FORMULA TUS SOLUCIONES · 2019. 2. 21. · Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4 Añadir una columna Solicitar una respuesta en cada fila Columnas. ... Diseñador de Marketing Digital

FORMULA TUS SOLUCIONES¿Cómo sacarle provecho a los formularios

online para filtrar candidatos?

Sabemos que filtrar candidatos a mano es un dolor de cabeza. Desde la aparición de los currículums

la metodología ha sido la misma. La persona encargada de recursos humanos recibe incontables

solicitudes para un puesto y debe, uno a uno, descartar cada documento que no compagine con lo

solicitado.

La transformación digital ha significado un cambio trascendental para todas las áreas empresariales

y los recursos humanos no son la excepción. Muchos de los procesos más tediosos de este

departamento han sido agilizados gracias a las nuevas tecnologías.

Contacto vía mail con los candidatos, video entrevistas inteligentes a distancia, sistemas ATS, entre

otros avances, ya están revolucionando el manejo de los Recursos Humanos y en particular el

proceso de selección.

Por ello, aquí, te queremos presentar una herramienta muy sencilla y simple que no solo te ahorrará

horas de trabajo, sino también recursos y por lo tanto dinero: Los Formularios Online.

BENEFICIOS

ALCANCEUn formulario online permite que todos los candidatos interesados (que pueden ser

cientos o miles) puedan introducir datos y responder preguntas específicas de la

posición, que son enviados, en tiempo real, a un servidor para ser procesados.

AHORRO DE TIEMPOYa no hace falta realizar una pre-selección de candidatos que serán convocados a la

empresa o a los que se llamará por teléfono para realizar un primer filtro. Se puede

hacer esto con muchos candidatos en simultáneo sin que esto consuma el tiempo del

reclutador.

EFICIENCIANo hace faltar leer cada formulario. Se puede filtrar, asignar puntuación a cada

pregunta y de esta manera solo se selecciona a aquellos candidatos que se acercan

más al perfil que buscas.

FLEXIBILIDADPuedes cambiar las preguntas de acuerdo al proceso de selección. Al no ser un papel

impreso, realizar estos ajustes no implica ningún costo.

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Hay varios motores de creación para formularios; sin embargo, en esta oportunidad, exploraremos la

opción de Google Forms.

Google es la suite virtual gratuita más utilizada del planeta y dentro de su software (docs, sheets,

presentations, etc.) ofrece la opción de Google Forms ¿Por qué te presentamos esta? Pues, fuera de

ser gratis, es un software bastante intuitivo. Diseñar y diagramar tus formularios no será complejo

y podrá ser una labor que cualquier miembro de tu equipo puede cumplir.

Estos formularios, además, permiten el análisis cuantitativo y objetivo de las aplicaciones que

podrás descargar en un archivo Excel para filtrar y analizar de manera rápida y objetiva.

Acá te brindamos mayores detalles para que puedas crear un formulario online adaptado a tus

necesidades de reclutamiento. Antes de empezar es importante que conozcas estas dos

funcionalidades:

Los Forms te permiten escoger entre 9 diferentes tipos de preguntas, que no sólo habilitan una

amplia gama de opciones para preguntar, sino que deja que el encargado de reclutamiento, diseñe

una interrogante personalizada y destinada, en particular, para ese proceso.

HERRAMIENTAS PARA CREAR UN FORMULARIO ONLINE

TIPO DE PREGUNTAS

Respuesta corta

Párrafo

Selección múltiple

Casillas de verificación

Desplegable

Subir archivos

Escala lineal

Cuadrícula de varias opciones

Cuadrícula de casillas de verificación

Fecha

HoraPregunta

Descripción

1. Fila 1

2. Fila 2

3. Fila 3

4. Fila 4

5. Añadir fila

Filas

Columna 1

Columna 2

Columna 3

Columna 4

Añadir una columna

Solicitar una respuesta en cada fila

Columnas

BENEFICIOS

Cuando ya tengas tu pregunta definida, puedes ponerle una puntuación determinada a las

respuestas más deseables, de acuerdo al perfil que estás buscando, con el fin de poder hacer un

ranking.

Lo mejor de todo es que al finalizar el proceso, Google Forms te permite recopilar y ordenar las

respuestas de manera automática en un documento de Excel autogenerado en donde podrás filtrar a

los candidatos por puntuación, carrera, años de experiencia o cualquiera de las categorías que creas

conveniente.

Esta compilación de data, además, se comunica, también, por medio de gráficos que te permitirán

analizar la llegada y el alcance de tu proceso de selección.

PUNTUACIÓN

PRIMEROS PASOS EN GOOGLE FORMSLo primero que deberás hacer es acceder a tu cuenta de Google (puedes hacerlo desde una cuenta

de correo de Gmail). Una vez dentro, ingresa al ícono de la esquina derecha (ese conjunto de

cuadraditos) y busca la aplicación de formularios.

Te aparecerá una pantalla nueva y debes dar click en la opción “En blanco”. Se te abrirá un

formulario base como el que puedes ver a continuación y a partir de ahí podrás construir un sin fin

de variantes para tu aplicación online.

Con el ícono de más (+) puedes aumentar el número de preguntas y seleccionar el tipo de

interrogante que quieres plantear, como puedes ver abajo.

Formulario sin título

PREGUNTAS RESPUESTAS

Formulario sin títuloDescripción del formulario

Pregunta sin título

Opción 1

Añadir opción o AÑADIR RESPUESTA “OTRO”

Selección múltiple

Obligatorio

Respuesta corta

Párrafo

Selección múltiple

Casillas de verificación

Desplegable

Subir archivos

Escala lineal

Cuadrícula de casillas de verificación

Fecha

Hora

Cuadrícula de varias opciones

¿Cómo usar la pregunta “cuadrícula de varias opciones”?

La mayoría de preguntas son bastante

fáciles de plantear así que nos

concentraremos en explicar las cuadrículas,

que pueden llegar a ser un tanto más

complejas, pero que son increíblemente

útiles para filtrar candidatos.

Cuando selecciones este tipo de pregunta verás que tienes la opción de definir la información que irá en las filas y las que irán en las columnas.

Te recomendamos utilizar las filas para enlistar las habilidades, conocimientos o experiencia en una tarea que buscas en los candidatos y las columnas para determinar su nivel de cono-cimiento (sin conocimiento, básico, intermedio, avanzado) o el nivel de frecuencia (nunca, poco frecuente, muy frecuente, siempre).

Pregunta

Descripción

1. Fila 1

2. Fila 2

3. Fila 3

4. Fila 4

5. Añadir fila

Filas

Columna 1

Columna 2

Columna 3

Columna 4

Añadir una columna

Solicitar una respuesta en cada fila

Columnas

Cuadrícula de varias opciones

Cuando selecciones este tipo de pregunta verás que tienes la opción de definir la información que irá en las filas y las que irán en las columnas.

Te recomendamos utilizar las filas para enlistar las habilidades, conocimientos o experiencia en una tarea que buscas en los candidatos y las columnas para determinar su nivel de cono-cimiento (sin conocimiento, básico, intermedio, avanzado) o el nivel de frecuencia (nunca, poco frecuente, muy frecuente, siempre).

Indicar herramientas con las que está familiarizado *

Photoshop

Illustrator

InDesign

Premiere

After Effects

Sin conocimiento Básico Intermedio Avanzado

Por ejemplo, si buscas a un diseñador gráfico quizá te interese saber qué tan avanzados son sus conocimientos en diferentes programas de diseño, entonces puedes enlistar en “fila” lo siguiente:

PhotoshopIllustrator Indesign Premiere Corel drawInvision

Y en las columnas puedes solicitar que indique el nivel de conocimiento de cada programa:

Sin conocimiento - Básico - Intermedio - Avanzado

En una siguiente pregunta, utilizando la misma opción de cuadrículas, podrías ahora estar interesado en tareas más específicas que haya realizado el diseñador y que forman parte de su experiencia.

En ese caso, podrías enlistar en las filas lo siguiente:

Diseño de boletines digitalesDiseño de avisos para redes socialesDiseño de revistas

Cuando selecciones este tipo de pregunta verás que tienes la opción de definir la información que irá en las filas y las que irán en las columnas.

Te recomendamos utilizar las filas para enlistar las habilidades, conocimientos o experiencia en una tarea que buscas en los candidatos y las columnas para determinar su nivel de cono-cimiento (sin conocimiento, básico, intermedio, avanzado) o el nivel de frecuencia (nunca, poco frecuente, muy frecuente, siempre).

Diseño de páginas webDiseño de animacionesDiseño de infografíasDiseño de packagingDiseño de logotipos

Y en las columnas puedes solicitar que indique el nivel de frecuencia en el cual ha realizado cada una de estas tareas:

Nunca - Poco frecuente - Muy frecuente - Siempre

¿Cómo asignar puntuación a las preguntas?

Lo primero que harás será acceder a la opción de configuración del formulario. (es el icono de tuerca que se encuentra en el menú superior)

¿Cuáles de las siguientes opciones forman parte de su experiencia laboral? *

Diseño de boletines

Diseño para redes sociales

Diseño de revistas

Diseño de páginas web

Diseño de animaciones

Diseño de infografías

Diseño de packaging

Diseño de logotipos

Nunca Poco frecuente Muy frecuente Siempre

Configuración

GENERAL PRESENTACIÓN TEST DE AUTOEVALUACIÓN

Convertir en un test de autoevaluación

Opciones del test de autoevaluación

Publicar nota:

Asignar puntuaciones a las preguntas y habilitar la evaluación automática.

Justo después de cada entrega

Más tarde, después de la revisión manual

El encuestado puede ver:

Se empiezan a recopilar los correos electrónicos

Preguntas respondidas de manera incorrecta

Respuestas correctas

Puntuaciones

CANCELAR GUARDAR

Dentro de esta nueva pantalla ingresa a la pestaña de test de autoevaluación. Habilita la función, deselecciona todas las opciones de abajo y elige la opción de publicación de nota “Más tarde…” (esto es para que los candidatos no vean sus respectivos puntajes).

Luego, vuelves a la pregunta y en el modo de edición, dale click a la opción clave de respuestas. Dentro de esta, elige las respuestas que buscas de los candidatos y asígnales la cantidad de puntos que consideres.

OJO: solo se puede asignar puntos a una respuesta, así que ten eso en cuenta.

Asígnale una puntuación a la respuesta (o respuestas) que consideres son las que necesitas para filtrar y elegir a los mejores candidatos.

Pregunta

Descripción

1. Fila 1

2. Fila 2

3. Fila 3

4. Fila 4

5. Añadir fila

Filas

Columna 1

Columna 2

Columna 3

Columna 4

Añadir una columna

Solicitar una respuesta en cada fila

Columnas

Cuadrícula de varias opciones

CLAVE DE RESPUESTAS (0 puntos)

Volvamos al ejemplo del diseñador gráfico. Digamos que tu empresa busca un diseñador para el manejo de sus redes sociales, en ese caso, la puntuación debe darse para la función:

Diseño de avisos para redes sociales

Y no para la función:

Diseño de packaging

Pues esta última no la requieres para las funciones del puesto.

Te estarás preguntando, ¿por qué pondría “diseño de packaging” si no lo requiero? Y aquí viene un tip: Si la lista de tareas o conocimientos es muy corta y puntual, los candidatos pueden tender a indicar que su nivel es avanzado o que su frecuencia en esa labor es alta porque interpretan que eso sí o sí requiere la empresa y obviamente quieren ser seleccionados para participar en el proceso. Por el contrario, si la lista es amplia, se sienten con mayor tranquilidad de darle a algunos aspectos que “nunca” lo han hecho pues perciben que es imposible sostener que saben todo.

De esta forma, la probabilidad de que las respuestas sean honestas se incrementa mucho más.

Diseño para redes sociales

Diseño de revistas

Diseño de packaging

Diseño de páginas web

PuntosNunca Poco Frecuente Muy frecuente Siempre

Elige las respuestas correctas:

Indique qué opciones forman parte de su experiencia laboral *

5

0

0

0

EDITAR PREGUNTA

RECOMENDACIONES FINALESYa sabes cómo usar Google Forms y en qué te beneficia este sistema; sin embargo, hay ciertos conse-

jos que, consideramos, te pueden ser de mucha utilidad a la hora de hacer e implementar tu formu-

lario de aplicación online.

1. Datos de contacto

Asegúrate de recopilar la mayor cantidad de datos de contacto. Pregunta su nombre, DNI,

número de celular y correo electrónico. Toda esa data te será invaluable para construir o

nutrir tu base de datos. Si bien puede que varios candidatos sean descartados al filtrar,

puedes considerarlos para futuros procesos de selección y, en ese momento, agradecerás

tener una amplia agenda de contactos.

Diseñador de Marketing Digital

PREGUNTAS RESPUESTAS

Diseñador de Marketing Digital

Dirección de correo electrónico *

Dirección de correo electrónico válida

Este formulario recopila las direcciones de correo electrónico. Cambiar configuración

Nombre y Apellidos *

Texto de respuesta corta

DNI *

Texto de respuesta corta

Ya sabes cómo usar Google Forms y en qué te beneficia este sistema; sin embargo, hay ciertos conse-

jos que, consideramos, te pueden ser de mucha utilidad a la hora de hacer e implementar tu formu-

lario de aplicación online.

1. Datos de contacto

2. Sistematización de respuestas

Varía el tipo de preguntas en tu formulario. Opta por las preguntas fáciles de sistematizar. Si predo-

minan las preguntas abiertas, filtrar o graficar los resultados será mucho más complejo. Válete de

todas las opciones que ofrece la herramienta para que el proceso se facilite y tu formulario se dina-

mice.

3. Diseño de cuadrículas

Diseña tus cuadrículas de habilidades con cuidado. No permitas que los candidatos engañen fácil-

mente al formulario. Si propones, por ejemplo, nivel de habilidad, van a marcar el máximo; sin

embargo, si sugieres frecuencia de uso (como en el ejemplo que te pusimos) los postulantes no se

sentirán amenazados y serán más honestos.

4. Uso y registro del lenguaje

Utiliza lenguaje neutro, para no excluir a ningún candidato. En este apartado te recomendamos usar

la segunda persona del singular para dirigirte directamente al candidato, indistintamente de su

identidad. Te ahorrarás así que te perciban como una empresa sesgada y dependiendo de tu cultura

organizacional puedes incluso mostrarte más serio o cercano.

5. Filtro de resultados

Filtra las respuestas para hacer una revisión más

eficaz. Esta es la herramienta más potente del

form y la que más tiempo te ahorra. Puedes filtrar

por puntuación, respuesta, o por cualquier catego-

ría de diferenciación que hayas planteado en tu

formulario.

6. Expectativas laborales

Averigua las expectativas de cada candidato, en varios aspectos. Es importante que por

medio de tus preguntas investigues su predisposición a viajar, expectativa de sueldo,

capacidad de mudarse a otra ciudad, en caso el trabajo lo requiera. Es importantísimo

conocer qué tanto un candidato se adapta a las condiciones laborales.

LECTURAS RECOMENDADAS

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¿Cómo filtrar y evaluar candidatos?

¿Cómo optimizar el sourcing de candidatos?

https://www.krowdy.com/como-filtrar-y-evaluar-candidatos/

https://www.krowdy.com/como-optimizar-el-sourcing-de-candidatos/

www.krowdy.com