Gerencia de HHRR

Universidad Latina De Panamá

Gerencia De Recursos Humanos

Prof. Jorge De Ycaza

Evaluación De Desempeño

Integrantes:

Fecha De Entrega:

Abril 20, 2015

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Índice

Introducción 3

1. Aspectos Generales del Proyecto 4

1.1. Antecedentes del Proyecto 4-5

1.2. Estado Actual del Problema 6

1.3. Objetivos Generales 7

1.4. Objetivos Específicos 7

1.5. Cobertura y Delimitación 8

1.6. Justificación del Proyecto 8

1.6.1. Importancia

8

1.6.2. Aportes 9

2. Propuesta 10-24

3. Conclusiones 25-27

Bibliografía 28

Anexo 29

2

Introducción

En la actualidad la capacitación en las organizaciones es

de vital importancia porque contribuye al desarrollo de

los colaboradores tanto personal como profesional. En la

actualidad la capacitación en las organizaciones es de

vital importancia porque contribuye al desarrollo de los

colaboradores tanto personal como profesional.

Las empresas deben encontrar mecanismos que den a sus

colaboradores los conocimientos, habilidades y actitudes

que se requiere para lograr un desempeño óptimo.

En capacitación se diseñan programas para transmitir la

información relacionada a las actividades de cada

organización. Mediante el contenido de éstos, los

colaboradores tienen la oportunidad aprender cosas

nuevas, actualizar sus conocimientos, relacionarse con

otras personas, es otras palabras, satisfacen sus propias

necesidades, mediantes técnicas y métodos nuevos que

ayudan aumentar sus competencias, para desempeñarse con

3

éxito en su puesto, permitiendo a su vez a las

organizaciones alcanzar sus metas.

1. Aspectos Generales del proyecto

Elaboraremos un plan de capacitación para la empresa,

PriceSmart, Inc. Este plan de capacitación debe ser elaborado

para capacitar un proceso ya existente en el club de Calí,

Colombia que es la sucursal donde se identificó el problema y

actualmente es la única sucursal con problemas de recibo y

transferencia de mercancía.

El proceso de recibo y transferencia está escrito y comunicado

mediante un manual en el 2009. En el 2014 se aperturo un

Centro de Distribución que en el pasado no existía y esto

genero nuevos tipos de transacciones. Por consiguiente, el

proceso actualizado no está aún escrito ni mucho menos

comunicado.

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1.1 Antecedentes del Proyecto

PriceSmart es el mayor operador de clubes por membresía en

Centro América y el Caribe, con más de 1,182,355 membresías.

Las oficina corporativa de PriceSmart están ubicadas en San

Diego, opera 36 clubes en 12 países.

Los clubes de compras por membresía venden artículos de

consumo básico tanto a personas particulares como a empresas,

haciendo énfasis en la calidad y los precios bajos. Usualmente

un 50% de los artículos los componen productos fabricados en

los Estados Unidos, y el 50% restante está compuesto por

artículos locales que incluyen marcas comerciales y privadas.

Los clubes PriceSmart de compras por membresía son más

pequeños en tamaño que sus semejantes en los Estados Unidos, y

se encuentran ubicados en áreas urbanas para sacar provecho de

las grandes concentraciones de población. El costo promedio

anual de la membresía es de $35 para socios individuales y de

$75 para membresías Platinum, para negocios.

Al 31 de agosto de 2014, la compañía tenía 33 clubes de

membresías consolidados operando en 12 países y uno en

territorio de Estados Unidos (seis en Costa Rica, cuatro en

5

Panamá y Trinidad, tres en Guatemala, Honduras, Colombia y la

República Dominicana, dos en El Salvador y uno en cada uno en

Aruba, Barbados, Jamaica, Nicaragua y las Islas Vírgenes

estadounidenses), de los cuales la Compañía es dueña del 100%

de las entidades jurídicas. En octubre del año fiscal 2014,

la compañía abrió su sexto club de membresías en Costa Rica en

La Unión, Cartago, y en mayo del año fiscal 2014, la compañía

abrió su tercer club de almacén en Honduras en Tegucigalpa,

segundo de la compañía en la ciudad capital de Tegucigalpa. En

enero del año fiscal 2014, la Compañía adquirió tierras en la

zona sur de Pereira, Colombia y en la ciudad de Medellín,

Colombia y tierras arrendadas en la ciudad de Bogotá,

Colombia. La Compañía está construyendo nuevos clubes de

membresía en estos tres sitios, y abrieron el club de Bogotá

el 29 de octubre de 2014 y los planes para abrir los otros dos

sitios en noviembre de 2014. Junto con los tres clubes de

almacenes que operan actualmente en Colombia (una en

Barranquilla y dos en Cali), estos tres nuevos clubes traerán

el número de clubes de compras por membresía PriceSmart que

opera en Colombia a seis. En septiembre de 2014, la Compañía

adquirió terrenos en La Chorrera ("Costa Verde"), al oeste de

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la Ciudad de Panamá. El quinto club para Panamá, está

programada para abrir en Julio de 2015.

1.2. Estado Actual del Problema

La mercancía que llega a los clubes, llegan por medio de

contenedores. Al momento de recibir la mercancía, esta debe

ser contada por dos contadores del área de recibo cada uno 2

veces para validar la operación matemática. En la orden de

compra se coloca la aritmética, la cantidad contada, y la

firma de ambos contadores. Luego de este procedimiento manual,

la secretaria de recibo procede a ingresar las cantidades

recibidas en el sistema. Al momento de ingresar la mercancía

en el sistema, el inventario se actualiza e indica las

cantidades recibidas del producto más los costos de ventas de

la mercancía la cual es un proceso automático que ya está

calculado en el sistema previamente mediante el comprador.

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El problema que presenta actualmente el club de Calí es que al

momento de recibir la mercancía, no validan si los costos de

ventas del producto ingreso en el inventario y como es el

único club que utiliza el Centro de Distribución,

inmediatamente al momento de recibir la mercancía, la

trasladan al centro de distribución mediante un ajuste de

inventario.

Existen momentos en el cual el costo de ventas de la mercancía

no ingresa y este debe ser revisado por el Gerente de Control

de Calidad que está localizada en las oficinas centrales en

Panamá.

El club al no revisar si los costos ingresaron, traslada la

mercancía sin costos causando así, error en el margen bruto

del producto.

Es importante mencionar que ningún departamento de recibo

requiere revisar si los costos de ventas ingresaron en el

inventario pero dado el caso de que el club de Calí realiza

transferencias al centro de distribución por problemas de

espacio, entonces es necesaria la revisión de costos

previamente al traslado al centro de distribución. En caso tal

que los costos de ventas no ingresaron, el Gerente de Control

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de Calidad tiene la opción en sistema para arreglar los costos

y forzarlos al inventario. Si la revisión se da por parte del

Gerente de Control de Calidad antes de transferir la mercancía

al Centro de Distribución, al momento de transferir la

mercancía también se transferiría con los costos y no se

afectaría los márgenes brutos.

1.3. Objetivos Generales

A. Buscar solución al problema presentado en el Club de

Calí para poder asegurar un inventario íntegro y

actualizado correctamente.

B. Capacitar al personal de recibo para que sigan los

procedimientos adecuados de la compañía y así no generar

errores en el sistema que si se deja pasar por alto

representaría pérdida monetaria.

1.4. Objetivos Específicos

A. Crear un manual de procedimiento actualizado a medida

que se observa el funcionamiento de la operación y que el

mismo sirva para futuras capacitaciones.

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B. Proponer alternativas y recomendaciones para el

mejoramiento de la operación.

C. En el futuro los otros clubes pueda que también

utilicen las transferencias al Centro de Distribución y

sea el personal de recibo de Cali que de la capacitación,

en vez de asignar recursos adicionales que generan gastos

significantes.

1.5. Cobertura y Delimitación

La capacitación se dictara al departamento de recibo del

Club de Calí y se invitara al Gerente de Club y al

Asistente del Gerente de Club.

El departamento de recibo está conformado por las

siguientes posiciones:

Gerente de Recibo (1)

Supervisor de Recibo (1)

Secretaria de Recibo (1)

Contadores y chofer de montacargas (4)

10

1.6. Justificación del Proyecto

1.6.1. Importancia

Realizar esta capacitación es importante ya que permitirá

desarrollar al personal del departamento de recibo,

tomando en cuenta sus necesidades y buscar la mejor

actitud, conocimiento, habilidades y conductas del

personal.

Buscaremos perfeccionar al colaborador en su puesto de

trabajo en función de las necesidades de la compañía,

mediante un proceso estructurado y escrito con metas bien

definidas.

1.6.2. Aportes

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A. Como capacitadores, realizaremos el manual operativo

escrito, donde detallaremos mediante flujogramas el

procedimiento actual de recibo de mercancía y traslado al

centro de distribución.

Este manual operativo, se imprimirá y distribuirá a los

participantes de la capacitación para asegurar una mejor

comunicación y futuras capacitaciones.

B. Aseguraremos el entendimiento del proceso de todos los

participantes con el objetivo de generar a un grupo de

expertos y que estos sean los nuevos capacitadores para

la región de Colombia.

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2. Propuesta

Una vez identificadas las oportunidades de

mejoramiento, analizados los costos en los cuales está

incurriendo la compañía, las deficiencias del proceso,

consideramos que es pertinente ajustar la operación

tanto a nivel de políticas y procedimientos.

Es evidente que la compañía debe estandarizar los

procesos, especialmente en el área donde se administra

y custodia el capital de la compañía, sugerimos que se

realice cuanto antes el levantamiento, elaboración e

implementación de los procedimientos del área para de

esta forma tener un mejor control de la misma.

Simplificar algunos subprocesos a través de la

reasignación de funciones. Esto servirá con el

propósito de no cometer errores anteriores, además de

13

que se tendrían actividades específicas, garantizando

así un mejor control de inventario.

El desarrollo del personal es indispensable, por tal

razón recomendamos que todo el personal involucrado en

el recibo de mercancía participe en una capacitación

brindada por el equipo de Control de Calidad para

identificar y mejoramiento continuo de los procesos

estandarizados de la compañía.

La capacitación será continua a puestos específicos. Es

una herramienta administrativa que ayudara a mantener

al personal actualizado con los diferentes procesos

administrativos que la empresa desarrolla y requiere,

así mismo los hará más competitivos para desempeñar

mejor sus funciones.

Dar seguimiento a todo el proceso, cumpliendo con los

parámetros establecidos el cual lleva una secuencia

ordenada de pasos que permiten desarrollar el buen

desempeño del personal en las actividades asignadas.

Será necesario revisar cada seis meses el desarrollo y

funcionamiento de las operaciones para dar seguimientos

14

y solución a los problemas que se encuentren dentro del

proceso.

Considerando el sistema de mejora continua en los

procesos de administrativos de recibo de mercancía en

el cual se dará seguimiento a los resultados obtenidos,

esta información será de vital importancia para la toma

de decisiones, en el cual tendrá que ser transmitido a

todos los miembros que conforman la compañía. Lo cual

servirá para brindar sugerencia que ayude a dar

soluciones a las deficiencias que se presenten.

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Plan de Acción:

Definiremos las actividades complementarias con la finalidad

de estableces una posible guía a seguir para la

implementación de los procesos propuestos.

El plan de acción se presenta como un bosquejo de las

actividades a seguir para la implementación del sistema de

mejora continua, en el cual además se encuentra plasmado las16

Fase

principales etapas o fases del proceso, las actividades

relacionas a dichas etapas y los responsables que

desarrollan cada uno de ellas durante su fase de

implementación.

Presupuesto:

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El equipo de capacitación se encuentra localizado en las

oficinas centrales en Panamá. Este grupo de capacitadores de

4 profesionales deben de ser trasladas a la ciudad de Calí

por cuatro días consecutivos. Los gastos de la capacitación

será cargado a la cuenta de capacitación de Calí, Colombia.

Los gastos a ser considerados son los siguientes:

Pasaje de avión en Copa Airlines de Ida y Vuelta para 4

personas.

Hospedaje en el Hotel Intecontinental, Calí para 4

personas por 3 noches y 4 días.

Alimentación diaria para cuatro personas.

Traslado de hotel al Club y de Club al hotel para

cuatro personas.

Estimación de Otros gatos.

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A continuación

presupuesto

estimado para el proceso de capacitación:

Pasaje de avión en Copa Airlines:

Hospedaje en Hotel Intercontinental Calí:

Alimentación diaria para los capacitadores:

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Para el cálculo de alimentación se estima B/. 65.00 diarios

por día y por persona.

Traslado interno en Calí, Colombia:

Cuota fija ya proporcionada por el servicio de transporte.

Otros gastos:

20

Por política de la empresa, se estima B/.100.00 para gastos

imprevistos.

Presupuesto Total:

Se estima en gastos totales para la capacitación de B/.

5,205.20. Por políticas de la empresa, todo colaborador que

reciba viáticos debe de presentar facturas y realizar reportes

de gastos para justificar los gastos. En caso tal de que el

colaborador incurra en menos gastos o se exceda en gastos,

según sea el caso ambos serán reconocibles por la empresa.

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Manual Operativo:

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Los manuales operativos serán preparados en flujogramas de

todos los procesos y controles que se realizan dentro del

departamento de recibo. Se indicara los responsables y pasos a

seguir por orden y variables.

Una vez que los manuales operativos sean preparados deben de

pasar por la aprobación del Gerente de Procesos y Auditoría

Interna para su comunicación.

El objetivo del manual operativo es de mantener los procesos

escritos para que en el transcurso de la operación si los

operadores mantienen dudas pueden recurrir al manual para

consultas.

Otro objetivo para realizar el manual, es para futuras

capacitaciones ya que PriceSmart está en un periodo de

crecimiento y se estima que todos los clubes en un futuro

utilicen el centro de distribución para propósitos de

almacenamiento y distribución de mercadería.

A continuación podrán encontrar ejemplos de los manuales

operativos a desarrollar:

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27

Capacitación:

Día 1:

El primer día se reservara para que los capacitadores puedan

llegar al club de Calí y cumplir con los protocolos de

presentación y reunión inicial de la capacitación “Kick Off

Meeting”

Se contara con un horario de trabajo para cada día, a

continuación horario del día 1:

Luego de la reunión inicial, se procederá a reunir a todo el

departamento de recibo con los capacitadores para que los

capacitadores puedan observar el proceso actual y participar

activamente en la operación diaria del departamento de recibo.

28

Al final de la observación y participación de las funciones

diarias de recibo, los capacitadores deben de analizar los

procedimientos diarios y presentar observaciones y

recomendaciones con el personal de recibo como proceso de

retroalimentación.

Día 2:

El horario del segundo día es el siguiente:

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El segundo día se reservara para capacitar a todo el personal

del departamento de recibo basado en las observaciones dadas

del día anterior.

Durante las horas de la mañana es importante por parte de los

capacitadores escuchar a los operadores sobre las necesidades

del departamento de recibo. Es indispensable por parte de los

capacitadores poder definir cuáles son las dificultades que

presenta el departamento de recibo en la actualidad y como

capacitadores ser capaz de poder resolver las necesidades y

dificultades que presentan los operadores.

Al finalizar el día, se reservara una cena con los

capacitadores y colaboradores para propósitos de convivencia y

conocer personalmente a todos los integrantes del equipo ya

que ellos serán el nuevo grupo de capacitadores para la región

de Colombia.

Día 3:

El horario del tercer día es el siguiente:

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El día 3 será utilizado para monitorear las actividades luego

de haber dado la capacitación el día anterior. Los

capacitadores revisaran las actividades diarias con la

implementación de los procesos nuevos y solucionaran cualquier

problema que se presente y si no escalar el problema al

departamento correspondiente, según sea el caso. También deben

analizar si nuevas necesidades se presentan dentro del

departamento de recibo para nuevas consideraciones.

Día 4:

El horario del cuarto día es el siguiente:

31

El día 4 representa la culminación de la capacitación y es

reservado para cualquier inquietud que se presente por parte

de los operadores. Se seguirá monitoreando las actividades y

al finalizar la jornada habrá un periodo de retroalimentación

y consideraciones finales.

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Conclusiones

Los administradores deben tener en cuenta la importancia

de la capacitación para la actualización a fin de

reforzar las habilidades que tienen los trabajadores y

ponerlos al día en los avances de su campo. Además,

reunir al personal les permite intercambiar ideas y

escuchar sugerencias y ello puede representar una

experiencia que fortalezca al equipo

La capacitación es una herramienta fundamental para la

Administración de Recursos Humanos, que ofrece la

posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la

empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a

las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro

como fuera de la organización.

Toda empresa debe ser capaz de identificar las fortalezas

y debilidades de cada de departamento que conforme la

operación así también de las necesidades que cada

colaborador requiera para poder ejercer sus funciones

33

adecuadas según las políticas y procedimientos de la

compañía.

Para que una capacitación sea adecuada y efectiva, la

organización debe de contar con procedimientos y

políticas que identifiquen el propósito y metas al que se

quiere alcanzar para un funcionamiento eficiente. Al

identificar fallas en los procesos es donde la

capacitación es obligatoria.

Las capacitaciones también se pueden dar para reforzar

procedimientos sin necesidad de tener fallas. El

reforzamiento suele ser provechoso ya que siempre hay

personal nuevo o transferido que se les haga conveniente

repasar ciertos puntos de un proceso.

Es necesario evaluar la competencia de cada trabajador

para que pueda desempeñarse en forma independiente. El

personal debe tener la oportunidad de demostrar sus

conocimientos prácticos sin humillaciones ni riesgos

personales.

Para resultar eficaz, un programa de capacitación debe

establecer los temas adecuados a las necesidades. El

entrenamiento práctico es, por lo general, más eficaz que

34

el teórico. Hay una gran diferencia entre la explicación

de una tarea y la transmisión de conocimientos prácticos.

La capacitación como el adiestramiento en Recursos

Humanos son factores determinantes para el cumplimiento

de los objetivos de toda organización. Desarrollar tanto

actitudes como destrezas, crecimiento personal y

profesional, en los trabajadores y empleados permite que

éstos desempeñen su trabajo con mayor eficiencia y

calidad.

La capacitación es, por tanto, una inversión para la

organización. Pues los resultados que se obtienen de ella

no sólo benefician al empleado, sino que contribuye al

logro de los objetivos empresariales.

La utilización efectiva de los recursos humanos de una

organización depende de la correcta aplicación de las

fases de capacitación y adiestramiento, que se han

descrito anteriormente, tales como: Detectar necesidades

de capacitación; identificar los recursos para la

capacitación y adiestramiento, diseño del plan de

capacitación; ejecución del programa de capacitación, y

la evaluación, control y seguimiento del mismo.

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Esta labor también permite establecer y reconocer

requerimientos futuros, asegurar a la empresa el

suministro de empleados calificados y el desarrollo de

los recursos humanos disponibles.

La evaluación del desempeño juega un papel muy importante

en el desarrollo de los recursos humanos de una

organización, pues su correcta aplicación se convierte en

un medio de motivación y estímulo en los empleados, que

finalmente termina beneficiando a la organización.

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Bibliografía

1. Internal.pricesmart.com

2. http://www.pymempresario.com/microempresas/la-

importancia-de-la-capacitacion/

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Anexos

Matriz de procedimientos descritos por orden de

secuencia.

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