Förslag till beslut Ärendebeskrivning · webbplatsen en månad efter publiceringsdatum. Instruktioner för registrering av allmänna handlingar återfinns i handbok för ärendeprocessen.

Skickad av: Teresia Kjellgren - aq339

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1)

Sociala nämndernas förvaltning 2015-04-15 Dnr: 2015/327-IFN-010 Annelie Pettersson - at942

E-post: [email protected] Individ- och familjenämnden

Kopia till Kommunstyrelsen

Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad Förslag till beslut Individ- och familjenämnden godkänner förvaltningens förslag till yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Stadsledningskontoret har arbetat fram ett förslag till riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad. Eftersom riktlinjen berör samtliga nämnder/styrelser har Individ- och familjenämnden fått tillfälle att inkomma med synpunkter på förslaget. Sociala nämndernas förvaltning är med i stadens processledningsgrupp för ärendehantering där riktlinjen har behandlats och har på ett tidigt skede haft möjlighet att komma med synpunkter. Förvaltningen har inga ytterligare synpunkter på riktlinjen för ärendeprocessen. Förvaltningen vill dock poängtera vikten av att ärendehanteringen kräver tydliga rutiner för snabb hantering i hela ärendekedjan av framförallt externa remisser där det även krävs en hantering av nämnderna. Bilagor Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad

nternati

Riktlinje för ärendeprocessen i

Västerås stad Beslutad av kommunstyrelsen 2015-xx-xx

program

riktlinje

handlingsplan

policy

Diarienr XXXXXXX

Riktlinje för ärendeprocessen

program uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad

uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

policy

handlingsplan

riktlinje


3

Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad

Inledning Innehållet i denna riktlinje ska bidra till att säkerställa ett riktigt agerande och en god kvalitet i ärendeprocessen inom Västerås stad. Till grund för riktlinjerna finns Policy för ärendeprocessen i Västerås stad. Praktiskt stöd finns i handbok för ärendeprocessen samt i de instruktioner som finns kopplade till ärendesystemet. Enligt policyn ska ärendeprocessen stödja stadens invånare, medarbetar och förtroendevalda med bästa möjliga kvalitet med tanke på öppenhet, tillgänglighet och begriplighet samt att uppfylla gällande lagstiftning inom området. Policyn omfattar värdeområdena:

- Rättssäkert arbetssätt, förbättrad insyn, hållbar information - Ökad tillgänglighet och effektivitet i ärendehanteringen - Enhetlighet i mallar och tydligt språk

Riktlinjen ska bidra till att uppnå målen genom att ansvar och roller i ärende-processen definieras tillsammans med de instruktioner för handläggning av dokument och handlingar som finns. På så sätt uppnås ett enhetligt arbetssätt som bidrar till en rättssäker ärendeprocess. IT-stödets mallar ska utvecklas för att nå enhetlighet i hela staden. Stöd finns för ett tydligt språk genom en handbok med skrivhandledning. Ett väl anpassat och hållbart IT-stöd i processen kan underlätta för medborgarna att ta del av allmänna handlingar. Denna riktlinje är fastställd av kommunstyrelsen 2015-xx-xx och kan revideras av processägaren. Revideringar återrapporteras till kommunstyrelsen. Omfattning Riktlinjen gäller för samtliga nämnder/styrelser och förvaltningar i Västerås stad. I de fall nämnderna/styrelserna har verksamhetsspecifika ärenden/ärendeprocesser ansvarar förvaltningarna för att ta fram riktlinjer för hur dessa ska hanteras.


4

Lagar och styrdokument för ärendeprocessen Ärendeprocessen styrs av en rad lagar, förordningar och styrdokument. Några av de viktigaste lagarna är:

- Tryckfrihetsförordningen, TF - Offentlighets- och sekretesslagen, OSL - Kommunallagen, KL - Förvaltningslagen, FL - Personuppgiftslagen, PUL - Arkivlagen, AL

Lagarna finns på www.lagrummet.se. Bland styrdokumenten kan nämnas:

- Kommunfullmäktiges arbetsordning - Nämndernas reglementen - Nämndernas delegationsordningar - Nämndernas redovisningar av allmän handling - Riktlinjer för e-post i Västerås stad - Taxa för allmänna handlingar

Begrepp I ärendeprocessen används många begrepp. Dessa beskrivs i Ordlista för registrering och nämndhantering, som ingår i handbok för ärendeprocessen. Ansvar och roller i ärendeprocessen Processägaren ansvarar för att leda, styra, samordna och utveckla processen så att den på ett effektivt och rättssäkert sätt stödjer stadens centrala dokument- och ärendehantering. Processägaren har till sitt stöd en processledningsgrupp. Processägaren arbetar på uppdrag av och ska rapportera till stadsdirektören. Processägaren är ytterst ansvarig för denna riktlinje samt för handboken. Processledare ansvarar för att leda, samordna och utveckla processen så att den utförs på ett enhetligt, effektivt och rättsäkert sätt inom staden, genom att stödja registratorer och nämndsekreterare i arbetet. Processledare ansvarar även för att riktlinje och handbok hålls uppdaterade. Ärendecontrollern ansvarar för att initiera och genomföra granskning och kontroll av att beslutad ärendeprocess efterlevs i nämnder/styrelser och för att utifrån uppföljningen initiera förbättringsåtgärder i processen. Processledare och ärendecontroller ansvarar för nätverket för registratorer och nämndsekreterare.


5

Övriga roller i ärendeprocessen Huvudregistratorn ansvarar för att övergripande samordna registratorsfrågorna i staden och stödja övriga registratorer. Registratorer ansvarar för att administrera handlingar och ärenden utifrån offentlighetsprincipen samt arkivering inom respektive förvaltning. Stadssekreterarna ansvarar för nämndadministrationen för kommunstyrelse och kommunfullmäktige samt för att samordna frågor kring nämndadministrationen i staden och för att stödja stadens nämndsekreterare. Nämndsekreterare ansvarar för nämndadministrationen inom respektive förvaltning. Handläggare ansvarar för att ärenden bereds, skrivs fram i beslutade mallar och hanteras enligt riktlinjer och dokument i ärendeprocessen. Chefer ansvarar för att riktlinjerna följs inom verksamheten. Uppföljning och kontroll Processägaren ansvarar för granskning och kontroll av ärendeprocessen. Detta är en del av processens internkontroll. Att utföra kontroller innebär att granska hela ärendeprocessen och kontrollera registrering och hantering av informationen i det IT-stöd som används för det centrala diariet. Kontroller kan t.ex. göras genom stickprov eller för en avgränsad tidsperiod, för en viss handlingstyp eller ärendetyp. Kontroller ska göras av bl.a. ärendemeningar, klassificering och gallringsdatum. Även löpande åtgärder som utförs av respektive informationsägare/ansvarig myndighet ska kontrolleras, såsom att beslutad gallring utförs, att filer som hör till ärenden har rätt kvalitet (t.ex. bildupplösning) och filformat. Kontroll och granskning ska utföras årligen inom varje ärendeserie för att upprätthålla kvaliteten på registrering i ärendeprocessen. Resultatet och eventuella åtgärder ska redovisas för processägaren. Beroende av resultatet så kan detta innebära krav på korrigering eller andra ingripanden från processägaren ställd till informationsägaren/ansvarig myndighet. Ärendeprocessen Ärendeprocessen kan schematiskt beskrivas i fyra steg:

1. Ta emot och registrera handling och/eller skapa ärende. 2. Handlägga, åtgärda och eventuellt besluta. 3. Bereda och sammanträda i förekommande fall. 4. Avsluta.

De fyra stegen är nedbrutna i ytterligare steg. Den fullständiga processen redovisas i bilaga 1. Till själva processen finns även förklarande dokument kopplade.


6

Grunder och principer för registrering En viktig grund för offentlig verksamhet är offentlighetsprincipen. Med stöd av den kan allmänheten begära att få ta del av allmänna handlingar. Handlingar ska därför hanteras så att allmänheten kan ta del av de handlingar som är offentliga. Enligt OSL ska det för varje handling som registreras framgå:

- Datum då handlingen inkom eller upprättades - Diarienummer eller annan beteckning - Avsändare eller mottagare - Handlingsmening, det vill säga kort beskrivning av vad handlingen rör

Vissa handlingar som registreras ger upphov till ärenden. I dessa fall ska en ärendemening anges. Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Genom diariet kan handlingar återsökas och ett ärendes gång under handläggning överblickas. För att underlätta sökbarheten ska ärenden även klassificeras. En förteckning över inkomna och utgående handlingar publiceras veckovis på Västerås stads webbplats, så kallad postlista. Postlista ska finnas tillgänglig på webbplatsen en månad efter publiceringsdatum. Instruktioner för registrering av allmänna handlingar återfinns i handbok för ärendeprocessen. Beredning och handläggning Handläggare ansvarar för att tilldelade ärenden handläggs på lämpligt sätt. I många fall kan ärenden avslutas utan att tas upp till behandling i nämnd. I de fall ärenden ska gå vidare till nämnd ansvarar handläggaren i samråd med närmaste chef för att beslutsunderlag tas fram inför den politiska beredningen. Ärendeprocessens IT-stöd ska i största möjliga utsträckning användas för samtliga handlingar i ett ärende. Tjänsteskrivelse Handläggaren ska upprätta en tjänsteskrivelse med förslag till beslut. Tjänste-skrivelsen ska skrivas med ett enkelt och begripligt språk. Tjänsteskrivelsens ska innehålla en ärendebeskrivning. Ärendebeskrivning ska minst innehålla en kort beskrivning av ärendet och skäl till varför ärendet kommer upp vid sammanträdet. Beredningar För tjänstemannaberedningar och politiska beredningar upprättas schema med


7

tidplan för när handlingar ska lämnas in. Tiderna som anges för när handlingar ska vara klara måste följas. Detta är avgörande för en effektiv ärendehantering och god arbetsmiljö. Handläggaren ansvarar för att göra de korrigeringar i beslutsunderlaget som beslutas under beredningens gång. Handläggaren ansvarar också för att nämndsekreteraren får kännedom om vilka handlingar som ska skickas ut till nämnden. Nämndadministration Stadssekreterarna respektive nämndsekreteraren utför största delen av arbetet med nämndadministrationen och ansvarar bl.a. för att handlingar skickas ut i rätt tid. Kallelse, föredragningslista och sammanträdeshandlingar Med kallelse avses en handling eller ett meddelande som på lämpligt sätt skickas till nämndens ledamöter och ersättare, som anger tid och plats för sammanträdet. Föredragningslistan anger vilka ärenden som ska behandlas på sammanträdet, och sammanträdeshandlingarna utgör det beslutsunderlag som handläggaren tagit fram inför behandlingen i nämnd. Ordföranden för nämnden ansvarar för innehållet i kallelsen och för föredragnings-listan samt formellt också för vilka sammanträdeshandlingar som ska bifogas föredragningslistan. Nämndsekreteraren ansvarar för utskick av handlingar, vilket sker vid tidpunkt som regleras i nämndens reglemente. Ambitionen är att utskicket till alla nämnder ska ske digitalt. Nämnden/styrelsen ska publicera föredragningslista och lämpliga samman-trädeshandlingar till ärenden som behandlas under den öppna delen av sammanträdet på Västerås stads webbplats. Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens handlingar ska finnas webbplatsen i två år och övriga nämnders/styrelsers handlingar ska finnas på webbplatsen i ett år. Nämndsekreteraren meddelar i god tid de handläggare som ska finnas tillgängliga vid sammanträdet för frågor eller för att föredra ärenden. Sammanträdet En nämnd får, enligt KL 6 kap 19a §, besluta att nämndens sammanträden ska vara offentliga, om fullmäktige har medgett det. Kommunfullmäktige i Västerås beslu-tade den 8 mars 2007 att medge samtliga nämnder, förutom revisionen, möjlighet att besluta om offentliga/öppna sammanträden. Enligt bestämmelsen i kommunallagen ska ärenden som avser myndighetsutövning och ärenden i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess alltid behandlas inom stängda dörrar/inom den slutna delen. Fullmäktige har i sitt beslut dessutom angett att ärenden som behandlas vid offentliga sammanträden ska vara sådana som slutligen avgörs av nämnden själv och inte sådana ärenden som nämnden bereder för avgörande i till exempel kommunfullmäktige.


8

Av föredragningslistan ska tydligt framgå vilka ärenden som behandlas på den öppna respektive på den slutna delen av sammanträdet. För att förenkla för allmänheten är det lämpligt att hålla den öppna delen av sammanträdet först. Protokoll Ordföranden ansvarar för innehållet i protokollet. Protokoll ska skrivas i IT-stödet för ärendeprocessen. Sammanträdesprotokollet ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Efter att protokollet justerats, ska justeringen tillkännages på kommunens anslagstavla. Detta ska ske inom två dagar efter justering. Eftersom över-klagandetiden för beslut som överklagas genom laglighetsprövning är tre veckor från det att justeringen tillkännages på anslagstavlan, ska anslaget tas ned först sedan tre veckor löpt från den dag anslaget sattes upp. Protokollet publiceras på Västerås stads webbplats. Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens protokoll ska finnas på webbplatsen i två år från publicering och övriga nämnders/styrelsers protokoll ska finnas på webbplatsen i ett år. Efter sammanträdet expedieras besluten genom att nämndsekreteraren skickar protokollsutdrag och, i förekommande fall, övriga handlingar till de personer eller instanser som berörs av de olika besluten. Handläggaren ska informera nämndsekreteraren/stadssekreteraren om till vilka personer och instanser protokollsutdrag och övriga handlingar ska skickas. Anvisningar för protokollet finns i handbok för ärendeprocessen. Avslutning och arkivering Handläggaren ansvarar för att ärenden avslutas och för att ärendet rensas från handlingar som inte ska bevaras, i samråd med registrator. Registrator gör en kontroll av att ärendet är fullständigt och att handlingar är sparade i rätt filformat. Arkivering Samtliga registrerade ärenden/handlingar i Västerås stad arkiveras elektroniskt. Det finns vissa undantag, t.ex. handlingar som kräver ett egenhändigt undertecknande eller som på grund av format måste bevaras i fysisk form. För att säkerställa kvalitet i arkiveringsuttagen finns en rutin som beskriver både hur registrering och kontroller av registreringar ska genomföras i handbok för ärendeprocessen. Handlingar som ska bevaras i fysisk form förvaras samlat på brandsäkert sätt tills de, tidigast efter tre år, kan överlämnas till stadsarkivet. För överlämnande av fysiska handlingar ska stadsarkivets instruktion ”Redovisa, ordna och förteckna allmänna handlingar” följas.


9

Överlämnande av registrerade elektroniska handlingar i IT-stödet för ärende-processen görs av objektledare. Ärendetyper Flera olika typer av ärenden hanteras inom ärendeprocessen. För nedanstående ärendetyper finns speciella instruktioner som beskrivs i handbok för ärendeprocessen. För en del av instruktionerna finns också ett aktivitetsschema.

- Motioner - Nämndinitiativ - Interpellationer och frågor - Remisser - Uppdrag och återrapportering av uppdrag - Anmälningsärenden - Delegationsbeslut - Valärenden - Laglighetsprövning - Handläggning av detaljplaner i kommunfullmäktige - Budget


10

Motioner Enligt kommunallagen får ledamöter i fullmäktige väcka motioner. En motion är ett skriftligt förslag från en eller flera ledamöter. Ersättare får endast väcka en motion under ett sammanträde då de tjänstgör. Motionen kan lämnas in till stadsledningskontoret eller under ett sammanträde i kommunfullmäktige. Motionen anmäls vid fullmäktigesammanträde och remitteras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bereder motionen. I de fall yttranden behövs remitterar stadsledningskontorets kanslichef på delegation motionen till berörda nämnder/styrelser. Kanslichefen utser handläggare av motionen i samråd med stadsledningskontorets ärendeberedning. Nämnderna som motionerna remitterats till ska yttra sig över innehållet i motionen, men inte ge något förslag till beslut. Nämndens svar ska omfatta protokollsutdrag, tjänsteskrivelse och eventuell utredning. Stadsledningskontoret ska väga samman de eventuella yttranden som kommit in och formulera förslag till beslut. Beslutet kan formuleras på tre olika sätt – motionen bifalls eller avslås eller föranleder ingen ytterligare åtgärd. En motion ska enligt kommunallagen beredas så att beslut kan fattas inom ett år från det att motionen väckts. Stadsledningskontoret ansvarar för att motioner bereds så att beslut normalt kan fattas inom sex månader, dock senast inom tolv månader. Två gånger per år, i april och oktober, ska en förteckning över motioner som inte är slutbehandlade redovisas i kommunfullmäktige. Av förteckningen ska framgå eventuella remissinstanser och inkomna yttranden samt uppgift om vad som framkommit i beredningen. För motioner som är äldre än ett år ska skälet till detta anges samt när fullmäktige kan förväntas få motionen för behandling. Mer information finns i Promemoria angående motioner samt Rutin för att säkerställa att motioner bereds inom 6-12 månader. Dokumenten finns kopplade till Handbok för ärendeprocessen. Nämndinitiativ Enligt kommunallagen får ledamöter i nämnder väcka ärenden i nämnderna. De kallas nämndinitiativ och kan väckas av enskild ledamot eller flera ledamöter tillsammans. Av protokollet ska framgå vilka som väckt nämndinitiativet och de måste vara tjänstgörande vid det sammanträde då ärendet väcks. Ett nämndinitiativ kan lämnas in före ett sammanträde eller under ett sammanträde. För att ett ärende ska anses väckt måste ledamoten/ledamöterna lyfta ärendet på ett sammanträde, lämpligtvis under ”Övriga frågor”, efter anmälan i början av sammanträdet. Nämndinitiativet lyfts därefter vid nästkommande beredningsutskott, om nämnden har ett sådant, för diskussion om hur initiativet bör behandlas mot bakgrund av förvaltningens beredning. Vid nästkommande sammanträde i nämnden tas initiativet


11

upp för beslut om hur det ska behandlas. Förvaltningen lämnar ett förslag till beslut om behandlingen av initiativet. Ett nämndinitiativ kan bifallas, lämnas utan åtgärd, behandlas inom ramen för redan pågående ärende eller avslås. I rutinen för hantering av nämndinitiativ, som är kopplad till handbok för ärendeprocessen, finns exempel på motiveringar av beslut. Interpellationer och frågor En interpellation är en skriftlig fråga som ställs av enskilda ledamöter i kommun-fullmäktige och behandlas vid ett fullmäktigemöte. En ersättare som tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde får lämna in en interpellation under sammanträdet. Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll, vara försedd med motivering och behandla kommunens verksamhetsområde och vara en fråga av större intresse. Interpellationer får inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. En interpellation bereds av förtroendevalda som också utformar ett skriftligt svar som redovisas i fullmäktige. Fullmäktigeledamöter får också ställa skriftliga frågor. Frågorna är avsedda för att inhämta sakupplysningar. På frågorna ges enbart muntliga svar i fullmäktige. Remisser Det finns två olika typer av remisser; extern remiss och intern remiss. Extern remiss Externa remisser kommer från andra myndigheter, såsom departement, läns-styrelsen , men även från olika organisationer, som vill ha kommunens yttrande. Svarstid anges i remissen och utifrån den tidpunkt då svaret ska lämnas till den remitterande myndigheten/organisationen, planeras ärendet in till lämpligt kommunstyrelsesammanträde. Ibland kan förlängd svarstid begäras för att kommunstyrelsen ska ha möjlighet att fatta beslut om att besvara remissen. Alla externa remisser ska besvaras av kommunstyrelsen. Remissen diarieförs av stadsledningskontoret. Kanslichefen utser handläggare av motionen och avgör om yttrande behövs från andra nämnder i samråd med stadsledningskontorets ärende-beredning. Handläggaren ansvarar för att skriva fram ett sammanvägt yttrande för beredning och beslut i kommunstyrelsen. Riktlinjer för hur en remiss från departement ska besvaras finns i regeringskansliets skrift ”Svara på remiss – hur och varför”. Det slutliga yttrandet ska undertecknas skriftligen av kommunstyrelsens ordförande och stadsdirektören innan det skickas till aktuell myndighet. Intern remiss Intern remiss innebär att en remiss skickas från kommunstyrelsen. Remiss behövs ibland för ärenden som t ex omfattar program, policydokument och handlings-planer. Remissen skickas från kommunstyrelsen till aktuella nämnder/styrelser och till andra myndigheter eller organisationer. Ansvaret för att skicka remisser från


12

kommunstyrelsen ankommer enligt huvudregeln på stadsledningskontorets kansli. Ansvarig handläggare ansvara för att meddela kansliet till vem eller vilka remissen ska skickas. En sammanfattning av yttranden bifogas när det aktuella ärendet ska behandlas av kommunsstyrelsen. Revisorernas granskningsrapporter De förtroendevalda revisorerna har till uppgift att granska att kommunens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, att räkenskaperna är rättvisande och att den befintliga kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Revisorernas redovisar sina granskningar av verksamheter i granskningsrapporter rapporter som kan omfatta en eller flera nämnder/styrelser. Rapporterna ställs alltid till kommunstyrelsen för yttrande, men kan också skickas till annan nämnd/styrelse, ibland för yttrande och ibland för kännedom. Nämnderna skickar sina yttranden både till revisorerna och till kommunstyrelsen som bereder yttrande till kommunfullmäktige. Fullmäktige lägger rapporterna till handlingarna men kan också fatta beslut om att vidta åtgärder med anledning av rapporten och yttrandenas innehåll. Uppdrag och återrapportering av uppdrag I samband med behandling av ärenden, framför allt motioner, kan uppdrag lämnas till kommunstyrelsen och andra nämnder. Uppdrag kan även lämnas i samband med behandling av andra typer av ärenden, t.ex. nämndinitiativ. Beslutet ska innefatta tidsangivelse för när uppdraget ska återrapporteras. Uppdragen registreras som nya ärenden med en rubrik om vad uppdraget omfattar. I ärendet noteras också beslutstexten från aktuellt protokoll. Uppdragen ska åter-rapporteras till den nämnd/styrelse som lämnat uppdraget. Två gånger per år ska en förteckning över uppdrag redovisas i kommunsstyrelsen, mars och september, respektive i kommunfullmäktige, april och oktober. Av förteckningen ska framgå uppdragens status. Vissa uppdrag redovisas genom en rapport i kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Uppdrag kan avslutas först när en redovisning gjorts i aktuell nämnd/styrelse eller i förteckningen över uppdrag. Anmälningsärenden En förteckning över inkommande handlingar som är av intresse för nämndens/styrelsens verksamhet eller påverkar nämndens verksamhetsområde ska anmälas till nämnden/styrelsen. I de flesta fall är det postlistan som anmäls och intressanta handlingar tas med till nämndsammanträdet.


13

Delegationsbeslut Av respektive nämnds delegationsordning ska framgå i vilka ärenden som beslutsrätten delegerats och till vilken funktion. Alla beslut som fattats på delegation enligt kommunallagen måste anmälas till den ansvariga nämnden/styrelsen. Besluten kan överklagas genom laglighetsprövning enligt kommunallagen. Överklagandetiden (tre veckor) räknas från den dag som justeringen av protokollet från nämndsammanträdet anslås på kommunens anslagstavla. Om beslutet inte anmäls vinner det inte laga kraft. Det finns inga gemensamma rutiner eller mallar för hur delegationsbeslut ska anmälas. Förteckningar kan komma från olika verksamhetssystem. Närmare rutiner bestäms av varje nämnd för sig. Ordförandebeslut Ordföranden i nämnden kan fatta beslut i ärenden på nämndens vägnar, som är så brådskande, att närmast kommande sammanträde inte kan avvaktas. Ordförandebeslut ska vara skriftliga och skrivas under av ordföranden. Ordförandebeslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Valärenden Kommunfullmäktige väljer vid mandatperiodens början ledamöter och ersättare till nämnder/styrelser, kommunalförbund, kommunala bolag och vissa övriga organ. Kommunstyrelsen väljer till vissa uppdrag. När en ledamot eller ersättare avsäger sig sitt uppdrag måste kommunfullmäktige göra ett fyllnadsval för den återstående tiden av mandatperioden. För ledamöter och ersättare i fullmäktige gäller att avsägelsen behandlas och beviljas av kommunfullmäktige. Länsstyrelsen utser därefter ny ledamot eller ersättare för återstående tid av mandatperioden. Nämndemän i Västmanlands tingsrätt ska avsäga sig sitt uppdrag hos tingsrätten som beviljar avsägelsen. Tingsrätten meddelar sedan kommunen att ny nämndeman behöver väljas. Laglighetsprövning Laglighetsprövning innebär ett överklagande av ett kommunalt beslut. Laglig-hetsprövning är ett slags medborgartalan som syftar till att säkra att den kommunala självstyrelsen utövas på rätt sätt. Endast kommunmedlemmar får överklaga och besluten kan endast angripas på de grunder som anges i KL. Ett besluts laglighet kan prövas och det beslut som prövas kan upphävas. Något annat beslut kan inte sättas i det överklagade beslutets ställe. Laglighetsprövningen ska ske inom tre veckor från det att beslutet anslagits på kommunens anslagstavla. En laglighetsprövning ska ges in till förvaltningsrätten och inte till den nämnd/styrelse som har fattat beslutet. Om laglighetsprövningen inkommer till kommunen ska den genast skickas till förvaltningsrätten. Om förvaltningsrätten tar upp målet till prövning, kommer ett föreläggande att svara på laglighetsprövningen att komma från förvaltningsrätten.


14

Laglighetsprövningen ska handläggas av den nämnd/styrelse som fattat det överklagade beslutet. Förvaltningsbesvär Förvaltningsbesvär är överklagande av beslut som har karaktären av myndighets-utövning, t.ex. beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen, beslut som fattas med stöd av plan- och bygglagen (2010:900) eller beslut som rör elever enligt skollagen (2010:800). Förvaltningsbesvär kännetecknas av att endast den som beslutet rör kan överklaga beslutet och ett bifall till klagandens talan kan leda till att den myndighet som prövar det överklagade beslutet sätter ett annat och nytt beslut i det över-klagade beslutets ställe. Förvaltningsbesvär skickas till den nämnd som fattat beslutet, men överklagandet ska adresseras till den myndighet som ska pröva det överklagade beslutet. Överklagandetiden för beslut som överklagas med förvaltningsbesvär är tre veckor från den dag den som beslutet gäller tagit del av beslutet. Den som beslutet gäller kan få del av beslutet på olika sätt. När ett överklagande av ett beslut som överklagas genom förvaltningsbesvär inkommit, ska ansvarig handläggare dels bedöma om överklagandet inkommit i rätt tid, dvs. inom den stipulerade överklagandefristen och dels överväga om beslutet ska omprövas med anledning av vad som framkommer i överklagandet. Om handläggaren finner att omprövning av beslutet inte ska ske och att överklagandet inkommit i rätt tid, ska handläggaren formulera det i en skrivelse till den myndighet som ska pröva överklagandet. Härefter ska skrivelsen och överklagandet samt beslutsunderlaget skickas omedelbart till den myndighet som ska pröva över-klagandet. Handläggaren ansvarar för att rätt handlingar skickas. Om handläggaren finner att omprövning ska ske ska det nya beslutet fattas av handläggaren, utskottet eller nämnden, beroende på vart det ursprungliga beslutet fattades. Om ett överklagande inkommit för sent, dvs. när den stipulerade överklagande-fristen löpt ut, ska nämnden fatta beslut om att överklagandet inkommit för sent. Beslut om att ett överklagande inkommit för sent kan delegeras. Handläggning av detaljplaner i kommunfullmäktige Vid hantering av detaljplaner som ska beslutas i kommunfullmäktige behövs samarbete och kommunikation mellan stadsledningskontoret och stadsbyggnads-kontoret. Stadsbyggnadskontoret meddelar sakägarna när de olika stegen i processen tas, när handlingar skickas ut och när protokollet har justerats. Sakägarna har rätt att överklaga beslutet. Budget Den process som resulterar i kommunens samlade budgetdokument samt uppföljningen av den beskrivs i dokumentet ”Västerås stads styrmodell”.


15

XXXX 721 87 Västerås Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se

2014-09-10

Beskrivning av Västerås stads process för handlingar och ärenden

Mottaga inkommen En handling kan inkomma till staden på flera olika vis. I detta avseende är

handling en informationsbärare, t ex e-post, fax, sms, papperspost, kommentarer i sociala medier osv.

Bedöma I en första bedömning kan t ex reklam och icke direktadresserad post gallras.

Sedan kontrolleras att handlingen har kommit till rätt mottagare. Feladresserad post vidarebefordras till rätt mottagare. Pappershandlingar ankomststämplas.

Registrera Handlingen registreras i enlighet med stadens fastslagna rutiner. Upprätta Aktivitet som resulterar i dokumentation av verksamheten, t ex besök,

telefonsamtal eller delegeringsbeslut som resulterar i ett e-postmeddelande, tjänsteanteckning eller tjänsteskrivelse.

Åtgärda och avsluta Om det bedöms att händelsen inte ska registreras, t.ex. en rutinartad förfrågan,

åtgärdas händelsen och avslutas. Handlägga En ansvarig handläggare gör en grov tidsplanering för hur och när ärendet ska

hanteras/besvaras och om det krävs en politisk hantering. Åtgärda Om ärendet inte kräver politisk hantering åtgärdar handläggaren ärendet enligt

stadens/förvaltningens fastslagna rutiner. Det är handläggarens ansvar att dokumentera, registrera och kommunicera hanteringen av sitt ärende.

Bereda Om ärendet kräver politisk hantering är handläggaren ansvarig för att genomföra

en faktainsamling/utredning. Handläggaren skriver beslutsunderlag till de förtroendevalda.

Distribuera och publicera Nämndsekreterare skapar föredragningslista som distribueras till de

förtroendevalda samt publiceras på vasteras.se (ej PuL och sekretess). Sammanträda

VÄSTERÅS STAD 2014-09-10 Under sammanträdet ansvarar handläggaren för att föredra sitt ärende muntligt.

Nämndsekreteraren dokumenterar närvaro och för protokoll. Protokollet justeras.

Expediera När protokollet har justeras expedieras protokollsutdrag till berörda och

protokollet publiceras på vasteras.se (ej PuL och sekretess). Anslagsbevis anslås på stadens anslagstavla.

Åtgärda Krävs ytterligare åtgärd efter sammanträdet överlägger handläggare,

nämndsekreterare och registrator för att fatta gemensamt beslut. Färdigställa Handläggare beslutar tillsammans med chef/registrator om det krävs fortsatt

handläggning i ärendet eller om ärendet kan avslutas. Gallra Registrator/nämndsekreterare kontrollerar att gallring kan genomföras i enlighet

med Västerås stads beslut om gallring. Bevara Handläggaren meddelar att ärendet är klart för arkivering. Registrator eller

nämndsekreterare avslutar ärendet.

ID: p_15_150324 Remissbrev riktlinje

REMISS 1 (1)

Diarienr Kommunstyrelsen 2015-03-24 2015/158-KS-004

Ärende

Remiss Riktlinje för stadens ärendeprocess

Före Kommunstyrelsens beslut om remittering har dokumentet behandlats i stadens processledningsgrupp för ärendeprocessen och i stadsledningskontorets ledningsgrupp. Vänd dig till stadsledningskontorets kansli, Claes Danielsson eller Karin Sandborgh Taylor med eventuella frågor kring remissen. Claes Danielsson: 39 11 32 Karin Sandborgh Taylor: 39 26 59

Remitterat till Stadens samtliga nämnder och styrelser

Svar senast Yttrandet ska vara Kommunstyrelsen tillhanda senast den 6/5 2015 Skickas digitalt till [email protected]

Med vänlig hälsning Anethe Mannerhagen Kanslichef

mailto:[email protected]

Skickad av: Lena Grapp - KLG03

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1)

Stadsledningskontoret 2015-02-19 Dnr: 2015/158-KS-004 Chefsjuristen Lena Grapp

E-post: [email protected]

Kommunstyrelsen

Kopia till Samtliga nämnder/styrelser

Beslut – remittering av riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad Förslag till beslut 1. Förslag till riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad remitteras till samtliga nämnder/styrelser. Ärendebeskrivning Stadsledningskontoret har arbetat fram ett förslag till riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad. Eftersom riktlinjen berör samtliga nämnder/styrelser anser stadsledningskontoret att dessa bör beredas tillfälle att inkomma med synpunkter på förslaget. Bilagor 1. Förslag till riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad

Förslag till beslut Ärendebeskrivning · webbplatsen en månad efter publiceringsdatum. Instruktioner för registrering av allmänna handlingar återfinns i handbok för ärendeprocessen.

Documents