Formation du président de zone 2014-2015 - lions … · secrétaires des clubs de la zone convoquée -Etablir un répertoire des lieux de réunions ... totalité des supports de

Formation du président de zone 2014-2015

Comment être tout pour tous

Conception : Françoise Hirzel - Gérard Dechaudat Juin 2014

Joseph « Joe » PRESTON

Arizona – USA sera notre Président International

2014-2015

ü  Le DM103 France comporte 15 Districts

ü  Votre club fait partie du District IDF Paris (47 Clubs Lions)

3

Raymond LE Paris Observatoire Rive

Gauche sera notre Gouverneur

2014-2015

Le Cabinet du District Le Cabinet du district se réunit quatre fois par an. Il aide le gouverneur à développer des projets administratifs au sein du district. •  Le Cabinet est composé de : •  Gouverneur du district •  Immédiat Past gouverneur de district •  Premier Vice-gouverneur de district •  Second Vice-gouverneur de district •  Présidents de région, s’il en a été nommé •  Présidents de zone •  Secrétaire et Trésorier du Cabinet •  Chef du Protocole •  Délégués de district aux commissions – Autres délégués – Les conseillers – •  Les chargés de mission – les correspondants

CREER UN ESPRIT D’EQUIPE

-  Organiser, animer, gérer les CCZ en les rendant attractifs, interactifs, enrichissants

-  Privilégier les seuls sujets essentiels et motivants. La quantité d'informations transmises doit rester raisonnable.

-  Etre à l'écoute de l'auditoire et plus particulièrement des clubs en difficulté.

-  Assister, voire participer aux travaux des

commissions nationales dont ils diffuseront et discuteront les décisions.

L’OBJECTIF -  Motiver les cadres présents. Souligner l'importance des CCZ et, par

suite, l'importance de la présence de tous les cadres représentant l'ensemble des clubs d'une même zone.

-  Impliquer les participants aux CCZ en les fédérant autour d'un projet ou d'une réflexion sur certains sujets.

-  Rendre les CCZ productifs d'idées.

Un CCZ offre aux responsables l'opportunité de mieux percevoir leur appartenance à un grand mouvement d'utilité publique et d'ampleur internationale

LE PREALABLE - S'assurer de la composition des bureaux avec lesquels le PZ sera en relation. - Etablir dès le début de l'année le calendrier des CCZ pour l'ensemble de l'année 2014-2015 - Etablir avant chaque réunion un ordre du jour à diffuser une semaine avant à l'ensemble des présidents et secrétaires des clubs de la zone convoquée

-Etablir un répertoire des lieux de réunions

- Etablir et actualiser régulièrement un répertoire calendrier recensant les diverses manifestations des clubs.

Cinq rôles d’un président de zone

•  Motivateur – félicite les clubs de leur succès •  Conseiller – fournit coaching et conseils •  Communicateur – informe les clubs des informations du

district et rend compte au gouverneur des actions de club •  Constituer un relai et un soutien aux équipes EME/EMF et

promouvoir le Processus d’Excellence de Club (PEC) •  Identifier les dirigeants de demain

INFOS

Responsabilités du président de zone

•  Organise et dirige les réunions de zone en tant que président de la commission consultative du gouverneur de district

•  Fournit des rapports sur la situation des clubs et leurs œuvres sociales

•  Indique au secrétaire du cabinet tout club en suspension financière ou statu quo

Responsabilités du président de zone

•  Participe aux réunions en tant que membre du cabinet de district

•  Contrôle la situation et le statut des clubs de votre zone (étude des rapports et visite des clubs)

•  Fournit au gouverneur une liste à jour des clubs, précisant les coordonnées des dirigeants

Responsabilités du Président de zone •  Fait la promotion des programmes de district,

district multiple et internationaux auprès des clubs

•  Travaille en harmonie avec le cabinet de district

•  Est au courant de toutes les activités de tous les clubs de la zone.

•  Détecte les futurs cadres de district et en fait part à la structure EME-EMF

La Commission Consultative de Zone (CCZ)

u La commission consultative de zone se réunit au minimum trois fois par an.

u Un rapport des réunions de cette commission doit être transmis au gouverneur par le biais du formulaire DA-ZCM

Communiquer régulièrement

•  Une communication fréquente par courriel, téléphone ou fax est facile – déterminer la méthode préférée de chaque président de club

•  Les clubs ne vont peut-être pas vous contacter en cas de problème, donc contactez-les

•  Des rappels peuvent être faits chaque mois

Connaître vos clubs §  Parler avec votre prédécesseur pour

s’informer de son historique, de sa mission et de ses actions exceptionnelles

§  Connaître la date de remise de charte, fusion ou réorganisation de chaque club

§  Savoir s’il existait des problèmes antérieurs

Adresses importantes

SECRETARIAT du DISTRICT de PARIS 14 rue du Champ de Mars – 75007 PARIS

Les Bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 10h à 13h00 et de 14h00 à 17h30 (16h le vendredi) Tél : 01.47.05.45.84

Vous trouverez sur le site nat iona l , dans l ’ong let « Documents », sous-onglet « Gestion des Clubs », la totalité des supports de f o r m a t i o n P r é s i d e n t , Secrétaire, Trésorier, Chef de Protocole

Site web : www.lions-clubs-paris.org

E-mail : [email protected]

Attention : pour accéder aux documents, vous

devez au préalable vous identifier avec votre mail et

votre mot de passe