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CFT
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AADM
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
PRESENTACION DE LA COMPAÑÍA:
RESEÑA HISTÓRICA.-
ILA.S.A. es una empresa con gran trayectoria en la ciudad de Ambato, este año cumple 50 años de funcionamiento lo que la hace un emblema de la industria ambateña, la compañía se dedica a la producción y comercialización de ron, vodka y vino con marcas propias; además produce una línea de alcohol antiséptico.
MISIÓN.-
Innovar, producir y comercializar una amplia gama de licores, integrando nuestros recursos humanos, tecnológicos y económicos mediante la utilización de insumos de óptima calidad para lograr el posicionamiento de nuestra marca en el mercado regional y nacional, en procura de la satisfacción de nuestros clientes y consumidores.
VISIÓN.-
Consolidar a ILA.S.A. a nivel nacional como una empresa líder en la producción y comercialización de licores de óptima calidad, desarrollando importantes alianzas estratégicas que nos darán prestigio y reconocimiento en la región. Nuestros procesos administrativos, la calidad de nuestros productos y la excelencia en el servicio, serán la base para fortalecernos como uno de los más grandes contribuyentes al desarrollo social, económico y ambiental de nuestro país.
INFRAESTRUCTURA.-
Actualmente cuenta con unas instalaciones que se ubican en Ingahurco bajo en las calles Alemania y Portugal, la planta de producción cuenta con una fuente de agua propia vital para todos los procesos de producción.
Debido a que actualmente la planta debe cumplir con certificaciones da calidad mas rigurosas y esta no ha sido modificada desde hace varios años se estudia la posibilidad de renovarla o construir una nueva que cumpla con todas las normativas de calidad internacionales.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
TECNOLOGÍA.-
- Destiladora.- Tanques de acero.- Tanques de roble.- Mezcladora automática.- Mezcladora manual.- Banda transportadora.- Embotelladora.- Etiquetadora.
PERSONAL.-
Organigrama Funcional:
ILA S.A.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
ALCANCE.-
Todos los procesos.
EXCLUSIONES.-
La empresa no realiza ninguna exclusión.
POLÍTICA DE CALIDAD.-
La calidad es la base de nuestra compañía de producción de bebidas alcohólicas de calidad.
ILA.S.A. se esfuerza por crear valor que se pueda sostener a lo largo del tiempo cubriendo las necesidades del consumidor respecto a calidad y placer, en que pueden confiar. Todos los días, miles de personas en todo el país muestran su confianza en nosotros al escoger productos y marcas del grupo ILA.S.A. Esta confianza, que se ha venido acumulando a través de los años, se basa en nuestra imagen de calidad y en nuestra reputación por tener estándares altos.
Cada producto que se encuentra en el estante, cada servicio y cada contacto con el cliente ayuda a formar esta imagen. El nombre ILA en un producto promete al cliente que es seguro
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
de consumir, que cumple con las leyes y reglamentos relevantes y que constantemente cumple con los altos estándares de calidad.
Todos y cada uno de los empleados de ILA.S.A. Están involucrados y dedicados a lograr estándares de calidad altos para nuestros clientes y consumidores.
OBJETIVOS DE CALIDAD.-
Satisfacer los requerimientos de los clientes y de las entidades de control a nivel nacional.
Garantizar el desarrollo sustentable de las operaciones minimizando el impacto ambiental y mejorando la seguridad industrial.
Mejorar la eficacia de los procesos operativos administrativos. Incrementar los niveles de producción. Desarrollar capacidades técnico - productivas y socio - políticas del trabajador.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001 – 2008
DIAGRAMA DE PROCESOS.-
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.-
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
1. Nombre del Proceso
PLANIFICACION COMERCIAL
2. Requisitos ISO 9001
7.4.1/7.4.2/7.4.3
3. Responsable
LIDER DE PLANIFICACION COMERCIAL
4. Propósitos
ESTABLECER UNA PLANIFICACIÓN COMERCIAL ACORDE A LA REALIDAD Y NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN
EN LA QUE SE PUEDA MAXIMIZAR LA UTILIDAD Y OPTIMIZAR LOS RECURSOS DISPONIBLES
5. DocumentosNombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos ExternosPROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION COMERCIAL
REGISTROS DE PLANIFICACION COMERCIAL NORMA ISO 9001-2008
6. ENTRADAS
PROCESO Anterior / Proveedor 7.ACTIVIDADES 8. SALIDAS
PROCESO Posterior / Cliente
PRESUPUESTO, PLANIFICACION ANUAL, REVISION DE LA DIRECCION.
PLANIFICACION, GESTION Y REVISION GERENCIAL.
ELABORAR PLAN ANUAL DE VENTASORDEN DE PRODUCCION REVISADA
PLANIFICACION DE LA PRODUCCION
ELABORAR PLAN ANUAL DE MARKETING
COORDINAR ORDENES DE PEDIDO.
PLANIFICACION DE LA PRODUCCION.
ATENCION AL CLIENTE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
NECESIDADES DEL CLIENTE
FIRMAS DE CONTRATOS
SEGUIMIENTO ENTREGAS
SEGUIMIENTO POSVENTA
9. Recursos
Recursos Humanos EquiposEquipos de Seguridad
LIDER DE COMERCIALIZACION
EQUIPO DE COMPUTO CASCO
SUMINISTROS DE OFICINA MASCARILLA
10. Indicadores
Indicador Formula ResponsableFrecuencia de control
CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE VENTAS
VENTAS REALIZADASVENTASPLANIFICADAS
LIDER DE COMERCIALIZACION
MENSUAL
SATISFACCION DEL CLIENTE
RESULTADOS DE ENCUESTA
LIDER DE COMERCIALIZACION
MENSUAL
SEGUIMIENTO LIDER DE MENSUAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
DE ENTREGASENTREGAS REALIZADASENTREGAS PLANIFICADAS
COMERCIALIZACION
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
1. Nombre del Proceso
FILTRADO 2. Requisitos ISO 9001
4.2.3/4.2.4/8.3
3. Responsable
LIDER DE FILTRADO
4. Propósitos
FILTRARA EL LICOR A TRAVÉS DE PLACAS DE CELULOSA BAJO PRESIÓN
CON LA FINALIDAD DE ELIMINAR CUALQUIER TIPO DE IMPUREZA
5. Documentos
Nombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos Externos
INSTRUCTIVO DE FILTRADO REGISTRO DE FILTRADO
NORMA ISO 9001:2008NORMA ISO 9000:2005
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
6. ENTRADAS
PROCESO Anterior / Proveedor 7.ACTIVIDADES 8. SALIDAS
PROCESO Posterior / Cliente
ORDEN DE PRODUCCION
PLANIFICACION DE LA PRODUCCION
REVISAR LA ORDEN DE PRODUCCION LICOR FILTRADO ENVASADO
SE FILTRA EL LICOR A TRAVES DE LAS PLACAS DE CELULOSA ETIQUETADO
PLACA DE CELULOSA
GESTION DE INVENTARIOS
9. Recursos
Recursos Humanos EquiposEquipos de Seguridad
LIDER DE FILTRADO
PLACAS DE CELULOSA
EQUPO DE PROTECCION PERSONAL
AYUDANTE DE FILTRADO
TANQUES DE ACERO
10. Indicadores
Indicador Formula Responsabl Frecuencia
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
e de controlCUMPLIMIENTO DEL FILTRADO
CANTIDADDELICORFILTRADOLICORPLANIFICADO
LIDER DE FILTRADO MENSUAL
CALIDAD DEL FILTRADO RESULTADOS DE ENCUESTA LIDER DE
FILTRADO MENSUAL
CUMPLIMIENTO MATERIA PRIMA
CANTIDADMATERIA PRIMA DAÑADAMATERIA PRIMA ENTREGADA
LIDER DE FILTRADO MENSUAL
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
1. Nombre del Proceso
RECEPCION 2. Requisitos ISO 9001
4.2.5/4.2.4/8.2.2
3. ResponsableLIDER DE RECEPCION
4. Propósitos
GENERAR UN CORRECTO SISTEMA DE ADQUISICIONES QUE SEA EFICIENTE Y OPORTUNO
QUE TENGA UNA RELACIÓN DIRECTA CON LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
5. Documentos
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
Nombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos Externos
INSTRUCTIVO DE RECEPCION ACTA DE RECEPCIONNORMA ISO 9001:2008
6. ENTRADAS
PROCESO Anterior / Proveedor 7.ACTIVIDADES 8. SALIDAS
PROCESO Posterior / Cliente
ORDEN DE RECEPCION
BODEGAREVISAR LA ORDEN DE COMPRA LICOR
RECEPTADO HIDRATACION
CONTROL DEL LICOR RECIBIDO
PARAMETROS ALMACENADO DE ALCOHOL
9. Recursos
Recursos Humanos EquiposEquipos de Seguridad
LIDER DE RECEPCION TANQUES DE ACERO
EQUPO DE PROTECCION PERSONAL
BOMBAS DE SUCCION
AYUDANTE DE RECEPCION
EQUIPO DE COMPUTO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
10. Indicadores
Indicador Formula ResponsableFrecuencia de control
CUMPLIMIENTO DE PEDIDOS
LICORRECIBIDOLICORSOLICITADO
LIDER DE RECEPCION MENSUAL
CALIDAD DEL ALCOHOL RESULTADOS DE ENCUESTA LIDER DE
RECEPCION MENSUAL
CUMPLIMIENTO DEL CONTROL DE ORDEN DE COMPRA
CANTIDADORDENES PROCESADOASTOTALDE DOCUMENTOS EMITIDOS
LIDER DE RECEPCION MENSUAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
1. Nombre del Proceso
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
2. Requisitos ISO 9001
4.2.3/4.2.4/8.5.2/8.5.3/8.2.2/8.3
3. ResponsableLIDER DE RECEPCION
4. Propósitos
CONTROLAR QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN SE ESTABLEZCA EFICIENTEMENTE
5. DocumentosNombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos Externos
-PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
- ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
NORMA ISO 9001:2008NORMA ISO 9000:2005NORMA ISO 9004:2000NORMA ISO 19011:2011
-PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES
-ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES
-PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
-ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
-PROCEDIMIENTO AUDITORIA -ACTAS DE REVISION DEL SGC DEL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
INTERNA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
6. ENTRADAS
PROCESO Anterior / Proveedor 7.ACTIVIDADES 8. SALIDAS
PROCESO Posterior / Cliente
INDICADORES DE GESTION
PLANIFICACION DE LA PRODUCCION
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOSINDICADORES DE GESTION EJECUTADOS
PLANIFICACION DE LA PRODUCCION
PLANIFICACION COMERCIAL ELABORACION Y CONTROL DE REGISTROS PLANIFICACION
COMERCIAL
GESTION DE INVENTARIOS ELABORACION Y CONTROL DE AUDITORIAS INTERNAS
GESTION DE INVENTARIOS
ADQUISICIONES SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS ADQUISICIONES
MANTENIMIENTO SEGUIMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES MANTENIMIENTO
GESTION DEL TALENTO HUMANO
GESTION DEL TALENTO HUMANO
9. Recursos
Recursos Humanos EquiposEquipos de Seguridad
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
EQUIPO DE COMPUTO
EQUPO DE PROTECCION PERSONAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
SUMINISTROS DE OFICIN A
AYUDANTE DE LA DIRECCION
10. Indicadores
Indicador Formula ResponsableFrecuencia de control
CUMPLIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACION
CANTIDADDEDOC REVISADOSTOTALDE DOCUMENTOS
AYUDANTE DE LA DIRECCION
SEMESTRAL
CUMPLIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
AUDITORIAS EJECUTADASAUDITORIAS PLANIFICADAS
AYUDANTE DE LA DIRECCION
SEMESTRAL
CUMPLIMIENTO DE PRODUCTOS NO CONFORMES
PRODUCTOS NOCONFORMES DETECTADOSTOTALDE RODUCTOS NOCONFORMES
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
MENSUAL
ACPMSACPMSCERRADOSSATISFACTORIAMENTE
ACPMS LEVANTADASREPRESENTANTE DE LA DIRECCION
MENSUAL
CARACTERIZACIÓN INDIVIDUAL DE PROCESOS
1. Nombre del Proceso
MANTENIMIENTO 2. Requisitos ISO 9001
8.2/ 8.2.3/8.2.4
3. ResponsableLIDER DE MANTENIMIENTO
4. Propósitos
ESTABLECER UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO EFICIENTE QUE AYUDE A PREVENIR DAÑOS EN LA MAQUINARIA
QUE NO INTERVENGA CON LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN PARA EVITAR RETRASOS DE PRODUCCIÓN
5. DocumentosNombre de Procedimientos / Documentos Formatos / Registros u Otros Documentos ExternosPROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO REGISTRO DE MANTENIMIENTO
NORMA ISO 9001:2008NORMA ISO 9000:2005
INSTRUCTIVO DE MANTENIMIENTO
6. ENTRADAS
PROCESO Anterior / Proveedor 7.ACTIVIDADES 8. SALIDAS
PROCESO Posterior / Cliente
ORDEN DE MANTENIMIENTO
HIDRATACIONPLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
PLAN DE MANTENIMIENTO EJECUTADO
HIDRATACION
MEZCLADO PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y HERRAMIENTAS MEZCLADO
REPOSADO
RECEPCION DE ORDEN DE MANTENIMIENTO MAQUINARIA
MANTENIMIENTO DE EQUIPO Y HERRAMIENTAS REALIZADO
REPOSADO
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
FILTRADO RECEPCION DE ORDEN DE INSPECCION DAÑOS FILTRADO
ENVASADO RECEPCION DE ORDEN DE CONSTATACION DE REPUESTOS
ACTA DE ENTREGADE REPARACION DE EQUIPOS
ENVASADO
ETIQUETADO RECEPCION DE ORDEN DE ARREGLO MAQUINA ETIQUETADO
ENBALADO RECEPCION DE ORDEN DE INSPECCION FUNCIONAMIENTO ENBALADO
DISTRIBUCION RECEPCION DE ORDEN DE ENTREGA MAQUINA DISTRIBUCION
9. Recursos
Recursos Humanos EquiposEquipos de Seguridad
LIDER DE MANTENIMIENTO
HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DE MEDICION
CASCO, OBEROL, GUANTESPROTECTORE VISUAL / AUDITIVOS
AYUDANTE DE MANTENIMIENTO
ARNES / LINEAS DE VIDA
10. Indicadores
Indicador Formula ResponsableFrecuencia de control
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002
Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACION
MANTENIMIENTO REALIZADOMANTENIMIENTOPLANIFICADO
LIDER DE MANTENIMIENTO
MENSUAL
CUMPLIMIENTO DE REPARACIONES
REPARACIONES EJECUTADASREPARACIONES REPORTADAS
AYUDANTE DE MANTENIMIENTO
MENSUAL
Responsable: Representante de la Dirección.
DEFINICIONES.-
a. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.
b. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
c. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
d. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
e. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoría.
f. Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoria.
g. Auditado: Organización que es auditada.
h. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
i. Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
j. Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
k. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
l. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
m. Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoria.
n. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
o. No Conformidad: incumplimiento de un requisito.
p. Conformidad: cumplimiento de un requisito
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
DIAGRAMA DE FLUJO.-
Realizar Informe de auditoría
Seguimiento de la auditoría
Definir y elaborar programa de auditoría
Realización reunión de cierre de auditoría
Definir equipo de auditores
Realizar reunión de apertura de la auditoría
Revisión de la documentación
FIN
Ejecución de la auditoría
INICIO
Elaborar el plan de auditorías
RESPONSABLE
Representante de la Dirección
Representante de la Dirección, Auditor líder y equipo auditor
Auditor Líder
Equipo Auditor
Auditor Líder
Equipo Auditor
Auditor Líder
Auditor Líder
Equipo Auditor
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS / REGISTROS
Representante de la Dirección
El Representante de La Dirección es responsable de elaborar y actualizar el Programa de Auditorías Internas cada año, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ definición de programa de auditorías y llenando todos los campos, considerando que todos los procesos identificados en el Diagrama de procesos deben ser auditados por lo menos dos veces al año. La frecuencia del Programa de auditorías puede ser modificada de acuerdo al estado e importancia del proceso auditado, reporte de no conformidades externas o internas, quejas de clientes, resultado de auditorias internas y externas previas, Solicitud de un cliente ó funcionario de la organización, Cambios significativos en la administración, organización y/o tecnología.
Representante de la Dirección, Auditor líder y equipo auditor
El representante de la Dirección designa al auditor líder quien será responsable de llevar a cabo la auditoría.El auditor líder establece los objetivos (definen qué es lo que se va a lograr), alcance (describe la extensión y los límites), criterio de la auditoría (Norma ISO 9001:2008) y selecciona al equipo auditor, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ definición de programa de auditorías o elaboración de programa de auditorías o elaboración plan de auditorías/datos/tipo de auditoría/plan/equipo auditor.El personal para ser considerado como auditor de calidad debe cumplir los siguientes requisitos: Aprobar el Curso de Auditores Internos, Ser independientes del proceso a ser auditado para asegurar la imparcialidad y objetividad de la auditoría.
Auditor Líder El auditor líder realiza el Plan de Auditorías Internas, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos. Lo primero que se debe hacer es definir los procesos que se van a auditar, marcándolos con X.El plan incluye: Los objetivos de la auditoria, El criterio de la auditoria (Norma ISO 9001:2008), El alcance de la auditoria, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse. La asignación de la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, a cada miembro del equipo. Las fechas y lugares donde se van a auditar las actividades de la auditoría. La hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoria, incluyendo las reuniones con la dirección y con el equipo auditor. Estos datos se ingresan en el menú principal en: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos/plan.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
Equipo Auditor El equipo auditor revisa la información pertinente a las tareas asignadas para determinar la conformidad del sistema con el criterio de la auditoría (Norma ISO 9001:2008) y prepara las Listas de Verificación que sean necesarias como referencia y registro del desarrollo de la auditoría.
Listas de Verificación
Auditor Líder Realizar la reunión de apertura, la cual es dirigida por el auditor líder con la asistencia de: el gerente general y/o el representante de la dirección y los responsables de los procesos (Inclúyanse otros participantes que la organización crea necesario). El propósito de esta reunión es:Confirmar el Plan de Auditoria Interna Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.Confirmar los canales de comunicaciónProporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.Se mantiene el Registro de Asistencia de los participantes.
Registro de asistencia de participantes
Equipo Auditor Se debe recopilar mediante un muestreo apropiado la información pertinente para los objetivos, el alcance y el criterio de la misma, incluyendo información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Únicamente la información verificable es evidencia de la auditoría y cuando aplique será registrada en la Lista de Verificación. Se evalúa las evidencias con el criterio de la auditoría para generar los respectivos hallazgos. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad u observación con el criterio de la auditoría.Una vez concluida la auditoría, el equipo auditor se reúne con el propósito de: Revisar los hallazgos de auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma, Acordar las conclusiones de la auditoría, Preparar recomendaciones
Listas de Hallazgos
Auditor Líder Realizar la reunión de cierre, la cual es dirigida por el auditor líder con la asistencia de: el gerente general y/o, el representante de la dirección y los responsables de los procesos (Inclúyanse otros participantes que la organización cree necesario) El propósito de esta reunión es presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado.Se mantiene el “Registro de Asistencia” de los participantes.
Registro de asistencia de participantes
Auditor Líder Cada miembro del equipo auditor realiza un informe parcial (reporte de no conformidad) de los procesos que le asignaron auditar, ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos/plan/informe de auditoría. El auditor líder prepara el Informe de Auditoría Interna
Informe de auditoría
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
Código: PR –SGC -002Fecha de Elaboración: 09/02/2015
Fecha de última aprobación: 15/01/2015
Elaborado por: Jefe de SGC
Revisado por: Representante de la Dirección
Revisión: 1Aprobado por: Gerencia General
ingresando en el menú principal a: /auditoría/ flujo de auditoría interna/ elaboración plan de auditorías/datos/plan/Informe de auditoría, llenando todos los campos y decidiendo si aprueba los hallazgos de los informes parciales de cada miembro del equipo auditor y si abrir ACPMs de cada hallazgo.El Informe de Auditoria Interna es entregado al gerente general, al representante de la dirección y a los responsables de los procesos auditados (o a los funcionarios que la organización crea conveniente).
Equipo Auditor La aprobación de ACPMs de los hallazgos no conformes del informe de auditoría, por parte del auditor líder, abren solicitudes de ACPMs (ver procedimiento de acciones correctivas y preventivas), en base a esto, el equipo auditor debe verificar la implantación de las acciones correctivas y preventivas, ya sea como parte de una auditoria y/o seguimiento posterior.