-
FördelenE n t i d n i n g f r å n g ö t E b o r g s s ta d s U p
p h a n d l i n g s a b 2 0 1 1
1
– viktig faktor om avtal måste hävas
DOKUMENTATION
Kommunens avlagda prylar – nu går de på
AUKTION
TA I TRÄ!Ramavtal en god affär för Holgers familjeföretag
TA I TRÄ!Ramavtal en god affär för Holgers familjeföretag
-
Fördelenges ut av Göteborgs Stads Upphandlings AB.
Adress: Stora Badhusgatan 6411 21 Göteborg
Telefon: 031-334 37 00
Ansvarig utgivare: Inger Ek [email protected]
Redaktör: Annelie Gärdmark [email protected]
Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig
till oss!
Besök oss på webben: www.uhb.goteborg.se
Produktion: Newsroom, Göteborg www.newsroom.se
Projektledare: Leif Simonsson
AD och redigering: Tommy Apelqvist, Hanna Lindahl
Repro: Newsroom
Tryck: Billes, Mölndal 2011
Framsidesbilden: Lars Eliasson, anbudsexpert på Holgers
Stug-material, fotograferad av Thomas Drakenfors. Läs mer på
sidorna 4–5.
Avtalsnytt
Ny typ av kort- tidsvistelseFUNKTIONSHINDER Ramavtalet för
kort-tidsvistelse för funktionshindrade, klart den 1 november 2010,
omfattar även en ny tjänst.
– Korttidsplatser för personer under 65 år har varit
efterfrågade, säger Roland Mårtens-son på Upphandlingsbolaget.
Tanken är att tjänsten ska kunna användas från det att brukaren
skrivs ut från sjukvården men innan ett långsiktigt boende är
anpassat eller ordnat.
I övrigt avser ramavtalet korttidshem, lägerverksamhet och annan
form av kort-tidsvistelse.
Avtalet gäller i två år med möjlighet till förlängning
ytterligare två år.
Bevakningstjänster är överprövat FÖRDRÖJNING Det finns för
tillfället inget ramavtal för inköp av bevakningstjänster. Anbud
lämnades i slutet av oktober förra året men två leverantörer har på
tre punkter överprövat upphandlingen. Besked i frågan inväntas från
Förvaltningsrätten.
Små förändringar kring printertjänsterPRINTER Ett nytt avtal för
printertjänster gäller sedan årsskiftet. Leverantören är dock
densamma som tidigare, Strålfors Svenska AB.
I stort är avtalet väldigt likt det tidigare, berättar
upphandlingsledare Lars-Erik Olsson.
Det nya avtalet gäller till och med utgång-en av 2013.
Upphandling av lås fick förhinderFÖRDRÖJNING Fem leverantörer
begärde överprövning av upphandlingen av lås, men först återtog två
leverantörer och senare även de tre övriga leverantörerna sina
yrkanden.
Det innebar att Upphandlingsbolaget kunde starta utvärderingen
av anbuden för att kunna ta ett tilldelningsbeslut. Målet är att
avtalen är klara i mitten av april.
Nya krav ökar trycket på beställarna
Förra årets mediaFokus på vår stad har, tillsammans med
lagförändringar för inköp och upphandling, fått en hel del
konsekvenser och resultat.
Inköp och beställning i offentlig sektor blir allt svårare.
Under 2010 har cirka 2 000 av stadens medarbetare genomgått någon
form av beställarutbildning som Upphandlingsbo-laget arrangerat.
Det är fler under ett år än vad som deltagit i bolagets
utbildningar samman-taget under den föregå-ende femårsperioden!
det är glädjande att Kommunstyrelsen nu har beslutat att Winst
ska vara ett kommun-gemensamt system. Fördelarna är flera, vilket
framgår i detta nummer, men framförallt visar beslutet att vi är EN
stad där alla ska följa den gemensamma inköps- och
upphandlingspolicyn och därmed samlas kring ett inköpssystem.
Bra, tycker jag!
nu har arbetet börjat med att arbeta framåt för att bland annat
stärka den interna kontrollen så att framtida oegentligheter
undviks.
Även om arbetet leds av den utsedda projekt-ledaren förtar det
inte det ansvar vi alla har för att följa de regler som faktiskt
redan finns.
Det är som jag nog tidigare har sagt nu gäller det att stadens
organi-sationer ställer upp och stärker de medarbetare som har det
viktiga upp-draget som beställare.
Inger ek, vd
Nya ramavtal
Under den här rubriken publicerar vi de senaste avtalen. Vill du
veta mer om något specifikt avtal? i Winst hittar du alla avtal i
sin helhet, inkl. prislistor och annan viktig information.
”Nu gäller det att stadens orga-nisationer ställer upp och
stärker de medarbetare som har det viktiga uppdraget som
beställare”
Enklare elevenkätEn gemensam enkätstrategi ska stärka
göteborgregionens (gr) skolors kva-litetsarbete och underlätta
inbördes jämförelse.
– Vi har fått jättemycket hjälp och råd från Upphandlingsbolaget
under processen, säger Margrethe Kristens-son, projektledare på
gr.
Fram till i dag har skolor främst kunnat jäm-föra sig utifrån
studieresultat och kostnader.
– En gemensam enkätstrategi för att jämfö-ra så kallade ”mjuka
frågor” har varit efter-frågad i flera år, säger Margrethe
Kristensson, projektledare på GR.
Hon har lett projektgruppen som bestod av Göteborgs Stad
tillsammans med elva krans-kommuner.
– Upphandlingsbolaget har varit till stor hjälp i juridisk och
ekonomisk vägledning, dessutom hanterade de projektet väldigt
proffsigt, säger Margrethe Kristensson.
Helen Arneving, ansvarig upphandlare, berättar att man valde en
upphandlingsform med högt ställda krav redan från början, för att
säkra kvaliteten. Nio anbudssvar kom in, och upphandlingen gick
ovanligt smidigt utan en enda överprövning.
– Det är ovanligt men kan nog bero på att vi var väldigt tydliga
när vi satte ramarna för upphandlingen. Det fanns inga
tveksamheter
kring vad vi ville ha, säger Helen Arneving.Syftet med den
gemensamma enkätstrate-
gin är att kommunerna ska kunna jämföra sig med varandra, dels
med ett genomsnitt i regi-onen, dels med liknande kommuner.
Upphandlingen gör att arbetet blir kost-nadseffektivt och
Margrethe Kristensson räk-nar med att undersökningarna blir av
bättre kvalitet när de görs av en extern leverantör.
I slutändan syftar brukarenkäterna till att ge ökad kvalitet i
skolan, utifrån vad elev-erna tycker.
Hanna Lindahl
Markör Marknad och Kommunikation AB vann upphandlingen och ett
ramavtal har tecknats för tre år med möjlighet till 24 månaders
för-längning. Avtalet omfattar en grundtjänst som alla kommuner som
är med i upphandlingen kommer använda och ett antal valbara
tilläggstjänster. Avtalet finns i sin hel-het i WINST.
Låt stå!
Tycker till. I fortsättningen ska det bli enklare att jämföra
elevers åsikter och attityder kring sin skola.
Nu ska skolorna få en gemensam strategi
Gäller från Gäller till Avtalsområde
2011-01-01 2011-12-31 Annonser
2010-11-15 2011-11-14 Avyttring av fordon, maskiner och annan
lös eller fast egendom
2010-12-01 2012-11-30 Bygg- och trävaror inkl. slöjdvirke samt
surrningsvirke
2011-01-01 2011-12-31 Cykelbud
2011-01-01 2012-06-30 Fordonsgas
2010-12-01 2013-11-30 Gemensam enkätstrategi för
utbildningsområdet inom GR
2010-11-08 2011-12-31 Hantverkstjänster - Best.gr B
(Förvaltnings AB Fram- tiden, Älvstranden Utveckling AB, Higab,
Göteborgs Hamn AB)
2010-11-08 2011-12-31 Hantverkstjänster - Best.gr C (Övriga
förvaltningar & bolag som ej tillhör best.gr A eller B)
2010-12-01 2012-11-30 Konsulter, IT - Data
2010-11-01 2012-10-31 Korttidsvistelse för personer med
funktionsnedsättning
2011-01-01 2013-12-31 Printertjänster
2010-11-08 2012-03-31 Transport av varmmat, tillbehör och övriga
specerier
Hammare och spik. Hantverkstjäns-ter är ett avtalsområde som
nyligen avslutats.
2 Nr 1 • 2011
Fördelen
Nr 1 • 2011 3
Fördelen
-
Många tycker att det är på tok för jobbigt. Men på holgers
stugmate-rial i Kråkered har ramavtal blivit en god affär.
Det framstår som något av prototypen för ett familjeföretag,
Holgers stug-material. Holger Larsson, VD:n, star-tade rörelsen i
slutet av 60-talet och gick egentligen i pension för över tio år
sen.
– Men jag kör på, säger han.Samma sak med hans bröder som
job-
bar på firman. Att allihop är i 70-årsåldern är lite svårt att
se. Jobbet håller dem unga, menar Holger, som även fått sina tre
barn
engagerade på olika poster i företaget.– Själv startade jag på
min fars sågverk.Bland annat körde han det första lasset
med pålar när bygget av Skandiahamnen star-tade på 50-talet.
Ur sin fars företag startade Holger en sido-verksamhet med mer
färdiga produkter, som fönster och dörrar, vilket blev till Holgers
stugmaterial.
– Sen, när han fyllde 80 köpte jag hans rörelse och slog ihop
alltihop.
I dag levererar de bland annat slöjdma-terial till 1 200 skolor
i hela södra Sverige. Göteborgs hamn är fortfarande med bland
kunderna.
Nyligen skrev de även på ett ramavtal med
Holger LarssonÅlder: 76 år.Yrke: VD.Bor: Kråkered.Familj:
Singel, tre barn.Intressen: Bilar.Kör: Mercedes.
Lars EliassonÅlder: 42 år.Bor: Borås.Yrke:
Anbudsansvarig.Familj: Särbo, tre barn.Intressen: Bordtennis och
golf.Kör: Audi.
Holgers stugmaterialFöretaget grundades 1967 av VD:n Holger
Larsson som i dag äger företaget tillsam-mans med sina barn.
De har 50 fast anställda och omsättning-en 2010 landade på cirka
160 miljoner. Runt 15 procent av omsättningen kommer från
leveranser till stat, kommun och landsting – en stor del av det är
via ramavtal.
Med Göteborgs stad skrev Holgers stug-material nyligen på ett
nytt ramavtal för Bygg och trä, slöjdvirke och surrningsvirke.
Göteborgs Stad där de är enda leverantören på området Bygg och
trä, för andra avtalspe-rioden i rad.
– Ramavtal står för runt tio procent av vår omsättning, säger
Lars Eliasson som är fir-mans anbudsexpert.
Enligt honom är det ganska traditionellt i deras bransch, många
tycker att det är för tungt och bökigt att hålla på med anbud.
Själv har han hållit på med det rätt länge, runt 15 år, och lärt
sig av en del misstag.
_ Det kan vara lite tungt och det gäller att vara noggrann,
säger han.
Men värt besväret.
Thomas Drakenfors
Läkt, lister och LOU
Kan trä. Men för att göra affärer med offentliga förvalt-ningar
krävs även kunskaper om hur ramavtal och lagar fungerar. – Lars kan
allt det där, säger Holger Larsson om sin anbudsexpert Lars
Eliasson.
Foto: Thomas Drakenfors
Märkt. Plankorna inne på lagret är märkta beroende på
vem som levererat dem.
– på Holgers har de lärt sig hur ramavtal fungerar
Lars Eliassons
till hugade anbuds
givare:
• Var noggrann oc
h ägna mycket tid
åt ditt anbud, det är
helt avgörande.
• Se till att ni klarar
att leva upp till
det ni lovar, förank
ra allting med
ledningen och andr
a
nyckelpersoner på
firman.
BÄSTA TIPS2
Avtalet...• Bygg och trävaror inkl. Slöjdvirke för skolor samt
Surrningsvirke för Göte- borgs Hamn.• IK10107-01• Avtalsperiod:
2010-12-01– 2012-11-30
4 Nr 1 • 2011 Nr 1 • 2011 5
Fördelen Fördelen
-
FÖRENKLING Den senaste upphandlingen av hantverks-
tjänster är nu klar och avtalen har trätt i kraft. Bland
nyheterna: hantverkskategorierna har blivit fler och beställarna är
åtskilda i tre grupper. Som beställare börjar man nu med att
identifiera vilken beställargruppp man tillhör: grupp a) LF
–Lokalförvaltningen och Göta Lejon grupp b) AB Framtiden, Higab,
Älvstranden Utvecklings AB, Gbg Hamn
grupp C) övriga förvaltningar och bolag som ej tillhör A eller
B
När valet är gjort kommer bara de avtal som gäller den valda
gruppen att visas.
Observera att det är rangordning som gäller för dessa avtal. Det
innebär att vid avrop ska den leverantör som är rangordnad som nr 1
tillfrågas först. Om inte den leverantören kan leverera enligt
beställarens önskemål kontaktas nästa rangordnad leverantör, och så
vidare.
Samtliga avtal samt beställarinstruktioner finns i
avtalsdatabasen Winst. Rangordningen framgår av kolumnen
”Rangordning” som är sorterings-bar om man klickar på rubriken.
Antalet hantverkskategorier har ökat till 34 mot tidigare
26.
De nya kategorierna är asbest, byggstädning,
brand-/inbrottslarm, mögelsanering, PCB-sane-ring,
rostskyddsmålning, sanering brand/vatten, ställningsbyggande.
Lättare beställa hantverkstjänster efter tydlig
gruppindelning
Avtalsnytt
Berger, nu blir han pensionär göran berger började som
upp-handlingsledare på Upphandlings-bolaget i augusti 1998.
Hans huvudsakliga områden har varit inom livsmedel. I år fyl-ler
han 63 och arbetar sin sista dag den 31 mars.Vad ska du göra när du
blir pensionär?– Jag har ingenting planerat. Jag och min sambo går
i pension samtidigt och vi har kommit överens om att på vår första
dag som pensionärer går vi upp som vanligt, äter frukost och läser
tid-ningen. Sedan ska vi sätta oss och tillsam-mans börja planera
vad vi ska göra med resten av vårt liv.
Upphandlingsbolaget och servera genomför ett gemen-samt projekt
med samdistri-bution av livsmedel från avtalsleverantörer.
– Målsättningen är att minska anta-let transporter i staden och
på så sätt förbättra miljön och säkerheten. På skolorna är man till
exempel väldigt positiva till att det blir färre fordon i närheten
av skolgården, säger Göran Berger, på Upphandlingsbolaget.
Detta innebär att Servera samdistri-buerar livsmedel på sina
ordinarie leveranser tillsammans med beställ-da varor från andra
ramavtalsleve-rantörer av livsmedel.
– En stor fördel för beställarna är att ingen fraktkostnad
faktureras från de ramavtalsleverantörer som samdistribuerar med
Servera, obe-roende av hur liten beställningen är från dessa
leverantörer. Vid samdist-ribution måste beställningen göras en dag
tidigare än vad som är angi-
vet i aktuell leverantörs avtal, för att samordningen med
Servera ska hin-nas med.
Projektet började med samdistri-bution av Kahls Kaffe vilket
fung-erat bra och har sedan fortsatt med samdistribution av Arlas
varor, vil-ket man nu håller på att se över.
Inom kort kommer ytterligare tre ramavtalsleverantörer att
anslutas; The Green Bakery, Feldt’s Fisk och Bröderna Hanssons.
Färre transporter med samdistributionProjektet som spar miljö –
och fraktkostnader
Minskad miljöbelastning. När ramavtalsleverantörer inom
livsmedel samdistribuerar sina leveranser med Serveras minskar
transporterna. Projektet, som började i liten skala, har fungerat
bra. Inom kort ansluts fler ramavtalsleverantörer. På köpet spar
beställarna fraktkostnader.
Göran Berger
6 Nr 1 • 2011
Fördelen
Nr 1 • 2011 7
et här ”nödåret” kan endast utlösas om det pågår en
överprövning som innebär att det aktuella ramavtals-området blir
avtalslöst.
– Upphandlingsbolaget kan alltså inte utlösa extra-tiden hur som
helst, säger Jan Andersson.
Normalt sett startar en ny upphandling i god tid innan det
gällande ramav-talet löper ut.
Men om en eller flera leve-rantörer överprövar en upp-handling
kan den juridiska
processen dra ut på tiden. I bland går den dock rela-tivt
snabbt, kanske bara tar en månad, och medför inga större problem.
Fast om det går ett år innan det rättsliga beslutet kommer blir
situa-tionen besvärlig.
– Under den tiden kan vi inte teckna något nytt ram-avtal och
riskerar att stå utan helt. Så extraåret är bra att ha med i
avtalen. Det anges i Winst i så fall, säger Jan Andersson.
Mats ekendahl
Nya rutinerna för ramavtal skärper kraven på leverantören
numera kan Upphandlingsbolaget ensidigt kräva förlängning av ett
ramavtal efter de 24 för-sta månaderna (basperioden).
– Under 2009 blev det tydligt att vi behövde ha en sådan ensidig
option gentemot leverantörerna, säger Jan andersson,
upphandlingsledare.
i bland drar upphandlingar ut på tiden beroende på en
överprövning.
det kan bli besvärligt.– för att slippa bli avtalslösa har vi
infört ett
femte extra år, säger Jan andersson, upphand-lingsledare.
idigare förutsattes en ömsesidig vilja från både
Upphandlingsbo-
laget och leverantören för att förlänga ett ramavtal.
– Det innebar att om vi hade önskemål om att förlänga ett avtal
behövde leverantö-ren inte acceptera, säger Jan Andersson.
Detta skulle kunna ge upp-hov till en risksituation där
Upphandlingsbolaget stod utan ramavtal, exempelvis för tiden det
tog att göra en eventuell ny upphandling.
– Så för att slippa sitta på
pottkanten förde vi in en option som säger att
”Upphandlings-bolaget äger rätt att förlänga ramavtalet med den
förläng-ningsperiod som anges och med oförändrade övriga
villkor”.
Observera att det just är en option, Upphandlingsbolaget är inte
tvingat att förlänga avta-let. Förlängningstiden kan vara olika,
till exempel ett eller två år.
– En huvudregel är dock att basavtalets längd plus
förläng-ningstiden inte är mer än 48 månader, säger Jan
Andersson.
I Winst finns information om ett ramavtal har denna option.
T D
LEKTION 1 / tVingandE förlängning LEKTION 2 / ”nödår”
Nödår och tvingande förlängning
Lilla upphandlingsskolan, del III
-
”Berit Wallsten, Center för skol-utveckling i Göteborg.–
Informationsträffarna är bra. Det är dock viktigt att
leverantörerna förstår varför de är här, en del är väldigt
säljinriktade. Jag köper in headsets till de som behöver och sökte
informa-tion för att få grepp om det finns bättre produkter än de
vi har i dag. Tycker jag fick svar på det.
Lill-Ann Åkesson, Personal-strategiska enheten på
stads-kansliet.– Minimässorna är bra och nyttiga. Det är svårt att
få alla svar annars. Även fint att kunna se sakerna i
verkligheten.
Många har iPhone nu och jag tittar på headsets som passar dem,
men också andra telefoner.
De godkända leverantörerna i ramavtalet för mobiltelefoner
säljer också headsets av märke-na Triada, Jabra och Plantronics.
Representan-ter för dessa fanns på plats i Burgårdens
konfe-renscenter den 24 januari för att svara på frågor och visa
funktionerna.
– Headsets är bra arbetsverktyg och inköpsan-svariga som var på
plats fick hjälp att hitta rätt produkttyp för sina medarbetares
behov, säger upphandlingsledaren Slavko Blazevic som inled-de
träffen med avtalsinformation.
Han menar att det ska finns en tanke med att välja headsets som
arbetsredskap.
– De ska inte avfärdas för att de anses tönti-ga och inte heller
bara användas för att de anses tuffa, säger Slavko Blazevic.
Fördelarna med headsets är många. Ljudnivån på kontoren blir
lägre när vanliga telefonsigna-ler uteblir, båda händerna frigörs,
flexiblare per-sonal eftersom den inte behöver finnas vid
skriv-bordet hela tiden, ökad tillgänglighet hos medar-betarna och
bättre ergonomi. Med headsets kan sjukfrånvaron minska, jämfört med
om vanliga telefoner används, och effektiviteten kan öka.
AvtalsnyttFörlängt avtal för Macdatorer i skolan ELEVDATORER
Ramavtalet för skol-konceptet ”en-till-en”, är förlängt till den 9
november 2011. Avtalet gäller enbart laptops från Apple och
innehåller tre leverantörer: Lin Education, Macforum AB, MacSupport
AB.
Idén med konceptet en-till-en är att varje skolelev på
högstadiet och i gymnasiet har en egen bärbar Mac-dator, som får
användas både i skolan och hemma. Skolor som satsar på en-till-en
har målsättningen att öka kva-liteten på utbildningen med datorns
hjälp. Det sker bland annat genom att utveckla nya metoder och
arbetsformer, att öka lusten att lära hos såväl elever som
pedagoger, samt genom att öka elevernas måluppfyllelse och
resultat. Dessutom får eleverna ökat ansvar.
– Av leverantörerna att döma är vissa sko-lor bättre än andra på
att genomföra koncep-tet. Det verkar inte handla om pengar utan om
prioriteringar, eftersom mindre bemed-lade skolor oftare ordnar en
lösning än andra, säger Slavko Blazevic, upphandlingsledare.
Ramavtalet är förstås inlagt i Winst. Observera att avtalet inte
berör PC-laptops, alla stationära datorer och övrig datorhårdvara.
Dessa han-teras i ett separat avtal med fyra leverantörer.
Mats ekendahl
Förlängda avtal med TeliaSoneraÖVERPRÖVNING Sent i höstas
överprövades den pågående upphandlingen av telefonitjäns-ter med
resultatet att upphandlingen avbröts.
Nu har en ny upphandling startats, vilken kommer att pågå under
första halvåret 2011.
Ramavtalen av telefonitjänster (IK04214) upphörde att gälla
sista december 2010. För att undvika avtalslöshet fram tills att
den nya upphandlingen är klar har ett temporärt avtal, på samma
villkor som tidigare, tecknats med vår gamla leverantör
(TeliaSonera). Detta avtal kan löpa som längst till och med
2011-09-30.
Oklarheter kring operatörsbindningIPHONE Antalet Iphone som
används i staden har ökat kraftigt under det senaste halvåret. Då
de flesta av dessa telefoner är operatörs-bundna finns farhågor
kring vad som kommer att hända i samband med upphandlingen av
mobilteleoperatör. En vanlig frågeställning är till exempel
huruvida telefonen blir oanvändbar vid ett eventuellt
operatörsbyte?”
Upphandlingsbolaget kan för närvarande inte säga exakt hur
lösningen ser ut, men frågan kommer att hanteras i samband med
operatörsupphandlingen, det vill säga att telefonerna kommer att
kunna användas även efter ett operatörsbyte.
personliga möten är effektiva för att sprida information om
avtal och leverantörernas produkter. därför arrangerade
Upphandlingsbolaget en minimässa om headsets.
HEADSETI FOKUS PÅ MINIMÄSSA
Birgitta Niva, Göteborgs Hamn AB.– Informationsträffar är bra. I
egen-skap av inköpsadministratör ville jag ha information och
nyheter om headsets och tycker jag fick det.
Fick veta av en leverantör att det går att få demo-ex till vår
arbetsplats som folk kan titta på. Jättebra!
Sven-Erik Rohdin, Räddningstjänsten Storgöteborg.– Jag är en av
två som administre-rar fast respektive mobil telefoni hos oss. Jag
ville ha koll på nyheter och utvecklingen för headsets. Då är det
bra att gå runt och prata med leverantörer på en minimässa. Och att
utbyta erfarenheter med andra inköpare är också bra.
Vi VillE ha inforMation
bra att KUnna proVa sJälV
Annika Brunberg, Renova AB.– Det är bra att kunna prova olika
headsets, känna och klämma på dem.
Jag är telefoniansvarig, för hela plattformen, och ville
verkligen ha reda på vilka modeller som kan kombinera mobiltelefoni
och vanlig telefoni. Vi har väldigt olika verksamheter och behoven
varierar.
Vad tycker du om Upphandlingsbolagets minimässa? Fick du svar på
det du sökte?
Jag VillE sE nYhEtErnaEwa Kennheden, Social resursförvaltning
för Härlanda Park.– Jag ville höra mer om avtalen och se
produktnyheter, så det är jättebra att Upphandlingsbolaget och
leverantörer är på plats.
Jag har fått svar på mina fun-deringar.
Alia Salim Skoglund, Försäkrings AB Göta Lejon.– Allmänt behöver
jag få infor-mation om headsets som jag kan föra vidare till de
andra på arbetsplatsen. Specifikt behöver jag se vilka produkter
som pas-sar bäst för en nyanställd med hörapparat.
Jannika Andersson, Idrott och förening i Göteborg.– Bra att rätt
personer var på plats. Så jag fick svar på mina frå-gor om ramavtal
och headsets.
fiCK träffa rätt pErsonEr
tittar på hEadsEt soM passar till iphonE
”Det är viktigt att leverantörerna förstår
varför de är här, en del är väldigt
säljinriktade”
JÄTTE-BRA!
JAG HAR FÅTT SVAR
för VidarE till KollEgorna
RÄTT PERSONER VAR PÅ PLATS
Produktkoll. På mässan passade leverantörerna på att visa sina
produkter och förklara funktioner.
LETAR PRODUKT SOM PASSAR TILL HÖR-APPARAT
Mats ekendahl
8 Nr 1 • 2011
Fördelen
Nr 1 • 2011 9
Fördelen
-
nu kan göteborgs alla förvaltningar och bolag sälja fordon,
maskiner och annan fast respektive lös egendom via Kvarndammens
auktioner.
– därmed får staden tillbaka en del pengar, säger Claes Jansson,
team-ledare upphandling.
Det behövdes en rationell hantering för att avyttra saker.
– I stället för ett avtal per organisation teck-nade vi ett
gemensamt, säger Claes Jansson.
Upphandlingsbolaget gjorde inte en vanlig upphandling utan
använde möjligheten till ”frivillig förhandsinsyn”, det vill säga
medde-lade avsikten att teckna ett avtal. Det är tillå-tet efter
lagändringen 15 juli 2010.
Gatubolaget har använt sig av Kvarndam-men (KVD) i mer än tio
år. En stor del av de cirka 500–600 bilarna som byts ut varje år
säljs via KVD.
– Vi får inte sälja direkt till privatperso-
ner, bara till bilåterförsäljare via återköp eller KVD. Bilarna
är kommunens egendom och försäljningen måste ske objektivt utan
jäv, säger Sören Pettersson, fordonsförsäljare Gatubolaget Teknisk
service.
Några andra fördelar med KVD är att Gatubolaget slipper hantera
kundkontakter och eventuella reklamationer.
– Dessutom sätter vi ett reservationspris – ett lägsta pris – på
bilarna innan de läggs ut på nätauktion så att vi vet att det blir
en bra affär, säger Sören Pettersson.
Bilarna byts normalt efter tre år. Då styr marknadsläget om det
är bäst att den ursprung-liga bilsäljaren köper tillbaka fordonen
eller om det blir mest pengar i kassan via KVD.
Han är nöjd med auktionsfirman, som har köpare både i Sverige
och utomlands.
– Allt fungerar bra. Det är korta ledtider från det att vi
lämnar in bilarna tills att vi får in pengarna.
Mats ekendahl
Lönsamt låta auktionsfirma sälja begagnat åt kommunen
Första, andra, tredje!
det lanserades i januari 2009 och var då en stor nyhet för alla
bestäl-lare i göteborgs stad. nu är det dags för Winst att ta ett
nytt kliv.
Kommunstyrelsen beslutade den 26 janu-ari att WINST ska bli ett
kommungemen-samt system.
– Det innebär att det blir ett obliga-toriskt verktyg för inköp
för alla som omfattas av Göteborgs Stads inköps- och
upphandlingspolicy, säger Annelie Gärd-mark, på
Upphandlingsbolaget.
två huvudsakliga funktionerFör att uttrycka det kort har
systemet två huvudfunktioner. Förutom att det är en databas där
alla Göteborgs Stads ramavtal kan hämtas upp så går det även att
göra elektroniska beställningar i systemet.
– Den funktionen kommer på sikt att bli allt viktigare för
sta-den, säger Inger Ek, VD för Upphandlingsbolaget.
Därför satsar Upphandlings-bolaget på att hjälpa förvalt-ningar
och bolag med att komma igång med att göra elektroniska
beställningar genom WINST.
– I första hand kommer fokus att vara på varor, säger Inger
Ek.
Enklare göra rättI dag går det att göra elektroniska
beställ-ningar inom 28 av totalt 42 avtalsområ-den på varuområdet,
och en plan för anslutning av fler leverantörer och kun-der kommer
att tas fram under våren.
– Vi kommer även att prioritera ytter-ligare stöd till
förvaltningar och
bolag som vill komma igång med elektronis-ka beställningar,
säger Annelie Gärdmark.
Att göra sina beställningar via WINST har en stor fördel: det
blir enklare att göra rätt utifrån stadens inköps- och
upphand-lingspolicy, något som hamnat starkt i fokus efter
fjolårets förändringar i lagstiftningen.
När alla så småningom beställer elek-troniskt går det även
lättare att se vilka behov beställarna har.
– Allt blir mer transparent, säger Inger Ek. Thomas
Drakenfors
Återbäring. Gatubolaget Teknisk Service byter varje år ut
500-600 bilar. När de ska säljas använder Sören Pettersson,
fordonsförsäljare, ofta Kvarndammens auk-tioner. Nu har alla
förvaltningar och bolag den möjligheten. Utnyttjas den kan det bli
stora pengar tillbaka.
System som slagit igenom. WINST har gått från att vara en nyhet
till att vara etablerat ute på förvaltningar och bolag. Nu är det
beslutat i kommunstyrelsen att det ska vara ett kommungemensamt
system. – Det är jättekul för oss som varit med och tagit fram hela
systemet, säger Annelie Gärdmark och Inger Ek på
Upphandlingsbolaget. Illustration: Tommy Apelqvist
Under avtalstiden har Gatubolaget Teknisk Service samt
ytterligare tio förvaltningar/bolag av 75 möjliga sålt 121 fordon,
två båtar, ett lastbilssläp, modulhus, snickeri-maskin och
gräsklippare.
En försiktig beräkning av den sam-manlagda besparingen kan göras
genom att ta försäljningssummorna och minska dem med
reservations-priserna (motsvarar ungefär inbytes-priserna).
Resultatet visar att kommunen sammanlagt gjort en besparing på 1
621 772 kr brutto jämfört med om sakerna skulle avyttrats med
tidigare metoder.
Detta innebär att avtalet med KVD är en bra affär för Göteborgs
skattebetalare efter-som det väsentligt reducerar stadens
even-tuella förluster vid avyttringar.
Betänk hur stor Göteborgs besparing skul-le bli om samtliga
förvaltningar och bolag till fullo utnyttjade det befintliga
avtalet…
Skattebetalarnas vinst:1,6 mkr på kort tid
Västra Hisingen
Norra Hisingen
Lundby
Centrum
Västra Göteborg Askim–Frölunda–Högsbo
Angered
Östra Göteborg
Örgryte–Härlanda
WINST tar nästa steg–blir ett gemensamt inköpsstöd för Göteborgs
Stad
Fortsatt arbete Arbetet med att införa elektroniska
beställningar kommer inte att ske över en natt. Upphandlingsbolaget
räknar med minst tre år innan det är helt genomfört. För att det
ska bli så bra som möjligt ska olika användarråd ska-pas, där folk
från stadens förvaltningar och bolag ingår. Dessutom behöver
Upphandlingsbolaget sannolikt rekry-tera ny personal för att
förvalta WINST enligt stadens IT-modell.
10 Nr 1 • 2011
Fördelen
Nr 1 • 2011 11
Fördelen
-
”Här är de fem projekt som Ann-Christine Alkner Dahl och hennes
arbetsgrupp ska klara av under 2011:
1 Att förstärka den interna kontrollen.2 En gemensam byggprocess
för staden. 3 Etablera en whistle-blower-funktion.4 Att revidera
alternativt upprätta ett antal riktlinjer och policydokument. 5
Utbildning och utveckling.
i maj har det nystartade upphand-lingsrådet sitt första möte.
rådet är sammansatt av personer från Upphandlingsbolaget,
stadskans-liet, handelshögskolan och några
näringslivsorganisationer.
– Handelskammaren, Svenskt näringsliv och Företagarna är med,
säger Peter Lönn, ekonomidirektör i Göteborgs Stad samt ord-förande
i rådet.
Även frivilligorganisationerna Famna och Rådet för social
ekonomi har representanter med i forumet.
Sammanlagt kommer ett tiotal personer att
delta på mötena – cirka tre gånger per år.Men varför ett
Upphandlingsråd över
huvud taget? Enligt Peter Lönn har det varit en ömsesidig önskan
från näringslivet och Göteborgs Stad.
– Vi vill utbyta synpunkter, skapa förstå-else från båda
sidor.
Kommer ni att kunna påverka enskilda ärenden?
– Inte alls, vi ska inte ens diskutera dem. Här handlar det om
principfrågor.
Thomas Drakenfors
– När jag började i januari var jättemycket redan gjort, nu
handlar det om att sammanstäl-la och strukturera alltihop, säger
Ann-Christine Alkner Dahl.
Fem projekt ska arbetsgrup-pen jobba med. Det kanske mest
prioriterade handlar om att ta fram en whistleblower-funktion för
anställda inom Göteborgs Stad. Dessutom ska en självde-klaration
för att förstärka den interna kontrollen införas.
– Vi ska även se över riktlinjer och policydokument, där blev
den senaste mer grundliga revi-deringen är gjord 1996. Nu före-slår
vi en årlig översyn.
Ett område som varit i fokus är byggnadsverksamheten. Där har
det varit åtminstone ett upp-märksammat fall med misstan-kar om
byggmaterial som ham-
nat i fel händer. För att försvåra att det händer i framtiden
syf-tar ett av projekten till att skapa en gemensam byggprocess för
Göteborgs Stad.
– Den ska reglera allt som sker, från förstudie till
slutbe-siktning.
De ska även ta fram utbild-ningar, för både chefer och
per-sonal, samt förbättra den interna kontrollen.
Projekttiden är ett år. Efter det är tanken att allt som de
kom-mit fram till ska bli en del av den dagliga verksamheten. Vissa
saker, exempelvis frågor som har med etik och moral att göra,
kommer Göteborgs Stad att arbeta vidare kontinuerligt.
– På sikt ska det leda till ett förhållningssätt som präglas av
öppenhet och transparens.
Karriär inom Göteborgs Stad: Har tidigare varit bland annat
personalchef, kulturchef och stadsdels-chef.Ålder: 54 år.Bor:
Frillesås.Familj: Gift.Lyssnar på: Van Morrisson.Läser: Joyce Carol
Oates.Kör: Volvo S 80.
Gillar ordning. Ann-Christine Alkner Dahl leder jobbet med att
ta fram nya riktlinjer för att förhindra korruption i Göteborgs
Stad. Men varför just hon? – Jag är bra på ordning och reda, och
att leverera i tid. Dessutom har jag lång erfarenhet inom Göteborgs
Stad
och ett bra kontaktnät, säger hon. Foto: Thomas Drakenfors
En ny bild av GöteborgBra tryck på beställarutbildning
i medierna har hon kallats mutgeneral, men själv beskriver hon
sig mer som en projektledare. ann-Christine alkner dahl ska leda
arbetet med att skapa nya rutiner för att hålla korruptionen i
göteborgs stad på mattan.
En ny bild av Göteborg?– Ja, det är en förhoppning
Har du själv blivit granskad innan du fick uppdraget?
– Det utgår jag ifrån.
Thomas Drakenfors
Ann-Christine Alkner Dahl
Ann-Christine jobbar för:
här möts näringsliv och kommun i nytt forum
”Vi ska även se över riktlinjer och policydokument, där blev den
senaste mer grundliga revideringen är gjord 1996”
Blås. Arbetsgruppen ska hitta former för whistleblowers.
Utbildningar har blivit en allt större del av
Upphandlingsbola-gets verksamhet.
– förra året ökade det nästan explosionsartat, säger annelie
gärdmark, informationsansvarig.
2008, när Upphandlingsbolagets en och en halv dagar långa
Beställarut-bildning var ny, då var det de bara en handfull
personer som gick kursen.
Året efter gick det riktigt bra: totalt 400 deltagare. Men 2010,
året då LOU förändrades samtidigt som korrup-tion blev en del av
stadens image, blev många ängsliga för att göra oavsiktliga fel.
Intresset för Beställarutbildningen ökade enormt.
– Tusen personer gick den förra året, säger Annelie
Gärdmark.
I höstas tog de även fram en snabb-kurs – Beställ på rätt sätt –
som tar en halvdag i anspråk. Annelie Gärdmark ordnade lokaler för
fyra halvdagar och la ut information om kursen på hemsidan.
– Det tog bara ett dygn, sen var alla platser fulla. Så vi fick
ordna ett femte tillfälle.
Sammanlagt var det 1 000 personer som gick kursen Beställ på
rätt sätt under 2010.
För VD:n Inger Ek är intresset över-raskande och roligt, även om
de i dag inte har resurser för att bedriva utbild-ning i den
omfattning som efterfrågas.
– Men det får vi lösa, säger hon.
Thomas Drakenfors
Köar. Många ville gå beställarutbildning under 2010.
12 Nr 1 • 2011
Fördelen Fördelen
Nr 1 • 2011 13
-
w•
I höstas hävdes relativt många av-tal under en period. Avropare
inom Göteborgs Stad reagerade helt enkelt på att en eller flera
leverantörer inte följde avtalen. Avvikelserna
kunde till exempel vara att leveran-serna inte kom i tid, att
beställda produkter alltid var slut, att faktu-rorna återkommande
var felaktiga, eller att det förekom andra miss-förhållanden.
– Våra ramavtalsleverantörer ska fungera smärtfritt. Enda
chan-
sen att förbättra är att påpeka, inte minst för framtida
upp-
handlingar och avtal, säger Göran Brunberg.
Enklare reklamationer kan be-ställarna göra själva. Men om en
leverantör återkommande eller på ett mer allvarligt sätt frångår
avta-let ger Upphandlingsbolaget före-taget en till två skriftliga
varning-ar för att först få en förklaring till agerandet. Om detta
inte leder till en förbättring kan avtalet komma att hävas.
Viktigt påpeka missnöje– För att lyckas få en leveran-
tör att bättra sig, eller i ett senare skede lyckas få avtalet
hävt, är det oerhört viktigt att tala om för leve-rantören att man
inte är nöjd. Det krävs skriftlig dokumentation så att vi har bra
på fötterna.
Han påpekar att om en bestäl-lare är missnöjd finns det oftast
fler i verksamheten som också är det. En leverantörsmiss gånger
många beställare innebär totalt sett ett väldigt stort problem.
behöver hjälpUppföljning av att leverantörerna sköter sina
skatteinbetalningar etcetera sker hela tiden utan att beställarna
behöver bry sig. Men för andra mer praktiska förseel-ser behöver
Upphandlingsbolaget hjälp från avroparna, det är vik-tigt att få en
överblick.
– Annars får vi inte reda på eventuella leverantörsproblem.
Därför vill vi helst direkt ha information om förseelsen, gärna
genom att man kommenterar det direkt i WINST. Det går också att
kommentera via mejl till Upp-handlingsbolaget, säger Göran
Brunberg.
Mats ekendahl
SKrIFTLIGT, TACK! Upphandlingar – ett område som växer
om en beställare är missnöjd med en leverantör och vill häva ett
avtal är det oerhört viktigt att förseelserna är dokumenterade.
– skriftligt. Vi har förlorat rättsfall på grund av för svag
eller obefintlig dokumentation, säger göran brunberg, chef
upphandling på Upphandlingsbolaget.
Dokumentation är A och O när ett avtal ska hävas
”Våra ramavtals-leverantörer ska fungera smärtfritt”
Se till att ha det på pränt. Om leverantörer återkommande eller
på ett allvarligt sätt frångår avtalet kan det hävas. Men det ska
finnas dokumentation, annars riskerar man att förlora i rätten.
hallå där…… helena sagvall! du är ny på Upphandlingsbolaget,
vil-ken är din bakgrund?
– Jag har arbetat som upphandlare hos Arbetsförmedlingen och på
Mölndals kommun.Det viktigaste på nya jobbet?– Jag kan inte vara
specialist på så skilda områden som arbetsskor,
informationstjänster och äldrebo-
enden, därför är det viktigt att vara lyhörd för verksamheternas
önske-mål för att få till uppdaterade och moderna avtal som följer
lagstift-ningen.Vad ser du fram emot?– Det roligaste med jobbet är
också det svåraste. Det är jätteroligt att ha kontakt med
verksamheterna och människorna som berörs av avtalen, men det är
också en stor utmaning att tillgodose allas behov i en kom-
mun med så många anställda som Göteborg, säger hon.Mer om dig?–
Är sambo och bor i Masthugget. På fritiden seglar jag skuta och
fixar med båtar.
Avtalsområden:
• Kreditupplysningstjänster• Värdetransporter•
Kopieringstjänster• Arbetskläder
hallå där…… Christina sjöö! du är ny på Upphandlingsbolaget,
vilken är din bakgrund?
– Jag kommer från en tjänst som upp-handlare på Luftfartsverket
och tidi-gare har jag arbetat som upphandlare på Regionservice,
Västra Götalands-regionens interna serviceleverantör.Varför sökte
du det här jobbet?– Upphandlingsbolaget har en vision
om att vara bäst på sitt område, det tycker jag är häftigt. Hur
kommer du att arbeta?– Jag gillar att jobba med upphand-lingar i
projektform och att i grup-pen arbeta fram ett resultat som är
förankrat i verksamheten.Kort om dig?– Bor i Hindås med man och tre
barn (18, 16 och 8 år). Har inte så mycket egentid, men tycker om
att träna, läsa böcker och vara med familjen.
Avtalsområden:
• Företagshälsovård• Inredning för offentlig miljö•
Korttidsboende för psykiskt funktionshindrade• Korttidsplatser för
äldre• Laboratorietjänster för livsmedel och miljö•
Personalvårdsprogram• Service av arbetstekniska hjälpmedel•
Sjukvårdsmaterial
14 Nr 1 • 2011
Fördelen Fördelen
Lägg därtill att ny lagstiftning krä-ver ännu bättre
framförhållning än tidigare för nya upphandlingar.
– Vi måste planera tidsmässigt för eventuella överprövningar i
både en och två instanser enligt Konkurrensverket och det påverkar
naturligtvis vår plane-ring. Vi måste påbörja upphandlingarna
tidigare för att inte bli avtalslösa. Avtals-löshet är det sämsta
som kan hända, där blir alla förlorare, framförallt
skat-tebetalarna säger Göran Brunberg.
Arbetsbelastningen ökar alltså på Upphandlingsbolagets olika
team, som
hela tiden analyserar och bevakar situationen på de olika
avtalsområde-na. Och nu när stora delar av Gatu- bolaget integreras
i Park & Natur måste deras avtal tas om hand så att de inte
hamnar mellan stolarna.
– Vi för samtal med berörda så att det ska lösas på ett bra
sätt, säger Göran Brunberg.
Utöver de återkommande marknads-analyserna ser
Upphandlingsbolaget kontinuerligt över avtalsområdena.
– Vi funderar till exempel på om det går att slå ihop några
avtalsom-råden till ett nytt, eller för den delen dela upp
avtalsområden i flera, och om nya upphandlingar över huvudta-get
ska ske på vissa områden.
Mats ekendahl
Upphandlingsbolaget hanterar över 150 huvudavtalsområden och får
hela tiden förslag på nya. dessutom vill folk inom göteborgs stad
ha råd och stöd i upphandlingsärenden av Upphandlingsbolaget.
– det är ett stort tryck på oss nu, men det är oerhört positivt,
säger göran brunberg, chef upphandling på Upphandlingsbolaget.
”avtalslöshet är det sämsta som kan hända”
Nr 1 • 2011 15
-
returadress:
Göteborgs Stads Upphandlings ABStora Badhusgatan 6411 21
Göteborg
– Beslutet kommer att inne-bära en stor förändring för många. Om
man ser till den mängd kött och chark som köptes in till staden
under 2010 så var 7,5 procent ekolo-giskt, säger Birgitta Hedén på
Upphandlingsbolaget.
Nu kommer troligtvis efter-frågan på ekologiskt kött att öka.
Som läget varit hittills har det utbud av ekologiskt kött som finns
varit tillräckligt men nu är det möjligt att Upphand-lingsbolaget
måste utöka sorti-mentet på ramavtalen.
– Om trycket från bestäl-larna ökar så att utbudet inte räcker
till så vill vi gärna ha en dialog kring detta så att vi kan
tillgodose efterfrågan.
Det kan också bli så att den produktion som finns inte räcker
till. När det gäller nöt-kött finns det många produ-center men när
det gäller eko-logisk kyckling och fläsk är utbudet mindre.
erica Holm
Eklgiskt till 100 prcentEnligt ett politiskt beslut ska allt
kött som upphandlas och serveras i göteborgs stad från och med i år
vara ekologiskt. för närvarande finns det ramavtal med två
leverantörer som har ekologiskt kött i sitt sorti-ment, helmut
Walch och servera.