Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 22/10/2013 2° Semestre de 2013 SIN-NA7
Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 22/10/2013
2° Semestre de 2013
SIN-NA7
Explique a relação entre PREMISSA, RESTRIÇÃO E RISCOS.
Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração
Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo
Restrição Limitação ou imposição de limite
Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido
Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000
Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do
projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?
▪ O que faremos se ela sair?
O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?
▪ O que faremos se o projeto atrasar?
Explique DUAS possíveis estratégias de resposta aos riscos positivos.
Quando for um risco positivo...
Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize
Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)
Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade
Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize
Qual é a relação entre a Declaração de Escopo e a Estrutura Analítica do Projeto?
A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...
Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP
Projeto TCC
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Diagrama de Caso de Uso
Diagrama de Classes
Testes
Plano de Testes
Script de Testes
Evidências de Testes
Levantamento de Dados
Entrevistas com os Clientes
Relatórios de Pesquisas
Sistema
Cadastros
Usuário
Paciente
Funcionários
Relatórios Controle de
Acesso
Nível 1
Nível 2
Explique DUAS fontes de novos projetos.
Algumas fontes de novos projetos: Necessidade de aderência a alguma norma, lei ou
regulamentação (compliance)
Demandas que surgem no dia-a-dia... ▪ Solicitações no Service Desk
▪ Processo de Gestão de Demandas de Projetos
▪ Fusões e aquisições
▪ Alguém que tenha acordado com uma ideia “brilhante”
▪ Etc.
Planejamento Estratégico
Nos últimos 10 anos, provavelmente sua empresa realizou algum projeto para garantir aderência a alguma norma ou regulamentação...
Exemplos de normas, leis e regulamentações que resultaram em projetos:
SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil)
TISS (Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar)
Lei Sarbanes-Oxley
Normalmente, não há opção...
Ou você faz o projeto, ou você faz o projeto! (e com uma restrição de prazo!)
São projetos que não costumam gerar retorno financeiro, de imagem, operacional, etc.
Mas não fazê-lo pode resultar em multas ou na desqualificação da empresa como fornecedor de um determinado segmento
Como nascem os projetos?
Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...
Seja pela complexidade da solução ou características da solicitação
Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...
A empresa pode ter um fluxo para tratar as demandas de projetos que surgem no dia-a-dia
Normalmente, o fluxo contempla o recebimento e cadastro de demanda, para posterior avaliação e decisão se resultará em um novo projeto
Exemplo...
Itaú Unibanco conclui migração e clientes passam a ter rede integrada de atendimento
A área de tecnologia trabalhou com uma equipe de 6 mil pessoas, em cerca de 2,5 mil projetos, adaptando sistemas e infraestrutura. Os trabalhos consumiram mais de 3 milhões de horas de trabalho
Fonte: http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx
Sim, acontece...
Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!
Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html
Antes de falar sobre Planejamento Estratégico, é importante entendermos a definição de estratégia
O conceito de estratégia...
em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia
O conceito de estratégia...
em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia
O conceito de estratégia...
em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia
Como a estratégia pode ser definida?
Há diversas definições! (e confusão!)
É glamoroso usar a palavra estratégia em “frases corporativas”
Mas realmente sabemos como defini-la?
Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma
organização para a obtenção de vantagem competitiva
Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos
Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente
Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma
organização para a obtenção de vantagem competitiva
Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos
Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente
Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia
Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia
Exemplo de processo para Planejamento da Estratégia
Fonte:
http://www.cmconsultoria.com.b
r/vercmnews.php?codigo=37637
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Alguns exemplos do vínculo entre projetos e planejamento estratégico
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Um dos resultados do Planejamento Estratégico...
Projetos deste tipo influenciam diretamente os objetivos e metas corporativas...
Compromissos com os stakeholders externos (mercado, acionistas, conselho de administração, etc.)
Impacto no bônus anual
Contribui na realização da Visão (onde a empresa pretende estar após 3, 5 ou 10 anos?)
Sendo assim, projetos resultantes de um Planejamento Estratégico organizado nascem de forma mais estruturada...
Orçamento definido
▪ (ás vezes, um “cheque em branco”)
Prazo factível
Kick-off bacana
Sponsor atuante
Mas isto não garante que o projeto vai continuar estruturado durante o planejamento e, principalmente, execução...
Qual é a fonte mais comum de projetos?
Planejamento Estratégico?
Demandas do dia-a-dia?
Compliance?
Qual é o tipo de projeto que pode alavancar a sua carreira com mais facilidade?
Por que o Gerente de Projeto precisa se preocupar com a JUSTIFICATIVA de um projeto?
A justificativa deve responder a seguinte pergunta: Qual problema precisamos resolver?
Aqui o foco é no problema, e não na solução
A solução será descrita nas seções...
▪ 5. Descrição Macro da Solução
▪ 6. Escopo do Projeto
Por que é importante pensar na justificativa?
Precisamos entender o problema, antes de propor (ou detalhar) a solução!
Cuidado ao perder o foco da justificativa do projeto!
“People don’t want to buy a quarter-inch drill. They want a quarter-inch hole!” Theodore Levitt
Explique os três tipos de Estruturas Organizacionais.
Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido
Os funcionários são agrupados por especialidade Produção
Engenharia
Marketing Em um projeto, cada departamento fará o
seu trabalho de modo independente dos outros departamentos
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Coordenação do Projeto
Equipe do Projeto
Cada projeto é tratado como uma “microempresa”
Um Gerente de Projeto em tempo integral tem autoridade total sobre a equipe
Equipe dedicada ao projeto
Executivos (RH, Marketing, etc.)
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Combinação de características das organizações funcionais e por projetos
Há três tipos de organizações matriciais:
Matricial fraca
Matricial balanceada
Matricial forte
Mantêm muitas das características de uma organização funcional
O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Coordenação do Projeto
Equipe do Projeto
Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente do Projeto
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Equipe do Projeto
Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Diretor de Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Diretor de Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Equipe do Projeto
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
Depende da situação...
Há momentos em que um projeto especial pode requerer uma equipe exclusiva
Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais
A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura apresentada, de acordo com a situação
A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!
Aprenda a conhecê-la!
[email protected] www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida