Gael Cespedes Menu... Activités proposées Calendrier des formations Sitemap Divers... Retour au portail ! Ces créations sont mises à disposition sous un contrat Creative Commons. J'ai signé la charte de l'UBS pour le développement durable. La mise en ligne de ces documents s'inscrit dans cette démarche. Origine du logo de cette page. Activités proposées > Google Documents joue les bons Offices - MAJ mars 2010 Contents 1 Préliminaires 1.1 Objectifs 1.2 Introduction 1.3 Paramétrage de Google Documents 2 Présentations 3 Tableaux et graphiques 3.1 A deux entrées 3.2 Base de données 4 Textes 4.1 Introduction 4.2 Texte simple 4.3 Texte complexe 5 Formulaires 6 Généralités 6.1 Visualiser, annuler et rétablir des modifications 6.2 Déposer tout type de fichier 6.3 Retrouver et organiser ses documents 6.4 Collaborer 6.5 Télécharger des documents 6.6 Publier des documents 7 Annexe : utilisation hors ligne Préliminaires Objectifs Créer et publier des documents de bureautique en ligne et hors ligne : Seul. En collaboration. Organiser ses documents. Introduction Cette activité est consacrée aux suites de bureautique. On appelle suite de bureautique une application permettant de créer, entre autres, des présentations (également appelées diaporamas multimédia), des tableaux et des graphiques, ainsi que des documents textuels. Les suites de bureautique sont progressivement phagocytées par le web, ce qui est le cas de l'informatique dans son ensemble, comme nous l'avons déjà évoqué à plusieurs reprises. Search this site Google Documents joue les bons Offices - MAJ mars 2010 (Gael Cesp... http://sites.google.com/site/gaelcespedes/accueil/google-documents 1 sur 14 18/03/2010 16:03
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Gael Cespedes
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Ces créations
sont mises à
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sous un
contrat
Creative
Commons.
J'ai signé la
charte de
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développement
durable. La
mise en ligne
de ces
documents
s'inscrit dans
cette
démarche.
Origine du logo
de cette page.
Activités proposées >
Google Documents joue les bons Offices -
MAJ mars 2010
Contents
1 Préliminaires
1.1 Objectifs
1.2 Introduction
1.3 Paramétrage de Google Documents
2 Présentations
3 Tableaux et graphiques
3.1 A deux entrées
3.2 Base de données
4 Textes
4.1 Introduction
4.2 Texte simple
4.3 Texte complexe
5 Formulaires
6 Généralités
6.1 Visualiser, annuler et rétablir des modifications
6.2 Déposer tout type de fichier
6.3 Retrouver et organiser ses documents
6.4 Collaborer
6.5 Télécharger des documents
6.6 Publier des documents
7 Annexe : utilisation hors ligne
Préliminaires
Objectifs
Créer et publier des documents de bureautique en ligne et hors ligne :
Seul.
En collaboration.
Organiser ses documents.
Introduction
Cette activité est consacrée aux suites de bureautique.
On appelle suite de bureautique une application permettant de créer,
entre autres, des présentations (également appelées diaporamas
multimédia), des tableaux et des graphiques, ainsi que des documents
textuels.
Les suites de bureautique sont progressivement phagocytées par le
web, ce qui est le cas de l'informatique dans son ensemble, comme
nous l'avons déjà évoqué à plusieurs reprises.
Search this site
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Ainsi, on passe de plus en plus par le web pour se livrer aux activités
de bureautique, en utilisant des suites bureautique en ligne à la place
des traditionnelles suites bureautique locales (Microsoft Office,
OpenOffice.org, iWorks, etc.) ; en effet :
Une suite de bureautique en ligne est beaucoup plus facile
d'accès qu'une suite de bureautique locale car on peut l'utiliser et
accéder à tous ses documents depuis n'importe quel poste
équipé d'un navigateur, alors que des documents créés à l'aide
d'une suite bureautique locale ne peuvent être ouverts que sur un
poste sur lequel ils ont été enregistrés et sur lequel est installé la
suite bureautique dans laquelle ils ont été céés (ou bien une suite
compatible).
Contrairement aux suites de bureautique locales, les suites de
bureautique en ligne permettent aux utilisateurs, s'ils le
souhaitent, de :
Collaborer aisément sur leurs documents.
Publier instantanément sur le web leurs documents pour
les porter à la connaissance du public.
Accéder aux versions antérieures de ses documents pour
les consulter et éventuellement les rétablir.
Les suites de bureautique en ligne sont plus simples à utiliser
que la plupart des suites de bureautique locales.
En effet, elles proposent moins de fonctionnalités que les
suites de bureautiques locales les plus sophistiquées, ce
qui les rend plus facile à prendre en main.
Cela les rend aussi moins performantes ; néanmoins, ce
jugement est à pondérer car les suites de bureautique en
ligne :
Sont dans l'ensemble plus performantes que la
plupart des suites de bureautique locales du
marché (Works, iWorks, etc.)
Progressent sans cesse, à un rythme largement
supérieur à celui des suites de bureautique locales.
Nous proposent les fonctionnalités qu'utilisent la
majorité d'entre nous ; les fonctionnalités qu'elles
ne proposent pas sont généralement celles qui ne
sont utilisées que par une minorité de personnes.
Or, à ma connaissance, Google Documents est actuellement l'une des
meilleures suites de bureautique en ligne pour particulier et entreprise,
en particulier en raison de sa simplicité, de sa stabilité et de la richesse
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Lien direct permettant d'afficher en pleine page le document intégré
ci-dessous
Texte complexe - Google Documents
Texte complexe - Google Documents
Formulaires
Lien direct permettant d'afficher en pleine page le document intégré
ci-dessous.
Google Documents, formulaire
La fonctionnalité Formulaire de Google Documents vous permet de créer des sondages eLes réponses à ces sondages sont anonymes ce qui est à la fois un avantage (les sond
garder leur identité secrète, ils répondront peut-être plus volontiers et de façon p
inconvénient (les sondés ne peuvent pas modifier leurs réponses à postériori, certai
indélicats peuvent répondre plusieurs fois...).
Je vous invite à créer un nouveau formulaire à partir de Google Documents.
Appliquez-lui éventuellement un thème (cad une mise en forme), que vous pourrez chan
Généralités
Les fonctionnalités exposées ci-dessous sont communes à (presque)
toutes les applications de la suite de bureautique en ligne Google
Documents.
Vous pourrez constater qu'elles sont à la fois puissantes et simples
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d'emploi.
Nombre d'entre elles sont spécifiques aux suites de bureautique en
ligne et rendent ces dernières supérieures aux suites bureautiques
locales à bien des égards.
Visualiser, annuler et rétablir des modifications
Localisez et essayez les commandes vous permettant :
A partir du mode édition de votre document (cad le mode dans
lequel vous vous trouvez lorsque vous travaillez sur votre
document) :
D'annuler les dernières modifications réalisées et
mémorisez son raccourci clavier (Cmd+Z sur Mac).
De rétablir les dernières modifications annulées en
utilisant la commande précédente, et mémorisez son
raccourci clavier (Cmd+Y sur Mac) : cela vous sera utile
si vous avez annulé une ou plusieurs modifications par
erreur en utilisant la commande précédente.
A partir de la page "Revision history" (je vous laisse trouver
comment y accéder), qui vous présente la liste des versions plus
anciennes de votre document que Google Documents a
mémorisées, avec leur date et les modifications qu'elles
comportent :
De comparer deux versions plus anciennes de votre
document (c'est possible en particulier si votre document
est un texte) et constatez que :
Les éléments modifiés sont surlignés ou barrés
selon qu'il s'agit un ajout ou d'une suppression.
Les modifications apportées par chacun des
collaborateurs étant intervenu sur le documents
sont identifiées par des couleurs différentes.
De visualiser une version antérieur de votre document.
De rétablir au besoin une version antérieure qui vous
semblerait meilleure que la version actuelle.
Déposer tout type de fichier
Déposez dans Google Documents :
Un PDF; constatez que vous pouvez l'ouvrir en ligne à l'intérieur
de Google Documents.
Un fichier quelconque (autre que PDF et bureautique), par
exemple un Zip, un programme ou une vidéo ; constatez que
vous ne pouvez pas l'ouvrir à l'intérieur de Google Documents :
vous pouvez seulement le télécharger.
A quoi cela sert-il de déposer des fichiers divers dans Google
Documents :
A les sauvegarder : Google Documents joue un peu le rôle d'un
petit petit disque dur externe virtuel.
A les garder sous la main quel que soit le poste sur lequel vous
travaillez : Google Documents joue un peu le rôle d'une petite clé
USB virtuelle.
A les partager avec vos collaborateurs : cf. partie consacrée à
la collaboration SVP.
A les publier : cf. partie consacrée à la publication SVP.
Retrouver et organiser ses documents
La façon la plus simple de retrouver les documents dont vous avez
besoin est d'utiliser la barre de recherche (en haut au centre de la
page) ; je vous invite à constater qu'elle vous permet de retrouver les
documents :
Dont le nom comporte certains mots : ils apparaissent dans un
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menu déroulant au fur et à mesure que vous saisissez vos mots
clé.
Ainsi, lorsque vous donnez un nom à un document, il me
semble que la question que vous devez vous poser est :
"quels mots clé me viendraient à l'esprit si je devais le
rechercher ?".
A mon sens, le nom de chacun de vos documents
devraient être composé de ces quatre ou cinq mots clé
qui le définissent pour vous.
Ainsi, lorsque vous cherchez vos documents vous
profiterez pleinement de la fonctionnalité de recherche
décrite ci-dessus.
Dont le contenu comporte certains mots : ils vous suffit pour cela
de saisir ces mots et de valider.
Correspondant à des critères plus fins en cliquant sur "Show
search options".
Google Docs effectue automatiquement un préclassement de vos
documents, en particulier, je vous invite à constater que :
Google Docs vous permet de retrouver :
Tous vos documents (non cachés et non supprimés) dans
"All items".
Les documents que vous possédez et que vous avez
ouverts respectivement dans "Owned by me" et "Opened
by me".
J'avoue que je n'ai pas du tout vu l'utilité de ces
deux dossiers ; si vous les utilisez, je vous serais
reconnaissant de m'indiquer l'intérêt que vous leur
trouvez.
Vos documents étoilés dans Starred ; je vous invite :
A étoiler un de vos documents.
A vérifier que vous le retrouvez bien dans Starred.
A le désétoiler.
A étoiler, à l'avenir, les documents dont vous vous
servez le plus ou bien ceux que vous n'avez pas
terminés, afin de les retrouver facilement dans ce
dossier.
Vos documents cachés dans Hidden ; je vous invite :
A cacher un de vos documents.
A vérifier que vous le retrouvez bien dans Hidden.
A le "décacher".
A cacher, à l'avenir, les documents dont vous ne
vous servez plus, mais que vous souhaitez
conserver dans vos archives, afin que ces
documents n'encombreront plus vos autres
dossiers.
Vos documents supprimés dans Trash ; je vous invite :
A supprimer un de vos documents dont vous n'avez
plus besoin (si vous souhaitez garder tous vos
documents, je vous invite à créer un nouveau
document qui vous servira à faire cette
manipulation).
A vérifier que vous le retrouvez bien dans Trash.
A le ressortir de la corbeille (cette manipulation
pourra vous être utile si vous supprimez un
document par erreur).
A supprimer à nouveau ce même document.
A vider la corbeille, ce qui supprimera
définitivement votre document
A vider la corbeille régulièrement, à l'avenir, afin de
ne pas encombrer l'espace de stockage que
Google met à votre disposition (qui est limité à 100
Mo, aux dernières nouvelles, ce qui représente
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quand même des milliers de documents, ce qui
vous laisse le temps de voir venir...).
Vos Textes, présentations, tableaux, PDF (notez que
Google Documents peut stocker vos PDF mais ne vous
permet pas encore de les modifier), et autres fichiers
dans le dossier "Items by type".
D'autres documents particuliers, dans le dossier "More
searches".
En particulier :
Les documents sur lesquels vous collaborez
avec d'autres personnes (cf. plus bas).
Les documents que vous n'avez pas rangé
dans un de vos dossiers personnels (cf.
plus bas).
Vous pouvez également ajouter des recherches
personnalisées à cette liste.
Enfin, vous pouvez personnaliser le classement de vos documents en
créant vos propres dossiers dans "All folders" ; je vous invite à :
Créer un dossier.
Lui affecter une couleur.
Ranger un de vos documents dans ce dossier.
Constater que les documents que vous n'avez pas encore
rangés dans un dossier personnel se trouvent dans le dossier
"More searches" > "Item not in folders".
Ce dossier pourra vous être utile si vous souhaitez vous
assurer que tous vos documents sont bien classés dans
vos dossiers personnels.
Partager de même un PDF et un autre fichier (ZIP, vidéo, programme)
avec un collaborateur.
Retirer le document précédent du dossier dans lequel vous l'avez
rangé.
Supprimer le dossier que vous avez créé ci-dessus.
Collaborer
Si vous travaillez ponctuellement sur un document avec une ou plusieurs
personnes, le plus simple est de partager ce document avec ces
personnes.
S'il s'agit d'un document de bureautique (texte, tableau,
présentation, formulaire), vous pourrez travailler à plusieurs sur
celui-ci simultanément (particulièrement performant pour les
présentations) ou à des moments différents.
Si vous collaborez simultanément, vous devez tenir
compte de quelques restrictions imposées pour le
moment par la technologie :
La mise à jour de l'écran se fait toutes les 10
secondes environ (en attendant que le service
devienne plus réactif, ce qui devrait arriver
prochainement), par conséquent vous verrez en
léger différé les modifications apportées par vos
collaborateurs.
Vous rencontrerez peut-être quelques messages
d'erreur et petits bugs sans conséquence dûs à la
jeunesse du service.
Invitez une personne disponible à collaborer avec vous sur
une de vos présentations avec des droits d'écriture.
Demandez lui d'effectuer une modification sur votre
document.
Constatez que vous pouvez également :
Donner à certaine personnes le droit de visualiser
votre document sans le modifier.
Cela me semble utile pour un document que
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vous souhaitez garder confidentiel.
En effet, en définissant des lecteurs vous
contrôler les accès à votre document.
Par contre, pour un document qui n'a pas à
rester confidentiel, il me semble préférable
de procéder à une publication (voir plus bas,
le paragraphe consacré à l'exportation,
SVP) ; cela sera plus pratique pour :
Vous, car vous n'aurez pas à définir
individuellement chaque lecteur
autorisé.
Vos lecteurs, car ils n'auront pas
besoin de s'identifier pour accéder à
votre document.
Si votre document est ouvert pendant que votre
collaborateur y accède, vous constaterez que sa
présence vous est signalée en haut à droite de votre
écran.
Vérifiez que la modification effectuée par votre
collaborateur apparait bien sur votre écran.
Annulez la modification réalisée par votre collaborateur.
Pour des raisons pratiques, vous pouvez convenir avec
vos collaborateurs que ceux-ci n'ont le droit d'ajouter que
des commentaires et que vous vous réservez le droit de
modifier le corps du document en fonction de leurs
commentaires.
S'il s'agit d'un fichier d'un autre type, vos collaborateurs pourront
visualiser et/ou télécharger le fichier.
Partagez avec une personne disponible le fichier PDF et
celui du type quelconque que vous avez déposés
précédemment sur Google Documents.
Demandez à cette personne de vérifier qu'elle peut
accéder au fichier concerné :
S'il s'agit d'un PDF, elle pourra le visualiser en ligne
et éventuellement le télécharger.
S'il s'agit d'un autre type de fichier, elle pourra le
télécharger.
Si vous travaillez régulièrement avec des personnes sur plusieurs
documents, le plus simple est de créer un dossier paratagé dans lequel
vous placerez tous les documents sur lesquels vous collaborez.
Créez un dossier.
Placez-y au moins deux documents (bureautique, PDF ou autre).
Invitez une personne disponible à collaborer avec vous sur
l'ensemble du dossier avec des droits d'écriture.
Demandez à cette personne de vérifier qu'elle peut :
Accéder au contenu du dossier concerné.
Ajoutez un de ses fichiers dans ce dossier.
Vérifiez que vous pouvez accéder au fichier ajouté par votre
collaborateur.
Ajoutez un nouveau fichier dans ce dossier.
Demandez à votre collaborateur de vérifier qu'il peut lui aussi
accéder à ce nouveau fichier.
Télécharger des documents
Localisez et essayez les commandes vous permettant de :
Exporter sur votre ordinateur dans divers formats usuels
(Microsoft Office, OpenOffice.org, PDF, etc.) un document
réalisée dans Google Documents, en particulier :
A des fins de sauvegarde, s'il s'agit d'un document dont la
réalisation vous a demandé un fort investissement et dont
vous craignez qu'il soit perdu par les serveurs.
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Néanmoins, je pense qu'il ne faut pas être trop
méfiant.
D'après les informations en ma possession,
les serveurs sont particulièrement sûrs,
probablement plus que nos disques durs et
nos clés USB car ils sont dupliqués,
entretenus par des professionnels, etc.
Je n'ai jamais entendu dire que Google ait
perdu quelque donnée que ce soit.
Ceci dit, deux précautions valent mieux qu'une s'il
s'agit d'un document très important.
Afin de pouvoir travailler ou visualiser votre présentation
hors ligne.
Néanmoins, pour cela il me semble préférable
d'utiliser l'extension Gears de Google sur votre
navigateur (cf. plus bas) qui vous permet d'accéder
à vos documents hors-ligne.
Visualiser un aperçu avant impression de votre document
(possible en particulier pour les textes).
Imprimer votre document.
Vous constaterez que cette commande de Google
Documents vous envoie un PDF qu'il vous suffit ensuite
d'imprimer sur votre imprimante.
Publier des documents
Pour rendre un document accessible au public (par exemple en
le faisant apparaitre sur un site web), il vous suffit de le publier.
Je vous invite à :
Publier un document de chacun des types suivants :
Présentation.
Tableau.
PDF.
Autre.
Constater que selon le type de document Google
Documents génère :
Soit une page web spécifique ; je vous invite par
exemple à :
Localiser l'URL du tableau que vous avez
publié.
Personnaliser cette URL : c'est possible en
particulier s'il s'agit d'un tableau (vous
pouvez choisir les feuilles et les cellules à
afficher, ce que je vous invite à tester).
Intégrer un lien vers votre document dans un
site/blog.
Soit le code html vous permettant d'intégrer votre
document (en particulier s'il s'agit d'une
présentation) sur une de vos pages web, en
particulier dans un blog ; je vous invite à :
Localiser le code html, qui vous permettra
d'intégrer une présentation dans un site.
Personnaliser ce code html en précisant la
taille du cadre et d'autres options, ce que je
vous invite à tester sur une présentation.
Intégrer cette présentation dans un blog.
Notez que si plusieurs personnes visionnent simultanément
certains types de documents (en particulier les présentations),
elles ont la possibilité de chatter en conférence (par chat textuel,
mais le chat audio et vidéo devraient arriver prochainement),
sous réserve qu'elles possèdent un compte Google.
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Annexe : utilisation hors ligne
La réalisation de cette partie implique l'installation d'un composant sur
votre poste.
Vous devez donc disposer de droits d'installation sur votre
poste.
C'est le cas si vous travaillez sur votre poste personnel.
Par contre, si vous travaillez sur un poste qui ne vous appartient
pas (en particulier, si vous êtes sur un poste de l'UBS), vous ne
pourrez pas réaliser les opérations suivantes.
Si votre connexion Internet est irrégulière, en particulier s'il vous arrive
de travailler sur un poste mobile connecté à Internet par le Wifi dans
des lieux publics, je vous recommande d'installer le composant Gears
de Google sur votre poste, ainsi que l'extension Gears sur votre
navigateur (ce composant est disponible pour Windows et Mac ; cette
extension est disponible pour Firefox, IE, Safari, etc.).
Evidemment, vous pouvez également tester cette extension sur
un poste fixe (vous devrez pour cela simuler une perte de
connexion, comme cela est décrit par la suite).
L'installation du composant et de l'extension :
Se font simultanément, comme vous pouvez le constater.
Nécessitent le redémarrage de votre navigateur.
Une fois cette installation réalisée, rendez-vous sur Google Documents
et activez l'extension Gears en cliquant en haut à droite sur Offline et en
suivant la procédure.
Au cours de cette procédure, je vous invite créer un raccourci
(sur votre bureau ou ailleurs...), qui vous sera utile pour accéder
à vos documents hors ligne.
Simulez alors une perte de connexion Internet en déconnectant votre
câble ethernet ou votre wifi (le cas échéant, en sortant du hot spot
dans lequel vous vous trouvez), ou bien en débranchant le câble
téléphone de votre box.
Constatez que vous pouvez toujours visualiser vos documents
Google et les modifier.
Fermez votre navigateur.
Pour accéder à nouveau hors-ligne à vos documents, il vous
suffit de cliquer sur le lien que vous avez créé au cours de la
procédure d'activation de Gears.
Rétablissez ensuite votre connexion Internet.
Les modifications que vous aurez effectuées hors ligne seront
alors automatiquement sauvegardées en ligne.
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