FacturacioninformatizadaconSPFacturaplus[1]

Facturación informatizada con SPFacturaplus

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Indice

Módulo I. LA EMPRESA..............................................................UD. 1. La empresa. Formas jurídicas. Objetivo de las empresas.3UD. 2. Actividad de las empresas...................................... 7UD. 3. Iniciar FacturaPlus. Menús de FacturaPlus................ 11UD. 4. Creación de empresas y usarios. Gestión de empresas. 15UD. 5. Gestión de usuarios............................................ 18

Módulo II. PROCESO DE COMPRAVENTA......................................UD. 1. Introducción. Proceso de compraventa..................... 24UD. 2. Creación de almacenes, familias, artículos y proveedor. 25UD. 3. Proceso de compraventa en FacturaPlus.................. 32

Módulo III. CREACIÓN DE TABLAS GENERALES DEL PROGRAMA......UD. 1. Enlace con ContaPlus..........................................40UD. 2. Tablas generales................................................ 41UD. 3. Clientes y agentes.............................................. 50UD. 4. Transportistas, promociones y terminales.................. 52

Módulo IV. LA FACTURA.............................................................UD. 1. Introducción...................................................... 55UD. 2. El IVA............................................................. 58UD. 3. La factura......................................................... 60UD. 4. Medios de pago................................................. 63

Módulo V. EL ALMACÉN.............................................................UD. 1. Introducción. El almacén...................................... 69UD. 2. Existencias. Gestión de stocks............................... 74

Plataforma de Teleformación de IFES Página 1 de 143

UD. 3. Facturas recibidas en FacturaPlus........................... 79UD. 4. Gestión de pagos en FacturaPlus............................80

Módulo VI. EL INVENTARIO.........................................................UD. 1. El inventario. Funciones y clases de inventarios.......... 83UD. 2. Sistemas de valoración de inventario....................... 88

Módulo VII. PROCESO DE FABRICACIÓN.......................................UD. 1. Tablas de producción.......................................... 92UD. 2. Órdenes de producción........................................ 98

Módulo VIII. PROCESO DE FACTURACIÓN.....................................UD. 1. Presupuesto. Pedido y albarán............................. 103UD. 2. Facturas y abonos.............................................107UD. 3. Liquidaciones a agentes..................................... 110UD. 4. Gestión de cobros............................................. 115UD. 5. Enlace SP ContaPlus......................................... 119

Módulo IX. INFORMES PERSONALIZADOS Y OTRAS OPCIONES........UD. 1. Estadísticas e informes....................................... 122UD. 2. Organización de ficheros y herramientas................. 129UD. 3. Perfiles de usuario............................................ 134UD. 4. Entorno del sistema. Avisos. Gestión del conocimiento 137

Facturación informatizada con SP Facturaplus


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Módulo I. LA EMPRESA

UD. 1. La empresa. Formas jurídicas. Objetivo de las empresas

A los efectos de este curso, vamos a considerar empresa 'todo tipo de entidades querealizan una actividad económica'. Por actividad económica entendemos 'la prestaciónde servicios o entregas de bienes a cambio de una contraprestación'. En esta línea deamplitud, entendemos que existen los siguientes tipos atendiendo a las diferentesformas jurídicas que existen en el marco legal mercantil:

• 1. Empresario individual• 2. Sociedades mercantiles• 3. Sociedades laborales y cooperativas• 4. Sociedades civiles y comunidades de bienes• 5. Otras entidades

Cada una de estas entidades tiene una estructura y organización peculiar, que puedeestudiarse más detalladamente analizando la legislación que les afecta. Vamos a verconceptos básicos de cada una de ellas.

1. EMPRESARIO INDIVIDUAL

Es la forma jurídica más sencilla de empresa. Una persona física desarrolladirectamente la actividad. La identificación del titular de la actividad es el propio DNI deltitular.

La responsabilidad respecto a los riesgos derivados de la actividad económica quedesarrolle el empresario individual es ilimitada. Esto significa que responde para elejercicio de la misma con todo su patrimonio personal. Es uno de los principalesinconvenientes de esta forma jurídica.

El Código de Comercio no establece de manera taxativa obligaciones contables paralos empresarios individuales, que no están obligados a inscribirse en el RegistroMercantil. Pero sí establece de forma genérica la obligación de los empresarios dellevar una contabilidad ordenada mediante el libro de inventarios y cuentas anuales yotro diario.

Dicha contabilidad puede ser llevada por el empresario o por otra persona autorizada.Esto significa que no tienen obligación de elaborar cuentas anuales y depositarlas en elRegistro Mercantil (a no ser que estén inscritos), pero sí deben tener registro contablede sus operaciones.



Fiscalmente los empresarios individuales pueden acogerse, dependiendo del epígrafede Impuesto de Actividades Económicas correspondiente a la actividad que realicen, alrégimen de estimación directa en sus dos modalidades (normal y simplificada) o alrégimen de estimación objetiva (más conocido como módulos ) y tributan en el IRPF.

No es necesaria la afectación de un patrimonio inicial mínimo para desarrollar unaactividad económica como persona física, sin perjuicio de las necesidades reales definanciación que requiere cada actividad por sí misma.

Los trámites generales (los que no tienen nada que ver con una actividad en concreto)de puesta en marcha son los más sencillos y rápidos que existen en el mundo mercantilpuesto que basta con un alta en censos en la Agencia Tributaria y después el alta deautónomos en la Seguridad Social. Estos dos trámites previos pueden efectuarse en unsolo día. Puede ser necesaria la tramitación de una licencia de apertura, en caso dedesarrollar una actividad en un local abierto al público, y otros trámites en otrosorganismos dependiendo de la actividad como en sanidad, transportes, etc.

La estructura y la organización legales de los empresarios individuales es sencilla; eltitular mercantil es el empresario. Pero es posible crear una estructura todo locomplicada que se desee a través de personal laboral o externo vinculado a la empresaa través de contratos, ya sean mercantiles o laborales, que, en muchos casos, generanorganizaciones más complicadas que las de otras empresas con formas sociales máscomplejas.

2. SOCIEDADES MERCANTILES

Las más importantes son las anónimas, limitadas colectivas y en comandita. Secaracterizan por tener una personalidad jurídica diferente a la de los socios que lascomponen.

La responsabilidad en este tipo de sociedades está limitada a la aportación querealizan los socios, sin perjuicio de la responsabilidad personal de los administradores.Esta es una de las principales causas de su espectacular desarrollo en el mundomercantil.

Pero la limitación de responsabilidad tiene la contrapartida de que estas sociedadestienen más obligaciones contables y registrales que ninguna otra. Además de lodispuesto para los empresarios individuales, las sociedades mercantiles deben llevarun libro de actas (acuerdos de juntas con mención de convocatoria, constitución delórgano, intervenciones que deban constar, acuerdos adoptados y resultados de lasvotaciones), legalizar los libros contables obligatorios (balances de situacióntrimestrales, diario, balance y cuenta de pérdidas y ganancias) y depositar las cuentasanuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria) en el Registro Mercantil.



Fiscalmente deben acogerse al régimen de estimación directa normal y tributar por elImpuesto de Sociedades.

La aportación mínima de capital necesaria depende de la forma jurídica: las anónimasrequieren 60.010,00 euros, mientras que las limitadas necesitan 3.006,00 euros.

Respecto al número mínimo de socios, no es necesario más de un individuo paraconstituir una anónima o limitada, debiendo en ese caso constar en su denominación lapalabra unipersonal .

Los trámites de constitución son algo circulares. Vamos a intentar resumir los de unasociedad limitada, por ejemplo. Todo comienza con la solicitud de una certificaciónnegativa de denominaciones ante el Registro Mercantil Central. Tras recibir dichocertificado, se realiza la aportación del capital mínimo en una entidad bancaria, a la quehabrá que solicitar la emisión de un certificado de aportaciones sociales. Con estos doscertificados, los estatutos y el acta constituyente, podemos acudir al notario (a quien sehabrá solicitado cita anteriormente) y firmar la escritura de constitución. Una vezobtenida la escritura de constitución y sus copias simples, podremos ir a la AgenciaTributaria a solicitar el CIF provisional. Posteriormente hay que liquidar el Impuesto deOperaciones Societarias (ante la Unidad Recaudatoria de la Comunidad Autónoma) y,por último, acudir al Registro Mercantil para inscribir la sociedad. Una vez registrada, lasociedad adquiere su verdadera personalidad jurídica, y es entonces cuando debemosvolver a la Agencia Tributaria para solicitar el CIF definitivo. Después ya estaremos encondiciones de tramitar el alta censal de actividad en la Agencia Tributaria y el alta enla Seguridad Social. Estos trámites son uno de los convenientes más importantes quetienen las sociedades mercantiles.

La sociedad anónima está regulada en el Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 dediciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de SociedadesAnónimas. En el Capítulo V del Texto Refundido se detallan las formas de organizaciónde estas entidades, que basan su organización en lo dispuesto en los estatutos y nopueden apartarse del contenido de la Ley. La Ley contempla dos formas básicas:

• Mediante un consejo de administración (en caso de que existan cuatro omás administradores). Estará formado por el presidente, el secretario y losvocales.

• Mediante administrador único o administradores solidarios. Cada unoresponde de toda la administración. Supongamos que existe una deudacontra la sociedad. Se podría reclamar en caso de impago el total de ladeuda a cada administrador solidario. Cada administrador mancomunadoresponde por su parte. En este caso, la deuda reclamable a cada uno seríala parte proporcional.

Algunas decisiones de la sociedad las puede adoptar el órgano de administración. Perotodos los ejercicios deben convocar al menos una junta ordinaria y cuantas



extraordinarias sean necesarias para el ejercicio de la actividad, teniendo en cuenta lasatribuciones del órgano de administración.

Similar es la estructura organizativa de las sociedades limitadas que esté regulada porla LEY 2/1995 de Sociedades de Responsabilidad Limitada. En el capítulo V se puedeconsultar detalladamente la regulación legal de este tipo de entidades.

3. SOCIEDADES LABORALES Y COOPERATIVAS

Cuentan con la ventaja de tener la posibilidad de percibir más subvenciones que lasdemás. Se basan en que la propiedad de la empresa es de los trabajadores. Laresponsabilidad, la fiscalidad y las obligaciones contables operan como en lassociedades mercantiles. Son necesarios al menos tres socios para constituir unacooperativa. Los trámites de constitución son parecidos a los de sociedadesmercantiles, y la principal diferencia es que el registro donde se inscriben es el deCooperativas.

La LEY 27/1999 de Cooperativas regula la organización de estas entidades. En elcapítulo IV se regula la administración. Se basa en la existencia del consejo rectorsimilar al consejo de administración, aunque existen limitaciones en cuanto al númerode miembros que no sean socios, y la asamblea general, similar a las juntas de lassociedades mercantiles.

4. SOCIEDADES CIVILES Y COMUNIDADES DEBIENES

En la medida en que desarrollen actividades económicas, se consideran empresas.Son uniones de varias personas físicas. No poseen la personalidad jurídica de lasmercantiles, tan valiosa en el ámbito empresarial, pero tienen un CIF que les permitedesenvolverse en el mundo económico con cierta soltura.

• La responsabilidad es ilimitada de todos los socios o comuneros. Este es elprincipal inconveniente de estas entidades.

• Las obligaciones contables son similares a los empresarios individuales.• Fiscalmente tributan por el IRPF atribuyendo la renta y los pagos a cuenta

generados proporcionalmente a la participación de los socios en la entidad.• No se exige aportación mínima inicial para constituir una entidad de este

tipo.• Bastan dos socios para constituir una sociedad civil.

Los trámites de constitución son muy sencillos. Es necesario elaborar un contrato deconstitución entre los socios en el que se suelen incluir unos estatutos. Una vez firmadoel contrato, debe liquidarse el Impuesto de Actos Jurídicos Documentados en la Unidad



Recaudatoria de la Comunidad Autónoma, y posteriormente solicitar a la AgenciaTributaria el CI. Posteriormente hay que comunicar el CIF de la entidad en la UnidadRecaudatoria de la Comunidad Autónoma y después tramitar el alta en la AgenciaTributaria y en la Seguridad Social.

Este tipo de entidades están reguladas por el Código Civil, y después se rigen por elcontrato, donde es conveniente que se incluyan unos estatutos. La administraciónpuede organizarse libremente, aunque es muy recomendable basarse en lo dispuestopara las sociedades mercantiles.

5. OTRAS ENTIDADES

Además de la variedad de formas jurídicas ya enunciadas, existe multitud de opcionespara constituir una entidad dependiendo del ámbito y la actividad, entre las que citar lassociedades agrarias de transformación, las sociedades de desarrollo industrial regional,las sociedades de garantía recíproca, los fondos de inversión, los fondos de pensiones,las federaciones deportivas, los partidos políticos, las agrupaciones de interéseconómico, las uniones temporales de empresa, etc. Fuera del ámbito económico,podemos citar las asociaciones y fundaciones.

UD. 2. Actividad de las empresas

En el mundo económico podemos observar multitud de actividades empresariales. LaClasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE) organiza el listado porgrupos de actividades. Veamos su distribución:

01.- Agricultura, ganadería caza y actividades de los servicios relacionados con lasmismas02.- Selvicultura, explotación forestal y actividades de los servicios relacionados con lasmismas05.- Pesca, acuicultura y actividades de los servicios relacionados con las mismas10.- Extracción y aglomeración de antracita, hulla, lignito y turba11.- Extracción de crudos de petróleo y gas natural. Actividades de los serviciosrelacionados con las explotaciones petrolíferas y de gas, excepto actividades deprospección12.- Extracción de minerales de uranio y torio13.- Extracción de minerales metálicos14.- Extracción de minerales no metálicos ni energéticos15.- Industria de productos alimenticios y bebidas16.- Industria del tabaco17.- Fabricación de textiles y productos textiles18.- Industria de la confección y de la peletería19.- Preparación, curtido y acabado del cuero; Fabricación de artículos de



marroquinería y viaje. Artículos de guarnicionería, talabartería y zapatería20.- Industria de la madera y del corcho, excepto muebles, cestería y espartería21.- Industria del papel22.- Edición, artes gráficas y reproducción de soportes grabados23.- Coquerías, refino de petróleo y tratamiento de combustibles nucleares24.- Industria química25.- Fabricación de productos de caucho y materias plásticas26.- Fabricación de otros productos de minerales no metálicos27.- Metalurgia28.- Fabricación de productos metálicos, excepto maquinaría y equipo29.- Industria de la construcción de maquinaria y equipo mecánico30.- Fabricación de máquinas de oficina y equipos informáticos31.- Fabricación de maquinaria y material eléctrico32.- Fabricación de material electrónico. Fabricación de equipo y aparatos de radio,televisión y comunicaciones33.- Fabricación de equipo e instrumentos medico-quirúrgicos, de precisión óptica yrelojería34.- Fabricación de vehículos de motor, remolques y semirremolques35.- Fabricación de otro material de transporte36.- Fabricación de muebles. Otras industrias manufactureras37.- Reciclaje40.- Producción y distribución de energía eléctrica, gas, vapor y agua caliente41.- Captación, depuración y distribución de agua45.- Construcción50.- Venta, mantenimiento y reparación de vehículos de motor, motocicletas yciclomotores; venta al por menor de combustible para vehículos de motor51.- Comercio al por mayor e intermediarios del comercio, excepto de vehículos demotor y motocicletas52.- Comercio al por menor, excepto el comercio de vehículos de motor, motocicletas yciclomotores; reparación de efectos personales y enseres domésticos55.- Hostelería60.- Transporte terrestre; Transporte por tuberías61.- Transporte marítimo, de cabotaje y ora vías de navegación interiores62.- Transporte aéreo y espacial63.- Actividades anexas a los transportes. Actividades de agencias de viaje64.- Correos y telecomunicaciones65.- Intermediación financiera, excepto seguros y planes de pensiones66.- Seguros y planes de pensiones, excepto seguridad social obligatoria67.- Actividades auxiliares a la intermediación financiera70.- Actividades inmobiliarias71.- Alquiler de maquinaria y equipo sin operario, de efectos personales y enseresdomésticos72.- Actividades informáticas



73.- Investigación y desarrollo74.- Otras actividades empresariales75.- Administración pública, defensa y seguridad social obligatoria80.- Educación85.- Actividades sanitarias y veterinarias, servicios sociales90.- Actividades de saneamiento público91.- Actividades asociativas92.- Actividades recreativas, culturales y deportivas93.- Actividades diversas de servicios personales95.- Hogares que emplean personal doméstico ”

Cada grupo luego se desglosa en las actividades. Por ejemplo, la división 55.-Hostelería se desglosa en:

551 Hoteles5511 Hoteles, moteles, hostales y pensiones con restaurante5512 Hoteles, moteles, hostales y pensiones sin restaurante552 Camping y otros tipos de hospedaje de corta duración5521 Albergues juveniles y refugios de montaña5522 Camping5523 Otros tipos de hospedaje553 Restaurantes5530 Restaurantes554 Establecimientos de bebidas5540 Establecimientos de bebidas555 Comedores colectivos y provisión de comidas preparadas5551 Comedores colectivos5552 Provisión de comidas preparadas”

Este listado es el que utiliza la Seguridad Social en los documentos de afiliación, ytambién la AEAT para las declaraciones de Impuesto de Sociedades. Pero la lista queutiliza la AEAT es la del IAE (Impuesto de Actividades Económicas). Las actividades seclasifican en cinco grandes grupos:

1. Actividades empresariales de carácter mercantil. Tienen carácter mercantil lasactividades empresariales así calificadas conforme a las disposiciones del Código deComercio. En general, se clasificarán en este apartado todas las actividades que nodeban incluirse en ninguno de los números siguientes.

2. Actividades agrícolas y ganaderas. Se entiende por actividades agrícolas oganaderas aquellas mediante las cuales se obtengan directamente de lasexplotaciones productos naturales, vegetales o animales y no se sometan a procesosde transformación, elaboración o manufactura.



Se considerará proceso de transformación, elaboración o manufactura toda actividadpara cuyo ejercicio sea preceptivo el alta en un epígrafe correspondiente a actividadesindustriales en las tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas.

Se incluyen entre las actividades agrícolas y ganaderas:

• a) La ganadería independiente.• b) La prestación, por agricultores o ganaderos, de trabajos o servicios

accesorios de naturaleza agrícola o ganadera, con los medios queordinariamente son utilizados en sus explotaciones.

• c) Los servicios de cría, guarda y engorde de ganado.

3. Otras actividades empresariales de carácter no mercantil . En este número seincluyen:

• Las actividades forestales• Las actividades de artesanía, siempre que las ventas de los objetos

construidos o fabricados se realicen en los propios talleres de los artesanos.

4. Actividades profesionales de carácter artístico o deportivo . Las incluidas en lasección tercera de las tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas.

5. Restantes actividades profesionales . Aparte de las artísticas y deportivasindicadas en la clave anterior, son actividades profesionales, como regla general, lasincluidas en la sección segunda de las tarifas del Impuesto sobre ActividadesEconómicas (incluso si son desarrolladas por comunidades de bienes y demásentidades en régimen de atribución de rentas, a quienes la normativa del IAE obliga amatricularse en el epígrafe correlativo o análogo de la sección primera).

En particular, tienen esta consideración los rendimientos derivados del ejercicio deprofesiones liberales. Luego, dentro de cada una se describen las actividadesconcretas. Por ejemplo, el grupo 4. Actividades profesionales de carácter artístico odeportivo, se desglosa en:



Esta lista se puede consultar en el Programa PADRE para confeccionar el IRPF, quese puede descargar gratuitamente desde la página web de la Agencia Tributaria.

UD. 3. Iniciar FacturaPlus. Menús de FacturaPlus

Desde Inicio – Programas abrimos Grupo SP - SP Panel de Gestión como se observa:



Aparece la pantalla inicial de Grupo SP.

Podemos observar en la parte inferior izquierda la ventanita sombreada en azulturquesaSP FacturaPlus Élite. Al pinchar sobre ella aparece como opción en la bandalateral izquierda, en la parte superior, el siguiente icono:



Si pinchamos sobre él, se abre la primera ventana de FacturaPlus.

Pulsar A ceptar y se abre por fin FacturaPlus .



Podemos observar que las cabeceras de los menús de FacturaPlus son:

• Global• Sistema• Almacén• Fábrica• Facturación• SP ComerciaPlus• Informes• Útil• Ventana• Ayuda

A lo largo de este curso vamos a describir detalladamente el contenido de casi todoslos menús y sus opciones. A casi todas las opciones se puede acceder directamente



pinchando sobre el icono correspondiente.

UD. 4. Creación de empresas y usarios. Gestión de empresas

El menú Global contiene la opción Empresas y Terminar .

En primer lugar se creará una empresa en Facturaplus. Supongamos que nuestraempresa se llama FACTURACIÓN, S.L. Para crearla, vamos al menú Global –Empresas . Aparece la ventana de Empresas .

La ventana se compone de una serie de iconos que van a ser una constante en cadauna de las funciones del programa FacturaPlus.

Añadir. Se utilizará en este caso para añadir una empresa.

Modificar. Sirve para cambiar datos de una empresa ya creada.



Eliminar. Con esta opción eliminaremos una empresa ya creada.

Zoom. Sirve para visualizar datos de empresas creadas.

Localizar. Se utiliza para buscar entidades por nombre o por código.

Consulta. Sirve para realizar consultas personalizadas.

Fuentes. Se usa para modificar el tipo de letra.

Imprimir. Sirve para imprimir.

Convertir. Para cambiar a euros.

Seleccionar. Para seleccionar una empresa ya creada.

Liberar. Para liberar una empresa bloqueada en FacturaPlus. Es posible que, por

errores, se bloquee una empresa o un usuario (aparece un punto rojo a la izquierda dela empresa bloqueada). Con este botón podemos liberarlo (el punto rojo se convierte enverde).

Para crear una empresa, pinchar sobre el botón Añadir y aparece una ventana con losdatos que debemos rellenar.



Una vez cumplimentada, se ha creado la empresa.

Supongamos que ya existía en 2006 y la teníamos creada. En ese caso, sería muyrazonable importar los ficheros maestros del ejercicio anterior. Para ello aparece lapestaña de importación. Vamos a crear FACTURACIÓN 2007 importándola deFACTURACIÓN 2006. Pinchamos sobre Global - Empresas y Añadir . Y pulsamossobre la pestaña Importación (a la derecha de Datos Generales). Aparece la siguienteventana:



Al pinchar sobre la lupa hemos seleccionado la empresa FACTURACIÓN 2006, y sobrelas pestañitas podremos seleccionar los ficheros a importar (stocks de productos,pedidos, etc.). Una vez seleccionado Aceptar , el programa creará la empresa con losficheros maestros de FACTURACIÓN 2006.

Para cerrar la aplicación, pinchar sobre Global – Terminar o sobre la puertadirectamente (en la barra de iconos, el que está más a la derecha). Atención porque nohemos cerrado del todo la aplicación, ya que para ello es necesario cerrar también elpanel de gestión que está en la barra de tareas con este icono . Hacer doble clic y

se recupera en pantalla para después cerrarlo.

UD. 5. Gestión de usuarios

Los usuarios de FacturaPlus son los que manejan el programa. Por defecto, cuandoaccedemos al programa tenemos creado el usuario Supervisor . Pero es posible creartantos usuarios como sean necesarios y, además, establecer claves de entrada. Vamos



a ver la gestión de usuarios de Facturaplus. Para acceder a ella, pinchamos sobre Útil– 3. Perfiles de usuario – 1. Gestión de usuarios de esta forma:

Aparece la siguiente pantalla.

En principio nos planteamos la estructura de nuestra empresa y qué atribucionesqueremos para cada puesto en relación con la facturación. Por ejemplo, una empresacon la siguiente estructura:ADMINISTRADOR: Mariano



Supongamos que Mariano quiere tener pleno acceso a todas las opciones delprograma pero no quiere que nadie tenga esa posibilidad.

Primero se crean los grupos de usuarios. En este caso habrá cuatro grupos:Administrador, Departamento Compras, Departamento Ventas y DepartamentoContabilidad. Creamos los grupos de usuarios pinchando sobre Grupos (en la parteizquierda, la antepenúltima). Los creamos al añadir grupos pinchando sobre .

Aparece una pantalla donde tecleamos un código y un nombre para cada grupo.

Una vez creados todos los grupos, hay que tener la ventana de grupos como seobserva.



Ahora ya podemos insertar los siete usuarios: Mariano (supervisor), Juan y Miguel(Depto. Compras), Rodrigo y Pedro (Depto. Ventas) y Manuel y Gonzalo (Depto.Contabilidad).

Como el supervisor ya está insertado, vamos pinchar sobre e introducir Mariano en

vez de supervisor , y crear la siguiente clave: MARIANO. Cada vez que entremos en elprograma con el usuario Mariano tendremos que teclear la clave MARIANO. Juan yMiguel los añadimos dentro del grupo Depto. Compras con la clave COMPRAS , deeste modo:



Al pinchar sobre la lupa aparecen los grupos de usuarios, y al seleccionar con el ratónel Depto. Compras, lo añadimos. Del mismo modo añadimos el resto de usuarios y losasignamos a los grupos (departamentos) ya creados. La clave para el Depto.Contabilidad es CONTABLE puesto que CONTABILIDAD no cabe.

Si salimos y volvemos a entrar en FacturaPlus, observaremos que existen todos losusuarios creados. Pero si entramos en un usuario cualquiera, veremos que estáninactivas todas las funciones. Por ello hay que entrar como Mariano en Gestión deusuarios y modificar las atribuciones de cada usuario. Queremos que usen lassiguientes opciones del programa según departamentos:

• Depto. Compras . Todas las opciones menos Global , Facturación , SPComercial Plus y Útil salvo Perfiles de usuarios .

• Depto. Ventas. Todas las opciones menos Global , Útil salvo Perfiles deusuarios.

• Depto. Contabilidad. Todas las opciones menos Global , Útil salvo Perfilesde usuarios .

Para ello entramos en Mapas y vamos marcando las opciones Totales para cadadepartamento.



De ese modo vamos dando acceso total a todas las opciones para cada usuario. Seobserva que se puede dar acceso de Sólo consulta , Total o Sin acceso . En el ejemplomarcamos Acceso total o Sin acceso .

Del mismo modo, podemos marcar la posibilidad de emitir informes o listados por cadausuario.



Módulo II. PROCESO DECOMPRAVENTA

UD. 1. Introducción. Proceso de compraventa

El proceso de compraventa puede ser muy simple o muy complejo, dependiendo delgrado de control interno de la entidad. Es necesario establecer un control deresponsabilidades asociado a cada una las fases que lo componen, con el objeto deevitar posibles errores e irregularidades. El proceso de compraventa se compone de lassiguientes fases:

• 1. Presupuesto.• 2. Pedido-aceptación.• 3. Entrega-recepción.• 4. Recepción de la factura.

Cada fase lleva asociado un documento interno o externo que es preciso conocer.

1. PRESUPUESTO

Antes de realizar un pedido, es necesario cerciorarse de que la relación calidad-preciode los productos que buscamos, en el proveedor elegido, es idónea para nuestraentidad. Para ello es necesario solicitar al menos tres presupuestos, dependiendo de ladificultad para encontrar proveedores, de la cuantía, etc.

El presupuesto es un documento que incluye los datos del proveedor, de los bienes (oservicios) solicitados y los precios. Es fundamental guardarlo con el pedido, el albarán yla factura al menos hasta recibir esta última y poder comprobar que todos los datos soncorrectos.

El presupuesto sirve para estudiar la oferta más ventajosa y así poder elegir elproveedor que va a efectuar la entrega o el servicio. En muchas entidades, por lacalidad de los productos y por otros motivos, es fundamental realizar una solicitud depresupuestos lo más extensa posible y elegir minuciosamente el mejor. A veces elprecio no es lo más determinante sino la calidad, la premura, etc.

2. PEDIDO

Una vez determinado el contenido del pedido, podemos aceptar el presupuesto sin más



o formular el pedido modificando alguna línea del presupuesto. Es muy aconsejableque el pedido esté formulado por escrito (si es posible, en soporte digital) ya que si noresulta imposible reclamar nada respecto a él. También es importante poder demostrarque el pedido se ha enviado al proveedor. Eso es posible cuando lo enviamos por fax,por correo electrónico con respuesta del receptor, por correo certificado, etc.

3. ALBARÁN DE ENTREGA

Posteriormente, cuando recibimos el bien o servicio se debe comprobar que lo que hallegado es lo que se solicitó en el pedido. Este proceso tan simple es uno de los queoriginan más problemas en las relaciones proveedor-cliente, porque es posible que losartículos que han llegado estén embalados y aparenten encontrarse en buenascondiciones, pero que en realidad contengan vicios ocultos. Por eso es muyrecomendable realizar una inspección minuciosa de modo que toda reclamación serealice en el plazo más breve posible. Es fundamental que las personas querecepcionen el pedido tengan la información del contenido y puedan comprobar lamercancía recibida con cada una de las líneas.

4. FACTURA

Por último, la factura debe ajustarse estrictamente al contenido del pedido y los preciostienen que ser los consignados en el presupuesto. La factura es un documento externode mucha importancia en el mundo mercantil actual, y por ello hay que comprobarsobre todo que los datos son correctos, además de verificar los precios, descuentos,cargos por transporte, financieros, por pronto pago, etc.

Siguiendo con el recorrido de control interno, es fundamental que el receptor de lafactura tenga un “comprobado y conforme” del receptor del pedido y además puedacomprobar la factura con el presupuesto aceptado.

UD. 2. Creación de almacenes, familias, artículos y proveedor

Para comenzar a introducir en el programa el proceso de compraventa, lo primero quedebemos hacer es tener clara la estructura de la empresa. Supongamos que nuestraempresa se dedica a la compraventa de artículos de ladrillos y fabrica palés de maderaque utiliza para apilar los ladrillos en ellos y además los vende a terceros. Según estosdatos, vamos a considerar que la empresa tiene un solo almacén (que creamos comoAlmacén 1). Si tuviésemos más de un almacén, en diferentes ubicaciones deberíamoscrear los almacenes en esta sección. Lo añadimos entrando en Sistema- 6. Almacenescomo se observa.



Se insertan con el botón Añadir y se introducen los datos sin más.Para crear las familias de artículos se accede desde Sistema - 1. Tablas generales - 6.Familias.



Para crear familias debemos usar el botón Añadir como en casi todas las opciones deFacturaPlus. En el ejemplo que escribimos, tendremos las siguientes familias:

Ladrillos (30001) / Madera en tiras (31001) / Clavos (31002) / Palés (35001). Usamoslos códigos de acuerdo con el Plan General Contable, grupo 3 de Existencias , paracoordinarnos con contabilidad.



Una vez creadas todas las familias, la ventana mostrará el siguiente aspecto.



Una vez creadas las familias, debemos introducir los distintos artículos que vamos autilizar. En el ejemplo, los artículos son:

• Ladrillo caravista / Ladrillo gero / Termoarcilla 24 / Termoarcilla 19 / Ladrillotabique

• Tira de madera de chopo 1X20X150 / Tira de madera de chopo 1,5X20X150• Clavos 20 mm / Clavos 15 mm• Palet Recio / Palé carga media / Palé carga ligera

Para insertar artículos debemos Sistema – 7. Artículos como se observa.



Una vez pinchamos esta opción, accedemos a la ventana de artículos y pulsamossobre Añadir . Se abre una ventana.



Es posible introducir el código de barras y existen varias pestañas que incluyen Preciode compra y Precio de venta . De este modo vamos insertando todos los artículos y losasignamos a las familias correspondientes. Asignaremos los siguientes proveedores(con las claves en cada uno entre paréntesis) a cada artículo:

• LADRILLOS YESTE, S.A (400003). Y ARCILLAS DEL EBRO, S.A (400002).:Ladrillo caravista (3000101)/ Ladrillo gero (3000102) / Termoarcilla 24(3000103)/ Termoarcilla 19 (3000104)/ Ladrillo tabique (3000105)MADERAS JULIAN, S.A.(400004) Y LAMBISTO, S.L.(400001): Tira demadera de chopo 1X20X150 (3100101) / Tira de madera de chopo1,5X20X150 (3100102)CLAVOS JUBERO, S.L (400005): Clavos 20 mm (3100201)/ Clavos 15 mm(3100202)Palé Recio(3500101)/ Palé carga media (3500102)/ Palé carga ligera(3500103)

Todos los artículos van al tipo general de IVA. La divisa que seleccionamos es el euro.Para asignar más de un proveedor a algunos artículos debemos añadirlo en la pestañade Precio de compra . Se asignan proveedores desde la introducción de artículosañadiendo sin más, o bien entrando en proveedores con la siguiente ruta Sistema – 4.



Proveedores.

Al final del proceso la ventana de artículos quedará del siguiente modo:

UD. 3. Proceso de compraventa en FacturaPlus

1. PEDIDO

Vamos a ver el proceso de compraventa partiendo de un pedido de la empresa.FacturaPlus no ofrece la posibilidad de realizar un control de presupuestos recibidos;únicamente se puede realizar un control de los presupuestos enviados. Por tanto,vamos a partir de que hemos elegido un presupuesto y conocemos el contenido delpedido. Supongamos que es el siguiente:



Vamos a introducir este pedido en FacturaPlus. Debemos ir a Almacén - 1. Pedidos. Nohay que confundir con Facturación - 2. Pedidos , donde se registran los pedidos de losclientes.

Por supuesto, una vez abierto el menú Pedidos, hay que es añadir el pedido.Pinchamos sobre Añadir y aparece lo siguiente:



Es necesario poner la fecha y después asignar el proveedor que ya estaba creadopreviamente. Se hace pinchando sobre la lupa y después, sobre la ventana queemerge, debemos pulsar sobre LAMBISTO, S.L.



Seleccionamos la forma de pago de igual modo. Vamos a suponer que se paga alcontado. Ahora ya podemos insertar los artículos del pedido pinchando sobre Añadir .Aparece una pantalla para añadir el producto. Si pinchamos sobre la lupa, emerge lasiguiente ventana:



Seleccionamos los artículos del pedido y después introducimos las unidades y el preciode cada uno. Queda el pedido como se observa.



Pinchamos sobre Actualizar y ya está insertado el pedido.

2. ALBARÁNSupongamos que el pedido del apartado anterior se sirve el 8 de febrero. Como elpedido ya está servido, pincharemos sobre Cambio de estado y aparece la siguienteventana:

Pinchamos sobre Impreso y ya hemos cambiado el estado del pedido a servido.Entonces es posible generar el albarán, y para ello, desde el menú Pedido podemospinchar en Albarán y aparece la siguiente ventana:



Introduciremos la fecha de albarán y se genera un albarán con los datos del pedido.Podemos comprobarlo si accedemos a Almacén - 2. Albarán del siguiente modo:

Tenemos un albarán con los mismos datos del pedido:



El proceso de recepción de la factura lo explicaremos en el siguiente módulo.



Módulo III. CREACIÓN DE TABLASGENERALES DEL PROGRAMA

UD. 1. Enlace con ContaPlus

Para realizar plenamente algunas funciones del programa FacturaPlus es necesarioenlazar la empresa de FacturaPlus y ContaPlus cuanto antes. Para ello, vamos a Útil –4. Entorno del sistema - 1. Personalización.

Pinchando sobre la lupa, seleccionamos en ContaPlus la empresa FACTURACIÓN2007.



Una vez seleccionado, marcamos la casilla Act. Datos cliente en modificaciones ypulsamos Aceptar . De este modo hemos enlazado FacturaPlus con ContaPlus.

UD. 2. Tablas generales

El menú Sistema es el más básico de FacturaPlus. En él introduciremos los datosbásicos para poder trabajar. La primera opción de Sistema es 1. Tablas generales . Seaccede como se observa.



Tenemos las siguientes opciones dentro de 1. Tablas generales:• Divisas / Formas de pago / Bancos / Tipos de IVA / Propiedades de artículos

/ Familias / Grupos de Clientes / Departamentos / Tipos de llamadas /Provincias / Zonas / Países / Cuentas de remesas / Grupos de venta /Grupos de compra / Rappels.

Vamos a ver el contenido de algunas de estas opciones.

1. Divisas. Ya están creadas por defecto el euro y la peseta. Podremos introducirtantas como sean necesarias para el ejercicio de nuestra actividad.2. Formas de pago. Recoge las diversas formas de pago a proveedores. Se aconsejainsertar tantas como existan en la empresa. Por ejemplo, vamos a insertar ladomiciliación bancaria. Accedemos a Sistema - 1. Tablas generales - 2. Formas depago. Aparece una ventana donde tenemos que pulsar sobre Añadir y aparece lasiguiente ventana:



Se pueden añadir intereses por aplazamiento, descuentos por pronto pago, etc.

3. Bancos. Podemos insertar las entidades bancarias con las que trabajemossiguiendo la mecánica del programa.

4. Tipos de IVA. En el siguiente módulo, en la unidad didáctica 2, se tratará el IVA.

5. Propiedades de artículos. Para insertar propiedades de artículos, debemosmodificar el entorno del programa. Primero debemos ir a Útil - 4. Entorno del sistema –1. Personalización.



Si pinchamos, debemos entrar en la pestaña Cálcu. y modificar en la parte de abajo lasPropiedades . Cambiar a 1 ó 2. Aceptamos y ya es posible entrar en la opción 5.Propiedades de artículos.

Esta opción permite introducir una serie de propiedades asociadas a los diferentesartículos. Por ejemplo, introducir dos medidas del ladrillo caravista, 7x15 y 6x15 delsiguiente modo: entrar en la opción 5. Propiedades de artículos y después pulsar sobreAñadir . Aparece la siguiente ventana:



Después rellenamos la tabla con los datos pinchando sobre Añadir .



6. Familias. Las familias de artículos ya han sido explicadas en el módulo anterior.7. Grupos de clientes. En esta tabla definiremos los clientes por productos,departamentos, áreas de negocio... según interese. Vamos a añadir dos grupos:Clientes de ladrillos y Clientes de Palés. Al final la ventana de Grupos de clientesqueda así:



8. Departamentos. Como la empresa tiene básicamente tres departamentos:Compras, Ventas y Contabilidad además de la dirección, vamos a crearlos. Pinchamosen Sistema - 8. Departamentos. Después pulsamos sobre Añadir e insertamos losdepartamentos de la empresa.



Después de insertar los departamentos, la ventana de Departamentos quedará así:

9. Tipos de llamadas. Podemos establecer un código de tipos de llamadas, porejemplo, CLI para llamadas de clientes, PRO para llamadas de proveedores.

10. Provincias. Por defecto están insertados los códigos de provincias de España y elextranjero con un único código.11. Zonas. Si tenemos la empresa distribuida por zonas geográficas o virtuales,podemos insertar los códigos correspondientes a cada una de ellas.12. Países. Por defecto aparecen insertados una serie de países con su bandera.13. Cuentas de remesas. Con esta opción podemos insertar los bancos con los quegiremos remesas de cobro a clientes. El Sufijo es un campo de tres dígitos incluido en



el formato del cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario para remesar recibos, y lomismo para el sufijo norma 58. Ambos los debe proporcionar la entidad bancaria.14. Grupos de venta. Asignamos dos grupos de venta: Venta de ladrillos (01) y Ventade palés (02). De este modo agrupamos los dos conceptos de venta que crearemos encontabilidad en el subgrupo 70. Se crean como se ve:

15. Grupos de compra. Insertamos dos grupos de compra: Mercaderías (01) yMaterias primas (02) como se observa:



16. Rappels . En esta opción se pueden establecer rappels por volumen de comprasde unidades o importe. Aparecen ya definidos por defecto cuatro niveles.

UD. 3. Clientes y agentes

1. CLIENTES

Accedemos a Clientes pulsando en Sistema – 2. Clientes .

Desde esta ventana podemos ver Documentos , Gráficos , Etiquetas y Vacacionesasociados a cada cliente.

Vamos a añadir tres clientes:

MERCOLA, S.A. (430001), cliente de ladrillos, ALMACENES DE CONSTRUCCIÓNGARRIDO, S.L.(430002), cliente de ladrillos Y JIMENO, S.C.(430003) cliente de palés.

Añadimos los datos de clientes de este modo:



Al final la ventana de clientes nos quedará así:

2. AGENTES

Accedemos a Clientes pulsando en Sistema – 3. Agentes.



Desde esta ventana podemos ver Documentos y Gráficos relacionados con cadaagente. Vamos a suponer que tenemos dos agentes comisionistas: Miguel PuenteLobato y Joaquín Hernández Castro. Los insertamos como se observa:

UD. 4. Transportistas, promociones y terminales

1. TRANSPORTISTAS

Podemos crear dos transportistas: Manuel Estrada Márquez y SERTRANS, S.A. desde la tabla ala que accedemos del siguiente modo:



Luego insertamos los transportistas.

2. PROMOCIONES

Podríamos crear promociones con nuestros artículos desde la tabla de Promociones ala que se accede así,



Podemos crear promociones por volumen de ventas o de productos.

3. TERMINALES

Con este nuevo módulo tendremos la posibilidad de añadir las descripciones de losdiferentes terminales de mano y tipos, dentro de los mismos, con los cuales deseemostrabajar.

No vamos a introducir ningún ejemplo de terminales en este curso.



Módulo IV. LA FACTURA

UD. 1. Introducción

La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la prestación de unservicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar comocontraprestación. El Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, regula el deber deexpedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales. En él seestablece la obligación para todos los empresarios y profesionales de expedir yentregar factura en su artículo 1.

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura por lasoperaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma, de acuerdo con ladisposición adicional séptima de la Ley 10/1985, de 26 de abril, de modificación parcialde la Ley General Tributaria y el número 3 del apartado 1 del artículo 164 de la Ley37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, en la formaestablecida en el presente Real Decreto.

Por otra parte, el artículo 2 puntualiza los casos en lo que no existe esta obligación.

2 . Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes yprestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en eldesarrollo de su actividad, con excepción de las siguientes operaciones:

• 1. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido alos que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia salvo quedichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el Impuestosobre la Renta de las Personas Físicas.

• 2. Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en virtudde lo establecido en el artículo 20 de su Ley reguladora, salvo aquellas a quese refieren los números 2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24 y 25 del apartado 1 dedicho artículo.

• 3. La utilización de autopistas de peaje.• 4. Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o

empresas determinadas autorice el órgano competente de la Administracióntributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de lasactividades económicas de los empresarios y profesionales.

• 5. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta de lasPersonas Físicas en el ejercicio de actividades que estuvieran en régimen deestimación objetiva.

• 6. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido enel ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado.



No obstante, deberá expedirse factura por las transmisiones de los activosfijos a que se refiere el artículo 123, apartado uno, número 3 de la Leyreguladora del mencionado impuesto.

3. No obstante, lo dispuesto en el apartado anterior, los empresarios o profesionalesestarán obligados a expedir, en todo caso, una factura completa por las siguientesoperaciones:

• 1. Aquellas en las que el destinatario de la operación así lo exija para poderpracticar las correspondientes minoraciones o deducciones en la base y enla cuota de aquellos tributos de los que sea sujeto pasivo.

• 2. Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro comprendidasen el artículo 25, apartados 1, 2 y 3, de la Ley del Impuesto sobre el ValorAñadido.

• 3. Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidada que se refiere el artículo 21.1 y 2 de la Ley del Impuesto sobre el ValorAñadido, excepto las realizadas por las tiendas libres de impuestos.

• 4. Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estadomiembro que no actúen como empresarios o profesionales.

• 5. Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones públicas a que serefiere el artículo 2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de RégimenJurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento AdministrativoComún.

• 6. Las ejecuciones de obra a las que se refiere el artículo 91, apartadouno.2, número 15 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.

• 7. Las entregas de oro de inversión exentas en virtud de lo dispuesto en elartículo 140 bis de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.”

Se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisiónde un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligadotributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de lafactura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la quese registra su emisión. La importancia fiscal de la factura consta en el artículo 8.

1. Para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias, tanto los gastosnecesarios para la obtención de los ingresos como las deducciones practicadas,cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales,deberán justificarse mediante factura completa, entregada por el empresario oprofesional que haya realizado la correspondiente operación.

A los efectos previstos en este Real Decreto se entiende por factura completa la quereúna todos los datos y requisitos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3. Losdestinatarios de las operaciones tendrán derecho a exigir de los empresarios oprofesionales la expedición y entrega de la correspondiente factura completa en loscasos en que esta deba emitirse con arreglo a derecho.



2. Cuando los gastos imputados o las deducciones practicadas sean consecuencia deuna entrega o servicio independiente realizado por quien no sea empresario oprofesional, el destinatario de la operación deberá justificar aquéllos del siguientemodo:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, mediantelos medios de prueba admitidos en derecho siempre que consten laidentidad y domicilio de las partes, la naturaleza de la operación, el precio ycondiciones para su pago y el lugar y la fecha de su realización.

• Si el destinatario es empresario o profesional, mediante documento público oprivado, si se trata de la adquisición de bienes inmuebles, y mediante unafactura extendida por aquél al efecto en los demás casos. Esta facturadeberá ir firmada por el transmitente o prestador del bien o servicio ycontendrá los datos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3 de este RealDecreto, aludiendo a la contraprestación satisfecha. Cuando la operaciónquede afectada por el régimen especial de bienes usados, objetos de arte,antigüedades y objetos de colección, la factura de compra se ajustará, en sucaso, a lo que disponga la normativa relativa al Impuesto sobre el ValorAñadido.

3. Tratándose de adquisiciones efectuadas a empresarios acogidos al régimen especialde la agricultura, ganadería y pesca, los gastos que aquéllas supongan o lasdeducciones que procedan habrán de justificarse mediante el recibo exigido por lanormativa del Impuesto sobre el Valor Añadido a emitir por el destinatario de laoperación. En el caso de adquisiciones de personas o entidades no establecidas enEspaña servirá de justificante el documento que contenga, en su caso, la liquidacióndel Impuesto sobre el Valor Añadido.

Cuando no proceda la expedición de los citados documentos, deberá justificarse laadquisición, en su caso, en los términos establecidos en el apartado anterior.

4. Las facturas justificativas de los gastos imputados o las deducciones practicadasdeberán conservarse durante el plazo de prescripción de derecho de la Administraciónpara determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente.

5. La adquisición de valores mobiliarios podrá justificarse mediante el documentopúblico extendido por el fedatario interviniente o el justificante bancario de la operación.La adquisición de activos financieros con el rendimiento implícito se justificará en laforma prevista en el artículo 59.2 del Reglamento del Impuesto sobre Sociedadesaprobado por Real Decreto 537/1997, de 14 de abril y el artículo 85 del Reglamento delImpuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto214/1999, de 5 de febrero.

6. Los gastos motivados y las deducciones originadas por operaciones realizadas porentidades bancarias o crediticias podrán justificarse a través del documento, extracto o



nota de cargo expedido por la entidad en el que consten los datos propios de unafactura salvo su número y serie.

7. El centro de gestión y cooperación tributaria podrá autorizar para determinadosempresarios o profesionales o sectores económicos, atendiendo a sus característicasespecíficas, que la factura completa sea sustituida por otro documento equivalente conlos efectos previstos en este artículo.

La correspondiente resolución determinará los requisitos que ha de reunir dichodocumento.

En este caso, para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias afectadas,los destinatarios de las correspondientes operaciones sólo podrán exigir que se expiday se les entregue dicho documento equivalente.”

La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, y da al receptorel derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentossustitutivos de factura, recibos o tiques para los casos específicamente detallados en elReglamento de IVA.

Se ha desarrollado también la e-factura, que está contemplada en el Real Decreto.

En la página web de la AEAT se incluye un modelo de factura telemática y variosarchivos explicativos para elaborarla.

UD. 2. El IVA

El Impuesto sobre el Valor Añadido es un tributo de naturaleza indirecta regulado por laLey 37/1992 que ha sido modificada sucesivamente para adaptarla al contenido de lanormativa europea. El IVA nos afecta a todos, tanto a empresas como a particulares,tanto a entidades exentas o no sujetas, como al resto de entidades. Para analizar lafacturación del IVA, vamos a distinguir entre:

• 1. Entidades exentas o no sujetas a IVA.• 2. Entidades en régimen general.• 3. Entidades sometidas a regímenes especiales de IVA.• 4. Otras operaciones.

1. ENTIDADES EXENTAS O NO SUJETAS A IVA

Este tipo de entidades no repercuten IVA en sus facturas. Por ejemplo, en el caso deque vendan a un tercero por 1.000,00€, cobrarán ese mismo importe ya que no tienenobligación de repercutir IVA. Por tanto, la factura emitida no contendrá importe algunode IVA. Sí debe contener una mención al artículo que contiene la exención o no



sujeción, por ejemplo, una factura de formación contendrá la siguiente frase: “Actividadexenta de IVA según art. 20.9 de la Ley y 7 del Reglamento de IVA”

Posteriormente no habrá que realizar ninguna declaración fiscal de IVA.

2. ENTIDADES EN RÉGIMEN GENERAL

En este caso facturaremos el IVA cada vez que efectuemos una operación en el ámbitode nuestra actividad.

Supongamos, como en el caso anterior, que realizamos una venta por 1.000,00€repercutiendo el 16% de IVA a nuestro cliente. En este caso, en la factura apareceráuna base de 1.000,00 € y un IVA de 160,00 €.

Además del IVA al 16 %, existen dos tipos reducidos, 7% y 4% dependiendo de laactividad que realice la empresa. Para consultar los tipos aplicables debemos acudir ala ley de IVA.

3. ENTIDADES SOMETIDAS A REGÍMENESESPECIALES DE IVA

No es el objetivo del curso indagar en los regímenes especiales de IVA y sufacturación. Pero de forma sucinta vamos a enumerar los regímenes aplicables.

1) Régimen simplificado.

2) Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

3) Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos decolección.

4) Régimen especial de las agencias de viajes.

5) Regímenes especiales del comercio minorista, que son:

• Régimen especial de determinación proporcional de bases imponibles.• Régimen especial del recargo de equivalencia.

Cada uno de estos regímenes tiene sus particularidades de facturación que debenestudiarse detenidamente.

4. OTRAS OPERACIONES



Las operaciones que tienen una relevancia más interesante respecto al IVA son las decomercio exterior. Podemos distinguir dos tipos de operaciones con el exterior:

• Entregas intracomunitarias.

• Exportaciones.

Las entregas intracomunitarias son ventas o prestaciones de servicios efectuadas apaíses miembros de la UE. No hay que repercutir IVA en este tipo de operacionessiempre que facturemos a un operador intracomunitario acreditado. Este tipo deoperaciones tienen un control fiscal muy riguroso que es preciso conocer si se van aefectuar. Tampoco hay que repercutir ningún IVA en las exportaciones. En estos casos,el tratamiento fiscal es ligeramente distinto y será necesario conocerlo si se van aefectuar este tipo de operaciones.

UD. 3. La factura

1. CONTENIDO DE LA FACTURA SEGÚN LANORMATIVA

Veamos el contenido del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, que regula eldeber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y los profesionales.En el artículo 3 se establece el contenido mínimo de una factura. Veamos parte de sucontenido:1. Toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, los siguientes datos orequisitos:Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas será correlativa. Podránestablecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros defacturación.Nombre y apellidos o denominación social, Número de Identificación Fiscal atribuidopor la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de laComunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.Cuando se trate de no residentes, deberá indicarse la localización del establecimientopermanente.Cuando el destinatario sea una persona física que no desarrolle actividadesempresariales o profesionales bastará que, respecto a ella, consten su nombre yapellidos y su Número de Identificación Fiscal.Descripción de la operación y su contra-prestación total. Cuando la operación estésujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán consignarse en lafactura todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, asícomo el tipo tributario y la cuota tributaria repercutida. Durante el período transitorio alque se refiere el artículo 12 de la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre introducción



del euro, la factura deberá contener la indicación de la unidad de cuenta que se utiliza,sean pesetas, euros, otras subdivisiones del euro u otras divisas distintas del mismo.Todas las cantidades de la factura estarán expresadas en la misma unidad monetariaen la que se indica la contraprestación total.Cuando la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido se repercuta dentro del precio, seindicará únicamente el tipo tributario aplicado o bien la expresión IVA incluido, si asíestá autorizado. Si la factura comprende entregas de bienes o prestaciones deservicios sujetas a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarsela parte de la base imponible sujeta a cada tipo y la cuota impositiva resultante.Lugar y fecha de su emisión.2. Se deberá expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de laoperación. En la correspondiente factura se hará indicación expresa de estacircunstancia.Sobre el deber de conservar las facturas y copias habla el artículo 2:

1. Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura porcada una de las operaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma,incluso en los casos calificados como autoconsumo en el Impuesto sobre el ValorAñadido. Este deber incumbe incluso a los empresarios o profesionales acogidos alrégimen de estimación objetiva en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Es muy interesante la mención expresa que hace la normativa al régimen de módulos.La normativa establece en su artículo 5 la norma general de emitir un único original, ysus excepciones.

1. Los empresarios y profesionales solo podrán expedir un original de cada factura odocumento sustitutivo.2. No obstante, será admisible la expedición de ejemplares duplicados de los originalesde las facturas o documentos sustitutivos en los siguientes casos:

• Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios.• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.• En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la

expresión duplicado y la razón de su expedición.

3. Los ejemplares duplicados a que se refiere el apartado 2 anterior tendrán la mismaeficacia que los correspondientes documentos originales.4. En todas las copias de las facturas el expedidor hará constar expresamente sucarácter de tal.”

El plazo de emisión de facturas es comentado en el artículo 6:

Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser emitidos en el mismo momento derealizarse la operación o bien, cuando el destinatario sea empresario o profesional,dentro del plazo de treinta días a partir de dicho momento o del último día del período a



que se refiere el apartado 4 del artículo 2 de este Real Decreto. Las operaciones seentenderán realizadas según los criterios establecidos en el artículo 75 de la Ley delImpuesto sobre el Valor Añadido para el devengo de dicho impuesto.En todo caso, las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operacionesintracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en quetermine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones, según lodispuesto en el artículo 76 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.Toda factura o documento equivalente deberá ser remitido a su destinatario en elmismo momento de su expedición, o bien, cuando el destinatario sea empresario oprofesional, dentro de los treinta días siguientes.Los empresarios y profesionales deben conservar las facturas tal y como se estableceen el artículo 7:

Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturaso documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta durante elperíodo de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudastributarias afectadas por las operaciones correspondientes.La obligación a que se refiere el párrafo anterior podrá sustituirse por la utilización depelículas microfilmadas o soportes magnéticos que contengan todos los datos dedichos documentos.La posibilidad y la forma de emisión de facturas rectificativas se establece en el artículo9 del Real Decreto:

1. Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas o documentosequivalentes o sustitutivos de las mismas, emitidos por ellos en los casos en que lascuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hayanproducido las circunstancias que, según lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley delImpuesto sobre el Valor Añadido, den lugar a la modificación de la base imponible,siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que sedevengó el Impuesto correspondiente a la operación gravada o, en su caso, de la fechaen que se hayan producido las circunstancias a que se refiere el citado artículo 80.No podrán ser objeto de rectificación las cuotas impositivas en los supuestos previstosen el artículo 89, apartado tres, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 89 de la Ley del Impuesto sobre el ValorAñadido, la rectificación deberá efectuarse inmediatamente después de advertirse lacircunstancia que la motiva.3. La rectificación deberá realizarse mediante la emisión de una nueva factura odocumento en el que se hagan constar los datos identificativos de las facturas odocumentos iniciales y la rectificación efectuada. Deberán establecerse seriesespeciales de numeración para estas facturas de rectificación.No obstante, los empresarios y profesionales que, con posterioridad a la emisión de lascorrespondientes facturas o documentos, concediesen a sus clientes descuentos uotros beneficios, podrán emitir notas de abono numeradas correlativamente, en el casode que dichos clientes no sean empresarios o profesionales ni hubiesen exigido la



expedición inicialmente de una factura completa. Asimismo, tratándose de descuentoso bonificaciones por volumen de operaciones y en los demás casos que se autoricenpor el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria noserá necesaria la especificación de las facturas rectificadas bastando la simpledeterminación del período a que se refieran.Respecto a la e-factura, el artículo 9 bis establece lo siguiente:

1. Las facturas transmitidas por vía telemática a que se refiere el artículo 88.2 de la Leydel Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que las facturasoriginales.La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica.La Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario oprofesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como suemisión en soporte de papel.2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistemade facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de AdministraciónTributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema detransmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo.La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de los seis meses siguientesa su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevasinformaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso seinterrumpirá dicho plazo.La factura es un documento cuya importancia mercantil y fiscal es indudable. Seconsidera la pieza fundamental del tráfico mercantil.

2. LA FACTURA EN FACTURAPLUS

En FacturaPlus podemos registrar facturas emitidas y recibidas. Las facturas recibidaslas estudiaremos en el módulo siguiente y las emitidas las veremos en el módulo VIII.

UD. 4. Medios de pago

Los medios de pago más habituales son mediante:

Efectivo

Consiste en pagar en metálico la cantidad adeudada. Tiene el inconveniente de que nose puede demostrar fácilmente que se ha efectuado el pago.

Cheque

Es un documento que, amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque, confiere a su



legítimo tenedor en acreedor del librador. Asimismo, se dice que el cheque es undocumento ejecutivo debido a que confiere al tenedor la capacidad de actuarjudicialmente contra el librador en el momento en que se produzca el impago debiendoaportar el tenedor tan sólo la documentación acreditativa de que se ha producido elimpago.

El cheque es uno de los instrumentos más utilizados para la movilización de recursosdesde una cuenta corriente, póliza de crédito o incluso libreta de ahorros. Ahora bien,en nuestro país, y debido a las dificultades que podemos encontrar para la realizacióndel cobro, una vez que ha sido devuelto no es nada habitual su utilización en larealización de transmisiones entre particulares.

Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tengacapacidad legal para endeudarse. Así, las personas físicas han de ser mayores deedad. En el caso de las personas jurídicas, se deberán respetar las siguientes normas:

• Antefirma, concepto por el que actúa el firmante y en nombre de quién.• La persona que actúa como librador debe estar autorizada en documento

suscrito con la entidad librada, esto es, la persona firmante estará apoderadapor parte de la empresa para la firma de créditos.

Según la Ley Cambiaria y del Cheque, no es preceptivo que el documento tenga comodomicilio de pago una cuenta bancaria de tal modo que un cheque será consideradocomo tal siempre y cuando en dicho documento queden reflejados los siguientesdatos:

• Denominación de cheque en el propio documento.• En los documentos que muestren disparidad entre la cantidad en letra y en

número se tomará como válida la letra.• Fecha de emisión.• Firma autógrafa.

Pagaré

Es un documento que consiste en la promesa pura y simple de pagar una determinadacantidad de dinero en un futuro a su legítimo tenedor. Así, la principal diferencia conrespecto del cheque es que en el momento de emisión del pagaré queda determinadoel momento a partir del cual se podrá hacer efectivo su cobro.

En cuanto a las personas que pueden emitir un cheque, estaremos a loscondicionantes ya comentados en el caso del pagaré, si bien se deberán seguir lassiguientes reglas:

• Denominación expresa de la palabra pagaré . Hemos de tener en cuenta quees habitual que muchas empresas los editen, denominados pagarés de



empresa . En estos casos, ocasionalmente encontramos aparentes pagaréscuya única diferencia con uno correctamente emitido es que que en lugar dela palabra pagaré aparece la palabra pagará . En estos casos la empresaestá entregando un papelito, ya que dicho documento no está contempladoen la Ley Cambiaria y del Cheque, por lo que carece de carácter ejecutivo.

• Promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero en un momentodeterminado.

• Fecha y lugar de emisión.• Nombre de la persona a la que se deba efectuar el pago o a cuya orden se

tenga que efectuar. En el caso del pagaré, no están admitidos los pagarés alportador, por lo que siempre se habrán de emitir a favor o la orden de unapersona determinada.

• Firma del emisor autógrafa. Al igual que el cheque, cada pagaré deberáestar firmado a mano. No son válidos los medios mecánicos por la personaautorizada para ello.

Transferencia bancaria

Una transferencia u orden de pago es el conjunto de instrucciones que, como titularesde una cuenta bancaria, damos a la entidad financiera para que proceda a retirarfondos de la cuenta y los abone a una persona determinada, bien mediante abono en lacuenta del beneficiario o bien para que este pase a retirar los fondos en unadeterminada entidad y sucursal.

Existen distintas modalidades de transferencia:

• Ordinaria. La más frecuente, es la que ordenamos directamente desdenuestra entidad, comunicando su realización mediante carta, teléfono opresencialmente.

• Magnética. Se utiliza cuando hay que realizar un elevado número detransferencias, aportándose el listado de beneficiarios, importes y cuentas dedestino mediante un archivo informático. Se utiliza para el pago de nóminaso pagos a proveedores, siendo más barata que la ordinaria ya que todo elproceso es automático.

• Cuenta a cuenta. Tanto el origen como el destino de la transferencia es unacuenta bancaria.

• Así mismo se podrán ordenar transferencias por ventanilla o recibirlas enventanilla .

• En una única moneda , la transferencia se emite y recibe en la mismamoneda.

• En dos monedas , la transferencia se emite en una moneda y se recibe enotra.

• Vía banco de España. Estas transferencias no se realizan a través delcircuito tradicional, sino que el trasvase de fondos se realiza entre lascuentas centralizadas que todos los bancos y cajas que operan en nuestro



país mantienen en dicha entidad.

Recibo bancario

Se trata de un documento que emite la empresa que desea realizar el cobro y que escedido a una entidad financiera para que ésta, a través del Sistema de CompensaciónElectrónica, lo haga llegar hasta la cuenta especificada por el deudor de tal modo quesu importe se adeude en la cuenta del cliente.

En primer lugar se ha de tener presente que para la emisión de un recibo contra unacuenta bancaria se ha de disponer de una autorización firmada por el cliente, de formaautógrafa, por duplicado. En una de ellas se autoriza a la empresa a emitir reciboscontra la cuenta, y en la otra se autoriza a la entidad financiera a cargar los recibospresentados hasta nueva orden. Así, para emitir los recibos deberemos disponer deuna base de datos donde se reflejen los datos de los librados. Estos datos son:

• Nombre o razón social.• Clave bancaria de la entidad y sucursal en la que el cliente admite el pago.• Número de la cuenta de cargo.• Nombre del titular de la cuenta.• Domicilio del titular.• Población y provincia.• Código postal.

Asimismo, cada uno de los recibos emitidos deberán reflejar los siguientes datos sobreel emisor y el concepto en que se emite el recibo:

• Datos del emisor, nombre o razón social y número de identificación fiscal.• Concepto del recibo. Si hace referencia a la liquidación de una o varias

facturas, identificación de las facturas liquidadas.• Fecha de vencimiento del recibo.• Datos completos del deudor.• Importe del mismo con especificación del tipo de IVA aplicado y su importe.

Una vez que disponemos de todos los datos y las autorización del cliente para emitirrecibos para la compensación de las facturas que emitimos, la emisión de los recibos larealizaremos de forma automática. A diferencia del cheque y del pagaré, que requierende firma autógrafa y, por tanto, no se puede completar su emisión de forma mecánica,el recibo bancario sí permite la emisión completa de forma automática. De hecho, yfijándonos en los requisitos del propio recibo, nos encontramos ante una letra decambio a expensas de liquidar actos jurídicos documentados, timbres. Este hecho,unido a su realización automática, hace que en función de las necesidades de laempresa utilicemos un formato u otro para el fichero electrónico generado:



• Cuaderno 19 AEB cuando simplemente transmitimos los datos de losrecibos a la entidad financiera para que los ponga en circulación y compensea su vencimiento.

• Cuaderno 32 AEB cuando queremos descontar dichos recibos en unaentidad financiera. En este caso, la entidad financiera liquidará actosjurídicos documentados sobre cada uno de los nominales de los recibostransformando dichos recibos en letras de cambio.

• Cuaderno 58 AEB cuando queremos anticipar el importe de los recibos sinliquidar actos jurídicos documentados.

Evidentemente, en el caso de utilizar los recibos como fuente de financiacióndeberemos firmar con la entidad financiera una póliza de garantías.

Tarjeta bancaria

Es un plástico que, dotado de una identidad única, permite a su titular movilizar fondosdesde su cuenta bancaria o crédito establecido hacia sí mismo o hacia un tercero. Latarjeta utilizada como medio de pago es una forma de automatizar una transferenciadesde la cuenta del cliente hacia la cuenta del proveedor, asumiendo este último elcoste de la transferencia y siendo el banco del titular de la tarjeta el que asume losposibles riesgos de insolvencia. Para que esta transferencia de fondos sea posible, lastarjetas se emiten en función de una serie de estándares que conforman las distintasredes: Tarjeta 6000, Visa, Master Card, American Express, Servired, etc.

Existen distintas modalidades de tarjetas bancarias:

• Tarjetas de crédito. La entidad emisora concede un crédito de compra quepodemos consumir como queramos a lo largo de un periodo de tiempo,habitualmente un mes. Así, en función de la modalidad de amortizaciónelegida, al mes siguiente podremos disponer de la totalidad del límite decrédito de la tarjeta o de la diferencia entre lo dispuesto en el períodoanterior y el límite de la tarjeta. Su funcionamiento, por tanto, es muy similaral de una cuenta de crédito. Estas tarjetas suelen tener una caducidad anual,aunque su renovación suele ser automática.

• Tarjetas de débito. Tan sólo son un medio más para disponer del saldo denuestra cuenta, pudiendo estar asociadas a una cuenta corriente, de créditoo una libreta de ahorros. El límite de este tipo de tarjetas es el saldo de lacuenta, ya que al realizar una disposición se aplica de forma automática sucargo en cuenta. La caducidad de este tipo de tarjetas suele ser plurianual,ya que no representan un riesgo para la entidad que las emite.

Letra de cambio

Es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el



pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o devencimiento.

El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamadobeneficiario , tomador o tenedor , a quien el librador ha transmitido o endosado la letrade cambio.

Las personas que intervienen en la emisión de una letra de cambio son:

• 1. El librado. Persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar).Es el destinatario de la orden dada por el librador. El Código de Comerciorequiere que en la letra de cambio aparezca el nombre del librado, es decir,el nombre del que debe pagar (Art. 410, Ord. 3).

• 2. El librador. Persona que ordena hacer el pago. En el Código de Comerciose exige que la letra de cambio lleve su firma (Art. 410, Ord. 3).

• 3. El beneficiario o tomador. Aquél a cuya orden debe hacerse el pago dela suma ordenada por el librador. Es necesario que en la letra se indique elnombre del beneficiario o tomador. En nuestro Derecho no es válida la letraal portador, y es imprescindible expresar el nombre de una persona comobeneficiaria (Art. 410, Ord. 6).

• 4. El fiador o avalista. Persona que garantiza el pago de la letra.



Módulo V. EL ALMACÉN

UD. 1. Introducción. El almacén

1. INTRODUCCIÓN. EL ALMACÉN ENFACTURAPLUS

Hay un menú completo en FacturaPlus dedicado al almacén. Veamos su composición.

Las dos primeras opciones ya las conocemos e incluso las hemos utilizado. Sabemosque al introducir un pedido, con un solo clic lo podemos convertir en un albaránrecibido. Para recordarlo, vamos a introducir el siguiente pedido y convertirlo enalbarán.

Supongamos que este pedido lo giran por domiciliación bancaria. Si ya lo hemosimprimido. Recordad que hay que pinchar sobre Cambio de estado . También esposible generar automáticamente el pedido al proveedor pinchando sobre Generar e



introducir el stock mínimo.

Este menú también permite mostrar u ocultar los totales pinchando sobre el botónTotales . Si pinchamos sobre Albarán se genera el albarán correspondiente al pedidoseleccionado. Podríamos incluso generar la factura desde el menú de Pedido .

Si entramos ahora en el menú Almacén - 2. Albarán observamos la siguiente ventana:



Tenemos dos pedidos al mismo proveedor que podríamos haber agrupado y de esemodo haber generado un único albarán. Ese es el contenido de la opción Agrupar .

Vamos a marcar el cambio de estado como que ya se ha imprimido pinchando sobreCambio de estado .

Si queremos registrar una factura por cada albarán, debemos pinchar sobre Factura yaparece una ventanita con la fecha.

Es posible modificar la fecha. Suponed que las fechas son 09/02/07 y 05/03/07respectivamente. Una vez facturados, los albaranes ya no se pueden modificar. La



ventana de albaranes queda del siguiente modo:

Ahora ya podemos salir del menú Albarán y entrar en 3. Factura . Si en vez de generarla factura desde el menú Albarán hubiésemos pinchado desde Factura en Agrupar ,habríamos podido generar una sola factura por los dos albaranes.

La opción Proyecto permite enlazar con contabilidad analítica con ContaPlus. De estemodo podremos asignar el proyecto utilizado en ContaPlus para llevar un controlanalítico. Por último, el cambio de estado en este menú permite registrar las facturascontabilizadas. El menú queda del siguiente modo:



Si continuamos viendo las opciones del menú Almacén , la siguiente es 4. Gestión depagos que veremos en la unidad didáctica de este módulo.

La opción 5. Movimientos de almacén permite registrar movimientos de mercancíaentre almacenes de nuestra empresa.

La siguiente opción 6. Regularización de almacenes habilita a modificar manualmentelas existencias de los almacenes para ajustar la existencia real a la que aparece enFacturaPlus.



Por último, la opción 7. Histórico de movimientos presenta agrupados en una ventanalos movimientos entre almacenes y las regularizaciones de las opciones 5 y 6. En estecaso, como no hemos hecho ninguno, aparecerá vacío.



UD. 2. Existencias. Gestión de stocks

1. CONCEPTO

Nos vamos a referir a existencias como bienes tangibles susceptibles de seralmacenados que la empresa adquiere con la finalidad de venderlos, incorporarlos a suproceso productivo o utilizarlos en el mantenimiento y la reparación del inmovilizado.

Serán, por tanto, los bienes propiedad de la empresa destinados a la venta, en laactividad normal de la explotación, o bien para su transformación o incorporación alproceso productivo. Se pueden considerar como los elementos patrimoniales que secaracterizan por su movilidad o rotación y desaparecen por su cuenta o por laincorporación en el proceso productivo.

2. CLASES DE EXISTENCIAS

Las existencias se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, en donde sedestacan los siguientes:

• A) Atendiendo a clasificación del Plan General de Contabilidad

1. Materias primas. Elementos que se incorporan al proceso productivo para laobtención del producto final de la empresa objeto de su actividad, es decir, aquelloselementos que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte delos productos fabricados.

2. Elementos y conjuntos incorporables. Aquellos elementos que se incorporan alproceso productivo para la obtención del producto final, pero que no son la base dedicho producto.

3. Materias auxiliares. Elementos que no forman parte del producto final pero que suconsumo se relaciona directamente con el volumen de producción.

4. Materiales para consumo y reposición. Se trata de elementos destinados a laestructura de la empresa, es decir, a mantener su capacidad estructural. Tienen finesde reparación del inmovilizado. Pueden ser los materiales energéticos, repuestos ycombustibles.

5. Productos en curso. Materiales que, una vez que han salido del almacén, seincorporan al ciclo de producción incrementando su valor. Se encuentran en fase deformación o transformación en un centro de actividad una vez terminado el ejercicio.

6. Productos semiterminados. Los fabricados por la empresa y no destinados



normalmente a la venta hasta que no hayan sido sometidos a procesos de elaboración,incorporación o trasformación. Pueden ser considerados como los productos finales delos procesos productivos intermedios.

7. Productos terminados. Son el producto final del proceso productivo. Por lo tanto,son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final o a lautilización por otras empresas.

• B) Atendiendo a la imputación en la determinación del coste delproducto:

1. Materiales directos. Materiales que pasan directamente a formar parte del productofinal, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un producto determinado.Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales del producto.

2. Materiales indirectos. Todos los elementos destinados y utilizados en la fabricaciónde un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo demateriales indirectos se considera gastos generales de fabricación que han deimputarse al producto a través de diversos criterios de reparto.

• C) Atendiendo a la capacidad de almacenamiento:

1. Materiales almacenados. En general existe un desfase temporal entre el momentode recepción de los diversos elementos y su utilización en el proceso productivo. Sealmacenan en lugares destinados especialmente para ellos. Dentro de este grupopodemos incluir todos los elementos excepto los combustibles.

2. Materiales no almacenables. Los que no gozan de la característica de poderalmacenarse en lugares físicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materialesenergéticos como luz, teléfono, etc., que se recogen en el Plan General de Contabilidadbajo el epígrafe de Materiales para consumo y reposición.

Nosotros únicamente vamos a tratar existencias almacenables.

En Contabilidad de Costes se utiliza un sistema de inventario permanente, paracontrolar, en todo momento, las entradas y salidas de elementos en almacén, y poderdeterminar la cantidad consumida en el proceso productivo para calcular el coste delproducto final.

Desde la óptica interna, y en función de la naturaleza y concepto de materiales, bajoConsumo de existencias se recoge el valor económico de los elementos consumidosen el proceso productivo para la obtención del producto final caracterizándose por serinventariables.

3. LA GESTIÓN DE STOCKS



La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el conjunto deelementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre lasnecesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de laempresa. Su objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales en lasmejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades del procesoproductivo.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar la cantidadque se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Estacantidad mínima estará basada en factores como el volumen de pedido y el tiempo deaprovisionamiento. En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima enexistencias.

Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén,menor el riesgo de ruptura del proceso de producción. Pero, al mismo tiempo, mayorserán los costes por este concepto, al cual se debe incorporar el coste de oportunidadderivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, ylos costes de mantenimiento y conservación.

Los sistemas principales de gestión de stocks son los siguientes:

• a) Sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system) . Consiste enformular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el punto depedido, también llamado nivel de reaprovisionamiento .

• b) Sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden system) . En estesistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal formaque en el momento de recibir el pedido el stock recupere el nivel deseado.

• c) Sistema de período fijo de pedido condicional (S.S. Policy) . Se trata de unsistema similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos.

Al hablar de existencias en almacén o stocks debemos considerar los siguientescomponentes:

• Stock activo o cíclico. Se constituye para hacer frente a las exigenciasnormales del proceso de producción o de los clientes. Alcanza el máximovalor cuando llega a almacén un pedido que se consume paulatinamente através del tiempo llegando a agotarse totalmente. El stock activo recupera suvalor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y asísucesivamente. Por ello, se denomina cíclico.

• Stock de seguridad. Se constituye para hacer frente a las demoras en elplazo de entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada.Complementa al stock activo. Cuando la variable demanda es bien conocida,no es necesario.



El nivel mínimo de existencias en almacén debe renovarse al ritmo previsto en funciónde las demandas del proceso productivo. Esto determina lo que se denomina índice derotación , que relaciona por cociente el volumen total de salidas en un período detiempo determinado y las existencias medias para ese mismo período. Representa elnúmero de renovaciones de las existencias medias para satisfacer las salidas dealmacén. Indica la mayor o menor permanencia de los elementos en almacén y seutiliza para elegir el sistema de almacén adecuado.

Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no destock de seguridad. Se obtendrán como cociente entre la diferencia del volumenmáximo y el mínimo del almacén, todo ello dividido entre 2, pues se está determinandouna cantidad media. Cuando la empresa no dispone de stock de seguridad, lasexistencias medias serán (1/2 x q). Si llamamos Se al stock de seguridad, lasexistencias medias en este caso serán (1/2 x q) + Se. El problema central de la funciónde aprovisionamiento se basa en la determinación del volumen de materiales enalmacén que minimicen los costes del mismo, lo que se denomina lote económico .Existen varios modelos que se ocupan de establecer este volumen, pero no vamos aprofundizar en ellos.

4. COSTE TOTAL DE LAS EXISTENCIAS

En la delimitación del coste de las existencias, debemos considerar los siguienteselementos (se puede consultar la norma de valoración nº. 13 del Plan General deContabilidad):

• El precio de compra.• Todos los gastos relacionados con las actividades de aprovisionamiento. La

suma del precio de compra con estos gastos adicionales se denomina precioo coste de adquisición.

• Todos los gastos derivados de la función de almacén, que se denominancoste de almacén , o bien coste de posesión .

• Los costes financieros.

Las variaciones en la cantidad de pedido pueden afectar a los diferentes componentes,bien de forma individual o de manera conjunta.1. Precio o coste de adquisición

Es la suma del precio de compra más los gastos derivados de la función deaprovisionamiento, como pueden ser los transportes, si los paga el comprador, losseguros, los gastos de recepción, inspección y almacenamiento y los del manejo físicodel material.

Cuando los productos son fabricados por la propia empresa, su valoración es un tantomás complicada, pues su coste total será la suma de todos los costes directos y los



indirectos de fabricación. Dentro de los costes directos se incluirán los de materiales ymano de obra directamente aplicada.

2. Coste de posesión o de almacenamiento

Es el derivado de la conservación de las existencias en almacén, como pueden ser losalquileres o la amortización de los locales; gastos de conservación, calefacción orefrigeración; seguro, tanto de los almacenes propiamente dichos como de lasmercancías, que se suele imputar en función de la cantidad asegurada; alumbrado;manipulación física de los elementos, pues cuando entran existencias en losalmacenes se ordenan y clasifican de la forma más adecuada; deterioro físico como lasmermas y pérdidas por envejecimiento físico y envejecimiento técnico u obsolescenciapor la aparición de nuevos elementos en el mercado.

3. Coste de renovación

Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costes entre losque se encuentran los de preparación del pedido, otros de carácter administrativo, obien, de transporte, carga y descarga de los agentes, viajes de los agentes de ventaspara realizar negociaciones con los proveedores, etc. Al mismo tiempo, será necesariorealizar inspecciones en la cantidad entregada y registrar toda la mercancía.

Parte de estos costes se consideran fijos, como son los de preparación del stock ,mientras que otra parte, como los derivados de los transportes, serán variables enfunción del volumen del pedido.

4. Coste de rotura del stock

Este coste se va a producir cuando no hay existencias en almacén suficientes parahacer frente a las necesidades del proceso productivo.

UD. 3. Facturas recibidas en FacturaPlus

Las facturas recibidas aparecen en FacturaPlus en el menú Almacén - 3. Facturas.

El menú debería llamarse Facturas recibidas puesto que las facturas emitidas están enel menú Facturación . Una vez en 3. Facturas aparece una ventana que contiene lasopciones similares al resto de ventanas,



La única opción destacable es Proyecto , que permite enlazar con contabilidad analíticade ContaPlus, de forma que podemos asignar un proyecto compatible con losProyectos-Departamentos del menú de Contabilidad analítica de ContaPlus.

UD. 4. Gestión de pagos en FacturaPlus

Desde el menú Almacén - 4. Gestión de pagos se accede a la opción de FacturaPlusque trata la gestión de pagos. Como se puede observar, existen dos opciones: 1.Recibos y 2. Pagos y devoluciones.

Desde 1. Recibos podremos ver las facturas recibidas. Aparecen dos. Si entramos enellas, podremos generar el pago de ambas.



Si suponemos que la factura de 9 de febrero fue devuelta y posteriormente se pagó,generamos su devolución y posteriormente el pago. La ventana queda del siguientemodo:

Podemos ver el documento de pago pinchando doble clic sobre cualquiera de losrecibos o sobre Modificar .



Desde 2. Pagos y devoluciones veremos el proceso del recibo de 9 de febrero.

Este menú es muy sencillo y no contiene nada extraordinario. Podremos pulsar sobreCambiar estado si se trata de pagos contabilizados o no.



Módulo VI. EL INVENTARIO

UD. 1. El inventario. Funciones y clases de inventarios

1. CONCEPTO

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas decontabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es la base del negocio. Elinventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastospor inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gastomayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principalfunción y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán unaconstante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obligaestablecer un control sobre todas las partidas que afectan a su composición que son:

• Inventario (inicial).• Compras.• Devoluciones en compra.• Gastos de compras.• Ventas.• Devoluciones en ventas.• Mercancías en tránsito.• Mercancías en consignación.• Inventario (final).

El Inventario inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fechaque comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de losinventarios, en el Mayor General, se lleva en función del método especulativo (seefectúa un recuento que determina su número, y a través de un método de valoraciónse determina su valor), y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el períodocontable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por ganancias ypérdidas directamente.

En Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con elobjeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para elcual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de bienes que porsu naturaleza se incluyen en el inmovilizado de la empresa.

En Devoluciones en compra se refleja toda la mercancía comprada que la empresa



devuelve por cualquier circunstancia, aunque esta cuenta disminuirá la compra demercancías no se abonará a la cuenta Compras. Los gastos ocasionados por lascompras de mercancías incluirse como mayor valor de Compras .

Ventas controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y quefueron compradas con este fin.

Por otro lado, Devoluciones en venta está creada para reflejar las devolucionesrealizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior,encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos depago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, porrazones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en elalmacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar Mercancías entránsito .

Mercancía en consignación reflejará las mercancías que han sido adquiridas por laempresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad. Porlo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayanvendido.

El Inventario actual (final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde alinventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Alrelacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo, seobtendrán las ganancias o pérdidas brutas en ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamentode Compras que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el procesode compras.

2. UTILIZACIÓN DEL INVENTARIO

Siempre que exista un proceso de fabricación de un producto físico vamos a necesitarla utilización de inventarios. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar esteinventario mediante una mejor programación de la producción o bien mediante unaorganización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamospensar en subcontratar parte del trabajo de tal manera que la carga de llevar dichoinventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumularinventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación yplaneación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien. Sinembargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en



proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.Principalmente los inventarios permiten realizar las funciones de compras, producción yventas a distintos niveles.

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que deotra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son unanecesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquinay que éstas se preparen para producir una sola parte.

Las funciones que efectúa el inventarioson:

• Eliminación de irregularidades en la oferta.• Compra o producción en lotes o tandas.• Permitir a la organización manejar materiales perecederos.• Almacenamiento de mano de obra.

Decisiones sobre inventario:

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben tomar cuandointentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dosdecisiones se hacen para cada artículo en el inventario:

• 1. Qué cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem seva a reabastecer.

• 2. Cuándo reabastecer el inventario de ese artículo.

3. POLÍTICAS DE INVENTARIO

En la mayoría de los negocios los inventarios representan una inversión relativamentealta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de laempresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudoincongruente:

• Ventas . Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez alas exigencias del mercado.

• Producción . Se necesitan elevados inventarios de materias primas paragarantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación, y un colchóngrande de inventarios de productos terminados facilita niveles estables deproducción.

• Compras . Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y losgastos de compras en general.

• Financiación . Los inventarios reducidos minimizan las necesidades deinversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerinventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).



Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

• 1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.• 2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea

posible de lo planificado.Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: unnivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversióninsostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado laimposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas yproducción (alto costo por falta de existencia).

4. TIPOS DE INVENTARIO

Existe multitud de clasificaciones de inventario que dependen fundamentalmente dela naturaleza del producto que vamos a almacenar. Las más destacadas son:

• Inventario permanente. Se lleva en continuo acuerdo con las existencias enel almacén, por medio de un registro detallado que puede servir tambiéncomo mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias ylas cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de lasdiferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importeso ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Losregistros permanentes son útiles para preparar los estados financierosmensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar elcosto del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamentede las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistemapermanente ofrece un alto grado de control, porque los registros deinventario están siempre actualizados. Antes los negocios utilizaban elsistema permanente principalmente para los inventarios de alto costounitario, como las joyas y los automóviles, pero en la actualidad con estemétodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de lascantidades para comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación deprecios al cliente y los términos de venta. El conocimiento de la cantidaddisponible ayuda a proteger el inventario. El saldo de las cuentasrepresentativas de existencias ha de coincidir en cualquier momento con elvalor de los stocks .

• Inventario final. El que realiza el comerciante al cierre del ejercicioeconómico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar unanueva situación patrimonial en ese sentido después de efectuadas todas lasoperaciones mercantiles de dicho periodo.Inventario inicial: se realiza al dar comienzos a las operaciones.Inventario de productos terminados: todas las mercancías que un fabricanteha producido para vender a sus clientes.

• Inventario en tránsito. Se utilizan con el fin de sostener las operacionespara abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores



y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse deun lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puedetener una función útil para las plantas o los clientes y existe exclusivamentepor el tiempo de transporte.

• Inventario de materia prima. Representa existencias de los insumosbásicos de materiales que habrán de incorporarse al proceso de fabricaciónde una compañía.

• Inventario en proceso. Existencias que se tienen a medida que se añade ala materia prima bruta mano de obra, otros materiales y demás costosindirectos, la que llegará a conformar un sub-ensamble o componente de unproducto terminado. Mientras no concluya su proceso de fabricación, ha deser inventario en proceso.

• Inventario en consignación. La mercadería que se entrega para servendida pero el título de propiedad lo conserva el vendedor.

• Inventario disponible. Se encuentra disponible para la producción o venta.• Inventario de seguridad. Existen en un lugar dado de la empresa como

resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicholugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primasprotegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido afactores como tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que, al serde mala calidad, no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantesdebido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

• Inventario de mercaderías. Mercaderías que se tienen en existencia, aúnno vendidas, en un momento determinado.

5. REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO

Para realizar el conteo de las existencias de la empresa según la naturaleza de lamercancía objeto del inventario debemos contar, pesar o medir y anotar todas y cadauna de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en lafecha del inventario, y evaluar cada una de las partidas. Se realiza una lista detallada yvalorada de las existencias.

Podremos determinar el inventario determinado por observación y comprobado con unalista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. O bien podremos realizar uncálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. Larealización de este inventario tiene como finalidad que la cantidad real que existe en elalmacén de la empresa coincida con la registrada por el inventario. Ademásdeberá convencer a los auditores de que los registros del inventario representanfielmente el valor de las existencias de la entidad caso de someterse a autidoríacontable. La preparación de la realización del inventario físico consta de varias fases:

• Preparación del almacén y del equipo humano que va a realizar el recuento.• Distribución del trabajo y coordinación.



• Recuento con identificación de las partidas anotadas.• Registro del recuento.

UD. 2. Sistemas de valoración de inventario

En contabilidad es muy complicado determinar el valor de las existencias finales decada ejercicio. El Plan General de Contabilidad habla del método de identificación departidas como el método idóneo, pero eso es posible en muy pocos casos. Por tanto,es necesario establecer métodos aplicables en la práctica y que determinen el valor delas existencias finales atendiendo a la aplicación de un criterio que debe mantenerse enel tiempo salvo exista una justificación importante para su cambio.

El análisis del valor tiene por finalidad el estudio de cada uno de los elementos queintervienen en la fabricación de unos productos capaces de satisfacer a un futurousuario, un rendimiento equivalente, con un menor coste. Se plantea una relación entreprecio y calidad teniendo en cuenta la función a la que están destinados.

El Plan General de Contabilidad español en su norma de valoración número 13establece que los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al precio deadquisición o al coste de producción:

• Precio de adquisición. Comprenderá el consignado en factura más todoslos gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen enalmacén, tales como transportes, aduanas, seguros, etc. El importe de losimpuestos indirectos que recaen sobre la adquisición de las existencias sólose incluirá en el precio de adquisición cuando dicho importe no searecuperable directamente de la Hacienda Pública.

• Coste de producción. Se determinará añadiendo al precio de adquisiciónde las materias primas y otras materias consumibles los costes directamenteimputables al producto. También deberá añadirse la parte querazonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a losproductos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan alperíodo de fabricación.

Desde el punto de vista contable, la valoración de los elementos inventariables sepuede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destacan los valores deentrada en almacén y los valores de salida.

1. VALORACIÓN DE LAS ENTRADAS ENALMACÉN

Para determinar el valor de las entradas de existencias en almacén es necesario



diferenciar entre las que se adquieren fuera de la empresa y las que son producidaspor ella misma.

Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma de valoraciónnúmero 13 del Plan General de Contabilidad estable que deben valorarse por su preciode adquisición y que comprenderá el precio de compra más todos los costes originadosde la función de compra. En el caso de los impuestos de carácter indirecto, sólo seincluirán, como mayor valor de las existencias, los que no se puedan recuperar deforma directa de la Hacienda Pública. Para la determinación del precio de adquisiciónse deben deducir los descuentos por volúmenes de operaciones, pero nunca losdescuentos por pronto pago dado su carácter financiero.

Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoración debenincorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtención de losmismos, es decir, de los costes directos más una parte proporcional de los indirectosconsumidos por la empresa.

2. VALORACIÓN DE LAS SALIDAS DEALMACÉN

Elegir un criterio de valoración para la salida de los materiales se plantea comoconsecuencia de los diferentes precios de adquisición de cada una de las distintaspartidas y, sobre todo, de su incidencia en el proceso contable por la valoración de losconsumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, así comopara la valoración del resultado.

Dentro de los métodos de valoración de las salidas, los que recomienda el PlanGeneral de Contabilidad son:

• Método FIFO.• Método LIFO.• Métodos del coste medio ponderado.• Método del coste estándar

Método FIFO (First In, First Out)

Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades queentran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas, conprecios de adquisición distintos y momentos de compra diferentes, que se vanagotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks . Según este método, lasexistencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual seproduce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidadesconsumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas.



Método LIFO (Last In, First Out)

Está basado en el principio del método de adquisición. Supone que las últimasunidades que entran en almacén son las primeras en salir, por lo que los consumos demateriales están valorados en relación con las últimas unidades adquiridas, mientrasque las existencias finales tienen menor valor según las primeras entradas. Mediante laaplicación de este método, si los precios están en alza, el coste de las ventas sedetermina a precios reales de reposición, es decir, a precios elevados. El beneficio sedetermina con cierta corrección.

Método del coste medio ponderado

Se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias dividiendo el costetotal de varias entradas entre su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas.

Son métodos utilizados por empresas que almacenan sus productos durante largotiempo. A su vez, dentro de este método encontramos diferentes modalidades:

• Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial después de cadaentrada. Precio medio ponderado continuo. Se suman en cantidad y enprecio todas las entradas desde el principio del período, considerando elstock inicial hasta la primera entrada. Se divide el total de los precios entre eltotal de las cantidades. El precio unitario que se ha determinado sirve paravalorar todas las salidas hasta el momento en que se realice otra entrada.Cuando esto se produzca, será necesaria la determinación de otro precio desalida considerando el stock residual existente en ese momento. De estaforma, cada vez que se produce una entrada en almacén se aplica un nuevoprecio medio ponderado para valorar las salidas.

• Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial al finalizar elperíodo. Precio medio ponderado simple. Se considera el conjunto de todaslas entradas del período contable y se valoran todas las salidas al preciomedio de todo el período. Este precio se calcula una vez al finalizar elperíodo. Su principal inconveniente es el retraso de información para laelaboración de la contabilidad.

• Coste medio de las entradas. En este último caso no se considera el stockinicial del período. El precio medio se determina únicamente con lasdiferentes entradas. En este caso, se puede aplicar bien el método simple o



el continuo. El ejemplo coincidiría con los anteriores puesto que no tenemosstock inicial en el almacén.

Método del precio estándar

Supone la valoración, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio teóricoo estándar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinarlas desviaciones existentes entre el precio real de los materiales en almacén y el precioestándar, que se imputará al resultado del período. Este valor se calculará según lasituación del mercado, de las estimaciones acerca de la mayor o menor rentabilidad delartículo, sobre las experiencias pasadas, etc.

Este método es el que sugiere el Plan General de Contabilidad para las existencias deproductos que cumplan dos condiciones:

• Que se renueven constantemente.• Que sean de importancia secundaria para la empresa.

Independientemente del criterio de valoración utilizado para la determinación de losconsumos y salidas de materiales del almacén, se debe cumplir la equivalencia de quela suma de las existencias iniciales más las entradas ha de ser igual a la suma de lassalidas más las existencias finales:

Ei + entradas = Ef + salidas



Módulo VII. PROCESO DEFABRICACIÓN

UD. 1. Tablas de producción

El menú Fabricación se aplica a empresas con procesos de producción no sóloindustriales sino también entidades dedicadas a servicios y otras. El menú se componede tres opciones:

La primera, 1. Tablas de producción , se compone, como se puede observar en laimagen anterior, de cuatro partes que vamos a estudiar.

Secciones

Son los departamentos a los que pertenece el personal. En el menú Sistema - 1.Tablas Generales - 8. Departamentos se accede a una opción muy similar. Pero esaopción es para definir los departamentos generales de la empresa. En esta otra vamosa establecer las diferentes secciones de producción, esto es, partiendo de las tablas ylos clavos, vamos a fabricar palés listos para su venta o su utilización por la propiaempresa.

En la empresa, como el proceso de fabricación es simple, vamos a incluir tressecciones: Almacén (ALM), Fabricación (FAB) y Control de calidad (CON). Lasañadimos como en todos los menús de FacturaPlus. Se verá algo así:



Operaciones

En esta opción se reflejarán todas las operaciones de la producción. La operaciónpuede ser:

• Productiva. Todo el tiempo de la operación se dedica exclusivamente aproducción.

• Improductiva. Parte del tiempo de la operación no genera produccióndirecta.

• Estructural. Todo el tiempo de la operación no genera producción directa.

Vamos a suponer que el proceso de fabricación tiene las siguientes operaciones:almacén de clavos (ACL) operación improductiva, almacén de tiras de madera (ATM)operación improductiva, almacén de palés (APA) operación improductiva, colocación(COL) operación productiva, claveteado (CLA) operación productiva y control decalidad (CAL) operación estructural. Creamos las operaciones como en todas lasventanas de Facturaplus. La ventana quedará así:



Personal

Ahora ya podemos decir al programa quién trabaja en cada sección. Supongamos queManuel (MAN) y Roberto (ROB) trabajan en almacén, Pedro (PED), Domingo (DOM) yLorenzo (LOR) trabajan en fabricación, y Lucas (LUC) es el encargado del control decalidad. El coste/hora de almacén son 11 €, de fabricación 12,32 € y control de calidad17,29 €. Los introducimos como se ve:



Componentes

Ya sólo queda indicar al programa los componentes. Los componentes de fabricaciónestarán formados por los artículos que se utilicen para producir en este caso los palés.Por tanto, lo primero hay que introducir en la tabla de componentes es los productosterminados: palé recio, palé carga media y palé carga ligera. La pantalla queda delsiguiente modo:

Ahora hay que indicar al programa las unidades necesarias para fabricar cada uno delos tipos de palés. Supongamos que para fabricar un palé recio son necesarias 7 tirasde 1,5 y 20 clavos de 20; para un palé medio se necesitan 3 tiras de 1,5 y 4 de 1además de 8 clavos de 20 y 8 de 15; y para montar un palé ligero hacen falta 7 tiras de1 y 16 clavos de 15. Vamos a introducir el escandallo mediante el botón Modificar .Aparece la siguiente ventana:



Pinchamos sobre Añadir y así vamos a introducir los componentes de cada producto.Pinchando sobre la lupa podremos seleccionar los artículos que son componentes.



Datos del palé carga media:



De este modo debe aparecer cada producto con sus componentes.

UD. 2. Órdenes de producción

Antes de iniciar nuestra primera orden de fabricación, vamos a introducir un pedido declavos con las siguientes líneas:

Introducimos el pedido como se explicó en el módulo II y generamos la factura y elalbarán (la forma de pago por domiciliación bancaria).

Ahora vamos a añadir una orden de producción de 100 palés recios el 1 de marzo de2007. Antes de comenzar, vamos a crear el almacén de productos terminados. Serealiza desde Sistema - 6. Almacenes. Al añadir la nueva orden pide la siguiente



información que vamos cumplimentando:

Vamos a suponer que fabricar 100 palés recios ocupa a Manuel una hora (10 minutosdel almacén de clavos, 30 de tiras de madera y 20 minutos del almacén de palés), aDomingo dos horas (de colocación), a Pedro una hora (claveteado) y a Lucas 25minutos (control de calidad). Esta información se introduce en la pestaña Partes depersonal o bien en la opción 3. Partes de personal del siguiente modo:



Al final el parte de horas queda como se observa:



Tenemos cuatro horas y 25 minutos trabajados y el coste de mano de obra de los 100palés asciende a 55,16 €. Al final nuestra orden de producción queda de esta forma:

Pinchando en Actualizar ya se introduce la orden de producción completa. Sipinchamos sobre el botón Cerrar/ Invertir podemos cerrar la orden de fabricación eincluso detallar la ubicación de los palés en el almacén de producto terminado.



Una vez cerrada la orden de producción, ya habremos terminado el proceso. Apareceráun punto rojo a la izquierda de la orden.



Módulo VIII. PROCESO DEFACTURACIÓN

UD. 1. Presupuesto. Pedido y albarán

1. PRESUPUESTO

El proceso de venta comienza cuando un cliente solicita información y precio de unproducto. Supongamos que MANRIQUE, S.A. solicita un presupuesto de la compra de50 palés. Le enviamos el siguiente presupuesto:

Vamos a introducir el presupuesto en FacturaPlus. Para ello vamos al menúFacturación - 1. Presupuestos.



Para introducir el presupuesto emitido, debemos pinchar sobre Añadir y vamosrellenando los datos que pide la ventana. Hay que crear el cliente MANRIQUE, S.A. (sepuede crear desde la lupa pinchando sobre añadir). Después introducimos los datos delpresupuesto de la siguiente forma:

Hay que tener cuidado porque si no seleccionamos el almacén de productosterminados dirá que no hay stock suficiente.



Insertamos la línea del presupuesto y ya tenemos el presupuesto en el programa.

2. PEDIDO

Posteriormente el cliente acepta el presupuesto. Por tanto, el presupuesto se convierteen pedido. Para insertar un pedido con el mismo contenido que el presupuesto,debemos pinchar, desde la ventana de Presupuestos a clientes sobre el botón Aprobary sale un mensaje para confirmar la aprobación.

Pinchamos sobre Sí y ya está insertado el pedido. Podremos comprobarlo si entramosen Facturación - 2. Pedidos.



3. ALBARÁN

Una vez generado el pedido, del mismo modo podremos generar el albarán paraentregar cuando se sirva la mercancía y queda del siguiente modo:



UD. 2. Facturas y abonos

1. FACTURAS

Ya hemos estudiado el contenido necesario de una factura para ajustarse a lalegislación aplicable. Vamos a introducir una factura emitida en FacturaPlus partiendodel albarán entregado el día que servimos la mercancía. Por tanto, desde Facturación -3. Albaranes podemos generar directamente la factura.



De este modo aparecerá un punto rojo a la izquierda y ya tenemos la factura emitida.Podemos observarla haciendo doble clic sobre la línea donde se encuentra.



Entre las funciones de la izquierda destaca Edi, que sirve para generar una facturatelemática, muy interesante para las empresas que se plantean la ofimática como unaopción de trabajo real.

Por otro lado, la opción Proyecto sirve para enlazar con el desglose de contabilidadanalítica definido en ContaPlus.

2. ABONOS

Deben emitirse utilizando una serie diferente a las facturas. Suponed que MANRIQUE,S.A. devuelve un palé y emitimos el correspondiente abono. Para ello accedemosdesde Facturación - 5. Abonos . Pinchamos sobre Añadir y aparece una pantalla comola factura. Escribimos el número de factura.

Una vez tecleado el número completo de factura, aparecen los datos de la factura paraemitir el abono partiendo de esos datos. Pinchamos sobre la cantidad y la modificamos.



Pinchamos sobre Actualizar y ya está el abono generado como se observa.

UD. 3. Liquidaciones a agentes

Supongamos que la venta realizada ha tenido lugar gracias a Joaquín HernándezCastro. Recordad que los agentes (comisionistas o comerciales) se creaban enSistema - 3. Agentes. En ese caso vamos a liquidar la comisión (5%) para él. Paraacceder pinchamos sobre Facturación - 7. Liquidaciones.



Posteriormente, desde 7. Liquidaciones podemos abonar la comisión al agente comose observa.



Al seleccionar al agente, debemos teclear las fechas que queremos liquidar.Desmarcamos las opciones Sólo docum. pagados y Sólo docum. comisión <>0 porqueno se ha cobrado aún y porque no tenemos comisión en la factura y sale la factura aliquidar.



Pinchamos sobre cada línea para introducir el % de comisión.



Pinchamos sobre Actualizar y ya tenemos la liquidación generada neta que asciende a75,95 € como se observa.



UD. 4. Gestión de cobros

Existe la posibilidad de reflejar la gestión de cobro de recibos, de introducir remesas enFacturaPlus e introducir las devoluciones de clientes. También se puede enlazarFacturaPlus con banca electrónica.

1. RECIBOS

Desde Facturación - Gestión de Cobros - 1. Recibos.



Se accede a los recibos generados por la factura. Haciendo doble clic podemos ver elrecibo.

Podremos generar el pago, compensación o la devolución desde aquí. Vamos agenerar el cobro.



Hemos puesto la subcuenta de caja pero pondríamos la del banco correspondiente.Pinchamos sobre Aceptar y hacemos lo mismo sobre el abono. De este modo aparecenlos dos recibos como PAGADOS.

2. REMESAS



Podemos generar cuentas desde las que girar remesas (norma 19 o 58) de recibos ode efectos. De este modo podremos generar las remesas desde Facturaplus paraposteriormente enlazar desde banca electrónica y girarlas desde el programa. Para elloaccedemos desde Facturación - Gestión de Cobros - 2. Remesas. Se observa lapantalla desde la que podremos seleccionar las cuentas bancarias asociadas aremesas.

Recomendamos asociar a una cuenta bancaria propia a la generación de remesas paraexaminar las diferentes opciones que plantea el programa sobre este tema. Tambiénpodemos introducir un recibo en una remesa desde el menú Recibos .

3. PAGOS Y DEVOLUCIONES

Desde esta ventana se controlan los movimientos de fondos asociados a un recibo. Enla ventana de recibos tenemos los recibos y en la otra se reflejan todos los movimientos



por separado.

4. ENLACE BANCA ELECTRÓNICA

Desde esta función podremos sintonizar la gestión de cobros con la gestión de bancaelectrónica que es la forma más cómoda de controlar y realizar cobros y pagos de unaentidad.

UD. 5. Enlace SP ContaPlus

Desde esta función se pueden enlazar los movimientos de FacturaPlus con ContaPlus.Para ello tendremos que haber creado en ContaPlus una empresa que se denomineigual y tenemos que coordinar subcuentas. La ventana que aparece se ve así:



Recordad que desde Útil - 4. Entorno del sistema - 1. Personalización se puedenestablecer los parámetros para enlazar con ContaPlus. Para establecer la ruta deenlace en ContaPlus se realiza desde el menú Global - 2. Selección de empresa.Pinchamos en Modificar y la segunda pestaña sirve para enlazar la ruta del mismomodo que se explicó en FacturaPlus.





Módulo IX. INFORMESPERSONALIZADOS Y OTRASOPCIONES

UD. 1. Estadísticas e informes

La información que se genera en FacturaPlus es muy numerosa. Pero es necesarioanalizarla. Para ello se aconseja la utilización periódica de estadísticas e informes(semanal, mensual o trimestralmente) de forma que se puedan analizar las variacionesmás importantes acaecidas en el periodo referidas a las partidas sobre las quequeramos realizar un control. Cada entidad debe, según su estrategia global, definiruna serie de informes que permitan analizar los movimientos de las variablescontrolables. Una vez definida la estrategia global, partiendo por supuesto del plan denegocio, debemos plantearnos los objetivos departamentales y así definir tambiéninformes por departamentos que permitan controlar y mejorar día a día la gestión.

Vamos a bucear en el contenido del menú Informes de FacturaPlus. Está compuestopor tres opciones:

Podemos abrir cuantas ventanas de informes queramos a la vez. Si accedemos aInformes – 1. Estadísticas e informes aparecen informes para casi todas las opcionesde FacturaPlus. Son informes poco elaborados que agrupan la información según lasopciones del programa. Por ejemplo, si consultamos el informe de proveedores:



Si buscamos un resumen anual de compras, pinchamos sobre esa opción y la siguientepantalla permite seleccionar el proveedor. Elegimos Todos (opción predeterminada).



Sale una pantalla con las opciones de destino del informe.



Podremos seleccionar la apariencia del informe, también la impresora e incluso pasarloa un fichero para adjuntarlo en un correo electrónico o guardarlo en el equipo. Sipinchamos respetando las opciones predeterminadas, aparece la previsualización delresumen de compras.



Podremos sacar cuantos informes nos interesen en función de las necesidades deinformación de la empresa. Pero en FacturaPlus se puede obtener también informaciónun poco más elaborada. Para ello debemos acceder a 2. Estadísticas e informesestándar . Por ejemplo, al consultar las estadísticas de proveedores observaremos:

Aparece un listado de los artículos comprados por cada proveedor.



Por tanto, vemos que las estadísticas de esta opción son un poco más elaboradas quelas anteriores, las cuales consistían únicamente en agregar información. Aquí lainformación está agrupada por diferentes conceptos. Pero también tenemos losinformes, donde los datos están más elaborados. Por ejemplo, podemos sacar uninforme de tiempo consumido por sección. Para ello vamos a Informes de producción –Informes de tiempos desglosado por secciones y aparece un informe por secciones deproducción (recordemos almacén, fabricación y control de calidad). Si consultamos lasección de fabricación, por ejemplo:



Por último existe la opción de elaborar gráficos desde FacturaPlus, aunque puede serque, en algunos casos, sea más aconsejable sacar informes en Excel y desde ahíelaborar los gráficos. Todas estas posibilidades se ejecutan desde Informes – 3.Gráficos . Vamos a obtener un resumen de compras por familias. El gráfico quedaríadel siguiente modo:



UD. 2. Organización de ficheros y herramientas

El menú Útil se ocupa de aspectos generales que afectan al funcionamiento delprograma. Consta de las siguientes opciones:



1. ORGANIZACIÓN DE FICHEROS

La primera de las opciones es 1. Organización de ficheros . Este botón sirve paraactualizar todos los procesos del programa y resulta fundamental si se importanarchivos de ContaPlus o de otros equipos. Si pulsamos el botón correspondienteaparece una ventana informativa como ésta:



Pinchamos sobre Sí y el proceso se realizará automáticamente.

2. HERRAMIENTAS

La segunda opción tiene a su vez cuatro posibilidades:



En 1. Autochequeo podremos observar la configuración del sistema operativo, tantohardware como software . La 2. Calculadora puede ser útil para realizar operacionessin necesidad de utilizar otra máquina o programa. Está bien diseñada para ejecutartodo tipo de operaciones.

Si pinchamos sobre 3. Agenda aparece una ventana en la que podremos insertar loscontactos mediante fichas.



Está bastante bien diseñada porque además permite imprimir etiquetas.

Podremos diseñar un planning anual si pulsamos sobre 4. Planning . Mediante uncódigo de colores podremos programar, por ejemplo, los días de análisis de informes yestadísticas.



UD. 3. Perfiles de usuario

Esta opción se subdivide en:

La 1. Gestión de usuarios ya la conocemos puesto que se explicó en el módulo 1.

La 2. Periféricos permite seleccionar la impresora sobre la cual imprimir y, en general,cualquier periférico.

En 3. Colores y fuente s podremos seleccionar la apariencia de todos los elementos del



programa.

Si queremos modificar la fuente en los totales que aparecen en los listados, pinchamossobre el símbolo . Aparecen todas las opciones en cuanto a fuentes del programa.



Si pinchamos sobre 4. Restaurar valores originales se recuperan los valores originalesdel programa en cuanto al tamaño de las ventanas, al tipo de letra en cada una de lasventanas y al logotipo de fondo del área de trabajo para el usuario activo en esemomento, esto es, en nuestro caso, para Facturación 2007.

Pulsando en 5. Barra de botones podremos observar los iconos asociados en cadabotón por cada uno de los componentes del menú.



UD. 4. Entorno del sistema. Avisos. Gestión del conocimiento

1. ENTORNO DEL SISTEMA

Esta opción del menú Útil contiene varias posibilidades:



Si pinchamos en 1. Personalización accedemos a la opción que permite configurartodas las propiedades importantes del programa. Ya hemos acudido a ella en algunasocasiones para enlazar el programa con ContaPlus, por ejemplo. Cada una de laspestañas que contiene son diferentes entornos del programa sobre los que podremosseleccionar propiedades. Veamos una imagen del contenido de esta opción:

Si pulsamos sobre 2. Documentos , el programa permite configurar el formato de cadadocumento.



La opción 3. Depuración de ficheros implica un proceso automático (parecido a laorganización de ficheros) que borra todos los archivos que no son de utilidad para elprograma, liberando espacio y mejorando la eficacia de los procesos del programa. Sipinchamos sobre ella, aparecen dos mensajes de advertencia. Éste es el primero:



Tras el segundo mensaje de advertencia, pulsamos sobre Continuar y seleccionamostodos los grupos de ficheros, aceptamos y el proceso se realizará en poco tiempo salvoque hayamos trabajado muchos días sin haberlo hecho.

2. AVISOS

Esta opción habilita para introducir avisos al iniciar el programa. Supongamos quequeremos que al iniciar el programa aparezca el aviso de advertencia Este programaes para uso exclusivo del personal de Contabilidad, Compras y Ventas de la empresa ”.Nos introducimos en Útil - 5. Avisos y añadimos el aviso del siguiente modo:



Una vez fuera del programa, al volver a entrar aparece el aviso del siguiente modo:



3. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Con esta opción podremos realizar consultas sobre personas o entidades de cuyonombre no estemos seguros. Para operar con este botón, debemos introducir todos losdatos de cada cliente, proveedor o agente. De ese modo podremos buscar por CIF,calle, código postal, etc. Veamos su apariencia:




Plataforma de Teleformación de IFES Página 143 de143

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