1 Credit Management & Sales Een praktische benadering
1
Credit Management & Sales
Een praktische benadering
2
The IKO - GroupIKO is een “family-owned” bedrijf van de 3de generatie en bevindt zich in US, Canada en Europe. We zijn voornamelijk actief in alles omtrent dakbedekking en toebehoren.
Onze voornaamste produkten/activiteiten zijn : - Shingles- Roofing- Isolatie- Waterproofing - Contracting
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015
3Georges Fabry – Group Credit Control
The IKO – Group in Europa
03/09/2015
Briggs Amasco
IKO Plc Group
Meple
Roofmart
IKO Insulations SAS
IKO NV IKO Sales NebiprofaAsphaltco IKO Insulations Bitasco Trading
Touwen
IKO Dachschindeln
IKO SlovakiaIKO Ireland
ATAB NV
4
IKO - produkten
03/09/2015Georges Fabry – Group Credit Control
5
IKO - Contracting
6
7
Mijn rol in IKO....
Wie ben ik ?• Accountancy - Expeditie• Logistiek• Uitzendconsulent• Aankoop• 2001 – Ham• Group Credit Control• E313
Credit Control SSC
ATAB group
Nebi Group
Bitasco Trading
BV
IKO Insul. Group
Tortolani SA
UK ?
Frankrijk ?
IKO Sales Group
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control
8Georges Fabry – Group Credit Control
Organisatie Credit Control IKO SSC• De afdeling bestaat uit 5,5 FTE en is verantwoordelijk voor 15FD’s :
– Credit control– Cash application
In 2014 : • +100 000 fakturen• +/- 4.500 kopende klanten• +/- 1.000 nieuwe klanten• Verkoop in ongeveer 70 landen• Klanten zijn :
– DIY ketens– Handelaars– Professionele dakdekkers (grote en kleine)– Eenmanszaken
03/09/2015
9Georges Fabry – Group Credit Control
Autoriteit Credit Control• Credit control heeft een beslissende rol in bepaling van de limiet• Sales heeft hierin wel inbreng• Regels voor credit control zijn vastgelegd voor :
– Bepalen van limieten– Bepalen van eigen risico– Nieuwe klanten– Klanten die een juridisch verleden hebben
Indien geen overeenstemming : beslissing door CEO Europe
03/09/2015
10Georges Fabry – Group Credit Control
Credit Management tools• Kredietverzekering• Handelsinformatie• Informatie van Sales• Informatie binnen andere vestigingen• Credit management software tool
Informatie van Sales : - Wat voor klant ?- Soort werk dat klant doet- Welke omzet wordt verwacht ? - ....
03/09/2015
11Georges Fabry – Group Credit Control
Samenwerking met SalesWanneer wordt samengewerkt met Sales ? - Aanmaken van klanten- Cash collection proces- Risk Assessment- Dispute management- Klanten bezoek- Order vrijgave
03/09/2015
12Georges Fabry – Group Credit Control
Aanmaken van klanten
03/09/2015
Proces aanmaken van klanten
13Georges Fabry – Group Credit Control
Aanmaken van klanten• Screening van klanten VOOR aanmaak• Beperkt aantal betaalcondities beschikbaar• Afwijkende condities enkel mogelijk na goedkeuring CFO Europe• Correctere info voor data management
indien afwijkingen wordt er contact genomen met Salesaanmaak van klanten vnl door binnendienst
grote verschillen in werkingvoorkomende problemen :
Andere bedrijfsgegevens dan de aanvraagKVK nr behoort bv toe aan andere naam betaalconditie is reeds afgesproken met de klant
03/09/2015
14Georges Fabry – Group Credit Control
Kredietbeslissingen• Limietbeslissingen worden automatisch bij aanmaak van de klant
aan de binnendienst meegedeeld• Sales reps worden regelmatig op de hoogte gebracht van limieten
van klanten• Beslissingen worden in 1ste fase niet aan de klant meegedeeld
03/09/2015
15Georges Fabry – Group Credit Control
Risk assessment• Facts (waar hechten we belang aan) :
– Betaalgedrag – Nakomen van beloftes – Projecten (partners, duurtijd,...)– Verkoop van soort product
• Figures : – Tussentijdse cijfers – Verzekerde dekking bespreken met verzekeraar– Cijfers van kredietinformatie bespreken met Sales
• Feeling : zeer belangrijke factor binnen het bedrijf– Kennis van je klanten– Kennis van je sales reps– Soorten klanten kennen (jonge-oude)
03/09/2015
16Georges Fabry – Group Credit Control
Order vrijgave• Orders worden geblokkeerd op basis van de KL of in geval dat de
klant op ‘Automatic CH’ staat (nav slechte ervaring met klant door CC)
• Manuele vrijgave door Credit Control• Overleg met Sales indien er twijfel is
De uiteindelijke beslissing ligt bij Credit Control
dit is een van de grootste spanningsvelden in de samenwerking met Sales
03/09/2015
17Georges Fabry – Group Credit Control
Cash collection procesCash collection proces via CM software waar verschillende profielen ingesteld kunnen worden.
Profielen zijn vrij standaard bv :• RO• H1• H2• Info sales• Deurwaarder• Juridisch incasso
03/09/2015
18Georges Fabry – Group Credit Control
Sales in cash collection + reporting• Voor juridisch incasso eerst contact met Sales• Wekelijks sales rapport • Maandelijks aanwezig op sales meeting• Maandelijkse rapportering naar management :
– KPI’s : • DSO• Aging• Loss ratio• % cn’s vs fact• Nieuwe aangemaakte klanten• Order releases per maand
– Top klanten– Aging van klanten + 100K euro openstaand + eigen risico
03/09/2015
19Georges Fabry – Group Credit Control
Sales in cash collection + reporting• Voordelen :
– Sales reps zijn altijd op de hoogte – Meer betrokkenheid– Management stelt vragen aan Sales nav sales rapport– Kredietverzekering geeft maximale termijnen aan voor incasso
• Nadelen– Niet alle sales reps kijken sales rapport na– Vertraging in het proces (ja,maar onze klant....)
03/09/2015
20Georges Fabry – Group Credit Control
Dispute managementDoelstelling credit control : • prijs/kwantiteit moet binnen 4 weken opgelost worden
Wie : • Sales rep/binnendienst moet klachten oplossen
• Credit Manager : nota maken op factuur• Enkel opvolging door credit control
Wordt niet snel (graag) besproken door Sales Snelheid oplossen klacht is voor verbetering vatbaar Contracten met DIY ketens zijn ingewikkeld Communicatie tussen Sales en binnendienst
03/09/2015
21Georges Fabry – Group Credit Control
Klanten bezoekenWelke – wanneer ?• Grotere probleemklanten• Op vraag van sales reps• Op vraag van CC
• Voordeel : – Mensen leren kennen + inschatten– Gebouwen zien (staat, grootte, ordelijkheid,.....)
03/09/2015
22Georges Fabry – Group Credit Control
Area’s for improvementSalesgerichte ‘Area’s for Improvement’
• Automatisering Sales rapport• Decision maker voor Sales• Rapportering van klachten en opvolging• Communicatie van Sales reps over projecten, nieuwe klanten,
prospecten,...naar credit control pro-actiever
03/09/2015
23
Questions ?