Gelangensbestätigung? Am liebsten per E-Mail!

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

3

Gelangensbestätigung?

Wie Sie die Vorschriften am einfachsten erfüllen können!

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

4

Agenda

Vorstellung

Gelangensbestätigung

Am liebsten per E-Mail!

Wie können Sie das einfach umsetzen?

Ihr Referent

Das Thema

Die Idee

Das Konzept

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

5

Ihr Referent

Manuel SimonGeschäftsführer creativITy GmbH

Jahrelange Erfahrung in der Auftragsabwicklung und Logistik (Deutschland und EU-Ausland)

Vorstellung

Vita

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

6

Über die creativITyWir sind Ihre Spezialisten für Prozesse, E-Mails und Dokumente!

Rechtssichere E-Mail Archivierung

Alle benötigten Dokumente sekundenschnell gefunden

Immer den Überblick im Unternehmen durch digitale Workflows

E-Mails

Dokumente

Prozesse

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

7

Änderung der UStDV

Unternehmen, die Waren in das EU-Ausland liefern

01. Oktober 2013

Der Nachweis über die Lieferung der Ware in die EU wird verschärft

Verhinderung von Umsatzsteuer-Karussellen

Wer ist betroffen?

Wann?

Was ist neu?

Warum?

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

8

Wie weisen Sie nach?

(CMR-)FrachtbriefRechnungSpediteursbescheinigungVerbringungsnachweisTrack & TraceGelangensbestätigung

Gelangensbestätigung

Gelangensbestätigung

Transport-unternehmen

Eigentransport durch Lieferant

Selbstabholung durch Kunden

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

9

GelangensbestätigungNachweis der Lieferung innerhalb der EU

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

10

Inhalt der Gelangensbestätigung

Name und Anschrift des Abnehmers

Menge des Gegenstandes

Bezeichnung

Monat des Endes der Beförderung

Ort des Endes der Beförderung

Ausstellungsdatum der Bestätigung mit Unterschrift

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

11

Was bedeutet das für Sie?

Der Versender ist verpflichtet, den Nachweis zu führen!

Ein neues Dokument, dass Sie archivieren müssen.

Egal!

Nachweispflicht

Archivierungs-pflicht

Wie kommt die Bestätigung an?

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

12

Wie können Sie damit umgehen?

E-Mails in der E-Mail ArchivierungBriefe und Faxe in Papierform oder im DMS

Workflow im DMS

Rechtssichere Ablage

Kontrolle der Rückläufer

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

13

Gelangensbestätigungen –Einfach nachverfolgen!

Sie müssen als ausführender Unternehmer neben der Rechnung auch den Verbringungsnachweis führen!

Füllen Sie die Gelangensbestätigungen für Ihre Kunden aus – dank Workflows aus Ihrem DMS können Sie den Rücklauf der Belege nachverfolgen!

Belege

Workflows

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

14

Gelangensbestätigung?Am liebsten per E-Mail!

E-Mails mit Gelangensbestätigungen werden vollautomatisch archiviert

Kein personeller Aufwand Ihrerseits für die Archivierung!

Rechts- und Revisionssicher• GDPdU konform• GoBS konform

E-Mail Archivierung

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

15

Einfache Nutzung

Eingehende E-Mail

Kopie wird archiviert

E-Mail wird ins Postfach zugestellt

E-Mail Archivierung

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

16

Einfache Bedienung

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

17

E-Mail Archivierung

Vollautomatische, langfristige Archivierung

Schnelle Volltext-Suche

Rechtssicherheit bei Eingangsrechnungen per E-Mail

Ihre Vorteile

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

18

So haben Sie die Rückläufer im Blick!

Workflows im DMS

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

19

Zusammenfassung

TransportunternehmenAbholung durch KundenAnlieferung durch Unternehmer

Eingang der Gelangensbestätigung überwachen

rechtssichere Archivierung

Gelangens-bestätigung bei…

Was müssen Sie tun?

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

20

Haben Sie noch Fragen?

Manuel Simon

02102 – 1 45 91 – 11

[email protected]

www.creativity-gmbh.de

20

Kontakt

Telefon

E-Mail

Internet

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

21

Unsere ThemenschwerpunktecreativITy GmbH

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

22

E-Mails und Dokumente

Mit unserer Lösung können Sie automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails archivieren – rechtssicher und abgestimmt auf Ihre Compliance.

Schluss mit staubigen Akten und der langen Suche im Archiv! Finden Sie alle Dokumente schnell und einfach und behalten Sie dank digitalen Workflows immer den Überblick.

E-MailManagement

Dokumenten-Management

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

23

Kommunikation

Sparen Sie die teuren Leasingkosten und steigen Sie um auf die moderne virtuelle Telefonanlage! Zahlen Sie nur noch für die Endgeräte – und das bei einer Kündigungsfrist von nur einem Monat.

Profitieren Sie von exklusiven Funktionen wie Warteschlangen, Konferenzräumen und einer Voicemail pro Nebenstelle.

virtuelleTelefonie

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

24

Sicherheit und DatenschutzTrotzen Sie Hackern und anderen Angreifern! Wir prüfen Ihr Netzwerk auf Sicherheit und sorgen dafür, dass Ihre Daten bei Ihnen bleiben.

Wir unterstützen Sie dabei, die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter und Kunden zu schützen. Dafür stehen wir Ihnen als externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung.

IT-Security

Datenschutz

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

25

Raum für Inspiration

Individuell, modern und ins beste Licht gerückt - wir entwickeln Ihren neuen Webauftritt und sorgen dafür, dass Sie von Ihren potentiellen Kunden auch gefunden werden.

Webentwicklung

I T B e t r e u u n g – I T S e c u r i t y – D a t e n s c h u t z – Te l e f o n i eE - M a i l & D o k u m e n t e n m a n a g e m e n t – We b e n t w i c k l u n g

26

Warum creativITy?

Damit die Lösung auch zu Ihnen passt!

Denn Sie sollen Ihre Lösung verstehen!

Langfristige Betreuung über die gesamte Projektlaufzeit!

Individuell

Einfach

Umfassend