導入の背景/課題 海上・陸上の運送事業を中心とする物流サービスをトータルに手掛ける株式会社宇徳。宇徳ロジスティ クスは、宇徳グループの陸上輸送部門として、高品質な物流サービスを提供している企業だ。安心・安 全な輸送の実現と物流の最適化を目指し、輸送状況の管理や車両の運行状況を管理するシステムを導入 するなど、IT 活用による業務改善を積極的に進めているのも同社の特徴だ。 宇徳ロジスティクスでは、社内の決裁業務に課題があった。すべての申請手続きは紙文書で行っており、 社員は申請の都度、文書を作成する手間が発生していた。紙で申請を行っていることで、申請文書紛失や、 承認ルートが守られないといった、内部統制上のリスクも抱えていた。申請文書だけでなく、社内規定 や報告資料など、日常業務で社員が参照・共有すべき文書が社内に散在しており、業務効率が悪く、社 員間の業務連携にも支障がでていた。 社内システムの導入・運用責任者である、宇徳ロジスティクス 総務部 部長代理の高田貴浩氏は、当時 の様子を振り返る。「もともと、社内のコミュニケーション全体を向上させたい、という問題意識を持っ ていて、さらに決裁業務の効率化とスピードアップ、コンプライアンス遵守等の課題を解決する手段を 探していました。また、クラウドや iPad といった、新しい技術・ツールを社内に取り入れることで、 仕事のやりかたや社員の意識を変えることができないかとも考えていた時期で、いろいろな要素を考慮 しながら、最適なコミュニケーションツールは何かと模索していました」。 導入サービス そのような中、新しいグループウェア導入のきっかけとなったのが、リコージャパンが主催する業務改 善セミナーだった。「iPad の操作体験ができるということで参加したのですが、その会場で JobMagic のデモを見かけ、これだと直感しました」(高田氏)。JobMagicは、リコーITソリューションズが提供 するクラウドサービスで、オフィスワークに欠かせないさまざまな機能の中から、使いたい機能を選択 して利用できるのが特徴だ。「審査・承認ワークフロー、Web メール、文書管理、勤怠管理といった、 自社で必要と感じていた機能がひととおり揃っていて、不必要な機能もありません。画面がシンプルで、 システムに詳しくない社員でも簡単に使えると思いました。その場で JobMagic の見積をもらいました が、初期費用・ランニング費用ともに非常に安いのも魅力でした」と、JobMagic の第一印象を高田氏 は語る。 それまでに複数のグループウェアやワークフローツールを比較検討していたが、価格が高いこと、何よ りシステムの柔軟性がないことが、導入のネックとなっていた。「コミュニケーション向上のため、単な るグループウェアではなく、社員みんなが参加したくなるポータルにしたかった。そのため、画面設計 等をカスタマイズできることが必須条件でした」(高田氏)。機能・価格・柔軟性のすべてにおいて条件 を満たすグループウェアとして、JobMagic の導入が決定された。 JobMagic 導入事例 セレクト型クラウドサービス「JobMagic」を社内 ポータルとして活用。 決裁業務の効率化と情報管理の一元化により、 業務品質向上・社内コミュニケーション活性化を実現 宇徳ロジスティクス株式会社様 宇徳ロジスティクス株式会社様(以下、宇徳ロジスティクス)は、社内の決裁業務を紙で行っており、業務効率・コン プライアンス面での課題を抱えていた。この課題解決のため、クラウドサービスとタブレット端末を活用した社内ポー タルの構築に着手した。 各種申請業務を紙で行ってお り、作業に手間。審査・承認に 時間がかかる。 審査・承認業務の管理が不徹 底。内部統制上、問題がある。 社内での情報共有ができてい ない。 ・ ・ ・ ● 導入の背景・課題 データベース メンタルヘルス 社員情報 ドキュメント集 顧客情報 営業日報 【導入メニュー】 Select3(グループウェア) 【オプション機能】 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ● JobMagic 契約内容 必要な機能だけを利用できる 操作が簡単(システムに慣れて いない社員でも利用ができる) 画面カスタマイズが可能 低コストで導入できる ・ ・ ・ ・ ● JobMagic 選定理由 申請業務効率化、決裁スピード化 ペーパレス化(会議 1 回あたり 200 枚の紙削減) ・ ・ ● 導入効果 データ一元化により可視化さ れた課題の改善 JobMagic の機能拡張 (FAX 受信管理、勤怠管理) ・ ・ ● 今後の展望