Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class · aquisições 12.2 Realizar as ... • 1 Plano de gerenciamento das aquisições • 2 Declarações do trabalho das aquisições
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� O Gerenciamento de Aquisiçõesinclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
� O gerenciamento das aquisições do projeto abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças que são necessários para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe do projeto.
� O fornecedor tipicamente irá gerenciar o seu trabalho como um projeto. Nestes casos:
�O comprador torna-se o cliente e é portanto um stakeholder chave para o fornecedor;
�A equipe de gestão de projetos do fornecedor deve s e preocupar com todos os processos de gestão de projetos, e não somente com aqueles dessa área de conhecimento;
�Os termos e condições do contrato tornam-se uma entrada chave para muitos dos processos do fornecedor.
12.1 Planejar as aquisições - O processo de document ação das decisões de compras do projeto, especificando a abo rdagem e identificando fornecedores em potencial.12.2 Realizar as aquisições - O processo de obtenção de respostas de fornecedores,seleção de um fornecedor e adjudica ção de um contrato.12.3 Administrar as aquisições - O processo de geren ciamento das relações de aquisição, monitorando o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções conforme necessár io.12.4 Encerrar as aquisições - O processo de finalizar todas as aquisições do projeto.
� O planejamento das aquisições é o processo de identificar que necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da contratação de produtos ou serviços fora da organização do projeto.
� Envolve considerações sobre quando, como, o que, quanto, e onde contratar.
� No caso de contratação externa , os processos desde a preparação das aquisições até o encerramento do contrato deverão ser executados para cada item de produto ou serviço requerido.
� A equipe de projeto, sempre que necessário, deve procurar suporte de especialistas no assunto de contratação e compra.
O que vamos Comprar / Contratar ? DT( SOW)� Através do documento chamado Declaração do Trabalho , (SOW –
Statement of Work) são descritas com o máximo de clar eza e precisão possível o objeto do contrato.
� A complexidade deste documento varia de acordo com o que pretendemos adquirir. Para compras de equipamentos e materiais, por exemplo, empresas de engenharia utilizam documen tos como Folhas de Especificação e Requisições de Materiais onde são apresentadas todas as características técnicas do i tem a ser comprado.
� A DT deve ser o mais completa possível, para evitar dúvidas e interpretações inadequadas por parte dos fornecedor es ao elaborar a proposta.
� Para o desenvolvimento da DT, são utilizados como dados de entrada entre outros a declaração do produ to.
� A declaração do escopo se difere da DT uma vez que refere-se a produto final do projeto enquanto a DTdescreve a porção do que vai ser adquirido. Quando a opção da organização for adquirir o projeto inteiro, a distinção entre os termos desaparece.
� Em alguns casos quando não é possível definir o produto a ser adquirido, pode ser utilizado o docume nto SOO Statement of Objectives , ou seja, Declaração de Objetivos.
Definir se será criada uma equipe específica para compras dentro do projeto ou se vai ser delegado à equipe de compras da organização (quando existir).
A avaliação de quem vai comprar e qual seria a melhor estrutura vai depender de uma análise econômica financeira das opções envolvidas.
Quem vai comprar ou contratar ?Estrutura de Contratação
Qual a forma de Contratação ?� Contratos de Preço Fixo (Preço Fechado ou Lump-Sum)
� Necessita de DT bem definido
� Demanda tempo para recebimento da proposta� Podem ocorrer solicitações de esclarecimentos
Tipos de Contratos Preço Fixo:� PFG – Contrato de Preço fixo garantido� PFRI – Preço fixo com remuneração de incentivo� PF-AEP – Preço fixo com ajuste econômico do preço
Qual a forma de Contratação ?� Contratos de Custos Reembolsáveis
� Necessita de uma Controle maior
� Contratação rápida� Não há transferência de risco
Tipos de Contratos Custo Reembolsável:� CMRF – Contratos de custo mais remuneração fixa� CMRI – Custo mais remuneração de incentivo� CMRC –Custo mais remuneração concedida
Qual a forma de Contratação ?� Contratos por tempo e material (T & M)
É um meio termo entre o contrato por preço fixo e contrato com reembolso de despesas. Existem alguns
valores que são definidos, por exemplo: Custo do HH de um engenheiro, entretanto o valor total não é conhecido quando o contrato é ganho e é necessário um controle muito grande do projeto que está sendo realizado.
� Target Cost (TC) = Meta de Custo� Target Profit (TP) = Meta de Lucro� Target Price (TC + TP) = Meta de Preço� Ceiling Price (CP) = Teto de preço (lucro R$0,00)� Share Ratio (SR) = Relação de divisão de lucros e
prejuízos� Point of Total Assumption (PTA) = Ponto onde o
contratado assumirá todos os demais aumentos sozinho
A preparação das aquisições envolve preparar osdocumentos necessários para suportar o
processo de licitação.
IFB – Invitation for Bid , Convite para Licitação :Contratos com preços altos e baixa complexidade . Decisão em função da proposta com menor preço.
RFQ – Request for Quotation , Solicitação de Cotação : Fornecimento relativamente complexo com custo não muito significativo dentro do projeto , neste caso é enviada uma cotação onde a decisão leva em conta dois fatores o preço e o tipo de solução proposta.
EDITAISCondições de comprovação da capacitação jurídica, f iscal,
financeira, econômica e técnica do licitanteInstruções aos licitantesCondições gerais de fornecimentoCondições específicasMinuta do contrato a ser celebradoRelação de documentos técnicos , tais como desenhos ,
especificações, padrões, etcProcedimentos de segurançaRequisitos para apresentação da propostaCondições de Garantia de participação (caução)
Para quem vamos solicitar as propostas ?LISTAS DE FORNECEDORES pré-qualificados.� Entendimento da necessidade. � Custo geral ou do ciclo de vida. � Capacidade técnica. � Risco. � Abordagem de gerenciamento. � Abordagem técnica. � Garantia. � Capacidade financeira. � Capacidade de produção e interesse. � Tamanho e tipo da empresa. � Desempenho passado � Referências. � Direitos de propriedade intelectual. � Direitos de propriedade.
TÉCNICAS PARA SELEÇÃOSistemas de Ponderação : Onde são atribuídos pesos numéricos aos
critérios de avaliação.
Sistema de Triagem (Screening System) : Utilizam critérios de desempenho predeterminados para classificar os fornecedores . (Sistemas de ponderação e Classificação são utilizados normalmente em conjunto).
Estimativas Independentes : São estimativas preparadas pelo comprador para servir de base na negociação do contrato.
Negociação Contratual : Envolve o esclarecimento e o acordo mútuo da estrutura e requerimentos do contrato antes da sua assinatura. Uma tática da negociação contratual é o Fait Accompli (fato consumado) que acontece quando uma das partes tenta convencer a outra de que uma questão específica não pode ser alterada neste caso, é argumentado que a questão discutida foi documentada e aceita como parte da verificação do escopo .
� A administração dos contratos é o processo de assegurar que o desempenho do fornecedor está adequado aos requerimentos contratuais.
� Em grandes projetos, com diversos fornecedores de produtos e serviços, um aspecto chave da administra ção dos contratos é gerenciar as interfaces entre os di versos fornecedores.
� A natureza da relação contratual obriga que a equip e do projeto, ao administrar o contrato, esteja perfeita mente ciente das implicações legais das ações tomadas.
O contrato é um projeto dentro do projeto, assim sendo, engloba a
aplicação dos processos apropriados de gerenciamento de projetos às relações contratuais
� Orientar e gerenciar a execução do projeto (4.3) para autorizar o trabalho do fornecedor na ocasião apropriada;� Reportar o desempenho (10.5)� Realizar o controle da qualidade (8.3) � Realizar o controle integrado de mudanças (Seção 4.5)� Monitorar e controlar os riscos
SISTEMA DE CONTROLE DE MUDANÇASCONTRATUAIS que se caracteriza por umprocesso formal que exige autorizações paraimplementar alterações .As mudanças cujas partes não entram em acordo chamam-semudanças contestadas, que resultam em pleitos ou reivindicações .
As MUDANÇAS CONTRATUAIS aprovadas (Change-orders) vãorealimentar os processos de planejamento.
Administrar as Aquisições
MUDANÇAS CONTRATUAISÉ muito comum durante o contrato surgiremREQUISIÇÕES DE MUDANÇA na descrição
REQUISIÇÕES DE PAGAMENTOConforme acertado no contrato, o fornecedor deve submeterFATURAS DE PAGAMENTO , e/ou boletins de medição para aprovação da gerencia do contrato
Os pagamentos são normalmente, processados pelo sistema de contas a pagar da organização (SISTEMAS DE PAGAMENTO ), nestes sistemas devem estar previstas as aprovações apropriadas pela equipe de projeto. Após a devida autorização do pagamento os sistemas (quando externos ao sistema de contas a pagar da organização) emitem REQUISIÇÕES DE PAGAMENTO , se o projeto tiver um próprio sistema de pagamento a saída seria “pagamento”.
O encerramento do contrato é similar ao encerrament o administrativo na medida em que ele envolve tanto a verificação do produto quanto o fechamento administrativo.
Os termos e condições contratuais podem determinar procedimentos específicos para encerramento do contrato.
O término precoce de um contrato é um caso especial de encerramento do contrato.
Como técnica deste processo podem ser realizadasAUDITORIAS DE AQUISIÇÃO
Esta auditoria é uma revisão estruturada de todo o processo de aquisição de bens e serviços, desde o planejamento das aquisições até a
administração do contrato.O objetivo da Auditoria de Aquisições é identificar sucessos e fracassos de formaa proporcionar um aprendizado para a empresa e permitir que corrija os processos ou procedimentos com problemas revelados na auditoria.
contrato deve ser criado oARQUIVO DO CONTRATO , comtodos os documentos referentes
ao mesmo, estes documentosserão parte das entradas doencerramento administrativo.
Um contrato só pode ser considerado legalmente encerrado através da emissão de um documento formal, assinado pela organização responsável em administrar o contrato , declarando assim a ACEITAÇÃO FORMAL E FECHAMENTO DO CONTRATO
È importante entender que embora o contrato procure amarrar todos os pontos e transferir o máximo de riscos para o fornecedor é bom que exista sempre uma certa margem de negociação e tolerância durante o desenvolvimento do trabalho.
“Uma organização e os seusfornecedores são interdependentes.Uma relação de benefícios mútuosaumenta a capacidade de ambos
Saber ouvir o cliente e buscar oentendimento entre as partes, saber até onde ceder numa negociação, sem abrir mão dos interesses dos stakeholders , é muito importante ao longo de qualquer processo e neste caso se torna mais crítico pois existe uma interface externa .
Um bom trabalho do gerente pode fazer a diferença.