de consultores), o que influenciará os custos das soluções possíveis.
A metodologia de expansão do FAS que se propõe neste programa “Gestão Empresarial
com Sentido Social” (adiante designado por programa GESS) tem as seguintes
características:
1. Mantém os mesmos conteúdos programáticos que o FAS 3;
2. Mantém as mesmas características quanto à duração e intensidade de formação
do FAS 3, isto é, 80 horas de consultoria por IPSS, e 200 horas de formação por
IPSS;
3. Mantém-se a duração total do programa em 18 meses;
4. A componente formação será parcialmente administrada de forma presencial e
à distância;
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5. Parte do apoio de consultoria será prestada parte à distância, parte em regime
presencial. Com isto, as IPSS beneficiam dos ganhos de aprendizagem
decorrente da troca de experiências entre elas, na parte da consultoria que é
comum às IPSS envolvidas, ao mesmo tempo que se reduzem substancialmente
os custos de deslocação e alojamento. A parte da consultoria que é específica a
cada IPSS continuará a ser prestada presencialmente;
6. Segue-se um modelo de formação à distância síncrono ou seja, os formandos
estão a ter a aula ao mesmo tempo que o formador a lecciona. Este modelo tem
como vantagens:
a. Permite interacção directa e imediata entre formandos e formador, para
esclarecimentos de dúvidas que possam existir, motivando para além
disso a comunicação entre diferentes formandos de diferentes IPSS.
b. Causa menos choque à adaptação que o ensino assíncrono, porque se
garante que os formandos de facto assistem às aulas num horário
designado e ainda existe a presença (ainda que virtual) do formador.
7. Abrange 912 IPSS do universo CNIS até hoje não envolvidas nas três edições
do FAS, o que corresponde a 40% das IPSS do universo CNIS que nunca
participaram em formações FAS
Dado que estas formações se destinam a dirigentes e técnicos de IPSS, existem
algumas condições aquando da escolha do modelo e da consequente tecnologia:
1. De utilização fácil e intuitiva
2. Simples
3. Barata
4. Permita interacção e troca de informação entre formador e formados
De seguida apresentam-se a orçamentação dos custos de implementação do programa
GESS com as características e tipo de tecnologia aqui descritos.
Tecnologia necessária A escolha da tecnologia adequada às especificidades do programa GESS atrás
descritas é orientada pela cadeia de valor do ensino à distância deste programa
apresentada na Figura 2, a qual é uma adaptação de Stacey (2002).
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Figura 2 – cadeia de valor da formação à distância aplicada ao programa “gestão empresarial com sentido social”
Assim, a selecção da tecnologia a usar no programa GESS envolve tomar decisões
quanto às seguintes componentes:
1. Conteúdo: Trata-se do conteúdo a ser transmitido aos formandos, tanto no
âmbito da formação como da consultoria. Este conteúdo será aquele que foi
utilizado no FAS 3, como atrás explicado. Como esse conteúdo está já
estruturado e pronto para ser administrado, não existe nem necessidade nem
custos de desenvolvimento de novos conteúdos para o programa GESS.
2. Ferramentas de autoria e desenvolvimento: Trata-se de ferramentas que
permitam a transformação dos conteúdos para formatos compatíveis com o
ensino à distância síncrono, em que os conteúdos são seguidos pelos formandos
ao mesmo tempo que são apresentados pelo formador/consultor. No caso do
programa GESS estes conteúdos serão apenas documentos PowerPoint, Word
ou Excel, pelo que não há necessidade de ferramentas complexas de
transformação de conteúdo para formato electrónico compatível com o ensino à
distância síncrono. Como tal, o GESS não envolve custos com ferramentas de
autoria e desenvolvimento.
3. Sistemas: Por sistemas entende-se todo o software necessário para
disponibilizar documentos, reportar, comunicar fora dos horários das sessões de
formação/consultoria, e identificar os intervenientes na formação/consultoria,
sejam eles formandos ou formadores/consultores (estes sistemas são
normalmente designado como “learning management system”). Existem
soluções tecnologicamente avançadas e sem custos por serem oferecidas em
open-source. Um bom exemplo é o sistema Moodle,8 que é o recomendado para
o programa GESS,
4. Serviços complementares ou presenciais: Correspondem aos encontros
regionais e distritais, bem como à consultoria presencial.
8 Muitas das maiores universidades portuguesas utilizam soluções destas
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5. Hardware: Compreende todos os dispositivos físicos necessários para se
conseguir que todos os intervenientes estejam sincronamente ligados e a
participar no processo de formação/consultoria. Dadas as baixas exigências
tecnológicas tanto do sistema Moodle, como dos sistemas de video-conferência
abaixo propostos, as necessidades de hardware limitam-se apenas a um
computador por cada formando e formador com:
a. Ligação à Internet, preferencialmente em banda larga;
b. Software básico como Word, PowerPoint e Excel;
c. Sistema de som e vídeo, ou seja, colunas, o microfone e câmara de
video.
6. A formação e consultoria à distância é o produto final pretendido, que resulta de
integrar todas estas componentes.
São apontadas como tecnologias possíveis a utilizar para a prossecução da formação
e consultoria à distância as seguintes:
Webex
É uma companhia do grupo Cisco que oferece, entre outros, o serviço Meeting Center,
o qual é apropriado ao formato de formação/consultoria à distância previsto para o
programa GESS.
Como funciona?
Cada sessão (Meeting) tem um organizador. Cada organizador pode convidar para a
sua sessão até 24 pessoas, pagando um valor mensal de 38€ pela licença que lhe
permite convidar os outros participantes, sem custos adicionais para os participantes.
Tanto a voz como a imagem (video de alta definição) são transmitidos via internet
(sistema VoIP – Voice over Internet Protocol). Cada licença permite organizar tantas
sessões quantas as desejadas durante o mês de validade da licença. As licenças são
intransmissíveis, pelo que cada formador/consultor terá que ter a sua própria licença.
Este serviço tem todas as funcionalidades consideradas necessárias para uma eficaz
transmissão em tempo real de conteúdos, em que os formandos visualizam no ecran do
seu computador os conteúdos que o formador/consultor faz passar no seu próprio
computador. Este serviço permite ainda interacção em tempo real entre formandos e
entre estes e o formador, tanto por áudio e video como por escrito.
Para demonstração da tecnologia consultar:
http://www.youtube.com/watch?v=fyaWHEF_aWg
Skype Premium
O Skype Premium é a versão mais avançada do sistema Skype, já utilizado por milhões