Funkcje biznesowe, procesy biznesowe, dane · 2007-01-17 · • Planowanie i zarządzanie budżetem •Zarządzanie przepływem środków finansowych. systemy Klasy ERP Rok Akademicki

systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006

Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 1/16

Funkcje biznesowe, procesy biznesowe, dane

„Aby zrozumieć, jak działają

systemy klasy ERP, należy najpierw zrozumieć,

jak funkcjonuje biznes”



Obszary Funkcjonalne• Historyczny podział biznesu na struktury

organizacyjne• Przedsiębiorstwo produkcyjne ma kilka

obszarów funkcjonalnych• Obszary funkcjonalne składają się z różnych

funkcji biznesowych• Funkcje biznesowe – czynności związane z

biznesem realizowane w ramach obszaru funkcjonalnego przedsiębiorstwa

• Podstawowe obszary funkcjonalne:– Marketing i Sprzedaż– Produkcja i Gospodarka Materiałowa– Księgowość i Finanse– Zasoby Ludzkie

Marketing i sprzedaż –funkcje biznesowe

• Marketing• Przetwarzanie zleceń sprzedaży• Zarządzanie relacjami z klientem (CRM)• Obsługa klienta• Prognozowanie sprzedaży• Reklama



Produkcja i gospodarka materiałowa – funkcje biznesowe

• Zaopatrzenie• Odbiór towarów• Transport / logistyka• Szeregowanie produkcji• Wytwarzanie• Remonty i utrzymanie ruchu

Finanse i księgowość – funkcje biznesowe

• Księgowość finansowa• Przydział i kontrola środków finansowych• Planowanie i zarządzanie budżetem• Zarządzanie przepływem środków finansowych



Zasoby ludzkie – funkcje biznesowe

• Rekrutacja• Zatrudnianie• Szkolenia• Płace• Motywowanie

Procesy biznesowe

• Tendencja ostatnich lat• Proces biznesowy – zbiór czynności, które na

podstawie danych wejściowych jednego lub kilku typów generują dane wyjściowe istotne z punktu widzenia klienta

Procesdane

wejściowedane

wyjściowe

„Myślenie kategoriami procesów biznesowych pozwala menadżerom spojrzeć na własną

organizację z punktu widzenia klienta”



Przykład

• Informacja dotycząca produktów firmy, aby wybrać odpowiedni zestaw

• Łatwość i szybkość składania zamówienia

• Finansowanie przez firmę co najmniej do chwili odbioru

• Szybka dostawa poprawnie skonfigurowanego i działającego komputera

• 24 godzinna pomoc ze strony sprzedawcy

• Sposób nabycia przez firmę komponentów komputera

• Sposób wykonania• Sposób sprzedaży• Droga jaką pokonał

dostawca w drodze do domu klienta

Zakup komputera

Co Co interesuje klienta?klienta? Co klienta nie interesuje?

Klient chce się cieszyć z posiadania działającego komputera nabytego za

rozsądną cenę

Przykład cd.

• Usterka powstała w czasie transportu• Dział obsługi klienta przyjmuje uszkodzone

urządzenie - funkcja• Naprawa i ponowna dostawa do klienta –

proces• Klient podczas procesu zakupu i odbioru

komputera patrzy na firmę jakby „w poprzek” obszarów funkcjonalnych

• Menadżerowie biznesu starają się patrzeć na operacje w swojej firmie z punktu widzenia zadowolonego klienta

• Obszary funkcjonalne powinny być zintegrowane

Funkcje i procesy



Przykład cd.

• Sprzedaż – aktualne informacje na temat produkowanych

komputerów

• Produkcja – szczegółowe informacje na temat zamówionego

komputera

• Finanse– szczegółowe informacje na temat klienta

• Obsługa klienta– szczegółowe informacje na temat zamówionego

komputera

• Zintegrowane Systemy Informatyczne

Integracja

Procesowy obraz biznesu

Sprz

edaż

Księg

ow

ość

Zaku

py

Pro

dukc

ja

Logis

tyka

Zamówienie klienta

Zlecenie materiałowe



Obszary funkcjonalne i procesy biznesowe

na przykładzie małej firmy

Marketing i sprzedaż

• Funkcje:– opracowywanie produktów

• nieformalne na podstawie analizy sprzedaży i opinii klientów

– określanie ceny produktów• na podstawie danych z Produkcji i Gospodarki materiałowej,

pozwala określić opłacalność produkcji

– promowanie produktów– przyjmowanie zamówień od klientów– udział przy tworzeniu prognoz popytu

• analiza archiwalnych rejestrów sprzedaży w celu wykrycia nieoczywistych trendów

– identyfikacja, pozyskiwanie i utrzymanie stałych klientów• badanie zdolności kredytowych stałego klienta na podstawie

rejestru sprzedaży i aktualnych danych z Księgowości



Produkcja i Gospodarka materiałowa

• Funkcje– planowanie produkcji

• na podstawie prognoz popytu opracowanych przez Marketing i Sprzedaż

– zakup surowców• zlecenia zakupu (termin, wielkość, rodzaj surowca) są

określone na podstawie planu produkcji

– przygotowanie wyrobów (hot-dogów)• według ściśle określonej receptury (specyfikacji

materiałowej• receptura i plan produkcji stanowią dane wejściowe, na

podstawie których Zakupy ustalają zlecenia zakupu • rejestry produkcji posłużą P/GM oraz F/K przeprowadzić

analizę kosztów wykonania jednego hot-doga i porównać z tym ile powinien kosztować wg. receptury

Księgowość i finanse• Funkcje:

– rejestrowanie surowych danych dotyczących transakcji:

• sprzedaży• zakupu surowców• płac• płatności otrzymanych od klienta

– podsumowywanie danych finansowych w celu określenia rentowności stoiska i wspomagania decyzji

– rejestry sprzedaży używane do prognozowania popytu przez P/GM, prognozy używane przy podejmowaniu decyzji kadrowych i ustalaniu planów produkcji

– rejestry należności używane do kontroli kredytu poszczególnych klientów oraz do monitorowania polityki udzielania kredytów przez firmę



Zasoby ludzkie

• Funkcje:– rekrutacja

• na podstawie prognoz popytu można określić liczbę niepełnoetatowych pracowników potrzebnych do pomocy w godzinach/dniach szczytu

– szkolenia– ocena pracowników– wynagradzanie

• zależne od warunków panujących na rynku pracy, ZL powinny śledzić te warunki

– analiza kosztów zatrudnienia• na podstawie danych z F/K oraz P/GM można określić

celowość zatrudnienia dodatkowych pracowników w porównaniu z zakupem urządzeń do bardziej zautomatyzowanych sposobów produkcji

Obszary funkcjonalne systemu informacyjnego

• Jakie dane wejściowe?

• Jakie dane wyjściowe?

• Jaki rodzaj danych?

• Jak ludzie korzystają z danych?

• Jakie zależności występują pomiędzy poszczególnymi obszarami funkcjonalnymi?



Marketing i Sprzedaż• Klient zgłasza swoje zamówienie telefonicznie, faksem,

e-mailem, przez witrynę WWW, osobiście itp.• Dane są wprowadzane do systemu automatycznie lub

ręcznie przez pracowników M/S• Zlecenie sprzedaży przesyłane do P/GM dla celów

planowania• Zlecenie sprzedaży przesyłane do F/K w celu

wystawienia rachunków• Dane zlecenia sprzedaży mogą być użyte przez M/S do

analizy trendów sprzedaży • Wycena produktu

Koszt jednostkowy + marża procentowa = cena produktu

• Jednostkowy koszt wytworzenia produktu wymaga informacji z F/K, a te z kolei są oparte na danych z P/GM

F/K

Relacje pomiędzy M/S a innymi obszarami funkcjonalnymi

M/S

P/GM

KlientZLzamówienia

stan zamówienia

wymagania prawne,informacja o pracy

prognozy popytu,zamówienia

dane o dostępności produktu,stan zamówienia

analiza kosztów/zysków

dane zamówienia

potrzeby kadrowe,wymagania kadrowe



Produkcja i Gospodarka materiałowa

Plany produkcyjne o rożnym horyzoncie i szczegółowości– długoterminowe

• mogą się rozciągać na okres dłuższy niż 1 rok• używane do:

– planowania rozwoju wydajności firmy (nowe budynki, sprzęt itp.)– planowania potrzeb kadrowych (rekrutacja i szkolenie nowych

pracowników)

– średnioterminowe• mogą rozciągać się na kilka miesięcy• używane do:

– planowania potrzeb materiałowych dla produkcji długoterminowej – określania terminów realizacji i wielkości zakupów materiałów– planowania zdolności produkcyjnych (zatrudnianie pracowników

tymczasowych i/lub wypłaty za nadgodziny)– planowania wielkości produkcji dla określonych grup produktów

• oparte są na prognozach popytu i wielkości dostępnych zapasów

Produkcja i Gospodarka materiałowa cd.– krótkoterminowe

• zazwyczaj określane na podstawie planów średnioterminowych• dotyczą przeważnie pojedynczych (rzadziej grup) produktów• mogą również uwzględniać takie zmiany jak:

– niespodziewane zlecenia– absencja pracowników– awarie maszyn– problemy z dostawą materiałów itp.

– plany produkcji oparte są na pochodzących z M/S informacjach o bieżącej i przewidywanej sprzedaży

– plany zakupu materiałów opierają się na:• planach produkcyjnych• spodziewanych dostawach• czasie realizacji dostaw• bieżącym poziomie zapasów



Produkcja i Gospodarka materiałowa cd.

• Pochodzące z P/GM informacje o poziomie produkcji:– właściwe:

• umożliwiają zamawianie materiałów w razie potrzeby• przyczyniają się do redukcji kosztów magazynowania• mogą zredukować koszty dodatkowych zapasów i zdolności

produkcyjnych

– niewłaściwe:• prowadzą do ryzyka braku materiałów na składzie• przyczyniają się do opóźnień dostaw i produkcji• mogą przyczyniać się do wzrostu kosztów magazynowania, gdy

firma stosuje technikę „safety stock” dla zapewnienia ciągłości produkcji

• F/K określają koszty produkcji (materiały, robocizna, energia, nadgodziny itp.) wyrobów gotowych na podstawie rejestrów produkcji prowadzonych przez P/GM

Produkcja i Gospodarka materiałowa cd.

• Dane z P/GM mogą wspomagać funkcje Sprzedaży przez dostarczenie informacji na temat tego co zostało wyprodukowane i dostarczone

– automatyczne systemy powiadamiające– internetowe systemy śledzące dostawy

• W przypadku planów długoterminowych, kadra kierownicza może chcieć wglądu w raporty przedstawiające wielkość produkcji i sprzedaży na podstawie danych o produkcji i zapasach



P/GM

Dostawcy

Relacje między P/GM a innymi obszarami funkcjonalnymi

F/K M/S

dostępnośći dostawy

materiałów

zamówienia na materiały

i energię

dane o dostępności produktu,stan zamówienia

dane o sprzedaży,analiza kosztów produkcji

plany produkcyjne,materiały i zapasy


ZL


prognozy popytu,zamówienia

Finanse i księgowość

• F/K rejestruje transakcje handlowe firmy w księdze głównej na odpowiednich kontach– należności od klientów– wpływy gotówkowe lub przelewem– zobowiązania wobec dostawców– wypływy gotówkowe itd.

• Podsumowania danych o transakcjach w postaci raportów przedstawiających sytuację finansową i rentowność firmy

• M/S dostarcza informacji o sprzedaży• P/GM dostarcza danych o produkcji i zapasach• ZL dostarcza danych o płacach i zasiłkach• Dokładność i aktualność danych w F/K zależy od

dokładności i aktualności danych w M/S i P/GM



Finanse i księgowość cd.

• Pracownicy M/S potrzebują danych z F/K do określenia możliwości kredytowania klienta– jeśli zamówienie spowoduje przekroczenia limitu

kredytowego klienta, M/S powinien dostrzec, że saldo należności klienta jest za wysokie i wstrzymać realizację nowych zamówień do momentu obniżenia tego salda

– jeśli księgowość zbyt wolno rejestruje sprzedaż lub płatności klientów, wówczas salda należności są często nieaktualne

– nieaktualne dane o należnościach mogą sprawić, że:• przydzielimy kredyt klientowi, który już przekroczył limit

kredytowy i być może nigdy nie spłaci swojego rachunku• odmówimy kredytowania klienta, którego obecne saldo

należności jest poniżej limitu kredytowego, narażając firmę na pogorszenie stosunków z tym klientem

Relacje pomiędzy F/Ka innymi obszarami funkcjonalnymi

F/K

M/S

Klient płatności

faktury,noty kredytowe

wymagania prawne,informacja o pracy,

dane o płacach i zasiłkach

dane sprzedaży,analiza kosztów produkcji

plany produkcyjne,materiały i zapasy

analiza kosztów/zysków

dane zamówienia


ZL

P/GM



Zasoby ludzkie

• Rekrutacja pracowników dla wszystkich obszarów funkcjonalnych na podstawie:– prognoz potrzeb kadrowych– wymaganych umiejętności– informacji o wynagrodzeniu jakie firma może

zaoferować

• Nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa odnośnie:– rekrutacji– szkoleń– wynagrodzeń– awansowania– zwalniania itd.

Zasoby ludzkie cd.

• Odpowiedzialność za terminowe szkolenia pracowników

• Kontrola i nadzór nad zdobywaniem lub odnawianiem uprawnień pracowników dotyczących głównych umiejętności (obsługa sprzętu lub posługiwanie się materiałami itp.)

• Obliczanie wynagrodzeń

• Opracowanie systemu podwyżek i premii

• Opracowanie pakietu socjalnego

• Opracowanie systemu motywacyjnego



Zasoby ludzkie cd.

• ZL wymagają dokładnych i aktualnych danych z innych obszarów funkcjonalnych

• Przykład:– ZL powinny utrzymywać dane o umiejętnościach

wymaganych do wykonywania określonej pracy i obowiązującej dla tego stanowiska stawce

– Dane te mogą być użyte do oceny wydajności i wynagrodzeń pracowników

– Taka analiza może pomóc w uniknięciu utraty wartościowych pracowników z powodu zbyt niskiej pensji

Relacje pomiędzy ZLa innymi obszarami funkcjonalnymi

F/K

M/S



ZL

P/GM




koszty płac i zasiłkówwymagania prawne,informacja o pracy

Funkcje biznesowe, procesy biznesowe, dane · 2007-01-17 · • Planowanie i zarządzanie budżetem •Zarządzanie przepływem środków finansowych. systemy Klasy ERP Rok Akademicki

Documents