FORMAT PELAPORAN PROJEK INOVASI ICT JABATAN PERDANA MENTERI FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI) BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN Nama Inisiatif: SISTEM KHIDMAT NASIHAT ONLINE (eNASIHAT) 1. Ringkasan Projek (tidak melebihi 500 patah perkataan) Jabatan Perdana Menteri (JPM) bertanggungjawab bagi menyediakan perkhidmatan sokongan berkaitan hal pengurusan sumber manusia, pentadbiran kewangan, perakaunan dan pengurusan pelanggan kepada Jabatan/Agensi di bawah JPM. Khidmat nasihat merupakan satu elemen penting di setiap bahagian JPM dalam membantu Jabatan/Agensi memberi perkhidmatan dengan baik dan betul bagi mencapai visi JPM menjadi penanda aras sistem penyampaian perkhidmatan sokongan dan tadbir urus terbaik sektor awam. Bahagian Audit Dalam mengambil inisiatif dalam merealisasikan fungsi Jabatan dengan melaksanakan pengautomasian khidmat nasihat secara online iaitu dengan membangunkan Sistem Khidmat Nasihat Online atau dikenali sebagai eNASIHAT. Fokus utama pengautomasian tersebut adalah untuk membangunkan bank pengetahuan berkaitan peraturan dan amalan terbaik dalam pengurusan kewangan dan pengurusan Jabatan. Pembangunan Sistem eNASIHAT secara interaktif merupakan salah satu medium dan menjadi asas dalam peningkatan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan di samping membudayakan penggunaan ICT di Jabatan Perdana Menteri 2 Latar Belakang Pembangunan Sistem Khidmat Nasihat Online atau eNASIHAT memberi kemudahan kepada semua Jabatan/Agensi JPM selaras dengan fungsi Bahagian Audit Dalam iaitu bagi memberi khidmat nasihat tentang peraturan dan amalan terbaik pengurusan kewangan. Ia juga selaras yang dinyatakan dalam Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1/2013 mengenai Pelaksanaan Audit Dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. Sebelum Sistem eNASIHAT dibangunkan, medium perhubungan yang digunakan untuk memberi khidmat nasihat berkaitan pengurusan kewangan adalah melalui e-mel, surat, telefon ataupun secara bersemuka. Pelaksanaan sistem ini selaras dengan hasrat Ketua Setiausaha Negara yang meminta semua Kementerian, Jabatan dan agensi Kerajaan melaksanakan perkhidmatan secara ‘search and assist’ bagi meningkatkan sistem penyampaian sektor awam. 3 Kumpulan Sasar Pegawai di semua Agensi di bawah JPM yang mengemukakan pertanyaan.
11
Embed
FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1567-enasihat.pdf · 2015-07-31 · FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI) BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN Nama Inisiatif:
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T
J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I
FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)
BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN
Nama Inisiatif: SISTEM KHIDMAT NASIHAT ONLINE (eNASIHAT)
1.
Ringkasan Projek
(tidak melebihi 500
patah perkataan)
Jabatan Perdana Menteri (JPM) bertanggungjawab bagi menyediakan perkhidmatan sokongan
berkaitan hal pengurusan sumber manusia, pentadbiran kewangan, perakaunan dan pengurusan
pelanggan kepada Jabatan/Agensi di bawah JPM. Khidmat nasihat merupakan satu elemen
penting di setiap bahagian JPM dalam membantu Jabatan/Agensi memberi perkhidmatan dengan
baik dan betul bagi mencapai visi JPM menjadi penanda aras sistem penyampaian perkhidmatan
sokongan dan tadbir urus terbaik sektor awam. Bahagian Audit Dalam mengambil inisiatif dalam
merealisasikan fungsi Jabatan dengan melaksanakan pengautomasian khidmat nasihat secara
online iaitu dengan membangunkan Sistem Khidmat Nasihat Online atau dikenali sebagai
eNASIHAT. Fokus utama pengautomasian tersebut adalah untuk membangunkan bank
pengetahuan berkaitan peraturan dan amalan terbaik dalam pengurusan kewangan dan
pengurusan Jabatan. Pembangunan Sistem eNASIHAT secara interaktif merupakan salah satu
medium dan menjadi asas dalam peningkatan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian
perkhidmatan di samping membudayakan penggunaan ICT di Jabatan Perdana Menteri
2 Latar Belakang
Pembangunan Sistem Khidmat Nasihat Online atau eNASIHAT memberi kemudahan kepada
semua Jabatan/Agensi JPM selaras dengan fungsi Bahagian Audit Dalam iaitu bagi memberi
khidmat nasihat tentang peraturan dan amalan terbaik pengurusan kewangan. Ia juga selaras
yang dinyatakan dalam Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1/2013 mengenai Pelaksanaan Audit
Dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. Sebelum Sistem
eNASIHAT dibangunkan, medium perhubungan yang digunakan untuk memberi khidmat nasihat
berkaitan pengurusan kewangan adalah melalui e-mel, surat, telefon ataupun secara bersemuka.
Pelaksanaan sistem ini selaras dengan hasrat Ketua Setiausaha Negara yang meminta semua
Kementerian, Jabatan dan agensi Kerajaan melaksanakan perkhidmatan secara ‘search and
assist’ bagi meningkatkan sistem penyampaian sektor awam.
3 Kumpulan Sasar Pegawai di semua Agensi di bawah JPM yang mengemukakan pertanyaan.
FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)
BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN
Nama Inisiatif:
4. Skop Liputan
Mengemukakan maklum balas kepada Jabatan/
Agensi berdasarkan kepada soalan/pertanyaan yang
diajukan secara online dalam tempoh 3 hari bekerja
serta mewujudkan bank pengetahuan (bank data
soalan) bagi tujuan rujukan oleh Jabatan/ Agensi
5.
Kaedah Pencetusan Idea
(top-down – cadangan daripada Pengurusan Atasan
bottom-up – cadangan daripada warga organisasi
outside-in – cadangan daripada pelanggan)
Mesyuarat Jawatankuasa Sistem Audit Dalam Bil
4/2011
6. Objektif/Tujuan Inisiatif
• Memudahkan Jabatan/ Agensi mendapatkan
perkhidmatan khidmat nasihat daripada Desk
Officer dengan lebih cepat
• Menyediakan platform untuk rekod khidmat nasihat
yang sistematik
• Membangunkan bank pengetahuan berkaitan
peraturan dan amalan terbaik pengurusan
kewangan dan pengurusan aktiviti Jabatan.
F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T
J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I
BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN
Nama Inisiatif:
7. Impak mengikut kriteria seperti berikut:
(penerangan impak seperti di slaid ke-6)
Kawalan dalaman yang berkesan memberi faedah
kepada organisasi dan pelanggan melalui pematuhan
terhadap Peraturan Kewangan yang berkuat kuasa,
memastikan perbelanjaan berhemah dan berintegriti,
pematuhan terhadap pengurusan kontrak,
perancangan bajet tahunan yang berkesan dan
pelaporan pengurusan kewangan yang komprehensif
(a) Kreativiti
Memudahkan pertanyaan & semakan soalan secara
atas talian dengan wujudnya modul :
1. Bank Soalan (koleksi soalan)
2. Aplikasi Web Mobile
3. Pertanyaan Online
(b) Keberkesanan
Meningkatkan pematuhan pengurusan kewangan
Auditi melalui penjelasan pihak Audit Dalam terhadap
pekeliling Kerajaan yang diedarkan
(c) Relevan
Bank Data Soalan yang diwujudkan menjadi medium
perkongsian ilmu daran rujukan kepada Jabatan/
Agensi di bawah JPM khasnya dan dikongsi bersama
dengan seluruh Agensi kerajaan amnya.
(d) Signifikan
Mengurangkan teguran Audit pada masa hadapan
memandangkan Auditi telah mendapatkan nasihat
kepada Bahagian Audit Dalam terlebih dahulu
sebelum sesuatu keputusan dibuat.
8.
Kaedah pembangunan sistem? (in-house / outsource) {ICT
sahaja}
• Menggunakan perisian sumber terbuka(OSS)
• Pembangunan secara in-house oleh Bahagian Audit
Dalam
FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)
F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T
J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I
FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI)
BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN
Nama Inisiatif:
9. Tarikh mula dibangunkan – {ICT sahaja} 01 Oktober 2012
10. Tarikh mula digunakan selepas pembangunan – {ICT sahaja} 18 Jun 2013
11. Pencapaian dan Pengiktirafan Yang Diperoleh Tiada
12. Statistik Penggunaan (2014 & 2015)
Tahun 2014
145 soalan online
Tahun 2015 (sehingga 30/06/2015)
88 soalan online
13. Maklum balas penggunaan daripada kumpulan sasar Tiada
14. Pernah dibuat penambahbaikan? Sekiranya ya, apakah
perkara yang ditambah baik.
YA. Penambahbaikan:
• Mewujudkan Aplikasi WEB Mobile
• Pertanyaan secara online melalui Portal eNASIHAT
15.
Pendekatan kolaborasi atau kerjasama strategik:
(a) Antara Bahagian
(b) Antara Kementerian
(c) Antara Agensi Luar / Awam / Swasta / NGO
(d) Peringkat Antarabangsa
Perlaksanaan & perluasan eNASIHAT melibatkan 2
fasa
• Kesemua bahagian di bawah JPM
• Agensi di bawah TKSUK JPM
F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T
J A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I
FORMAT BAHARU (RUANGAN WAJIB DIISI) BIL. PERKARA HURAIAN JAWAPAN
Nama Inisiatif:
16. Mekanisme yang disediakan bagi mendapatkan maklum balas
projek/inisiatif daripada kumpulan sasar (e.g.: Portal, Facebook, Twitter,
WhatsApp, E-mel, Forum)
Portal eNASIHAT
17.
Kategori Inovasi / Kluster Perkhidmatan:
Kesihatan / Penyampaian Perkhidmatan / Pengurusan Projek /
Perkhidmatan Sosial / Keselamatan / Teknologi / Produk &
Peralatan / Pengurusan ICT / Pengurusan Sumber Manusia / Imej
dan Penjenamaan / Kewangan dan Perolehan / Peraturan &
Kawal Selia / Proses & Prosedur / Pengurusan Prestasi /
Pengurusan Pejabat@Organisasi / Perkhidmatan Teknikal /
Pengurusan Kerajaan Tempatan / Seni & Seni Kraf / Pengurusan
Pelanggan / Integrasi Perkhidmatan / Pendidikan
Pengurusan ICT, pengurusan Sumber
Manusia, kewangan dan Perolehan,
pengurusan Prestasi, Pengurusan
Pejabat@Organisasi, Penyampaian
Perkhidmatan, Pengurusan Pelanggan
18. Interface dan screenshot sistem – {ICT sahaja}
Seperti di lampiran
F O R M A T P E L A P O R A N P R O J E K I N O V A S I I C T