gerenciamento em projetos

Gerenciamento das Comunicações

em Projetos

Prof. FERNANDO RICHARTSON L. BRASIL, MBA

Gerenciamento das Comunicaçòes em Projetos

GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

AGENDA:

• Visão Geral da Comunicação ;

• Planejamento da Comunicação ;

• Distribuição de informações ;

• Reporte de Performance ;

• Gerenciamento de Stakeholders ;


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

FONTE CODIFICADOR RECEPTORDECODIFICADOR

Região de Experiência para a Fonte

Região de Experiência para o Receptor

Filtro da personalidade

Filtro da percepção

Filtro da personalidade

Filtro da percepção

MENSAGEM

FEEDBACK

Campo

comum de

experiência


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Conhecimento

Distância

Aspectos Comportamentais

Aspectos

Organizacionais e

Técnicos

LinguagemCultura

O que pode

influenciar na

comunicação?

FATORES DE INFLUÊNCIA NA COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Conhecimento

jargões

glossário

Aspectos Comportamentais

(pre)conceito / filtros

escuta ativa - empatia

Aspectos Organizacionais e Técnicos

estrutura e cultura organizacional

mecanismos de comunicação

Como superar as Barreiras da Comunicação?

FATORES DE INFLUÊNCIA NA COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

2 pessoas, 1 interação3 pessoas, 3 interações

4 pessoas, 6 interações 5 pessoas, 10 interações

20 Pessoas, 190 Interações!

N=n(n-1)

2

INTERAÇÕES NA COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Oral

Escrita

Tom de voz

Linguagem Corporal

Outros…

DIMENSÕES TÍPICAS DA COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS GERÊNCIA DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS

• Fundamental para a integração no projeto.

• Essencial para a articulação entre os stakeholders

• Influenciada pelo ambiente organizacional, tipo e natureza de cada projeto.

Entre 75% a 90% do tempo do GP são investidos em comunicação!


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Version 6.1

Metas

Valor adicionado

(EVA)

Planos de

Treinamento

Planos de Testes

Performance

Padrões,

Diretrizes

Prioridades

Performance

Gerente de

Projeto

Cliente

Usuário

Patrocinador, Executivos

Time de Projeto

Informal

Formal e Informal

FLUXO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS – VISÃO GERAL


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

• Quem necessita; (Who)

• Qual informação; (Which/ What)

• Porque ? (Why) (justificativa)

• Quando necessitarão dela; (When)

• Onde deverá ser disponibilizada; (Where)

• Como isso será fornecido para eles; (How) (mídia,

formato e tecnologia)

• Quanto custará a disponibilização. (How much)

5W2H NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

2007www.pmirio.org.br


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

RH

Co

mu

nic

aç

õe

s

Riscos

Aq

uis

içõ

es

Integração

AS ÁREAS DE CONHECIMENTO


GERENCIAMENTO DE



GERENCIAMENTO DE



GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

• Determinam

– Necessidades de informações dos stakeholders;

– Quem precisa de qual informação;

– Quando precisarão dela;

– Como ela será fornecida;

– Por quem;

• Orientam a confecção do Plano de Comunicação (subsidiário do Plano do Projeto);

• São influenciados por fatores ambientais e organizacionais do projeto.

PROCESSOS DE GERÊNCIA DA COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS COMPONENTES-CHAVE DO PLANO DE COMUNICAÇÃO

• Requisitos de comunicação dos stakeholders;

• Informações demandadas: – Conteúdo, – formato, – nível de detalhamento,– freqüência de distribuição;

• Destinatários das informações (stakeholders);

• Responsabilidades / esquema de “escalada”;

• Os meios de comunicação / tecnologias adotadas;

• Diretrizes de reuniões;

• Método para atualização do Plano de Comunicação;

• Glossário.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS DESENVOLVIMENTO DO PLANO

• Análise dos requisitos de comunicação;

• Análise dos stakeholders;

• Definição das mensagens e meios de comunicação;

• Ferramentas;

• Responsáveis pelas mensagens e eventos de comunicação;

• Gerência de mudanças.

Etapas


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS ANÁLISE DOS REQUISITOS DE COMUNICAÇÃO

Informações necessárias:

• Organogramas;

• Organização do projeto;

• Departamentos e áreas de especiali-

zação envolvidos no projeto;

• Logística (pessoas e local);

• Necessidades internas e externas de informações;

• Informações sobre stakeholders.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

“Indivíduos ou organizações:

- ativamente envolvidos no projeto,

- ou cujos interesses podem ser afetados positiva ou negativamente

como resultado da execução ou conclusão do projeto,

- que podem também exercer influência sobre o projeto e seus

resultados”

ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS IDENTIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS

Constituintes Primários

Constituintes Secundários

Recursos do Projeto

Comunidades Locais

Concorrentes

Organizações Políticas

Organizações Sociais

Ambientalistas

Público em geral

Grupos de Consumidores

Instituições diversas (escolas,

hospitais, etc.)

Turistas

Mídia

Famílias

Outros interessados no Projeto

Organizações Profissionais

Alta Gerência e Diretoria da organização

Comissões judiciais, executivas e legislativas

Gerentes Funcionais

Gerentes de Projetos

Sindicatos

Clientes (usuários)

Fornecedores/ empresas contratadas e terceirizadas

Acionistas

Órgãos públicos locais, estaduais e

federais

Equipe


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS CATEGORIAS DE STAKEHOLDERS

Entrega de ResultadosResponsáveis pela entrega de produtos do Projeto

Recursos do Projeto (GP, Time, alguns Fornecedores)

Uso dos ProdutosUsuários diretos ou indiretos dos resultados do Projeto

Usuários internos / externos, clientes

Autoridade sobre RecursosFornecem aprovação da liberação de fundos ou provisão de recursos

Patrocinadores do Projeto, Executivos, Gerências de Negócios, Financiadores e Investidores, Acionistas

ContribuintesFornecem inputs e serviços para o Projeto

Grupos de Serviço, Fornecedores, subcontratados


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS CATEGORIAS DE STAKEHOLDERS

Suporte a ProdutosAsseguram que os produtos estão disponíveis para o uso

Grupos de Suporte Técnico

Revisão/ AuditoriaAsseguram que os processos apropriados são seguidos e a qualidade dos produtos e entregáveis cumprem os padrões adequados.

Grupos de de revisão técnica e de qualidade, Grupos de consumidores, Auditores, Agências reguladores e ambientais

Afetados pelos resultadosAfetados pelos produtos ou resultados do Projeto.

Público/ Imprensa, Comunidades, Sindicatos/ organizações de negociação, Concorrentes

Projetos relacionadosPodem afetar a capacidade do Projeto alcançar seus objetivos

Outros GP’s e Times de Projeto (internos e externos), Gerentes Funcionais


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS - ENVOLVIMENTO

BAIXO GRAU DE ENVOLVIMENTO ALTO

GR

AU

D

E

INT

ER

ES

SE

ALT

O

CONSCIENTIZAÇÃO

COMPREENSÃO

APOIO

ENVOLVIMENTO

COMPROMISSO

Atualizações,

Soluções de problemas,

Seções de explanação.

Boletins, Vídeos, Correio Eletrônico

Vídeo conferências, Fóruns com

cliente

Seminários, Cursos, Reuniões

Reuniões de equipe,

Fóruns de feedback,

Conferências interativas


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Foco prioritário em custo, prazo ou qualidade do produto;

Interesses pessoais, profissionais ou políticos;

Critérios de sucesso em relação aos resultados obtidos pelo

projeto.

Que enfoques predominam? Quais os interesses?


Prioridades


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS

Poder funcional ou pessoal;

Forças, fraquezas e alianças com outros;

Potencial impacto nos objetivos do projeto.

Qual a origem e quais as conseqüências que o poder

dos stakeholders pode ter sobre o projeto?

Poder


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Em tomadas de decisão e avaliações;

Na administração de processos;

Atuando como um formador de opinião.

Como a influência é exercida?


Influência


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Anunciar as conclusões do Projeto e o cronograma de prosseguimento do Projeto

Reitor e Assessor da Reitoria

E-MailComunidade Acadêmica

15/Mai/2007

Introduzir a Visão de T/I para a Comunidade Acadêmica

Gerente do Projeto

VideoComunidade Acadêmica

7/Mar/2007

Agradecer aos participantes/ assegurar que sabem como estamos usando a informação e quando terão a oportunidade de verem as conclusões

Gerente do Projeto

CartaParticipantes de Entrevistas e Focus Group

15/Jan/2007

Comunicar que as entrevistas e Focus Group foram concluídos e que o Projeto está iniciando a Fase de Análise


E-mailComunidade Acadêmica

15/Jan/2007

Envio de informações de feed-back aos participantes

Gerente do Projeto

E-MailParticipantes de Entrevistas e Focus Group

Dez – Jan

Anúncio do Projeto para uma audiência mais ampla – convite aos participantes para participação na coleta de dados

Vice-ReitorCircularComunidade Acadêmica

01/Dez/2006

Anúncio do Projeto, seus objetivos e escopo


ApresentaçãoDiretores de Escolas e Chefes de Departamentos

01/Nov/2006

MensagemResponsávelMétodo/MeioAudiênciaDatas

PLANO DE COMUNICAÇÃO (EXEMPLO)


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS PROCESSO DE DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES

Tornar disponíveis às partes interessadas

(stakeholders) as informações relevantes no

momento oportuno.

Responder a solicitações de informações não

previstas.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

MÉTODOS DE DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES

(EXEMPLOS)

• Reuniões do projeto, apresentações, cópias impressas, sistemas manuais

de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado;

• Ferramentas de comunicação digital: e-mail,

fax, correio de voz, teleconferência, páginas

em websites, etc.

• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: para suportar

reuniões e escritórios virtuais, portais, software para trabalho

colaborativo, interfaces web, etc.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Ferramentas de Comunicação (exemplos)

• Softwares de GP;

• Websites;

• E-mail ;

• Repositórios centrais;

• Bancos de dados de discussão;

• Sistemas groupware;

• Vídeo e Teleconferência.

MENSAGENS E MEIOS DE COMUNICAÇÃO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Público: Time do Projeto

O que: Direção e Suporte

Como:

Relatórios e Reuniões (Metas, Resultados, Marcos, Pendências)

Plano de Projeto

Lições Aprendidas

Foco: Liderança

CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Público: Patrocinadores, Executivos

O que: Questões Críticas (Issues), Riscos, Tendências, Exceções

Como:

Relatórios e Reuniões (Progresso, Status, Previsão)

Project Charter (Termo de Abertura) e EAP

Plano de Comunicação

Foco: Suporte à decisãoPúblico: Clientes, Fornecedores,

Gestores

O que: Requisitos, Alocações de Recursos

Ferramentas usadas

Declaração de Trabalho (SOW)

Contratos

EAP

Foco: Negociação

GP


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Membros da Equipe

Gerenciamento doPortfolio de Projetos

Executivos

Inicio, Planejamento, Execução e Controle dos Projetos

Colaboração e informação de progresso

Gerentes FuncionaisGerenciamentode recursos

Gerentes de Projeto

SISTEMA DE INFORMAÇÕES DE

GERENCIAMENTO DE PROJETO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Controle de Mudanças

Solicitação

Mudancas aprovadas

Mudanças rejeitadas

Plano de

Comunicação

Quem?

Quando?

Como?

Por quê?

Fechamento

administrativo

Fechamento

dos Contratos

Análises

Performance

Tendências, Desvios

Reportes de

perfomance

Re-Plan

Forecast

Status

Progresso

Resultados

(entregáveis)

© 2005 International Institute for Learning, Inc.

SISTEMA DE INFORMAÇÕES DE

GERENCIAMENTO DE PROJETO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

PROGRESSO, STATUS, FORECAST (TENDÊNCIAS)

Foco no destinatário das informações...

Resultados do projeto X linhas de base -> desvios aceitáveis?

Geração e distribuição das informações de performance

Inclui informações sobre o uso efetivo dos recursos

REPORTE DE PERFORMANCE


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

• Nível de detalhe definido no Plano de Comunicação com base:

– na necessidade / perfil do destinatário;

– no tipo do projeto;

– nos recursos disponíveis

Exemplos de métricas:

Custo;Prazo;Requisitos Técnicos / Qualidade; Riscos;Produtividade; Satisfação do cliente;Mudanças e Ajustes.

REPORTE DE PERFORMANCE


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Visão gráfica do desempenho

RELATÓRIO DE ANÁLISE DE VALOR AGREGADO


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS

Gerenciar as comunicações parasatisfazer os stakeholders, resolvendoe evitando problemas.

“O gerenciamento ativo dos stakeholders:

• aumenta a sinergia entre eles;• reforça a assertividade sobre os desvios e;• limita as interrupções no projeto.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

• Lançamento (kickoff meeting);

• Acompanhamento (follow-up meeting);

• Registro e acompanhamento de pendências;

• Levantamento e registro de lições aprendidas;

• Acompanhamento e registro de mudanças, ações corretivas e

preventivas;

• Entrega dos deliverables;

• Encerramento das fases e do projeto (end up meeting);

• Crises...

REUNIÕES SÃO FUNDAMENTAIS (Quando devem ser feitas?)


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS REUNIÕES

Uma boa gerência de reuniões é fundamental para a

eficácia da comunicação.

Participar

Opinar

Debater

Agir

Stakeholders


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

• Reuniões não planejadas e mal conduzidas podem gerar:

• Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe

• Transmissão de mensagens erradas

• Perda de tempo dos constituintes

• Desmotivação e improdutividade na equipe

REUNIÕES EM PROJETOS


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

1 – PlanejamentoQuantas vezes efetivamente fazemos um plano adequado para uma reunião?

2 – Condução

Quantas vezes fazemos corretamente ou estamos preparados para conduzir uma reunião de forma eficaz?

3 – Acompanhamento

Quantas vezes fazemos efetivamente o registro e acompanhamento dos resultados de uma reunião?

REUNIÕES – CICLO PCA


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Planejamento

Objetivo e Assuntos a serem abordados;

Participantes;

Data e Horário (início e término);

Pauta (conteúdo);

Local;

Quem conduzirá a reunião;

Responsabilidades dos participantes (lições de casa)

Regras de divulgação e aprovação



GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Condução

Reafirmar o objetivo, os assuntos e as responsabilidades;

Incentivar a participação;

Gerir o tempo;

Resumir objetivos atingidos, próximos passos e responsabilidades (ATA).

Acompanhamento

Distribuição da ATA;

Acompanhamento e divulgação do status dos próximos passos (correção de

desvios);

Nova Reunião?



GERENCIAMENTO DE

PROJETOS KICK-OFF MEETING

• Qual o propósito da reunião?

• Quem deve estar presente?

• Qual vai ser o “tom” da reunião?

• Será preciso usar ferramentas de motivação detrabalho em equipe?

• Que materiais de apresentação serão necessários?

• Quem vai ser envolvido na preparação da reunião?

• Quando tempo será necessário para preparar a reunião?

• Considerando o cronograma e as restrições de recursos, quanto esforço pode ser dedicado à reunião?


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Agenda (Exemplo):

Sessão abertas para os Participantes e Constituintes esclarecerem

questões, fazerem perguntas e colocarem sugestões

Perguntas e

Respostas

Discussão de eventos e expectativas para o início oficial das atividades do

Projeto

Próximos Passos

Anúncio dos Processos Gerenciais: Como o Projeto será gerenciado em

termos de políticas e procedimentos, logística, ferramentas gerenciais,

requisitos de reportes e gerenciamento de tempo

Revisão dos

Processos

Introdução à Organização do Projeto – Equipe, Relações de Reporte,

Papéis e Responsabilidades

Organização do

Projeto

Sumário do Projeto: Metas, Deliverables, Principais Atividades, Marcos-

Chaves, Riscos e Cronogramas

Visão Geral do

Projeto

Apresentação da equipe – Gerentes, Participantes e ConstituintesIntrodução do Time

do Projeto

Propósito da reunião e revisão da AgendaIntrodução

KICK-OFF MEETING


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

Dicas para melhorar a

comunicação


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS Melhorando a comunicação

O que fazer para melhorar sua comunicação?

1- Lembre-se que todas as pessoas necessitam de aceitação e atenção

2- Bons ouvintes são normalmente bem aceitos

3- Crie sintonia usando a equiparação

4- As pessoas agem por diferentes motivos. Descubra quais são e

alimente-as.

5- Você não precisa concordar com todas as pessoas. Pelo menos,

você precisa respeitá-las.

6- Fale de coisas que interessem a outra pessoa

7- Deixe a outra pessoa falar a maior parte da conversa.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS Melhorando a comunicação

O que fazer para melhorar sua comunicação?

8- Faça perguntas abertas. Cuidado com o uso de perguntas

fechadas.

9- A maneira se superar o medo é partir para a prática.

10- Uma maneira de adquirir mais confiança é “ fingir”. Aja como

se fosse totalmente confiante na sua comunicação. Qual é a sua

postura? Como respira? Que tipo de expressão facial conserva?

Se fizer isso bem, sua química cerebral vai reagir conforme o

que você fez e você na realidade se sentirá confiante.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS HABILIDADES EM APRESENTAÇÕES

• QUAL O MEU OBJETIVO?

• QUAL A MINHA AUDIÊNCIA?

• QUAL O CANAL ADEQUADO?

• QUE MENSAGEM?

• COMO CODIFICÁ-LA?

• COMO MINIMIZAR AS BARREIRAS?

• COMO ME ASSEGURAR QUE OBJETIVO FOI ALCANÇADO?

• O COMPORTAMENTO DE QUEM FOI AFETADO?

• QUANDO?

• ONDE?


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS Referencial Teórico

• PMI, Project Management Institute Standards committee. Um Guia do Conjunto

de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Quarta edição. Newton

Square, Penn.: Project Management Institute, 2008.

• MOTA, Edmarson Bacelar. MBA Gerenciamento de Projetos FGV, material

disponibilizado pelo professor, Mudança Organizacional.


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

“ O melhor é inimigo do bom.”Voltaire


GERENCIAMENTO DE

PROJETOS

OBRIGADOFernando Richartson Leite Brasil, MBA, Esp.

[email protected]

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gerenciamento em projetos

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