Formation au leadership – Optimist International

Optimist International 1

Formation au leadership – Optimist International

Formation du

Secrétaire-Trésorier élu de club


Secrétaire-Trésorier élu de club

Devoirs et responsabilités


Devoirs et responsabilités

•Surveiller les finances du club, percevoir les cotisations et payer les comptes.•Garder un dossier sur chaque membre : son nom, son adresse, son numéro de téléphone, les anniversaires qui le concernent, son assiduité et la date de paiement de sa cotisation annuelle.•Conserver un procès verbal des réunions.•Servir de lien entre le club et tous les autres; soumettre les rapports.•Aider le club à réussir.

Aussi hautement suggéré•Guider le club pour qu’il se conforme à la Constitution et aux Règlements. •Assister aux assemblées trimestrielles du district et aux réunions de zone.


Est-ce que je divise le poste de secrétaire-trésorier?


Est-ce que je divise le poste de secrétaire-trésorier?

Plusieurs gros clubs divisent le poste de secrétaire-trésorier en un poste de secrétaire et un autre de

trésorier.

Il s’agit là d’un problème de constitution du club et doit recevoir l’approbation de la majorité des membres.

Cette formation prend pour acquis qu’une seule

personne occupe le poste de secrétaire-trésorier.


Tenir les livres de votre club



•Livre de notes relié du secrétaire-trésorier •Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier

sortant s’assoit avec vous et repasseça avec vous en détail.



Livre de notes relié du secrétaire-trésorier Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier


Si votre club n’en a pas, achetez-en un d’Optimist International.



Livre de notes relié du secrétaire-trésorier Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier


Procurez-vous un programme informatique pour vous aider à tenir

les dossiers financiers et ceux des membres.


Comment est-ce que je commence?


Comment est-ce que je commence?

• Ouvrez un compte chèques/épargne au nom du club.

• Aider le comité des finances à préparer le budget.

• Faites parvenir un annuaire des membres à tous les membres du club.

• Remettez aux membres du conseil d’administration une copie de la Constitution et des Règlements du club.


Signatures pour les comptes de banque?

Votre club Optimiste est une entreprise. Il devrait être administré comme une entreprise.

Votre club devrait requérir deux signatures sur tous les chèques qu’il émet. Les deux signatures devraient

être celles du secrétaire-trésorier et du président ou d’un vice-président.

Deux membres de la même famille ne devraient jamais être autorisés comme signataires du compte.


Et la petite caisse?

Le secrétaire-trésorier peut avoir une petite caisse qui lui permette de rencontrer les petites

dépenses de chaque jour. Quant au montant de la petite caisse, il devrait être déterminé par le

conseil d’administration du club.

Les reçus devraient être rapportés et gardés dans les livres.


Secrétaire-trésorier élu

Frais d’adhésion et cotisation au club



Quelle est le montant des frais d’adhésion qu’un nouveau membre doit payer pour

faire partie de votre club?



Quelle est le montant des frais d’adhésion qu’un nouveau membre doit payer à votre

club pour s’y joindre?

Combien les membres paient-ils chaque année en cotisation?



Les frais d’adhésion et la cotisation annuelle sont déterminés par les membres et mentionnés dans les

règlements du club.

Ces frais et cette cotisation peuvent être changés par un vote majoritaire des

membres.



•Les frais minimum d’adhésion sont de 30 $US.•De ce montant, 15 $US sont envoyés à Optimist International avec le formulaire « Mon club » comme frais de traitement.•Le club garde le reste.



La cotisation annuelle des membres se situe généralement entre 60 $US

et 120 $US.

Voulez-vous inclure le coût du repas dans la cotisation?



Quel est le montant, par membre, de la cotisation au district?


Frais et cotisation à l’International

À combien se chiffrent, par membre, les frais et la cotisation à Optimist

International?



À combien se chiffrent, par membre, les frais et la cotisation à Optimist

International?

46,30 $US par membre62,51 $CA par membre

En vigueur le 1er octobre 2003



Cotisation à OI 30,00 $Provision pour l’immeuble d’OI 0,50 $Abonnement à la revue 4,50 $Assurances 9,00 $Taux de change sur les devises 1,50 $Char allégorique Défilé des Roses 0,80 $Total des frais et cotisation 46,30 $


Membre à vie

Pour honorer un membre spécial du club, on peut payer pour qu’il devienne Membre

à vie d’Optimist International.En payant ses frais de « membre à vie », le membre est exempté, pour le reste de sa vie, de payer la cotisation régulière à

Optimist International.


Membre à vie

Qui, dans votre club, pourrait mériter d’obtenir le statut de membre à vie?



Préparer le budget et la collecte de fonds


Préparer le budget

• Créez le budget en début de l’année.• C’est une façon pour le conseil d’administration

d’approuver à l’avance les dépenses du club pour l’année.

• Le président du comité des finances est responsable de la préparation du budget.

• Le conseil d’administration doit approuver le budget.

• Le budget peut être révisé par le conseil d’administration s’il le juge utile et nécessaire.


Budget du club

Quelles autres dépenses doit-on prendre en considération quand on prépare le

budget?


Prenez cinq minutes et préparez le budget d’un club

présent à votre table.


Collectes de fonds

Les sommes recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds

identifié « Fonds Jeunesse. »


Collectes de fonds

Les sommes d’argent recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds

identifié « Fonds Jeunesse. »

Elles peuvent être gardées dans un compte à part ou administrées comme une part du

compte régulier.


Collectes de fonds

• Les sommes d’argent recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds identifié « Fonds Jeunesse. »

• Elles peuvent être gardées dans un compte à part ou administrées comme une part du compte régulier.

De façon générale, les sommes recueillies dans le milieu doivent retourner dans le milieu sous forme de projets de service à la jeunesse ou de service à

la collectivité.


Collectes de fonds

Toutes les collectes de fonds devraient se soumettre aux lois locales, provinciales et

fédérales.


Collectes de fonds

Toutes les collectes de fonds devraient se soumettre aux lois locales, provinciales et

fédérales.Dans la plupart des cas, on doit obtenir un

permis pour tenir un tirage.


Collectes de fonds

Listez quelques moyens d’amasser des fonds pour votre club.


Collectes de fonds

Listez quelques moyens d’amasser des fonds pour votre club.

•Les tirages•La vente de produits•L’identification des enfants•La vente de nourriture•Les « auto-routes payantes »•Les Bingos



Cotisation

Facturation et dossiers

À venir

pause



CotisationFacturation et

dossiers


Envoi de la facture de la cotisation


Envoi de la facture de la cotisation• La facture de la cotisation est postée à

chaque membre du club au début de chaque période de facturation.


Envoi de la facture de la cotisation• La facture de la cotisation est postée à

chaque membre du club au début de chaque période de facturation.

• La facture de la cotisation peut être envoyée une fois par année, deux fois par année ou quatre fois par année.



• La facture de la cotisation est postée à chaque membre du club au début de chaque période de facturation.

• La facture de la cotisation peut être envoyée une fois par année, deux fois par année ou quatre fois par année.

• Toujours indiquer le coût par période et le coût annuel ainsi que les sommes en souffrance s’il y a lieu.



• Un système de facturation et de perception ferme et compréhensif est une partie essentielle de la tâche de tenir à jour les membres.



• Un système de facturation et de perception ferme et compréhensif est une partie essentielle de la tâche de tenir à jour les membres.

• Un trésorier qui s’acquitte bien de cette tâche aide à maintenir un effectif fort et stable.



• Postez la facture initiale.• Postez une facture « en souffrance » trente jours plus

tard.• Appelez le membre dont le compte est en souffrance.

Exprimez-lui vos préoccupations et de quelle importance il est au club.

• Le conseil d’administration devrait aider activement à la rétention de tous les membres.

• Le conseil d’administration peut décider de rayer de la liste des membres celui dont la cotisation n’est pas payée.

Exemple d’un système de la perception des cotisations


Dossier du membre

• Noms, adresses, numéros de téléphone de jour et de soir, ces informations pouvant être données aux autres membres sous forme d’« annuaire ».

• Anniversaires de naissance et autres, - qui vont permettre de féliciter les membres lors de ces occasions.

• Dossier de présences, afin d’encourager et de féliciter les membres qui ont une assiduité « parfaite ».

Livre de notes du secrétaire-trésorier


Table ronde• Groupe de nouveaux secrétaires-trésoriers désignés. Revoyez en

détail, dans le livre de notes du secrétaire-trésorier, la façon de monter le dossier du membre. Faites part au groupe tout entier de vos « découvertes ».

• Groupe de secrétaires-trésoriers désignés qui ont de l’expérience. Ce groupe devrait tenter d’écrire une politique simple mais juste de déterminer la présence parfaite tout en permettant un mécanisme flexible de « substitution ». Faire le rapport au groupe.

• Groupe qui utilise l’ordinateur. Discutez des façons d’inscrire dans votre base de données les dossiers des membres et les données financières du club. Faire des suggestions de base au groupe.



Rapports financiers

(à venir)

DÎNER

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