~ 1 ~ Introducción Mediante nuestro proceso de estudio realizamos el proyecto de aprendizaje con el propósito de contribuir a las mejoras sobre los procesos administrativos, lo cual nos impulso a relacionarnos con la cooperativa de transporte Los Rápidos. Esta se encuentra ubicada en la Zona Industrial de La Mora II, para ello se recurrió a un diagnostico inicial que identificara los posibles problemas, en cuanto a los procesos administrativos se refiere, tales como planificación, organización, dirección y control de manera que se evidencio que presentaba deficiencia en cuanto a su empleo, para determinarlos se aplico una matriz DOFA posibilitando así, identificar las estrategias claves mediante las debilidades y fortalezas, oportunidades y amenazas. Para ello también se tomo en cuenta los datos geohistoricos, de manera que profundizáramos aun más en esta primera parte de investigación. En Venezuela se presenta una gran variedad de cooperativas para satisfacer las necesidades de la sociedad y distintos espacios geográficos del país, en uno de estos se encuentra nuestra comunidad objeto de estudio. La cual presenta confusión sobre los procesos administrativos al no aplicar correctamente una planificación para sus actividades como cooperativa de transporte o servicio público. Gracias a las estrategias claves identificadas previamente, se construyo un plan de acción, el cual está compuesto por una serie de elementos donde se identificaron las técnicas e instrumentos como parte de
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Transcript
~ 1 ~
Introducción
Mediante nuestro proceso de estudio realizamos el proyecto de
aprendizaje con el propósito de contribuir a las mejoras sobre los procesos
administrativos, lo cual nos impulso a relacionarnos con la cooperativa de
transporte Los Rápidos. Esta se encuentra ubicada en la Zona Industrial de
La Mora II, para ello se recurrió a un diagnostico inicial que identificara los
posibles problemas, en cuanto a los procesos administrativos se refiere, tales
como planificación, organización, dirección y control de manera que se
evidencio que presentaba deficiencia en cuanto a su empleo, para
determinarlos se aplico una matriz DOFA posibilitando así, identificar las
estrategias claves mediante las debilidades y fortalezas, oportunidades y
amenazas. Para ello también se tomo en cuenta los datos geohistoricos, de
manera que profundizáramos aun más en esta primera parte de
investigación.
En Venezuela se presenta una gran variedad de cooperativas para
satisfacer las necesidades de la sociedad y distintos espacios geográficos
del país, en uno de estos se encuentra nuestra comunidad objeto de estudio.
La cual presenta confusión sobre los procesos administrativos al no aplicar
correctamente una planificación para sus actividades como cooperativa de
transporte o servicio público.
Gracias a las estrategias claves identificadas previamente, se
construyo un plan de acción, el cual está compuesto por una serie de
elementos donde se identificaron las técnicas e instrumentos como parte de
~ 2 ~
la metodología, el tiempo preciso para ejecutarlo, los recursos, las personas
involucradas y los responsables para facilitar la manera de proceder.
Para fortalecer la estructura del presente proyecto, se recurrió a
contenidos preestablecidos, tales como: proyectos de investigación, teorías
de diferentes fuentes de información y bases legales que presentaron
características similares a nuestra investigación, fueron necesarios para
cumplir con el nuevo perfil del egresado, por lo que se aplico un marco
epistemológico adecuado a la actualidad, siendo así necesario optar por un
enfoque cualitativo el cual es dialectico y sistemático acompañado con la
participación acción.
A través del enfoque antes mencionado, fue viable introducirse a la
comunidad a tal punto que se obtuvo hallazgos de mucha importancia. A
través de las técnicas e instrumentos de recolección de datos, en este caso:
las observaciones participantes y las entrevistas estructuradas, aplicadas a
una muestra intencional de la población específica, determinando así
informantes claves. Esa información nos otorgo un análisis de interpretación
de datos que nos permitió categorizar, estructurar, contrastar y así
aproximarnos a una teoría que nos permitió reflejar la alternativa para
construir las acciones de cambio que nos llevaron al cumplimiento de nuestro
objetivo.
De manera que con esto, se cumplió con lo preestablecido,
generándose una experiencia que se sistematizo, trasladándonos a un punto
general de aprendizaje, el cual se logro con la ejecución del plan de acción,
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en donde se elaboro un sistema administrativo sobre el proceso de compras
y control de inventario de la cooperativa, así como también se aplicaron
formatos de; orden de compra, caja chica, toma física y presupuesto de
efectivo.
Recomendamos a los integrantes de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, primordialmente a tomar en cuenta nuestro producto, ya que
conocimos sus problemáticas en el cual elaboramos un manual con puntos
clave para resolverlas, de igual modo a implementar las técnicas o
herramientas administrativas que le ofrecemos con la intención de poder
simplificar sus actividades administrativas lo que les permitirá encaminarse
hacia la excelencia como organización.
SECCION I: DIAGNOSTICO INICIAL; contiene la presentación,
matriz de impacto, la matriz DOFA, las dimensiones geohistoricas, la
contextualización y planteamiento del problema, los objetivos a alcanzar, la
justificación y el plan de acción.
SECCION II: MARCO TEORICO REFERENCIAL; esta sección está
conformado por los antecedentes de la investigación, las bases teóricas,
bases legales y por último las vinculaciones con el Plan Nacional Simón
Bolívar, con el PNFA y con el tema generador.
SECCION III: REFERENTES METODOLOGICOS; está contemplada
por el marco metodológico, la metodología, el método, los informantes
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claves, las técnicas de recolección de datos. El análisis e interpretación de
los hallazgos como; la categorización, la estructuración, la contrastación y la
aproximación teórica generando mayor validez y confiabilidad para la
investigación.
SECCION IV: SISTEMATIZACION: se refiere a la sistematización de
los objetivos, colectiva, de la comunidad y por ultimo contiene las preguntas
generadoras.
SECCION V: ACCIONES DE CAMBIO: desarrollo de las acciones de
cambio para la transformación, apertura de nuevas líneas investigativas y
contiene los referentes bibliográficos junto a los anexos.
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SECCION I
DIAGNOSTICO INICIAL DEL PROBLEMA
1.1 Descripción de la Organización Objeto Estudio
Para poder realizar nuestro proyecto de aprendizaje y en efecto de
cumplir un diagnostico inicial era necesario conocer o identificar cuáles eran
las posibles problemáticas que se presentan en la cooperativa de transporte
Los Rápidos, para así poder brindar ayuda posibilitando la transferencia de
una solución a las problemáticas que se obtuvieran.
A través de las visitas a la cooperativa pudimos observar que la misma
tiene una serie de dificultades a nivel administrativo, clasificándolos por
medio de una matriz, tomando como principal motivo los procesos
administrativos como lo son; a) La planeación, b) La organización, c) La
dirección y d) El control., puesto que es el eje fundamental por el cual se
debe basar nuestro proyecto.
Mediante esta herramienta de diagnostico se pudo conocer las
diferentes problemáticas que se presentan en la organización, con la
finalidad de establecer la formulación del problema y de allí tener una base
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para ejecutar nuestro trabajo de investigación. Siendo todo esto esencial
para cualquier trabajo de metodología investigación acción participación,
puesto que nos permite conocer la realidad de la comunidad estudiada, sus
problemas y sus posibles soluciones.
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1.1.1 Matriz de Impacto (Tabla 1)
TEMA GENERADOR: Diseño, planificación, desarrollo e innovación de sistemas administrativos.
NIVEL
PLANEACION
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
ALTO
1. Las compras que se realizan dentro de la cooperativa por lo general son imprevistas, puesto que no se planifica adecuadamente un proceso de inventario desconociendo así las piezas o herramientas que se necesitaran en un periodo determinado.
1. Es necesario poder establecer una serie de normas o procedimientos para que las actividades que se realicen dentro de la cooperativa estén mejor orientadas y permitan mantener el orden.
1. Falta de conducción en cuanto a la ejecución de las compras y desarrollo del inventario, por consecuencia de la aplicación aislada e inadecuada de los procesos administrativos
1. Actualmente existe un descontrol sobre las compras que realiza la cooperativa y sobre el inventario de las mismas, puesto que no se manejan formatos de requisición, orden de compra, así como tampoco un formato de inventario. Por tal motivo se ocasiona un descontrol desconociendo que pieza se necesita, si hay existencia o no de algún repuesto, entre otros.
Fuente: Grupo IAP
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1.1.2 Matriz DOFA (Tabla 2)
ANALISIS INTERNO ANALISIS EXTERNO
NIVEL DEBILIDADES FORTALEZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS
ALTO
Ejecución de las compras de
forma inapropiada en la
cooperativa.
Interés y disponibilidad por
parte de la directiva del
transporte en recibir ayuda
externa.
Optimizar los procesos
administrativos de la
Cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Inexistencia de los registros
de compras, utilizados como
soporte de la misma.
ALTO
Falta de un personal
encargado específicamente del
inventario de la cooperativa de
transporte.
Poseen conocimientos sobre
el manejo de los suministros
de forma manual adquiridos
por la experiencia laboral.
Disponibilidad de entes
académicos que puedan impartir
sus conocimientos adquiridos
generando así nuevas ideas.
Exceso o falta de repuestos
causado por el deficiente
manejo del inventario.
ALTO
No se planifica mensualmente
un presupuesto para las
compras de la cooperativa.
Suministra un servicio de
transporte eficaz a los
distintos usuarios.
Interés de los usuarios en hacer
uso del servicio de transporte
que ofrece la cooperativa Los
Rápidos.
Escasez de repuestos en
algunas ocasiones, lo que
podría producir el
incumplimiento del servicio.
MEDIO
Malversación del tiempo
causado por el registro manual
de las operaciones.
Disponibilidad de equipos
tecnológicos y mobiliarios que
permitan simplificar el registro
de las diversas operaciones.
Existencia de herramientas
tecnológicas que faciliten el
registro de las operaciones y
controles administrativos.
Desconocimiento en cuanto
al uso de las herramientas
tecnológicas.
Fuente: Grupo IAP
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DO: Superar las Debilidades Aprovechando Las Oportunidades (Tabla 3)
NIVEL DEBILIDADES OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS
ALTO
Ejecución de las compras de forma
inapropiada en la cooperativa.
Optimizar los procesos administrativos
de la Cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Aprovechar la disposición de la directiva de la
Cooperativa de Transporte para Involucrarnos
en las distintas actividades, propiciando la
optimización de los procesos administrativos.
ALTO
Falta de un personal encargado
específicamente del inventario de la
cooperativa de transporte.
Disponibilidad de entes académicos que
puedan impartir sus conocimientos
adquiridos generando así nuevas ideas.
Usar la experiencia que los trabajadores
tienen en el manejo de los suministros y
unificarla con el conocimiento que el colectivo
de estudiantes presta para renovar el manejo
de los mismos.
ALTO
No se planifica mensualmente un
presupuesto para las compras de la
cooperativa.
Interés de los usuarios en hacer uso del
servicio de transporte que ofrece la
cooperativa Los Rápidos.
Mantener constantemente el servicio de
transporte para que el usuario se sienta
seguro y motivado en adquirirlo,
asegurándolo a través de la realización de
presupuestos mensuales para las futuras
compras.
MEDIO
Malversación del tiempo causado por
el registro manual de las
operaciones.
Existencia de herramientas
tecnológicas que faciliten el registro de
las operaciones y controles
administrativos.
Promover la utilización de herramientas
tecnológicas en la cooperativa Los Rápidos,
para agilizar el registro de las operaciones
administrativas, evitando la malversación del
tiempo.
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
~ 10 ~
FO: Uso Fortalezas Para Aprovechar Oportunidades (Tabla 4)
NIVEL FORTALEZAS OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS
ALTO
Interés y disponibilidad por parte de
la directiva del Transporte en recibir
ayuda externa.
Optimizar los procesos administrativos
de la Cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Aprovechar la disposición de la directiva de la
Cooperativa de Transporte para Involucrarnos
en las distintas actividades, propiciando la
optimización de los procesos administrativos.
ALTO
Poseen conocimientos sobre el
manejo de los suministros de forma
manual adquiridos por la experiencia
laboral.
Disponibilidad de entes académicos que
puedan impartir sus conocimientos
adquiridos generando así nuevas ideas.
Usar la experiencia que los trabajadores
tienen en el manejo de los suministros y
unificarla con el conocimiento que el colectivo
de estudiantes presta para renovar el manejo
de los mismos.
ALTO
Suministra un servicio de transporte
eficaz a los distintos usuarios.
Interés de los usuarios en hacer uso del
servicio de transporte que ofrece la
cooperativa Los Rápidos.
Mantener constantemente el servicio de
transporte para que el usuario se sienta
seguro y motivado en adquirirlo,
asegurándolo a través de la realización de
presupuestos mensuales para las futuras
compras.
MEDIO
Disponibilidad de equipos
tecnológicos y mobiliarios que
permitan simplificar el registro de las
diversas operaciones.
Existencia de herramientas
tecnológicas que faciliten el registro de
las operaciones y controles
administrativos.
Promover la utilización de herramientas
tecnológicas en la cooperativa Los Rápidos,
para agilizar el registro de las operaciones
administrativas, evitando la malversación del
tiempo.
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
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DA: Reducir Las Debilidades y Evitar Amenazas (Tabla 5)
NIVEL DEBILIDADES AMENAZAS ESTRATEGIAS
ALTO
Ejecución de las compras de forma
inapropiada en la cooperativa.
Inexistencia de los registros de
compras, utilizados como soporte de la
misma.
Impulsar la mejora de la ejecución de las
compras a través de la utilización de formatos
que sirvan como soporte para la cooperativa
de transporte Los Rápidos.
ALTO
Falta de un personal encargado
específicamente del inventario de la
cooperativa de transporte.
Exceso o falta de repuestos causado
por el deficiente manejo del inventario.
Implementar los formatos adecuados para el
control del inventario y establecer a su vez
una persona encargada de esta tarea en la
cooperativa Los Rápidos.
ALTO
No se planifica mensualmente un
presupuesto para las compras de la
cooperativa.
Escasez de repuestos en algunas
ocasiones, lo que podría producir el
incumplimiento del servicio.
Gestionar mensualmente la creación de
presupuesto para futuras compras con la
finalidad de optimizar la planificación
mejorando así la prestación de los servicios
que ofrece la cooperativa de transporte.
MEDIO
Malversación del tiempo causado por
el registro manual de las
operaciones.
Desconocimiento en cuanto al uso de
las herramientas tecnológicas.
Dar a conocer el uso de los procesos
tecnológicos que se pueden aplicar en la
cooperativa para el fácil registro y
administración de los suministros
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
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FA: Uso Fortalezas Para Evitar Amenazas (Tabla 6)
NIVEL FORTALEZAS AMENAZAS ESTRATEGIAS
ALTO
Interés y disponibilidad por parte de
la directiva del Transporte en recibir
ayuda externa.
Inexistencia de los registros de
compras, utilizados como soporte de la
misma.
Impulsar la mejora de la ejecución de las
compras a través de la utilización de formatos
que sirvan como soporte para la cooperativa
de transporte Los Rápidos.
ALTO
Poseen conocimientos sobre el
manejo de los suministros de forma
manual adquiridos por la experiencia
laboral.
Exceso o falta de repuestos causado
por el deficiente manejo del inventario.
Implementar los formatos adecuados para el
control del inventario y establecer a su vez
una persona encargada de esta tarea en la
cooperativa Los Rápidos.
ALTO
Suministra un servicio de transporte
eficaz a los distintos usuarios.
Escasez de repuestos en algunas
ocasiones, lo que podría producir el
incumplimiento del servicio.
Gestionar mensualmente la creación de
presupuesto para futuras compras con la
finalidad de optimizar la planificación
mejorando así la prestación de los servicios
que ofrece la cooperativa de transporte.
MEDIO
Disponibilidad de equipos
tecnológicos y mobiliarios que
permitan simplificar el registro de las
diversas operaciones.
Desconocimiento en cuanto al uso de
las herramientas tecnológicas.
Dar a conocer el uso de los procesos
tecnológicos que se pueden aplicar en la
cooperativa para el fácil registro y
administración de los suministros
Fuente: Grupo IAP
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1.1.3 Direccionamiento Estratégico: Misión y Visión
1.1.3.1 Misión
La Cooperativa Los Rápidos, ofrece servicios especializados en el
transporte de pasajeros con excelente calidad, garantizando el cumplimiento
y la eficacia del servicio brindando confianza y seguridad a nuestros clientes
para cumplir con nuestros valores.
1.1.3.2 Visión
Permanecer en constante crecimiento para consolidarnos como una
de las mejores cooperativas de transporte público, atendiendo
profesionalmente la demanda del transporte de pasajeros que nuestra
sociedad exige, mediante la actualización de nuestros equipos y la eficacia
de nuestros servicios.
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1.1.4 Datos Geohistóricos
En 1999, tras la ineficacia y mal servicio del transporte público en
Venezuela, un grupo de personas, deciden fundar una asociación
cooperativa de transporte público terrestre denominada Los Rápidos,
dedicada a ofrecer un servicio que dé respuesta a las necesidades que se
presentaba en ese entonces. Por lo cual unen sus esfuerzos tanto
económicos como intelectuales con el fin de formar un transporte de
pasajeros cómodo, seguro y de calidad para todos los usuarios que se vean
en la necesidad de utilizar este medio de transporte.
A partir de ese momento se descubre la necesidad de un gran número
de personas que a diario se trasladan de un sitio a otro mediante este tipo de
transporte público como lo son los autobuses. Es aquí donde comenzaron las
actividades de la cooperativa, realizando un diagnostico para así conocer
cuáles eran las rutas con mayor frecuencia y por supuesto con mayor
movilidad de pasajeros, con el objetivo de dar respuesta a dicha necesidad.
La cooperativa de transporte Los Rápidos inicio sus operaciones el 28
de agosto de 1999, luego de haber realizado un estudio sobre las rutas más
transcurridas decidieron cubrir la ruta de La Victoria estado Aragua, a la
capital de nuestro país el Distrito Capital. Al principio de sus operaciones
solo abarcaron esta ruta y contaban con una sola unidad de transporte.
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Es de suma importancia aclarar que dicha cooperativa de transporte
cubre las mencionadas rutas interurbanas de forma directa, es decir,
trasladan a los usuarios desde el punto inicial que sería el terminal de
pasajeros “José Félix Ribas” de La Victoria estado Aragua, a través de la
autopista regional del centro (ARC) hasta el terminal de pasajeros de La
Bandera Distrito Capital y viceversa.
Al transcurrir los años la cooperativa de transporte se fue fortaleciendo
debido al buen servicio que otorga y por ende fueron incrementando la flota
de unidades y a su vez ofrecer un servicio más amplio para los usuarios que
son el eje fundamental de dicha organización.
De igual modo la cooperativa al iniciar sus operaciones se planteo una
serie de valores que los distinguirían de los demás medios de transporte,
entre los cuales tenemos:
Calidad de Servicio: Filosofía de gestión proyectada a la
excelencia en la atención al ciudadano y en el servicio de
Transporte.
Vocación de Servicio: Disposición para dar oportuna y
esmerada atención a los requerimientos de los usuarios y a los
trabajos encomendados.
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Identidad: Representar y difundir comunicacionalmente la
información de los signos, íconos y emblemas que dan
identidad a la cooperativa, resguardando con respeto y honor el
patrimonio y la cultura institucional.
Eficiencia: Capacidad de alcanzar objetivos y metas
programadas con el uso racional y óptimo de recursos.
Participación y Compromiso Social: Respuesta oportuna a las
demandas sociales en el marco del compromiso social y
cumplimiento de deberes cívicos.
Responsabilidad: Asumir los compromisos institucionales con
lealtad y eficiencia resaltando la capacidad de autoexigencia.
Honestidad y Transparencia: Conducta que excluye cualquier
comportamiento contrario a las normas, procedimientos y
demás disposiciones vigentes que regula la actividad de la
cooperativa.
Ética y Respeto: Comportamiento recto, íntegro, decoroso y
honorable en todas sus actuaciones ordinarias y
extraordinarias.
Cabe destacar que estos valores fueron implementados por la
cooperativa de transporte, con la finalidad de dar respuesta a las
necesidades que se presentaban durante ese periodo sobre el mal servicio
que prestaban las demás empresas dedicadas al transporte público.
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Por otra parte tenemos que actualmente la cooperativa de transporte
expandió sus servicios, ofreciendo el traslado del personal que labora en
empresas privadas como serian; Ron Santa Teresa y Lomas de Níquel. Esta
cooperativa ofrece un servicio de transporte no solo a dichas empresas
privadas, sino que también cubre la ruta de la Victoria-Caracas, y de igual
modo ofrece sus unidades de transporte a las comunidades organizadas
como lo son; fundaciones, colegios públicos, alcaldías, entre otras.
Hoy en día la cooperativa cuenta con 6 unidades de transporte, que
están divididas u organizadas de la siguiente manera;
Una unidad fija para la empresa Ron Santa Teresa
Una unidad fija para la empresa Lomas de Níquel
Cuatro unidades para cubrir las necesidades de los usuarios
que se trasladan a diario entre la ruta la Victoria-Caracas.
En este momento la cooperativa de transporte se encuentra ubicada
en la zona industrial de la mora II. Es por ello que continuando con nuestro
diagnostico preliminar obtuvimos que dicha comunidad tiene como parroquia
Castor Nieves Ríos y pertenece al municipio “José Félix Ribas”.
El municipio José Félix Ribas tiene como capital la ciudad de la
victoria; la cual no se sabe a ciencia cierta la fecha de su fundación; sin
embargo según estudios realizados existen dos versiones: La más antigua
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señala que la ciudad fue fundada por el Capitán Francisco de Loreto en el
Año de 1593, mientras otros afirman que la génesis de la Urbe se debe al
capitán Pedro Gutiérrez de Lugo y al padre Gabriel de Mendoza, quienes
supuestamente suscribieron el Acta de Fundación el día 18 de Noviembre de
1.620.
La Victoria entra en historia el 15 de Octubre de 1.726, con el
nacimiento de Juan Vicente Bolívar y Ponte, futuro padre del libertador
Simón Bolívar. Más tarde esta localidad juega un papel importante, ya que
es aquí donde se lleva a cabo la guerra de la Independencia en la que el
General Francisco de Miranda logra sus triunfos en las batallas del 20 y 29
de junio. Así como también el 12 de Febrero de 1.814 el General José Félix
Ribas triunfa frente a Boves en la batalla de la Juventud.
Luego de un siglo, a finales de la década de los 80 (1.987), la nueva
Ley de División política del Estado Aragua, desmiembra al entonces Distrito
Ricaurte y se crea el municipio José Félix Ribas cuya capital es la Ciudad de
La Victoria.
En el municipio se desarrollan actividades agrícolas y pecuarias, se
crían pollos de engorde, caprinos, y también se producen huevos. Existen
alrededor de 350 locales comerciales entre panaderías, bodegas,
Es de suma importancia acotar que el servicio de transporte público en
nuestro país presenta irregularidades en cuanto al lapso de salida de las
unidades, otra falla que presenta es que en Venezuela no existe un
organismo e institución que se encargue de realizar chequeos a las
diferentes unidades de transporte, para verificar si se encuentran en un
óptimo estado y así poder autorizar su funcionamiento. Hoy en día en
nuestro país observamos constantemente como existen unidades de
transporte público que se encuentran en mal estado ocasionando un alto
porcentaje de accidentes, inconvenientes en cuanto al tráfico, contaminación
al medio ambiente, entre otros.
Por otro lado, tenemos que en la actualidad debido al alto índice
inflacionario en nuestro país, más del 60% de la población no posee
suficientes recursos económicos, imposibilitando a su vez la adquisición de
un vehículo propio donde se pueda trasladar diariamente. Es por eso que
recurren a las unidades de transporte público como son los autobuses, que
tienen como función trasladar a personas de un sitio a otro y cobrar un
pasaje por el servicio que ofrece.
Los problemas mencionados anteriormente no afectan a la
cooperativa de transporte Los Rápidos debido a que cuentan con unidades
de transporte en óptimas condiciones, ya que a su flota se le aplica
constantemente un servicio de mantenimiento donde se chequean
cuidadosamente las partes de mecánica, carrocería, interior, entre otras.
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A través de nuestras visitas a la cooperativa de transporte Los
Rápidos, nos hemos ido integrando con los cooperativistas o socios la cual
nos expusieron las diferentes problemáticas que se venían presentando en la
misma. Fue a través de nuestra integración y mediante las visitas constante
que realizamos como colectivo de estudiante que se comprobó que lo
planteado por los cooperativista era cierto.
Actualmente se presentan varios inconvenientes en dicha cooperativa,
pero en primera instancia utilizamos una matriz de impacto donde arrojo que
el proceso de compra y el control de inventario son las problemáticas de
mayor relevancia que se presentan en dicha organización. Por tal motivo,
enfocaremos nuestro trabajo de grado en los procesos anteriormente
mencionados con la finalidad de brindar una posible solución a los socios de
la cooperativa.
Por otra parte, a través del método de Investigación-Acción-
Participación se pudo comprobar que el proceso de compras se realiza de
manera imprevista, es decir, primero que nada no se planifica
constantemente un presupuesto para las posibles compras durante un mes,
de igual modo se realizan sin ningún tipo de formatos que a su vez permita el
soporte de la operación teniendo un respaldo de la misma. Esta problemática
se debe a que los socios desconocen los formatos que se deben utilizar para
este proceso, alegando que es un proceso engorroso y que a su vez no
poseen el tiempo suficiente para ponerlo en práctica.
~ 33 ~
En este mismo orden de ideas consideramos que la falta de formatos
como requisición y orden de compra, afectan las actividades de la
cooperativa. Sin embargo, la mayor problemática no es el proceso de
compra, sino que consideramos como colectivo de estudiante que el
problema radica a consecuencia de un mal ó ineficiente manejo del
inventario sobre las piezas, repuestos o herramientas que posea la
cooperativa, puesto que se puede dar la oportunidad de que en un día
feriado, o en horas no laborables alguna de sus unidades necesite un
repuesto de emergencia y por consecuencia se imposibilita el uso de dicha
unidad.
Cabe destacar, que el control de inventario no se maneja
apropiadamente en primera instancia debido a que no existe una persona
que se encargue específicamente de esta área de la cooperativa. En
segunda instancia observamos que se maneja un formato donde se
registran manualmente las piezas, herramientas o repuestos que se
adquieren y de igual forma los que salen cuando son requeridos por alguna
de sus unidades. Sin embargo dicho formato es inapropiado puesto que la
cooperativa debería manejar formatos electrónicos que faciliten la
sistematización de los registro y que a su vez sean menos inoportuno. Lo
más esencial es que la cooperativa maneje un formato para cada proceso u
operación, (entrada, proceso, salida) es decir, donde se plasmen las piezas
que se adquieren, otro formato donde se realice un proceso de inventario
constantemente y por último un formato donde se registren las salidas de
piezas o repuesto especificando claramente para la unidad que se utilizo.
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Finalmente queremos mencionar que estas problemáticas afectan
directamente a la cooperativa, puesto que no llevan a cabo un proceso de
control apropiado para la realización de sus compras y sobre su inventario.
Como grupo investigador nos parece una problemática significativa puesto
que hoy en día cientos de personas dependen de unas unidades de
transporte público, en donde nos incluimos. Por tal motivo debemos brindar
una solución que sea efectiva para los asociados de la cooperativa, con la
finalidad de que ellos puedan optimizar sus operaciones internas y así poder
prestar su servicio a las personas que lo requieran.
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivo General:
Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de compra y control de
inventario de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en La
Victoria Estado Aragua.
1.3.2 Objetivos Específicos:
1. Diagnosticar la situación actual del proceso de compra y control de
inventario en la cooperativa de transporte Los Rápidos.
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2. Determinar las necesidades para optimizar el proceso de compra y
control de inventario en la Cooperativa de transporte Los Rápidos.
3. Diseñar y establecer formatos para registrar los repuestos existentes
en la Cooperativa de transporte Los Rápidos, permitiendo así conocer
cuales repuestos se deben reponer en el próximo proceso de compra.
4. Elaborar y ejecutar un presupuesto de efectivo que permita abastecer
la compra de repuestos en el periodo de un mes, evitando la escasez
de los mismos.
5. Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de compra y control
de inventario de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en
La Victoria Estado Aragua.
1.3.3 Justificación
En estos momentos, en nuestro país se hace altamente necesario
invertir todo el proceso educativo que hasta ahora se estaba ejecutando, ya
que se desligaba totalmente del tema social, lo cual es negativo porque esto
es de vital importancia para nosotros debido a nuestra posición como
ciudadanos y más aún como futuros profesionales que nos estamos
desenvolviendo o desenvolveremos en el campo laboral, en donde debemos
tomar como prioridad este tema, buscando siempre y permanentemente el
bien común, impulsados continuamente por trabajar de forma paralela con
las comunidades o bien dicho la sociedad, de ahora en adelante no se da
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cabida o no será posible seguir manteniendo esa brecha con las poblaciones
porque en definitiva no permite el progreso.
Ahora bien, nos basamos bajo un nuevo modelo educativo que se
diferencia por su humanismo, que se plantea a través del nuevo sistema
económico que como ya sabemos es el socialismo. Por ende es necesario
implementar una serie de valores con la finalidad de que el ciudadano de hoy
en día tenga otra visión del mundo y su alrededor.
Cabe destacar que el socialismo tiene como finalidad el
compañerismo, la hermandad, la igualdad de oportunidades, la equidad,
entre otros aspectos. Por tal motivo busca la conformación de organizaciones
sociales como por ejemplo cooperativas, consejos comunales, misiones,
entre muchas más. En nuestro caso basaremos el proyecto socio integrador
en una cooperativa que se especializa en el transporte público terrestre
denominada Los Rápidos. Esta a su vez tiene como objetivo ser una
organización social que ofrezca un servicio de transporte eficaz y eficiente,
trasladando a los pasajeros que se desplazan cotidianamente a la capital de
nuestro país.
Sobre la base de las consideraciones anteriores vimos la necesidad
de prestar nuestra ayuda a dicha cooperativa, puesto que su actividad se
basa en el traslado de personas y actualmente existe un gran número de
ciudadanos que utilizan este medio para ir a sus trabajos, hogares, escuelas,
universidades e infinidad de sitios. Se desconoce a ciencia cierta la cantidad
de personas que se benefician de esto, pero si se puede realizar una
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aproximación y es por eso que expresamos que más de un 60% de la
población Venezolana usa el autobús como el principal medio de transporte.
La mencionada cooperativa presenta una problemática administrativa,
lo que en efecto puede presentar una desventaja para el servicio que presta,
es por ello que la realización del presente proyecto es trascendental puesto
que mediante su ejecución se resolverán los enigmas existentes,
fortaleciendo las debilidades, lo que le va a permitir a los involucrados
obtener como beneficios el mejor manejo de sus procesos administrativos,
para el desempeño eficaz de la actividad que realiza, teniendo efectos
favorables para esta entidad, debido a la innovación del sistema
administrativo que en este caso es relacionado con las compra y control de
inventario, esto a su vez es muy conveniente debido a que nos permite
fortalecer mas nuestros conocimientos como futuros Licenciados
Administrativos y como se mencionó anteriormente también como nuevos
ciudadanos.
Para ser más precisos se dotará a la cooperativa de un sistema
adecuado que le permita asignar los recursos en función de las necesidades
y objetivos fijados en un tiempo determinado, mejorando la gestión de las
compras y la toma en práctica de la elaboración de un presupuesto mensual,
también se fijarán puntos para solventar el manejo irracional de los recursos
por medio de la especialización de un individuo para el control efectivo de un
inventario para evitar la escasez de los mismos. Todo esto tendrá un
resultado positivo en el entorno de esta organización, ya que si la
cooperativa mejora estos puntos internos importantes prestará un buen
servicio, lo que posibilitara mantener los usuarios actuales y potenciales,
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debido a su notable avance, manteniendo disponibles todas las unidades y
así mismo se disminuirá los accidentes de tránsito porque las unidades
estarán en óptimas condiciones.
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1.4 Plan de Acción (Tabla 7)
Proyecto y propósito: Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de compra y control de inventario de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en La Victoria Estado Aragua.
Lugar o Espacio social: Cooperativa de transporte Los Rápidos. Periodo: 2012-II
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Diagnosticar la
situación actual
del proceso de
compra y
control de
inventario en la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos.
1). Integrarse con los
miembros de la
cooperativa
2). Visitar
frecuentemente a la
cooperativa para así
poder realizar entrevistas
a los asociados y
observar sus actividades,
con la finalidad de
recopilar información.
3). Elaborar una matriz
de impacto para conocer
las problemáticas de
mayor relevancia.
4). Por último realizar la
matriz DOFA para
conocer un poco más las
problemáticas que se
presentan en la
cooperativa.
1). Cuadernos
2.) Lápices
3). Grabadoras
4). Computador
5). Hojas
6). Autobús
7). Teléfono
Los asociados
de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
especialmente
el presidente de
la misma.
El colectivo de
estudiantes.
1). Establecer
reuniones con
los miembros de
la cooperativa.
2). Asistir a las
asambleas que
realicen.
Desde:
16-02-2012
Hasta:
02-04-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Integrarse con los
miembros de la
cooperativa, para
ser aceptados
dentro de su
organización y así
poder realizar
nuestro proyecto
socio integrador.
Conocer un poco
sobre las
problemáticas que
afectan a la
cooperativa y
saber si es
factible o no el
proyecto a
realizar.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 40 ~
Plan de Acción. (Tabla 8)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Determinar las
necesidades
para optimizar
el proceso de
compra y
control de
inventario en la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos.
1). Integrarse con los
miembros de la
cooperativa, con el fin de
observar y convivir las
actividades del día a día.
2). Conocer cuáles son
las debilidades que
presentan en el proceso
de compra y control de
inventario a través de la
matriz DOFA.
3). Realizar entrevistas a
los asociados de la
cooperativa.
1). Cuadernos
2.) Lápices
3). Grabadoras
4). Computador
5). Hojas
6). Autobús
7). Teléfono
Los asociados
de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
especialmente
el presidente de
la misma.
El colectivo de
estudiantes.
1). Asistir a las
instalaciones de
la cooperativa.
2). Convocar a
los asociados
para realizar las
entrevistas.
Desde:
16-02-2012
Hasta:
02-04-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Obtener la
información
necesaria para
abordar la
formulación del
problema y
conocer así los
inconvenientes
más resaltantes
que afectan a la
cooperativa, con
la finalidad de
plantearse unos
posibles objetivos,
que
posteriormente
serán ejecutados
para dar
respuesta a las
problemática
existentes.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 41 ~
Plan de Acción. (Tabla 9)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Diseñar y
establecer
formatos para
registrar los
repuestos
existentes en la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
permitiendo así
conocer cuales
repuestos se
deben reponer
en el próximo
proceso de
compra.
1). Requerir ayuda de
profesores o
profesionales en el área,
con la finalidad de
conocer cuales serian los
formatos más apropiados
para la cooperativa.
2). Investigar toda la
información que sea
necesaria sobre los
formatos, es decir, para
qué sirven, cómo se
utilizan, que beneficios
generan, entre otros.
3). Por último elaborar
los formatos y a su vez
un instructivo que
especifique claramente la
función de cada uno y
como se deben llenar
dichos formatos.
1). Libros
2). Computador
3). Hojas
4). Profesores y
profesionales
5).Instructivo
encuadernado
Los Asociados
de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos, junto al
colectivo de
estudiantes y los
profesores o
profesionales
que impartan
sus
conocimientos.
1). Implementar
talleres para dar
a conocer los
formatos y a su
vez aplicarlos
utilizando las
actividades de la
cooperativa, es
decir, realizar
junto a los
asociados un
proceso de toma
física sobre sus
inventarios.
Desde:
02-07-2012
Hasta:
10-08-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Dar respuesta a la
problemática
existente en la
cooperativa. De
igual modo tener
asesoría de los
profesores en esa
área con la
finalidad de
diseñar formatos
que sean de uso
fácil y que le
permitan
simplificar el
proceso de toma
física.
Los miembros de
la cooperativa se
sientan motivados
y agradecidos al
utilizar dichos
formatos
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 42 ~
Plan de Acción. (Tabla 10)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Elaborar y
ejecutar un
presupuesto de
efectivo que
permita
abastecer la
compra de
repuestos en el
periodo de un
mes, evitando
la escasez de
los mismos.
1). Diagnosticar los
convenios que tienen los
asociados de la
cooperativa con sus
proveedores, con la
finalidad de conocer los
plazos de créditos si son
a 15, 30, 45 o más días
y las compras que se
realizan al contado.
2). Solicitar a diferentes
proveedores cotizaciones
sobre los repuestos,
piezas o herramientas
que utiliza la cooperativa.
3). Analizar las
cotizaciones para así
elegir el proveedor que
se le hará el pedido,
tomando en cuenta el
costo, la disponibilidad, el
plazo de días acreditados
y los descuentos por
pronto pago.
1). Teléfono
2). Computador
3). Vehículo
5). Proveedores
Los asociados
de la
cooperativa,
junto a los
proveedores y el
colectivo de
estudiantes.
1). Establecer
cuáles son los
repuestos de
mayor
movilidad, con el
objetivo de
mantener
siempre un
mínimo y
máximo en
stock.
2). Buscar
nuevos
convenios con
diferentes
proveedores,
con el fin de
obtener mejores
descuentos y a
su vez mejores
condiciones de
crédito.
Desde:
11-06-2012
Hasta:
11-07-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Dar respuesta a
esta problemática
dentro de la
cooperativa, es
decir, que los
asociados puedan
elaborar un
presupuesto que
abarque todas las
compras que se
realicen en
periodos
mensuales con la
finalidad de que la
cooperativa no
imposibilite la
adquisición de
algún repuesto o
herramienta de
trabajo.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 43 ~
Plan de Acción. (Tabla 11)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Innovar el
sistema
administrativo
sobre el
proceso de
compra y
control de
inventario de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
ubicada en La
Victoria Estado
Aragua.
1) Diagnosticar la
situación actual del
proceso de compra y
control de inventario en
la cooperativa de
transporte Los Rápidos.
2) Determinar las
necesidades para
optimizar el proceso de
compra y control de
inventario en la
cooperativa de transporte
Los Rápidos.
1). Libros.
2). Computador.
3). Profesores y
profesionales.
4).Instructivo
encuadernado.
Asociados de la
cooperativa,
profesores y
colectivo de
estudiantes.
Supervisar los
efectos que se
puedan producir
a partir de la
implantación de
estas
estrategias, para
hacer los
ajustes
necesarios que
beneficien a la
cooperativa.
Controlar que
los objetivos que
han sido
planificados se
lleven a cabo de
la manera
prevista.
Desde:
10-09-2012
Hasta:
10-10-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Mejorar la
situación actual
que presenta la
Cooperativa, en
los puntos que el
colectivo de
estudiantes se va
a enfocar, como lo
son el proceso de
compra y control
de inventario, esta
meta se estaría
alcanzando con el
cumplimiento de
los objetivos
anteriores.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 44 ~
SECCION II
MARCO TEORICO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes de la Investigación
Según Martínez M. (2005) sostiene que la finalidad del antecedente
radica en “exponer lo que se ha hecho hasta el momento para esclarecer
el fenómeno objeto de la investigación” (p. 6). Así pues, los antecedentes,
son todos aquellos trabajos de grado que ya fueron realizados
anteriormente y que de alguna manera se relacionan con el objeto de
estudio presente en la investigación que se está realizando. Donde el
mismo suministre información importante o relacionada con la nuestra y
sirva para dar evidencia de elementos claves como motivos, problemas y
metodología utilizada, en estudios similares que pueden ser útiles para
desarrollar la investigación. Ante este basamento, se plantean a
continuación las investigaciones previas que sirven como marco
referencial al presente estudio.
Montesinos Helimar. (2008). PROPUESTA DE DESARROLLO DE
LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLE PARA LA
EMPRESA TRANSPORTE TAÑES, C.A. Titulo a obtener T.S.U.
especialidad de administración, mención costos, presentado en el Instituto
Universitario Experimental de Tecnología de La Victoria. El presente
trabajo de grado tiene como propósito establecer una propuesta para
desarrollar los procesos administrativos y así optimizar las operaciones
del transporte Tañes, C.A. Dicho trabajo utilizo como metodología, la
~ 45 ~
investigación de campo y teoría de carácter descriptivo con sustento en
una revisión bibliográfica y documentada como instrumento de
recolección de datos.
El motivo por el cual nos sirvió de antecedentes, fue que al igual
que nuestro proyecto, está dirigido hacia los procesos administrativos,
específicamente sobre la planificación y el control que se aplica en la
cooperativa de transporte Los Rápidos, dicho trabajo de grado nos
permitió obtener información acerca de algunos formatos que son de vital
importancia para nuestra investigación tales como; requisición de compra,
nota de entrega y nota de salida. Los formatos mencionados
anteriormente dan una respuesta o posible solución a la problemática que
se presentaba en dicha organización, semejándose a la nuestra y es por
eso que se justifica el presente trabajo como un antecedente para nuestra
investigación.
Pichardo Suzette y Morales Yulimar (2008). PROPUESTA DE UN
SISTEMA DE GESTION PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO DE
REPUESTOS Y SUMINISTROS PARA LAS MAQUINARIAS DE LA
EMPRESA CEBRA, S.A. UBICADA EN LA ZONA INDUSTRIAL DE
CAGUA, ESTADO ARAGUA. Titulo a obtener T.S.U. especialidad
administración, mención costos, presentado en el Instituto Universitario
Experimental de Tecnología de La Victoria. El presente trabajo de grado
destaca un sistema de distribución sobre el departamento de almacén,
otorgándole la simplificación al manejo de los inventarios. Dicha
investigación utilizó como instrumento de recolección de datos la
observación directa y la entrevista cerrada.
~ 46 ~
En la presente investigación los autores concluyen que el
departamento de almacén no venia ejecutándose de manera eficaz ni
eficiente, por lo cual proponen el diseño de un sistema para la distribución
de sus repuestos para las diversas maquinarias.
Los resultados obtenidos por los investigadores fue la necesidad de
diseñar un sistema de control sobre los inventarios de dicha empresa y
por ende presentaron como producto un sistema comprendido en cuatro
pasos; reorganización del almacén, implementación de normas, diseño de
formatos y definición de necesidades del personal y equipos del almacén.
La investigación mencionada anteriormente nos sirvió de base para
poder establecer los objetivos que serán fundamentales para nuestra
investigación, puesto que la cooperativa de transporte Los Rápidos,
presenta la misma problemática que la empresa la Cebra, es por ello que
consideramos la necesidad de tomar en cuenta la propuesta de dicho
trabajo.
La vinculación del presente antecedente con nuestro proyecto se
basa en la necesidad de implementar una serie de normas dentro de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, donde en primer lugar se
establezca una persona que se haga cargo específicamente del almacén,
dando a conocer los repuestos o piezas existentes, así como también los
faltantes y sobre todo mantener constantemente un registro de entrada y
salida de los repuestos que se manejan en el almacén o depósito. Para
poder realizar dichos registros es necesario la elaboración de formatos, ya
sean electrónicos o manuales con la finalidad de poder establecer un
~ 47 ~
mayor control sobre el stock de piezas o repuestos que se manipulan en
la cooperativa.
Por otra parte, es fundamental establecer o implementar una serie
de normas dentro del almacén, es por ello que como colectivo de
estudiantes consideramos entre las más destacadas, notificar los
repuestos o piezas faltantes, identificar dichas piezas o repuestos para así
poder facilitar su búsqueda, también es necesario mantener en orden las
piezas dentro del almacén, de igual modo la más importante seria
apuntar inmediatamente el repuesto o pieza que sale del almacén,
especificando claramente para qué unidad fue utilizado para así lograr
tener un mejor control sobre el inventario; estas serian unas posibles
normas que optimizaría el control del inventario dando una posible
solución a las problemáticas de la cooperativa de transporte Los Rápidos.
Guzmán Arlis y Rivas Helenis (2008). PROPUESTA SOBRE UN
SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA LAS COMPRAS A
CONSIGNACION DE REPUESTOS Y SUMINISTROS EN EL ÁREA DE
ALMACÉN Y DISTRIBUCION DE LA EMPRESA GENERAL MILLS DE
VENEZUELA UBICADA EN CAGUA, ESTADO ARAGUA. Titulo a
Esta información en la observación y la entrevista la denominamos texto,
se vació en un formato, tal cual como fue escrita la misma asignándole un
numero consecutivo de líneas denominados número de líneas y se
extrajeron notas con los puntos más importantes de la investigación, es
decir, enunciados textuales de los informantes claves, la cual
denominamos notas; estas palabras o frases claves que dieron sentido a
la investigación, se reseñaron con los números de líneas que le fueron
asignados en la transcripción del texto.
A efectos de esta investigación se le realizó el proceso de
categorización a los instrumentos, comenzando por la observación
participante mostrada a continuación.
~ 89 ~
Categorización de la Observación (Tabla 12)
Observación 1
Observador: Vanessa Casuso
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos.
Hora: 9:15 AM
Fecha: 30-05-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Estructura organizacional
16 a 18
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Inicio de la Observación: En la mañana de hoy
como integrante del grupo IAP, me dirigí hacia
las instalaciones de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, con la finalidad de poder realizar mi
observación y así poder recabar información para
nuestra investigación. Como siempre los
integrantes de la cooperativa me recibieron de
buena manera dándome los buenos días, así
como también preguntándome en que podían
ayudarme. Les informe que asistí con la intención
de poder observar sus actividades y tomar nota
de algunos aspectos que serian de vital
importancia para nuestra investigación colectiva,
la cual accedieron con total amabilidad.
Estructura de la cooperativa: vale destacar que
ese día cada uno de los asociados tenía
cada uno de los asociados tenía una actividad distinta y todos trabajan entre sí para así poder cumplir con sus actividades (16 a 18)
~ 90 ~
Infraestructura
19 a 26
Falta de organización
28 a 33
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
una actividad distinta y todos trabajan entre sí
para así poder cumplir con sus actividades. De
igual modo se observa claramente que la
cooperativa cuenta con unas buenas
instalaciones, sin embargo el espacio se ha
hecho un poco pequeño y por ende los
asociados tienen un proyecto de ampliación para
tener mejores espacios que faciliten sus
actividades de mantenimiento, almacén, lavado,
entre otros. Una problemática que presenta la
cooperativa en cuanto a sus instalaciones es que
posee actualmente dos depósitos o almacenes
donde guardan sus repuestos, pero ninguno de
ellos está identificado, lo que trae como
consecuencia que desconozcan en cuál de los
dos está almacenado cualquier repuesto o
herramienta.
Solicitud de repuesto: luego durante mi
observación me acerqué hasta un depósito o
almacén, donde se encontraba allí el coordinador
de la cooperativa realizando sus actividades
cotidianas tales como, despachar alguna pieza,
limpiar un poco el almacén entre otras. Sin
embargo el coordinador de la cooperativa
presentaba inconvenientes puesto que era fin de
mes y necesitaba realizar una toma física a sus
inventarios para conocer las piezas faltantes.
la cooperativa cuenta con unas buenas instalaciones, sin embargo el espacio se ha hecho un poco pequeño y por ende los asociados tienen un proyecto de ampliación para tener mejores espacios que faciliten sus actividades de mantenimiento, almacén, lavado, entre otros (19 a 26) posee actualmente dos depósitos o almacenes donde guardan sus repuestos, pero ninguno de ellos está identificado, lo que trae como consecuencia que desconozcan en cuál de los dos está almacenado cualquier repuesto o herramienta (28 a 33)
~ 91 ~
Ausencia de formatos administrativos
49 a 51 54 a 56
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
Los inconvenientes que se presentaron durante
ese momento fue que entraban los mecánicos a
solicitar algún repuesto y el coordinador dejaba
de hacer su toma física para buscar la pieza
solicitada y en efecto perdía la secuencia de lo
que estaba haciendo, ya que no anotaba la pieza
que le solicitaron debido a que no posee ningún
formato y para ese momento tenía su block
ocupado realizando el proceso de inventario. Al
darme cuenta de la falta que cometió lo
interrumpí y le comente que no había anotado
dos piezas que habían salido del almacén y que
posteriormente le iban a faltar
Entrada y salida de repuesto: momentos más
tarde me acerqué hacia el segundo almacén,
donde estaba el presidente de la cooperativa
recibiendo unos repuestos que habían llegado
justamente en ese momento, observé como
bajaron las piezas y el momento en que el
presidente firmo la factura quedándose con la
copia, lo que quería decir que era una compra a
crédito. Posteriormente el presidente de la
cooperativa informó al coordinador que había
llegado esa mercancía y debía almacenarla, el
coordinador obviamente no había terminado de
realizar su toma física, por lo que guardó la
mercancía sin comprobar las cantidades y el
no anotaba la pieza que le solicitaron debido a que no posee ningún formato (49 a 51) le comente que no había anotado dos piezas que habían salido del almacén y que posteriormente le iban a faltar (54 a 56)
~ 92 ~
Falta de planificación
75 a 76
Ausencia de formatos administrativos
77 a 79
Toma física
81 a 85 88 a 92
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
estado de la misma. Luego despachó un
repuesto que había llegado justamente en ese
momento y observé claramente que sacó un taco
de hojas anotó la pieza y la volvió a guardar en
su bolsillo de la camisa, Esto se debe a que no
se establecen una serie de procedimientos, así
como tampoco manejan ningún formato que
permita tener un mejor control sobre la entrada y
salida de repuestos.
Toma física: como ya mencioné anteriormente
justamente ese día era fin de mes y el
coordinador estaba realizando una toma física
para saber que se necesitaba reponer,
apuntando en un block las piezas faltantes y las
de poca cantidades; un ejemplo que observé fue:
correa alternador (quedan 2), rodamiento del
alternador (no hay), carbones para alternador
m150 (queda 1), entre otros. Obviamente esto
lleva mucho tiempo, lo más apropiado seria un
formato donde estén todos los repuestos ya
escritos ordenadamente según su uso y se
marque únicamente las cantidades existentes.
Esto se debe a que no se establecen una serie de procedimientos (75 a 76) tampoco manejan ningún formato que permita tener un mejor control sobre la entrada y salida de repuestos (77 a 79) el coordinador estaba realizando una toma física para saber que se necesitaba reponer, apuntando en un block las piezas faltantes y las de poca cantidades (81 a 85) Obviamente esto lleva mucho tiempo, lo más apropiado seria un formato donde estén todos los repuestos ya escritos ordenadamente según su uso y se marque únicamente las cantidades existentes (88 a 92)
~ 93 ~
Categorización de la Observación (Tabla 13)
Observación 2
Observador: Yovana Arias
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos.
Hora: 10:00 AM
Fecha: 01-06-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Estructura organizacional
100 a 101 105 a 107
Infraestructura 111
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
Inicio de la Observación: En el día de hoy me
dirigí hasta las instalaciones de la cooperativa
de transporte Los Rápidos, con la finalidad de
observar sus actividades cotidianas y así poder
recabar información para nuestro proyecto socio
integrador.
Estructura de la cooperativa: en el momento
que llegué a la cooperativa estaba el presidente,
la administradora y el tesorero en la oficina
hablando sobre algunos inconvenientes que se
presentaron el día anterior en el terminal de
pasajeros José Félix Ribas de La Victoria, hay
que mencionar que los asociados participaron
libremente dando su opinión y al finalizar
llegaron a una solución. Por otra parte observé
que su oficina está en buenas condiciones pero
el presidente, la administradora y el tesorero (100 a 101) participaron libremente dando su opinión y al finalizar llegaron a una solución (105 a 107) su oficina está en buenas condiciones (111)
~ 94 ~
Falta de organización
109 a 113
Falta de organización
122 a 125
Ausencia de formatos administrativos
133 a 135
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
sin embargo es necesario organizar y clasificar
los documentos de la cooperativa en
archivadores, acordeones, entre otros; puesto
que se traspapelan a menudo sus documentos
de trabajo, ya sean facturas, comunicados, etc.
Solicitud de repuesto: posteriormente me
acerqué hasta un almacén que se encontraba
abierto, estaba allí un mecánico buscando una
pieza (tubo de gasoil) para una unidad que
estaba de mantenimiento en ese momento. El
mecánico se tardó varios minutos buscando la
pieza, debido a que en primer lugar el
coordinador no estaba para ese momento y en
segundo lugar las piezas no estaban
identificadas habiendo además otras muy
similares lo que traía visible confusión para el
mecánico. Finalmente con la muestra pudo
comprobar cuál era la pieza correcta y se
marchó del almacén.
Entrada y salida de repuesto: como ya
mencioné anteriormente un mecánico de la
cooperativa se dirigió hasta el almacén para
buscar una pieza, luego de haberla conseguido
se marchó del mismo sin apuntar la salida de
dicho repuesto, quejándose de que allí no había
nada en donde anotar (ya sea un formato, block
o cuaderno) lo que sacaban del almacén. Este a
es necesario organizar y clasificar los documentos de la cooperativa en archivadores, acordeones, entre otros; puesto que se traspapelan a menudo sus documentos de trabajo (109 a 113) las piezas no estaban identificadas habiendo además otras muy similares lo que traía visible confusión para el mecánico (122 a 125) allí no había nada en donde anotar (ya sea un formato, block o cuaderno) lo que sacaban del almacén (133 a 135)
~ 95 ~
Toma física
142 a 145 147 a 148
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
su vez le envió un mensaje de texto a la
administradora de la cooperativa informándole
que había sacado del almacén un tubo de gasoil
para la unidad número 3.
Toma física: finalmente tuve la oportunidad de
observar como realizaban el proceso de toma
física, ya que para ese momento se encontraba
el tesorero verificando las cantidades que
habían en stock con las marcadas por la
administración de la cooperativa. Vale destacar
que se presentaron muchos inconvenientes
puesto que faltaron varias piezas y de igual
modo sobraron unas pocas.
ese momento se encontraba el tesorero verificando las cantidades que habían en stock con las marcadas por la administración (142 a 145) faltaron varias piezas y de igual modo sobraron unas pocas. (147 a 148)
~ 96 ~
Categorización de la Observación (Tabla 14)
Observación 3
Observador: María Romero
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos.
Hora: 3:30 PM
Fecha: 12-06-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Estructura organizacional
157 a 159
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
Inicio de la Observación: en esta hora de la
tarde llegué a las instalaciones de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, donde
los asociados me recibieron con total amabilidad
y se pusieron a la orden para lo que necesitara.
Por lo cual saqué mis instrumentos de trabajo y
comencé a observar.
Estructura de la cooperativa: durante ese
momento se encontraban los asociados de la
cooperativa en una asamblea, discutiendo sobre
el aumento del pasaje, pude observar que cada
unos de los integrantes participó libremente y
planificaron una segunda asamblea con los
entes privados como Ron Santa Teresa y
Lomas de Níquel. Solicitud de repuesto:
continuando con mí observación me dirigí hacia
el almacén principal donde guardan la mayoría
de sus repuestos o piezas. Para ese momento
se encontraban los asociados de la cooperativa en una asamblea, discutiendo sobre el aumento del pasaje (157 a 159)
~ 97 ~
Falta de organización
167 a 171 173 a 180
Falta de planificación
189 a 190 191 a 195
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
se encontraba el coordinador de la cooperativa
buscando un repuesto que había sido solicitado
por el mecánico la cual no aparecía, es decir, el
repuesto solicitado no estaba en los estantes
del almacén, sin embargo, el coordinador
estaba seguro de haber visto en días anteriores
esa pieza. Minutos más tardes llegó el
presidente de la cooperativa y al enterarse del
inconveniente le dijo al coordinador que esa
pieza se había devuelto porque estaba
defectuosa, fue allí donde el coordinador se
acordó de lo sucedido hace dos días atrás, pero
no se había registrado nada por eso se
desconocía el motivo de su falta. Entrada y
salida de repuesto: minutos más tarde de mi
presencia en la cooperativa, llegó una
mercancía de valencia, específicamente eran 50
filtros de aire, 48 filtros de aceite, 96 filtros de
gasoil (debido a que utilizan dos por cada
cambio) y por último 3 tambores de aceite Shell
Helix, todo esto para las unidades Encava de la
cooperativa. Luego de haber bajado la
mercancía el coordinador y el tesorero
guardaron los repuestos en el almacén, donde
se observó claramente que se almacenaron de
manera brusca sin clasificarlos en estantes
diferentes o de manera más organizada debido
se encontraba el coordinador de la cooperativa buscando un repuesto que había sido solicitado por el mecánico la cual no aparecía, es decir, el repuesto solicitado no estaba en los estantes del almacén (167 a 171) Minutos más tardes llegó el presidente de la cooperativa y al enterarse del inconveniente le dijo al coordinador que esa pieza se había devuelto porque estaba defectuosa, fue allí donde el coordinador se acordó de lo sucedido hace dos días atrás, pero no se había registrado nada por eso se desconocía el motivo de su falta. (173 a 180) coordinador y el tesorero guardaron los repuestos en el almacén (189 a 190)
~ 98 ~
Toma física
203 a 207 207 a 208 209 a 210
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
a que no poseen un procedimiento para realizar
dicho labor, finalmente el coordinador llevó la
copia de la factura a la administradora para que
la archivara y a su vez anotara las piezas que
habían llegado.
Toma física: finalmente no tuve la oportunidad
de poder observar cómo se realizaba el proceso
de toma física, debido a que este proceso se
elabora los últimos de cada mes, pero sin
embargo tuve la oportunidad de observar los
apuntes sobre las tomas físicas de meses
anteriores y me di cuenta sobre la cantidad de
inconvenientes que se presentaban con muchos
productos. Por ejemplo si sobraba alguna pieza
se le colocaba el signo + y el número que
sobraba de esa pieza (+) y por lo contrario si
faltaban se colocaba con los signos <> y de
igual modo el número faltante, (<3>). El tesorero
de la cooperativa es el encargado de comprobar
las cantidades reales con lo apuntado y realizar
los ajustes que sean necesarios.
de manera brusca sin clasificarlos en estantes diferentes o de manera más organizada debido a que no poseen un procedimiento para realizar dicho labor, (191 a 195) tuve la oportunidad de observar los apuntes sobre las tomas físicas de meses anteriores y me di cuenta sobre la cantidad de inconvenientes que se presentaban con muchos productos (203 a 207) si sobraba alguna pieza se le colocaba el signo + (207 a 208) si faltaban se colocaba con los signos <> (209 a 210)
~ 99 ~
Categorización de la Entrevista (Tabla 15)
Entrevista 1
Entrevistador: Antonio Navarro
Entrevistado: Informante Clave N.1 (PRESIDENTE DE LA COOPERATIVA)
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos
Hora: 8:30 AM
Fecha: 23-05-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Entrevistador: muy buenos días señor
presidente, ¿Cómo amanece?
Informante: con los buenos días amigo mío
muy bien, ¿Y usted?
E: chévere señor presidente, como sabrá mi
visita se debe a la entrevista que teníamos
pautada para el día de hoy.
I: no se preocupe amigo, yo recuerdo lo
pautado para hoy, usted me dice cuando
comenzamos, estoy a su completa disposición
como ya verá.
E: buenos comencemos ya, voy a utilizar esta
grabadora para luego procesar la información
que no logre apuntar y como soporte de la
misma para el final del proyecto.
I: tranquilo, no tengo ningún problema
~ 100 ~
Falta de planificación
21 a 22 24 a 26
Presupuesto del efectivo
32 a 36 37 a 39
Proceso de compras
42 a 44
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
E: ¿Dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, existen algunas normas o
procedimientos que establezca como se debe
llevar a cabo el proceso de compra?
I: la verdad es que no, debido a que siempre
hemos trabajado en el día a día, es decir, si hace
falta comprar algún repuesto se le pide al
coordinador que lo haga y ya, no hemos
implementado un procedimiento debido a la mala
planificación que presentamos.
E: ¿Qué consideraciones se toman en cuenta
para elaborar un presupuesto sobre las
compras?
I: bueno como presidente de la cooperativa me
hago cargo de esta actividad, por eso tomamos
en cuenta primero que nada la disponibilidad de
efectivo que tengamos, segundo las deudas a
corto plazo que tengamos con los proveedores
fijos y por último los repuestos que son de mayor
urgencia. El problema está en que lo hacemos de
forma manual y no sabemos cómo realizar un
presupuesto que nos dé una información más
precisa o real.
E: ¿Cómo asociado de la cooperativa solicitan
cotizaciones a diferentes proveedores?
I: en realidad muy poco, debido a que casi
siempre tenemos la urgencia de adquirir un
la verdad es que no, debido a que siempre hemos trabajado en el día a día (21 a 22) no hemos implementado un
procedimiento debido a la
mala planificación que
presentamos. (24 a 26)
primero que nada la disponibilidad de efectivo que tengamos, segundo las deudas a corto plazo que tengamos con los proveedores fijos y por último los repuestos que son de mayor urgencia (32 a 36) no sabemos cómo realizar un
presupuesto que nos dé una
información más precisa o
real. (37 a 39)
~ 101 ~
Descontrol administrativo
53 a 54 62 a 68
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
repuesto y por eso no disponemos del tiempo
suficiente para estar solicitando cotizaciones, ya
que es un proceso que requiere de tiempo y
también nuestros proveedores son de ciudades
lejanas, entonces por eso muy pocas veces
solicitamos cotizaciones.
E: ¿Existe en la cooperativa la utilización o el
manejo de una caja chica para realizar las
compras en un periodo determinado?
I: si, actualmente mantenemos el uso de la caja
chica con un fondo de 10.000 Bs mensuales,
por lo general se utilizan estos recursos para
realizar compras básicas como por ejemplo
bombillos, paños, productos de limpieza, entre
otros. Y las piezas que son más costosas son
canceladas a través de cheques, ya que por
motivos de seguridad no disponemos de tanto
efectivo dentro de la cooperativa. Lo que si te
puedo decir es que frecuentemente
presentamos inconvenientes cuando vamos a
cuadrar la caja, puesto que no manejamos un
formato ni registramos la información
electrónicamente lo que ocasiona un poco de
descontrol en los cuadres mensuales, casi
siempre nos sobran o faltan algunos bolívares.
E: ¿Dentro de la cooperativa se aplican los
mínimos y máximos que se deben mantener
en realidad muy poco, debido a que casi siempre tenemos la urgencia de adquirir un repuesto y por eso no disponemos del tiempo suficiente para estar solicitando cotizaciones (42 a 46) si, actualmente mantenemos el uso de la caja chica (53 a 54) frecuentemente presentamos inconvenientes cuando vamos a cuadrar la caja, puesto que no manejamos un formato ni registramos la información electrónicamente lo que ocasiona un poco de descontrol en los cuadres mensuales, casi siempre nos sobran o faltan algunos bolívares (62 a 68)
~ 102 ~
Control de inventario
73 a 75 76 a 78
Falta de organización
93 a 97
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
como stock de repuesto?
I: pues mira la verdad es que sí y no, te explico
porque, Sí debido a que según la movilidad de
cada pieza se piden más o por lo contrario se
piden menos. Sin embargo te digo que No,
puesto que no tenemos como un registro sobre
las piezas que son más utilizadas o las que
tienen mayores riesgo de ser dañadas, es decir,
hace falta comprar filtros de aceite, entonces ya
sabemos que eso es algo que no debe faltar,
sin embargo existen otras piezas la cual no le
prestamos atención pensando que son
insignificantes y resulta que hemos tenido
unidades accidentadas por ese tipo de piezas.
Lo que te quiero decir es que solamente
aplicamos esta herramienta con muy pocas
piezas, yo diría que solamente para filtros,
cauchos, correas, entre otros.
E: Después de haber realizado el proceso de
compra, ¿Cómo se clasifican los repuestos
adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
I: bueno como ya te dije anteriormente no
tenemos un procedimiento para realizar las
cosas, sino que lo hacemos de manera propia,
es decir, según sea la persona que la recibe
realiza un procedimiento diferente, en lo
según la movilidad de cada pieza se piden más o por lo contrario se piden menos (73 a 75) no tenemos como un registro sobre las piezas que son más utilizadas o las que tienen mayores riesgo de ser dañadas (76 a 78) no tenemos un procedimiento para realizar las cosas, sino que lo hacemos de manera propia, es decir, según sea la persona que la recibe realiza un procedimiento diferente (93 a 97)
~ 103 ~
Desconocimiento sobre documentos de negocios
107 a 108 109 a 111
Toma física
122 a 126
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
personal verifico primero que nada las
cantidades y piezas que llegaron para luego
firmar o hacer el pago de la factura y que la
administradora se encargue de anotar las
piezas que llegaron con la fecha y el proveedor
que lo trajo.
E: ¿Por qué como integrante de la
cooperativa no manejan los formatos de
requisición y orden de compra?
I: bueno la verdad es que desconocemos un
poco el formato de requisición, ósea sabemos
para que es utilizado o su función, pero no
sabemos cómo elaborarlo electrónicamente y
por eso no lo hemos implementado, de igual
modo la orden de compra si sabemos y en un
tiempo lo implementamos pero como te dije
anteriormente casi siempre las compras se
presentan de emergencia y es por eso que no
hemos podido establecer un proceso con
normas que defina que se debe hacer con los
pasos a seguir.
E: ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma
física para verificar los repuestos o
herramientas existentes?
I: este proceso se realiza una vez al mes, por lo
general es a final de mes, o a principios del
mismo para así conocer cuales piezas hacen
desconocemos un poco el formato de requisición (107 a 108) no sabemos cómo elaborarlo electrónicamente y por eso no lo hemos implementado (109 a 111) se realiza una vez al mes, por lo general es a final de mes, o a principios del mismo para así conocer cuales piezas hacen falta para reponerlas y tratar de no quedarnos sin stock. (122 a 126)
~ 104 ~
Ausencia de formatos administrativos
130 a 131 132 a 133
125
126
127
128
129
130
131
132
133
falta para reponerlas y tratar de no quedarnos
sin stock.
E: ¿Los integrantes de la cooperativa
manejan algún formato que le permita
simplificar la toma física de sus inventarios?
I: no, aquí no hemos podido implementar algún
formato que nos facilite realizar este proceso y
que a su vez nos permita tener un control sobre
nuestros inventarios.
no, aquí no hemos podido implementar algún formato que nos permita tener un control sobre nuestros inventarios. (130 a 133)
~ 105 ~
Categorización de la Entrevista (Tabla 16)
Entrevista 2
Entrevistador: Luis Zamora
Entrevistado: Informante Clave N. 2 (ADMINISTRADORA DE LA COOPERATIVA)
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos
Hora: 9:50 AM
Fecha: 25-05-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
Entrevistador: buenos días, gracias por
concederme una parte de su tiempo para poder
realizar esta entrevista.
Informante: no se preocupe para mí es un
placer poder ayudar en su trabajo de
investigación.
E: como se dará cuenta voy a utilizar este
formato para transcribir su respuesta.
I: tranquilo joven, comenzamos cuando usted lo
desee.
E: ¿Dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, existen algunas normas o
procedimientos que establezca como se
debe llevar a cabo el proceso de compra?
I: no chico, la verdad es que no debido a que
hacemos las cosas según se presenten en el
~ 106 ~
Falta de planificación
150 a 153
Presupuesto del efectivo
161 a 162
Proceso de compras
170 a 173
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
día a día, es decir, depende de la necesidad o
el inconveniente que se nos presente
improvisamos para así solucionar lo más rápido
posible.
E: ¿Qué consideraciones se toman en
cuenta para elaborar un presupuesto sobre
las compras?
I: bueno primero que nada la disponibilidad de
efectivo que tengamos, ya sea en caja chica,
banco, las cuentas por cobrar a fin de mes a los
entes privados, luego analizamos las cuentas
por pagar que tengamos y las necesidades más
urgidas que presente nuestro inventario. Sin
embargo no somos muy expertos haciendo un
presupuesto ya que lo hacemos de forma
manual y en muchas ocasiones nos
equivocamos.
E: ¿Cómo asociado de la cooperativa
solicitan cotizaciones a diferentes
proveedores?
I: hemos pedido pero en pocas ocasiones,
porque la mayoría de veces salimos corriendo a
comprar el repuesto que nos haga falta para
ese momento, y lo único que nos importa es
reparar la unidad y que pueda cumplir con su
depende de la necesidad o el
inconveniente que se nos
presente improvisamos para
así solucionar lo más rápido
posible. (150 a 153)
las necesidades más urgidas
que presente nuestro
inventario (161 a 162)
hemos pedido pero en pocas
ocasiones, porque la mayoría
de veces salimos corriendo a
comprar el repuesto que nos
haga falta para ese momento
(170 a 173)
~ 107 ~
Descontrol administrativo
179 a 181 182 a 185
Control de inventario
189 a 190 192 a 193
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
servicio
E: ¿Existe en la cooperativa la utilización o el
manejo de una caja chica para realizar las
compras en un periodo determinado?
I:si yo soy la encargada de administrar la caja
chica, pero siempre tengo inconvenientes
puesto que no proceso la información en un
computador y después tengo que estar sacando
todas las cuentas con la calculadora, lo que me
quita mucho tiempo y en veces me falta o sobra
dinero.
E: ¿Dentro de la cooperativa se aplican los
mínimos y máximos que se deben mantener
como stock de repuesto?
I: realmente no, debido a que no es algo que
está establecido, sino que depende de cada
pieza por ejemplo, si este mes se utilizaron 10
filtros y lo normal eran 8 bueno se pide en base
a lo que se utilizo en el último mes y así
sucesivamente por cada repuesto o pieza.
E: Después de haber realizado el proceso de
compra, ¿Cómo se clasifican los repuestos
adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
I:la verdad es que no existe un control para eso,
debido a que tenemos unos estantes donde
Almacenar cada pieza, lo más correcto sería
si yo soy la encargada de
administrar la caja chica, pero
siempre tengo inconvenientes
puesto que tengo que estar
sacando todas las cuentas con
la calculadora, lo que me quita
mucho tiempo y en veces me
falta o sobra dinero. (179 a
185)
realmente no, debido a que no es algo que está establecido, sino que (189 a 190) se pide en base a lo que se utilizo en el último mes (192 a 193)
~ 108 ~
Falta de organización
201 a 205 Desconocimiento sobre
documentos de negocios
216 a 218
Toma física
223 a 225 226 a 228
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
ordenarlas según su uso o compatibilidad, pero
por motivos de tiempo y desorganización se
almacena todo junto y en ocasiones se hace
difícil conseguir las piezas, en cuanto a la
entrada yo me encargo de apuntar en un block
aparte las piezas que tenemos y si por ejemplo
tenemos 2 baterías y llegaron 5 simplemente las
voy sumando en el mismo block y es allí donde
voy desglosando de igual modo a medida de
que vayan saliendo.
E: ¿Por qué como integrante de la
cooperativa no manejan los formatos de
requisición y orden de compra?
I: te puedo decir francamente que
desconocemos un poco sobre como poder
realizar estos formatos o mejor dicho como
poder adaptarlo a nuestras actividades, es por
eso que no lo utilizamos.
E: ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma
física para verificar los repuestos o
herramientas existentes?
I: el reconteo físico de nuestros repuestos o
piezas existentes en el almacén se hace
mensualmente, y eso porque es fundamental
comprobar físicamente que es lo que hay y que
no para así poder realizar las compras que sean
necesarias.
lo más correcto sería ordenarlas según su uso o compatibilidad, pero por motivos de tiempo y desorganización se almacena todo junto y en ocasiones se hace difícil conseguir las piezas (201 a 205) desconocemos un poco sobre como poder realizar estos formatos o mejor dicho como poder adaptarlo a nuestras actividades (216 a 218) el reconteo físico de nuestros repuestos o piezas existentes en el almacén se hace mensualmente (223 a 225) comprobar físicamente que es lo que hay y que no para así
~ 109 ~
Ausencia de formatos administrativos
233 a 234
229
230
231
232
233
234
E: ¿Los integrantes de la cooperativa
manejan algún formato que le permita
simplificar la toma física de sus inventarios?
I: no chico, aquí cuando hacemos el reconteo
físico vamos anotando en un block pieza por
pieza y las cantidades que hay.
poder realizar las compras que sean necesarias (226 a 228) vamos anotando en un block pieza por pieza y las cantidades que hay (233 a 234)
~ 110 ~
Categorización de la Entrevista (Tabla 17)
Entrevista 3
Entrevistador: Jesús Borges
Entrevistado: Informante Clave N. 3 (COORDINADOR DE LA COOPERATIVA)
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos
Hora: 9:00 AM
Fecha: 04-06-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Falta de planificación
246 a 247 248 a 250
235
236
237
238
239
240
241
242
243
244
245
246
247
248
249
250
251
Entrevistador: buenos días por la mañana
señor coordinador, como sabrá me dirijo a usted
para poder realizar la entrevista que pautamos
para hoy.
Informante: buen día joven, con mucho gusto
como no, vamos a la oficina para que estemos
más cómodo.
E: ¿Dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, existen algunas normas o
procedimientos que establezca como se
debe llevar a cabo el proceso de compra?
I: lamentablemente no, aquí vivimos con un
corre, corre como ya sabes y pues depende de
la emergencia que tengamos nos queda es salir
corriendo para comprar lo que haga falta.
E: ¿Qué consideraciones se toman en
cuenta para elaborar un presupuesto sobre
lamentablemente no, aquí vivimos con un corre, corre (246 a 247) depende de la emergencia que tengamos nos queda es salir corriendo para comprar lo que haga falta. (248 a 250)
~ 111 ~
Presupuesto del efectivo
253 a 254
Proceso de compras
262 a 263
Descontrol administrativo
271 a 274
252
253
254
255
256
257
258
259
260
261
262
263
264
265
266
267
268
269
270
271
272
273
274
275
276
las compras?
I: principalmente los ingresos que obtenemos, así
como también los egresos y finalmente
analizamos si podemos pagar al contado o es
necesario una acreditación por parte de los
proveedores.
E: ¿Cómo asociado de la cooperativa solicitan
cotizaciones a diferentes proveedores?
I: muy espontáneamente lo hacemos, pero yo que
soy el encargado de hacer las compras te afirmo
que no podemos esperar a que nos coticen si
necesitamos el repuesto de una vez, ahora
cuando se da la ocasión de que no haya apuro si
se solicitan cotizaciones para saber quien lo tiene
más económico.
E: ¿Existe en la cooperativa la utilización o el
manejo de una caja chica para realizar las
compras en un periodo determinado?
I: si, las compras que son básicas se pagan con
el dinero de la caja chica, pero presentamos
inconvenientes en cuanto al registro de los
ingresos o egresos que tengamos, ya que lo
hacemos manualmente y perdemos tiempo.
E: ¿Dentro de la cooperativa se aplican los mínimos y máximos que se deben mantener
principalmente los ingresos que obtenemos, así como también los egresos (253 a 254) no podemos esperar a que nos coticen si necesitamos el repuesto de una vez (262 a 263) presentamos inconvenientes en cuanto al registro de los ingresos o egresos que tengamos, ya que lo hacemos manualmente y perdemos tiempo. (271 a 274)
~ 112 ~
Control de inventario
282 a 284
Falta de organización
292 a 295
Desconocimiento sobre documentos de negocio
299 a 300
277
278
279
280
281
282
283
284
285
286
287
288
289
290
291
292
293
294
295
296
297
298
299
300
301
302
303
como stock de repuestos?
I: no se aplican de manera correcta, puesto que
para poder realizar eso de manera correcta
sería indispensable analizar cada pieza del
inventario para saber que tanto es su movilidad,
aquí solamente pedimos mas si hace falta y si
no pues pedimos menos para no tener tantas
piezas que no se utilizan tanto.
E: Después de haber realizado el proceso de
compra, ¿Cómo se clasifican los repuestos
adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
I: bueno una vez que se compran los repuestos
si son para mantener en stock, se clasifican en
los estantes. Sin embargo se presentan
inconvenientes puesto que no se identifican o
se ordenan malamente y esto ocasiona que no
se encuentre la pieza fácilmente o hasta pueda
confundirse con alguna similar.
E: ¿Por qué como integrante de la
cooperativa no manejan los formatos de
requisición y orden de compra?
I: digamos que por un poco de
desconocimiento, también porque no hemos
tenido el apoyo de personas que nos puedan
ayudar en cuanto a este tema y por ultimo
debido a la mala planificación que se presenta
solamente pedimos mas si hace falta y si no pues pedimos menos para no tener tantas piezas (282 a 284) no se identifican o se ordenan
malamente y esto ocasiona
que no se encuentre la pieza
fácilmente o hasta pueda
confundirse con alguna similar.
(292 a 295)
digamos que por un poco de desconocimiento (299 a 300)
~ 113 ~
Toma física
309 a 313
Ausencia de Formatos administrativos
318 a 319
304
305
306
307
308
309
310
311
312
313
314
315
316
317
318
319
320
321
322
323
actualmente.
E: ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma
física para verificar los repuestos o
herramientas existentes?
I: bueno como ya sabrás yo soy el encargado
de realizar esta labor, actualmente lo hago los
últimos de cada mes cuando mucho los
principios, es fundamental puesto que dé hay
sacamos los repuestos que hagan falta para
luego ir a reponerlos.
E: ¿Los integrantes de la cooperativa
manejan algún formato que le permita
simplificar la toma física de sus inventarios?
I: no, como te dije anteriormente yo me encargo
de realizar este proceso y no manejamos ningún
tipo de formato, todo lo registró manualmente y
para serte franco es bastante fastidioso anotar
pieza por pieza. Sin duda algún nos hace falta
una herramienta que nos permita optimizar este
proceso.
actualmente lo hago los
últimos de cada mes cuando
mucho los principios, es
fundamental puesto que dé
hay sacamos los repuestos
que hagan falta para luego ir a
reponerlos. (309 a 313)
no manejamos ningún tipo de formato, todo lo registró manualmente (318 a 319)
~ 114 ~
Categorización del Diario de Campo (Tabla 18)
Con la finalidad de categorizar nuestros hallazgos recabados en el diario de campo plasmaremos textualmente
los hechos más relevantes que ocurrieron en el transcurso de nuestra investigación. Estas notas son extractos de
encuentros casuales con los asociados de la cooperativa de transporte Los Rápidos, que nos ofrecieron información
clave para nuestra investigación.
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Anotación Nª 1: tomada el día 28-03-2012 en
las instalaciones de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, ese día nos encontrábamos en
dichas instalaciones conversando con los
asociados y su vez recabando información para
nuestro trabajo. Durante nuestra visita en la
cooperativa tuvimos la oportunidad de
presenciar un inconveniente que se presentó en
la misma, ya que había una unidad en
mantenimiento, en donde los mecánicos se
dieron cuenta que era necesario cambiar un
amortiguador trasero debido a que estaba
partido en la base y era un peligro dejarlo así.
Es por ello que el mecánico solicitó al
coordinador que le despachara dicha pieza para
~ 115 ~
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Proceso de compra
17 a 20
Desconocimiento sobre documentos de negocios
22 a 24
Falta de organización
34 a 38 41 a 43
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
reemplazarla, luego de varios minutos en el
almacén el coordinador dijo que no había esa pieza,
por lo cual se dirigió a la administración para
solicitar a la administradora recursos económicos
con la finalidad de adquirir la pieza faltante. De
igual modo vale destacar que para realizar la
compra no se elaboró una orden de compra
autorizando al coordinador adquirir el repuesto
faltante
Anotación Nª 2: tomada en el almacén de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, el día 18-
04-2012 en horas de la mañana. Para ese momento
nos encontrábamos reunido con el coordinador de
la cooperativa, lo mas resaltante que podemos
destacar fue que, justamente llegó una mercancía
sobre unas hojas, guías, resortes, sapos traseros y
delanteros, entre otros, en donde tuvimos la
oportunidad de colaborar con el coordinador en
almacenar dichos repuestos. Cabe destacar que los
repuestos que llegaron no se identificaron, ya sea
con un número de parte o una breve descripción,
así como tampoco se almacenaron correctamente
sino una cosa por aquí y otra por allá. En pocas
el coordinador dijo que no
había esa pieza, por lo cual se
dirigió a la administración para
solicitar a la administradora
recursos económicos con la
finalidad de adquirir la pieza
faltante. (17 a 20)
no se elaboró una orden de
compra autorizando al
coordinador adquirir el
repuesto faltante (22 a 24)
Cabe destacar que los
repuestos que llegaron no se
identificaron, ya sea con un
numero de parte o una breve
descripción, así como
tampoco se almacenaron
~ 116 ~
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Toma física
51 a 56
Ausencia de formatos administrativos
58 a 62
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
palabras se quiere decir que no se organizan
las piezas según su uso o relación que tenga
cada una, lo correcto seria las piezas que sean
delanteras en un lugar y las traseras en otro
para así no confundirlas por ejemplo.
Anotación Nª 3: tomada el 02-05-2012 en el
almacén de la cooperativa de transporte Los
Rápidos. Ese día asistimos con la intención de
colaborar con el coordinador y el tesorero de la
cooperativa, puesto que iban a realizar su toma
física para conocer que repuestos tenían en
existencia o no, para así poder realizar un
nuevo proceso de compra. Minutos más tardes
comenzamos con la toma física de sus
inventarios, donde podemos mencionar que es
un proceso tedioso, puesto que debíamos
anotar pieza por pieza e ir contando físicamente
las cantidades existentes. Esto se debe a que
dentro de la cooperativa no se aplica ningún
formato que permita simplificar este proceso, lo
más idóneo sería un formato donde este escrito
el repuesto y solamente se marquen las
cantidades existentes, esto agilizaría el proceso
de toma física, ya que aprovecharían mas el
correctamente sino una cosa
por aquí y otra por allá (34 a
38) (41 a 43)
Minutos más tardes
comenzamos con la toma
física de sus inventarios,
donde podemos mencionar
que es un proceso tedioso,
puesto que debíamos anotar
pieza por pieza e ir contando
físicamente las cantidades
existentes (51 a 56)
lo más idóneo sería un formato
donde este escrito el repuesto
y solamente se marquen las
cantidades existentes, esto
agilizaría el proceso de toma
física (58 a 62)
~ 117 ~
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Descontrol administrativo
75 a 76 79 a 82
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
tiempo y seria más dinámico el reconteo de sus
repuestos.
Anotación Nª 4: tomada el 16-05-2012 en la
oficina de la cooperativa de transporte Los
Rápidos. Ese día estuvimos reunidos con los
Miembros de la cooperativa, la cual estuvimos
discutiendo sobre las técnicas de recolección de
datos que debíamos realizar. Sin embargo para
ese momento la administradora presentaba
inconvenientes con el cuadre de la caja, debido
a que había utilizado dinero de allí para realizar
algunas compras. El problema que se presenta
es que no utiliza las herramientas tecnológicas
como Excel para registrar de manera global
todos los ingresos o egresos obtenidos y que a
su vez le permita visualizar todo de manera
general. La administradora para poder cuadrar
la caja debía ir revisando factura por factura
apuntando en la calculadora el monto de cada
una y así conocer dichos resultados.
no utiliza las herramientas
tecnológicas como Excel (75 a
76)
para poder cuadrar la caja
debía ir revisando factura por
factura apuntando en la
calculadora el monto de cada
una y así conocer dichos
resultados. (79 a 82)
~ 118 ~
De este primer proceso de categorización emergieron siete
categorías que coinciden con los informantes claves que se seleccionaron
para la aplicación de los instrumentos, desprendidas del análisis realizado
al texto de cada uno de ellos y a las cuales se le dan sentido mediante las
notas crudas.
Falta de planificación: con esta categoría se busca obtener
información sobre los procesos o procedimientos que se llevan a cabo
dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ya sea para realizar
un proceso de compra o cualquier otra actividad que realicen. Esta
categoría se expresa claramente en la nota de la entrevista del informante
Nº 1; no hemos implementado un procedimiento debido a la mala
planificación que presentamos. (24 a 26)
Proceso de compra: para esta categoría quisimos conocer cuáles
son los aspectos más importantes que se realizan dentro de la
cooperativa para realizar una compra, ya sea de algún repuesto,
herramienta, artículo de oficina, entre otros. Destacando así que los
aspectos más importantes que se deberían tomar en cuenta para realizar
una compra en cualquier organización serian; solicitar cotizaciones,
buscar varias alternativas con diferentes proveedores, entre otros. Esta
categoría se expresó claramente en la nota de la entrevista del informante
Nª 3; no podemos esperar a que nos coticen si necesitamos el
repuesto de una vez. (262 a 263)
Descontrol administrativo: con la siguiente categoría tomamos
en cuenta los aspectos que son fundamentales para administrar una
organización, entre dichos aspectos están: si los asociados de la
~ 119 ~
cooperativa utilizan una caja chica para realizar algunas compras, así
como también si manejan formatos electrónicos a través de Excel para
mantener un control sobre los ingresos o egresos de la misma. Esta
categoría se expresó claramente en la nota del diario de campo: no
utiliza las herramientas tecnológicas como Excel, para poder cuadrar
la caja, debía ir revisando factura por factura apuntando en la
calculadora el monto de cada una y así conocer dichos resultados.
(79 a 82)
Falta de organización: se buscaba recabar información en cuanto
a los procedimientos que se realizan dentro de la cooperativa de
transporte Los Rápidos, es decir, si los asociados se distribuyen el
trabajo, de qué manera se organizan los repuestos, como se almacenan,
entre otros. Estos aspectos se evidenciaron claramente en la nota del
diario de campo: Cabe destacar que los repuestos que llegaron no se
identificaron, ya sea con un número de parte o una breve
descripción, así como tampoco se almacenaron correctamente sino
una cosa por aquí y otra por allá. (34 a 38)
Desconocimiento sobre documentos de negocios: con esta
categoría quisimos obtener información referente a los documentos que
se deberían utilizar para realizar cualquier tipo de negociación, ya sea
compra, venta, débito y crédito. En nuestro caso seria para la adquisición
de repuestos para las unidades de la cooperativa de transporte Los
Rápidos. Esta categoría se expresó claramente en la nota del diario de
campo: no se elaboró una orden de compra autorizando al
coordinador adquirir el repuesto faltante (22 a 24)
~ 120 ~
Toma física: la finalidad de esta categoría era conocer de qué
manera se ejecuta la toma física dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, es decir, cada cuanto tiempo se realiza este proceso, cuales
técnicas utilizan para realizar la toma física de sus inventarios, así como
también que resultados se presentan al realizar este proceso. Esta
categoría se evidenció claramente en la nota de la observación Nº 1: era
fin de mes y el coordinador estaba realizando una toma física para
saber que se necesitaba reponer, apuntando en un block las piezas
faltantes y las de pocas cantidades. (81 a 85) también en la nota de la
observación Nª 2: faltaron varias piezas y de igual modo sobraron
unas pocas. (142 a 145)
Ausencia de formatos administrativos: la intencionalidad de esta
categoría era recabar información acerca de los diferentes formatos que
pudiesen utilizar los integrantes de la cooperativa para así simplificar sus
actividades y tener un mejor control, ya sea en el inventario, sobre
ingresos y egresos, requisición, entre otros. Esta categoría se obtuvo en
la nota de la entrevista del informante Nª 2: no, aquí no hemos podido
implementar algún formato que nos permita tener un control sobre
nuestros inventarios. (129 a 132)
3.4.2 Triangulación
Para realizar un estudio social completo es necesario utilizar tanto
las técnicas cuantitativas (encuestas) como las cualitativas (entrevistas,
observaciones, etc.). En este sentido, podemos decir, que la triangulación,
como la palabra lo indica, consiste en la percepción que se tiene de un
mismo evento visto por diferentes grupos o personas, al darnos una
~ 121 ~
imagen “casi real” y crítica (desde tres puntos de vista diferentes) De esta
manera, para Mackerman, J. consiste en “un procedimiento para
organizar diferentes tipos de datos en un marco de referencia o relación
más coherente, de manera que se puedan comparar y contrastar, de la
misma manera analiza la triangulación como una teoría del método para
la auto evaluación dentro de un sistema profesional democrático de
rendición de cuenta en el aula”. 8
Igualmente para Denzin (citado por Leal 2009), la triangulación se
define: “como la combinación de dos o más teorías, fuentes de datos,
métodos de investigación, en el estudio de un fenómeno singular” (p.
135). Lo antes expuesto nos demuestra que la triangulación es un
proceso necesario en la investigación acción, pues esta se compone de
un grupo importante de actores, cuya información contiene las respuestas
que se buscan, o las salidas a una situación problemática.
Por lo que, la comparación de distintos puntos de vista sobre un
mismo evento, producirá significados importantes para la elaboración de
las conclusiones y recomendaciones finales. Toda la información recogida
desde las tres ópticas se contrasta, poniendo de manifiesto las
coincidencias y los puntos de desacuerdo, para realizar una
reconstrucción de todos los procesos, pasos y resultados obtenidos en la
totalidad de la experiencia realizada.
8 Mackerman, J. (1996). La investigación Acción. Barcelona – España. Universidad
Nacional Abierta (UNA, 2006). Desarrollo Psicológico. Caracas: Ediciones de la U.N.A.
~ 122 ~
La triangulación puede ser de varios tipos como lo establece Miguel
Martínez Miguelez 9
a) Triangulación de métodos y técnicas: consiste en el uso de
múltiples métodos o técnicas para estudiar un problema
determinado (como, por ejemplo, el hacer un estudio
panorámico primero, con una encuesta, y luego utilizar la
observación participante o una técnica de entrevista).
b) Triangulación de datos: en la cual se utiliza una variedad de
datos para realizar el estudio, provenientes de diferentes
fuentes de información.
c) Triangulación de investigadores: en la cual participan
diferentes investigadores o evaluadores, quizás con formación,
profesión y experiencias diferentes.
d) Triangulación de teorías: consiste en emplear varias
perspectivas para interpretar y darle estructura a un mismo
conjunto de datos.
De acuerdo a esto y a efecto de la presente investigación, la
técnica de triangulación se usó desde dos perspectivas.
9 Citado por Romero, Ramírez y Muñoz de MARTINEZ MIGUELEZ, Miguel, Validez y
Confiabilidad en la metodología cualitativa. Paradigma, dic. 2006, vol. 27, no.2, p. 07-33, ISNN 1011-2251
~ 123 ~
Instrumento de análisis de los hallazgos, encontrados en los
instrumentos de recolección de datos la observación participante y la
entrevista, con el propósito de realizar una intersección de hallazgos con
la finalidad de realizar un análisis crítico desprendidos de los testimonios
recabados en cada instrumento, para la cual realizamos una triangulación
de datos, entendida como la verificación y la comparación obtenida en los
diferentes métodos.
Instrumento de validez y confiabilidad: se realizó a través de la
triangulación entre instrumentos de recolección de datos, para contrastar
las emergentes sub categorías que permitirán estructurar el significado de
las categorías madres emergentes del proceso de categorización de cada
instrumento.
~ 124 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 19)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de planificación
La verdad es que no,
debido a que siempre
hemos trabajado en el día
a día (21 a 22)
No hemos implementado
un procedimiento debido a
la mala planificación que
presentamos.
(24 a 26)
Depende de la necesidad
o el inconveniente que se
nos presente
improvisamos para así
solucionar lo más rápido
posible. (150 a 153)
Lamentablemente no,
aquí vivimos con un
corre, corre.
(246 a 247)
Depende de la
emergencia que
tengamos nos queda es
salir corriendo para
comprar lo que haga falta.
(248 a 250)
En la Cooperativa se
evidencia una falta de
planificación, debido a que
no han implementado un
procedimiento a seguir para
realizar el proceso de
compras, sino que lo
realizan de manera
improvisada, lo que
demuestra la necesidad de
implementar estrategias que
optimicen dicho proceso.
Presupuesto del efectivo
No sabemos cómo realizar
un presupuesto que nos dé
una información más
precisa o real. (37 a 39)
Las necesidades más
urgidas que presente
nuestro inventario
(161 a 162)
Principalmente los
ingresos que obtenemos,
así como también los
egresos (253 a 254)
Actualmente, en la
cooperativa no se realiza un
presupuesto del efectivo
debido a que no poseen los
conocimientos necesarios
para elaborar dicha
herramienta administrativa.
Lo que ocasiona un
desconocimiento sobre la
disponibilidad de efectivo y
así saber con qué recursos
disponen para las compras.
~ 125 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 20)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Proceso de compras
En realidad muy poco, debido a que casi siempre tenemos la urgencia de adquirir un repuesto y por eso no disponemos del tiempo suficiente para estar solicitando cotizaciones (42 a 44)
Hemos pedido pero en
pocas ocasiones, porque
la mayoría de veces
salimos corriendo a
comprar el repuesto que
nos haga falta para ese
momento (170 a 173)
No podemos esperar a que nos coticen si necesitamos el repuesto de una vez (262 a 263)
En la Cooperativa pocas
veces se aplica la solicitud de
cotizaciones, debido a que no
cuentan con el tiempo
suficiente y toman como
prioridad la adquisición del
repuesto a la brevedad
posible, para que no se
interrumpa la prestación del
servicio. Por tal motivo es
fundamental optimizar la
planificación de las compras.
Descontrol administrativo
Frecuentemente
presentamos inconvenientes
cuando vamos a cuadrar la
caja, puesto que no
manejamos un formato ni
registramos la información
electrónicamente lo que
ocasiona un poco de
descontrol en los cuadres
mensuales, casi siempre nos
sobran o faltan algunos
bolívares.(62 a 68)
Si yo soy la encargada
de administrar la caja
chica, pero siempre
tengo inconvenientes
puesto que tengo que
estar sacando todas las
cuentas con la
calculadora, lo que me
quita mucho tiempo y en
veces me falta o sobra
dinero.
(179 a 185)
Presentamos
inconvenientes en
cuanto al registro de los
ingresos o egresos que
tengamos, ya que lo
hacemos manualmente
y perdemos tiempo.
(271 a 274)
Debido a la falta de formatos
los registros que se realizan
se hacen manualmente, lo
que trae como consecuencia
que haya inconvenientes para
cuadrar la caja, presentando
en algunas ocasiones
sobrantes o faltantes de
efectivo, además de que
estos registros son muy
extensos por la falta de una
herramienta electrónica.
~ 126 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 21)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Control de inventario
Según la movilidad de
cada pieza se piden más o
por lo contrario se piden
menos (73 a 75)
No tenemos como un
registro sobre las piezas
que son más utilizadas o
las que tienen mayores
riesgos de ser dañadas.
(76 a 78)
Realmente no, debido a
que no es algo que está
establecido, sino que (189
a 190)
Se pide en base a lo que
se utilizo en el último mes.
(192 a 193)
Solamente pedimos mas
si hace falta y si no pues
pedimos menos para no
tener tantas piezas.
(282 a 284)
No se tiene un control sobre
los inventarios, puesto que
según sea la movilidad del
mes anterior se hará el
pedido para reponer las
piezas faltantes, es decir,
actualmente en la
cooperativa no se aplican
los mínimos y máximos para
cada repuesto, lo que
ocasiona en veces la
inactividad de una unidad
por falta de algún repuesto.
Falta de organización
No tenemos un
procedimiento para
realizar las cosas, sino
que lo hacemos de
manera propia, es decir,
según sea la persona que
la recibe realiza un
procedimiento diferente
(93 a 97)
Lo más correcto sería
ordenarlas según su uso o
compatibilidad, pero por
motivos de tiempo y
desorganización se
almacena todo junto y en
ocasiones se hace difícil
conseguir las piezas (201
a 205)
No se identifican o se
ordenan malamente y
esto ocasiona que no se
encuentre la pieza
fácilmente o hasta pueda
confundirse con alguna
similar.
(292 a 295)
Actualmente existe una
desorganización en la
cooperativa puesto que
cuando llega una mercancía
no se ordena ni clasifican
los repuestos
correctamente, sino que se
almacena todo junto y es
por esto que en ocasiones
se hace difícil conseguir una
pieza en específico en un
momento dado.
~ 127 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 22)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Desconocimiento sobre documentos de
negocios
Desconocemos un poco el
formato de requisición
(107 a 108)
No sabemos cómo
elaborarlo
electrónicamente y por
eso no lo hemos
implementado
(109 a 111)
Desconocemos un poco
sobre como poder realizar
estos formatos o mejor
dicho como poder
adaptarlo a nuestras
actividades (216 a 218)
Digamos que por un poco
de desconocimiento
(299 a 300)
Los integrantes de la
cooperativa poseen
desconocimientos sobre los
formatos de requisición y
orden de compra, lo que
ocasiona un descontrol en
el proceso de compra y a
su vez no poseen un
soporte que justifique dicho
proceso.
Toma física
Se realiza una vez al mes,
por lo general es a final de
mes, o a principios del
mismo para así conocer
cuales piezas hacen falta
para reponerlas y tratar de
no quedarnos sin stock.
(122 a 126)
El reconteo físico de
nuestros repuestos o
piezas existentes en el
almacén se hace
mensualmente
(223 a 225)
Comprobar físicamente
que es lo que hay y que
no para así poder realizar
las compras que sean
necesarias (226 a 228)
Actualmente lo hago los
últimos de cada mes
cuando mucho los
principios, es fundamental
puesto que dé hay
sacamos los repuestos
que hagan falta para
luego ir a reponerlos.
(309 a 313)
El proceso de toma física
es realizado en periodos de
un mes, para conocer
cuáles son las piezas que
han salido del inventario.
Lo más apropiado seria
que la toma física debería
realizarse en periodos de
tiempo más cortos para
supervisar así cuales son
los repuestos faltantes para
poder reponerlos lo más
pronto posible evitando así
la escasez de los mismo.
~ 128 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 23)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Ausencia de formatos administrativos
No, aquí no hemos
podido implementar
algún formato que nos
permita tener un control
sobre nuestros
inventarios. (130 a 133)
Vamos anotando en un
block pieza por pieza y
las cantidades que hay
(233 a 234)
No manejamos ningún
tipo de formato, todo lo
registró manualmente
(318 a 319)
El registro de las piezas
existentes es anotado en
un block, lo que hace el
proceso muy extenso
debido a que se registra
pieza por pieza. Esto se
debe a que no cuenta
con formatos que
faciliten y simplifiquen el
registro de las piezas.
Para obtener un mejor
control sobre sus
inventarios deberían
implementar formatos
electrónicos que innove
este proceso.
~ 129 ~
TRIANGULACION DE LAS OBSERVACIONES (Tabla 24)
CATEGORIAS
OBSERVADOR 1
OBSERVADOR 2
OBSERVADOR 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Estructura organizacional
Cada uno de los
asociados tenía una
actividad distinta y todos
trabajan entre sí para así
poder cumplir con sus
actividades (16 a 18)
El presidente, la administradora y el tesorero (100 a 101) Participaron libremente dando su opinión y al finalizar llegaron a una solución (105 a 107)
Se encontraban los
asociados de la
cooperativa en una
asamblea, discutiendo
sobre el aumento del
pasaje (157 a 159)
Se evidenció que la
Cooperativa está
organizada, en cuanto a los
cargos que cumplen cada
uno de los involucrados,
cada uno tiene claro cuál
es la función que debe
cumplir dentro de la
organización.
Infraestructura
La cooperativa cuenta con unas buenas instalaciones, sin embargo el espacio se ha hecho un poco pequeño y por ende los asociados tienen un proyecto de ampliación para tener mejores espacios que faciliten sus actividades de mantenimiento, almacén, lavado, entre otros (19 a 26)
Su oficina está en buenas
condiciones (111)
Se pudo observar que la
oficina y todo el espacio de
trabajo de la Cooperativa
están actualmente en
buenas condiciones, pero
cabe destacar que se le
hará una ampliación ya que
la infraestructura es un
poco pequeña, esta
ampliación le permitirá
realizar sus actividades
cómodamente.
~ 130 ~
TRIANGULACION DE LAS OBSERVACIONES (Tabla 25)
CATEGORIAS
OBSERVADOR 1
OBSERVADOR 2
OBSERVADOR 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de organización
Posee actualmente dos
depósitos o almacenes
donde guardan sus
repuestos, pero ninguno
de ellos está identificado,
lo que trae como
consecuencia que
desconozcan en cuál de
los dos está almacenado
cualquier repuesto o
herramienta (28 a 33)
Las piezas no estaban
identificadas habiendo
además otras muy
similares lo que traía
visible confusión para el
mecánico
(122 a 125)
Se encontraba el
coordinador de la
cooperativa buscando un
repuesto que había sido
solicitado por el mecánico
la cual no aparecía, es
decir, el repuesto
solicitado no estaba en los
estantes del almacén
(167 a 171)
Se presenció que hay
piezas que no están
identificadas, lo que en
ocasiones trae
inconvenientes, puesto que
al momento de buscar una
pieza determinada ésta no
es encontrada con facilidad
y son confundidas con
otras piezas similares.
Ausencia de formatos administrativos
No anotaba la pieza que le
solicitaron debido a que
no posee ningún formato
(49 a 51)
Le comente que no había
anotado dos piezas que
habían salido del almacén
y que posteriormente le
iban a faltar (54 a 56)
Allí no había nada en
donde anotar (ya sea un
formato, block o cuaderno)
lo que sacaban del
almacén (133 a 135)
Se observa claramente que
no registran en ningún tipo
de formato las piezas que
entran o salen, lo que
puede traer un
desconocimiento en cuanto
a las cantidades que pueda
haber en un momento
dado.
~ 131 ~
TRIANGULACION DE LAS OBSERVACIONES (Tabla 26)
CATEGORIAS
OBSERVADOR 1
OBSERVADOR 2
OBSERVADOR 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de planificación
Esto se debe a que no se
establecen una serie de
procedimientos (75 a 76)
Coordinador y el tesorero
guardaron los repuestos
en el almacén (189 a 190)
De manera brusca sin
clasificarlos en estantes
diferentes o de manera
más organizada debido a
que no poseen un
procedimiento para
realizar dicho labor, (191 a
195)
Hay poca planificación
debido a que no se guían ni
se rigen por un
procedimiento para realizar
el proceso de clasificación
de los repuestos, sino que
realizan de manera
imprevista y al azar.
Toma física
El coordinador estaba
realizando una toma física
para saber que se
necesitaba reponer,
apuntando en un block las
piezas faltantes y las de
poca cantidades
(81 a 85)
Ese momento se
encontraba el tesorero
verificando las cantidades
que habían en stock con
las marcadas por la
administración
(142 a 145)
Faltaron varias piezas y
de igual modo sobraron
unas pocas.
(147 a 148)
Tuve la oportunidad de
observar los apuntes
sobre las tomas físicas de
meses anteriores y me di
cuenta sobre la cantidad
de inconvenientes que se
presentaban con muchos
productos
(203 a 207)
Se presenció que el
proceso de toma física de
los repuestos es registrado
en un block, apuntando y
verificando pieza por pieza
cual es el stock que se
tiene en existencia
mensualmente.
~ 132 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 27)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de planificación
Coordinador y el tesorero guardaron los repuestos en el almacén (191 a 192) De manera brusca sin clasificarlos en estantes diferentes o de manera más organizada debido a que no poseen un procedimiento para realizar dicho labor, (193 a 197)
La verdad es que no, debido
a que siempre hemos
trabajado en el día a día (21
a 22)
No hemos implementado un
procedimiento debido a la
mala planificación que
presentamos.
(24 a 26)
El coordinador le dijo al tesorero que colocara unos repuestos en cualquier parte del primer almacén porque no sabía donde se encontraban los otros repuestos que quedaban en existencia. (69-73)
El principal inconveniente que
presenta la cooperativa es la
falta de planificación, debido a
que no se organizan para
realizar sus actividades
cotidianas como adquirir un
repuesto y a su vez
clasificarlo ordenadamente
para facilitar así la búsqueda
del mismo sin equivocación y
de igual modo no tener
escasez.
Proceso de compras
También quedo en
evidencia que cuando
realizan las compras,
además de hacerlas de
manera imprevista no
utilizan una orden de
compra. (183 a 187)
En realidad muy poco, debido a que casi siempre tenemos la urgencia de adquirir un repuesto y por eso no disponemos del tiempo suficiente para estar solicitando cotizaciones (43 a 46)
El coordinador dijo que
no había esa pieza, por
lo cual se dirigió a la
administración para
solicitar a la
administradora
recursos económicos
con la finalidad de
adquirir la pieza
faltante. (17 a 21)
El proceso de compras se
aplica de manera ineficiente,
puesto que no se conoce con
anticipación la necesidad de
algún repuesto, permitiendo
así solicitar cotizaciones a
diferentes proveedores, sino
que se presenta la
emergencia del repuesto y se
debe reponer lo más rápido
posible para el
funcionamiento de las
unidades.
~ 133 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 28)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Descontrol administrativo
Cuando realizaba el proceso de cuadre de caja, buscó todas las facturas para comprobar una por una y dar soporte de las salidas de efectivo. (67 a 70)
Si yo soy la encargada de
administrar la caja chica,
pero siempre tengo
inconvenientes puesto que
tengo que estar sacando
todas las cuentas con la
calculadora, lo que me quita
mucho tiempo y en veces me
falta o sobra dinero.
(180 a 186)
No utiliza las herramientas
tecnológicas como Excel
(77 a 78)
Para poder cuadrar la caja
debía ir revisando factura
por factura apuntando en
la calculadora el monto de
cada una y así conocer
dichos resultados.
(81 a 84)
Es evidente que se presenta
un descontrol con el cuadre
de la caja chica, debido a
que no manejan Excel como
herramienta tecnológica, por
lo que pierden mucho
tiempo haciendo los registro
de manera manual.
Falta de organización
Posee actualmente dos depósitos o almacenes donde guardan sus repuestos, pero ninguno de ellos está identificado, lo que trae como consecuencia que desconozcan en cuál de los dos está almacenado cualquier repuesto o herramienta (29 a 34)
No tenemos un
procedimiento para realizar
las cosas, sino que lo
hacemos de manera propia,
es decir, según sea la
persona que la recibe realiza
un procedimiento diferente
(94 a 98)
Cabe destacar que los
repuestos que llegaron no
se identificaron, ya sea con
un numero de parte o una
breve descripción, así
como tampoco se
almacenaron
correctamente sino una
cosa por aquí y otra por
allá (35 a 39) (43 a 44)
Actualmente se presenta
una desorganización porque
no tienen unos pasos a
seguir para guardar en los
almacenes los repuestos,
además que no tienen
lugares fijos lo que genera
constantemente la confusión
y las pérdidas de algunos
repuestos, por lo general las
piezas que son pequeñas.
~ 134 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 29)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Desconocimiento sobre documentos
de negocios
Se evidencio que al
momento de realizar las
adquisiciones de
repuestos no usan
formatos de orden de
compras. (183 a 186)
Desconocemos un poco el
formato de requisición
(108 a 109)
No sabemos cómo
elaborarlo
electrónicamente y por
eso no lo hemos
implementado (110 a 112)
No se elaboró una orden
de compra autorizando al
coordinador adquirir el
repuesto faltante (22 a
24)
Es evidente el
desconocimiento por parte
de los asociados, puesto
que no saben cómo deben
usar un formato de orden
de compra para realizar
sus adquisiciones de
repuestos, reflejando así la
necesidad de ser
orientados en cuanto a la
aplicación del mismo
Toma física
Ese momento se
encontraba el tesorero
verificando las cantidades
que habían en stock con
las marcadas por la
administración
(144 a 147)
Faltaron varias piezas y de
igual modo sobraron unas
pocas.
(149 a 150)
El reconteo físico de
nuestros repuestos o
piezas existentes en el
almacén se hace
mensualmente
(224 a 226)
Comprobar físicamente
que es lo que hay y que
no para así poder realizar
las compras que sean
necesarias (227 a 229)
Minutos más tardes
comenzamos con la toma
física de sus inventarios,
donde podemos
mencionar que es un
proceso tedioso, puesto
que debíamos anotar
pieza por pieza e ir
contando físicamente las
cantidades existentes (53
a 58)
Es indiscutible que los
asociados desconocen los
pasos que se deben seguir
para realizar la toma física
de sus inventarios de
manera correcta, siendo
necesario asesorarlos con
la finalidad de poder
guiarlos para que puedan
realizar este proceso de
manera eficaz y así
obtener mejores
resultados.
~ 135 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 30)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Ausencia de formatos administrativos
No anotaba la pieza que le
solicitaron debido a que no
posee ningún formato (51
a 53)
Le comente que no había
anotado dos piezas que
habían salido del almacén
y que posteriormente le
iban a faltar (56 a 58)
No manejamos ningún
tipo de formato, todo lo
registró manualmente
(320 a 321)
Lo más idóneo sería un
formato donde este
escrito el repuesto y
solamente se marquen
las cantidades existentes,
esto agilizaría el proceso
de toma física (60 a 64)
Se pudo evidenciar
claramente que dentro de
la cooperativa no se utiliza
ningún formato para
realizar la toma física sobre
sus inventarios. Lo que
ocasiona una malversación
del tiempo y a su vez una
desmotivación puesto que
es un proceso bastante
tedioso. Lo más apropiado
seria usar formatos que
simplifiquen dicho trabajo y
poder aplicarlos en
periodos más cortos para
así poder tener un mejor
control sobre los
inventarios.
~ 136 ~
3.4.3 Estructuración
Según Martínez Miguelez (2006) lo define de la siguiente manera,
“todo el proceso de estructuración es también un ejercicio continuo que tiene
a validar una compresión realista y autentica del tópico estudiado”. (p.07-33).
Al obtener la información que emergió del proceso de categorización, estas
categorías por separado, no expresan el significado que vinculadas,
relacionadas y estructuradas le dan a nuestra investigación.
Es por esto que al momento de continuar con esta fase, se vinculan
las que emergieron del proceso de categorización, con las sub categorías
emergentes del análisis crítico de los investigadores, que generó de la
triangulación de los diferentes métodos.
Este proceso se realizó valiéndonos de instrumento visuales donde las
categorías están representadas con rectángulos azules y las sub categorías
están representadas con óvalos verdes, además la vinculación o relación
existente entre cada una de ellas se representó con flechas de color negro.
Con el propósito de generar conceptos breves, que definan el conjunto de
relaciones que le dan respuesta a nuestras inquietudes investigativas, estos
breves conceptos se ubicaron debajo de cada representación gráfica con el
fin de darle sentido a este proceso y por ende facilitar la compresión del
mismo.
Las relaciones de categorías y sub categorías que dieron como
resultado el proceso de estructuración fueron:
~ 137 ~
Estructuración de los hallazgos
Fuente: Equipo IAP (Figura 1)
Actualmente en la cooperativa se presenta una falta de planificación,
debido a que no se rigen por un procedimiento para realizar el proceso de
compras lo que puede ocasionar una escasez de repuestos. Esto se puede
eliminar implementando las estrategias más apropiadas para optimizar el
proceso de compras.
~ 138 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 2)
En la cooperativa de transporte Los Rápidos, no se realiza un
presupuesto del efectivo debido a que no poseen los conocimientos
necesarios para elaborar dicha herramienta, lo que a su vez genera un
desconocimiento sobre la disponibilidad de efectivo que posee la
cooperativa para realizar las compras necesarias. Por tal motivo es
fundamental elaborar e implementar esta herramienta administrativa dentro
de la cooperativa, con la finalidad de que puedan conocer con los recursos
que disponen para sus compras.
~ 139 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 3)
El proceso de compras es ineficiente, puesto que no se conoce con
anticipación la necesidad de un repuesto, trayendo como consecuencia
que no se puedan solicitar cotizaciones a diferentes proveedores por falta de
tiempo. Por tal motivo es necesario optimizar la planificación dentro de la
cooperativa para así mejorar de igual modo el proceso de compra
~ 140 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 4)
La falta de herramientas tecnológicas como Excel, genera un descontrol
administrativo debido a que los registros se realizan manualmente
presentándose en ocasiones faltante o sobrante de efectivo. Por tal motivo
es indispensable implementar un formato electrónico que permita tener un
control sobre la caja chica.
~ 141 ~
Control de Inventario
Siendo necesario
En la cooperativa
No se aplica
Puede ocasionar
Inactividad de una unidad
Conocer la movilidad
Realizar
El proceso de compras
Optimizando
Fuente: Equipo IAP (Figura 5)
Actualmente en la cooperativa no se aplica los mínimos y máximos de
stock sobre sus inventarios, lo que puede ocasionar la inactividad de una
unidad por la falta de algún repuesto. Por tal razón es necesario conocer la
movilidad de cada pieza para saber las cantidades que se necesitan y así
poder realizar el proceso de compras optimizando de esta manera el control
de los inventarios.
~ 142 ~
Falta de Organización
En la cooperativa
Ordenan los repuestos
Clasificar e identificar
Confusiones o perdidas
Se presenta
DebidoGenerandoEs fundamental
Optimizando
La organización del inventario
Fuente: Equipo IAP (Figura 6)
Hoy en día en la cooperativa se presenta una falta de organización,
debido a que no se ordenan los repuestos correctamente y esto genera
confusiones o pérdidas de los mismos. Por tal motivo es fundamental
clasificar e identificar las piezas con el fin de optimizar la organización de los
inventarios.
~ 143 ~
Desconocimiento sobre documentos de negocios
Los asociados de la cooperativa
Poseen Ocasionando descontrol
En el proceso de compras
No poseen
Soporte que justifique
Es indispensable
Brindar asesoría
Fuente: Equipo IAP (Figura 7)
Los asociados de la cooperativa poseen desconocimiento sobre los
documentos de negocios, ocasionando un descontrol en el proceso de
compras debido a que no poseen un soporte que justifique dicho proceso.
Por lo cual es indispensable brindar asesoría sobre la orden de compra
como documento de negocio.
~ 144 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 8)
Los asociados desconocen los pasos que se deben seguir para realizar
correctamente el proceso de toma física, por lo que es necesario brindarles
asesoría para que puedan obtener un control sobre sus inventarios y así
poder reponer rápidamente los repuestos que hagan falta evitando la
escasez de los mismos.
~ 145 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 9)
La ausencia de formatos administrativos ocasiona pérdidas de tiempo,
debido a que se deben anotar en block las piezas faltantes. Esto se puede
solucionar implementando formatos de control que simplifiquen el proceso
de la toma física.
~ 146 ~
Conlleva
No se elabora
Se presenta
Se debe
Generando
De
Ocasionando
ESTRUCTURACION DE LOS HALLAZGOS
Falta dePlanificación
En la cooperativa
Se presenta
Realizar
No se rigen por un procedimiento
Debido
El proceso de compras
Ocasionar
Escasez de repuestos
Se elimina
Implementando estrategias
Proceso de Compras
Es
Ineficiente
No se conoceCon anticipación
La necesidad de un repuesto
En consecuencia
No soliciten cotizaciones
Es necesario
Optimizar la planificación
Mejorando así
Toma Física
Se desconocen los pasos a seguir
Para realizar
Es necesario
Control sobre los inventarios
Obteniendo
Brindar asesoría
Reponer
Los repuestos faltantes
Evitando
La escasez
Porque
Control de Inventario
Siendo necesario
En la cooperativa
No se aplica
Puede ocasionar
Inactividad de una unidad
Conocer la movilidad
Realizar
El proceso de compras
Optimizando
Falta de Organización
En la cooperativa
Ordenan los repuestos
Clasificar e identificar
Confusiones o perdidas
Se presenta
DebidoGenerandoEs fundamental
Optimizando
La organización del inventario
Descontrol Administrativo
La falta de herramientas tecnológicas
Genera
Debido
Los registros son manuales
Presentando
Faltante o sobrante de
efectivo
Es indispensable
Implementar formato electrónico
Permita
Control sobre la caja chica
Presupuesto del Efectivo
La cooperativa
No se realiza
No poseen los conocimientos
Debido
Desconociendo asi
Disponibilidad del efectivo
Para
Las compras
Ausencia de formatos administrativos
Ocasiona
Anotan en un block las piezas faltantes
Debido
Perdidas de tiempo
Solución seria Implementar
formatos de control
Desconocimiento sobre documentos de negocios
Los asociados de la cooperativa
Poseen Ocasionando descontrol
En el proceso de compras
No poseen
Soporte que justifique
Es indispensable
Brindar asesoría
~ 147 ~
3.4.4 Contrastación
Esta etapa de la investigación consiste en “relacionar
y contrastar sus resultados con aquellos estudios paralelos o similares
que se presentaron en el marco teórico referencial”, (Martínez, 2004,
p.77) para ver cómo aparecen desde perspectivas diferentes o sobre
marcos teóricos más amplios y explicar mejor lo que el estudio
verdaderamente significa. Es, por consiguiente, también un proceso
típicamente evaluativo, que tiende a reforzar la validez y la confiabilidad.
De este proceso se desprende las diferentes perspectivas desde
las cuales se quiere ver un mismo problema, haciendo la salvedad que al
llegar aquí la capacidad investigativa de los autores ha sido fortalecida
con la adquisición de saberes de las etapas anteriores a esta, por lo cual
al llevar a cabo este proceso se contrasta los conocimientos emergidos de
esta investigación, con lo de investigaciones previas a esta.
Partiendo de lo anteriormente expuesto se muestra el proceso de
contrastación realizado a partir de las 9 categorías emergentes en nuestro
proyecto, la cual fueron contrastadas por teorías o investigaciones
incluidas en el marco teórico referencial y por ultimo de este proceso
surgió un análisis crítico que va a ser usado posteriormente como base al
proceso de aproximación teórica de nuestro trabajo.
~ 148 ~
10 Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill Interamericana pág. 7.
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 31)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Falta de Planificación
Se presenta
Debido
Realizar
Ocasionar
Eliminar
Actualmente en la cooperativa
se presenta una falta de
planificación, debido a que no
se rigen por un procedimiento
para realizar el proceso de
compras lo que puede
ocasionar una escasez de
repuestos. Esto se puede
eliminar implementando las
estrategias más apropiadas para
optimizar el proceso de
compras.
Consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que
habrá, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de
tiempos y números necesarios para
su realización. La planeación es el
primer paso de los procesos
administrativos por medio del cual se
define un problema, se analizan las
experiencias pasadas y se embozan
planes y programas. 10
Una empresa que lleve a cabo
una mala planificación puede
tener como consecuencia que los
objetivos que se hayan propuesto
no se cumplan
satisfactoriamente. Es por esta
razón que se debe implantar en la
Cooperativa unos procesos
prácticos que estén relacionados
con los objetivos que se desea
alcanzar y elegir los medios para
ejecutar los mismos, esto le
permitirá tener un control
eficiente sobre este proceso.
~ 149 ~
11
Burbano R. Jorge E. y Ortiz G. Enfoque moderno de planeación y control de recursos. Ed. MC Graw Hill, México. (pág. 396)
Julio Juan Anaya Tejero (2007) Logística integral de la gestión operativa de la empresa. Editorial Esic. Madrid, España. (Pág. 230)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 35)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Control de Inventario
No se aplica
Puede
Ocasionar
Es necesario
Realizar
Optimizando
Actualmente en la cooperativa
no se aplica los mínimos y
máximos de stock sobre sus
inventarios, lo que puede
ocasionar la inactividad de una
unidad por la falta de algún
repuesto. Por tal razón es
necesario conocer la movilidad
de cada pieza para saber las
cantidades que se necesitan y
así poder realizar el proceso de
compras optimizando de esta
manera el control de los
inventarios.
El control operativo aconseja
mantener las existencias a un nivel
apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de
donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a
las operaciones mismas, debido a
que si compra si ningún criterio,
nunca se podrá controlar el nivel de
los inventarios. A este control pre-
operativo es que se conoce como
Control Preventivo.14
Con la finalidad de que no haya
una escasez repentina de
repuestos, que significaría la
paralización de la prestación del
servicio de alguna unidad, el
grupo IAP está convencido que
en la Cooperativa se debe
supervisar las cantidades de
repuestos existentes, para tener
un buen control de inventario,
manejando los mínimos y
máximos de stock, de esta
manera se estaría evitando la
insuficiencia de repuestos.
~ 153 ~
15
Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill Interamericana (pág. 8)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 36)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Falta de Organización
Se presenta
Debido
Genera
Es fundamental
Optimizar
Hoy en día en la cooperativa se
presenta una falta de
organización, debido a que no
se ordenan los repuestos
correctamente y esto genera
confusiones o pérdidas de los
mismos. Por tal motivo es
fundamental clasificar e
identificar las piezas con el fin
de optimizar la organización de
los inventarios.
“el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la
determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación
de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del
grupo social” 15
(pág. 8)
Después de cada proceso de
compra, el encargado de realizar
la clasificación de los repuestos
debe hacerlo de manera
ordenada, es decir, en los
almacenes de la Cooperativa
debe haber lugares específicos
para cada tipo de piezas de
manera que no haya confusiones
ni desorganización al momento
de necesitar una pieza, sino que
se ubiquen con facilidad. Con la
aplicación de este método se
estaría descartando una falta de
organización, y se estaría
controlando y salvaguardando los
recursos de la empresa ya que
no habría perdidas de repuestos
~ 154 ~
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 37)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Desconocimiento sobre
documentos de negocios
Poseen
Ocasionando un
descontrol
No poseen
Es indispensable
Los asociados de la cooperativa
poseen desconocimiento sobre
los documentos de negocios,
ocasionando un descontrol en
el proceso de compras debido a
que no poseen un soporte que
justifique dicho proceso. Por lo
cual es indispensable brindar
asesoría sobre la orden de
compra como documento de
negocio.
Son comprobantes escritos que se
originan en las transacciones
mercantiles y/o financieras. Pueden
ser emitidos por comerciante o
empresas y su función es la de
demostrar la relación establecida
entre las partes que intervienen, las
fases de ese negocio y las
obligaciones que surgen. Es decir
que los documentos de negocios son
la base de la contabilidad de cada
empresa.
Es importante que en la
Cooperativa se manejen con
facilidad documentos de
negocios como son (Notas de
debito, notas de crédito, Orden
de compra, facturas, entre otros),
teniendo soporte de todas las
transacciones comerciales que
se llevan a cabo en la misma.
Para aplicar el manejo de estos
documentos en la empresa el
colectivo de estudiantes facilitara
información a los involucrados de
cómo se debe llevar a cabo el
registro de información en los
documentos ya mencionados.
~ 155 ~
16
Mónica Miguez Pérez y Ana Isabel Bastos (2006). Introducción a la gestión de stocks, proceso de control, valoración y gestión de stocks. Editorial Gesbiblo, S.L, Madrid España. (pág. 1)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 38)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Toma Física
Para realizar
Es necesario
Obtener
Reponer
Evitando
Los asociados desconocen los
pasos que se deben seguir para
realizar correctamente el
proceso de toma física, por lo
que es necesario brindarles
asesoría para que puedan
obtener un control sobre sus
inventarios y así poder reponer
rápidamente los repuestos que
hagan falta evitando la escasez
de los mismos.
“el almacenamiento de bienes y
productos que posee una entidad o
persona, para satisfacer una
necesidad actual o futura”. 16
(pág. 1).
La toma física es importante en
la Cooperativa, puesto que es el
proceso que permite conocer
cuál es la existencia de repuesto
que tiene la misma, para
posteriormente realizar el
proceso de compras. En esta
empresa se debe mejorar la
aplicación de este proceso, de
manera que no se siga
realizando de manera manual,
sino que se implanten formatos
que faciliten el conteo de las
piezas.
~ 156 ~
17
Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill Interamericana (pág. 52)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 39)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Ausencia de Formatos
Administrativos
Ocasiona
Debido
Solucionar
La ausencia de formatos
administrativos ocasiona
pérdidas de tiempo, debido a
que se deben anotar en block
pieza por pieza las cantidades
existentes. Esto se puede
solucionar implementando
formatos que simplifiquen el
proceso de la toma física.
“significa una falta de un medio o herramienta por el cual se va dejar siempre en claro la forma que tiene los documentos de reunirse y el soporte en el que están, manifiesta poca organización de los involucrados. Sin ellos, la administración se hace un trabajo cuesta arriba casi imposible de realizar organizadamente”. 17
(pág. 52)
Esta ausencia de formatos para aplicar los distintos procesos, proviene del desconocimiento que se tienen para la aplicación de los mismos. Por esta razón el colectivo IAP impartirá en la Cooperativa como se debe manejar todos estos formatos para que se solucione esta problemática y así la organización pueda funcionar de una manera más correcta, simplificando los pasos que se llevan a cabo dentro de la misma.
~ 157 ~
SECCION IV
SISTEMATIZACION
4.1 Sistematización de los objetivos:
Objetivo 1: Diagnosticar la situación actual del proceso de compra
y control de inventario en la cooperativa de transporte Los Rápidos.
Fue necesario dirigirnos en varias ocasiones a la cooperativa para
cumplir con este objetivo, empezando por indagar para así conocer la
situación en la que se encontraba la misma en cuanto al funcionamiento
del proceso de compra y control de inventario. En el cual se pudo
presenciar de cerca como se aplicaban dichos procesos bajo el marco de
la investigación acción participación como metodología utilizada.
Los resultados que arrojo el diagnostico preliminar fue que dichos
procesos no son ejecutados correctamente, ya que los miembros de la
cooperativa no utilizaban ningún tipo de formatos, entorpeciendo así la
ejecución de las compras, así como también para conocer cuál era la
existencia de sus repuestos en un momento dado.
El aprendizaje significativo:
El primer objetivo de nuestro proyecto es de suma importancia, ya
que este nos permitió conocer los problemas de mayor relevancia que
presentaba la cooperativa de transporte Los Rápidos, luego de haber
~ 158 ~
indagado de manera profunda se pudo comprobar cómo se aplicaban los
procesos administrativos en dicha organización.
De igual modo a través de nuestros conocimientos adquiridos
logramos identificar distintas fallas que presentaban los miembros de la
cooperativa como era la falta de planificación, el ineficiente manejo del
proceso de compra y a su vez el más resaltante el descontrol sobre el
stock de repuestos en el almacén.
Objetivo 2: Determinar las necesidades para optimizar el proceso
de compra y control de inventario en la cooperativa Los Rápidos.
Para profundizar y realizar estrategias que le dieran respuesta a las
problemáticas encontradas en la cooperativa de transporte Los Rápidos,
fue necesario elaborar la matriz DOFA, el cual nos permitió conocer
cuáles eran las debilidades y fortalezas dentro de la cooperativa así como
también las oportunidades y amenazas que la rodean.
En cuanto a su proceso de compra y control de inventario se
debieron aplicar ciertas técnicas de recolección de datos y a través de
esto se dieron distintas posibles soluciones para mejorar dichos procesos,
trazando a su vez lineamientos que nos permitieron conocer de qué
manera se podrían mejorar si son aplicados correctamente dentro de la
cooperativa, debido a que los mismos se ajustaron a las necesidades
encontradas en cuando a la ejecución de las compras y desarrollo del
inventario.
~ 159 ~
El aprendizaje significativo:
Una vez estudiada la problemática, se parte en dar o brindar
soluciones a la misma, de esta manera como colectivo desarrollamos
distintas estrategias para cada uno de esos problemas encontrados en los
procesos al plantear las distintas soluciones para ayudar a solventar las
problemáticas, todo esto siendo posible a los conocimientos adquiridos
previo a esta investigación. Esos conocimientos fueron la clave para
poder mejorar el proceso de compra y el control de inventario. Vale
destacar que gracias a las unidades curriculares de; organización y
sistemas, presupuesto de efectivo y fundamentos de la administración se
pudo detectar fácilmente los pasos que no se aplicaban en la cooperativa
para realizar una compra y sobre todo para la toma física.
Objetivo 3: Diseñar y establecer formatos para registrar los
recursos existentes en la cooperativa de transporte los rápidos,
permitiendo así conocer cuales repuestos deben reponerse en el próximo
proceso de compra.
Una de las principales problemáticas que se presentaba en la
cooperativa es que no utilizaban formatos electrónicos ni manuales que
les permita conocer con anticipación que repuestos deben reponerse, asi
como tampoco un control sobre los mismos. Es por ello que como
colectivo estudiantil realizamos una serie de procedimientos que se deben
cumplir para poder realizar una compra y a su vez la toma física.
~ 160 ~
En conjunto con los miembros de la cooperativa realizamos un
formato con cada una de las piezas existentes en su almacén,
dividiéndolos según su uso, por ejemplo; partes eléctricas, mecánicas,
carrocería y tapicería. Esto se realizo con la intención de que sea mucho
más fácil tener un control sobre su stock de repuesto y así conocer las
cantidades que van quedando para evitar la escasez de los mismos.
El aprendizaje significativo:
Con la finalidad de resolver las problemáticas como meta principal,
fue necesario establecer estos formatos para que el proceso de compra
se hiciera eficientemente y el control de inventario el adecuado, además
hay que acotar que los formatos son herramientas que le dan a la
organización un mayor potencial en su trabajo lo que hace necesario su
utilización si se quiere alcanzar el éxito en la realización de los procesos.
Por tal motivo este objetivo fue establecido, siendo de suma importancia
para el colectivo como estudiantes de Administración el que se apliquen
los formatos que se han mencionado siendo esenciales para llevar a cabo
en los procesos con los que trabajamos, al igual que sucedería en toda
organización.
Objetivo 4: Elaborar y ejecutar un presupuesto de efectivo que
permita abastecer la compra de repuestos en el periodo de un mes,
evitando la escases de los mismos.
Basándonos en uno de los principales problemas de la cooperativa
de transporte Los Rápidos, la falta de planificación de el proceso de
~ 161 ~
compra, se considero implementar una herramienta gerencial para la
cuidadosa y eficiente planeación necesaria de el efectivo donde podrán
programar sus ingresos como sus desembolsos permitiéndoles ejecutar
las compras de repuestos en el tiempo estipulado y mantener la
existencia de los mismos. De este modo, las compras se realizarían de
acuerdo a lo anteriormente planificado y se encontrarían repuestos
cuando sean necesarios en la cooperativa, en el momento en que esto
suceda.
El aprendizaje significativo:
El cuarto objetivo es de suma importancia para los miembros de la
cooperativa, dado que con el mismo le fueron facilitadas una serie de
herramientas que les permitirán calcular el presupuesto del efectivo
logrando implementar un procedimiento para el proceso de compra.
Entonces, fue primordial para nosotros brindarles los conocimientos que
como estudiantes tenemos y ser así parte de la organización mediante
nuestra ayuda, comprobando asi que la planificación es el principal
proceso administrativo, ya que es la esencia para llevar una buena
administración de los recursos.
Objetivo 5: Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de
compra y control de inventario de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, ubicada en La Victoria, estado Aragua.
Basándonos en nuestro tema generador, y en lo que son los
sistemas administrativos mediante un diagnostico inicial, establecimos
~ 162 ~
este último objetivo en la investigación en donde cumplimos con todo lo
que queríamos lograr desde el inicio de nuestro proyecto, aplicándolo de
manera general en donde deben interactuar todos los elementos y poder
implementar un sistema administrativo sobre el proceso de compra y
control de inventario realizando estrategias y diseñando manuales que
pudieran mostrarle a los miembros de la organización como debía ser el
funcionamiento de esos procesos para controlarlos. Por tal motivo
ejecutamos dicho objetivo elaborando un sistema administrativo
acompañados de unos flujogramas donde se especificaba cada paso que
se debía realizar para el proceso de compras y control de inventario, todo
esto con la finalidad de que puedan aplicar las herramientas que les
ofrecimos.
El aprendizaje significativo:
Tomando en cuenta que nuestra principal intención era innovar o
mejorar el sistema administrativo del proceso de compra y control de
inventario se implementaron formatos junto con otras herramientas
tecnológicas para simplificar las actividades dentro de la organización, lo
que les permitirá tener un control sobre sus inventarios , asi como
también se desarrollaron manuales de normas y procedimientos en donde
se especifica cómo debe trabajarse en la organización para lograr la
eficiencia en los procesos aplicados Destaca de este objetivo el hecho de
que a través del conocimos la importancia del deber ser y lo importante de
la buena administración dentro de toda organización.
~ 163 ~
4.2 Sistematización Colectiva
Nuestro proyecto socio integrador se basa en innovar el sistema
administrativo sobre el proceso de compras y control de inventario de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en La Victoria estado
Aragua. Dicha organización se encuentra ubicada en la calle B, Zona
Industrial de La Mora II, fue a partir del mes de Enero de 2012 cuando se
comenzó a trabajar en la cooperativa, donde fuimos aceptados por el Sr.
Antonio Hernández actual presidente de la organización.
Luego nos invito para una reunión que tenía en sus instalaciones
donde nos presento a los demás miembros de la cooperativa y
planteamos por primera vez frente a ellos cual era nuestro propósito y de
que se trataba nuestra investigación de grado. A su vez interactuamos
con los miembros de la organización así como también conocimos un
poco el ambiente donde realizaríamos nuestro proyecto. Luego
ejecutamos un diagnostico más completo para conocer los diversos
problemas que se presentaban dentro de la cooperativa y sobre todo el de
mayor relevancia relacionado a nuestra tema generador; Diseño,
planificación, desarrollo e innovación de sistemas administrativos
Para poder obtener información más profunda y valida aplicamos
técnicas de recolección de datos como lo fue la observación participante y
las entrevistas estructuradas, la cual se le aplicaron a los miembros claves
que estábamos seguro que suministrarían información fundamental; en
este caso seleccionamos como informantes claves al presidente,
administradora y coordinador de la cooperativa de transporte Los
Rápidos.
~ 164 ~
Cabe destacar que nuestros informantes claves nos suministraron
información muy valiosa y precisa, conociendo en sí el principal problema
que se presentaba en la cooperativa siendo de ámbito administrativo, ya
que los miembros de la organización no se planificaban adecuadamente,
por el cual se presentaban otros inconvenientes como consecuencia de
una mala planificación.
En el momento de haber conocido la problemática que se
presentaba dentro de esa organización como colectivo estudiantil
decidimos brindar asesoría en cuanto al tema, puesto que era
fundamental para los miembros de la cooperativa.
Durante el desarrollo de nuestro proyecto se fueron obteniendo
otras problemáticas la cual tuvimos que abarcar puesto que eran
relevantes para esta organización. Posteriormente tuvimos que realizar un
sistema administrativo en donde se desarrollaron todos los puntos que se
necesitaban resolver dentro de la cooperativa, elaborando así un manual
bien completo con cada una de las categorías y como se debe realizar
cada actividad correctamente en conjunto de las herramientas que
simplificaran dicha actividad.
4.3 Sistematización de la comunidad.
Primero que nada queremos darles las gracias a estos jóvenes
quienes se acercaron hasta nosotros con el fin de poder realizar su
investigación en el cual nos ofrecieron una ayuda muy significativa sin
~ 165 ~
recibir nada a cambio más que la adquisición de nuevos conocimientos y
experiencia en cuanto a las actividades relacionadas con sus estudios.
Vale destacar que como miembros de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, nos sentimos muy agradecidos con este colectivo
estudiantil, ya que compartieron con nosotros sus conocimientos
ayudándonos así a encontrar la solución de nuestros problemas de
ámbito administrativo.
De igual modo queremos comprometernos a que utilizaremos sus
técnicas y herramientas para que su esfuerzo no sea en vano, además
que obtendremos resultados satisfactorios que es lo fundamental para
nuestra organización. Finalmente queremos invitarlos a que sigan en la
lucha con sus estudios, ya que son unos jóvenes muy inteligentes con
mucho talento y aprovechamos la oportunidad para decirles que nuestras
puertas siempre estarán abiertas para ellos.
4.4 Preguntas Generadoras
Planificación: ¿Dentro de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, existen algunas normas o procedimientos que establezca como
se debe llevar a cabo el proceso de compra?
La presente interrogante fue fundamental en nuestro trabajo de
grado la cual nos permitió obtener información acerca de la planificación
que se lleva a cabo dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos,
~ 166 ~
el cual nos arrojo que los miembros de dicha organización no siguen unos
pasos para realizar sus compras.
Presupuesto público y privado: ¿Qué consideraciones se toman
en cuenta para elaborar un presupuesto sobre las compras?
Con esta interrogante obtuvimos información primordial para
nuestra investigación, ya que detectamos una problemática de ámbito
administrativo puesto que los miembros de la cooperativa no manejan
esta herramienta para conocer la disponibilidad de efectivo que poseen en
un momento determinado.
Organización y sistemas: ¿Cómo asociado de la cooperativa
solicitan cotizaciones a diferentes proveedores?
Después de haber realizado el proceso de compra, ¿Cómo se
clasifican los repuestos adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
Las presentes interrogantes se realizaron con la intencionalidad de
conocer si dentro de la cooperativa existen normas o procedimientos que
detalle cómo se debe realizar cada acción dentro de la misma.
Obteniendo así un resultado negativo, puesto que no se había establecido
unos lineamientos que a su vez le permitirán mantener un control sobre
sus actividades, como por ejemplo: el control del inventario, realizar las
compras de una manera eficaz, entre otros.
~ 167 ~
SECCION V
ACCIONES DE CAMBIO
5.1.1 Falta de planificación:
Al establecer paso que construyan Sistemas Administrativos, se
logra fortalecer la planificación organizacional, cumpliendo así con las
Entradas, Proceso y Salidas, retroalimentando de forma continua.
1. El proceso de compra requiere ser mejorado para que se cumpla,
como primer paso, la necesaria antelación de los materiales o
suministros. Que solicitan los departamentos, mediante las
requisiciones emitidas de almacén al especialista en compra, que
también debe asegurar el dinero en el presupuesto de efectivo o
caja chica, luego debe aplicar otros pasos que definirán el
proceso.
2. Investigación de los proveedores en aspectos legales, económicos,
técnicos y post-venta, luego se selecciona al proveedor para
negociar. Si no es la primera vez que se compra se verifica el
historial de proveedores de la empresa.
3. Negociación iniciada a través del envió formal de la Orden de
Compra.
~ 168 ~
4. En el tiempo que transcurre la negociación el especialista hace un
seguimiento vía telefónica o personal para asegurar que la compra
cumpla las condiciones sin imprevistos.
5. Controlar el pedido entregado mediante soporte de documentos
(Orden de compra, Presupuesto de proveedor y requisición)
entregados a almacén.
El desarrollo efectivo del proceso anterior, promueve el comienzo
del Sistema del proceso de control de inventario, que tiene como primer
paso la adquisición del producto, cumpliéndose con esta entrada la
activación del proceso que es de la siguiente forma:
1. Al recibir el producto se controla por medio de este el stock de
inventario. Para así conocer cuando está en su máximo o mínimo de
stock, dando respuesta a la requisición de los departamentos.
2. Ubicación de un lugar o depósito fijo para los repuestos. En donde
se logra el resguardo de los mismos.
3. Supervisar las entradas y salidas de repuestos, mediante la
continua toma física con sus respectivos formatos que facilitan el
proceso.
~ 169 ~
5.1.2 Falta de organización:
Se debe determinar para cada proceso la persona encargada
para el proceso de compra y control de inventario para así comenzar
a cumplir el método de organización.
En las compras estas personas se encargarán de mantener el
sistema en constante retroalimentación, respetando cada una de sus
fases (entrada, proceso, salida). Generando como resultado la
satisfacción de la necesidades de los departamentos.
Este se encargará o tendrá como responsabilidad de priorizar y
seleccionar las solicitudes de los departamentos, de seleccionar e
investigar los proveedores antiguos y potenciales, de examinar el
presupuesto de efectivo y caja chica (Fondo fijo), de negociar con
proveedores, de monitorear dicha negociación sin abandonar al
proveedor, de controlar la entrega del pedido con soporte de
documentos.
La persona encargada del control de inventario también será
responsable de mantener dicho proceso en constante
retroalimentación.
Esta persona debe ejecutar un correcto almacenamiento de
repuesto, un óptimo conteo de los mismos, una manipulación
adecuada de formatos y un registro eficiente de las salidas de
repuestos.
~ 170 ~
Saber que organizamos lo planificado para darles al sistema un
funcionamiento óptimo, recordando que al planificar de igual forma
organizamos, direccionamos y controlamos, al igual cuando
procedemos a organizar planificamos, direccionamos y controlamos.
Podemos visualizarlos en la siguiente figura:
Fuente: Equipo IAP (Figura 11)
Por la razón anterior, se debe aplicar los procesos administrativos
de forma efectiva para no obstaculizar el desempeño de la cooperativa de
transporte, aprovechando al máximo el tiempo, aplicando un sistema
administrativo bajo conocimientos apropiados.
~ 171 ~
5.1.3 Toma Física:
Como una medida de control interno de la empresa se debe
comprobar que los inventarios indicados en los registros contable existen
físicamente, por lo cual reviste de alta importancia la toma física de
inventarios, ya que por medio de estos se puede verificar la existencia de
los mismos, así como el cumplimiento adecuado de los controles internos
implementados como políticas por la administración de la compañía. El
proceso de la toma física de inventarios juega un papel fundamental en la
Cooperativa, ya que es el proceso de clasificación de sus herramientas o
piezas. La correcta implementación de un proceso de toma física de
inventarios es de vital importancia en todas las organizaciones y las
operaciones diarias de la empresa, con el objetivo de ser una tarea que
facilite los procesos siguientes a la toma física.
Es por esta razón, que se desea modernizar dicho proceso con el
fin de que se realice de la manera más adecuada, puesto que en la
actualidad solo se registra en un block las piezas de mayor movilidad. El
colectivo de estudiantes junto con los asociados de la Cooperativa lo que
desea es que se registre de manera tecnológica, en formatos de fácil
manejo, todas las piezas existentes para así tener el conocimiento de la
existencia de cada repuesto, lo que facilitaría la planificación del próximo
proceso de compras y su respectivo presupuesto.
Los formatos utilizados para innovar el proceso de Toma Física
son:
~ 172 ~
CONTROL DE INVENTARIO NOVIEMBRE 2012
DESCRIPCION
RECIBIDO TOTAL
DE
ART.
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM Total
"PARTES MECANICAS" DIA CANT
AMORTIGUADORES DELANTEROS
34788 4 4
AMORTIGUADORES TRASEROS
34787 4 4
BASES DE MOTOR 4 4
BOCINAS T-30 50 50
BOCINAS T-31 27 27
BOCINA P/ LIMPIA PARABRISA 6 6
CORREAS
CORREAS B-41 15 15
CORREAS B-44 ORIGINAL 21 21
CORREAS B-45 21 21
EMPACADURA DE MULTIPLE 2 2
ESPARRAGO DELT. GRANITE 19 19
ESPARRAGOS L DELANTEROS 20 20
ESPARRAGOS L TRASEROS 20 20
ESPARRAGOS R. DELANTEROS 20 20
ESPARRAGOS R. TRASEROS 20 20
ESTOPERA TRAS .PUNTA ( NEGRA) 18 18
ESTOPERA TRAS. INTERNA (GRANDE) 18 18
~ 173 ~
ESTOPERAS DELANTERAS PEQ. 9 9
FRAN CROHS / USADOS 4 4
GANCHO DE HOJA U DELANTERA 5 5
GANCHO DE HOJA U TRASERA 10 10
GEMELOS DELAN. O COLGANTES 9 9
GUAYA ACELERADOR ECOLOGICO 3 3
GUAYA FRENO DE MANO 1 1
GUAYAS PARA PUERTAS 1 1
GUIAS DELANTERAS 18 18
GUIAS TRASERAS 20 20
HOJA DEL. MAESTRA 84-526-1 5 5
HOJA DEL. SEGUNDA 84-526-2 5 5
HOJA DEL. TERCERA 84-526-3 4 4
HOJA DEL. CUARTA 84-526-4 2 2
HOJA DEL. QUINTA 84-526-5 2 2
HOJA TERCERA 750 REFUERZO 22343-
1 2 2
HOJA TRAS. MAESTRA 84-730-1 4 4
HOJA TRAS. SEGUNDA 84-730-2 4 4
HOJA TRAS. TERCERA 84-730-3 5 5
HOJA TRAS. CUARTA 84-730-4 2 2
HOJA TRAS. QUINTA 84-730-5 2 2
PASADORES DELANTEROS 19 19
PASADORES TRASEROS 18 18
ROL. TRASERA GRANDE 32215 19 19
~ 174 ~
ROL. TRASERA PEQUEÑA 32213 19 19
ROL.DELAN. PEQUEÑA TR080803R-9 17 17
ROL.DELANTERA GRANDE 32310 25 25
ROLINERA 6304 2 2
ROLINERA PUENTE CARDAN 1 1
SAPITOS DELANTEROS DER R 6 6
SAPITOS DELANTEROS IZQ L 7 7
SAPOS TRASEROS 1 1
TORNILLOS PARA PASADORES DELT 16 16
TORNILLO PARA SAPITOS 3 3
SOPLADOR USADO 5 5
MOTORES SOPLADORES 0 0
DESCRIPCION
RECIBIDO TOTAL
DE
ART.
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM Total
"PARTES MECANICAS" DIA CANT
ARANDELAS PLANAS P/ PASADORES 9 9
GRASERAS CURVAS 3 3
GRASERAS RECTAS 30 30
GRASERAS TIPO L 28 28
TAMBORES DELANTEROS 410 2 2
TAMBORES TRASEROS 408 2 2
TRAMPA DE AGUA 0 0
TUBOS INYECCION ECOLOGICO 0 0
TUERCA DE PASADORES DELANTEROS 8 8
TUERCA PUNTA DE EJE DELANTERA 5 5
~ 175 ~
TUERCA PUNTA DE EJE TRASERA 5 5
VALVULA PEDAL DE FRENO 0 0
TAPONES PARA CARTE 0 0
"LUBRICANTES"
ACEITE Semisintetico 15W40 Motor 1 1
CUÑETE DE GRASA 3 3
CUÑETE DE GRASA FERNANDO 1 1
PAILA DE ACEITE DE TRANSMISION (1/4) (1/4)
LIGA DE FRENOS DE 1/4 DE LITRO 23 23
LIQUIDO LIMPIAPARABRISAS Mr Card 34 34
DESENGRASANTE Hidra Sol 10 10
PAILA DE ACEITE DE CAJA ALLISON 0
PAILA DE ACEITE DE MOTOR 2 2
"GOMAS"
GOMA PARA VICERAS 18 18
GOMAS DE FRENOS DELANT 31 31
GOMAS DE FRENOS TRASEROS 5 5
GOMAS PARA BALANCIN 4 4
GOMAS PARA FILTROS DE AIRE 3 3
"FILTROS"
FILTRO ACEITE 7041 PARMO 57 57
FILTRO DE AIRE A/A F-46496 0 0
FILTRO DE AIRE GRANDE 42520 42 42
FILTRO DE CAJA ELECTRONICA
4 4
~ 176 ~
ALLISSON
FILTRO GASOIL 33260 WIX 126 126
FILTRO GASOIL 4054 PARMO 54 54
"ACCESORIOS"
COPAS MERCEDES 25 25
EMBLEMA DE ENCAVA 4 4
ESTRELLA NUEVAS 11 11
ESTRELLA USADAS 11 11
COPAS ENCAVA 10 10
LIMPIAPARABRISAS ( CEPILLOS) 11 11
MANILLAS PARA PUERTA CROMADA 7 7
REPUESTERA 0 0
CERRADURA CUADRANTE 0 0
CERRADURA PORTA PAQUETE 11 11
TAZAS DELANTERAS (USADAS) 1 1
TAZAS TRASERAS (USADAS) 2 2
TAZAS DELANTERAS (NVAS) 2 2
TAZAS TRASERAS (NVAS) 2 2
RUEDAS PARA CARRUCHA 64 64
DESCRIPCION
Total
"Partes eléctricas"
YODERA 2 2
BALASTROS 9 9
BASE DE TERMOSTATO 3 3
~ 177 ~
BASES DE MICA DE TECHO 7 7
BASES DE MICAS JABONERAS 51 51
BOMBILLOS DE MUELA AZUL 24 24
BOMBILLOS DE MUELA BLANCO 16 16
BOMBILLOS DOS CONTACTOS 35 35
BOMBILLOS HALOG H-3 . 14 14
BOMBILLOS HALOG. H-1 10 10
BOMBILLOS FAROS HALOGENOS H-4 2 2
BOMBILLOS H-7 8 8
BOMBILLOS I CONTACTO 44 44
BOMBILLOS UN CONTACTO PEQ 19 19
BOMBILLOS FLUORECENTES PEQ 3 3
BORNES 0 0
BORNES FERNANDO 0
COCUYOS AZULES 34 34
ENCHUFE DE RELEX 9 9
PANTALLA / LUZ ALTA 1 1
FAROS HALOGENOS AMARILLOS(IVICA) 1 1
FAROS HALOGENOS BLANCOS
(NEOLITE) 4 4
FAROS HALOGENOS BLANCOS 0 0
BOMBILLOS FLORECENTE GRANDES 3 3
MICA PORTA PLACA 9 9
MICA AMARILLA DERECHA 8 8
~ 178 ~
MICA AMARILLA DERECHA (Con Base) 1 1
MICA AMARILLA IZQUIERDA 5 5
MICA AMARILLA IZQUIERDA (Con Base) 1 1
MICA AMARILLA JABONERA COMP 1 1
MICA AMARILLA JABONERA S/BASE 4 4
MICA DE TECHO BLANCA 13 13
MICA DE TECHO ROJA 12 12
MICA DE TECHO NARANJA 16 16
MICA DE TECHO VERDE 14 14
MICA DE TECHO AZUL 3 3
MICA ROJA JABONERA COMPLETA 0 0
MICA ROJA JABONERA S/BASE 12 12
PANTALLA HALOGENO NVA 1 1
PORTAFUSIBLES GRANDE 6 6
PORTAFUSIBLES PEQUEÑOS 8 8
REGULADOR DE VOLTAJE 0 0
RELEX 11 11
SOCATE UN CONTACTO 5 5
SOCATES DEMUELA 7 7
SOCATES DOS CONTACTOS 8 8
SWICHE DE PUERTA 8 8
ALTERNADOR 0
VENTIDOR 4 4
COMPRESOR 0 0
~ 179 ~
DESCRIPCION
RECIBIDO TOTAL
DE
ART.
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM Total
Dpto. de Pintura DIA CANT
DESENGRASANTE DE PINTURA (galón) 0 0
FONDO ACRILICO (galón) 1 1
FONDO ACTIVADO (galón) 4 4
CATALIZADOR DE FONDO ACTIVADO 3 3
MACILLA PLASTICA (galón) 0 0
PINTURA BLANCA 1 1
BULTO DE ESTOPA (30 KILOS) NO NO
PINTURA BLANCA ESPECIAL 0 0
PINTURA NEGRA ACRILICA 0 0
PINTURA NEGRA SINTETICA 0 0
PROMOTHOR DE ADICION 0 0
REDUCTOR 0 0
TRANSPARENTE / 1/4 (Omar) 8 8
CATALIZADOR DE TRANSP ¼ 8 8
TRANSPARENTE / Uretano (Galón) 7600 0 0
ACTIVADOR DE TRANSP 7600 0 0
SILICON ROJO 4 4
SILICON GRIS 5 5
ANTISILICON 1 1
GARRAFA DE SOLVENTES 3 3
POTE DE SOLVENTE 0 0
TRIPAS 0
~ 180 ~
TRIPAS 9/00/20 MICHELLIN 0 0
PROTECTORES USADOS 5 5
TRIPAS KOREANAS (NUEVAS) NEXEN 38 38
PROTECTORES NUEVOS 9 9
HERRAMIENTAS 0
LLAVE RUEDA 3 3
BODY SCHUTZ 0 0
Rin Negro 0 0
Rin Blancos 6 6
POSA MANOS 13 13
ARANDELAS DE PRESION 51 51
GATO 1 1
CUÑA 2 2
FARO TRASERO 1 1
CHAPALETA PEQ. 2 2
CAJA CON ESPARRAGO 1 1
TUBO P/ ESCAPE 1 1
MALLA P/ ESCAPE 1 1
CHAPALETA GRANDE 2 2
~ 181 ~
El proceso de Inventario de la Cooperativa se refleja de la siguiente
manera:
~ 182 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 12)
~ 183 ~
PROCESO DE INVENTARIO EN LA COOPERATIVA LOS RAPIDOS
ENCARGADO DEL
ALMACENADMINISTRACION MECANICOS
ENCARGADO DE
LAS COMPRAS
INICIO
ADQUIERE EL
REPUESTO Y LO
ENTREGA EN
ALMACEN
RECIBE Y
VERIFICA CADA
REPUESTO
¿CORRECTO?
DEVUELVE AL
ENCARGADO DE
COMPRAS
CLASIFICA E
IDENTIFICA
CADA UNA DE
LAS PIEZAS
REALIZA UNA
LISTA CON LOS
REPUESTOS
EXISTENTES
LISTA DE
REPUESTOSRECIBE LA LISTA
DE REPUESTOS
EXISTENTES
¿FALTA?
SE ENVIA UNA
LISTA PARA EL
PROXIMO
PEDIDO
LISTA DE
REPUESTOS
FALTANTES
SE LE NOTIFICA
AL PRESIDENTE
FIN DE MES, SE
EMITE UN
LISTADO PARA
LA TOMA FISICA
SE LE ENVIA AL
ENCARGADO
DEL ALMACEN
LISTA PARA LA
TOMA FISCA
RECIBE EL
LISTADO Y
REALIZA LA
TOMA FISICA
AL FINALIZAR LA
TOMA FISICA LO
ENVIA A
ADMINISTRACION
LISTA DE LA
TOMA FISICA
A
NO
SI
NO
SI
~ 184 ~
PROCESO DE INVENTARIO EN LA COOPERATIVA LOS RAPIDOS
ENCARGADO DEL
ALMACENADMINISTRACION MECANICOS
ENCARGADO DE
LAS COMPRAS
VERIFICA LOS
MINIMOS Y
MAXIMOS DE
CADA REPUESTO
EMITE UNA
REQUISICION
CON LAS PIEZAS
FALTANTES
REQUISICON DE
COMPRASRECIBE LA
REQUISICON DE
COMPRAS
SOLICITA AL
ENCARGADO
DEL ALMACEN
UN REPUESTO
DESPACHA EL
REPUESTO
SOLICITADO
EMITE LA NOTA
DE SALIDA DEL
REPUESTO
UTILIZADO
NOTA DE SALIDA HACE USO DEL
REPUESTO
FIN
ENVIA LA NOTA DE
SALIDA A
ADMINISTRACION
RECIBE LA NOTA
DE SALIDA
A
~ 185 ~
Cuando el pedido llega a la Cooperativa, el encargado de compra
adquiere los repuestos y los entrega al almacén, siendo el encargado del
almacén quien recibe y verifica que cada repuesto esté correctamente.
Seguidamente, se clasifican e identifican cada una de las piezas,
procediendo a realizar una lista con todos los repuestos existentes, dicha
lista es enviada al departamento de administración, donde la responsable
verificará que no falte repuestos de los que se habían solicitados, en caso
de faltar alguno de dichos repuestos se le envía una lista al encargado de
compras con el repuesto faltante para que sea solicitado nuevamente en
el próximo proceso de compras. En caso de no haber un faltante, se le
notifica al presidente.
El fin de mes, la administradora emite un listado que se envía al
encargado de almacén para la toma física, al recibir el listado, se procede
a realizar dicho proceso. Al momento que el encargado de almacén
termina el proceso de toma física, lo envía a administración.
La administradora verifica los mínimos y máximos de stock de cada
repuesto y emite una requisición con las piezas faltantes, luego es
enviada al encargado de compras.
Al momento de presentarse la necesidad de un repuesto para
alguna de las unidades de transporte, los mecánicos solicitan al
encargado de almacén dicho repuesto. Este despacha el mismo, emite la
nota de salida y envía dicha nota al departamento de administración. La
~ 186 ~
administradora recibe la nota de salida, hace el registro, y los mecánicos
hacen el uso del repuesto solicitado.
5.1.4 Control de Inventario:
Los Inventarios en la Cooperativa de transporte Los Rápidos,
son bienes tangibles que se tienen para el uso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la prestación de sus servicios.
Por el motivo de no realizarse una Toma Física adecuada, trae
como consecuencia que no haya un control de inventario, generando un
desconocimiento sobre la movilidad de las distintas piezas, esto puede
significar en un momento dado que alguna unidad quede inactiva por la
falta de un determinado material o repuesto. Por esta razón, se hace
necesario conocer la movilidad de todos los repuestos existentes, con el
objetivo de que se controle con precisión el inventario de materiales y
repuestos en almacén, de esta manera podrá prever su consumo
estimado de materiales, lo que tendría como ventaja la planificación del
próximo proceso de compra y de esta manera abastecer el Stock de
inventario de la cooperativa.
Para que esto suceda, el colectivo de estudiante propone como
solución a los asociados de la cooperativa, como ya se mencionó
anteriormente, la implementación de formatos en el proceso de toma
física, que le permita a la cooperativa tener un eficiente control de
inventario, de todos sus materiales o repuestos existentes en el almacén,
de esta manera la cooperativa podrá controlar con precisión sus niveles