Gelimi PDF Yükleme Talimatları nasıl kullanılır...Genel Bakıúa Dön Adım 1: PDF’i alın Bu hizmeti kullanmak için Hapag-Lloyd ile iletişime geçin Hapag-Lloyd’un PDF

Gelişmiş PDF Yükleme Talimatları nasıl kullanılır

Adım 1: PDF’i alın ………......................................................................................................................................... 2

Bu hizmete başvurmak için Hapag-Lloyd ile irtibata geçin ……………………………………… 2

Önceden doldurulmış PDF e-mail olarak gelsin ................................................................ 2

PDF’i açın ve bilgisayarınız üzerindeki uygun bir klasöre kaydedin..……………………….. 3

Adım 2: PDF Yükleme Talimatını doldurunuz......................................................................................................... 4

Bazı veriler halihazırda Hapag-Lloyd tarafından önceden doldurulmuştur…………………. 5

Kalan verileri düzenleyin ................................................................................................... 5

Dokümanı ihtiyaca göre dinamik olarak genişletin ............................................................... 6

Veri formatı otomatik olarak kontrol edilmektedir................................................................ 8

24 saat kurallarına uygun “Gerçek Yükleyici & Gerçek Alıcı” nasıl girilir (örn. AMS veya ACI için) …… 9

Adım 3: Kendi şablonlarınızı oluşturun/kullanın ……………………........................................................................... 14

Bir şablon oluşturun ......................................................................................................... 14

Şablonlardan veri alın .................................................................................................... 15

Adım 4: Formu Hapag-Lloyd’a gönderin ………………………............................................................................. 16

“Yeni bir tane Oluşturun” veya “Önceden gönderilen Konşimento Talimatını Değiştirin” seçin . 16

Bütün zorunlu alanların doldurulduğundan emin olun ......................................................... 17

Belgeyi e-mail ile Hapag-Lloyd’a gönderin ........................................................................ 18

Hapag-Lloyd müşterilerine Yükleme Talimatlarını kullanılması basit ve kolay PDF belgeleri ile

elektronik ortamda sunmaları için bu gelişmiş hizmeti sunmaktadır. PDF belgeleri rezervasyon verileri

ile önceden doldurulmuştur, e-mail ile gönderilir ve ücretsiz olarak edinebileceğiniz Adobe Reader ile

düzenlenebilir.

1 2

Önceden doldurulmuş PDF Sevkiyat Talimatlı E-mail

4

Çevrimdışı

Adobe Reader’lı

Bilgisayar

3

Doldurulmuş PDF Sevkiyat Talimatlı E-mail

1

YÜKLEME TALİMATLARI

Genel Bakışa Dön

Adım 1: PDF’i alın

Bu hizmeti kullanmak için Hapag-Lloyd ile iletişime geçin

Hapag-Lloyd’un PDF Yükleme Talimatını almak için bütün yapmanız gereken e-mail adresinizi vermek.Kurulum sonrasında Hapag-Lloyd size yükleme talimatı cut-off’undan 4 gün önce her rezervasyonunuz için önceden doldurulmuş bir PDF formu otomatik olarak gönderecek. Eğer belgelerin size başka bir zamanda ulaşmasını istiyorsanız, Hapag-Lloyd ile irtibata geçiniz.

Önceden doldurulmuş PDF e-mail olarak geliyor

Yeni PDF Yükleme Talimatlarını e-mail kutunuzda bulacaksınız. E-mailin konusu Rezervasyon

Numaranızı ve rezervasyon esnasında verdiğiniz her türlü referansı içerecek. PDF Yükleme Talimatı formu e-maile eklenmiş olarak gelecektir.

HLSI E-mail gönderimi Saygılarımızla, 15.05.2008 PDF yükleme talimatınız ektedir.

Okumak için Adobe Reader yazılımını kullanın. Saygılarımızla Hapag-Lloyd HAMBURG Ofisi

2


Genel Bakışa Dön

PDF’I açın ve bilgisayarınız üzerindeki uygun bir klasöre kaydedin

PDF Yükleme Talimatı formunuzu doğrudan e-mailinizden açın. .

Açmak için çift tıkla

Hapag-Lloyd Yükleme Talimatlarınızı düzenlemek için bilgisayarınızdaki

uygun bir klasöre kaydetmelisiniz.

1.burayı tıklayın

2. Hapag-Lloyd PDF Yükleme Talimatlarınızı kaydetmek için uygun bir klasör bulun veya oluşturun

3.buraya tıklayın

3 Genel Bakışa Dön


Genel Bakışa Dön

Adım 2: PDF Yükleme Talimatınızı doldurun

Belge bir Konşimentoya benzer. Birkaç tane düzenlenebilir alan içermektedir.

Görmek için “Alanları Vurgula” tıklayın.

Buraya tıklayın

Düzenlenebilir alanlar

Önceden doldurulmuş veriler

4


Bazı veriler Hapag-Lloyd tarafından önceden doldurulmuştur

Genel Bakışa Dön

Hapag-Lloyd aşağıdaki rezervasyon verilerinizi belge üzerinde önceden doldurur:

• Sevkiyat No (Rezervasyon No) • Gemi(ler) & Sefer No(lar) • Yükleme ve boşaltma limanları • Kabul ve teslimat yerleri • Hareket Tipi • Rezervasyonu yapılmış konteynerlerin numarası • Konteyner Numaraları (eğer halihazırda belirlenmişse) • B/L Numaraları (eğer halihazırda belirlenmişse) • Ara konşimento numaraları (eğer halihazırda belirlenmişse)

Kalan verileri düzenleyin

Bilgileri doğrudan düzenlenebilir alanlara girebilirsiniz veya başka kaynaklardan bilgi girişi yapmak

için kopyala yapıştır fonksiyonlarını (CTRL+C / CTRL+V) kullanabilirsiniz.

Alıcının henüz belirlenmemiş olması halinde “Emrine” bayrağını kullanabilir ve ilgili alanı düzenleyebilirsiniz (örn. “Yükletenin Emrine”).

En iyi uygulama için özel müşteri referanslarınızı ya “Yükletenin Referansı” ya da “Alıcının Referansı” altında işleme almanız tavsiye edilir. Bir “Referans” dahil ettiğinizde ayrıca ilgili “Adresi” de vermeniz gerektiğine dikkat edin.

Önceden tahsis edilmiş konşimento numaraları konşimento numarası alanında gösterilmektedir. Konşimentoyu güncellemek istemeniz halinde ilgili konşimento numarasını seçiniz.

5-bölüm-tarife ücretleri prepaid (yükleyici ödemeli) veya collect (alıcı ödemeli) olarak belirlenmeli. Bu ya

ayrı ayrı ya da “Hepsi Yükleyici Ödemeli”/ “Hepsi Alıcı Ödemeli” kısımlarını seçmek suretiyle tek seferde

yapılabilir. Ön Taşıma Ücretleri ve Son Taşıma Ücretleri sadece Kapı teslim rezervasyonlarda belirlenebilir.

Hapag-Lloyd’un Birleşik Devletler/Kanada yüklerinde geçiş ve bildirim işlemlerini yapmasını istiyorsanız,

“Remarks (Ek bilgiler)” alanına gerçek yükleyici ve gerçek alıcı bilgilerini ekleyiniz.

Teslim Alım ve Kapı Teslim Yeri bölümlerine veri girdiğinizde ve rezervasyonunuz bu şekilde değilse bir uyarı alacağınıza dikkat edin. Eğer bu alanlar akreditif şartlarınız için gerekliyse, bu uyarıyı gözardı edebilirsiniz.



Konteyner ve kargo ile ilgili bütün veriler aşağıdaki sayfaya(lara) girilebilir. Genel Bakışa Dön

Bu sayfa rezervasyonunuzdaki kadar konteyner (ve ayrıca olası konteyner numaralarını) ve konteyner başına bir kargo bilgisi içerir. Daha fazla konteyner/kargo işleme almak için ekleme yapılabilir (aşağıdaki bilgilere bakınız).

Belgeyi ihtiyacınıza göre genişletebilirsiniz

Belge Yükleme Talimatınızda sunmanız gereken ve ihtiyaç duyulan tüm temel bilgileri ve alanları içerir.

Bilgileriniz için daha fazla yere ihtiyaç duyduğunuzda doküman dinamik olarak genişletilebilir:

• Uygun alana İhbar Adresini girebilirsiniz. Daha faza İhbar Adresi girmeniz gerekiyorsa İhbar Adresi alanının yanındaki “Daha fazla ekle” butonunu tıklayın.

Buraya tıklayın



Genel Bakışa Dön

• İlave İşaretler (örn. AMS/ACI gerçek yükleyici ve gerçek alıcı bilgileri için) bölümünde

daha fazla alana ihtiyaç duymanız halinde aynı şekilde İşaretler alanının yanındaki

“Daha fazla ekle” butonunu tıklayabilirsiniz.

Burayı tıkayın

“Daha fazla” butonunu tıkladığınızda belgeye ilave bir sayfa yerleştirilecektir.

Bu sayfalar 2. ve 3. ihbar bilgisi ve ek bilgiler için alanlar içermektedir.

İkinci sayfaya ihtiyaç duymamanız halinde sadece “Bu sayfayı çıkart” butonunu tıklayın. Ancak bu sayfaya girmiş olduğunuz tüm bilgilerin kaybolacağını dikkate alınız.



Genel Bakışıa Dön

Takip eden sayfalardaki konteyner ve kargo bilgileri ile ilgili alanlar da genişletilebilir. Konteynerleri ve

kargoları kopyalayabilir, ekleyebilir ve çıkartabilirsiniz.

Konteynerleri & kargoları

kopyalamak/eklemek/ çıkartmak için butonlar

Kargoları ve/veya konteynerleri çıkartırken bu sayfaya girmiş olduğunuz tüm bilgilerin

kaybolabileceğini dikkate alınız. Ayrıca bir Yükleme Talimatı en az bir konteyner ve bir kargo içermelidir. Bu nedenle son konteyner/kargo silinemez.

Veri formatı otomatik olarak kontrol edilir

Veri girişi yapılırken özel bir format ile uyumlu olunması gerektiğinde maksimum veri kalitesinin

sağlanması için yaptığınız işlemler otomatik olarak kontrol edilir.

Veri girişi yapılırken özel bir format ile uyumlu olunması gerken alanlar arasında Konşimento numarası, Konteyner numaraları ve Birimler gelmektedir.

Konteyner numaralarının ISO standartları (örn. 4 karakter, 2 boşluk, 7 hane: ‘ABCD 1234567’) ile uygunluk içerisinde olması beklenmektedir.

Farklı bir formatta geçerli bir konteyner numarası girdiğinizde (örn. önek ile numara arasında boşluk olmadan) ISO normuna uyması için otomatik olarak yeniden formatlanacaktır. Aşağıdaki diyalog görünecektir:



Back to Overview

Eğer konteyner numarası gerçekten ISO standartlarına uymuyorsa, aşağıdaki şekilde bilgilendirme yapılacaktır:

Girilen konteyner numarasının doğru olduğundan eminseniz ‘Evet’ butonuna tıklayın.

24 saat kurallarına uygun şekilde “Gerçek Yükleyici & Gerçek Alıcı (örn. AMS veya

ACI için) nasıl girilir

Eğer sevkiyatınızın Tahliye Limanı aşağıdaki örnekteki gibi “24 saat güvenlik kuralı”

(örn. AMS ve ACI) uygulanan bir ülkede bulunyorsa, o zaman Gerçek Yükleyici ve Gerçek Alıcı, Tahliye

Limanı ve varış bilgilerinin nihai varış ülkesindeki gümrük ve ulusal güvenlik makamlarına da iletilmesi

gerekmektedir.



Eğer gümrük bilgilendirmesini kendiniz yapacaksanız, kutuyu aşağıdaki gibi işaretlemeniz ve başvuru

için gümrük kodunuzu girmeniz gerekir:

Zorunlu verilerin sizina adınıza Hapag-Lloyd tarafından resmi makamlara iletilmesini istiyorsanız, gerekli alanlara Gerçek Yükleyici ve Gerçek Alıcı ile “Ara konşimento bilgilerini (HBL)” giriniz. Kargo öğeleri ve ürünlerin tanımı sayfasında tıklanabilir bir kutu bulacaksınız.

Burayı tıklayın

Kutuyu tıkladığınızda başka bir ekran açılacaktır. Eğer açılmıyorsa kutuyu ikinci kez

tıklamanız gerekbilir:

10


Mevcut Ara Konşimento Numaraları

Hapag-Lloyd sisteminde 24 saat kurallarına uygun “Gerçek Yükleyici & Gerçek Alıcı” bilgilerini için

önceden tanımlanmış ara konşimento (HBL – House BL) numaraları bulunabilir. Eğer sistemde henüz

Ara Konşimeto numaraları yoksa, görünen varsayılan bilgi sistemin yeni bir Ara Konşimento

Numarası oluşturmasını sağlayacak olan “yenisini oluştur” şeklindedir.

11


düzen

len

ebili

ala

nla

r

düzenlenebilir alanlar

Gerçek Yükleyici ve Gerçek Alıcı için adresleri girdikten sonra mevcut kargoları belirlenmiş olan adres çifti ile eşleştirebilirsiniz:

12


Mark

the

line(s

)

Ca

rgo

hasb

ee

nlin

kee

d

Ardından ekle tıkla

Gerçek Yükleyici ve Gerçek Alıcıyı çıkartmak için burayı tıklayın

Kargo öğe

ekranına dönmek için “geri”

tıklayabilirsiniz.

Başka kargo

öğelerini farklı bir parti çifti ile

benzer şekilde eşleştirme için “ekle”

tıklayabilirsiniz.

13

Sıra

yı(l

arı)

işar

etl

e

Kar

go e

şleş

tiri

lmiş

tir


Adım3: Kendi şablonlarınızı oluşturun/kullanın

Genel Bakışa Dön

Kendi şablon Yükleme Talimatlarınızı oluşturabilirsiniz. Bu şablonlar sürekli tekrarlanan işleriniz için yeniden

giriş yapmadan talimat oluşturabilmeniz için kullanılabilir.

Bir şablon oluşturmak

Bir Yükleme Talimatından şablon oluşturmak için birinci sayfadaki “Şablon Çıkart/Ver” butonuna tıklayın.


2. Hapag-Lloyd PDF Yükleme Talimatları Şablonlarını kaydetmek için uygun bir şablon bulun veya oluşturun

3.burayı tıkayın

14


Genel Bakışa Dön

Şablonlardan veri almak

Önceden kaydettiğiniz bir şablondan veri almak için birinci sayfadaki “Şablon Al” butonuna tıklayın.



Mevcut Yükleme Talimatınıza girmiş olduğunuz bilgilerin üzerine yeni bilgi yazılamayacağını dikkate alın,

örn. sadece boş alanlar şablondan doldurulacaktır.

Şablondaki her türlü konteyner ve kargo bilgisi belge sonuna eklenecektir. Bu size birden fazla şablondan

arka arkaya alınan verileri karıştırma imkanı verir.

Konteyner numaraları aslı şablonlardan alınmaz, çünkü bunlar yeni sevkiyatlar ile ilgili olmayacaktır.

Önceden doldurulmuş belge herhangi bir konteyner numarası ile geldiğinde bunları basitçe alınan

verilerin konteyner numarası alanına kopyalayabilirsiniz. Ardından sadece önceden doldurulmuş

konteyner öğesini çıkartmanız yeterli olacaktır.



Genel Bakışa Dön

Adım 4: Formu Hapag-Lloyd’a gönderin

“Yenisini Yarat” veya “Önceden Gönderilmiş bir Konşimento Talimatını Değiştir”

Seçin Hapag-Lloyd yeni bir konşimento yaratmak için ilettiğiniz yükleme talimatını mı kullanacak veya daha önce iletmiş olduğunuz bir talimat üzerinde değişiklik mi yapacaksınız belirtmeniz gerekmektedir. İlk sayfadaki açılır alandan uygun olanı seçiniz.

Talimatınızda revize yapmak istediğinizde “önceden gönderilmiş Konşimento Talimatını

değiştir” seçili olduğundan emin olun, aksi durumda mükerrer bir Konşimento otomatik olarak oluşturulacaktır.

Bir Rezervasyon Numarası için birden fazla Konşimentoya ihtiyaç duymanız halinde “başka bir kısım

yükü/Konşimento talimatını bölün” seçin. Bu şekilde gönderdiğiniz her Yükleme Talimatı için otomatik

olarak yeni bir Konşimento yaratılacaktır.



Genel Bakışa Dön

Bütün zorunlu alanların doldurulduğundan emin olun

Yükleme Talimatınızı Hapag-Lloyd’a göndermeden önce bütün zorunlu bilgilerin işlendiğinden emin olun. Adobe Reader 7’de “Gerekli alanları vurgula” butonuna tıklayarak formda doldurulması gereken alanları vurgulayabilirsiniz.

Burayı tıkla

Zorunlu veriler

Adobe Reader 8’de zorunlu alanlar düzenlenebilir alanlarla birlikte otomatik olarak

vurgulanır.

Eğer PDF’I bütün gerekli bilgiler olmadan göndermeye çalışırsanız bir hata mesajı görünür.



Genel Bakışa Dön

Belgeyi Hapag-Lloyd’a e-mail ile gönderin

PDF Yükleme Talimatını Hapag-Lloyd’a iletmek için basitçe birinci sayfadaki “Mail Gönder” Butonuna tıklayın.


Bu buton standart müşteri e-maili sağlayıcınızda yeni bir mail oluşturacaktır. Hapag-Lloyd’daki alıcı adresi halihazırda doldurulmuştur – sadece göndermeniz yeterlidir.

1.tıklayın

Halihazırda dolduruldu

Mail gövdesine herhangi bir ek bilgi girmeyiniz



E-mailiniz Hapag-Lloyd’da otomatik olarak işleme alınacaktır. E-mail gövdesindeki ek bilgiler veya

maile yapacağınız diğer eklemeler işleme alınamayacak ve gözardı edilecektir. Bu nedenle e-maili

herhangi bir şekilde değiştirmeden sadece „gönder“ butonuna basınız. (İstisna: ‚Alıcı‘ veya

‚CC‘ alanlarına ilave alıcılar ekleyebilirsiniz)

İlettiğiniz PDF Yükleme Talimatının otomatik olarak e-maile ekleneceğini dikkate alınız. Kullandığınız Adobe Reader’in versiyonuna bağlı olarak veriler ya bir XML dosyası (Adobe Reader 7) ya da bir PDF dokümanı (Adobe Reader 8 ff) olarak aktarılacaktır.

19


Gelimi PDF Yükleme Talimatları nasıl kullanılır...Genel Bakıúa Dön Adım 1: PDF’i alın Bu hizmeti kullanmak için Hapag-Lloyd ile iletişime geçin Hapag-Lloyd’un PDF

Documents