Facturación electronica

Atienda sus requerimientos de

Facturación Electrónica

SAP CFP (Comprobante Fiscal Digital)

SAP México y Centroamérica

02 de junio de 2010

© SAP 2010 / SAP CFD / Page 2

Disclaimer

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Agenda

Antecedentes

Descripción de SAP CFD

Emisión de CFD

Recepción de CFD

Paquetes de software y servicios para CFD


Agenda

Antecedentes


Emisión de CFD

Recepción de CFD



Antecedentes – Contribuyentes en México

A partir del 1 de enero del 2011, todas las facturas con un

importe mayor a $2,000.00 MXP deberán de emitirse

electrónicamente de acuerdo a lo establecido en materia de

Comprobantes Fiscales Digitales (CFD).

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/reforma_fiscal/157_17085.html
















Antecedentes – Tipos de emisión de

comprobantes fiscales previstos por el SAT

Contribuyentes que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por medio de

un tercero autorizado

Contribuyentes que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por sus propios

medios

SAP CFD

Proveedores autorizados por el SAT


Antecedentes – Obligaciones de los emisores

y receptores de CFD

Emisores

Reportar al SAT mensualmente información de los comprobantes fiscales digitales

emitidos.

Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD y tenerlos a disposición de las

autoridades fiscales.

Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.

Expedir comprobantes fiscales digitales globales que amparen las operaciones

efectuadas con el público en general (a través del RFC genérico XAXX010101000)

Expedir comprobantes fiscales para extranjeros (a través del RFC genérico

XEXX010101000).

Receptores

Conservar los CFD recibidos en medios electrónicos actualizados.

Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.

Verificar el RFC y Nombre o Razón Social de los CFD recibidos.


Antecedentes – Requisitos de los CFD

Llevar contabilidad en un sistema electrónico

Contar con Firma Electrónica Avanzada "Fiel"

Haber tramitado al menos un Certificado de Sello Digital

Solicitar por lo menos una serie de folios al SAT

Cumplir con el estándar tecnológico reconocido por el SAT

Utilizar el XSD para la generación de Comprobantes Fiscales Digitales, según lo

publicado en el inciso C del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para

2009.

Generación y envio del Informe Mensual.

ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/cfd/Anex20_v20.pdf

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_6534.html



















Agenda

Antecedentes


Emisión de CFD

Recepción de CFD



SAP CFD

Solución para atender los requerimientos establecidos por el SAT para personas físicas

y morales que requieren emitir y / o recibir comprobantes fiscales digitales con un

certificado de firma electrónica avanzada, conforme al Anexo 20:

Especialmente conceptualizada para nuestros clientes de SAP R/3 y SAP ERP a partir de la

versión 4.6c

Estándar y totalmente integrada a SAP

Emisión de CFDs a partir de FI y SD, cubriendo facturas, notas de crédito y débito,

cancelaciones, addenda, imagen de la factura, XML, reporte mensual, almacenamiento, etc.,

conforme a los lineamientos del Anexo 20

Recepción de CFDs con validación de sellado de documentos

Cobertura de necesidades específicas de CFDs como addendas especiales y por industria,

mensajes EDI, AS1, AS2, sftp, webservices, entre otros

Sin rentas mensuales por emisión de documentos y sin necesidad de compartir a terceras

personas la llave privada para el sellado y encriptación de documentos

Paquetes estándar para distintas necesidades y volúmenes de documentos y que pueden

incluir la configuración acelerada a duración y precio fijo

Garantía de actualización para cubrir nuevos lineamientos que emita el SAT para el sellado y

encriptación de documentos


Diseño conceptual de la solución

SAP ERP /

SAP R/3

LO

CA

LI-

ZA

CIO

N

CLIENTE

PROVEEDOR

ALMACENA-

MIENTO

TRANSFORMACIÓN /

TRANSPORTE

Ima-

gen

Ima-

gen

Ima-

gen

EMISIÓN

RECEPCIÓN

PO

RTA

L A

UT

OS

ER

VIC

IO

XML

XML

XML

Extensión

estándar de

SAP ERP /

R/3

SAP NW

Process

Integration

(PI)

SAP Portal

SAP

Document

Access

SAP

Interactive

Forms

SAP Invoice

Management

POSTEO


Agenda

Antecedentes


Emisión de CFD

Recepción de CFD




SAP ERP /

SAP R/3

LO

CA

LI-

ZA

CIO

N

CLIENTE

PROVEEDOR

ALMACENA-

MIENTO

TRANSFORMACIÓN /

TRANSPORTE

Ima-

gen

Ima-

gen

Ima-

gen

EMISIÓN

PO

RTA

L A

UT

OS

ER

VIC

IO

XML

XML

XML

Extensión

estándar de

SAP ERP /

R/3

SAP NW

Process

Integration

(PI)

SAP Portal

SAP

Document

Access

SAP

Interactive

Forms

POSTEO


Emisión – 1.- Alcance de la Funcionalidad

(Localización)

Control del número de Folio y Serie Oficial provisto por la autoridad a nivel de cabecera del

documento de factura a nivel SD y FI.

Generación de la Cadena de Caracteres, de acuerdo a requerimientos legales.

Addenda fiscal

Encriptación de la Cadena de Caracteres por medio del Sello Digital

Facturas electrónicas disponibles en el sistema para auditoria interna o externa.

Información de la Factura Electrónica disponible para impresión o re-impresión en el sistema

Generación del reporte mensual y el archivo requerido por el SAT

Incluido sin costo adicional de software,

para clientes con contrato de mantenimiento

vigente, a partir de la versión 4.6C


Emisión – 1.- Alcance de la Funcionalidad

Generación del archivo XML de acuerdo al formato oficial emitido por la autoridad

Almacenamiento en repositorio seguro y controlado

Creación de imagen de CFD

Addenda comercial / complementos

Transmisión / acuse de recibo de documento XML


Emisión – 1.- Alcance de la Funcionalidad (2)

Azul – Localización

Verde – Proceso de EMISIÓN extendido


Emisión - 2.- Numeración

Los Prefijos y Números requeridos

para la factura digital tienen que

ser definidos en el IMG


Emisión - 2.- Numeración (2)

• Rango de números aprobados por la autoridad (SAT)

• Asignación de datos (Año Aprobado, Número Aprobado, Prefijo, Rango de

números) nueva Tabla OFNUM


Emisión - 3.- Asignación del Prefijo y Número a

documentos de SD y FI

Asignación del Prefijo y Número en el campo Referencia (VBRK-XBLNR)


Emisión - 3.- Asignación del Prefijo y Número a

documentos de SD y FI (2)

Cuando la factura es creada directamente en FI la asignación al igual que en SD se

realiza en el campo Referencia


Emisión - 4.- Sello Digital


Emisión - 5.- IDocs para la generación del XML

Toda la información requerida para generar el XML esta almacenada en Idocs:

Para SD INVOIC02, para FI FIDCCP02; en ambos casos deben extenderse para

incorporar los nuevos campos requeridos.


Emisión - 6.- Ejemplo del XML

El archivo XML es generado en PI. La información es importada desde el IDocs y

mapeada en SAP NW PI en el formato requerido por la autoridad.


Emisión - 7.- Impresión de la Factura

Los formularios actuales de facturas deben ser ajustados para incluir la información

requerida


Emisión - 8.- Reporte Mensual

El reporte mensual requerido es el programa IDMX_MONTHREPORT, el cual

permite generar el archivo en el formato requerido por la autoridad.


Emisión – SAP Interactive Forms

Creación de formularios con “drag and drop”

Importación deFormas

Diseño extendido

Permite crear nuevos formatos en forma gráfica e integrada a SAP


INTERNET

Emisión - Publicación de Factura en Portal de

Autoservicio

Diferentes vías de

comunicación con el

cliente:

•Portal.

•Correo electrónico.

•Otros.

Cliente

Portal de autoservicio para que clientes puedan obtener en forma manual

sus facturas


Agenda

Antecedentes


Emisión de CFD

Recepción de CFD




SAP ERP /

SAP R/3

LO

CA

LI-

ZA

CIO

N

CLIENTE

PROVEEDOR

ALMACENA-

MIENTO

TRANSFORMACIÓN /

TRANSPORTE

Ima-

gen

Ima-

gen

Ima-

gen

RECEPCIÓN

XML

XML

XML

SAP NW

Process

Integration

(PI)

SAP

Document

Access

SAP Invoice

Management

POSTEO


Emisión / Recepción - Visión de alto nivel:

Conectando Sistemas hacia SAP PI

Motor para generar el XML, transportar, recibir, validar y desencriptar

documentos de CFD


Emisión / Recepción - Disposición

administración documental (Facturas e información adicional)

SAP Data Archiving

– Archiving seguro de files SAP ADK archiving files

– Mejora el ciclo de almacenamiento a muy bajo costo

Document Archiving & Imaging

– Linkea documentos con transacciones SAP

– Archiva print lists y documentos salientes

– Archiva papel, faxes, documentos e emails

– Soporta volúmenes grandes de importación y de scanning

– Provee visualización con notas y capacidad de anotaciones

SAP Document Access

Único punto de acceso a datos y documentos SAP y no SAP

– Provee acceso a datos y documentos desde cualquier módulo SAP

– Integra todo el contenido asociado con una transacción (email, documentos office, documentos en papel, etc.)

– Integra diferentes módulos SAP y sistemas

– La interface de usuario es el SAPGUI o el SAP NetWeaver Portal

Organiza y administra todo el contenido (incluyendo contenido de legacys) en carpetas virtuales

Provee una fácil manera y a muy bajo costo para archivar documentos (SAP Archiving by Open Text incluído)


Recepción - Gestión de facturas de

proveedores

Captura

de

Metadata

(OCR –

Captaris)

Validar

Metadata

Posteo

para

Pagos

SAP Invoice Management

SAP Archiving

Chequeo

de

Duplica-

dos

Aplicar

reglas de

negocio

Captura de

Imagen

Captura de índices

o Metadata

Crear

documento SAP Posteo de

documentos SAP

Escaneo de factura

o importación de

imágenes

electrónicas

Archivar Imágen a

LEAManejo de

excepciones

Manejo de

excepciones

Manejo de

excepciones

Manejo de

excepciones


Archiving

Reference if required

OCR

Validation

Inv. Mgmt.

Cockpit &

WorkflowExtraction

& Correction

ScanningPaper

basedDocument

Non-SAP

Backend

Backend

Cockpit

Post

Post

FAX

EDI

Backend

Post

Recepción - Gestión de facturación de

proveedores. Componentes de la solución


Recepción - SAP Invoice Management

?

?

?

Manual Work

Wait for e-mail

Follow up

Research Status

Factura en SAP ERP

Posteo

Exitoso

Postear

a SAP

Error =

Factura con

problemas

SAP Doc

Scan

FAX

VSS

IDoc

BAPI

SAP Doc

IDoc

SAP Doc

Indexing

Ele

ctr

onic

o

OCR

Upload

(Non-PO)

EDI

(PO)

e-Invoice

Vendor

Network

Workflow de Facturas

Price or Date

Variance

Quantity Variance

Price-Quantity Variance

PO Mismatch

Special A/P

Handling


Recepción - Overview del Workflow de manejo

de excepciones

El workflow de resolución de

excepciones provée un proceso

sencillo de 3 pasos altamente

flexible.

Para cada excepción en una factura

se tiene la flexibilidad de determinar:

• quién tiene que tomar la acción

• cuáles son las posibles acciones,

• cuando la acción debe suceder

Factura

bloqueada

Presentar

opciones

de proceso

Referral ActionAuthorize

Action

Se resolvió?

Fin Workflow

Determinar el

ruteo y

Posibles

acciones

Paso 1

Paso2

Paso 3

No

Yes


Recepción - Paso 1 – Determinar el ruteo

El paso 1 comienza

automaticamente cuando una

factura está bloqueada o

parqueada.

El workflow determina quien es la

persona que debe tomar la acción

y cuáles son las posibles acciones

en base a la excepción.

Factura

bloqueada

Presentar

opciones

de proceso


Action

Se resolvió?

Fin Workflow

Determinar el

ruteo y

Posibles

acciones

Paso 1

Paso2

Paso 3

No

Yes


Recepción - Paso 2 Pantalla de selección del

proceso

La pantalla de resolución

presenta toda la información

necesaria para manejar una

excepción en la factura.

En el paso 2, se presenta al actor

apropiado la pantalla de

resolución

Factura

bloqueada

Presentar

opciones

de proceso


Action

Se resolvió?

Fin Workflow

Determinar el

ruteo y

Posibles

acciones

Paso 1

Paso2

Paso 3

No

Yes


Información del

Documento muestra toda

la información disponible

para ayudar a resolver la

excepción:

• P.O., Factura, &

Recepción

Opciones disponibles muestra las

acciones que un usuario puede tomar

para resolver una excepción:

• Action – el usuario toma una

acción de resoluciónn

• Referral - el usuario envía el item a

otra persona

• Autorización – el usuario autoriza a

otro a tomar una acción de

resolución.

El log de comentarios muestra

comentarios y la historia de acciones

previas sobre la factura bloqueada.


Recepción - Paso 3: Tomar la acción

• Referral – Los Referrals se usan para obtener

información relevante de otro departamento.

Por ejemplo, un item que esté bloqueado por

cantidad se puede enviar al área de recepción

para verificar la certeza de la entrega.

• Action – Las acciones son las transacciones

de SAP que se pueden ejecutar para resolver

una factura bloqueada

• Authorization – las autorizaciones se usan

cuando un departamento autoriza a otro a

tomar una acción en particular. Ejemplo,

Compras podría autorizar a Cuentas a Pagar

a hacer un pago reducico de una factura.

Existen 3 tipos de acciones para resolver una

excepción :

Factura

bloqueada

Presentar

opciones

de proceso


Action

Se resolvió?

Fin Workflow

Determinar el

ruteo y

Posibles

acciones

Paso 1

Paso2

Paso 3

No

Yes


Recepción - Overview IM Analytics

Información reporteada en IM analytics

Estadisticas Estadiísticas a nivel de cabecera : Número y monto

Estadísticas grupales sobre numero de la factura, monto total y promedio del tiempo del ciclo

Estatus de facturas individuales Información de cabecera de las facturas

Imagen de la factura original escaneada

El actual responsable de la factura

Tiempo del ciclo

Link al Dashboard unificado, los documentos de SAP y el log técnico del workflow

Dos vistas:

Vista por Documento

Vista del workflow


Recepción - Reportes

Estadisticas a

nivel de

cabecera

Estadísticas

grupales

Status de

facturas

individuales


Recepción - Dashboard Unificado

Acceso rápido al status

en IM y al responsable

de la actividad

pendiente o realizada


Recepción - Detección de excepciones de la

Factura. Ejemplo

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying

El gerente de cuentas

a pagar examina una

factura basada en una

Orden de Compra. Hay

varias discrepancias.

Estas discrepancias

son capturadas por

Invoice Management

como excepciones y se

disparan workflows

correctivos.

Detección de

Excepciones

© SAP 2010 / SAP CFD / Page 44 Slide

44

Validate Metadata and Apply Business Rules

Three Types of Checks

Validate data against SAP

master data

Check for Duplicated Invoices

Match data against PO and

Goods Receipts

Fail to pass the check

generates an exception,

which triggers a

collaborative exception

handling process

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM –

Vendor Invoice

Management.

Paper invoices

and metadata

are captured

for the

subsequent

workflow

Capture in

LivelinkInnovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying

The metadata

is then

compared with

existing

invoices for

possible

duplicates.

Invoices are

also examined

by business.

Process in SAP


Innovate receives an invoice from C.E.B.

New York. However, the Purchase Order was

issued to C.E.B. Berlin…

El proveedor en la PO no coincide

con la el proveedor en la factura,

automáticamente de define la

razón de parqueo a “Discrepancia

de Proveedor” y se parquea la

factura


Recepción - Discrepancia de Proveedor

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying

Records

La primer discrepancia

es la diferencia de

proveedor. El analista

de compras recibe una

tarea para tratar esta

excepción. Luego de

examinar la Orden de

Compra y la factura ,

decide que el

proveedor correcto

debe ser el de la

factura entonces

decide modificar la

Orden de Compra.

Diferencia de

Proveedor

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanyin


a pagar examina una




Estas discrepancias

son capturadas por

Invoice Management


disparan workflows

correctivos.

Detección de

Excepciones


Una vez que se

modifica la PO la

factura se puede

postear.

El comprador decide

modificar la PO


Recepción - Discrepancia de Precio

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Una vez que la

discrepancia de proveedor

se resuelve, la factura se

envía al analista de

compras nuevamente para

la discrepancia de precio.

Esta vez, decide que la

orden de compra es

correcta y el monto de la

factura debe ser reducido.

Autoriza al grupo de

cuentas a pagar a realizar

un pago reducido de la

factura.

Discrepancia de

Precio

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with


es la diferencia de


de compras recive una





decide que el

proveedor correcto

debe ser el de la

factura entonces

decide modificar la

Orden de Compra.

Diferencia de

Proveedor

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with


a pagar examina una




Estas discrepancias

son capturadas por

Invoice Management


disparan workflows

correctivos.

Detección de

Excepciones



Recepción - Pago reducido de la Factura

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying

La encargada de cuentas a

pagar recibe la tarea que la

autoriza a realizar un pago

reducido de la factura .

Invoice Management

automáticamente la guia

por las transacciones

necesaria para crear una

nota de crédito. Una vez

que la factura se libera

para el pago, se puede

visualizar todo el proceso

desde un dashboard

centralizado.

Pago reducido de

la Factura

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying

Una vez que la

discrepancia de proveedor

se resuelve, la factura se

envía al analista de

compras nuevamente para

la discrepancia de precio.

Esta vez, decide que la

orden de compra es

correcta y el monto de la

factura debe ser reducido.

Autoriza al grupo de

cuentas a pagar a realizar

un pago reducido de la

factura.

Discrepancia de

Precio

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with

accompanying


es la diferencia de


de compras recive una





decide que el

proveedor correcto

debe ser el de la

factura entonces

decide modificar la

Orden de Compra.

Diferencia de

Proveedor

Innovate

Corporation

has deployed

Livelink ECM

and has

created an

Enterprise

Library, with


a pagar examina una




Estas discrepancias

son capturadas por

Invoice Management


disparan workflows

correctivos.

Detección de

Excepciones



Slide 52

Once the credit memo is created and the

invoice is unblocked, the invoice is ready to be

paid.

The entire process is recorded on VIM Unified

Dashboard…


Recepción - Beneficios de la

automatización del proceso de AP

Mejorar el proceso de A/P Las facturas con penalizaciones se pagan a tiempo

Automatizar la comunicación dentro de la organización

Mover la responsabilidad a los individuos adecuados

Ahorrar dinero Reducir el costo por factura e incrementar los volumenes sin incorporar nuevas personas

Capturar descuentos por pago temprano y eliminar pagos de facturas duplicados

Lograr mayor eficiencia Procesamiento sin papel

Elimina el data entry y el retrabajo por errores en el ingreso manual

Instalar procesos y entrenamiento estandarizados

Pasar de trabajo operativo a analitico

Incrementar la visibilidad de los reportes Acceder inmediatamente al status del proceso

Asistencia para tareas de compliance


Agenda

Antecedentes


Emisión de CFD

Recepción de CFD



Paquetes de software

Componente Función Custom + ++ +++

SAP NW PI Generación

XML. Transporte.

Recepción.

Incluido Incluido Incluido Incluido

SAP Portal Portal de

interacción para

clientes /

proveedores

Opcional Opcional Recomendado Incluido

SAP Document

Access

Almacenamiento

documentos

Opcional Recomendado Recomendado Incluido

SAP Interactive

Forms

Generación de

formatos PDFs

para facturas

Opcional Incluido Incluido Incluido

SAP Invoice

Management

Gestión y posteo

de facturas de

proveedores

Opcional No incluído Opcional Recomendado

Menos documentos Mas documentos


Paquetes de servicios - Estándar

Realizados a través de SAP Consulting o de partners SAP Certificados

Tiempo de implementación a partir de 3 semanas

El alcance de la solución Emisión CFD on SAP para los modulos de ventas y finanzas

incluye:

• Emisión de Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito, conforme anexo 20, usando SAP

Interactive Forms

• Cancelación conforme anexo 20

• Creación de XML

• Addenda básica tipo AMECE

• Un formulario de impresión único para los documentos de emisión (Factura, nota de crédito y

nota de debito).

• Reporte mensual del SAT

• Envío vía correo electrónico

• Manual Técnico

• Manual de operación/usuario.

El alcance de la solución Recepción CFD de proveedores:

• Validación de sellado de documentos XML.

• Validación de estructura definido en Anexo 20.

• Posteo básico en SAP ERP / R/3


Paquetes de servicios - Extendido

Realizados a través de SAP Consulting o de partners SAP Certificados

Configuración de:

Formatos de impresión adicionales con Interactive Forms para Factura y nota de crédito

y debito

Conguración de addendas específicas

Configuración de transmisión y recepción de documentos XML hacia formatos vía EDI,

AS1, AS2, sftp, webservices, etc.

Portal de autoservicio clientes / proveedores

Configuración base del resguardo (sin hardware)

Configuración de flujos de excepciones para recepción de facturas (físicas y

electrónicas)


Alternativa de soluciones

Descripción SAP CFD Renta del Servicio Compra de Software

Costos por factura NO SI NO

Privacidad de Facturas 100% Expuesto Expuesto

Cobro por Usuarios AdicionalesLigado al

ERPSI SI

Dependencia Externa NO SI SI

Interfaz Externa NO SI SI

Servicios Complementarios

Descripción SAP CFD Renta del Servicio Compra de Software

Portal Web Para Clientes Costo único renta mensual renta mensual

Envío por mail Costo único renta mensual renta mensual

Impresión Interno Depende de un servicioDepende de un

servicio

Diferentes ambientes DES, QUA, PRD Incluido Costo Adicional Costo Adicional

Comparativo de opciones en el mercado


¿Preguntas?

¡Gracias por su tiempo!


Contacto

Armando Gimbernat


Prol. Paseo de la Reforma 600, PB

México 01210, D.F., México

T: +52 55-5257-7559

M: +52 55 3731-7197

E: [email protected]

Darío Silva


Prol. Paseo de la Reforma 600, PB

México 01210, D.F., México

T: +52 55-5257-7500

M: +52 55 5419-2012

E: [email protected]

Facturación electronica

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permission of sap

purchasing decisions

autoridades fiscales

los emisores y receptores

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