Fastlæggelse af brugermønstre for forskellige roller (Sagsoverblik/Partskontakt) Metodevejledning
Feb 23, 2016
Fastlæggelse af brugermønstre for forskellige roller (Sagsoverblik/Partskontakt)
Metodevejledning
Indholdsfortegnelse
Slide 3: Baggrund – beskrivelse af otte roller
Slide 4: De otte forskellige roller
Slide 5: Fire forskellige brugermønstre
Slide 6: Fremgangsmåde og baggrund
Slide 7: Forslag til hvordan opgaven kan gribes an
Slide 8: Forklaring af de forskellige brugermønstre
Slide 9: Eksempel på en mail til en leder
Slide 10: Eksempel på en mødeindkaldelse
Slide 11: Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper
Slide 12: Eksempel på et udfyldt skema
2
Baggrund – beskrivelse af otte roller
• Medarbejdere fra forskellige kommuner har beskrevet otte
medarbejderroller, som i dag ofte benytter KMD Sag i deres arbejde
• Beskrivelserne kan læses i folderen ”SAPA – roller og brugerbehov”,
som kan findes på KOMBITs hjemmeside her.
• Formålet er at få "kød og blod" på de nuværende brugere af KMD
Sag og de kommende brugere af SAPA
• Folderen kan anvendes til at få en forståelse for SAPAs rækkevidde
samt til at påbegynde en dialog med de pågældende roller i egen
organisation.
3
1.Jobcentermedarbejder
2.Ydelsesservicemedarbejder
3.Frontmedarbejder i borgerservice
4.PPR-medarbejder
5.Børnefamiliesagsbehandler
6.Visitator på ældreområdet
7.Sagsbehandlende terapeut
8.Udbetaling Danmark-medarbejder (medtages
ikke i denne undersøgelse)Listen rummer de otte roller, som er blevet udvalgt til denne
undersøgelse. En fuldstændig liste findes bagerst i folderen
SAPA - roller og brugerbehov.
De otte forskellige roller
Hvordan anvender
de KMD Sag i dag?Hvem skal bruge SAPA
- og til hvad?
KMD Sag Basis
Brugerne anvender KMD Sag forskelligt!
5
Person- og sagsoverblik
InfrastrukturFordeler sager,
hændelser, adviser
Advis-behandling (produktionsplanlægning)
Journalnotater tilknyttet en sag
i et KMD-fagsystem
Al sagsbehandling og sagsstyring(ej noget fagsystem)
Sagsbehandling og sagsstyring
Mønster A Mønster B
Mønster C
Mønster D
Fire forskellige brugermønstre
Fremgangsmåde og baggrund
Hvad: Hver kommune skal for hver af de syv roller, der er listet på slide 4, fastlægge, hvilket brugermønster der bedst beskriver deres anvendelse af KMD Sag i dag.
Hvordan: Data registreres online via spørgeskema, der udsendes til SAPAs kontaktpersoner i kommunerne. Hvis du har problemer med spørgeskemaet eller ikke har modtaget det kan du kontakte Susanne Rasmussen fra KOMBIT på [email protected]
Hvorfor: Med det færdige resultat i hånden får SAPA-projektet et mere præcist overblik over anvendelsen af KMD Sag.
Desuden bliver det nemmere at planlægge projektets udrulning og implementering – både kommunalt og fælleskommunalt.
6
Forslag til hvordan opgaven kan gribes an
• Udpeg en person til at gennemføre kortlægningen i organisationen. Det kan
fx være den udpegede kontaktperson fra SAPA kommunenetværket
• Den ansvarlige person arrangerer et interview i de forskellige afdelinger i
kommunen ,hvor brugertyperne er forankret (i alt syv interviews)
• Der afsættes ca. ½ time til hvert interview
• Efter interviewet taster den ansvarlige person, resultaterne ind i det skema
der er udsendt fra KOMBIT.
• Fra uge 43 – 48 er der mulighed for at kontakte Henriette Günther Sørensen
fra SAPA-projektet på tlf. 30 56 36 22 hver mandag-torsdag mellem kl. 10 og
11 for spørgsmål til undersøgelsen.
Deadline for registrering af resultaterne er den 30. nov. 2012!
7
0: Bruger ikke KMD Sag i dag
A: Bruger i dag kun KMD Sag til overbliksdannelse, fordi det konkrete sagsarbejde understøttes i et fagsystem
B: Bruger i dag KMD Sag til overbliksdannelse og advis’er, mens sager, dokumenter og journal ligger i fagsystem
C: Bruger i dag KMD Sag i samspil med et fagsystem (typisk et KMD-system). Sagen (fx beregning af en ydelse) er i fagsystemet, mens advis’er og journalnotater samt overbliksdannelse er understøttet af KMD Sag
D: Har ikke noget fagsystem – og bruger i dag KMD Sag til hele sagsarbejdet
E: Det konkrete sagsarbejde ligger i et generisk sagssystem, fx ESDH.
8
Forklaring af de forskellige brugermønstre
Eksempel på en mail til lederen i afdelingen, hvor 2-3 medarbejdere udpeges til et interview Kære leder af jobcenteret
I forbindelse med det fælleskommunale projekt SAPA (sagsoverblik og partskontakt), er der behov for en minikortlægning af jobcentermedarbejdernes anvendelse af KMD-sag. Jeg er udpeget i xx kommune, til at være den ansvarlige for at gennemføre kortlægningen, som skal være afsluttet inden udgangen af november. Jeg vil derfor gerne interviewe 2-3 jobcentermedarbejdere i en halv time.
Jeg håber derfor, at du vil hjælpe med at:
•sende navn og mailadresser på de 2-3 medarbejdere, der skal interviewes
•angive hvor mange jobcentermedarbejdere, der er i din afdeling.
På forhånd tak for hjælpen.
Med venlig hilsen
xx (ansvarlige for gennemførelse af kortlægningen i kommunen)
9
Eksempel på en mødeindkaldelse til de medarbejdere, der skal deltage i interviewet
Kære jobcentermedarbejder
I forbindelse med det fælleskommunale projekt SAPA (sagsoverblik og partskontakt), er der behov for en minikortlægning af jobcentermedarbejdernes anvendelse af KMD-sag. Jeg vil derfor gerne invitere jer til at deltage i et interview i en halv time om jeres anvendelse af KMD-sag. Forud for denne mødeindkaldelse har jeg været i kontakt med jeres leder, som har udpeget lige netop jer til at deltage i interviewet.
I SAPA-projektet har medarbejdere fra forskellige kommuner beskrevet otte medarbejderroller ud fra f.eks. arbejdsopgaver, systemunderstøttelse og ønsker til den fremtidige SAPA-løsning – herunder jobcentermedarbejderen. Jeg har vedhæftet den folder, der beskriver de otte medarbejderroller. Inden interviewet bedes I have læst rollebeskrivelsen for jobcentermedarbejderen.
Med venlig hilsen
xx (ansvarlige for gennemførelse af kortlægningen i kommunen)
10
Start
NejJa
Ja
Ingen afhængighed
Blot afhængig af KMD Sag
til tværg. sagsoverblik
Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik og adviser
Afhængig af KMD Sag til
sagsoverblik, adviser og
journalnotater
Fuldkommen afhængighed af KMD Sag
Lav afhængighed af KMD Sag
Ja
Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper
11
Anvender KMD Sag?
Nej
Har et særskilt fagsystem?
Brugertype 0
Anvender KMD Sag som sit
eneste/primære sagsssystem?Journal(notater)
skrives i fagsystem?
Nej
Brugertype A Brugertype B Brugertype C Brugertype EBrugertype D
Nej
Ja
Nej
Relevante adviser kan ses
i fagsystem?
Ja
KOMMUNE:
Silderødkøbing
Mønster 0 Mønster A Mønster B Mønster C Mønster D Mønster E
• Jobcentermedarbejder X (22)• Ydelsesservicemedarbejder X (3)• Frontmedarbejder i borgerservice X (10)• PPR-medarbejder X (47)• Børnefamiliesagsbehandler X (18)• Visitator på ældreområdet X (4)• Sagsbehandlende terapeut X (3)
Eksempel på et udfyldt skema om brugerrollernes forskellige anvendelse af KMD Sag
Output: Udfyldt skema
Indberettes online til SAPA