INFORME FINAL DE PRACTICA Código: F-PI-038 Versión: 01 Página 1 de 58 FACULTAD DE CIENCIA EMPRESARIALES COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS ASPECTOS GENERALES DE LA PRÁCTICA. Nombre de Estudiante Yonatan Pérez Osorio Programa Académico Contaduría Publica Nombre de la AGENCIA O CENTRO DE PRÁCTICA Instituto del Deporte, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre, INDER Envigado NIT. 811.016.337-9 Dirección Carrera 48 Nº 46 sur 150 Teléfono 448 20 98 EXT: 255 Dependencia o Área Gestión Administrativa y Financiera - Almacén Nombre Completo del Jefe del estudiante Bernardo A. Gutiérrez Muñoz Cargo Director Administrativo y Financiero Labor que desempeña el estudiante Realizar inventarios. Realizar solicitudes para compras de productos. Ingresar los nuevos productos al sistema. Clasificar los bienes que son asegurados. Recibir solicitudes para la entrega de suministros. Elaborar órdenes de salida de productos. Realizar órdenes de préstamos. Nombre del Asesor de práctica Carolina Villada Tamayo Fecha de inicio de la práctica Julio 22 de 2013 Fecha de finalización de la práctica Noviembre 09 de 2013
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INFORME FINAL DE PRACTICA
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FACULTAD DE CIENCIA EMPRESARIALES COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS
ASPECTOS GENERALES DE LA PRÁCTICA.
Nombre de Estudiante Yonatan Pérez Osorio
Programa Académico Contaduría Publica
Nombre de la AGENCIA O CENTRO DE PRÁCTICA
Instituto del Deporte, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre, INDER Envigado
NIT. 811.016.337-9
Dirección Carrera 48 Nº 46 sur 150
Teléfono 448 20 98 EXT: 255
Dependencia o Área Gestión Administrativa y Financiera - Almacén
Nombre Completo del Jefe del estudiante
Bernardo A. Gutiérrez Muñoz
Cargo Director Administrativo y Financiero
Labor que desempeña el estudiante
Realizar inventarios. Realizar solicitudes para compras de productos. Ingresar los nuevos productos al sistema. Clasificar los bienes que son asegurados. Recibir solicitudes para la entrega de suministros. Elaborar órdenes de salida de productos. Realizar órdenes de préstamos.
Nombre del Asesor de práctica Carolina Villada Tamayo
Fecha de inicio de la práctica Julio 22 de 2013
Fecha de finalización de la práctica
Noviembre 09 de 2013
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1. ASPECTOS GENERALES DE LA PRÁCTICA. 1.1 Centro de práctica. Instituto del Deporte, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre, INDER Envigado. MISION EL INDER es una entidad descentralizada del Municipio de Envigado cuya función se centra en ofrecerle a la comunidad, actividades deportivas y recreativas para el aprovechamiento del tiempo libre que fortalezcan el desarrollo humano. VISION Para el año 2015 el INDER ENVIGADO será la entidad líder del Valle de Aburrá en cobertura, diversificación y calidad en las actividades de recreación y deportes para el aprovechamiento del tiempo libre. OBJETIVOS
A. Desarrollar con calidad las actividades deportivas y recreativas.
B. Mejorar la cobertura en las actividades y los eventos deportivos y recreativos.
C. Garantizar la competencia de personal responsable de la prestación de los servicios.
D. Asegurar la disponibilidad de los implementos e infraestructura deportiva y recreativa adecuada.
E. Garantizar la continuidad de los programas de recreación y de formación deportiva.
F. Lograr la implementación y mejoramiento de los procesos.
El centro de práctica es una entidad descentralizada del Municipio de Envigado llamada Instituto del Deporte, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre INDER Envigado, el cual ofrece servicios de deporte y recreación a la comunidad, esta se encuentra ubicada en el barrio primavera en la zona 8 del Municipio de Envigado, la dirección es Carrera 48 Nº 46 sur 150 avenida las vegas.
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1.2 Objetivo de la práctica empresarial. Objetivo general Diseñar un procedimiento que permita controlar los bienes a cargo que tiene cada empleado público del INDER Envigado, para esto se deberá clasificar los bienes, parametrizar los documentos y elaborar un reporte por medio de una aplicación informática que permita registrar más fácilmente los inventarios. Objetivos específicos
- Elaborar una planilla que contenga la información de los bienes que tiene a cargo cada empleado público y clasificarlos por códigos de acuerdo a las categorías ya definidas del centro de práctica, esto permitirá identificar más rápidamente los bienes entregados a los funcionarios y será más eficiente el trabajo a la hora de realizar los inventarios.
- Parametrizar la información recolectada de los bienes a cargo de cada
funcionario de la entidad en una nueva aplicación informática, la cual va a ser creada por el ingeniero de sistemas, que permitirá realizar las operaciones de bajas, traslados y devoluciones mediante un control de documentos, esto generara evidencia de las actividades que a diario se realicen con los bienes de la entidad y de los futuros movimientos en el curso ordinario del negocio.
- Diseñar un reporte en Excel para después ser instaurado por el ingeniero
de sistemas en la nueva aplicación de inventarios, esto nos ayudara a mantener un control adecuado y actualizado de los bienes que tiene a cargo cada empleado público y así poder dar informes a gerencia con mayor fiabilidad.
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1.3 Justificación de la práctica empresarial. El instituto INDER Envigado requiere de la clasificación, sistematización y organización de los inventarios para el mejoramiento continuo de los procesos misionales y de apoyo con que cuentan la entidad para la prestación del servicio, por lo que necesita de una persona capacitada para implementar un procedimiento que organice el manejo de los inventarios. 2. ESPECIFICACIONES DE ACUERDO CON LA MODALIDAD (ÁMBITO) DE PRÁCTICA 2.1 Planteamiento del problema. A partir de la observación que se realizó en el Centro de práctica INDER Envigado se pudo evidenciar que el manejo de los inventarios presenta varias dificultades a la hora de clasificar, sistematizar e informar los bienes que tienen a cargo cada empleado público, puesto que el programa que maneja la entidad fue creado hace diez años y no cuenta con las operaciones necesarias para controlar dichos bienes, ya que ellos pueden cambiar de lugar durante su utilización, se pueden dañar y/o pueden ser devueltos hacia el almacén de la entidad, de igual forma no cuentan con un reporte para dar información clara y entendible al momento de presentar informes, ya que no se encuentran clasificados según las categorías definidas por la entidad, por lo tanto se hace muy extenso y tedioso el manejo de los inventarios.
2.2 Equipo de trabajo. Coordinadora de prácticas: Adriana Escobar González. Asesora de práctica empresarial: Carolina Villada Tamayo. Jefe inmediato centro de prácticas: Bernardo a. Gutiérrez Muñoz. Ingeniera de sistemas centro de prácticas: Catalina Fernández Restrepo. Persona encargada del software contable: Jhon Jairo Bedoya.
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2.3 Metodología de trabajo. La metodología que se implementara en el centro de práctica INDER Envigado, se hará a través del seguimiento a la implementación de la aplicación de inventarios, desde la compra de los activos hasta la sistematización de ellos, por lo que es necesario hacer un paralelo que permita medir el estado actual con los posibles resultados que generara el nuevo proceso de inventario.
2.4 Descripción del proceso de práctica.
- Recoger la información de cada empleado público que tenga a cargo activos de la entidad.
- Clasificar en una tabla de Excel los diferentes bienes de cada funcionario según los grupos existentes en el software de la entidad.
- Verificar los cambios o ingresos de productos nuevos durante el proceso de organización y clasificación de ellos.
- Instalar y probar la nueva aplicación con las operaciones de baja, traslados y devoluciones.
- Ingresar la información clasificada y organizada a la nueva aplicación de los inventarios para la elaboración de los documentos requeridos.
- Elaboración del formato en Excel para el reporte de inventarios.
- Insertar el formato elaborado en la nueva aplicación para imprimirlo. 2.5 Resultados esperados.
- Con la implementación de esta nueva aplicación se pretende organizar el manejo de los inventarios en la empresa para mayor facilidad en la elaboración de informes y documentos.
- La propuesta le permitirá a la empresa obtener productividad en el manejo de los inventarios, dado que ahorrara tiempo durante la elaboración de los mismos.
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- La sistematización permitirá que la información de los inventarios sea más fácil de recolectar gracias los documentos y al reporte a elaborar.
3. SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LA MODALIDAD DE LA PRÁCTICA. Herramientas ofimáticas para el desarrollo de la practica en el instituto de Instituto del Deporte, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre, INDER Envigado. 4. PROPUESTA PARA LA AGENCIA O CENTRO DE PRÁCTICAS. En el trascurso de la práctica empresarial y de acuerdo al diagnóstico realizado en la entidad INDER Envigado, se pudo evidenciar varias dificultades en el manejo de los inventarios que realizan los empleados públicos en el área del almacén, puesto que el programa que utilizan no cuenta con las operaciones necesarias para mantener controlado los bienes del inventario que tienen a cargo los profesores en las diferentes disciplinas deportivas y del personal administrativo, ya que estos bienes pueden cambiar de lugar durante la utilización en la prestación del servicio, tampoco cuentan con los registros pertinentes en el momento cuando se daña un bien puesto que el programa utilizado no genera documentos con que evidenciar dicha baja y de igual forma no existen registros de dichos bienes cuando son devueltos al almacén nuevamente. Por otra parte no cuentan con un reporte para dar información clara y oportuna de dichas operaciones al momento de presentar los informes, porque no se encuentran clasificados según las categorías definidas de la entidad, de esta manera se hace extenso y tedioso el manejo de los mismos. Debido a las necesidad que presenta el almacén respeto al control de los inventarios, decidí realizar una propuesta que solucione las diferentes problemáticas que tiene la dependencia, al realizar el diseño de un procedimiento que contenga una planilla con la información de los bienes que tiene a cargo cada empleado público, para luego clasificar cada bien con códigos de acuerdo a las categorías ya definidas del centro de práctica, como lo son: implementación deportiva, equipos de sonido, equipos de cómputo, equipos de comunicación, muebles y enseres, vehículos, entre otros. Esto permitirá identificar rápidamente los bienes entregados a los funcionarios y será más eficiente el trabajo a la hora de realizar los inventarios, además con la información recolectada y clasificada se
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implantara en una nueva aplicación informática basada en los parámetros que contiene el software contable de la entidad, la cual va a ser creada por el ingeniero de sistemas, pero teniendo en cuenta las procedimientos que sugiero, permitiendo así realizar las operaciones de bajas, traslados y devoluciones mediante un control de documentos, esto generara evidencia de las actividades que a diario se realicen con los bienes de la entidad y de los futuros movimientos en el curso ordinario del negocio. Por ultimo será fundamental hacer el diseño en Excel en forma de reporte para agrupar los bienes que tienen a cargo cada empleado público para después ser instaurado por el ingeniero de sistemas en la nueva aplicación de inventarios, esto nos ayudara a mantener un control adecuado y actualizado de los bienes que tiene a cargo cada empleado público y así poder dar informes a gerencia con mayor fiabilidad. Esta propuesta será beneficiosa para la entidad ya que por 10 años ha manejado el mismo programa para el control de los inventarios el cual es obsoleto en el manejo de los bienes que tiene a cargo los funcionarios de la entidad, mientras que con la implementación de esta nueva aplicación se pretende organizar el manejo de los inventarios en la empresa dando como resultado una mayor agilidad a la hora de realizar el conteo de los bienes, contando con el registro de los movimientos que ha tenido cada bien clasificado en las categorías ya definidas y teniendo documentos pertinentes que puedan evidenciar dichas operaciones, esto permitirá que la empresa obtenga mayor facilidad en la elaboración de informes y documentos. Esta herramienta mejorara la productividad en el manejo que hace el personal del almacén puesto que ahorrara tiempo desde entrada del bien hasta la entrega del mismo, puesto que se ha pasado por alto el mejoramiento continuo del control de los inventarios y no han podido organizarlos con los formatos que tienen establecidos con la norma ISO.
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4.1 TITULO DE LA PROPUESTA CONTROL PARA EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS 4.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. A partir de la observación que se realizó en el Centro de práctica INDER Envigado se pudo evidenciar que el manejo de los inventarios presenta varias dificultades a la hora de clasificar, sistematizar e informar los bienes que tienen a cargo cada empleado público, puesto que el programa que maneja la entidad fue creado hace diez años y no cuenta con las operaciones necesarias para controlar dichos bienes, ya que ellos pueden cambiar de lugar durante su utilización, se pueden dañar y/o pueden ser devueltos hacia el almacén de la entidad, de igual forma no cuentan con un reporte para dar información clara y entendible al momento de presentar informes, ya que no se encuentran clasificados según las categorías definidas por la entidad, por lo tanto se hace muy extenso y tedioso el manejo de los inventarios. 4.3 JUSTIFICACIÓN. El instituto INDER Envigado requiere de la clasificación, sistematización y organización de los inventarios para el mejoramiento continuo de los procesos misionales y de apoyo con que cuentan la entidad para la prestación del servicio, por lo que necesita de una persona capacitada para implementar un procedimiento que organice el manejo de los inventarios. 4.4 OBJETIVOS (Objetivo General y Objetivos Específicos). Objetivo general Diseñar un procedimiento que permita controlar los bienes a cargo que tiene cada empleado público del INDER Envigado, para esto se deberá clasificar los bienes, parametrizar los documentos y elaborar un reporte por medio de una aplicación informática que permita registrar más fácilmente los inventarios.
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Objetivos específicos
- Elaborar una planilla que contenga la información de los bienes que tiene a cargo cada empleado público y clasificarlos por códigos de acuerdo a las categorías ya definidas del centro de práctica, esto permitirá identificar más rápidamente los bienes entregados a los funcionarios y será más eficiente el trabajo a la hora de realizar los inventarios.
- Parametrizar la información recolectada de los bienes a cargo de cada
funcionario de la entidad en una nueva aplicación informática, la cual va a ser creada por el ingeniero de sistemas, que permitirá realizar las operaciones de bajas, traslados y devoluciones mediante un control de documentos, esto generara evidencia de las actividades que a diario se realicen con los bienes de la entidad y de los futuros movimientos en el curso ordinario del negocio.
- Diseñar un reporte en Excel para después ser instaurado por el ingeniero
de sistemas en la nueva aplicación de inventarios, esto nos ayudara a mantener un control adecuado y actualizado de los bienes que tiene a cargo cada empleado público y así poder dar informes a gerencia con mayor fiabilidad.
4.5 DISEÑO METODOLÓGICO. La metodología que se implementara en el centro de práctica INDER Envigado, se hará a través del seguimiento a la implementación de la aplicación de inventarios, desde la compra de los activos hasta la sistematización de ellos, por lo que es necesario hacer un paralelo que permita medir el estado actual con los posibles resultados que generara el nuevo proceso de inventario.
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4.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
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4.7 PRESUPUESTO (FICHA DE PRESUPUESTO)
RUBRO CRITERIOS COSTO HORA
HORAS TRABAJADAS
POR DIA
DIAS TRABAJADOS
TOTAL
COSTOS DEL PERSONAL
SALARIOS
Practicante
Tiempo de elaboración del proyecto
5.468,75
4 53
1.159.375
Ingeniera de sistemas
Modificaciones del formato de los documentos y el reporte según los nuevos requerimientos
13.020,83
1 4
52.083
HONORARIOS
Ingeniero de sistemas
Tiempo de elaboración de la nueva aplicación, parametrización e implantación de los documentos y el reporte
20.000,00
2 4
160.000
OTROS GASTOS
Equipo de computo Depreciación del equipo de computo
140,05
4 53
29.690
Materiales y suministros Hojas cartas, CD, impresión de documentos
N/A N/A N/A
6.000
TOTAL 1.407.148
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5. INCONVENIENTES EN EL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA. En el desarrollo de la práctica se presentaron dos inconvenientes básicamente, el primero de ellos fue el tiempo que tenía disponible el ingeniero de sistemas para la creación de la nueva aplicación, ya que debía de tener los parámetros según las necesidades que solicitaba el centro de práctica para realizar las operaciones de traslados, bajas y devoluciones de los bienes de control, y la segunda de ellas fue el tiempo que tomo la clasificación de los bienes, puesto que aproximadamente un 50% de ellos no se encontraban creados en el software contable de la entidad por lo que había que crearlos, para luego asignarles un código a los bienes en la nueva aplicación. 6. CONCLUSIONES.
- Es necesario que la entidad INDER Envigado se concientice de la importancia de llevar un procedimiento que permita fiscalizar los bienes a cargo de cada funcionario público, ya que es fundamental seguir mejorando este proyecto para controlar los bienes y/o recursos con que cuentan la entidad puesto que estos son de gran importancia para la ejecución de la prestación del servicio.
- La mayor dificultad hallada en el centro de practica fue la falta de
documentos con que se evidencia las bajas, traslados y devoluciones al almacén de los bienes que tiene a cargo cada empleado público, puesto que esto genera pérdidas de los bienes, información no confiable e ineficiencia a la hora de realizar los inventarios, por esta razón la propuesta fue congruente frente a la problemática abordada ya que los documentos elaborados permiten llevar un registro adecuado y oportuno al momento de verificar la información.
- El centro de practica INDER Envigado deberá enfocarse en la actualización
de la aplicación informática implementada para el manejo de los inventarios, y así evitar que se presenten nuevamente las dificultades halladas al inicio del proyecto, de esta manera será confiable la información que a diario se obtiene en la entidad.
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7. EXPERIENCIA EN LA PRÁCTICA PROFESIONAL La práctica que realice en la entidad INDER Envigado fue una experiencia gratificante ya que tuve la oportunidad de poner en práctica algunos de los conocimientos que adquirí en el trascurso de la carrera, al enfrentarme a las problemáticas reales que se presentan en una empresa durante las actividades que se realizan dentro de ella, a la vez pude confrontar lo aprendido con lo que se evidencia en la práctica empresarial puesto que existen varios criterios con los que algunas organizaciones tienen establecidos y por lo tanto habría que adaptarse a ellas para que de esta manera se puedan proponer soluciones a los funciones o actividades que demandan mayor trabajo y esfuerzo en la prestación del servicio. Durante este proceso de aprendizaje conté con las herramientas ofimáticas necesarias para llevar a cabo mi propuesta dentro del centro de práctica, dado que al inicio del proyecto tuve que recopilar la información de forma organizada y clasificada para manejarla a mi gusto y así agilizar el proceso de implementación de la propuesta, al igual pude contar con el acompañamiento continuo del ingeniero de sistemas el cual posibilito que la propuesta fuera viable, por otro lado el personal del almacén suministro la información de los bienes y la forma en que se manejaba los inventarios, esto fue lo que me motivo a abordar la problemática que tenían, ya que observe que el programa que manejaban era obsoleto para las operaciones necesarias y además porque los formatos utilizados no ayudaban a simplificar las actividades que debían de hacer para mantener controlado los inventarios. La ejecución de la propuesta en el centro de practica fue de gran impacto, ya que no habían analizado a fondo el manejo de los inventarios ni la eficiencia de los funcionarios del almacén, por consiguiente obtuve todo el apoyo necesario para la elaboración del mismo, dado que esta propuesta era de suma importancia para tener un mayor control de ellos y así solucionar varias de las dificultades a la hora de realizar los inventarios, incluso no existía información de algunos de los bienes los cuales no estaban a cargo de ningún funcionario, por lo que esta propuesta ayudo a organizar, clasificar y sistematizar los inventarios. Todo este proceso me ayudo a reflexionar sobre el funcionamiento de mis labores para contribuir al mejoramiento continuo de la empresa, puesto que con la experiencia que obtuve pude evidenciar que siempre tendré que mantenerme actualizado para reforzar los procesos, de forma que no se esté pasando por alto varias operaciones o manejos que incumplan o no ayuden a controlar los recursos
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con que cuenta la entidad, por ende es primordial que estas tengan en cuenta lo importante que es capacitar a los funcionarios sobre las nuevas normas, herramientas y manejos que se presentan en las labores diarias, para así estimular nuevas alternativas de mejora a los procedimientos de cada dependencia, esto permitirá regular un poco más las funciones de los empleados en cuanto a la eficiencia y al compromiso que tienen con la empresa.
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1. PLANILLA DE BIENES CLASIFICADOS
CODIGO DESCRIPCION DEL ELEMENTO CANT. TERCERO NOMBRE VR
UNITARIO VR. TOTAL
105000132 BALON FUTBOL Nº 4 7 43.818.211 ALBA LUCIA SANCHEZ OSPINA 100 700
105000136 CONO DE SEÑALIZACION DE 20 CM 10 43.818.211 ALBA LUCIA SANCHEZ OSPINA 100 1.000
105000275 TULA PARA 20 BALONES 1 43.818.211 ALBA LUCIA SANCHEZ OSPINA 38.222 38.222
105001063 BALON FUTBOL Nº 3 7 43.818.211 ALBA LUCIA SANCHEZ OSPINA 100 700
110000145 TABLERO EN CORCHO 2 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 200
117000047 PAPELERA DE BASURA 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
130000030 ARCHIVADOR DE 4 GAVETAS 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
130000055 ESCRITORIO DE COMPUTO 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
130000055 ESCRITORIO EN MADERA DE 3 GAVETAS 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
240000004 SILLA ERGONOMICA GIRATORIA SIN BRAZOS 2 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 200
259000006 MINICOMPONENTE SONY MHC-EX99 S/N 4177424 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
271000001 GABINETE DE PARED 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
313000004 TELEFONO DIGITAL AASTRA 1 43.555.106 ANA ANGELICA ARANGO FLOREZ 100 100
105000136 CONO DE SEÑALIZACION DE 20 CM 50 9.854.401 ANDRES FELIPE DOMINGUEZ P. 100 5.000
105000185 PLATILLO DE SEÑALIZACION 48 9.854.401 ANDRES FELIPE DOMINGUEZ P. 100 4.800
105000425 BALON FUTBOL PROFESIONAL 3 9.854.401 ANDRES FELIPE DOMINGUEZ P. 100 300
105001324 TABLERO ESTRATEGICO 1 9.854.401 ANDRES FELIPE DOMINGUEZ P. 100 100
110000145 TABLERO EN CORCHO 1 71.975.529 BERNARDO A. GUTIERREZ MUÑOZ 15.000 15.000
110000175 BASE PARA CPU 1 71.975.529 BERNARDO A. GUTIERREZ MUÑOZ 100 100
110000226 VENTILADOR DE MESA PEQUEÑO PHANTOM 1 71.975.529 BERNARDO A. GUTIERREZ MUÑOZ 22.000 22.000
130000087 TELEFONO ERICSSON 1 42.874.591 MARTHA CECILIA SALDARRIAGA H. 100 100
130000087 ESCRITORIO EN MADERA DE 3 GAVETAS 1 42.874.591 MARTHA CECILIA SALDARRIAGA H. 100 100
240000004 SILLA ERGONOMICA GIRATORIA SIN BRAZOS 1 42.874.591 MARTHA CECILIA SALDARRIAGA H. 100 100
105000920 CARRO BALONERO 1 7.716.007 NELSON JAVIER ROJAS 100 100
105001131 BALON VOLEIBOL MOLTEN 26 7.716.007 NELSON JAVIER ROJAS 100 2.600
105000843 BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 32.000 32.000
105000867 DISCO DE CAUCHO DE 15 KILOS 10 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 80.000 800.000
105000938 SOPORTE METALICO 5 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 40.000 200.000
105000957 BARRA DE 20 KILOS DE ACERO 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 900.000 3.600.000
105001041 SOPORTE PARA DISCOS 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 160.000 640.000
105001143 DISCO DE HIERRO DE 20 LIBRAS 13 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 15.000 195.000
105001144 DISCO DE HIERRO DE 10 LIBRAS 5 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 10.000 50.000
105001157 CAJON SUECO DE 5 CUERPOS 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 20.000 20.000
105001189 BARRA DE 5 KILOS DE ALUMINIO 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 10.000 20.000
105001190 BARRA DE 5 KILOS DE HIERRO PARA PECHO 3 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 20.000 60.000
105001194 BARRA DIDACTICA DE 10 KILOS 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 90.000 180.000
105001195 BARRA DIDACTICA DE 5 KILOS 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 100
105001196 BARRA DIDACTICA DE 7 KILOS 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 90.000 90.000
105001202 BASCULA DIGITAL 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 100
105001214 CAJA DE HIERRO PARA DISCOS 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 40.000 80.000 105001231 COLLARINES EN HIERRO 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 10.000 20.000
105001232 COLLARINES EN HIERRO 2 K 1/2 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 200
105001245 DISCO DE CAUCHO DE 1 1/4 KILO 10 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 65.000 650.000
105001246 DISCO DE CAUCHO DE 2 1/2 KILOS 14 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 75.000 1.050.000
105001247 DISCO DE CAUCHO DE 20 KILOS 3 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 225.000 675.000
105001248 DISCO DE CAUCHO DE 25 KILOS 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 250.000 1.000.000
105001249 DISCO DE CAUCHO DE 5 KILOS 17 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 90.000 1.530.000
105001250 DISCO DE HIERRO DE 12 1/2 LIBRAS 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 5.000 10.000
105001251 DISCO DE HIERRO DE 25 KILOS 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 50.000 200.000
105001252 DISCO DE HIERRO DE 40 LIBRAS 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 20.000 80.000
105001253 DISCO EN CAUCHO DE 10 Kgs 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 400
105001305 PLATAFORMA CAUCHO Y MADERA 5 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 500
105001306 PLATAFORMA DE 2x2 11/2 KGS CAUCHO ANTIDESLIZANTE 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 850.000 1.700.000
105001319 SOPORTE PARA CARBONATO DE MAGNESIO METALICO 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 5.000 5.000
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105001323 TABLERO COMPETENCIA LEVANTAMIENTO PESAS 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 300.000 300.000
105001342 DISCO DE HIERRO DE 15 KILOS 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 25.000 50.000
130000036 BANCA DE ABDOMINAL METALICA 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 50.000 100.000
130000037 BANCA INCLINADA METALICA 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 20.000 40.000
130000038 BANCA ISQUIOTIBIALES 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 120.000 120.000
130000039 BANCA METALICAS 3 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 20.000 60.000
130000040 BANCA REVERENCIA METALICA 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 40.000 40.000
130000044 CAJA DE MADERA 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 10.000 20.000
130000086 ESCRITORIO EN MADERA 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 100
135000012 PENDON DE ESTIRAMIENTO 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100.000 100.000
226000004 PLATAFORMA DE CAUCHO 2 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 60.000 120.000
318000000 BARRA OLIMPICA DE 20 KILOS 1 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 100 100
318000001 BARRA OLIMPICA DE 15 KILOS 4 98.553.528 NICOLAS DE JESÚS PARRA DIAZ 712.000 2.848.000
105000005 PELOTA DE SOFTBOL 6 42.885.771 NORA ESTELLA GIRALDO P. 100 600
105000034 CUERDA PARA SALTAR 10 42.885.771 NORA ESTELLA GIRALDO P. 100 1.000
105000060 PORTERIA DE MICRO-FUTBOL 2 42.885.771 NORA ESTELLA GIRALDO P. 100 200
271000001 SUPERFICIE EN FORMICA 1 1.037.577.447 YONATAN PEREZ OSORIO 100 100
271000001 SUPERFICIE EN FORMICA PUNTA CURVA 1 1.037.577.447 YONATAN PEREZ OSORIO 100 100
271000003 SUPERFICIE EN FORMICA PARA IMPRESORA CON SOPORTES
1 1.037.577.447 YONATAN PEREZ OSORIO 100 100
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La planilla que se elaboró en el trascurso del proyecto sirvió como base de datos para clasificar los bienes que tiene a cargo cada empleado público, según las categorías de productos ya establecidas en el centro de práctica, las cuales se encuentran codificados de la siguiente manera: GRUPO CATEGORÍAS 103 Suministros médicos y otros 104 Herramientas y otros 105 Implementación deportiva 109 Implementación didáctica 110 Suministros de papelería y otros. 112 Repuestos de maquinaria y equipo. 117 Suministros de aseo y otros. 130 Devolutivos de menor cuantía 200 Todos los que comiencen con el dos son devolutivos. La planilla se encuentra dividida de la siguiente manera: CODIGO: Es el número que identifica cada bien según la categoría. DESCRIPCION DEL ELEMENTO: Es el nombre del bien o producto que tiene a cargo cada empleado. CANTIDAD: Son las unidades de productos que tiene a cargo cada empleado. RESPONSABLE: Es el número de identificación de la persona que tiene a cargo el bien. NOMBRE: Es la persona que se responsabiliza del bien a cargo. VALOR UNITARIO: Es el valor por unidad de cada elemento. VALOR TOTAL: Es la totalidad del valor de cada bien. Esta planilla aporto en el desarrollo de la propuesta de diferentes maneras, la primera de ellas fue poder identificar los bienes que tiene a cargo cada empleado público según las categorías ya definidas en la entidad y la segunda permitió agilizar la verificación de los bienes a la hora de realizar los inventarios.
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2. Al parametrizar la información recolectada y clasificada de los bienes en la
nueva aplicación informática, se elaboraron 3 documentos que evidenciaron las operaciones de traslados, bajas y devoluciones hacia el almacén, los cuales especifican los movimientos que realizan los empleados con cada producto de la siguiente manera:
DOCUMENTO DE TRASLADO
Este documento fue elaborado para evidenciar la transferencia de un bien que tiene a cargo un funcionario para que otro empleado se haga cargo de él, y así dejar una registro del movimiento que ha tenido el producto durante su utilización.
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CAMPOS DEL DOCUMENTO DE TRASLADO TRASLADO DE BIENES No: Es el consecutivo del documento de traslado. CIUDAD Y FECHA: Es la ubicación espacio-temporal del documento el cual debe ser igual al movimiento del bien. BODEGA: Es el código asignado a un funcionario para hacerse responsable del bien. RESPONSABLE: Es el nombre del persona responsable del bien. CC: Es la número de cedula de la persona responsable del bien. DETALLE: Es la descripción del movimiento que tiene el bien hacia otro lugar. CODIGO: Es el número que identifica cada bien según la categoría. DESCRIPCION: Es el nombre del bien o producto. UNIDAD: Es la medida en la cual se encuentra el bien. CANTIDAD: Son las unidades de productos que van a ser trasladadas a otro funcionario. VALOR UNITARIO: Es el valor por unidad de cada elemento. VALOR TOTAL: Es la totalidad del valor de los bienes. TOTAL: Es la suma de valores de todos los elementos a trasladar. ENTREGA: Es la persona quien hace la traspaso del producto. RECIBE: Es la persona quien se hace responsable del bien.
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DOCUMENTO DE DEVOLUCION
Este documento se elaboró con el propósito de dejar un registro del reintegro del bien al almacén de la entidad, para que el responsable producto tenga la evidencia de la devolución. CAMPOS DEL DOCUMENTO DE DEVOLUCIÓN DEVOLUCION AL ALMACEN No: Es el consecutivo del documento de la devolución. CIUDAD Y FECHA: Es la ubicación espacio-temporal del documento el cual debe ser igual al movimiento del bien.
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BODEGA: Es el código asignado a un funcionario el cual devuelve el bien. RESPONSABLE: Es el nombre del persona que era responsable del bien. CC: Es la número de cedula de la persona que era responsable del bien. DETALLE: Es la descripción del movimiento que tiene el bien devuelto. CODIGO: Es el número que identifica cada bien según la categoría. DESCRIPCION: Es el nombre del bien o producto. UNIDAD: Es la medida en la cual se encuentra el bien. CANTIDAD: Son las unidades de los productos que son devueltos hacia el almacén. VALOR UNITARIO: Es el valor por unidad de cada elemento. VALOR TOTAL: Es la totalidad del valor de los bienes. TOTAL: Es la suma de valores de todos los elementos a trasladar. ENTREGA: Es la persona que era responsable del producto. ALMACENISTA: Es el encargado del almacén de la entidad.
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DOCUMENTO DE BAJA
Este documento se elaboró para especificar la razón por la cual es dado de baja un bien a cargo de un funcionario, dado que puede estar dañado u obsoleto. CAMPOS DEL DOCUMENTO DE BAJA COMPROBANTE DE BAJA No: Es el consecutivo del documento. CIUDAD Y FECHA: Es la ubicación espacio-temporal del documento el cual debe ser igual al movimiento del bien.
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BODEGA: Es el código asignado al funcionario que tiene a cargo el bien. RESPONSABLE: Es el nombre del persona que dio de baja el bien. CC: Es la número de cedula de la persona que dio de baja el bien. EXPERTO TECNICO: Es la persona que tiene la facultad de evaluar el bien que se le va a dar de baja. CC: Es la número de cedula de la persona que tiene la facultad de evaluar el bien que se le va a dar de baja. DETALLE: Es la descripción del movimiento que tiene el bien. CODIGO: Es el número que identifica cada bien según la categoría. DESCRIPCION: Es el nombre del bien o producto. UNIDAD: Es la medida en la cual se encuentra el bien. CANTIDAD: Son las unidades de productos que son dados de baja. VALOR UNITARIO: Es el valor por unidad de cada elemento. VALOR TOTAL: Es la totalidad del valor de los bienes. TOTAL: Es la suma de valores de todos los elementos a dar de baja. ENTREGA: Es la persona que era responsable del producto. RECIBE ALMACENISTA: Es el encargado del almacén de la entidad. VºBº EXPERTO TECNICO: Es la firma que da La persona facultada de evaluar el bien. Con la elaboración de los documentos abordados anteriormente, se evidencio un registro controlado de las operaciones que realizan diariamente con los bienes de la entidad y de los posibles movimientos que pueden generar en el futuro.
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3. REPORTE PARA LA REALIZACION DE LOS INVENTARIOS.
El reporte que se realizó para darle finalización a la práctica es el que agrupa todos bienes que tiene los empleados públicos para la prestación del servicio en la entidad, este ayuda a controlar los bienes que se encuentra a cargo de cada funcionario y también a mantenerlos actualizados constantemente para la realización de los inventarios.
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CAMPOS DEL REPORTE GENERAL PARA LOS INVENTARIOS CODIGO: Es la identificación alfanumérica con que la entidad identifica el formato. VERSION: Son las veces en que el formato se ha actualizado o modificado. PAGINA: Son el número de páginas que cuanta el reporte de inventarios. REPONSABLE: Es el funcionario que tiene bajo su custodia los bienes que contiene el reporte. CEDULA: Es la identificación del funcionario que tiene bajo su custodia los bienes que contiene el reporte. BODEGA: Es el código que se le asignó funcionario que tiene bajo su custodia los bienes que contiene el reporte. CODIGO: Es el número que identifica cada bien según la categoría. DESCRIPCION: Es el nombre del bien o producto. UNIDAD: Es la medida en la cual se encuentra el bien. CANTIDAD: Son las unidades de productos que tiene bajo la custodia el funcionario. VALOR UNITARIO: Es el valor por unidad de cada elemento. VALOR TOTAL: Es la totalidad del valor de los bienes. TOTAL RESPONSABLE: Es la suma de todos los valores totales de cada bien. ENTREGA: Es la persona que es responsable de los productos. RECIBE: Es el encargado del almacén de la entidad.
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Los siguientes criterios son los parámetros que se le dio al ingeniero de sistemas para la realización del reporte.
AÑO: Es el periodo anual que se elige para ver el reporte. MES: Es el periodo mensual que se elige para ver el reporte. BODEGA: Es el rango que de los funcionarios a elegir, los cuales se encuentran codificados con un numero de 3 dígitos. ELEMENTO: Es el rango de los bienes codificados a elegir para verlos en diferentes funcionarios. Con la extracción de este reporte en la nueva aplicación se logra una mayor eficiencia al momento de realizar los inventarios de cada funcionario, también se obtiene una información confiable y digna de evidenciar a los altos cargos de la entidad y a las demás entidades de control que vigilan los bienes públicos del municipio de envigado.
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Firma del estudiante: YONATAN PÉREZ OSORIO Firma del jefe en el Centro de Práctica: BERNARDO A. GUTIÉRREZ MUÑOZ NOTA IMPORTANTE: Los informes presentados deben estar acorde con la normas del ICONTEC