-
KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11
14 76; e-post: [email protected]
MØTEINNKALLING DATO: 1.11.2017 TID: 10.00 STED: Fylkets Hus -
Setra De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som
har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra
så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter
bare etter nærmere avtale eller innkalling.
SAKLISTE_______________________________________________________________
Sak nr. Sakstittel 032/17 Referatsaker 033/17 Orientering fra
revisor034/17 Selskapskontroll Museet Midt IKS035/17 Evaluering av
perioden Steinkjer 25.10.2017 Ida Bruheim Derås (leder)
Liv Tronstad Kontrollsjef 90038551 / 93692526
NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget
-
SAK 032/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr.
Arkiv Kontrollutvalget 01.11.2017 Liv Tronstad 032/17 411-1701-5.3
Saksbehandlers forslag til vedtak: Referatene tas til orientering.
Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt1 Trøndelag
fylkeskommune Protokoll AU -fellesnemda 26.09.17
http://opengov.cloudapp.net/Meetings/trfk/File/Details/202678.PDF?fileName=Protokoll%
2 Konsek Trøndelag IKS Status VGO3 KomSek Trøndelag IKS
Kommentarer til Driftsrapport 2 pr 30/9-2017
for kontroll og tilsyn
4 Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisjon av Nasjonal
digital læringsarena (NDLA) - Del II – Revisjonsrapport
Eget vedlegg
5 Møre og Romsdal fylkeskommune,
kontrollutvalgssekretariatet
Varsel om selskapskontroll/gjennomgang. Vegamot
Eget vedlegg
6 Fylkestinget i Trøndelag fylkeskommune
Fylkestingets møte 18. oktober 2017 - sakliste
Steinkjer 25.10.2017 Liv Tronstad Kontrollsjef
NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget
-
SAK 033/17 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato
Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 1.11.2017 Liv Tronstad
033/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering.
Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor
vil gi en orientering om den pågående regnskaparevisjonen, og
hvordan revisjonen av statens vegvesen vil bli for 2017. Dersom
revisors orientering kommer inn på informasjon om oppdraget og
fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet
om dette, og møte må lukkes, jf. koml. § 31 nr 2, og fvl. § 13.
Steinkjer 25.10.2017 Liv Tronstad kontrollsjef
NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget
-
SAK 034/17 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL – MUSEET MIDT
Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter
seg til rapport Selskapskontroll – Museet Midt IKS. 2. Rapporten
sendes deltakende kommuner i konsoliderte museer i Museet Midt IKS
til
orientering 3. Rapporten oversendes fylkestinget med slik
innstilling til vedtak:
1. Fylkestinget tar rapport Selskapskontroll – Museet Midt IKS
til orientering. 2. Fylkestinget i Nord-Trøndelag Fylkeskommune ber
om at Fylkestinget i Trøndelag
Fylkeskommune får en skriftlig tilbakemelding innen 01.04.2018
på hvordan anbefalingene er fulgt opp og hvordan disse er tenkt
fulgt opp fremover.
Vedlegg
1. KomRev Trøndelag IKS - Selskapskontroll Museet Midt IKS Ikke
trykte vedlegg
1. Plan for selskapskontroll 2016-2017 2. Selskapskontroll
Stiklestad Nasjonale kultursenter AS (SNK), FT sak 19/17
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres
kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i
selskaper gjennom eierskapskontroll og ev. forvaltningsrevisjon
(selskapskontroll). Plan for selskapskontroll 2016-2017 er vedtatt
av fylkestinget i møte den 28.04.16 sak 15/16, der bl.a.
selskapskontroll av Museet Midt IKS er prioritert. Prosjektplanen
er vedtatt av kontrollutvalget den 01.03.17, sak 010/17.
Kontrollutvalget har prioritert følgende to problemstillinger:
Eierskapskontroll:
Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS
i tråd med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god
eierstyring?
Forvaltningsrevisjon:
I hvilken grad bidrar organiseringen og arbeidet etter
museumsreformen til å oppfylle målene for den konsoliderte enheten
Museet Midt IKS? Følgende tema skal belyses: • Bakgrunnen for
konsolideringen og interessentenes synspunkter på
NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget
Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv:
Kontrollutvalg 1.11.17 Liv Tronstad 034/17
411-1701-5,3Fylkestinget
-
konsolideringen i dag • Finansiering • Fordeling av midler
internt i museet • Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre •
Felles administrasjon – økonomi/personal • Faglig samarbeid og
utvikling
Dette er de samme problemstillingene som ble vurdert i
selskapskontroll i SNK. Denne rapporten ble behandlet i juni i år.
Rapporten Selskapskontroll Museet Midt forelå den 20. oktober 2017.
Rapporten har vært på høring til eier og selskapet. Høringssvar fra
selskapet har medførte endringer i rapporten. Problemstillingene er
belyst på grunnlag av informasjon som er fremkommet ved
dokumentanalyse, intervju og skriftlige spørsmål. Der det har vært
naturlig har revisor sammenlignet funn i Museet Midt og SNK.
Eierstyring Revisors konklusjon og anbefaling i kap. 2.5 viser at
fylkeskommunen følger KS sine anbefalinger når det gjelder:
opplæring av folkevalgt oppnevning av eierrepresentant
utarbeidelse av eiermelding
Revisor anbefaler at fylkeskommunen følger KS sine anbefalinger
og tar tak i følgende:
Videreutvikle eiermeldingen Påse at selskapsavtalen behandles i
tråd med IKS-loven Etablere formaliserte eiermøter Etablere
valgkomite og utarbeide retningslinjer for denne
Forvaltningsrevisjon Revisors konklusjon og anbefaling i kap 3.5
viser at organisering og arbeidet etter museumsreformen kun delvis
har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet.
Museet Midt har et forbedringspotensial når det gjelder:
Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og
derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv
ressursutnyttelse.
Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre
tilfredsstillende deponi for samlingene.
Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen
for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer
signerer samarbeidsavtalen med Museet Midt
som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og økonomi
Sammenligning av funn i Museet Midt og SNK.
Både SNK og Museet Midt har uutnyttet potensiale for faglig
samarbeid på tvers av avdelingene.
Når det gjelder frivillighet og lagringssituasjonen er
situasjonen for de to konsoliderte enhetene relativt lik.
-
I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og
fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i
Museet Midt.
Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er organisert
som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt selskap.
I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede avdelinger
medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK AS. Likevel
opplever begge selskapene utfordringer i dialogen mellom
driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet til hvor
mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften.
Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede
museene.
I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som
deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det
konsoliderte museet.
I sørdelen av fylket har kommuner med ubemannet museum en
tjenesteleveranseavtale med SNK.
Revisors inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen
ivaretas svært godt gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at
medeierskapet muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte
enn gjennom tjenesteleveranseavtaler
Revisor har gitt et grundig og godt sammendrag fremst i
rapporten. Vurdering Selskapskontroll er et viktig virkemiddel for
å føre kontroll med fylkeskommunens forvaltning av sine interesser
i selskaper. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon gir et
innblikk i selskapet og de resultater som oppnås. Selskapskontroll
gir videre en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget om
selskapets arbeid og hvordan fylkestingets vedtak blir fulgt opp.
Rapporten konkluderer med at fylkeskommunen har
forbedringspotensial i utøvelsen av sitt eierskap. Rapporten viser
også at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen bare
delvis har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte
museet. Denne rapporten sammen med selskapskontroll av SNK vil være
et godt grunnlag for det videre museumsarbeid i Trøndelag
Fylkeskommune. Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget slutter
seg til rapporten og at den oversendes fylkestinget til behandling.
Ved fylkestingets behandling av selskapskontroll Stiklestad
Nasjonale kultursenter AS, sak 19/17 ba fylkestinget om at
Fylkestinget i Trøndelag Fylkeskommune får en skriftlig
tilbakemelding innen 01.04.2018 på hvordan anbefalingene er fulgt
opp og hvordan disse er tenkt fulgt opp fremover. Det er naturlig
at tilsvarende vedtak blir gjort for denne rapporten. Rapporten bør
videre oversendes de øvrige deltakerkommunene i Museet Midt til
orientering.
-
Steinkjer 25.10.2017 Liv Tronstad Kontrollsjef
-
NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE
OKTOBER 2017
SELSKAPSKONTROLL
MUSEET MIDT IKS Eierstyring Organisering og arbeid etter
konsolidering
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 1
FORORD Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med
forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i
selskaper mm, jfr. kommuneloven § 77 nr. 5. KomRev Trøndelag IKS
har gjennomført denne selskapskontrollen på oppdrag fra
kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet
omfatter både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Museet
Midt IKS, og er gjennomført i perioden april til september 2017.
Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Museet Midt IKS og
eier Nord-Trøndelag fylkeskommune, samt de øvrige eierne1 jf.
kommuneloven § 79 og § 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet
til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet.
Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Marte Bjørnelv,
prosjektmedarbeider Sunniva Tusvik Sæter og kvalitetssikrer Unni
Romstad. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i
prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra
KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside www.krt.no.
Stjørdal/Steinkjer, 20.10.2017
Marte Bjørnelv Sunniva Tusvik Sæter Oppdragsansvarlig
forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider
1 Namsos, Vikna, Namsskogan, Grong, Overhalla, Nærøy, Fosnes og
Lierne kommuner.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 2
0. SAMMENDRAG Bestilling KomRev Trøndelag IKS har på bestilling
fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune gjennomført en
selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet Midt IKS.
Selskapskontrollen er todelt. Den første delen er en
eierskapskontroll, der vi undersøker om Nord-Trøndelag
fylkeskommune utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med
fylkestingets vedtak og KS’ normer for god eierstyring. Den andre
delen er en forvaltningsrevisjon, der vi undersøker i hvilken grad
organiseringen og arbeidet etter museumsreformen bidrar til å
oppfylle målene2 for det konsoliderte museet Museet Midt.
Museumsreformen fra tidlig 2000-tall var en statlig initiert
reform, der målet var å redusere antall museumsenheter i Norge.
Museet Midt IKS var opprinnelig et samarbeid mellom Namsos og Vikna
kommuner. Driftsselskapet ble etablert 01.01.2004 under navnet
Namdal Fylkesmuseum BA, og omgjort til et interkommunalt selskap
(IKS) i 2007. Museet endret navn til Museet Midt IKS 01.01.20093.
Nord-Trøndelag fylkeskommune gikk inn som eier i selskapet fra
01.01.2010, gjennom at Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag ble
konsolidert inn i Museet Midt. Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i
dag 25 % av Museet Midt. Gjennomføring Undersøkelsen er gjennomført
i henhold til NKRFs4 standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og
med utgangspunkt i NKRFs veileder for gjennomføring av
selskapskontroll. Prosjektet er gjennomført i perioden april til
september 2017. Rapporten bygger på opplysninger fra
dokumentanalyse, intervju og skriftlige spørsmål. Eierstyring
Revisors gjennomgang viser at fylkeskommunen følger anbefalingene
fra KS når det gjelder opplæring av folkevalgte og oppnevning av
eierrepresentant, samt fylkestingets vedtak om innholdet i
eiermeldingen. Gjennomgangen viser imidlertid at fylkeskommunen på
enkelte punkter ikke utøver eierskapet i Museet Midt i tråd med
etablerte normer for god eierstyring. Revisor anbefaler at
fylkeskommunen tar tak i følgende forhold:
2 Målene vi tar utgangspunkt i er presentert og utledet til
målbare revisjonskriterier i kapittel 4.2. 3 Informasjon hentet fra
www.museetmidt.no/om-museet-midt-iks, 29.03.2017. 4 Norges
Kommunerevisorforbund, www.nkrf.no.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 3
Fylkeskommunens eiermelding kan videreutvikles, blant annet med
en grundigere presentasjon av de enkelte selskapene i tråd med KS’
anbefalinger. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om
eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø,
likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Eiermeldingen
bør også oppdateres slik at fylkeskommunens eierandel i selskapet
opplyses korrekt.
Selskapsavtalen for Museet Midt IKS ble ikke justert i
forbindelse med
inntreden av nye deltakerkommuner i 2010 og 2012. De justerte
selskapsavtalene signert representantskapets medlemmer i 2014 og
2016 er ikke behandlet i fylkestinget i tråd med bestemmelsene i
IKS-loven § 4 og selskapsavtalen § 11. Endringer i selskapets
deltakere ble først meldt til Foretaksregisteret i mars 2017.
Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter i Museet Midt IKS i
tråd med
anbefalingene fra KS. Slik revisor ser det kan eiermøter være en
viktig arena for informasjon og diskusjon mellom selskap og eier og
eierne i mellom, uten at det treffes formelle beslutninger.
Det er ikke nedfelt bruk av valgkomité i selskapsavtalen for
Museet Midt IKS. Det kan likevel se ut som om en valgkomité har
vært i funksjon ved de siste to valgene til styret. Revisor mener
eierne bør vurdere å nedfelle bestemmelse om bruk av valgkomité i
selskapsavtalen. I tråd med anbefalingene fra KS bør valgkomiteen
sammensettes slik at den reflekterer eierandelene, og det bør
utarbeides retningslinjer som regulerer valgkomiteens arbeid.
Organisering og arbeid etter konsolideringen Revisors konklusjon
er at organiseringen og arbeidet etter museumsreformen kun delvis
har bidratt til å oppfylle målene for det konsoliderte museet
Museet Midt. Konklusjonen bygger på følgende hovedfunn:
For å lykkes, bør det konsoliderte museet ha en forutsigbar
finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom stat,
fylkeskommune og kommuner. Som økonomisk forutsetning for
museumsreformen skulle den offentlige driftsfinansieringen være et
ansvar delt mellom statlig og regionalt/lokalt nivå i en
60-40-fordeling5, hvor det lokale nivået var forpliktet til å yte
minst 40 prosent av det samlede driftstilskuddet. Revisors
gjennomgang viser at fordelingsnøkkelen mellom stat, fylkeskommune
og kommune (60/24/16) når det gjelder tilskudd ikke følges opp.
5 Ordningen med 60/40-fordeling er ikke til hinder for at
regionalt og lokalt nivå kan yte tilskudd ut over
fordelingsnøkkelen uten at staten er forpliktet til tilsvarende
økning, men en statlig økning forutsetter en oppfølging fra
regionalt/lokalt nivå.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 4
Fordelingen stat-fylke-kommuner er pr. i dag 50-41-9 prosent.
Årsaken til skjevfordelingen ligger i historiske forhold, ved at
fylkeskommunen tidligere fullfinansierte Kunstmuseet. Kommunene
Vikna og Namsos ønsker ikke å øke sin andel, og ser heller ikke
behov for det, i og med at fylkeskommunen dekker opp slik at
bevilgningene til sammen blir 100 %. Revisors vurdering er at det
er en uforutsigbarhet i finansieringen ved at fylkeskommunen yter
større andel av det konsoliderte museets samlede tilskudd enn
fordelingsnøkkelen tilsier, uten at dette er nedfelt i formaliserte
avtaler. Dette blir viktig i forbindelse med overgangen til nye
Trøndelag fylkeskommune. Kommunene med ubemannede museer,
finansierer Avdeling Bygdesamlinger gjennom et forutsigbart beløp
pr. år.
Museet Midt har kun overtatt driften ved de museene som er
konsolidert. Eierskapet ligger fortsatt hos eierstyrene i de
enkelte museene. Gjennom avtalene som ble inngått ved
konsolideringen, er eierstyrenes og driftsstyrets ansvar tydelig
etablert. Eierselskapene har etter konsolideringen ikke egen
økonomi, men kun en rådgivende rolle overfor driftsselskapet. Alle
eierne foruten Vikna kommune ved sitt kommunale foretak (KF) har
signert en slik avtale. Årsaken til at Vikna ikke har signert
bunner i uenigheter om ansvar, roller og økonomi. Revisor mener
dette er en uheldig situasjon for Museet Midt, og oppfordrer
partene til å finne en løsning slik at forpliktende avtale kan
inngås.
I konsolideringen av museene gjennom museumsreformen var det et
siktemål å hente ut synergier gjennom samarbeid mellom fagfolk fra
forskjellige museer. Revisors gjennomgang viser at organiseringen
av, og arbeidet i, Museet Midt har bidratt til styrking av den
faglige virksomheten. Ved at administrative oppgaver er flyttet ut
av avdelingene, har det frigjort noe tid til drift og faglig fokus
i avdelingene. Museet har i dag ikke tilstrekkelig kapasitet innen
bygningsvern.
Revisors gjennomgang viser at det har vært en økning i antall
årsverk i Museet Midt i perioden 2010 til 2016. Både Kystmuseet og
Kunstmuseet er styrket betydelig, og to distriktskonservatorer er
ansatt.
På grunn av at økonomien i det konsoliderte museet er relativt
stram, er revisors inntrykk at det ikke i særlig grad er rom for
utviklingsprosjekter utenom ordinær drift. Museet har begrenset
kapasitet til å drive forskning. Museet Midt har etter
konsolideringen styrket seg når det gjelder formidling, gjennom
ansettelse av museumspedagog og satsing på skoleopplegg. Museet har
også jobbet med fornying, blant annet gjennom Kunstmuseets
flyktningprosjekt. Når det gjelder forvaltning av gjenstander, har
Museet Midt en plan for
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 5
samlingsforvaltning fra 2012. Denne beskriver godt utfordringer
og mål, men bør oppdateres.
Flere av avdelingene i Museet Midt deltar i nasjonale nettverk,
i tråd med
intensjonene i museumsreformen, men aktiviteten i disse
varierer.
Alle museene har gjennom konsolideringen fått tilgang til et
bredere kompetansemiljø. Revisor ser imidlertid at Museet Midt har
et uutnyttet potensial når det gjelder faglig samarbeid på tvers av
avdelingene. Det er i dag fortsatt relativt tette skott mellom
avdelingene. Det er etablert fagseksjoner på tvers av avdelingene,
men ikke alle disse er like aktive. Det kan også se ut til at det
går et skille mellom museene i Namsos og Kystmuseet, ved at museene
i Namsos i større grad samarbeider med hverandre. Et tettere faglig
samarbeid på tvers ville kunne styrket den faglige virksomheten i
den konsoliderte enheten ytterligere.
En av årsakene til at potensialet for samarbeid og mer effektiv
ressursutnyttelse
ikke er hentet ut, kan blant annet skyldes at
avdelingsledermøter ikke har blitt gjennomført i tråd med
intensjonene. Ny direktør har varslet at praksis nå endres.
Ny direktør har satt fokus på tiltak som setter avdelingslederne
i stand til å ha
god økonomistyring, som tilgang til økonomisk rapportering
gjennom året. Revisor mener det er svært viktig å få dette på
plass. Det at avdelingslederne ikke opplever at de har innblikk i
avdelingens økonomi gjennom året, kan ha konsekvenser for faglig
satsing og fokus på forskning.
Den interne fordelingen av midler mellom avdelingene i det
konsoliderte
museet er forutsigbar, da fordelingsnøkkelen fortsatt er slik at
avdelingene beholder det kommunale tilskuddet de hadde på
konsolideringstidspunktet. Revisor mener selskapet på sikt bør
drøfte muligheten for en mer fleksibel fordeling, basert på årlige
prioriteringer og bruk av ansattes kompetanse på tvers av
avdelingene.
Revisors gjennomgang viser at kommunene med ubemannede museer, i
tråd
med intensjonene, er styrket på museumsområdet etter at de gikk
inn som medeiere i Museet Midt i 2012. Årsaken til dette er den
faglige bistanden kommunene får fra avdeling Bygdesamlinger, som
har to distriktskonservatorer som kun jobber opp mot kommunene med
ubemannede museer. Tilbakemeldinger til revisor, og avdeling
Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015, viser at
kommunene er godt fornøyde med avdelingens arbeid og tjenestene man
får igjen for å være med i Museet Midt.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 6
Avdeling Bygdesamlinger kommuniserer åpent med eierkommunene, og
fører timeregnskap. På den måten sikrer de at bistanden fordeles
jevnt på kommunene og at alle får det de betaler for. Slik revisor
ser det, er avdeling Bygdesamlinger en vellykket konstruksjon, og
det er i denne delen av Museet Midt at konsolideringen har kommet
lengst i form av samarbeid og utnyttelse av ressurser på tvers av
kommuner.
Et av målene med museumsreformen var å bidra til gode sikrings-
og
bevaringsforhold for museenes samlinger. Revisors gjennomgang
viser at dette målet ikke er nådd fullt ut. Arbeidet med å etablere
et fylkesdeponi på den gamle planteskolen på Stiklestad har stoppet
opp. Status for lagring av museale gjenstander i Museet Midt i dag,
er at gjenstander for det meste er godt sikret, men at det er et
ønske om mer lagringsplass. Kunstmuseet har tidligere hatt svært
kritikkverdige oppbevaringsforhold for kunstsamlingen, men dette er
bedre i dag. Det gjenstår å få en løsning når det gjelder de store
gjenstandene som var planlagt magasinert i et felles
fylkesdeponi.
For museene som er konsolidert inn i Museet Midt, er det
ingenting i revisors
gjennomgang som tyder på at frivilligheten knyttet til museene
er svekket som følge av konsolideringen. Det varierer fra museum
til museum hvor stor aktiviteten blant de frivillige er, men
hovedinntrykket er at mange av museene engasjerer en stor andel
frivillige som gjør en viktig innsats. Avdeling Bygdesamlinger
bidrar til ivaretakelsen av lokalt engasjement og frivillighet ved
de ubemannede museene, i tråd med intensjonene i
museumsreformen.
Oppsummert viser revisors gjennomgang at Museet Midt har et
forbedringspotensial når det gjelder:
Å utnytte potensialet for faglig samarbeid mellom museene, og
derigjennom bidra til økt kvalitet på arbeidet og mer effektiv
ressursutnyttelse.
Arbeidet med sikring og bevaring av gjenstander, gjennom å sikre
tilfredsstillende deponi for samlingene.
Å etablere enighet og felles forståelse om fordelingsnøkkelen
for tilskudd. Å sikre at alle eierkommuner/eierstyrer signerer
samarbeidsavtalen med
Museet Midt som regulerer forhold knyttet til roller, ansvar og
økonomi. Sammenlikning Museet Midt IKS og Stiklestad Nasjonale
Kultursenter AS En tilsvarende gjennomgang av Stiklestad Nasjonale
Kultursenter AS (SNK), som er det konsoliderte museet for sørdelen
av Nord-Trøndelag, ble gjennomført tidligere i 2017. En
sammenlikning av funn, viser at både SNK og Museet Midt har
uutnyttet potensiale for faglig samarbeid på tvers av avdelingene.
Også når det gjelder frivillighet og lagringsforhold er situasjonen
for de to konsoliderte enhetene relativt
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 7
lik. I SNK er alle avtaler med eierstyrene på plass, og
fordelingsnøkkelen for tilskudd følges. Dette er ikke tilfelle i
Museet Midt. Museene skiller seg fra hverandre ved at det ene er
organisert som et aksjeselskap og det andre som et interkommunalt
selskap. I Museet Midt IKS er alle kommunene med bemannede
avdelinger medeiere i selskapet. Dette er ikke tilfellet for SNK
AS. Likevel opplever begge selskapene utfordringer i dialogen
mellom driftsselskap og eierselskap, og problemstillinger knyttet
til hvor mye eier av samlingene skal kunne bestemme av driften.
Museet Midt og SNK har også ulikt forhold til de ubemannede
museene. I Museet Midt er kommunene med ubemannede museer med som
deleiere i selskapet, og betjenes av en egen avdeling i det
konsoliderte museet. I sørdelen av fylket har kommuner med
ubemannet museum en tjenesteleveranseavtale med SNK. Revisors
inntrykk er at de ubemannede museene i Namdalen ivaretas svært godt
gjennom avdeling Bygdesamlingers arbeid, og at medeierskapet
muligens ivaretar kommunenes behov på en bedre måte enn gjennom
tjenesteleveranseavtaler.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 8
INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Sammendrag
.............................................................................................................
2
1. Innledning
..........................................................................................................
10
1.1 Bestilling
......................................................................................................
10
1.2 Bakgrunn
.....................................................................................................
10
1.3 Problemstillinger
.........................................................................................
12
1.4 Revisjonskriterier
........................................................................................
12
1.5 Metodisk tilnærming og gjennomføring
...................................................... 12
2. Eierstyring
..........................................................................................................
15
2.1 Problemstilling
............................................................................................
15
2.2 Revisjonskriterier
........................................................................................
15
2.3 Data
..............................................................................................................
17
2.3.1 Eierstyring i et interkommunalt selskap
............................................... 17
2.3.2 Formål og valg av selskapsform
.......................................................... 17
2.3.3 Forvaltning av eierskapet
.....................................................................
18
2.4 Vurdering
.....................................................................................................
22
2.5 Konklusjon og anbefalinger
........................................................................
25
3. Organisering og arbeid etter konsolidering
........................................................ 26
3.1 Problemstilling
............................................................................................
26
3.2 Revisjonskriterier
........................................................................................
26
3.3 Data
..............................................................................................................
28
3.3.1 Konsolideringsprosessen
......................................................................
28
3.3.2 Eierskap og driftsansvar - avtaler
......................................................... 31
3.3.3 Finansiering – offentlig driftstilskudd
.................................................. 33
3.3.4 Intern organisering og felles administrasjon
........................................ 37
3.3.5 Faglig samarbeid og utvikling
..............................................................
42
3.3.6 Avdeling Bygdesamlinger – ubemannede museer
............................... 45
3.3.7 Lagringsforhold
....................................................................................
48
3.3.8 Frivillighet og lokalt engasjement
........................................................ 50
3.4 Vurdering
.....................................................................................................
51
3.4.1 Forutsigbar finansiering og forpliktende samarbeid?
.......................... 51
3.4.2 Styrking av faglig virksomhet?
............................................................ 52
3.4.3 Bedre og mer effektiv ressursutnyttelse?
............................................. 53
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 9
3.4.4 Styrking av kommuner med ubemannede museer?
............................. 53
3.4.5 Gode sikrings- og bevaringsforhold for museenes samlinger?
............ 54
3.4.6 Ivaretakelse av frivillighet og lokalt engasjement?
.............................. 54
3.5 Konklusjon og anbefalinger
........................................................................
54
4. Høring
................................................................................................................
57
Forkortelser brukt i rapporten: AS Aksjeselskap BA Selskap med
begrenset ansvar IKS Interkommunalt selskap KF Kommunalt foretak
KRUA Avdeling for kultur og regional utvikling, NTFK MiST Museene i
Sør-Trøndelag MM Museet Midt IKS NFBA Namdal fylkesmuseum BA NTFK
Nord-Trøndelag fylkeskommune SNK Stiklestad Nasjonale Kultursenter
AS
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 10
1. INNLEDNING 1.1 Bestilling I henhold til kommuneloven § 77 nr.
5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med
forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i
selskaper. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av
selskapskontroll. Den omfatter kontroll med forvaltningen av
fylkeskommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som
utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med fylkestingets
vedtak og forutsetninger. Det kan også gjennomføres
forvaltningsrevisjon6 i selskaper, hvor selve aktiviteten i
selskapet kontrolleres7. På bakgrunn av Plan for selskapskontroll
2016-20178, bestilte kontrollutvalget i Nord-Trøndelag
fylkeskommune en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Museet
Midt IKS i sak 05/17. KomRev Trøndelag IKS leverte i april 2017 en
rapport til Nord-Trøndelag fylkeskommune og Verdal kommune etter
selskapskontroll i Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK).
Dette prosjektet er en naturlig videreføring av selskapskontrollen
i SNK. Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune vedtok
prosjektplan for prosjektet i sak 010/17, med følgende todelte
formål for prosjektet:
o Kartlegge Nord-Trøndelag fylkeskommunes eierstyring av Museet
Midt IKS, og undersøke hvorvidt den er i tråd med fylkestingets
vedtak og etablerte normer for god eierstyring.
o Undersøke hvordan organiseringen av Museet Midt IKS fungerer,
og peke på
eventuelle utfordringer knyttet til denne. 1.2 Bakgrunn Museet
Midt IKS er det konsoliderte museet for norddelen av
Nord-Trøndelag. Museet består av de bemannede avdelingene
Kystmuseet i Nord-Trøndelag / Norveg, Norsk Sagbruksmuseum,
Namdalsmuseet og Kunstmuseet Nord-Trøndelag. Museet består også av
avdeling Bygdesamlinger, som har det museumsfaglige ansvaret for de
ubemannede bygdesamlingene i kommunene Grong, Lierne, Namsskogan,
Overhalla, Nærøy og Fosnes. Museet Midt IKS var opprinnelig et
samarbeid mellom Namsos og Vikna kommuner. Driftsselskapet ble
etablert 01.01.2004 under navnet Namdal Fylkesmuseum BA, og omgjort
til et interkommunalt selskap (IKS) i 2007. Museet endret navn til
Museet
6 Forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske
vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger
ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger.
7 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv
(revisjonsforskriften) § 7. 8 Planen ble behandlet i
kontrollutvalget i sak 20/16, og i fylkestinget i sak 15/16.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 11
Midt IKS 01.01.20099. Nord-Trøndelag fylkeskommune gikk inn som
eier i selskapet fra 01.01.2010, gjennom at Fylkesgalleriet i
Nord-Trøndelag ble konsolidert inn i Museet Midt. Nord-Trøndelag
fylkeskommune eier i dag 25 % av Museet Midt. Kystmuseet i
Nord-Trøndelag, Norveg, er det konsoliderte museets
administrasjonssenter og ble åpnet i 2004. Museet Midt IKS hadde i
2016 101 ansatte fordelt på 41,62 årsverk10. Antallet selvstendige
museer i Norge var tidligere svært stort, og i Stortingsmelding nr.
22 (1999–2000) «Kjelder til kunnskap og oppleving» ble det lagt
frem forslag om en alternativ struktur. Den nasjonale
museumsreformen ble iverksatt etter Stortingets vedtak i desember
2000. Hovedgrepet var en bedre strukturering av et selvbærende,
fragmentert museumslandskap ved å slå sammen museer til større,
konsoliderte enheter. I Stortingsmelding nr. 48 (2002–2003)
«Kulturpolitikk fram mot 2014» var en av intensjonene å skape «eit
mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar
med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein
meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk»
(St.meld. nr. 48 (2002– 2003): 178). Et hovedmål med
museumsreformen var at en mer profesjonell ledelse av konsoliderte
museer ville føre til en bedre utnyttelse av de samlede ressursene,
noe som igjen skulle bidra til bedre faglig måloppnåelse. Norsk
Kulturråd publiserte i 2013 rapporten «Organisering av museene»,
som viser at det har vært varierende entusiasme for
museumskonsolideringen11. Noen mindre museer har i forkant av
konsolidering uttrykt bekymring for å bli slått sammen med større
museer og dermed miste sin stemme. Denne bekymringen viser seg også
etter konsolidering, i form av misnøye over manglende
gjennomslagskraft for ønsker og et ønske om alternative
konsoliderings- eller tilknytningsformer. Museumskonsolideringen i
Nord-Trøndelag var ikke en case i rapporten fra Kulturrådet. For
Nord-Trøndelag sin del er det interessant at det konsoliderte
museet i sørdelen av fylket – Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS
- er organisert på annen måte enn Museet Midt IKS. SNK er
organisert som et aksjeselskap med kun to eiere, selv om museet har
bemannede enheter i flere kommuner. I Sør-Trøndelag er alle de
store museene konsolidert i en felles enhet, Museene i
Sør-Trøndelag AS (MiST). Spørsmålet her er om organiseringen og
eierstrukturen kan sies å ha noen betydning for måloppnåelsen.
9 Informasjon hentet fra www.museetmidt.no/om-museet-midt-iks,
29.03.2017. 10 Årsberetning Museet Midt IKS 2016. 11 Knut
Fossestøl, Eric Breit og Hanne Heen, Organisering av museene,
2013.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 12
1.3 Problemstillinger Følgende problemstillinger er besvart i
selskapskontrollen: Problemstilling 1 (eierskapskontroll): Utøver
Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Museet Midt IKS i tråd
med fylkestingets vedtak og etablerte normer for god eierstyring?
Problemstilling 2 (forvaltningsrevisjon): I hvilken grad bidrar
organiseringen og arbeidet12 etter museumsreformen til å oppfylle
målene for den konsoliderte enheten Museet Midt IKS? Følgende tema
skal belyses:
Bakgrunnen for konsolideringen og interessentenes13 synspunkter
på konsolideringen i dag
Finansiering Fordeling av midler internt i museet Forholdet
mellom driftsstyre og eierstyre Felles administrasjon –
økonomi/personal Faglig samarbeid og utvikling
1.4 Revisjonskriterier I eierskapskontrollen vurderer revisor
fylkeskommunens praksis på bakgrunn av fylkestingsvedtak, samt
anbefalinger om god eierstyring fra KS. I forvaltningsrevisjon skal
det etableres revisjonskriterier med utgangspunkt i
problemstillingen. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller
standarder som praksis skal vurderes opp mot. Revisjonskriteriene
skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor
det reviderte området. Revisjonskriteriene er utledet og
operasjonalisert under de enkelte problemstillingene. 1.5 Metodisk
tilnærming og gjennomføring Undersøkelsen er gjennomført i henhold
til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og med
utgangspunkt i NKRFs veileder for gjennomføring av
selskapskontroll. Prosjektet er gjennomført i perioden april til
september 2017.
12 Problemstillingen er justert på ett punkt fra formuleringen i
prosjektplanen. I tillegg til «organiseringen», blir det riktig å
føye til «arbeidet» etter museumsreformen, for å dekke bestillingen
fra kontrollutvalget. 13 Endret fra «museets» til «interessentenes»
synspunkter på konsolideringen i dag.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 13
I og med at Museet Midt IKS er 100 prosent offentlig eid, har
revisor kunnet kreve alle de opplysninger vi fant nødvendige for å
gjennomføre selskapskontrollen. Dette gjelder både fra styrende
organer, direktør og selskapets valgte revisor. Museet Midts øvrige
eiere står ikke som bestillere av prosjektet, men vi har likevel
innhentet informasjon fra disse for å kunne svare på
problemstillingen om måloppnåelse etter konsolidering. I rapporten
vil revisor, der det er naturlig, ta inn informasjon fra
selskapskontrollen i SNK for å kunne sammenlikne de to konsoliderte
museumsenhetene i Nord-Trøndelag. Når det gjelder rapportens
eierskapsdel, vil vi presentere et sammendrag av funn som ble gjort
i forbindelse med selskapskontrollen i SNK. Sammendraget gjelder
fylkeskommunens system for eierstyring generelt, supplert med
spesifikke data og vurderinger for eierstyringen opp mot Museet
Midt. Rapporten bygger på informasjon innhentet gjennom
dokumentanalyse og intervju. Intervju Følgende er intervjuet i
forbindelse med prosjektet:
Styreleder, Museet Midt Tidligere direktør, Museet Midt (fram
til 31.07.2017) Ny direktør, Museet Midt (fra og med 01.08.2017) -
også fungerende
avdelingsleder i Kunstmuseet Nord-Trøndelag Økonomiansvarlig,
Museet Midt Administrasjonskonsulent, Museet Midt Avdelingslederne
i Museet Midt
o Kystmuseet/Norveg o Namdalsmuseet o Norsk Sagbruksmuseum o
Kunstmuseet Nord-Trøndelag (ny direktør)
Distriktskonservatorene i avdeling Bygdesamlinger Ordfører i
Vikna kommune Ordfører i Namsos kommune Seniorrådgiver i avdeling
for kultur og regional utvikling (KRUA), Nord-
Trøndelag fylkeskommune Funksjonsleder folk og samfunn, avdeling
for kultur og regional utvikling
(KRUA) Nord-Trøndelag fylkeskommune Intervjuene ble gjennomført
etter en intervjuguide. Informantene fikk ikke tilsendt denne på
forhånd. Referat fra intervju er verifisert av informantene i
etterkant for å rette opp eventuelle feil og misforståelser.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 14
Skriftlige spørsmål Vi sendte skriftlige spørsmål til
fylkesrådsleder, som er fylkeskommunens valgte eierrepresentant i
Museet Midt IKS. Spørsmålene ble besvart pr. epost. Vi sendte også
epost med skriftlige spørsmål til rådmann og ordfører i de seks
kommunene som ble medeiere i Museet Midt IKS fra 2012: Overhalla,
Lierne, Grong, Namsskogan, Fosnes og Nærøy14. Vi mottok svar fra
Overhalla, Grong og Lierne kommuner. For å ha et
sammenlikningsgrunnlag, sendte vi også epost med skriftlige
spørsmål til ordfører og rådmann i kommunene i sørdelen av
Nord-Trøndelag som kun har ubemannede museer: Frosta, Verran,
Snåsa, Leksvik og Meråker. Disse kommunene har en avtale om
tjenesteleveranse fra Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK).
Vi mottok svar fra Verran og Snåsa. Vi har innhentet informasjon
fra Museet Midts revisor, Namdal Revisjon AS. Dokumentgjennomgang
Vi har fått oversendt skriftlig dokumentasjon fra Museet Midt IKS
som dokumenterer utviklingen siden konsolideringen. Vi har også
basert oss på materiale i eierskapsmeldinger og andre politiske
saker. Referanselista viser hvilke skriftlige dokumenter vi har
brukt som kilder. Samlet vurdering av datagrunnlag og metode
Revisjonskriteriene i prosjektet er utarbeidet for å kunne si noe
om effekten av museumskonsolideringen. Det er ikke nødvendigvis
enkelt å måle Museet Midt på disse kriteriene, men det gir en
mulighet til å si noe om tilstanden ut fra et bredt
informasjonstilfang. Tre av seks kommuner med ubemannede museer
svarte ikke på vår henvendelse, men vi mener likevel vi kan si noe
om kommunenes holdninger ved å kombinere svarene vi fikk med
avdeling Bygdesamlingers egen evalueringsrapport fra 2015 som vi
har fått tilgang til. Vi mottok svar fra kun to av kommunene som
har tjenesteavtale med SNK, og kan ut fra dette ikke si noe
fullstendig om hvorvidt kommunene i sørdelen av fylket er fornøyd
med denne avtalen. Vår samlede vurdering er at metodebruk og
kildetilfang i dette prosjektet gir et tilstrekkelig grunnlag til å
svare på problemstillingene.
14 I og med at ordfører i Nærøy er medlem av kontrollutvalget i
Nord-Trøndelag fylkeskommune, og dermed bestiller av denne
rapporten, ble eposten til Nærøy kommune stilet til rådmann med
kopi til ordfører.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 15
2. EIERSTYRING Nord-Trøndelag fylkeskommune har en tredelt rolle
på museumsområdet. Fylkeskommunen er:
Regional utviklingsaktør Tilskuddspart Medeier
I dette kapittelet beskriver vi fylkeskommunen som medeier i
Museet Midt IKS, og det utgjør rapportens eierskapskontrolldel.
Kapittelet bygger også på funn fra selskapskontrollen i SNK fra
april 2017. 2.1 Problemstilling Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune
eierskapet i Museet Midt IKS i tråd med fylkestingets vedtak og
etablerte normer for god eierstyring? 2.2 Revisjonskriterier
Betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres når
virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper.
Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring
setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan
og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Fylkeskommunens
eierstyring vurderes opp mot utvalgte kriterier hentet fra Lov om
interkommunale selskaper (IKS-loven)15, KS’ anbefalinger om
eierstyring, selskapsledelse og kontroll16, samt fylkestingsvedtak.
Lov om interkommunale selskaper: I henhold til IKS-loven § 4 skal
det for interkommunalt selskap opprettes en skriftlig
selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller
fylkestinget selv vedta avtalen. Endringer i selskapsavtalen som
gjelder for eksempel endring av deltakere i selskapet skal skje på
samme måte. I henhold til IKS-loven § 6 er det fylkestinget selv
som oppnevner medlem(er) i representantskapet.
15 Lov om interkommunale selskaper 1999-01-29-6 16
http://www.ks.no/globalassets/ks-anbefalinger-eierstyring_digital.pdf
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 16
KS-anbefalinger: Anbefaling 1: Obligatorisk opplæring av og
informasjon til folkevalgte Fylkeskommunen bør som en del av sitt
folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller
eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet
av de første seks månedene av valgperioden.
Anbefaling 4: Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Fylkestinget
bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved
å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. En
eierskapsmelding bør som minimum ha disse hovedpunktene; 1.
Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og
samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens
prinsipper for eierstyring. 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet
til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og
selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder
styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til
miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv.
Anbefaling 5: Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter
Fylkeskommunen skal utarbeide og bør jevnlig revidere
styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av
selskapet.
Anbefaling 6: Eiermøter KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres
eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med
selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra
eier(ne), styret og daglig leder for selskapet.
Anbefaling 7: Eierorganets sammensetning og funksjon Avhengig av
selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at fylkestinget
oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i
eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av
fylkestingets vedtak.
Anbefaling 10: Valgkomité og styreutnevnelser Ved valg av styrer
til fylkeskommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av
valgkomité.
Fylkestinget fattet i sak 10/59 vedtak om innholdet i
eiermeldingen: Fylkestinget tar saken til orientering, men ber
samtidig om at det i fremtidige
eierskapsmeldinger foretas en konkret gjennomgang av hvert
enkelt selskaps formål, og at man vurderer hensiktsmessigheten av
fylkeskommunens fremtidige eierskap i de enkelte selskapene.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 17
2.3 Data 2.3.1 Eierstyring i et interkommunalt selskap I et
interkommunalt selskap er representantskapet selskapets øverste
organ. Gjennom representantskapet utøver eierne den øverste
myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtak fastsette
rammer for selskapet. Det er representantskapet som velger styret.
Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det
overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes
formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig
funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig
leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret
har gitt. Prosessen for å avklare og iverksette fylkeskommunens syn
i vesentlige saker som angår Museet Midt IKS vil være følgende:
1. Fylkesrådet forbereder og fremmer forslag i saker vedrørende
fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper17.
2. Fylkestinget drøfter saker og fatter vedtak på vegne av
fylkeskommunen som eier (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte
stemmer)18. Fylkestinget velger selv eierrepresentant til
representantskapet19.
3. Den valgte eierrepresentanten representerer fylkeskommunen
som eier i representantskapet20.
4. Representantskapet er selskapets øverste myndighet og
behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre
saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i
representantskapet21
5. Styret har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører
tilsyn med den daglige ledelsen22.
6. Direktør står for den daglige ledelse av selskapets
virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har
gitt23.
2.3.2 Formål og valg av selskapsform Museet Midts formål er å
drive museal virksomhet i Namdalen24. Dette utføres gjennom felles
drift av museene i de deltakende kommuner samt annen virksomhet som
naturlig hører til, blant annet ved å
- Være kompetansesenter for de deltakende kommunene i
museumsfaglige spørsmål
17 Reglement for fylkestinget punkt 1.3. 18 Fylkesrådet
forbereder og fremmer forslag i saker vedr. fylkeskommunale
eierinteresser i eksterne selskaper, jf. Reglement for fylkestinget
punkt 1.2. 19 Lov om interkommunale selskaper § 6. 20 Ansvaret for
oppfølging av eierskapet i aksjeselskaper er tillagt fylkesrådet
etter delegasjon fra fylkestinget, mens ansvaret for oppfølging av
interkommunale selskap er tillagt fylkestinget, jf. § 3 i Reglement
for fylkesrådet. 21 Lov om interkommunale selskaper § 7. 22 Lov om
interkommunale selskaper § 13. 23 Lov om interkommunale selskaper §
14. 24 Selskapsavtale signert februar 2017.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 18
- Sørge for at lokale museum, samlinger, kulturminner og
tradisjoner blir ivaretatt
- Sikre og videreutvikle medvirkning og engasjement fra lokale
medspillere - Arbeide aktivt ved formidling av nasjonal, regional
og lokale historie ved
utstillinger og publikasjoner, også i samarbeid med lokale
organisasjoner, institusjoner og personer
- Drive og legge til rette for kunnskapsutvikling, forskning og
formidling - Arbeide ut fra handlingsplaner lokalt, regionalt og
nasjonalt, herunder
etablering og drift av nye enheter - Ta vare på bygninger,
gjenstander, bygningsmiljø og anlegg etter nærmere
avtale med deltakerkommunene - Etter avtale med de deltakende
kommunene påta seg oppgaver innen
kulturminnevern - Sikre at museumsreformen i Namdalen når
faglige og organisasjonspolitiske
mål Den første konstruksjonen av konsolidert museum i Namdalen,
Namdal Fylkesmuseum BA25, var gjennom sin selskapsform lite
forpliktende. Ifølge seniorrådgiver KRUA ga staten beskjed om at
tilknytningen mellom museene ble for «løs», og et interkommunalt
selskap ble etablert. Selskapet skiftet navn til Museet Midt IKS i
2009. Ifølge seniorrådgiver KRUA var det i utgangspunktet et ønske
om å etablere Museet Midt som et aksjeselskap (AS). Det ble
imidlertid signalisert fra Finansdepartementet at Vikna kommune i
så fall måtte betale tilbake moms fra byggingen av Norveg. Vikna
kommune valgte å legge Norveg i et kommunalt foretak (KF), og det
konsoliderte museet Museet Midt ble organisert som interkommunalt
selskap. 2.3.3 Forvaltning av eierskapet Fylkestinget har det
øverste tilsynet med fylkeskommunale interesser i eksterne
selskaper. Fylkesrådet skal på fylkestingets vegne ivareta
fylkeskommunale eierinteresser i eksterne selskaper. Opplæring
Selskapsorganisering og eierstyring var en del av den obligatoriske
folkevalgtopplæringen som ble gjennomført for fylkestinget i
oktober 2015. Fylkeskommunens største selskap på det tidspunktet,
Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk AS (NTE) ble brukt som case i
opplæringen. Eiermeldinger Fylkestinget har siden 2010 årlig
behandlet eiermelding for fylkeskommunens eierinteresser i
selskaper. I 2010 konkretiserte fylkestinget i vedtaks form hva
25 BA – selskap med begrenset ansvar.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 19
eiermeldingen skulle omfatte. Sist eiermelding ble lagt fram i
fylkestinget i oktober 201626. Eiermeldingen er en orientering til
fylkestinget om fylkeskommunens eierskap, og omfatter både
aksjeselskaper, interkommunale selskaper og andre selskaper. Saken
består av et saksframlegg med tre vedlegg. I saken beskrives
innledningsvis fylkeskommunens eierpolicy, og hvilke motiv som bør
legges til grunn for å vurdere fylkeskommunalt eierskap. Disse
motivene er:
1. Samfunnsmessig/sektorpolitisk styring. Kan være strategisk
viktige regional-, samferdsels-, nærings-, arbeidsmarkeds-,
utdannings-, kulturpolitiske begrunnelser.
2. Situasjonsbestemt begrunnelse. Kan være å bidra til
risikoavlastning for
private aktører gjennom for eksempel å tilføre tilstrekkelig
egenkapital eller å legitimere bedriften. Uten begrunnelse i disse
to punktene er det ikke ønskelig med fylkeskommunalt eierskap.
I eiermeldingen foretar fylkesrådet en gjennomgang av
hensiktsmessigheten av fylkeskommunens eierskap for å kunne si noe
om hvorvidt eierskapet bør videreføres eller ikke. Dette gjøres for
de ulike selskapstypene under ett. Museet Midt IKS hører her under
gruppen selskaper benevnt som kulturbygg/kulturselskaper, og
fylkesrådet foreslår å videreføre eierskapet i alle disse
selskapene. Saken gir også en orientering om prosessen med salg av
eierposter som ble vedtatt av fylkestinget i 2008 og i 2011. Som
vedlegg til saken følger en kort omtale av alle selskaper og
formålet med disse. I eiermeldingen for 2016 heter det at en
grundigere gjennomgang av eierskapet gjøres i forbindelse med ny
eierskapsstrategi for Trøndelag fra 2018. I eiermeldingen for 2016
står det opplyst at Nord-Trøndelag fylkeskommune eier 33,33 % av
Museet Midt IKS. Fra 2012 har fylkeskommunens eierandel vært 25 %.
Styringsdokumenter Fylkestinget i Nord-Trøndelag vedtok i sak 09/91
å gå inn som medeier i selskapet Museet Midt IKS fra 01.01.2010.
Det ble deretter jobbet med en konsolideringsavtale, og
fylkestinget godkjente avtalen mellom Museet Midt og fylkeskommunen
i sak 10/53. Etter stiftelsen av Museet Midt i 2007, tilsier
revisors opplysninger at selskapsavtalen har blitt revidert to
ganger, i henholdsvis 2014 og i 2016. Alle selskapsavtalene har
følgende bestemmelse (§11): «Representantskapet kan ikke vedta
endringer i denne
26 Sak 69/16
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 20
selskapsavtale, idet slik endring forutsetter samtykke fra
samtlige deltakende kommuner.». I representantskapsmøtet i 2014 ble
det i sak 5/14 behandlet sak om «godkjenning av justert
selskapsavtale for Museet Midt». I saken er det referert til at det
i ekstraordinært representantskapsmøte i desember 2013 ble vedtatt
endringer i enkelte punkter i selskapsavtalen, og at vedtatte
endringer er innarbeidet i det framlagte forslaget til justert
selskapsavtale. I saken fattet representantskapet i Museet Midt
følgende vedtak: «Representantskapet godkjenner justert
selskapsavtale for Museet Midt IKS. Dokumentet sendes ut til den
enkelte kommune for underskrift.» Avtalen er signert alle
eierrepresentantene. Revisor kan imidlertid ikke finne at den
reviderte selskapsavtalen fra 2014 er behandlet i fylkestinget.
Representantskapet fikk, i henhold til protokollen fra
representantskapsmøtet i juni 2016, i sak 5/16 framlagt revidert
utgave av selskapsavtalen. I protokollen refereres det til at
kommentarer etter en juridisk vurdering av avtalen ble lagt fram,
og representantskapet kom med endringsforslag til flere av punktene
i avtalen. Revisor kan ikke se at vedtaket om endring kommer klart
fram av protokollen. Heller ikke den justerte avtalen fra 2016 er
behandlet i fylkestinget, men kun signert av eierrepresentantene i
februar 2017. Revisor kan heller ikke finne at de justerte
selskapsavtalene signert i 2014 og 2017 er behandlet i
kommunestyrene i de andre eierkommunene i Museet Midt IKS. Museet
Midts egen revisor, Namdal Revisjon, skrev i februar 2016 et
nummerert brev27 til selskapet der det ble påpekt at
selskapsavtalen ikke var justert i forhold til de endringene som
hadde skjedd på eiersiden i selskapet, da Nord-Trøndelag
fylkeskommune og andre kommuner kom inn som eiere i selskapet.
Namdal Revisjon opplyser at innholdet i brevet tidligere var
kommunisert muntlig til ledelsen ved Museet Midt, og også tatt opp
skriftlig i epost til styreleder og tidligere direktør i oktober
2014. Det er registrert én endring av deltakere i Museet Midt IKS i
Foretaksregisteret, datert 02.03.2017. Gjennom denne endringen er
fylkeskommunen og de siste seks kommunene i Namdalen registrert som
eiere i museet. Eierrepresentant I henhold til IKS-loven er det
fylkestinget selv som oppnevner medlem(er) i representantskapet
(jf. § 6). Representantskapet velges for fire år av gangen.
Etter
27 Revisorloven §5-4 krever at visse forhold skal kommuniseres i
nummerert brev. Dette gjelder forhold som kan føre til ansvar for
medlem av styret, representantskapet eller daglig leder.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 21
inntreden i Museet Midt IKS, har fylkestinget oppnevnt følgende
medlemmer med varamedlem:
2009: Sak 09/91 – Alf Daniel Moen, vara Anne Marit Mevassvik
2011: Sak 11/79 – Ingvild Kjerkol, vara Anne Marit Mevassvik 2013:
Sak 64/13 – Anne Marit Mevassvik, vara ikke valgt 2013: Sak 67/13 –
Suppleringsvalg vara Terje Sørvik 2015: Sak 62/15 – Anne Marit
Mevassvik, vara Terje Sørvik
Ifølge protokollene fra representantskapsmøtene i perioden
2011-2017 har følgende møtt fra Nord-Trøndelag fylkeskommune: 2011:
Alf Daniel Moen 2012: Ingvild Kjerkol 2013: Terje Sørvik (samt
representant for administrasjonen) 2014: Terje Sørvik 2015: Terje
Sørvik 2016: Jorunn Lilleslett (fra administrasjonen) 2017: Jorunn
Lilleslett (fra administrasjonen) Protokollene viser at det hvert
år i perioden 2013-2017 er vara som har møtt i
representantskapsmøtet. I representantskapsmøtene i 2016 og 2017
møtte ikke fylkeskommunen med valgt eierrepresentant, men en ansatt
i fylkeskommunens administrasjon. Denne har status som observatør i
representantskapsmøtet. Ifølge fylkesrådsleder skyldes dette
kollisjoner med andre oppdrag. Fylkesrådsleder opplyser at man
hadde kontakt med de andre større eierne i Museet Midt i forkant av
disse representantskapsmøtene. I tillegg til den årlige
eiermeldingen, har fylkestinget gitt føringer for eierskapet i
Museet Midt gjennom de vedtak som ble gjort i forbindelse med
konsolideringen. I tillegg ligger Museumsstrategien for
Nord-Trøndelag fra 2010 i bunnen. Rapportering til fylkestinget
skjer gjennom eierskapsmeldingen som legges fram til debatt hver
høst. Eiermøter Når det gjelder oppfølging av selskapet fra
eiersiden ut over deltakelse i representantskapsmøter, opplyser
fylkesrådsleder at styreleder og direktør i Museet Midt møter
fylkesrådet med jevne mellomrom. I tillegg er det uformell dialog
ved behov. Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 22
Valgkomité og styreutnevnelser I henhold til selskapsavtalen,
skal styret i Museet Midt bestå av minst 5 medlemmer, hvorav ett
medlem skal velges av og blant de ansatte i selskapet. Styret skal
sammensettes av medlemmer som både har lokal forankring og personer
med kompetanse innenfor virksomhetens forskjellige strategiområder
(museumsfaglig, finansielt mv.). Styret velges ordinært for en
periode på to år (§12). Selskapsavtalen har ikke bestemmelser om
kjønnsbalanse i styret. I interkommunale selskap med seks til åtte
medlemmer, er kravet at hvert kjønn skal være representert med
minst tre (jfr. aksjeloven § 20-6 nr. 3). Styret i Museet Midt IKS
som ble valgt av representantskapet i mai 2017, består av 4 menn og
4 kvinner. Selskapsavtalen har ikke bestemmelser om bruk av
valgkomité. Ifølge fylkesrådsleder er det ingen formell valgkomité
som jobber fram kandidater til styret i Museet Midt, men eierne har
konsultasjoner i forkant av valg. En gjennomgang av protokoller fra
representantskapsmøtene i perioden 2013-2017, viser at det ved
styrevalgene i 2016 og 2017 er protokollført at valgkomité har
bestått av ordførerne i Namsos og Vikna, samt varaordfører i Grong
kommune. Ifølge fylkesrådsleder foretas det evalueringer av styret,
men ikke på en formalisert måte. I henhold til § 12 i
selskapsavtalen skal selskapets styre bestå av minst 5 medlemmer,
hvorav et medlem valgt av og blant de ansatte i selskapet. Styret i
Museet Midt har etter generalforsamling i 2017 hatt følgende
sammensetning:
Styreleder: Alf Daniel Moen Nestleder: Kirsten Joveig Gartland
Styremedlem: Dordi Haugen Styremedlem: Laila Elisabeth Olsen
Styremedlem: Marit Dille Styremedlem: Carl Sitter Geving
Styremedlem: Petter Sørholt Styremedlem: Kjell Roger Eikeset
(ansattvalgt) Observatør: Nina Grindvik Sæternes
2.4 Vurdering Opplæring Ifølge KS-anbefalingene om god
eierstyring bør fylkeskommunen som en del av sitt folkevalgtprogram
gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første
opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første seks månedene av
valgperioden. Revisors gjennomgang viser at Nord-Trøndelag
fylkeskommune har
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 23
opplæring i tråd med denne anbefalingen gjennom den
obligatoriske folkevalgtopplæringen i konstituerende fylkesting
etter valget i 2015. Eiermeldinger KS anbefaler at fylkestinget
hvert år bør fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved
å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Revisors
gjennomgang viser at fylkestinget hver høst behandler eiermelding.
Innholdet i denne er i tråd med bestillingen fra fylkestinget i sak
10/59, ved at det foretas en gjennomgang av hvert enkelt selskaps
formål og hensiktsmessigheten av fylkeskommunens eierskap vurderes.
Slik revisor ser det, hadde det også kunne vært formålstjenlig med
en grundigere presentasjon av selskapene fylkeskommunen har
eierinteresser i. Aktuelle opplysninger i tillegg til de som står
der i dag, kan blant annet være økonomiske nøkkeltall og en omtale
av viktige forhold i selskapet i året som har gått, samt hvem som
representerer fylkeskommunen i generalforsamling. Eiermeldingen har
også potensiale til å si noe mer om eierstrategi, samt om
selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet
og etikk, slik KS anbefaler. Revisor vil også påpeke at det i siste
eiermelding fra 2016 står at fylkeskommunen eier 33,33 % i Museet
Midt IKS. Dette er ikke korrekt, da fylkeskommunen fra og med 2012
har en eierandel på 25 %. Eiermeldingen bør derfor oppdateres på
dette punktet. Styringsdokumenter KS anbefaler at eier skal
utarbeide og jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som
regulerer styringen av selskapet. Selskapsavtalen mellom eierne i
Museet Midt IKS regulerer styringen av selskapet. Etter
Nord-Trøndelag fylkeskommunes inntreden i selskapet i 2010, og
ytterligere 6 kommuners inntreden i 2012, ble ikke justert
selskapsavtale behandlet i representantskapet før i 2014. På tross
av at IKS-loven § 4, og § 11 i selskapsavtalen for Museet Midt,
bestemmer at det er fylkestinget/kommunestyret selv som skal vedta
selskapsavtalen, kan ikke revisor se at verken fylkestinget i
Nord-Trøndelag eller kommunestyrene i de andre eierkommunene har
behandlet selskapsavtalen som vedtakssak. Endringer i selskapets
deltakere fra 2012 ble ikke meldt til Foretaksregisteret før i mars
2017, etter behandling av ny justering av selskapsavtalen i
representantskapet i juni 2016. Revisor vil understreke viktigheten
av at slike endringer meldes Foretaksregisteret uten ugrunnet
opphold. Prosedyre ved innlemming av flere deltakere i et
interkommunalt selskap ville være at representantskapet gir sin
tilslutning til eventuelt foreslåtte endringer i
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 24
selskapsavtalen, herunder punktet om hvem som er deltakere, og
oversender saken til deltakerkommunene til behandling, og anbefaler
at kommunestyre/fylkesting godkjenner den endrede selskapsavtalen.
Slik revisor ser det, burde dette vært gjort både i forbindelse med
Nord-Trøndelag fylkeskommunes inntreden i Museet Midt fra 2010 og
de seks kommunene i Namdalens inntreden fra 2012. For
Nord-Trøndelag fylkeskommunes del ville normal prosedyre vært at
selskapsavtalen først ble behandlet i fylkesrådet, som deretter
innstilte til fylkestinget som fattet endelig vedtak.
Eierrepresentant Avhengig av selskapets formål, anbefales det som
en hovedregel at fylkestinget oppnevner sentrale folkevalgte som
selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal
utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak. I lov om IKS om
oppnevning av medlem av representantskap heter det at
kommunestyret/fylkestinget selv oppnevner medlem og varamedlem.
Revisors gjennomgang viser at medlem og varamedlem i
representantskapet i Museet Midt er oppnevnt av fylkestinget.
Revisors gjennomgang viser også at Nord-Trøndelag fylkeskommune kun
møtte med en ansatt fra administrasjonen som observatør i
representantskapsmøtene i 2016 og 2017, og ikke et valgt medlem med
stemmerett. Revisor har forståelse for at det kan oppstå
møtekollisjoner, men vil likevel understreke betydningen av at
eierrepresentant møter i representantskapet, som er selskapets
øverste myndighetsorgan. Eiermøter KS anbefaler at det jevnlig
gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og
kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom eier,
styret og daglig leder for selskapet. Noen ganger har eierne behov
for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle
beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til
møte i representantskapet. Et eiermøte er ikke lovregulert og er en
uformell arena hvor det ikke skal treffes vedtak. Eiermøtene er
uforpliktende for eierne og for selskapet. Når det gjelder Museet
Midt viser revisors gjennomgang at det ikke gjennomføres
formaliserte eiermøter. Det er dialog mellom fylkesrådet og
styreleder og direktør i Museet Midt. Valgkomité og
styreutnevnelser KS anbefaler at det ved valg av styrer til
fylkeskommunalt eide selskaper bør vedtektsfestes bruk av
valgkomité. Det er ikke bestemmelse om bruk av valgkomité i
selskapsavtalen for Museet Midt, men ut fra protokollene fra
representantskapsmøtene i 2016 og 2017 ser det ut som om det er
etablert valgkomité for disse valgene bestående av ordførerne i
Namsos og Vikna, samt varaordfører i Grong.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 25
2.5 Konklusjon og anbefalinger Revisors gjennomgang viser at
fylkeskommunen følger anbefalingene fra KS når det gjelder
opplæring av folkevalgte og oppnevning av eierrepresentant, samt
fylkestingets vedtak om innholdet i eiermeldingen. Gjennomgangen
viser imidlertid at fylkeskommunen på enkelte punkter ikke utøver
eierskapet i Museet Midt i tråd med etablerte normer for god
eierstyring. Revisor anbefaler at fylkeskommunen tar tak i følgende
forhold:
Fylkeskommunens eiermelding kan videreutvikles, blant annet med
en grundigere presentasjon av de enkelte selskapene i tråd med KS’
anbefalinger. Eiermeldingen har også potensiale til å si noe mer om
eierstrategi, samt om selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø,
likestilling, åpenhet og etikk, slik KS anbefaler. Eiermeldingen
bør også oppdateres slik at fylkeskommunens eierandel i selskapet
opplyses korrekt.
Selskapsavtalen for Museet Midt IKS ble ikke justert i
forbindelse med
inntreden av nye deltakerkommuner i 2010 og 2012. De justerte
selskapsavtalene signert representantskapets medlemmer i 2014 og
2016 er ikke behandlet i fylkestinget i tråd med bestemmelsene i
IKS-loven § 4 og selskapsavtalen § 11. Endringer i selskapets
deltakere ble først meldt til Foretaksregisteret i mars 2017.
Det gjennomføres ikke formaliserte eiermøter i Museet Midt IKS i
tråd med
anbefalingene fra KS. Slik revisor ser det kan eiermøter være en
viktig arena for informasjon og diskusjon mellom selskap og eier og
eierne i mellom, uten at det treffes formelle beslutninger.
Det er ikke nedfelt bruk av valgkomité i selskapsavtalen for
Museet Midt IKS. Det kan likevel se ut som om en valgkomité har
vært i funksjon ved de siste to valgene til styret. Revisor mener
eierne bør vurdere å nedfelle bestemmelse om bruk av valgkomité i
selskapsavtalen. I tråd med anbefalingene fra KS bør valgkomiteen
sammensettes slik at den reflekterer eierandelene, og det bør
utarbeides retningslinjer som regulerer valgkomiteens arbeid.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 26
3. ORGANISERING OG ARBEID ETTER KONSOLIDERING Dette kapittelet
omhandler organisering av det konsoliderte museet Museet Midt IKS
etter museumsreformen og arbeidet med samordning på tvers for å nå
målene i reformen, og utgjør forvaltningsrevisjonsdelen av denne
rapporten. 3.1 Problemstilling I hvilken grad bidrar organiseringen
og arbeidet etter museumsreformen til å oppfylle målene for det
konsoliderte museet Museet Midt IKS? 3.2 Revisjonskriterier I St.
meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving, heter
det at det gjennom museumsreformen legges opp til «ein modell for
organisering og samordning som kan gje betre utnytting av alt
føreliggjande ressursar og optimal bruk av nye innsatsar» (s. 8). I
St.meld. nr. 48 (2002–2003) Kulturpolitikk fram mot 2014, er
intensjonen med museumsreformen oppsummert på følgende måte:
«Siktemålet er å få til ei institusjonell opprydding, slik at
ein i kvart fylke vert sitjande att med eit mindre tal konsoliderte
museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg
og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i
eit samla nasjonalt nettverk. Tanken er ikkje å sentralisera, og
det er lagt vekt på at lokale museum skal bestå som
formidlingsarenaer innanfor ein konsolidert fagleg og
institusjonell struktur. Oppsummert er dei retningsgjevande
prinsippa å bevara og styrkja lokalt engasjement og deltaking i
kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å
samordna musea i eit nasjonalt nettverk.» (s. 178).
I St.meld. nr. 49 (2008-2009) Framtidas museum, foreslås
følgende hovedmål for museumssektoren – de 4 F-ene:
Forvaltning: Museenes samlinger skal sikres og bevares best
mulig for ettertiden og gjøres tilgjengelig for publikum og for
forskning. Viktige delmål vil være gode sikrings- og
bevaringsforhold samt prioritering og koordinering av
samlingene.
Forskning: Forskning og kunnskapsutvikling ved museene er et
nødvendig faglig grunnlag for innsamling, dokumentasjon og
formidling. Et delmål vil være økt forskningssamarbeid, både i
museumsnettverket og mellom museene og forskningsmiljøer i
kunnskapssektoren.
Formidling: Museene skal nå publikum med kunnskap og opplevelse
og være tilgjengelig for alle. Det innebærer målrettet
tilrettelegging for ulike grupper og aktuell formidling som fremmer
kritisk refleksjon og skapende innsikt.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 27
Fornying: Gjennom faglig utvikling, nytenking og
profesjonalisering, skal museene være oppdaterte og aktuelle i alle
deler av sin virksomhet, være solide institusjoner og ha en aktiv
samfunnsrolle. Et delmål vil være å utvikle digital forvaltning og
formidling.
I Framtidas museum (boks 10.1) understreket28 styreleder ved
Helgeland Museum at et nytt museumslandskap gir nye muligheter.
Men, for at disse mulighetene skal kunne tas vare på, må et knippe
forutsetninger ligge til grunn:
Museene må ha kompetente medarbeidere og gi gode muligheter for
faglig utvikling.
Museene må drives profesjonelt og det må legges vekt på styring,
hensiktsmessig organisering og kompetent ledelse.
Museene må ha lokal og regional legitimitet og være godt
grunnfestet hos eiere og lokalbefolkning.
Museene må ha en forutsigbar finansiering basert på forpliktende
samarbeid mellom stat, fylkeskommune og kommuner.
Museene må ha hensiktsmessige anlegg for samlingsforvaltning og
formidling. Museene må i større grad delta i faglige
museumsnettverk.
I Nord-Trøndelag fylkeskommunes museumsstrategiske plattform fra
2010 står følgende (s. 47):
«Det vil i vidare konsolideringsarbeid vere viktig å ivareta dei
små musea sine viktige rollar knytt til lokal identitet og
kunnskapsarena med ansvar for å bevare og formidle den spesifikt
lokale kunnskapen. I Nord-Trøndelag sitt museumslandskap vil ein
også framover ha ei breidde av store og små museum med ulik styrke.
Det er likevel viktig å sjå på alle musea som likeverdige brikker
for ivaretaking av regionen si samla historie.»
NTFKs museumsplan presenterer følgende om små museer, her
forstått som ubemannede museer (s. 7 og 8):
«(...) Stiklestad Nasjonale Kultursenter og Museet Midt har, som
del av avtaleverket kring museumskonsolideringa, inngått
museumssamarbeid gjennom eigen avtale med dei små musea i kommunar
som ikkje er del av museumskonsolideringane. Gjennom
samarbeidsavtalane skal dei konsoliderte einingane årleg yte
bistand til formidling, vedlikehald og utvikling ved dei små musea
i fylket. Bistanden skal vere i eit omfang som tilsvarer det
tilskotet som før museumsreforma kom frå stat og fylkeskommune til
museumsdrift i kommunane som til no ikkje har valt å gå inn i
museumskonsolideringane.»
I konsolideringsavtalen mellom Museet Midt IKS og Nord-Trøndelag
fylkeskommune fra 2010 (FT-sak 10/53) heter det at:
28 På et seminar i regi av Kulturdepartementet, 22.06.2009
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 28
Museet Midt IKS forplikter seg til å utvikle dagens fagmiljø og
styrke samarbeidet internt og med de andre fagmiljøene som angår
Fylkesgalleriet i Nord-Trøndelag (punkt 5).
Det primære målet med museumsreformen var å skape sterkere
museumsfaglige institusjoner. Organiseringen av det konsoliderte
museet etter museumsreformen skulle bidra til at alle samarbeidende
museer ble bedre rustet til å løse oppgavene innenfor en
konsolidert enhet enn utenfor. Oppsummert, og på bakgrunn av
ovennevnte kilder, kan vi si at organiseringen og arbeidet etter
konsolideringen skal bidra til:
Forutsigbar finansiering basert på forpliktende samarbeid mellom
stat, fylkeskommune og kommuner.
Styrking av den faglige virksomheten, herunder åpne for
utviklingsprosjekter i større grad og økt fokus på forskning.
Samarbeid og bedre ressursutnyttelse på tvers av avdelingene. At
de ubemannede museene årlig får bistand fra konsoliderte enheter
til
formidling, vedlikehold og utvikling. Gode sikrings- og
bevaringsforhold for museenes samlinger. Ivaretakelse av lokalt
engasjement og frivillighet.
3.3 Data 3.3.1 Konsolideringsprosessen Statlig initiert reform
Museumsreformen fra tidlig 2000-tall var en statlig initiert
reform, der målet var å redusere antall museumsenheter i Norge.
Konsolideringen skulle bidra til å etablere faglig sterke enheter
og målet var å heve kvaliteten på museene. Det var ikke et mål å
spare penger. En av føringene fra staten var at det skulle
etableres én til tre museumsenheter pr. fylke. Deltakelse i
konsolideringsprosessen var langt på veg en forutsetning fra
myndighetenes side for å få del i offentlige overføringer til
museumssektoren. Føringene var også:
– Museer som slås sammen til en konsolidert enhet, skal utgjøre
en felles enhet med ett driftsstyre, én daglig leder og én
arbeidsgiver for alle ansatte.
– Det forelå ikke noe krav om overdragelse av eiendomsrett til
samlinger. Fylkeskommunens rolle i konsolideringsprosessen Gjennom
museumsreformen fikk fylkeskommunene som regionale
utviklingsaktører ansvar for å gjennomføre konsolideringen av
museene, og i ettertid også videreutvikle museumsområdet gjennom
sin regionale kulturpolitikk – inkludert framtidens
konsolideringer.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 29
I St.meld. nr. 48 (2002–2003) ble det skissert to modeller for
konsolidering. Den ene innebar videre utvikling av én enkelt, stor
og etablert, institusjon. Den andre innebar at flere eller alle
museer i en region ble slått sammen til en ny institusjon. I
Namdalen ble det besluttet å gå for sistnevnte modell, ved at alle
de mindre kommunene i Namdalen, foruten Namdalseid, etablerte et
selskap med begrenset ansvar i 200429. Namsos og Vikna kommuner var
ikke med som eiere i Namdal Fylkesmuseum BA, men derimot
museumslaget som eier Namdalsmuseet og det kommunale foretaket
Kystmuseet i Nord-Trøndelag, Woxengs samlinger KF i Vikna. I BA-et
var alt ansvar for drift lagt til de ulike museene, mens den
sentrale organiseringen kun hadde ansvar for lønn og
personalforvaltning. Tidligere direktør karakteriserer
konsolideringen av museene i Namdalen som en krevende prosess. I
2007 ble selskapet, etter påtrykk fra staten som anså BA som en for
løs sammenslutning, omgjort til et interkommunalt selskap (IKS) med
kun Vikna og Namsos kommuner som eiere. Det var først som IKS at
felles økonomi kom på plass, samt ansvar for all drift av de
bemannede museene. Selskapet skiftet navn fra Namdal fylkesmuseum
IKS til Museet Midt IKS i 2009. Norsk Sagbruksmuseum ble
konsolidert inn i Museet Midt 01.03.2008. Fylkesgalleriet ble
konsolidert inn 01.01.2010, og gjennom dette ble Nord-Trøndelag
fylkeskommune medeier i Museet Midt IKS30. I 2012 gikk kommuner i
Namdalen med ubemannede museer inn som medeiere i Museet Midt IKS.
Dette var kommunene Nærøy, Namsskogan, Overhalla, Fosnes, Lierne og
Grong. Geografisk, ikke tematisk konsolidering Da museene i
Nord-Trøndelag ble konsolidert, ble resultatet en geografisk
konsolidering fremfor en tematisk konsolidering. Fylkeskommunen
arbeidet med en tredje konsolidert enhet i Nord-Trøndelag –
bestående av Fylkesgalleriet og Nils Aas Kulturverksted.
Nord-Trøndelag fylkeskommune fikk ikke godkjenning fra staten om å
etablere et eget kunstmuseum. I 2010 gikk i stedet Nils Aas
Kunstverksted inn i det konsoliderte museet Stiklestad Nasjonale
Kultursenter AS (SNK), og Fylkesgalleriet inn i det konsoliderte
museet Museet Midt. Fylkeskommunen kom slik inn på eiersiden i
Museet Midt. Museet Midt IKS består i dag av følgende avdelinger:
29 NFBA var et andelslag med åpent medlemskap for museer og
kommuner i Namdalen og med begrenset ansvar. NFBA besto i 2004 av
11 medlemsmuseer og kommuner. 30 FT-sak 10/53
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 30
Kystmuseet i Nord-Trøndelag/Norveg, som er Museet Midts
administrasjonssted31 og ligger i Rørvik i Vikna kommune.
Kystmuseet er fordelt på følgende lokaliteter:
o Kystkultursenteret Norveg o Handelsgården Berggården o Det
fredede kulturmiljøet; fiskeværet Sør-Gjæslingan og Vågsenget,
et
gårdsanlegg på Mellom-Vikna
Kunstmuseet Nord-Trøndelag (tidligere Fylkesgalleriet), som
ligger i Kulturhuset i Namsos. Kunstmuseet viser samtidskunst og
utstillinger av den faste samlingen, som består av ca. 2000
kunstverk i ulike teknikker.
Namdalsmuseet, som ligger like ved Namsos sentrum. Museet ble
stiftet i 1926 etter folkemuseumsmodellen som distriktsmuseum for
hele Namdalen. I dag er museets hovedarbeidsfelt kulturhistorien
for Midtre og Indre Namdal. Hovedvekten av samlingen er konsentrert
om gammel bondekultur, skog- og utmarkshistorie og
hospitalhistorie.
Norsk Sagbruksmuseum, som ligger like sør for Namsos. Norsk
sagbruksmuseum har bevart Spillum Dampsag og Høvleri, og er
landets eneste bevarte, større dampsagbruk. Det er også et av
femten teknisk-industrielle kulturminner av nasjonal betydning i
Norge.
Avdeling Bygdesamlinger, med ansvar for Museet Midts virksomhet
i seks
medlemskommuner i Namdalen32: Fosnes, Grong, Lierne, Namsskogan,
Nærøy og Overhalla.
Utvidelse av det konsoliderte museet I hvert tilsagnsbrev fra
Nord-Trøndelag fylkeskommune til Museet Midt, står det at museet
skal jobbe for å få alle kommunene i Namdalen med i selskapet.
Ifølge tidligere direktør har det vært jevnlig dialog med Leka
kommune om inntreden i Museet Midt, uten at dette har lyktes.
Ifølge tidligere direktør og seniorrådgiver KRUA er årsaken
uenighet knyttet til størrelsen på inngangssummen. De andre
Namdalskommunene som ikke er med i Museet Midt er Røyrvik,
Flatanger og Høylandet. Røyrvik hadde et bemannet museum da den
første konsoliderte konstruksjonen var på plass (BA-et). Ifølge
seniorrådgiver KRUA hadde man håpet at alle kommunene i Namdalen
skulle bli med i den konsoliderte enheten, og mener det er synd at
man foreløpig ikke har lyktes med dette. 31 I stiftelsesdokumentet
signert Vikna og Namsos kommuner om etablering av Namdal
fylkesmuseum IKS i 2007, heter det at «(…) stifterne er enige om at
selskapet skal ha forretningsadresse i Vikna kommune ved
stiftelsen. Dette skal imidlertid vurderes på nytt innen 5 år». I
justert selskapsavtale signert i 2017, er det slått fast i § 2 at
«Selskapets forretningsadresse skal være i Vikna kommune». 32 All
informasjon om medlemskommunenes virksomhet er hentet fra
www.bygdesamlinger.no
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 31
Ifølge distriktskonservator 1 har det blitt diskutert om man
skal arbeide mer aktivt mot Røyrvik. Namdalseid, i likhet med Leka
og Bindal, er på vei inn i museet gjennom kommunesammenslåing med
henholdsvis Namsos og Vikna. Disse kommunene, samt Fosnes og Nærøy,
vil da ha en ubemannet enhet i en kommune med en bemannet enhet.
Rock City i Namsos er under avvikling, og det foreligger ingen
samarbeidsavtale mellom Rock City og Museet Midt. Ifølge ordfører i
Namsos har Museet Midt ikke ønsket å innlemme Trønderrockmuseet i
den konsoliderte enheten. Namsos kommune har, ifølge ordfører,
derfor vært i dialog med Rockheim, og forsøker å få til et
samarbeid her sammen med Nord-Trøndelag fylkeskommune og den
kommende Trøndelag fylkeskommune. Ordfører i Namsos mener det er
spesielt at Museet Midt IKS avviser Trønderrockmuseets museale
verdi, samtidig som Rockheim anerkjenner den. Ordfører opplever at
man som eier i dette tilfellet ikke har noe man skulle sagt.
Direktør viser til at Museet Midt, sammen med fylkeskommunen, har
gjort en vurdering av Trønderrockmuseet, hvor det ble avklart at
det var mulig å innlemme museet inn i Museet Midt men at det måtte
avklares driftsstøtte for en slik konsolidering. Det er ifølge
direktør ikke forsvarlig for Museet Midt å ta på seg ansvaret for
et slikt anlegg uten tilsvarende driftsstøtte. Direktør viser til
samtaler med Namsos kommune i august 2017, der det ble konkludert
med at kommunen vil komme tilbake til museet når driftsstøtten er
avklart. 3.3.2 Eierskap og driftsansvar - avtaler Driftsansvar
Gjennom konsolideringen av museene i Namdalen, ble driftsansvaret
for de bemannede avdelingene overført til Museet Midt IKS.
Konsolideringen innebar ikke en overføring av eiendomsretten til
samlingene. De ubemannede museene har både eier- og driftsansvar
for sitt museum. Bygninger, gjenstander og materiale i de bemannede
museene i Museet Midt IKS eies av følgende:
- Norsk Sagbruksmuseum, Spillum Dampsag og Høvleri eies av
Stiftelsen Spillum Dampsag og Høvleri.
- Namdalsmuseet eies av Namdal museumslag. - Kunstmuseet
Nord-Trøndelag eies av Nord-Trøndelag fylkeskommune. - Kystmuseet i
Nord-Trøndelag / Norveg eies av Vikna kommune v/ Kystmuseet
i Nord-Trøndelag Woxengs Samlinger KF eiendom. Namsos kommune er
dermed medeier i Museet Midt IKS, men eier ingen museer.
Eierstyrene skal ha en rådgivende og kontrollerende funksjon opp
mot den konsoliderte enheten, og har ingen direkte påvirkning på
driften av museet.
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 32
Avdelingslederne ved de bemannede museene skal være bindeleddet
mellom styret i driftsselskapet og eierstyret. Manglende
samarbeidsavtale med Vikna For de ubemannede museene er det inngått
samarbeidsavtaler mellom Museet Midt IKS og de seks eierkommunene
som beskriver museets faglige ansvar i forhold til de ubemannede
museene. Når det gjelder de bemannede museene, reguleres ansvar for
eierskap og drift i avtaler mellom Museet Midt og eierstyrene. Det
foreligger underskrevne samarbeidsavtaler/konsolideringsavtaler med
eierstyrene i Norsk Sagbruksmuseum og Namdalsmuseet, samt med
Nord-Trøndelag fylkeskommune. Disse regulerer forhold knyttet til
drift, eierskap og økonomiske forhold. Det foreligger ingen
tilsvarende avtale mellom Museet Midt IKS og foretaket Kystmuseet i
Nord-Trøndelag, Woxengs samlinger KF i Vikna kommune. Både
styreleder og tidligere direktør i Museet Midt mener dette er
problematisk, og i årsmeldingene for museet i årene 2014, 2015 og
2016 står det følgende: «Styret beklager sterkt at Vikna kommune
bevisst har unnlatt å skrive under denne avtalen også i år».
Tidligere direktør forteller at dette er en svært vanskelig sak for
både styret, representantskapet og administrasjonen. Tidligere
direktør har deltatt i mange møter, og saken har vært oppe i
representantskapet flere ganger uten at den har funnet sin løsning.
Det har også vært møter med representanter fra fylkeskommunen uten
at det har ført fram. I representantskapsmøtet i 201533 ble den
manglende avtalen mellom Museet Midt og Vikna kommune tatt opp.
Ordfører i Vikna la fram et dokument hvor man fra kommunens side
argumenterte for en tekst i selskapsavtalen som kan bety at det
kreves et aktivt eierstyre. Det ble fra andre eiere stilt spørsmål
om Vikna kommunes holdning avviker fra de føringer som fra statens
side ble lagt i forbindelse med museumsreformen. Representantskapet
vedtok å be Nord-Trøndelag fylkeskommune kalle inn Vikna kommune og
Museet Midt til et møte, der en involverer en tredje part som kan
belyse forholdet rundt konsolidering, eierskap og utøvelse av
forvaltningsansvar innen museumssektoren. I henhold til vedtaket
skulle avtalen mellom Vikna kommune og Museet Midt underskrives
innen 1. oktober 2015. Det ble avholdt et møte i august 2015, men
man kom ikke til enighet. Saken har, ut fra protokollene, ikke vært
på dagsorden i representantskapsmøtene i 2016 og 2017. Det ble
gjennomført et nytt møte mellom fylkeskommunen og Vikna kommune i
april 2017, men man kom heller ikke her til enighet.
33 Sak 5/15
-
KomRev Trøndelag IKS
Selskapskontroll Museet Midt IKS 33
Seniorrådgiver KRUA mener det er svært problematisk at man ikke
klarer å løse uenighetene i Vikna. Ifølge seniorrådgiver oppstod
det uenigheter ganske raskt etter konsolideringen. Seniorrådgiver
KRUA opplever at Vikna kommune har en oppfatning av at
konsolideringen fungerer slik at driftsselskapet Museet Midt skal
overta alle verdiene, og ønsker seg en kompensasjon for dette. Det
er fra fylkeskommunens side viktig å understreke at eiendommene
ikke skal inn i Museet Midt, kun driften. Styreleder opplever at
det har vært noen utfordringer når det gjelder forståelse av roller
og ansvar. Han fortalte at kommunene, særlig Vikna, ikke ønsket å
gi fra seg styringen som ligger i å ha kontroll på personal og
økonomi. Ifølge ordfører i Vikna burde kommunen på
konsolideringstidspunktet vært tydeligere på hva man ville med
Kystmuseets bygningsmasse. Ordfører mener situasjonen ville vært
bedre dersom Vikna kommune hadde fått en eierandel i Museet Midt
IKS basert på hvilke eiendeler de hadde med inn i konsolideringen.
Han mener det ikke har noen hensikt å eie store deler av museet når
kommunen ikke kan styre driften. Ordfører mener at Vikna kommune
ikke kan gi fra seg bygningsmassen uten at Museet Midt kompenserer
kommunen for dette. Ifølge ordfører i Vikna er årsaken til at
kommunens foret