FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA - Ugovor o ...

FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA

- Ugovor o bespovratnim sredstvima

Zagreb, 14. ožujka 2012. godine

04.05.2011.

Sadržaj

• Struktura ugovora o bespovratnim sredstvima

• Grant izvještaji

• Proces kontrole grant izvještaja

• Najčešće pogreške u financijskom izvješću

04.05.2011.

Struktura ugovora o dodjeli bespovratnih

sredstava

• Posebni uvjeti

• Annex I – Opis aktivnosti

• Annex II – Opći uvjeti

• Annex III – Proračun

• Annex IV – Procedure podugovaranja

• Annex V – Zahtjev za plaćanje i FIF

• Annex VI – Model narativnog i financijskog izvješća

• Annex VII – Obrazac revizorskog izvješća

04.05.2011.

Posebni uvjeti

Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom

provedbe financijske kontrole su:

• Datum početka provedbe čl. 2.2

• Trajanje čl. 2.3

• Ukupna vrijednost granta (proračun) čl. 3.1

• Maksimalan iznos financiranja (IPA) čl. 3.2

• Izvještavanje čl. 4.1

• Rate financiranja čl. 4.2

• Ostali specifični uvjeti koji se

primjenjuju na projekt čl. 7

04.05.2011.

Opći uvjeti

Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom

provedbe financijske kontrole su:

• Članak 9 – Izmjene ugovora

• Članak 14 – Prihvatljivi troškovi

• Članak 15 – Plaćanja i kamate zbog kašnjenja

• Članak 16 – Računi i tehničke i financijske provjere

• Članak 17 – Konačni iznos koji financira ugovorno

tijelo

• Članak 18 – Povrat novčanih sredstava

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora – članak 9. Izmjene

ugovora

• Dodatak ugovoru (addendum) - najmanje 30 dana

prije nego što bi izmjena trebala stupiti na snagu

• Realokacije - manje izmjene

aktivnosti koje ne mijenjaju bitno

svrhu projekta, izmjena

proračuna manja od 15% ukupne

vrijednosti pojedinog budžetskog

poglavlja, unos nove stavke u budžet

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora – članak 14. Prihvatljivi

troškovi

Prihvatljivi troškovi - nastali tijekom implementacije

projekta, osim troškova revizije i evaluacije projekta.

• Contingency reserve

• Administrativni troškovi

• Neprihvatljivi troškovi

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora – članak 14. Prihvatljivi

troškovi

Neprihvatljivi troškovi:

• Dugovanja i davanja za gubitke i dugove

• Kamate na dugovanja

• Stavke financirane iz drugih izvora

• Gubici nastali zbog tečajnih razlika

• Porezi, uključujući i PDV

• Kupovina zemljišta ili zgrada, osim onih kupovina koje

su potrebne za direktno provoĎenje aktivnosti

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 15. Plaćanja i

kamate kod kašnjenja uplata

Za ugovore do 12

mjeseci:

1. Predujam – 80%

2. Konačno plaćanje – 20%

Za ugovore iznad

12 mjeseci:

1. Predujam – 80% troškova predviĎenih

za prvih 12 mjeseci provedbe

2. MeĎuplaćanje – godišnja isplatna rata

(do 90% ugovora)

3. Konačno plaćanje - 20%

• Preračunavanje troškova – tečaj

• Rok za odobrenje izvještaja

• Kamate kod kašnjenja uplate

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 16. Računovodstvo, tehničke i financijske provjere

• Grant korisnik mora voditi računovodstvo

vezano za projekt na način da su jasno vidljivi

troškovi projekta.

• U roku od 7 g. nakon završnog plaćanja, EK i

tijela ovlaštena od njene strane imaju pravo

tražiti od korisnika svu dokumentaciju vezanu

uz implementaciju projekta, pristup svim

sustavima kao i pravo da izvrše on the spot

check kontrolu.

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 17. Iznos

završnog plaćanja od strane

provedbenog tijela

• Iznos svih plaćanja ne smije prelaziti iznos iz članka

3.2. Posebnih uvjeta ugovora.

Ukupni troškovi iz završnog financijskog izvještaja

- Neprihvatljivi troškovi

x Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta

- Kamate (u slučaju da je ispladen predujam u iznosu vedem od 250.000,00 Eur čl. 15.9 Opdih uvjeta)

- Iznos ved ispladenog predujma i međupladanja

= Iznos završnog pladanja

04.05.2011.

Opći uvjeti ugovora - Članak 18. Povrat

• Korisnik je dužan izvršiti povrat sredstava u roku od

45 dana od dana kada Provedbeno tijelo izda

zahtjev za povratom

• Kamate kod kašnjenja uplate povrata

• Povrat može biti izvršen u ratama

04.05.2011.

Annex III – Proračun (I)

Budget

Justification

Sources of funding

04.05.2011.

Annex III – Proračun (II)

04.05.2011.

Grant izvještaji

• Mjesečni i kvartalni izvještaji

• MeĎuizvještaj (Interim report)

• Završni izvještaj (Final report)

• MeĎuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od

financijskog dijela (sažeta i detaljna tablica) i

narativnog dijela.

04.05.2011.

MeĎuizvještaj

• Vezan uz meĎuplaćanje

• Kod ugovora kojima je implementacija duža od 12

mjeseci

• Uz meĎuizvještaj se dostavlja i zahtjev za

plaćanjem - članak 15. Općih uvjeta ugovora

• Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja

meĎuizvještaja

04.05.2011.

Završni izvještaj

• Vezan uz zadnje plaćanje

• Pokriva ukupne troškove provedbe projekta Primjer

završnog izvješća.xls

• Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mj.

nakon završetka provedbe projekta; 6 mj. u slučaju

da grant korisnik nema sjedište u zemlji provedbe

projekta – čl. 2.3. Općih uvjeta

04.05.2011.

Revizorski izvještaj

Dostavlja se:

• Kod meĎuplaćanja kada je iznos ugovorenih bespovratnih sredstava 750 000 EUR ili veći

• Kod konačnog plaćanja kada je iznos bespovratnih sredstava veći od 100 000 EUR

• Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc

04.05.2011.

Dokumenti koji čine završni izvještaj (I)

• Završni izvještaj – narativni dio

• Završni izvještaj - financijski dio

• Revizorsko izvješće (Annex VII)

• Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement) 1.6c

Endorsement letter.doc

• Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income)

04.05.2011.

Dokumenti koji čine završni izvještaj (II)

• Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of

interest incurred) Izjava o prijenosu vlasništva

(Statement of transfer of ownership) 3.2a Transfer

of Ownership.doc

• Kopija dokumentacije sekundarne nabave (Annex

IV ugovora)

• Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin) 2.1c

RH Certificate.pdf

• Materijali koji potvrĎuju vidljivost projekta (Visibility

proofs)

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (I)

• Korisnik šalje izvještaj u elektronskoj verziji na e-

mail adresu voditelja projekta u Provedbenom

tijelu, te putem pošte Provedbenom tijelu,

Delegaciji i u JPP (PIU)

• Rok za komentiranje/odobrenje izvještaja je 45

dana od primitka istog

• Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne

informacije u bilo kojem trenutku, članak 2.2. Općih

uvjeta

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (II)

• Korisnik ima rok od 30 dana od primitka

komentara poslati ispravljenu verziju izvještaja i

eventualno traženu dodatnu dokumentaciju

• Izvještaj mora biti ovjeren žigom i potpisom od strane

potpisnika ugovora i poslan u pismenom obliku

• Prvu kontrolu provodi voditelj projekta koji provjerava

da li je financijski dio u skladu sa narativnim dijelom,

te da li upisane realokacije odgovaraju odobrenima

• Nakon voditelja projekta kontrolu vrši savjetnik u

Odjelu za Financije

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (III)

Financijski savjetnik provjerava sljedeće:

• Da li su stavke proračuna, broj ugovora i period

implementacije ispravni

• Da li su stvarni troškovi konvertirani u EUR po

prosječnom tečaju svih mjeseci pokrivenih

izvješćem u skladu sa člankom 15.8. Općih uvjeta

InforEuro tečaj se može pronaći na sljedećoj stranici:

http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?l

anguage=en

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (IV)

Financijski savjetnik takoĎer:

• Vrši usporedbu sve popratne dokumentacije i

podataka prikazanih u financijskom izvještaju

• Provjerava postotak administrativnih troškova

• Provjerava postotak sufinanciranja u slučaju kada

je korisnik javno tijelo i sudjeluje u financiranju kroz

isplatu plaća svojih djelatnika

04.05.2011.

Izuzeće od poreza

• Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost– JPP je

nadležna za oslobaĎanje od PDV-a

Pravilnik o PDV-u nn 149-09.doc

Poglavlja budgeta

04.05.2011.

10. Administrativni troškovi (indirektni)

(max. 7%)

1. Ljudski resursi (Human Resources)

2.Putovanja

(Travel)

3. Oprema i roba (Equipment and

supplies)

4. Lokalni ured (Local office)

5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, services)

6. Ostalo

(Other)

8. Contingency reserve (max. 5%)

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (I)

Human resources

Dokumentacija koju provjeravamo:

• Platne liste i evidencije prisutnosti na radu za sve

zaposlene koji rade na projektu (postotke rada

izračunavamo uzimajući u obzir radne dane/sate

iskazane na evidenciji radnih sati i ukupne radne

dane/sate za taj mjesec)

• Ugovore o radu

• Per diem – postoji li dokaz o noćenju, te potvrda o

isplati

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (II)

Travel / Equipment and supplies

Dokumentacija koju provjeravamo:

• Putne naloge i potvrde o isplati

• Putne karte

• Evidenciju korištenja službenog vozila

• Račune i potvrde o plaćanju

04.05.2011.

Proces kontrole grant izvještaja (III)

Local office / Other costs and services / Other

Dokumentacija koju provjeravamo:

• Račune i potvrde o plaćanju

• Ukoliko se radi o npr. održavanju treninga –

dostavlja se i ugovor s trenerom i potvrda o

plaćanju

• Radovi – troškovnik, ugovor, račun, potvrda o

plaćanju

04.05.2011.

Procedura kontrole/odobrenja

izvještaja u SAFU

• Narativni dio odobrava SPO / BRPM dopisom

odobrenja i popunjenom kontrolnom listom

• SAFU odobrava cjelokupni izvještaj

• Po odobrenju izvještaja šalje se dopis odobrenja

odobrenje final reporta-dopis.doc, odobrenje

finala,povrat.doc

04.05.2011.

Pogreške u financijskom dijelu izvješća

• Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun

istog

• NeusklaĎenost podataka u sažetku proračuna i

detaljnoj tablici troškova

• NeusklaĎenost prikazanih troškova u izvještaju s

onima u popratnoj dokumentaciji

• Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units)

• Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija

04.05.2011.

Praktičan primjer

Praktična vježba 3

Kontrola financijskog izvješća

04.05.2011.

Pitanja

04.05.2011.

Kontakti Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

programa i projekata Europske unije

Ulica grada Vukovara 284/c

www.safu.hr

Hvala na pažnji…

Davorka Žagar

~ ~ ~

Ured za financije i računovodstvo

Odjel za financije

@: [email protected]

Tel: 01 / 4585 886