Foredrag sak og portal 2015 Fredrikstad kommune

Smart samhandling

Tommy Andre Otnes

[email protected]

Prosjektleder, Fredrikstad kommune

Sak og portal 21.april

Innhold

2

• Samhandling og utfordringer

• Samhandlingsplattform i Fredrikstad kommune

• «Silo busting»

• Planlagt utvikling

«Samhandling er ikke et mål, men et

virkemiddel for å oppnå mål»

«Samhandling skjer mellom, og på tvers av,

ulike nivåer, organisasjoner, spesialiteter og

profesjoner»

3

Samhandling

•SharePoint inngår i følgende strategier:

•Kommunikasjonsstrategi (CMS o.l.)

• IT-strategi

•Dokumentstrategi i Fredrikstad kommune

(under utarbeidelse)

•Strategi for «Ekstern samhandling»

4

Strategi- samhandling og dokumenthåndtering

5

6

Masterdata

7

•Finne informasjon og kompetanse

• Hvor skal man lete?

• Finne kompetanse i organisasjonen?

• Velge riktig informasjon

• Har man riktig versjon av dokumentet?

• Riktig skjema?

• Riktig kollega/kontaktperson

•Kontakte

•Hvordan etablere kontakt

8

Samhandlings utfordringer

•Tilknytte seg

•Etablere relasjoner i organisasjonen

•Samarbeide

•Hvordan samarbeide?

•Effektivt samarbeid (F.eks. færre møter)

•Samarbeid med andre organisasjoner

•Dele

•Delingskultur i organisasjonen?

•Riktig verktøy for å dele ?

9

Utfordring Tiltak

Finne informasjon og

kompetanse

• Enterprise Søk (Intellisearch)

• Dokument strategi

• Strukturere informasjon

(Eksempel: Dokumentrom SharePoint)

Velge riktig informasjon • Versjonskontroll

• Eier informasjon

• Metadata

Kontakte • Ansatt søk (Minside og søkemotor)

• SharePoint + Lync

• Organisasjonsopplysninger

Tilknytte seg • Sosiale funksjoner i SharePoint ?

Samarbeide • Dele dokumenter via samhandlingsrom

(Arbeide på tvers av «siloer»)

Dele • Delingskultur

• Gjør informasjon tilgjengelig

(Ikke fellesområder)10

11

«SILO BUSTING»With

SharePoint 2013Interaktor

Microsoft Lync

1

2

Organisasjonssiloer

Pers

onal/H

R

IT

Kom

munik

asjo

n

KommuneovergripendeLYNCOutlook ShareIT

F: F: F:

I:

H:H: H:H:

•Lansert i 2012

•Basert på SharePoint 2010

•Brukerstyrt

• Inneholder ca.260 arbeidsrom

14

ShareIT

1

5

Samhandlingsrom - ShareIT

DEMO

•Kunnskapsdeling og effektivisering

• Innovasjon (møte fremtiden)

•Effektiv internkommunikasjon

•Bedre dokumentkvalitet (versjonshåndtering)

16

Hva ønsker vi å oppnå?

1

7

Samhandling på tvers av

Organisasjonssiloer

Samhandlingsrom:

Rammeavtale x

Samhandlingsrom:

IT-avdelingen

Prosjektrom:

Klient strategi 2015

Min arbeidsflate (Wireframe)

19

Arbeidsrom jeg følger

Aktive prosjekter

IT-avdelingen

Rammeavtale X

Klient strategi 2015

Nytt arbeidsrom

Nytt prosjekt

Søkewebpart

«Arbeidsrom»

og «Prosjekter»

jeg følger

«Wizard» for opprettelse

av rom

•Samhandlingsrom -Interaktor Etablere samhandlingsrom og avvikle ShareIT

•Prosjektrom

Etablere en løsning for prosjekter i Fredrikstad

kommune som dekker interne og eksterne

behov for samhandling.

ePhorte for SharePoint

-Interaktor, arbeidsflate, arkiv

20

Planlagt utvikling

ePhorte for SharePoint + Interaktor

21

2

2

Spørsmål ?

2

3

Takk!

Tommy André Otnes

[email protected]

@tommyotnes