Framework Contruccion Metodologia PM v2

8/10/2019 Framework Contruccion Metodologia PM v2

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Proyectos

FrameWork definicin Metodologa Ciclo Vida.

Marco Metodolgico a Estructurar.

Acuerdo de Gobierno de Proyectos

Marco de Trabajo

Modelo de Gestin PM.


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Contenido:

Parte 1: La gestin de Proyectos: Parte 2: FrameWork delOrganizaciones conpoco criterio en ladireccin deProyectos

Madurez de la Organizacin enla gestin de proyectos.

Proyecto Conceptos.

Metodologas para la Gestinde proyectos.

1. Necesidad o Idea 2. Ante Proyecto

4. Gestin delPortafolio de

Proyectos

5.

P


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Parte 1: La gestin de Proyectos:

Organizaciones con pocla direccin de Proyecto

Madurez de la Organizagestin de proyectos.

Proyecto Conceptos.

Metodologas para la Geproyectos.


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La Solicitud del Usuario Lo que Entendi elSponsor

Lo que Entendi el Lderde Proyecto

El enfoque del Equipo deProyecto

La documentacin delProyecto

La implantacin delProyecto

El Presupuesto delPro ecto

Puesta en Operacin delProyecto


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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos


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Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyec

Inicio de Proyectos deficientes:

Sin objetivos Claros

Sin seleccin Estratgica de Proyectos

Sin informacin histrica

Definiciones inadecuadas:

Alcances indefinidos o ambiguos

Estimaciones Optimistas

Sin gestin de Riesgos

Mala Administracin del Trabajo y Recursos:

Crecimiento incontrolado del alcance

Conflictos en la asignacin de recursos.

Conflictos de Territoriales o de Poder

Incapacidad de tomar acciones correctivas

Proveedores Inadecuados

Fuente: PMI.


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Procesos:

Improvisados sin orientacin a procesos

Reinvencin continua

Estrs permanente

Reactivos

Cronogramas y Presupuestos:

Impredecibles

Generalmente se exceden por mala planificacin

Ausencia de polticas de gobierno de proyectos

Poca claridad en el dimensionamiento

Sin gestin de riesgos

Fuente: PMI.


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Efectos de la entorno Empresarial:

Poco o inexistente documentacin de ante proyectos

Sin un caso de negocio que lo sustente

Sin alineacin a la estrategia del negocio

Sin Metodologa de administracin

Factores de xito:

Hroes Impositivos o Dictatoriales

Sobre Tiempo y Costos

Bomberos Profesionales Apagando Incendios todo eltiempo

Fuente: PMI.


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Y Los

Mismos

Recursos?

Y Los

Mismos

Recursos?

Y Los

MismosRecursos?

Y Los

MismosRecursos?

3 Proyectos 3 Lideres deProyecto

TresCronogramas

TresPresupuestos


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Grandes Esfuerzos perocon rumbos diferentes,

resultadosinconsistentes.

Fuente: PMI.


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Personas Procesos R

31 %

9 %

57 %76 %

38 %

% de

organizacionesde alto desempeo

con alta agilidadorganizativa.

% de organizacionesde bajo desempeocon alta agilidadorganizativa.

Las organizaciones deAltodesempeo sontres

veces ms propensas a tener agilidad operativa.

Las organizacion

dos veces ms

alineacin de los

% de organizade alto desem

con alta alinede los proyec

estrorganiz

% de iniciativas estratgicas

en organizaciones de altodesempeo que cumplen los

objetivos y los propsitoscomerciales originales.

% de iniciativas estratgicasen organizaciones de bajo

desempeo que cumplenlos objetivos y propsitos

comerciales originales.

Las organizaciones deAltodesempeo tienen eldoble

de iniciativas estratgicas exitosas.

Pobres resultados derendimiento previsto de

proyectos en lasorganizaciones, perdiendo

109 MM por cada US $ 1mil millones invertidos.

De alto desempeo logran significativamentems xito en iniciativas estratgicas por mediode lagestin eficaz de su proyecto y la gestindel talento. Adems, demuestran que lagestin del cambio organizacional exitosa, quees ms eficaz con los patrocinadores queparticipan activamente en la misma.

Administracin

del Talento

Humano

y

Cambio

Organizacionalalta de Alineacin

58 de los proyectos noestn alineados a la

estrategia Organizacional.

44

de las Iniciativasestratgicas fracasan porfalta de una adecuada ydetallada planeacin del

proyecto.

Falta Agilidad15 de organizaciones

que reportan falta de

agilidad en el apoyo a lagestin del proyecto.

Administracinde la Madurez

del Portafolio

Programas yProyectos

Las organizaciones de alto desempeoentienden plenamente el valor de la gestin deproyectos, el aporte de tener una ofic ina deproyectos (PMO) y el uso del estndar deadmin istracin de proyectos basados enbuenas practicas que adopta la organizacin.

Las organizaciestablecer unabasada en buecomunicar losportafol ios, progestionan en las

Realizaci


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Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos


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Definicin de Madurez en la Gestin de Proyectos

Estado en el cualuna organizacin

esta condicionadapara ejecutar susproyecto en forma

exitosaconsistentemente.

OPM3Organization

ProjectManagement

Maturity

Model

Diagnostico

4

5

ImplementacinMejoras

Repetir

Fuente: PMI.


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Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos

Direccin de Portafolios, Programas, Proyectos:

Seleccin y priorizacin formal de Proyectos alineados a las metas estratgicas.

Cumplimiento de los objetivos: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Riesgo, Satisfaccin del Cliente.

Disciplina Organizacional Enfocada en la documentacin, informacin histrica, compromiso

gerencial, lecciones aprendidas, Mejora continua de TODOS los proyectos de la organizacin.

Adherencia a los procesos y a la metodologa formal que contenga mejores practicas, consistente,flexible, medible y capaz de ser mejorada.

PMO por lnea de Negocio.

Gestin del Cambio:

Cuentan con una unidad de Mejora de Procesos del Negocio.

El equipo de Gestin del Cambio Interacta en los proyectos.

La mejora continua esta activa en la organizacin.

Enfocados en buenas practicas que empoderan a los dueos de procesos a optimizar,

monitorear, generar oportunidades de Mejora, no permitiendo que se llegue a una zona de confort.

Fuente: PMI.


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Efectos de la entorno Empresarial:

Posee una Metodologa que apoya la Administracin.

Cuenta con Equipos Especializados que utilizan laMetodologa.

Los Proyectos estn Alineados a la Estrategia de laorganizacin.

Claridad en la Definicin de los Ante Proyectos.

Factores de xito: Casos de Negocio que definen la factibilidad y viabilidad el

Proyecto.

Gobierno de Proyectos y Niveles de autoridad claros yagiles.

Compromiso organizacional con los proyectos.

Fuente: PMI.


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Marco de Trabajo de la(s) Oficina(s) de Proyectos:

Clara definicin del Marco de Trabajo.

Roles de gestin bien delimitados.

Metodologa estructurada y documentada.

Plantillas de Documentos Estandarizadas.

Modelo de Gestin de la Oficina de Proyectos:

Claridad del Nivel de Madurez de la organizacin en lagestin de proyectos.

RoadMap de Evolucin del Modelo de Gestin con un plande accin.

Se basa en un acuerdo de Gobierno de Proyectos.

Estructura de Gobierno definida, con un Rol en la gestin.

Fuente: PMI.


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Proyecto Conceptos.


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Que es un Proyecto?

Un proyecto es unesfuerzo temporal que se

lleva a cabo para crearun producto, servicio o

resultado nico. Lanaturaleza temporal de

los proyectos implica queun proyecto tiene unprincipio y un final

definidos.

Alcance Tiempo Costo

Finito Cumple con la triple

Restriccin. No existen dos

Proyectos Iguales.

PrincipalesCaractersticas

FuncionesClave

Que puedeGenerar

ElementosEsenciales

Fuente: PMI.


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Reflexin de termino Proyecto:

Si define unProyecto, trtelocomo un proyecto

con el apego delcaso a lametodologa.

Proyecto

Ciclo de Vida &

AdopcinMetodologa deGestin

D

Sop

Gobierno yGestin del

Cambio

Gestin yReporte delRendimiento

Comunicacin yRelacionamiento

Fuente: PMI.


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Metodologas para la Gestin de proyectos.


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Marcos de Gestin de Proyectos.

Se Enfoca en lasCompetencias delDirector

IPMA

Se enfoca en latica de la

Gestin delProyecto

PRINCE2Existen Mltiples Marcos deReferencia para la Gestin deProyectos. Entre ellos:

IPMA

PRINCE2

PMI

SCRUMJaponReino Unido PMI

APMBOK P2M SBOK PMBOK


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Metodologa de Gestin de Proyectos.

AV

GestioPortafprograProye

Alineamismoestrat

EquipAltamespec

E

PMOESTNDAR

Estableceequipos deProyectos enbase acuerdos

de Gobiernode Proyectos.

Etapa 3

PMO BSICA

Monitorea unaMetodologa yapoya a que seutilice.

Etapa 2

OFICINA DELPROYECTO.

GeneraEntregables.

1 o masProyectos.

Etapa 1

Elementos:

Se basa en Buenas Practicas.

Se gestiona por un acuerdo de Gobierno.

Se apoya en Procesos claramente definidos.

Define responsabilidades en base a polticas,

reglas de negocio.

Cuenta con Plantillas para Documentar sus

diferentes fases del ciclo de vida del proyecto.

Se basa en un Marco Trabajo Ampliamente

reconocido.

Cuenta con Equipos de gente especializados.

Cuenta con Herramientas, Tcnicas de Anlisis

y Software Especializado para la gestin.

Es Monitoreada por la PMO.

Fuente: PMI.


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Parte 2: Fases del Ciclo de Vida.


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Parte 2: FrameWork del Ciclo de Vida:

1. Necesidad o Idea 2. Ante Proyecto 3. Viabilidad del Caso deNegocio4. Gestin del Po

de Proyect

5. Ciclo Vida Proyecto

RoadMap de Administracion Proyectos


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p y

Entrada

Salida

Transformacin

P

Y



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p y

Modelo de Gestin de Antey Proyectos

Marco Metodolgico

Modelo Gestin PM

Marco Trabajo PM

Metodologa Gestin PM

Acuerdo Gobierno Proyectos.

o Polticaso Reglas Negocio

o Roles

o Procesoso Procedimientos

o Instructivos

o Formulario

Gestin Cambio Cultura PM.

Se muestra e

estructu

met

El Como con

Marco Meto

UN G

Tomar la CMetodologa

Dando el Trat



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p y

Actividades

Clave

Resultados

TrabajoHerramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

1. Metodologa Trabajo

2. Marco de Trabajo

3. Acuerdo Gobierno

4. Modelo de Gestin PM.



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p y

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas


2. Marco de Trabajo

3. Acuerdo Gobierno




30/52

p y

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas


2. Marco de Trabajo

3. Acuerdo Gobierno


Que se Propone Realizar?

Definir Marco Metodo1

Definir Marco de Gob2

Polticas, reglas ne

procedimientos, instr3

Estructura Organiz4Escalabilidad de los Proyectos5

Gestin de Escalabilidad PM6

Control PM7

Nivel deEscalabilidad

Herramientas

Y

Tcnicas

Definir los Niveles deEscalabilidad PM


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T i E l bilid d d l P A R


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Termino: Escalabilidad de los Proyectos. A que se Re

Escalabilidad PM?

Se refiere a lasdimensiones de losproyectos y el nivel derequisitos de anlisis debellevar un proyecto. Grandes: Se debe hacer

Todo lo requerido por laMetodologa.

Medianos: Un Bloque de lorequerido por laMetodologa.

Pequeos: Solo temasesenciales y claves de lametodologa.

US $Inversin

PM



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Como se Propone Alcanzar?

Definicin y ConstruccinPolticas, reglas, procesos,procedimientos,

instructivos, manuales,plantillas de documentos

DefinicinMetodologa, Modelo deGestin, Marco deTrabajo, Estructura

Organizacional, Roles

Construccin y Aprobacin Establecer ciclo de Mejora

continuaGobierno Proyectos

RoadMap del Ciclo de Vida de los Proyectos


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1. Necesidad o Idea.

2. Formulacin de AnteProyecto.

3. Evaluacin Caso de

Negocio.4. Gestin del Portafolio

de Proyectos.

5. Ciclo de vida delProyecto.

p y

RoadMap del Ciclo de

Vida:


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Las organizaciones en sus operaciones

identifican problemas o idea asolucionar para optimizar su gestin.

La oportunidad de solventar dichoproblema genera automticamenteuna necesidad a satisfacer.

La forma de analizar y diagnosticar sila necesidad es factible es por mediode la Formulacin de una AnteProyecto.

Problemaa

Solucionar

Necesidada

Satisfacer

A

Pr

Por qu el Anlisis de una Necesidad o Idea pre


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Por qu el Anlisis de una Necesidad o Idea preAnte Proyecto?

Es la base paraestructurar unmarco lgico deelementos(metodologa) quese deben deconsiderar paradimensionar un

posible proyectoque solucione unanecesidad delnegocio.

Permite despejarel mayor numerode dudas ypermite ordenarsistemticamentela formacin delproyecto.Necesidad

Problema

Idea

Entrada Transformacin


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Que es un Ante Proyecto?

Habilita el Monitoreo de suConstruccin

Lineamientos

Claros

desusComp

onentes

Marco

Metodolgicogil

eneficios Marco de Trabajo

Tiene la Misinde Anticipar

Caractersticasdel posibleProyecto.

Necesidad oId

1.- 1.1.-


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Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante Pro

Idea Identificacin

Idea o

Problema

1.1.-

NecesidadaSatisfacer

1.2.-

1.2.-

ProcesoNegocio

1. Identificar origen de la Necesidad.

2. Establecer Alcance Inicial de la Necesidad.

3. Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Idea o Necesidad +

Equipo PM)

4. Definir un lder de Iniciativa (Idea o Necesidad) en caso de ser valida.

5. Identificar un Patrocinador de Iniciativa.6. Documentar en plantilla Oficial, Validar y Aprobar.

A. Documentos de perfil de la Idea o Necesidad.

B. Documento Aprobado para Evaluacin de Impa

el Flujo de Procesos.

1. Identificar Proceso(s) que se beneficia.

2. Analizar y Diagnosticar la Oportunidad de Mejora.

3. Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Proceso + Equipo PM)

4. Evaluar Causa y Efecto de cambios propuestos y su relacin con

otros procesos.

5. Determinar si es viable la Idea o Necesidad ya que beneficia el flujodel proceso de negocio.

6. Documentar en plantilla oficial, Validar y Aprobar.

A. Reporte de Anlisis de Flujo de Valor del ProceB. Documentos Enunciado Preliminar del Alcance

C. Minuta de Alta a Portafolio de Ante Proyectos

D. Asignacin de Cdigo de Ante Proyecto.

E. Asignacin Recursos de Evaluacin de Factibi

del Ante Proyecto.


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1. Ante Proyecto

Ante

P t2.-

E l i

2.1.-


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Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante Pro

Proyecto

1. Evaluacin de Documentos de Enunciado Preliminar Alcance.2. Evaluacin de Lluvia de Ideas.

3. Evaluacin de Flujo de Valor.

4. Anlisis de Requisitos de la Necesidad.

5. Evaluacin de Requisitos de Calidad del Entregable.

6. Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros.

7. Identificacin de Actividades Iniciales del Ante Proyecto.

8. Estimacin de Tiempo Ante Proyecto.

9. Control de Cambios Ante Proyecto10. Lecciones Aprendidas Ante Proyecto.

Evaluacin

Ante

Proyecto2.2.-

2.1.-

PlandeTrabajo

2.2.-

EquipodeTrabajo 1. Evaluacin de Perfil de Integrantes de Equipo segn Tipo Ante

Proyecto.

2. Identificacin de Expertos para el Ante Proyecto.

3. Identificacin de Lecciones Aprendidas previamente.

4. Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros como

asesores.

5. Roles del equipo de Ante Proyecto.6. Estructura de Organizacional Equipo Ante Proyecto.

A. Plan de Trabajo Ante Proyecto.

B. Acta de Constitucin Ante Proyecto

C. Enunciado Preliminar Alcance de Ante Proyect

D. Estructura de desglose de trabajo EDT.

E. Minuta de Identificacin de Nivel de Escalabilid

F. Plan de Riesgos de Ante Proyecto.G. Plan de Comunicacin de Ante Proyecto.

A. Matriz RACSI de Equipo de Ante Proyecto.

B. Matriz de Roles y niveles de Responsabilidad.


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2. Validacin del Caso de Negocio

Evaluacin

Caso

3.-

Evaluacin

3.1.-


43/52

Caso

Negocio

Ejemplo: Evaluacin Caso Negocio.

1. Revisin de Documentos Requeridos segn Minuta de Escalabilidad.

2. Anlisis de Ante Proyecto versus Estrategia del negocio.

3. Matriz de Riesgos

4. Estrategias de Gestin de Riesgos

5. Factibilidad Tcnica.

6. Factibilidad Funcional.7. Factibilidad Econmica.

8. ROI TIR - VAN

9. TCO

Evaluacin

Caso

Negocio3.2.-

1. Definicin de Impacto en Procesos de Negocio , Temporalidad.

2. Viabilidad de Ejecutar el Ante Proyecto.

3. Presentacin Ejecutiva (Equipo Caso Negocio + Equipo Ante

Proyecto) .

4. Construccin de Material de Soporte de Caso de Negocio.

5. Calendario de Presentacin.

A. Reporte de Factibilidad Tcnica, Funcional, Ec

B. Reporte de Anlisis de TIR o TCO del Ante Pro

C. Documentacin Anexa de soporte del Ante Pro

A. Reporte de Aprobacin o Denegacin de Ante

B. Informe Ejecutivo para aprobacin Comit Eje

C. Minuta de Aprobacin o Rechazo de Comit E

D. Acta Constitucin Proyecto y su Cdigo de PM

E. Definicin de Momento de Ejecucin PM para

PPM.

3.1.-

Factibilidades

3.2.-

ImpactoVialidad


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3. Gestin del Portafolio del Proyectos

Gestin

4.- Portafolio

de Proyectos

4.1.-Portafolio


45/52

Gestin

Portafolio

Proyectos.

Ejemplo: Gestin Portafolio Proyectos.Ejemplo: Gestin de Portafolio de Proyectos.

1. Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.

2 . Cdigo de Proyecto.

3. Anlisis de Portafolio, Programas y Proyectos versus el proyecto

recin ingresado, posibles relaciones.

de Proyectos

PPM4.2.-

1. Anlisis de Relaciones entre Proyectos.

2. Anlisis de GANTT Master de Proyectos.

3. Anlisis de PERT Master de Proyectos y Recursos.

4. Definicin de Momento Idneo de Ejecucin PM.

A. Informe de Relacin de PPM versus nuevo Pro

B. Reporte de Anlisis de PPM Gantt Master de P

PERT Master de proyectos en curso y cargas d

recursos.

A. Minuta definicin de Momento en Lnea de Tie

ejecucin del Proyecto.

B. Minuta de Asignacin de Proyecto a PMO de l

C. Requerimiento PM - Planificacin & Estimaci

Alcance, Tiempo, Costos, Recursos, Riesgos,

Calidad de Entregables, Matriz de Stakeholder

de

Proyectos

4.2.-

Programasy

Proyectos

4.1.-

RoadMapdel

Portafolio


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4. Ciclo Vida del Proyecto

Ciclo4.- Gestin

Proyectos

4.1.-


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Vida.

Ejemplo: Gestin Proyectos.

1. Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.

2. Revisin de Ante Proyecto versus costos vigentes.

3. Iniciacin Procesos definicin de Proyecto.

4. Planificacin Procesos de Planificacin del Proyecto.

5. Ejecucin Procesos de Ejecucin del Proyecto.6. Monitoreo y Control Procesos de Monitoreo y Control.

7. Planes de Gestin Paralelos Riesgos, Comunicacin, Adquisiciones,

Control de Cambios, etc.

8. Cierre Procesos de Cierre del Proyecto.

Proyectos

PMP4.2.-

1. KickOff del Proyecto.

2. Ejecucin del Proyecto

3. Monitoreo y Control .

4 . Cierre del Proyecto.

5. Lecciones Aprendidas Proyecto.

A. Planes de Gestin de PM.

B. Plan de Gestin de Recursos.

C. Plan de Gestin de Comunicacin del Avance d

A. Documentacin de Administracion y Gestin d

B. Reportes de KPI de Valor Ganado del Proyecto

C. Reportes al PPM del ciclo de vida del proyecto

D. Reportes ejecutivos del proyecto.

E. Alimentacin de Sistema de Gestin de Proye

4.1.-

RequerimientoPM

4.2.-

CicloVidaPM

Que Sigue?


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Anlisis de Brechas

Identificacin deNecesidades

Identificacin de Equipode trabajo.

Definicin de Comit deMonitoreo.

Plan de Trabajo

Actividades Relevantes:

Como alcanzar el Objetivo?


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Definir que laconstruccin de la

Metodologa yMarco de Trabajo

de PM seconstituir en unProyecto de IMSA.

Metodologa y Marco deTrabajo:


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Beneficios:

METODOLTROPICAL Y BASAD

BUENAPRACTIC

CRITERIOSUNIFICADOS

HOMOLOGACINDE LA FORMA DE

HACER LOSPROYECTOS


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El Reto:

Gobiernos ProyectosEscalabilidad

PM

Estructura yRoles

PMO

Polticas & Reglas Negocio

ModeloGestin PM

Marco deTrabajo PM

ProcesosProcedimientos InstructivosPlan

Reflexion:


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No es el plan lo que importa, sino la planificacin

Preguntas?

Gracias por su tiem

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