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VI PUBLIPOSTAGE .............................................................................................. 26
VII FICHE D’EVALUATION .................................................................................... 27
VIII RESULTAT DES FICHES D’EVALUATION ................................................... 29
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I Introduction
Le plan de formation pour l’année 2008, validé en CTP le 27 février dernier, prévoit
l’organisation en intra de plusieurs formations sur le thème de l’informatique. Ces
formations auront lieu au siège en juin et seront animées par Kamel LATRACH et
Fabrice ROUSSIN. Ce document contient le contenu de la formation Word et Excel.
Le concept « traitement de texte » est apparu en 1964 chez IBM.
Un logiciel de traitement de texte répond à plusieurs besoins, notamment :
La création automatique ou semi-automatique de textes par publipostage (assemblage de paragraphes et personnalisation à l'aide de données spécifiques).
L’édition successive d'un même document, sans avoir à tout ressaisir. Aide à la mise en page qui enrichit la présentation du texte. Outil de travail collaboratif permettant à plusieurs personnes de travailler sur un
même document.
Les informations contenues dans ce document sont issues du web. Voici quelques liens qui
m’ont permis de réaliser ce support de formation :
On peut insérer facilement une image ou bien une photo dans un document Word. Toutefois,
cette opération peut rendre la taille du fichier Word très importante. Pour optimiser la taille
du fichier Word, une solution consiste à demander à Word de réduire automatiquement la
taille des photos du document.
3.1.1 Compression des images sous Word2007
Sélectionnez une image et allez dans le menu « Format » et cliquez sur le bouton
« Compressez les images ». Appliquez les options comme suit :
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3.1.2 Compression des images Sous Word 2003
Sélectionnez une image, sélectionnez « Format de l’image » et compressez l’ensemble des
images du document word.
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IV Les tableaux simples sous Word
Pour créer un tableau dans Word, On utilise le bouton insérer un tableau de la barre d'outil
standard et on glisse la souris sur l'aperçu pour choisir le nombre de colonnes et cellules,
lorsque le choix est fait, cliquez sur la dernière cellule sélectionnée et le tableau s'affichera.
Pour la suite, le menu tableau permet un certain nombre d’opération
Bien entendu pour la réalisation de tableaux complexes, il est d’usage de passer par le
logiciel Excel puis de réaliser un copier du tableau sous Excel et coller sous Word.
Raccourcie clavier :
Première cellule de la colonne Alt+Pg Préc
Première cellule de la ligne Alt+Origine
Dernière cellule de la colonne Alt+Pg Suiv
Dernière cellule de la ligne Alt+Fin
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V Excel
Microsoft Excel (officiellement Microsoft Office Excel) est un tableur-grapheur.
5.1 la feuille de calcul Excel
Une feuille de calcul excel est un document qui ressemble à une grille composée de cellules
ayant toutes une référence correspondant à ses coordonnées.
Par défaut, les colonnes sont indexées par des lettres et les lignes par des chiffres.
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5.2 la barre d’outils standard
5.3 la barre de mise en forme
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5.4 Les formules de calculs
L’avantage d’un tableau Excel, c’est qu’on y réalise des calculs de toutes sortes : des calculs
simples comme les additions, soustractions, produits et d'autres plus complexes. Mais Excel
manipule aussi des chaînes de caractères.
La première formule qu’on utilise sous Excel est généralement la formule somme.
Prenons ce tableau où pour chaque agent, on retrouve le kilométrage réalisé par mois.
Dans les cellules de la colonne E, on affichera le total réalisé.
Pour la ligne 2, on utilisera la formule suivante =SOMME(B2:D2) Pour la ligne 3, on utilisera la formule suivante =SOMME(B3:D3) Pour la ligne 4, on utilisera la formule suivante =SOMME(B4:D4)
Remarque : l’équivalent de la formule =SOMME(B2 :D2) est =B2+C2+D2
On pourrait aussi obtenir la moyenne =(SOMME(B2 :D2))/3
Le plus difficile est de savoir ce qu’on veut compter et comment on va l’exprimer.
Voici les formules disponibles sous Excel :
=B2*B3. Multiplication.
=B2/B3. Division.
=B2-B3. Soustraction.
=moyenne(B1:B3). Donne la moyenne de tous les nombres situés dans la plage de
cellules précisée.
=ent(B1). Renvoi la partie entière d'un nombre décimal. Exemple : =ent(17,32)
renvoie 17.
=arrondi(b1;3). Arrondi la valeur en B1 à 3 décimales.
=max(B1 :B3). Donne la valeur maximum de tous les nombres situés dans la plage
de cellules précisée.
=min(B1 :B3). Donne la valeur minimum de tous les nombres situés dans la plage
de cellules précisée.
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5.5 Les formules concernant les textes
Les formules concernant les textes permettent de manipuler des chaînes de caractères. Voici
une série de fonctions qui sont disponibles sous Excel :
=majuscule(A1). Renvoi le texte converti entièrement en majuscule.
=minuscule(A1). Renvoi le texte converti entièrement en minuscule.
=nompropre(A1). Renvoi le texte converti entièrement en minuscule mais avec les
premières des mots en majuscules. Exemple, si en A1 il y a JEAN-MARC (ou jean-
marc), =nompropre(A1) renvoi Jean-Marc.
=stxt(A1;2;3). Récupération de 3 caractères à partir de la deuxième position dans
le texte situé en A1. Exemple, si en A1 il y a Dupont, =stxt(A1;2;3) renvoi upo, à
partir du deuxième caractère (u dans l'exemple) on en récupère 3 (upo).
=substitue(A1;"oui";"toto"). Dans le texte situé en A1, remplace tous les oui par
toto.
=nbcar(a1). Renvoi le nombre de caractères du texte situé en A1.
=gauche(a1;4). Renvoi les quatre premiers caractères du texte situé en A1.
=droite(a1;2). Renvoi les trois derniers caractères du texte situé en A1.
=supprespace(a1). Supprime tous les espaces superflus. S'il y a deux (ou plus)
espaces consécutifs, cela n'en renvoi qu'un. Tous les espaces situés à gauche et à
droite du texte sont supprimés.
=concatener(texte1 ;texte2 ;…). Assemble plusieurs chaine de caractère de sorte
à en former qu’une seule (NB : utiliser l'esperluette (&) comme opérateur de calcul à
la place de la fonction CONCATENER)
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5.6 Les conditions
L’expression conditionnelle sous Excel s’avère très pratique. La syntaxe à utiliser est la
suivante :
=SI(ma condition; réponse ou action si vraie ; réponse ou action si faux)
5.7 Travaux pratiques : Résultats d’un examen
Voici les résultats d’un examen concernant 5 élèves: CF document « resultat-bac.xls »
elève français anglais mathématique Sport Moyenne de
l'élève Résultat du Bac
Nombre
de points
à rattraper
Amandine 17 15 12 12
Admis 0
Samuel 10 12 15 15
Samir 15 16 14 15
Nicolas 8 7 6 7
Non Admis 3
Elodie 12 13 7 8
Meilleur note 15
Note Mini 7
1. Déclarez la formule permettant d’avoir la moyenne de chaque l’élève
2. Déclarez la formule affichant la mention « Admis » ou « Non Admis »
a. Un élève est admis si sa moyenne générale est supérieure ou égale à 10.
Sinon, l’élève est « non admis ».
3. Déclarez la formule affichant le nombre de point à rattraper dans le cas où l’élève est
non admis
4. (option) : ajoutez la colonne comportant l’information suivante :
a. Moyenne de l'élève = ?? Meilleur Moyenne = ??
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5.8 Figer une cellule dans une formule
Lors de la manipulation de formules sous Excel, utilisez au maximum le copier/coller pour
gagner du temps. Excel adaptera automatiquement la formule. Toutefois, pour les formules
complexes, vous pouvez « figer » une cellule d’une formule. Pour cela, insérer le caractère $
entre l’indice de la colonne et l’indice de la ligne.
Exemple de formule : =CONCATENER("Moyenne de l'élève = ";F2; " Meilleur Moyenne =
";G$8)
5.9 Travaux pratiques : Génération automatique de login et
mot de passe :
Voici un listing d’employés : CF employé.xls
Nom Prenom adresse Corps d'etat Code employé mot de passe
BERTHON Anne
55 RUE DE BONNEUIL
MATOURS AA
BONNET Alain
2 BIS RUE
NATIONALE AE
BREMAUD Annie
55 RUE DE BONNEUIL
MATOURS AA
1. Générez automatiquement le code employé en respectant cette nomenclature :
« Première lettre du prénom, suivie du caractère -, suivie de 5 premières lettres du nom ».
Exemple BERTHON Anne : A-BERTH
2. Générer les mots de passes utilisateurs en vous appuyant sur la formule suivante :
Nombre de caractères du prénom Premier caractère du prénom, Premier caractère du nom Minuscule du corps d’état Nombre de caractères du nom Exemple : mot de passe BERTHON Anne = 4ABaa7
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5.10 Tris et Filtre
Le tri permet de trier les données pour les mettre en ordre croissant ou décroissant par
rapport à une ou plusieurs colonnes données.
Le filtre permet de filtrer les données affichées : On active le filtre sur une ou plusieurs
colonnes et on décide de faire apparaitre seulement les lignes répondant au filtre activé.
5.11 INDEX et EQUIV
INDEX et EQUIV fournissent une alternative à la fonction RECHERCHEH.
Dans un premier temps, on appel la fonction EQUIV qui fournie le numéro de la ligne d’un
motif recherché sur une colonne donnée. La syntaxe est la suivante :
=EQUIV (« MOTIF » ; tableau de référence)
Dans un second temps, on appel la fonction INDEX qui renvoie la valeur d’une position
donnée. Voici la syntaxe :
=INDEX(tableau de recherche ;Numéro de ligne)
Au final, si on imbrique correctement ces 2 fonctions, on obtient la fonction rechercheH :
=INDEX(tableau de recherche ; EQUIV (« MOTIF » ; tableau de référence))
Ce n’est que la décomposition étape par étape de ce que réalise la fonction recherche :
Quel est le numéro de la ligne du motif reccherché
Quel est la valeur de la cellule correspondant à la ligne trouvé de la colonne désiré.
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5.12 RECHERCHE
La fonction RECHERCHEH sous Excel est permet de rechercher une valeur donnée dans un
tableau :
La syntaxe est la suivante :
=RECHERCHEV(valeur recherché;matrice des données ;numéro de colonne
recherché)
On indique le motif recherché
On indique la matrice de recherche, c'est-à-dire la zone où la recherche est à effectuer, exemple A1:D9
On indique le numéro de la colonne de recherche Remarque : la colonne de recherche doit être préalablement trié
5.13 Travaux pratiques : Recherche
Voici le tableau fournissant le libellé associé à chaque code corps d’état : CF corps-etats.xls
Code Corps d'Etat Libelle Corps d'Etat
?? A renseigner
AA Agent Serv Administratif
AB Agent Service abonné
AE Agent réseau AEP
AS Agent réseau ASSNT
BE Bureau Etudes
EL Electromécanicien
EN Encadrement
Exercice : Reprendre les colonnes nom, prénom et corps d’état dans nouvelle feuille de calcul
Excel puis ajouter la colonne « libellé Corps d’état » (2 solution : RECHERCHEH ou bien
Index/Equiv)
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5.14 Graphiques
Excel permet de réaliser assez facilement des représentations graphiques sous
forme d'histogramme de barre de courbe ou de secteur (camembert).
Pour mieux appréhender le paramétrage, voici le vocabulaire employé sous Excel.
Ainsi :
Série de données : Suite de nombres exprimés dans le graphique. On peut faire apparaitre plusieurs courbes sur un graphique. Ainsi, chaque courbe possèdera sa série de données.
Les étiquettes sont représentées en abscisse (axe horizontal)
Prenons le cas des déplacements kilométriques de 3 agents
janvier février mars
total
kilométrique
jacky 78 50 25 153
gilbert 55 60 50 165
henri 32 100 150 282
Série de données
Eiquettes
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Réalisons le graphique suivant :
Ce graphique possède 3 courbes. Chaque courbe est définie par une série (suite de
nombres) : Il y a donc 3 séries :
Série Jacky
Série gilbert Série henri
Ces 3 séries ont en commun l’axe des abscisses. Ce sont les étiquettes
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A partir des données précédentes, on peut réaliser un histogramme suivant en un clic de
souris
En effet, les séries et les étiquettes sont les mêmes. Seule la représentation visuel change.
Mais on peut exprimer d’autres vues à partir des mêmes valeurs :
Voici les options de mise en forme des étiquettes :
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Réalisons le camembert suivant :
Un camenbert s’appuie sur une seule série :
La serie employé possède les valeurs suivantes : 153-165-282
Les étiquettes correspondantes sont : jacky – gilbert – henri
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VI Publipostage
Le publipostage est la technique consistant à fusionner un modèle de document à chacune
des fiches d'une base de données.
Pour une lettre à envoyer à plusieurs personnes par exemple, cela permet un gain de temps.
C'est Word qui se charge d'imprimer la lettre pour chacune de ces personnes en y insérant