GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN 1 ) SUDUT DAN RUANG PEJABAT KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAN CONTOH SUDUT 5S 1. 2. 3. Nama dan gambar ahli bersaiz passport bagi setiap kumpulan di dalam zon / Jawatankuasa Induk 5S. Setiap sudut 5S perlu menonjolkan kreativiti dari segi hiasan dan pameran setiap panduan dengan mengekalkan imej korporat. Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi :- Logo 5S / Slogan 5S Polisi 5S Objektif , Visi dan Misi 5S Nama Zon Carta Organisasi Carta Perbatuan Terkini (Induk dan Zon) Gambar sebelum / selepas aktiviti 5S dan selepas penambahbaikan beserta tarikh Kedudukan susdut hendaklah terletak di laluan utama ahli zon dan mudah dilihat Keputusan audit PIC (Person In Charge) dan lokasi Jadual giliran bertugas Lain-lain maklumat yang bersesuaian.
30
Embed
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN …perpustakaan.umk.edu.my/5s/images/PDF/GARIS_PANDUAN-5S_UM… · GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN ... penggunaan untuk memudahkan urusan kerja.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN
1 ) SUDUT DAN RUANG PEJABAT
KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAN CONTOH
SUDUT 5S
1.
2.
3.
Nama dan gambar ahli bersaiz passport bagi
setiap kumpulan di dalam zon / Jawatankuasa
Induk 5S.
Setiap sudut 5S perlu menonjolkan kreativiti dari
segi hiasan dan pameran setiap panduan dengan
mengekalkan imej korporat.
Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi :-
Logo 5S / Slogan 5S
Polisi 5S
Objektif , Visi dan Misi 5S
Nama Zon
Carta Organisasi
Carta Perbatuan Terkini (Induk dan Zon)
Gambar sebelum / selepas aktiviti 5S dan
selepas penambahbaikan beserta tarikh
Kedudukan susdut hendaklah terletak di
laluan utama ahli zon dan mudah dilihat
Keputusan audit
PIC (Person In Charge) dan lokasi
Jadual giliran bertugas
Lain-lain maklumat yang bersesuaian.
PAPAN
KENYATAAN
(JIKA ADA)
1.
2.
Papan kenyataan hendaklah mengandungi
maklumat semasa dan tidak lapuk.
Maklumat yang dipapar hendaklah disusun
dengan teratur dan kemas.
REKOD AKTIVITI
ZON
1.
2.
3.
Setiap zon hendaklah mewujudkan dan
menyelenggara fail 5S masing-masing dan
memastikan segala maklumat di sudut difailkan.
Rekod hasil mesyuarat zon hendaklah difailkan.
Aktiviti penambahbaikan hendaklah ditunjukkan
dengan jelas.
DISIPLIN DAN
SIKAP STAF
1.
2.
3.
4.
Berada di ruang kerja (workstation) semasa audit
dijalankan kecuali bercuti, berkursus, mesyuarat
atau bertugas rasmi di luar dan rekod pergerakan
staf hendaklah sentiasa dikemaskini.
Cara berpakaian hendaklah kemas dan
bersesuaian dengan pakaian kerja mengikut
Pekeliling Pentadbiran dan Peraturan-peraturan
Pejabat.
Penampilan diri sebagai Pegawai Perkhidmatan
Awam yang berorientasikan pelanggan seperti
berbudi bahasa, kesopanan dan bertatasusila yang
baik.
Sentiasa memberi kerjasama semasa kerja-kerja
pengauditan dijalankan dan mempunyai sikap
berpasukan serta budaya 5S dikalangan ahli zon.
LANTAI
1.
2.
3.
4.
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari
sebarang kekotoran.
Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai
sama ada di sudut-sudut atau di bawah peralatan
perabot dan perhiasan.
Lantai tidak berlubang / pecah / rekahan atau
sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam
keselamatan pekerja.
Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di
atas lantai
PERALATAN
PEJABAT DAN
PERABOT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Peralatan pejabat dan perabot sentiasa berkadaan
baik dan boleh digunakan dengan selamat.
Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk,
manakala yang pecah segera diganti.
Peralatan perabot sentiasa dilap supaya tidak
berhabuk , bersih dan disusun supaya kelihatan
kemas.
Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa
berfungsi mengikut kesesuaian.
Peralatan yang rosak tidak boleh diletakkan di
atas meja atau berdekatan dengan workstation. Ia
perlulah diletakkan di satu tempat khas dan
dilabelkan dengan jelas.
Setiap alat teknikal hendaklah disertakan SOP
penggunaan untuk memudahkan urusan kerja.
Teknik susunan peralatan pejabat dan perabot
dapat memendekkan masa memproses sesuatu
kerja. Contohnya kabinet fail diletakkan
berhampiran dengan workstation pegawai.
SUSUNAN FAIL
1.
2.
3.
4.
Fail perlu disusun dengan teratur, mudah
diperoleh / disimpan dengan bersistem.
Sistem pengurusan fail yang memudahkan
pencarian / pencapaian dalam satu tempoh masa
(Contoh 30 saat per fail).
Ring file boleh dilabelkan mengikut tatacara
berikut :
a. Tetulang ring file mengandungi :
Nama jabatan / unit
Nombor rujukan fail
Tajuk fail
Nombor siri fail
b. Muka depan ring file mengandungi :
Logo jabatan
Tajuk Fail
Nama unit
c. Penggunaan tulisan (font) dan saiz
mengikut kesesuaian fail
d. Penggunaan warna muka depan dan
tetulang ring file adalah warna yang telah
ditetapkan mengikut unit kerja atau warna
sejagat (hitam, putih)
Setiap bilik berkenaan perlu melantik seorang
Pegawai yang bertanggungjawab
(pemunya/ownership) bagi menguruskan
kebersihan di bilik fail.
HIASAN
DALAMAN
1.
2.
3.
4.
Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan,
mudah dan jimat diselenggarakan dan
kedudukannya tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja. Maklumat korporat boleh
dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: carta
organisasi dan piagam pelanggan).
Langsir / bidai cermin tingkap/pintu sentiasa
kelihatan tersisir rapi dan bersih.
Dinding yang kotor akibat kesan tampalan
dibersihkan sebaiknya.
Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan
pokok bunga hidup perlu penyelenggaraan bagi
mengelak habuk terperangkap dan pokok mati.
Hiasan seperti landskap berkonsepkan water
features dalam ruang pejabat perlu
penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik.
Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu,
tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan
baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.
Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun dan
menyenangkan pergerakan staf.
TANDA ARAH /
PETUNJUK /
PERINGATAN
1.
2.
3.
4.
Tanda nama Jabatan / Unit yang berkaitan perlu
dipamerkan di ruang supaya memudahkan urusan
staf.
Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada
peralatan berisiko seperti
“AWAS” pada plug yang terdedah dan “ SILA
PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN “ pada suis
lampu yang terbabit.
Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap
meja / partition/ bilik pegawai.
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu
diletakkan di tempat yang strategik serta mudah
dilihat oleh orang ramai.
RUANG KERJA
TERPERINGKAT
1.
2.
3.
Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik
Server atau Kawasan Kerja Larangan (jika ada).
Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun,
bersih, tidak berdebu dan selesa.
Sistem pengurusan kerja terperingkat perlu
diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri
keselamatan pengguna.
BILIK
FAIL/BILIK
SULIT/BILIK
DOKUMENTASI
1.
2.
3.
Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis
dokumen dan meletakkan indeks.
Fail hendaklah disusun dengan label abjad atau
tanda pengenalan supaya mudah diperolehi.
Pergerakan fail hendaklah direkodkan samada
menggunakan sistem doket atau buku daftar
pergerakan fail. Fail perlu disusun semua di
4.
5.
6.
7.
tempat asal selepas digunakan sebelum tamat
waktu bekerja.
Pastikan fail-fail di dalam simpanan unit
didaftarkan. Simpan satu senarai fail yang
mengandungi Nama Fail, Tarikh Buka, Tarikh
Tutup dan Nombor Rujukan.
Fail-fail yang telah ditutup diasingkan daripada
fail aktif, disimpan di satu tempat dan dilabelkan.
Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual.
Staf dilarang makan, minum dan merokok
didalam bilik fail.
Pegawai yang bertanggungjawab
(pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik fail.
GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN
2 ) RUANG KERJA / WORKSTATION
KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAAN CONTOH
LANTAI
1
2.
Lantai hendaklah sentiasa bersih, tidak
berhabuk, tidak basah, tidak rosak dan tiada
sampah/ kotak dibawah meja serta
disekeliling ruang kerja.
Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan
bertaburan di atas lantai dan sekitar ruang
kerja.
MEJA
(Di atas meja)
1.
2.
3.
4.
5.
Tray hendaklah dilabelkan dengan perkataan
‘IN’ dan ‘OUT’ atau ‘KIV’ jika ada.
Dibenarkan satu sudut mii bersaiz A4 untuk
tapak hiasan.
Fail meja pegawai perlulah diletakkan di atas
meja.
Fail-fail aktif dietakkan di atas meja pegawai
pada satu tempoh masa tugasan. Fail-fail
tersebut hendaklah disusun dengan kemas
dan teratur setiap masa.
Alat tulis hendaklah diletakkan di dalam pen
6.
7.
8.
stand/stationery tray dalam kuantiti yang
munasabah.
Cop getah di atas meja masing-masing
hendaklah dilabel.
Lain-lain peralatan yang difikirkan perlu
seperti kalendar meja.
Kedudukan komputer diletak di atas meja
pada penjuru partition mengikut kesesuaian
tempat. Ia bergantung kepada jenis monitor,
jika flat (CPU dan monitor di atas meja), jika
bukan flat (monitor di atas, CPU di bawah
atau tepi meja). Manakala telefon (jika ada)
diletakkan bertentangan dengan komputer.
MEJA
(Di bawah/tepi
meja)
1.
2.
3.
Bakul sampah perlu dan diletakkan ditempat
yang sesuai dan memastikannya tidak berbau
serta bersih.
Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk
meletak sepasang kasut dan sepasang selipar.
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu
dikemaskan dengan menggunakan bahan-
bahan yang sesuai seperti black tape/cabel
casing/ conduit dan ianya hendaklah
dipasang secara bersesiku dan tersorok.
KABINET /LACI
MEJA / PEDESTAL
(JIKA ADA)
1.
2.
3.
4.
5.
Pedestal perlu disusun dan dilabel :
Laci 1 (Alat Tulis, Cop)
Laci 2 (Dokumen Rasmi)
Laci 3 (Barang Peribadi)
Bagi bilik pegawai yang mempunyai 3 laci,
pembahagian ruang laci adalah seperti
berikut :
• Laci 1 : Alat tulis
• Laci 2 : Dokumen Rasmi
• Laci 3 : Peribadi ( dilabelkan di penjuru
atas sebelah kiri)
Dalam laci alat tulis, hendaklah diwujudkan
petak-petak alatan mengikut kesesuaian
bagi mengisi alatan tersebut.
Makanan dan minuman tidak boleh
disimpan di dalam laci.
Barang-barang peribadi seperti beg tangan,
payung, atau lain-lain peralatan perlu
diletakkan dalam laci peribadi dan disusun
kemas.
Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang
telah di label iaitu barang yang berkaitan
dengan urusan rasmi dan barang peribadi
tidak boleh bercampur.
DINDING/
PARTITION
PEGAWAI
1.
Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang
tempat kerja masing- masing termasuk bilik
pegawai ialah;
Tanda Nama Penuh
Jawatan
2.
3.
4.
5.
Waktu Kerja Berperingkat (Format
akan disediakan)
Senarai Aset Alih Kerajaan
Fail Meja/Pekeliling
Ring File tersusun dan dilabelkan
Senarai rujukan fail (optional)
Sila kenal pasti ruang pada dinding
/partition yang perlu dilabel sebagai rasmi
dan peribadi.
Pada ruang rasmi perlulah dilengkapkan
dengan fakta-fakta rujukan pegawai seperti
nombor telefon yang selalu dihubungi atau
nombor rujukan indeks fail.
Pada ruang peribadi dibenarkan satu sudut
mini bersaiz A4 untuk hiasan.
Sila pastikan segala dokumen yang
dipamerkan tersusun kemas dan teratur.
KERUSI
1.
2.
3.
Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah
tersusun rapi ketika tidak digunakan.
Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah
disangkut dengan kemas di dalam almari
atau pada tempat penyangkut yang
disediakan, sekiranya tiada almari ianya
boleh disangkut dengan kemas di belakang
kerusi.
Sila pastikan kerusi berada pada tahap
selamat untuk diduduki, tidak bergoyang,
selesa dan bersih.
KOMPUTER &
PENCETAK
1.
2.
3.
Sila pastikan computer serta peralatan ICT
yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak
berhabuk dan sedia untuk diguna.
Sila pastikan komputer ditutup sebelum
pulang ( shut down ).
Wallpaper dan screen saver perlu
diseragamkan dengan imej korporat Jabatan.
SISTEM FAIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara
Pengurusan Fail.
Fail berbentuk Ring File – dilabel mengikut
format yang telah diseragamkan.
Fail perlu disusun mengikut nombor
siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet
fail.
Sila sediakan senarai indeks fail sebagai
rujukan bagi memudahkan capaian dan
boleh ditampal pada partition.
Kabinet dilabelkan dengan kemas dan
teratur.
Ring file yang mengandungi fail-fail aktif
(selalu digunakan) hendaklah diletakkan
7.
dan disusun di meja kerja.
Sila pastikan fail-fail yang digunakan
diletakkan kembali di dalam kabinet fail
sebelum pegawai meninggalkan tempat
kerja pada setiap hari.
BILIK PEGAWAI
1.
2.
3.
4.
Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga di gunapakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffe table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN
3) STOR
KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAAN CONTOH
SIMPANAN DALAM STOR
1.
2.
3.
Barang- barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara masuk Dulu Keluar Dulu. Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang memerlukan:
Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah.
Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas.
Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras.
Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah di label untuk mudah dilihat.
Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama.
Bagi baran-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas.
Pastikan bahan –bahan yang rosak
tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.
Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang pengeluaran.
Kad petak (bin card) mestilah
berada bersama-sama dengan barang.
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
STOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Alat pemadam api yang memenuhi criteria berikut:
Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak bomba.
Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: System water sprinkler dan Hose reel ) Pencahayaan yang mencukupi. Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill). Emergency light. Addressable Speaker System. Pest control hendaklah dilaksanakan secara peribadi. Tanda amaran seperti “Dilarang merokok” dan Mudah terbakar” dipamerkan dengan jelas. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.