feduro

OBJETIVO GENERAL

Valorar y poner en práctica operacionesadministrativas relacionadas con la recepción,almacenamiento, distribución y control demedicamentos, a Hospitales, Policlínicas, ULAPS,CAPPS y Dispensarios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Velar por el cumplimento de las normas dealmacenamiento para evitar el deterioro de losmedicamentos.

Poner en práctica controles de inventarios, deacuerdo a criterios de almacenamiento:FIFO/FEFO.

Describir el proceso de almacenamiento demedicamentos y verificar el cumplimiento de lacadena de frío.

Describir y poner en práctica actividades dedistribución de medicamentos a las instalacionesde salud que demanden el servicio.

Elaboración de requisiciones de pedidos porgrupo de inventario.

Detallar el proceso de recepción de medicamentosprocedentes del Almacén Central de Medicamentosy mediante compras.

Visión

Ser el modelo de excelencia en Seguridad Social.

Misión

Brindar Servicios de Salud en forma integral yprestaciones económicas de manera ágil, eficiente,humana y oportuna con una relación directa entrecolaboradores y asegurados.

Según objetivo N° 6 Detallar el proceso de recepciónde medicamentos procedentes del Almacén Central deMedicamentos y mediante compras.

En las dos primeras semanas (del 21 de octubre al 01de noviembre) estuve familiarizándome con todo elproceso de recepción. Proceso de Recepción Área destinada a la revisión de los documentos yverificación de los productos antes de sualmacenamiento. Debe diseñarse y equiparse de talforma que permita realizar una adecuada recepción ylimpieza de los embalajes si fuese necesario y debe

protegerse de las condiciones climatológicas. Estádedicada al recibo y revisión de los insumospreviamente pactados en una relación contractual.El Jefe de recepción en concomitante con elalmacenista verifica que los medicamentos e insumosse reciban en buen estado y de acuerdo a la orden decompra, previamente confeccionada.

Logística de recepción de la mercancía

a. El Jefe de Recepción recibe la compra y verificala documentación.

b. Para descargar el transporte, es necesario quepor parte del proveedor esté presente el vendedor ysi la mercancía es enviada por flete, eltransportista debe traer consigo una nota deautorización, el cual será la persona responsableque firma el ACUSE DE RECIBO.

c. Ordenar la apertura de los bultos que se recibanconjuntamente el almacenista con el proveedor opersona responsable que entrega el pedido.

d. Verificación integral y técnica del medicamento oinsumo que se recibe.

e. Verificación de cantidad recibida, descripciónde los productos y unidad de despacho, debencoincidir con la factura y la orden de compra, si elproducto no cumple con los requisitos ya mencionadosse procede al rechazo de la mercancía.

f. Verificar fecha de entrega versus fecha devencimiento de la entrega, de acuerdo a la revisiónse observará si el proveedor debe traer una carta desolicitud de prórroga y su autorización de entrega,mientras tramita los documentos de prórroga y siestará sujeta a multa.

g. Revisar fecha de vencimiento de los productos enfísico versus la indicada en la factura. Según losprocedimientos la mercancía debe estar dentro de loslímites establecidos por la política institucionalrespecto al vencimiento (18 meses); si no se cumpleeste requisito es necesario una carta de compromiso,que no es más que el compromiso por parte delproveedor de retirar el medicamento cuando se estéllegando su fecha de vencimiento o cuando ya hayavencido.

h. Comprobar si el registro sanitario y descripcióndel producto que se encuentra en el registrosanitario coindice con el medicamento en físico,adicional cada producto debe traer impreso el sellode licitación de la Caja del seguro social.

i. Según los procedimientos se debe verificar ellote de la mercancía, cuando se reciban más de ocholotes, el proveedor debe adjuntar una nota deautorización por parte del departamento de Abastosen Panamá.

j. El Almacén Provincial utiliza un documentointerno, donde se lleva un control de las generalesde la compra como: Número de orden de compra,

nombre del proveedor, cantidad recibida, bultosrecibidos, lotes, fecha de vencimiento del producto,se resalta la documentación que le hace falta alproveedor y se anota si la entrega es total oparcial de acuerdo a la orden de compra.

k. Confeccionar el ACUSE DE RECIBO, es el documentolegal donde se registra la compra y queda comoconstancia del recibo del producto. A través de laintranet se registra la compra y se imprime el ACUSEDE RECIBO, este debe ser firmado por el regentefarmacéutico, proveedor y el almacenista que recibióla mercancía, se le entrega al proveedor laoriginal, una copia queda en nuestro archivo y aotra se va con la documentación hacia kardex.

l. Las compras se registran por día en el informe decompras tanto manual como en el sistema.

m. El departamento de Kardex emite el informe derecepción, si tiene multas pasa a la sección demultas, se emite el aviso de cobro y luego esenviado al departamento de contabilidad, una vezeste la documentación esté completa se sella elinforme y luego se le entrega la documentaciónoriginal al proveedor (informe de recepción y lafactura).

Si no tiene multa se envía directo al departamentode contabilidad, la documentación es firmada y

sellada y se le entrega la documentación original alproveedor (informe de recepción y la factura).

n. La documentación de los proveedores debe llevarun comprobante de orden, solo cuando la orden decompra haya sido confeccionada de acuerdo alpresupuesto de un año diferente al vigente.

Diagrama de logística de los procedimientos queconlleva una recepción de medicamentos e insumos enel Almacén.

ENTREGA POR PARTE DELPROVEEDOR

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

FACTURA, ORDEN DE COMPRA, REGISTRO SANITARIO, FECHA DE ENTREGA (CARTAS DE SOLICITUD YAPROBACION DE PRÓRROGA), SI SE

INFORME GENERAL DE LACOMPRA (CONTROL

ACUSE DERECIBO

KARDEX

REGISTRO DE LA COMPRA, Y TODA LA

INFORME DE RECEPCIÓN

SECCIÓN DE PRÓRROGAS Y MULTAS

AVISO DE COBRO

SIN MULTACON MULTA

LOGÍSTICA DE RECEPCIÓN

Compras recibidas

El Almacén Provincial recibe medicamentos e insumosdel Almacén de Medicamentos 10-10 y de la DirecciónNacional de Abastos.

Se lleva un registro de las compras recibidas pordía y por proveedor.

Cuadro N° 1. Informe de Compras (Octubre)

DÍAS GRUPO PROVEEDOR VALOR DESCRIPCIÓN DEMEDICAMENTO

CANTIDADRECIBIDA(UNIDADES

)24/10

03 Apotex Panamá, S.A

B/.1,440.00

Sales de Rehidratación Oral.

8000

24/10

01 Medicinas Generales

B/. 8,150.13

Escopolamina butilbromuro, 10mg comprimidos

118,980

25/10

01 Droguería Ramón González Revilla

B/. 115.20

Azitromicina 500mg, comprimidos

480

25/10

01 Pharma Alliance

B/. 3,118.92

Hidroxicloroquina sulfato, 400mg tabletas, v.o

16590

25/10

01 Reprico, S.A.

B/. 104.40

Clomifeno citrato, 50mg comprimidos, v.o

870

CONTABILIDAD

DOCUMENTACIÓNSELLADA:

ENTREGA: Informe de recepción y Factura

25/10

01 Reprico, S.A.

B/. 104.40

Clomifeno citrato, 50mg comprimidos, v.o

870

31/10

02 Medicinas Generales

B/. 2392.80

Globulina Anti-D Humana 125-150mcg/ml inyectable

60

Cuadro N°2. Informe de Compras (Noviembre) A partir de 01 de noviembre del 2013 todas las compras que se reciban deben venir con autorización de la licencianda Analida Rogers (Dirección de Abastos).

DÍAS GRUPO PROVEEDOR VALOR DESCRIPCIÓN DEMEDICAMENTO

CANTIDADRECIBIDA(UNIDADES

)

1/11 02 PisaFarmacéutica

B/.18,000.00

Ciprofloxacina 200mg sol.I.V. frasco

12,000

1/11 02 Reprico, S.A. B/.135.00

Suxametonio(succinilcolina) cloruro,50mg/ml vial10ml

60

1/11 02 Mediequipos B/.993.00

SodioCloruro, 0.9%envases

100

plástico,3000ml.

8/11 01 Representaciones Celmar,S.A.

B/.6264.00

Amitriptilina25mg,cápsulas otabletas v.o.(Anapsique25mgtabletas)

69,600

8/11 03 Representaciones Celmar,S.A.

B/.10,659.60

Lactulosalíquido,667mg/ml,450-500ml

2,268

8/11 02 Nutrimed S.A. B/.7,772.00

Metronidazol0.5g. amp. iv

13,400

8/11 02 Nutrimed,S.A.

B/.799.00

Ketamina50mg/ml 10mliv

170

13/11

01 Haseth, S.A B/.2,800.00

Loratadina10mg cap.

7,000

15/11

01 Representaciones Celmar,S.A.

B/.2,220.00

Estrógenosconjugadosnaturales deorigen equino

15,000

15/11

02 Representaciones Celmar,S.A.

B/.708.00

AnfotericinaB, 50mg I.V

100

15/11

03 Representaciones Celmar,S.A.

B/.630.00

BrimonidinaTartaro 0.2%sol.Oftálmica.

100

15/11

02 Reprico, S.A. B/.1,399.20

NorepinefrinaBitartaro1mg/ml I.V

1,100

15/11

03 Droguería eImpo. LaCalifornia

B/.4,118.00

DesmopresinaAcetato,0.1mg/ml,gotas nasales

58

20/11

01 Representaciones Celmar,S.A.

B/.1,420.80

Finasteride5mg, tabletasv.o

19,200

20/11

01 Representaciones Celmar,S.A.

B/.765.10

Anovulatoriooral,estrógenos,etinilestradiol.

33,705

20/11

02 Representaciones Celmar,S.A.

B/.652.80

HidralazinaClorhidrato,20mg/ml, 1ml,im,iv

160

22/11

01 Representaciones Celmar,S.A.

B/.2,624.76

TeofilinaAnhidra, 250-300mg,cápsulas otabletas

7,978

Se registran las compras, se entregan aldepartamento de kardex, para que se confeccione elinforme de recepción.

Cuando se emite el informe de recepción se verificaque esté lista toda la documentación (si necesitacarta de compromiso o una solicitud y aprobación deprórroga) la factura, la orden de compra, registrosanitario y si es de un presupuesto de un añodiferente al actual se solicita comprobante deorden, si tiene multa se necesita un aviso de cobro

que es enviado por la sección de Prórrogas y multasen Panamá, una vez llegue el aviso de cobro sedesglosan se envían al departamento decontabilidad , cuando los envíen de regreso estánlistos para entregar el informe de recepción yfactura original al proveedor.

Cuando el informe de recepción esté listo el Jefe deAlmacén lo verifica.

Puntos a verificar en el informe de recepción:

El Numero de Orden de compra Nombre del distribuidor Cada Fabricante Si necesita o no carta de compromiso Si necesita o no nota de prórroga Si necesita o no Comprobante de orden Numero de la Factura, digito verificador Verificar si fue entrega total o parcial Y el código del Producto

Una vez revisadas son firmadas por el Jefe delAlmacén.

Los correos de la documentación enviada por Panamállegan al correo de la secretaria de Recepción o ala Jefe de Recepción, una vez se reciben se adjuntanal archivo de cada proveedor.

Semana del (04 al 15 de noviembre)

Según objetivo N° 2 Poner en práctica controles deinventarios, de acuerdo a criterios dealmacenamiento: FIFO/FEFO.

Al recibir las compras, el almacenistas le colocauna descripción al producto el cual costa decódigo, nombre del producto, fecha vencimiento,cantidad recibida, número de orden de compra.

Los medicamentos deben contar con una carta decompromiso, ya que ésta nos permite mantener elmedicamento en el almacén hasta un mes antes de suvencimiento o a su vencimiento también es útil parala reposición del producto por parte del proveedoro devolverlo en su totalidad.

En cuanto al inventario, cada almacenista lleva lastarjetas de inventario actualizadas. La tarjeta deinventario tiene como objetivo contribuir en llevarun control en el movimiento del producto, en laconfección del pedido mensual y realizar comparaciónde la tarjeta versus el físico para hacer chequeosperiódicos.

DISTRIBUCIÓN DE LOS GRUPOS FARMACÉUTICOS PORALMACENISTA.

ALMACENISTA GRUPO FARMACÉUTICOFreddy Serrano G=1; TabletasJorge Ríos G=2; InyectablesManuel Gutiérrez G=3; Jarabes y SolucionesTomás Vega G=4,5, 9 y 2 frío; Cremas

Tópicas, Cremas vaginalesy óvulos e inyectables dela cadena de frío.

El método de inventario FIFO/FEFO: Es una técnicade gestión de mercancía, consiste en que el primerproducto ingresado en el almacén sea el primero enser despachado, ya que es el que tiene más tiempo deestar almacenado.

FIFO/FEFO: Tiene el propósito de despachar elproducto tomando en cuenta su fecha de vencimiento,almacenar el producto de manera organizada,garantizar la correcta rotación del producto.

Mantener un control en cuanto al FIFO/FEFO nosfacilita la tarea de identificar los medicamentoscon fecha próxima a vencer.

A través de notificaciones por parte de la comisiónde medicamentos se lleva el control de medicamentosque han sido cancelados, suspendidos y con fallaterapéutica.

Productos Devueltos

Son aquellos medicamentos que han llegado a lafecha de su vencimiento.

Procedimiento:

El almacenista entrega un informe sobre losmedicamentos que están con fecha próxima a vencer yestos están agrupados por grupos terapéutico.

Los medicamentos con fecha próxima a vencer no semovilizan de su ubicación, se identifican. El Jefede Almacén emite un listado de todos los productosque están con fecha próxima a vencer a todas lasUnidades Ejecutoras con el objetivo de rotar elinventario de estos medicamentos antes de suvencimiento.

El Jefe de Gestión de Calidad tiene acceso allistado de medicamento con fecha próxima a vencer yse encarga de verificar si estos en su archivocuentan con la carta de compromiso, el objetivo escontar con un documento legal que respalde a estosmedicamentos, en casos que tengan que devolver aPanamá o si el proveedor los va a reponer siendo unacompra local.

Se emiten notas a los proveedores recordándoles queel producto está con fecha próxima a vencer; esto sele informa con tres meses de anticipación, segúnley 51.

La carta de aviso que se le hace al proveedor seconfecciona de acuerdo a la orden de compra; alproveedor se le da 30 días para que reponga elproducto o si no se le establece cuenta por cobrar,esto es si el producto cuenta con su carta de

compromiso, si el proveedor lo va a reponer se lesda 45 días más, en total (75 días).

Si el proveedor no cumple con la reposición delproducto, se procede a enviar una nota aladministrador, notificándole que se le establecerácuenta, para que este inicie el trámite deestablecimiento de cuenta.

Si el producto no cuenta con su carta de compromisose le hace un descarte según procedimiento 62-01.

Medicamentos suspendidos:

Los medicamentos suspendidos por la DirecciónNacional de Farmacia y Drogas y/o la Comisión deMedicamentos a través de una resolución motivada, noserán separados físicamente de su ubicación, seránidentificados. Se quedaran en su ubicación hastaque se dé aviso de devolver al proveedor o que selevante la suspensión.

La suspensión de un producto es motivada porreportes que se reciben de pacientes, demedicamentos que marcan imperfecciones en suscaracterísticas organolépticas, se confeccionainformes y el sistema de Farmacovigilancia hace lasrespectivas investigaciones.

Por ningún motivo deberá despacharse a las Unidadesejecutoras para su uso. Las Unidades Ejecutoras deigual manera deben separarlos y colocarles su

rotulo de que están suspendidos y la resolucióndonde se considero como tal.

Medicamentos cancelados:

Los medicamentos que están cancelados por laDirección Nacional de Farmacia y Drogas y/o laComisión de Medicamentos serán ubicados en el áreade productos para devolver, esto se debe a que hasido cancelado el registro sanitario, por fallafarmacéutico y/o por vencimiento del registrosanitario.

Cuando existen quejas por fallas de un productomedicamentoso detectado en los almacenes, en lasfarmacias o por los usuarios, se deben realizartodas las investigaciones posibles para determinarla causa. Si la causa fuera imputable al producto,la Institución deberá agotar los recursos existentespara la recuperación del valor del mismo, ya sea porreposición, pago equivalente a las cantidadesreclamadas al contratista responsable de la relacióncontractual o ante tribunal competente a laRepública de Panamá.

La Comisión de Medicamentos, a través del CentroInstitucional de Farmacovigilancia, en formaconfidencial, será responsable de realizar lasinvestigaciones de las fallas reportadas.

Inventario total en el Almacén Provincia de Chiriquí de la Caja del Seguro Social.

El almacén Provincial de la Caja del Seguro Socialtiene una existencia de 696 renglones. Renglonescon existencia 473 y renglones en cero 223, sinembargo esto no es siempre así, depende del consumode cada Unidad Ejecutora; varía mes tras mes.

Existencia en el Almacén por grupos Terapéuticos.

El Almacén Provincial de la Caja del Seguro Socialcuenta con siete grupos Terapéuticos, cantidad derenglones por grupo: el grupo 1 (tabletas) cuentacon una existencia de 210 renglones, grupo 2(inyectables) cuenta con 274 renglones, cabemencionar que este es el grupo con mas movimiento encomparación con los demás grupos, el grupo 3(soluciones, jarabes) cuenta con 115 renglones, elgrupo 4 (Cremas Tópicas) Cuenta con 16 renglones, elgrupo 5 (Cremas vaginales, Óvulos y los deAplicación Rectal) tiene 7 renglones, el grupo 9(Médico Quirúrgico) cuenta con 3 renglones y elgrupo 11 cuenta con 71.

Medicamentos de Lento Movimiento por Grupo Farmacéutico

Los medicamentos de lento movimiento están agrupadospor grupo Terapéutico, el grupo 1; cuenta con 10líneas, el grupo 2 a pesar de ser un grupo con unmovimiento alto; también es el grupo con más líneasde lento movimiento, cuenta con 22 renglones, elgrupo 3 tiene 7 renglones de lento movimiento y elgrupo 5 tiene 2 renglones, de estos renglones se

mantiene el inventario necesario para sustentar lanecesidad de cada Unidad Ejecutora.

Semana del (18 al 22 de noviembre)

Según objetivo N° 3 Describir el proceso dealmacenamiento de medicamentos y verificar elcumplimiento de la cadena de frío.

Cuando la mercancía se recibe en el almacén, elalmacenista encargado del grupo terapéutico que hallegado, la recibe, junto con el jefe de recepción,el almacenista la acomoda en su estantería el cualestán por grupos terapéutico, y actualiza la tarjetade inventario. Todo debe estar rotulado para que nohaya confusiones o alguna situación que afecte losprocesos de forma negativa.

Los medicamentos e insumos en el almacén estánordenados por grupos terapéutico y según el númerode zafiro.

Grupo 1= Tabletas

Grupo 2= inyectables

Grupo 3=Soluciones, Jarabes

Grupo 4= Cremas Tópicas

Grupo 5= Cremas vaginales. Óvulos y los deAplicación Rectal.

Grupo 9= Médico Quirúrgico

Grupo 11= Insumos de Odontología

Área de Refrigeración

El Almacén cuenta con cuatro neveras, el cual tresson propiedad del Almacén y una es de un proveedor,para poder contar con el espacio necesario para losmedicamentos de la cadena de frío.

Los artículos que requieren refrigeración seráncolocados inmediatamente después de su recepción,previa autorización de entrada por Jefe del almacén,en cámara fría o refrigeración para evitaralteraciones y daños.

Los medicamentos deben almacenarse a una temperaturade 2°C a 8°C.

El control de la temperatura se realiza tres vecesal día (8:00am, 12:00md, 4:00pm) y así se garantizaque los medicamentos se mantengan a una temperaturaadecuada.

En las neveras encontramos 45 renglones, el cual 4pertenecen al grupo 1; 34 renglones pertenecen algrupo 2; 4 renglones pertenecen al grupo 3 y unrenglón pertenece al grupo 5.

CONCLUSIÓN

EL Farmacéutico debe velar por el cumplimiento delas Buenas Prácticas de Almacenamiento para asegurarel buen estado de los medicamentos.

Poner en práctica controles de Inventario comoFIFO/FEFO, contribuye a evitar la pérdida de losproductos o el establecimiento de cuentas por partede los proveedores.

La cadena de Frío juega un papel muy importante encuanto a salvaguardar la calidad, eficacia de losmedicamentos.