Facto Congres 2015. Workshop 6. Aanbesteding multiservices volgens Best Value (case provincie Noord-Holland)

Aanbesteding

Multiservices volgens

Best Value (BV)

Facto congres 2015

Introductie

Anne-Marie van Diepen

Beleidsmedewerker Facilitaire Dienstverlening

(Provincie Noord-Holland)

Miranda van Leeuwen

Contractmanager Inkoop

(Provincie Noord-Holland)

Jeroen van de Rijt

(oprichter Best Value Group; per 1 oktober)

Inhoud

Inleiding Best Value methodiek

Het Best Value proces, theorie en praktijk, aan de hand van de 4 fases

1. Voorbereidingsfase

2. Beoordelingsfase

3. Concretiseringsfase

4. Uitvoeringsfase

Inleiding Best Value methodiek

Micro management

2002-2008 2008-2010

2011/2012 2014

1. Voorbereidingsfase - theorie

•Kies zorgvuldig het eerste project

•Besteed veel aandacht aan opleiding interne team

•Besteed (heel) veel aandacht aan het beoogde projectresultaat: de doelstelling

•Ga niet lopen ‘rommelen’ in/aan de criteria

•Belang van “huidige baseline” bij dienstverlening

•Zorg voor voldoende tijd om het inkoopproject te doorlopen

•Probeer niet de details van het project in te duiken

1. Voorbereidingsfase - praktijk

• Samenstellen van het projectteam en opleiden in de BV methode.

• Bedrijfsbezoeken

• Bepalen dienstenpakket Multiservice

• Plafondbedragen vaststellen

• Doelstellingen bepalen voor het gehele project.

• Huidige situatie beschrijven als informatievoorziening en niet als

uitgangspunt.

1. Voorbereidingsfase - praktijk

Doelstellingen:

• Een organisatie te selecteren die gedurende de contractduur zorgdraagt voor een integrale

dienstverlening, en daarbij een hoog service- en kwaliteitsniveau levert leidend tot maximale

klanttevredenheid

• Die daarbij de Aanbesteder maximaal ontzorgt en nauw aansluit bij de complexiteit en snelheid van

de provinciale organisatiedienstverlening sluit maximaal aan op de klantbehoefte van de Aanbesteder

en haar medewerkers.

• En maximaal kan inspelen op toekomstige verandering in de PNH organisatie.

• Lokale leveranciers een kans biedt bij de uitvoering

• En invulling geeft aan duurzame en maatschappelijk verantwoorde producten en dienstverlening

• Binnen het plafondbedrag / de plafondbedragen

• De dienstverlening is klantgericht en proactief.

1. Voorbereidingsfase - praktijk

• Marktinformatiebijeenkomst

• Sessie 1: Best Value methodiek

• Sessie 2: Uitvraag

• Schouw langs diverse locaties PNH

2. Beoordelingsfase - theorie

Gunnings criterium

Aandachtspunten Doelstellingen opdrachtgever

Prestatie-onderbouwing

• Benoemen van relevante KPI’s en onderbouwing daarvan met verifieerbare prestatie-informatie

• Smart geformuleerd • Ambitie en commitment tonend

• De inschrijver doorgrondt het project, • De inschrijver maakt aannemelijk dat hij

in staat is de doelstelling te realiseren.

Risicodossier • Belangrijke risico’s geïdentificeerd en geprioriteerd,

• Effectieve beheersmaatregelen aangeboden,

• Effectiviteit beheersmaatregelen onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie,

• Smart geformuleerd, • Ambitie en commitment tonend.

• De inschrijver doorgrondt het project, • De voorgestelde maatregelen

minimaliseren de risico’s voor de opdrachtgever,

• De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de doelstelling te realiseren

Kansendossier • Relevante kansen geïdentificeerd, • Effectieve maatregelen aangeboden

onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie,

• Smart geformuleerd,

• Ambitie en commitment tonend.

• De inschrijver doorgrondt het project, • De inschrijver maakt aannemelijk dat hij

in staat is de doelstelling te realiseren

Interviews • Nadere toelichting op de aanbieding,

• Onderbouwing met verifieerbare prestatie-informatie

• Smart geformuleerd, • Ambitie en commitment tonend.

• De sleutelfunctionarissen doorgronden het project en hun aanbieding,

• de sleutelfunctionarissen committeren zich aan het project en hun aanbieding en tonen de overtuiging en ambitie om de opdracht tot een succes te maken.

• de inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de doelstelling te realiseren

2. Beoordelingsfase - theorie

•Zorg voor begrip en duidelijkheid bij het beoordelingsteam

•Houd het begrip “dominante informatie” continue voor ogen

• In principe krijgen alle plannen en interviews een “6” (tenzij er

dominante reden is om af te wijken van die 6)

2. Beoordelingsfase - praktijk

• 1 A4 per dienst en dossier

• Beoordelen op basis van dominante informatie, eerst individueel

daarna consensus projectgroep.

• Prijs onbekend voor het projectteam.

• Risico’s buiten invloedsfeer.

• Kansen bovenop prestatieonderbouwing

• Interviews met sleutelfunctionarissen

3. Concretiseringsfase - theorie

• Fase vóór definitieve opdrachtverlening

• Principes aanbestedingsrecht gelden, is wel 1-op-1 situatie

• Aanpassing prijs, planning of onderhandeling niet

toegestaan

• Mogelijkheid voor verduidelijking van inschrijving =

concretiseringsfase

3. Concretiseringsfase - theorie

• ‘Omslag’ van OG in de lead naar ON die tempo bepaalt

• OG faciliteert, observeert, luistert, stelt vragen, verschaft

informatie

• ON initieert, coordineert, analyseert (waardeoordeel!)

• Eerst een plan, dan luisteren, dan praten

3. Concretiseringsfase - theorie

De (beoogd) ON verduidelijkt wat het voorstel inhoudt : what’s in & what’s out!

Identificeert de risico’s /issues die kunnen optreden en het plan kunnen doen afwijken

(verrassen)

De (beoogd) ON bepaalt hoe hij zijn prestaties gaat meten (wanneer succesvol?)

Hij identificeert alle aannames die in de aanbieding zijn gemaakt.

• Inclusief een plan B (scenario-denken)

Hij preplant de oplevering van het project

Identificeert wat hij nodig heeft van de klant en zorgt dat er een plan is om dit te krijgen.

Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen tussen alle partijen, zodat alle partijen

weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt.

3. Concretiseringsfase - praktijk

Vertrekpunten uit onze praktijk

• In de leidraad aangegeven wat ON oplevert in deze fase

• ON heeft de leiding

• ON plant Kick off

• 1 december ingangsdatum contract

Lessons learned

4. Uitvoeringsfase - theorie

• OG koopt het plan van ON

• NIET: “managen, inspecteren & te controleren”

• Gericht op het creëren van transparantie en

accountability

• Werken met de Wekelijkse Rapportage

4. Uitvoeringsfase - praktijk

• ON geeft inzicht in de prestaties t.o.v. de afspraken d.m.v. een

managementrapportage.

• Weekly geïntroduceerd, vergt nog aandacht.

• Sturen daardoor achteraf.

• OG nog teveel controlefunctie i.p.v. regierol.

• ON moet zich meer profileren, innoveren en adviseren in plaats

van uitvoeren van opdracht.