FORBEDRET SERVICE & BESTILLINGS KATALOG … · Vi skal ikke beskrive et Forretnings service katalog. Vi skal ikke beskrive et Teknisk/ supporting services katalog. Vi skal automatisere

FORBEDRET SERVICE & BESTILLINGS KATALOG Medarbejdermøde

PID

2

Hvad skal vi ikke: Vi skal ikke beskrive et Forretnings service katalog. Vi skal ikke beskrive et Teknisk/supporting services katalog. Vi skal automatisere bestillingsprocessen for services, men ikke selve tilvejebringelse af services. Vi skal ikke sikre overholdelse af SLA på de enkelte services. Det er service ejernes ansvar i den daglige drift. Dog skal vi sikre at der stilles målinger til rådighed, som værktøj til service ejerne og ledelsen. Vi skal ikke udvikle nye service, men favne de der på nuværende tidspunkt leveres.

OPGAVEN

•Bedre adgang til, og synlighed af IT leverancer

•Endnu bedre serviceoplevelse for vores brugere

•Optimeret sags håndtering i ITS

3

OUTPUT

4

• Bestillinger • Fejlmelding • Driftsstatus • FAQ

• Servicebeskrivelser • Leverance vilkår • SLA

• Målrettet service info. OnDemand

ORGANISERING

5

STYREGRUPPEN

Michael Collin Per Bach

Michel Thomsen

PROJEKTLEDER

ORGANISERING

6

Michael Kristensen Servicekatalog Ejer

PROJEKTDELTAGERE

Gitte Leander Servicekatalog Manager

Kristoffer Stormark Værktøjs guru

Anna Diaz Korsaa Kommunikation

Administrationen – Uddannelse - Forskning - Formidling

• Enkel måde at komme i kontakt med Support

• Bestilbare services med information

• Nem mulighed for fejlmelding

• Et forståeligt sprog / ikke nørdet

• Hjælp til selvhjælp

• Hurtig sagsbehandling

WORKSHOP MED BRUGERPANEL

7

FORDELE I DRIFTEN

8

ET HVERDAGSSCENARIE – HER ER VI NU

T1 T2

9

ET HVERDAGSSCENARIE – HER ER VI PÅ VEJ HEN

Bruges til feedback på et tidsbestemt projekt og forsøg, iindenfor bio-instrumentering

Professor Anders Andersen

Anders Andersen

[email protected], [email protected], [email protected], [email protected]

SUBMIT

10

HANDLEPLAN

Servicebeskrivelser og Proces implementering

Udvælgelses af samarbejdspartnere

11

Jan 2017

Maj 2016

Maj 2017

Proces & værktøjs design

Samarbejde med brugerpanel

Idriftsættelse af serviceportal

Pilot test Implementer indhold

Værktøj Indhold

SERVICEPORTAL

12

Bestillings- formular

13

Delt kalender

E-mail og kalenderTE

MA

Delt mailboks

Slette delt mailboks

Ændre adgang til

delt mailboks

Oprette ny delt

mailboks

Formular tilpasset

Req. offering

Formular tilpasset

Req. offering

Formular tilpasset

Req. offering

Requ

est o

fferin

gBe

still

ings

fo

rmul

ar Formular tilpasset

Req. offering

Opret delt kalender

Formular tilpasset

Req. offering

Ændre delt kalender

Formular tilpasset

Req. offering

AAU Definitioner ServicekatalogAAU Definitioner Servicekatalog

Serv

ice

offe

ring

Andre ændringer

til delt mailboks

Generisk formular -

ANDET

SERV

ICE

ANSV

ARLI

GSe

rvic

e Ka

talo

g Ej

er

Delt kalender -

Andet

Generisk formular -

ANDET

Backup og Gendannelse

Formular tilpasset

Req. offering

Email og kalender -

ANDET

Generisk formular -

ANDET

Email og kalender -

ANDETGendannelse

Gendannelse af en

mailboks

Gendannelse af mail

Backup

Backup af data på forsk. server

Formular tilpasset

Req. offering

Gendannelse af mail

Spørgsmål til delt

mailboks

Generisk formular -

ANDET

SERVICEPORTAL

14

Arbejdsplads og It-udstyr

AV- og Videokonference Systemer

Backup og Gendannelse af data

Brugernavn, Adgang og Password

Gruppemapper og netværksdrev

Informationssikkerhed

Mail og Kalender

Print

Server og Databaser

Skype og Telefoni

Software

Studie- og Lærings IT

Support og Rådgivning

Web Løsninger

Internt ITS

• Tema

SERVICEPORTAL

15

• Værktøjsvalg

Webshop ?

Serviceportal ?

Noget brugerne kender fra hverdagen

Fejlmeldinger, bestillinger og FAQ

samme sted

Kunne bruge vores eksisterende log on

Ikke afhængig af endnu en ekstern

leverandør

SERVICEPORTAL

16

• Produkter

Database med masterdata på

Services

Serviceportal SCSM og Cireson

Servicekatalog Online + PDF

Flyers Online + PDF

17

18

19

20

21

22

SERVICEPORTAL

23

• Hvem bliver involveret?

Teamledere

Serviceansvarlige

Fagpersoner

Sekretariatets kommunikations afdeling

SERVICE KATALOG

24

Kommer som - Online udgave

- PDF / Printvenlig udgave

SERVICEPORTAL

25

• Tidsplan

01-01-2017 31-12-201701-02-2017 01-03-2017 01-04-2017 01-05-2017 01-06-2017 01-07-2017 01-08-2017 01-09-2017 01-10-2017 01-11-2017 01-12-2017

01-01-2017 - 14-02-2017Klargøring af 1. tema

14-02-2017Pilottest i

ServiceCenter

23-02-2017 - 08-04-2017Klargøring af udvalgte

Service Offerings fra andre temaer

01-05-2017GoLive med Serviceportal

for AAU brugere ogstuderende

08-03-2017Pilottest

hos udvalgte brugere

16-04-2017 - 31-12-2017Service Offerings

fyldes i efter prioriteret liste

01-10-2017Servicekatalog i drift

Online og som trykt udgave

SERVICEPORTAL

26