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FRMULAS Y FUNCIONES ....................................................................................................................................... 5 FORMULAS ................................................................................................................................................................. 5 OPERADORES ...................................................................................................................................................... 5 OPERADORES ARITMTICOS .................................................................................................................................. 5 OPERADORES DE COMPARACIN ......................................................................................................................... 6 ORDEN DE EVALUACIN DE LOS OPERADORES .................................................................................................... 6 USAR REFERENCIAS EN LAS FRMULAS ................................................................................................................ 6 FUNCIONES ................................................................................................................................................................ 7 CONCEPTO DE FUNCIN........................................................................................................................................ 7 INSERTAR FUNCIN ............................................................................................................................................... 8 FUNCIN SUMA................................................................................................................................................... 10 FUNCIN PROMEDIO .......................................................................................................................................... 11 FUNCIN MIN ...................................................................................................................................................... 11 FUNCIN MAX ..................................................................................................................................................... 12 FUNCIN CONCATENAR ...................................................................................................................................... 13 FUNCIN SI ......................................................................................................................................................... 14 FUNCIN Y ........................................................................................................................................................... 16 FUNCIN O .......................................................................................................................................................... 17 FUNCIN FECHA .................................................................................................................................................. 17 FUNCIN HOY ...................................................................................................................................................... 18 FUNCIN AHORA ................................................................................................................................................. 18 FUNCIN NSHORA ............................................................................................................................................... 18 CONCLUSIN. ...................................................................................................................................................... 19 ESQUEMAS ............................................................................................................................................................20 CREACIN AUTOMTICA DE ESQUEMAS ............................................................................................................................. 20 CREACIN MANUAL DE ESQUEMAS ................................................................................................................................... 24 OCULTAR UN ESQUEMA. ................................................................................................................................................ 24 CREACIN DE GRFICOS .......................................................................................................................................25 OBJETIVO DE APRENDIZAJE ...................................................................................................................................... 25 CREAR GRFICOS .......................................................................................................................................................... 26 AADIR UNA SERIE DE DATOS .......................................................................................................................................... 27 MODIFICAR LAS CARACTERSTICAS DEL GRAFICO .................................................................................................................. 30 MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO........................................................................................................................... 31 TIPOS DE GRFICOS ....................................................................................................................................................... 32 COLUMNAS .......................................................................................................................................................... 32 CIRCULAR: ............................................................................................................................................................ 33 BARRA .................................................................................................................................................................. 33 REA .................................................................................................................................................................... 33 LNEA ................................................................................................................................................................... 34 ANILLOS ............................................................................................................................................................... 34 COTIZACIONES ..................................................................................................................................................... 34 XY (DISPERSIN): ................................................................................................................................................. 34 BURBUJA.............................................................................................................................................................. 35 SUPERFICIE .......................................................................................................................................................... 35 RADIAL ................................................................................................................................................................. 35 PARTES DE UN GRAFICO ........................................................................................................................................... 36 SERIES DE DATOS ................................................................................................................................................. 36 RTULO DE DATOS .............................................................................................................................................. 36 LEYENDA .............................................................................................................................................................. 36 EJES ...................................................................................................................................................................... 36 REA DE TRAZADO .............................................................................................................................................. 36
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CONCLUSIN .................................................................................................................................................... 38 EJERCICIOS ............................................................................................................................................................... 38 IMPORTACION DE DATOS......................................................................................................................................40 INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................ 40 UTILIZA EL ASISTENTE PARA IMPORTAR DATOS (ARCHIVOS DE TEXTO PLANO) ............................................................................ 41 La seccin Conexiones ......................................................................................................................................... 46 EJERCICIO IMPORTAR TEXTO CON ASISTENTE.................................................................................................................... 48 IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA .............................................................................................................. 49 Importar datos de Word a Excel. ......................................................................................................................... 49 Importar datos de Excel a Word .......................................................................................................................... 49 TABLAS DE DATOS .................................................................................................................................................51 INTRODUCCIN ....................................................................................................................................................... 51 CREAR UNA TABLA ........................................................................................................................................................ 52 Modificar datos de una tabla .............................................................................................................................. 53 Modificar la estructura de la tabla ...................................................................................................................... 55 Estilo de la tabla .................................................................................................................................................. 56 Ordenar una tabla de datos ................................................................................................................................ 56 Filtrar el contenido de la tabla ............................................................................................................................ 58 Utilizar el Filtro. ................................................................................................................................................... 58 Utilizar Filtros Avanzados .................................................................................................................................... 60 EJERCICIO PASO A PASO ...................................................................................................................................... 63 FUNCIONES DE BASES DE DATOS ...................................................................................................................................... 65 CREAR UN RESUMEN DE DATOS........................................................................................................................................ 72 EJERCICIO ................................................................................................................................................................. 73 TABLAS DINAMICAS ..............................................................................................................................................76 CREAR UNA TABLA DINMICA ......................................................................................................................................... 76 ELIMINAR UNA TABLA DINMICA ...................................................................................................................................... 80 GRFICOS DINMICOS ................................................................................................................................................... 80 EJERCICIOS CON TABLAS DINMICAS ...................................................................................................................... 82 MACROS................................................................................................................................................................86 INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................ 86 CREAR UNA MACRO AUTOMTICAMENTE........................................................................................................................... 86 EJECUTAR UNA MACRO .................................................................................................................................................. 88 EJERCICIO ................................................................................................................................................................. 89 CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS .................................................................................................................. 90 GUARDAR ARCHIVOS CON MACROS .................................................................................................................................. 95
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FRMULAS Y FUNCIONESOBJETIVO DE APRENDIZAJE Al termino de la unidad el alumno aplicar los elementos que componen una formula y el uso de funciones ya definidas por Excel XP
INTRODUCCIONEste es un tema para muchos muy difcil porque se manejan cuestiones matemticas y lgicas, pero djeme decirle que los temas los veremos de una forma sencilla y no solo eso sino que sea aplicable en su trabajo o escuela y tenga la seguridad de ser un tema provechoso.
FORMULASExcel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo utilizando parntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, obtenindose 21. =(5+2)*3 En una frmula pueden aparecer mltiples elementos: operadores, constantes, nombres, rangos de celdas, etc. Las frmulas comienzan siempre con un signo igual (=). Ejemplos: =(B4/25)+100 =Ingresos-Gastos =SUMA(A1:A5)
OPERADORES:El alumno conocer los diferentes tipos de operadores Un operador especifica una operacin que debe realizarse con los elementos de una frmula. Los hay de diferentes tipos: aritmticos, de comparacin, de texto, etc. OPERADORES ARITMTICOS Los operadores aritmticos permiten realizar las operaciones matemticas bsicas. Combinan valores numricos y dan como resultado nuevos valores numricos. Los operadores son: Operador + * / % ^ Operacin Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentaje Potenciacin Pgina 5 de 97
OPERADORES DE COMPARACIN Permiten comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Los operadores habituales son: Operador = > < >= =
de
y
Los operadores con la misma prioridad se evalan de izquierda a derecha. Se pueden utilizar parntesis para alterar el orden de evaluacin de los operadores. Hay que recordar que para indicar nmeros negativos en una frmula no se deben usar parntesis, sino el signo menos delante del nmero. USAR REFERENCIAS EN LAS FRMULAS Las referencias se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de clculo. Permiten identificar celdas o grupos de celdas, y se pueden incluir en frmulas. Una celda vendr especificada por la interseccin de una fila con una columna. Esto se conoce como estilo de referencia Al. La referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres en el extremo izquierdo de la barra de frmulas, como se muestra en la siguiente figura:Referencia Celda activa
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FUNCIONESEl alumno conocer las funciones bsicas de Excel, as como su sintaxis y uso Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel XP para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones , herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
CONCEPTO DE FUNCIN Una funcin es una frmula predefinida por Excel XP que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6 +C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplos: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
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INSERTAR FUNCIN Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel XP dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: 1 Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 2 Hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el cuadro dilogo de la derecha. de
3 En el recuadro Buscar una funcin: escriba una breve descripcin de lo que desea que haga la funcin y, a continuacin, haga clic en Ir. Dependiendo de la descripcin especificada, aparecer una lista con las funciones que probablemente se ajusten a sus necesidades.
4 En el recuadro O seleccionar una categora seleccione una categora de funcin en la lista desplegable. En el cuadro Nombre de funcin situado debajo, aparecern los nombres de funcin agrupados por categoras. Si no puede encontrar una funcin especfica, seleccione Todas en la lista desplegable y en el cuadro Nombre de funcin aparecern todas las funciones disponibles. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5 En el recuadro Seleccionar una funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. 6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.
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Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de arriba. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA. 6 En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. 7 En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. 8 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
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FUNCIN SUMA Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis =SUMA(nmero1,nmero2, ...) Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Ejemplos:
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FUNCIN PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis =PROMEDIO(nmero1,nmero2, ...) Nmero1;nmero2; ... obtener. Observaciones Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea
Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, Ejemplo:
FUNCIN MIN Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis =MIN(nmero1,nmero2, ...) Nmero1;nmero2; ... encontrar. son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea
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Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto.
Ejemplos Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2: =MIN(A1:A5) es igual a 2 =MIN(A1:A5; 0) es igual a 0
FUNCIN MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis =MAX(nmero1,nmero2, ...) Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo. Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Ejemplos Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: =MAX(A1:A5) es igual a 27 =MAX(A1:A5;30) es igual a 30
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FUNCIN CONCATENAR Concatena argumentos de texto. Sintaxis =CONCATENAR (texto1;texto2; ...) Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas. Observaciones Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto. Ejemplo: El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
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FUNCIN SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis 1 Para hojas de clculo y de macros =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devolver si prueba _ lgica es VERDADERO. Si prueba_lgica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la funcin devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la funcin devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra frmula. Ejemplos: En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una cadena de texto vaca ("") que borrar el contenido de la celda que contenga la funcin SI. =SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de clculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos perodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes frmulas puede escribir una frmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: =SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" =SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar"
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Ejemplo: Supongamos que desea el resultado con letras los promedios de los alumnos del ICAM, utilizando funciones anidadas en este caso la funcin SI y la funcin PROMEDIO.
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FUNCIN Y Sintaxis =Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR! Ejemplos: =Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO =Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO =Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces: Y(13 para formar la condicin Codigo > 3. Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en la misma fila, estarn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en distintas filas, estarn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condicin nombre="Rosa" O nombre="Ana", aparecen los registros cuyo nombre es Rosa o Ana, aparecern todas las Ana y todas las Rosa. Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos:
Se filtrarn los registros de nombre Rosa.
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Si en la zona de criterios tenemos:
Se filtrarn los registros de nombre Rosa y que adems tengan un cdigo mayor que 3.
Si en la zona de criterios tenemos:
Se filtrarn los registros de nombre Rosa O cdigo mayor que 3, es decir los de nombre Ana y los que tengan un cdigo mayor que 3 aunque no se llamen Ana.
Con un poco de prctica puedes llegar a formar condiciones realmente complejas.
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EJERCICIO PASO A PASO
1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. Primero crearemos la lista. 2 Empieza un nuevo libro de trabajo. 3 Confecciona una fila con los campos que vemos en la imagen.
4 Selecciona el rango A1:D1 (las celdas que has rellenado). 5 Selecciona la ficha Insertar. 6 Pulsa sobre el botn Tabla. Se abre un cuadro de dilogo Crear Tabla con el rango seleccionado. 7 Marca la casilla La tabla tiene encabezados. 8 Pulsa Aceptar.
Ahora vamos a rellenarla con informacin de tus Amigos o informacin ficticia. 9 Ha aparecido una fila en blanco. En ella introduce los datos de tu primer amigo. 10 En la ltima celda, pulsa la tecla TAB para ir a una nueva fila donde introducir los datos del segundo amigo. Vamos a introducir el resto de datos utilizando un formulario. 11 Selecciona del icono Formulario... de la barra de acceso rpido. Si no lo habas aadido, mira cmo hacerlo en el apartado de formularios. Aparece un formulario con los campos de la segunda fila. 12 Pulsa Nuevo. Aparecen los campos en blanco para que los rellenes con los datos de tu tercer amigo.
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13 Rellena los campos con los datos de tu tercer amigo pasando de un campo a otro con la tecla de tabulacin. 14 Pulsa Intro. Estas en un nuevo registro. 15 Rellena el Nombre y el 1er apellido. 16 Pulsa Restaurar. Los valores introducidos desaparecen, vuelves a empezar con el registro en blanco. 17 Repite los pasos 13 y 14 para introducir una lista de amigos, repite algn apellido en varios registros. 18 Pulsa Cerrar para terminar de introducir nuevos registros. Vamos a ordenar la lista por el primer apellido. 19 Posicinate en la columna del primer apellido. (Columna B)
20 Pulsa sobre . (El primer botn ordena ascendentemente de la A a la Z, el segundo hace lo contrario, de la Z a la A). Observa como ahora tus amigos estn por orden alfabtico de apellido. Vamos a filtrar la lista de contactos por el apellido que hemos repetido varias veces. Utilizaremos el Filtro. Si los campos de la cabecera tienen una flecha al lado derecho pasa al paso 23. 21 Sitate en la pestaa Datos. 22 Pulsa el botn Filtro. 23 Despliega la lista del primer apellido y selecciona slo el apellido que ms se repita. Observa como ahora slo aparecen los amigos con ese apellido. 24 Despliega otra vez la lista del primer apellido y selecciona la opcin (Todas). Observa como ahora aparecen todos los registros. 25 Por ltimo cierra el libro de trabajo y guarda el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Lista_amigos.
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Funciones de Bases de Datos
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles, en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye la condicin de filtrado automvil="Ford" Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido. Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la funcin, un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las filas que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).
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Funciones de Bases de DatosFuncin BDCONTAR(datos;campo;criterios) BDCONTARA(datos;campo;criterios) BDMAX(datos;campo;criterios) BDMIN(datos;campo;criterios) BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) BDSUMA(datos;campo;criterios) BDEXTRAER(datos;campo;criterios) BDVAR(datos;campo;criterios) BDVARP(datos;campo;criterios) BDDESVEST(datos;campo;criterios) BDDESVESTP(datos;campo;criterios) Descripcin Cuenta las celdas que contienen un nmero Cuenta las celdas que contienen un valor Obtiene el valor mximo Obtiene el valor mnimo Obtiene el producto de los valores indicados Obtiene el promedio de los valores indicados Obtiene la suma de los valores indicados Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de seleccin Calcula la varianza sobre una muestra de valores Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo
Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 Cmo se forman las condiciones? Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).
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En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de clculo. Para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios Funcin BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la columna aos todos los registros tienen completos sus datos.
Funcin BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123
Funcin BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
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rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105
Funcin BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) obtenemos --> 178200
Como
resultado
Funcin BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
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rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos -> 110,33
Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
Funcin BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que debe cumplir el registro buscado. Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!. Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!.
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Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos -> Ford , el valor del campo Automvil en la fila que cumpla la condicin incluida en el rango D1:D4 (rentabilidad=9). Nota: este ejemplo funciona porque hay un slo registro que cumple la condicin, hay un solo automvil con rentabilidad 9.
Funcin BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33
Funcin BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basndose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88
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Funcin BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10
Funcin BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviacin estndar basndose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos -> 7,15
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Crear un resumen de datos
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por localidad. Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.
Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaa Diseo.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.
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EJERCICIO
1 Abrir el libro de trabajo Libros de la carpeta Ejercicios. 2 Convertir los datos en una tabla. 3 Introducir ms datos (no importa que sean ficticios). 4 Ordenar la lista por el campo Autor. 5 Filtrar los libros de Arturo Prez Reverte. 6 Quitar el filtro. 7 Crear un filtro avanzado para filtrar los libros que cuesten menos de $ 16. 8 Guardar los cambios realizados y cerrar el libro.
Si tienes alguna duda de cmo realizar tu prctica, aqu te explico detalladamente como resolverla
El apartado 2 nos pide convertir los datos en una lista: 1 Selecciona los datos que queremos incluir en la lista incluida la cabecera. 2 Ir la pestaa Insertar. 3 Seleccionar Tabla. 4 Marcar la casilla La tabla tiene encabezados. 5 Pulsar Aceptar.
El apartado 3 nos pide introducir ms datos: 1 Seleccionar alguna celda de la tabla. 2 Selecionar Formulario...
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3 Pulsar el botn Nuevo. 4 Rellenar los campos de un registro. 5 Pulsar Intro para pasar al siguiente registro. 6 Repetir los pasos 4 y 5 para introducir ms libros. 7 Pulsar Cerrar para terminar de introducir nuevos registros.
El apartado 4 nos pide ordenar la lista por Autor: 1 Ir al men Datos. 2 Seleccionar Ordenar... 3 Elegir la opcin Ordenar por Autor. O bien utilizar el botn de ordenacin con el cursor en la columna autor.
El apartado 5 nos pide Filtrar los libros de Arturo Prez Reverte: Si las cabeceras de la lista aparecen como cuadros desplegables pasar al punto 3. 1 Ir al men Datos. 2 Seleccionar Filtro 3 Desplegar la lista del campo Autor y selecciona slo Arturo Prez Reverte.
El apartado 6 nos pide quitar el filtro. 1 Desplegar la lista del campo Autor 2 Seleccionar (Seleccionar Todo).
El apartado 6 nos pide crear un filtro avanzado para filtrar los libros que cuesten menos de $ 16 : Primero aadimos la fila de criterios para el filtro. 1 Copiar la fila de la cabecera dos filas mas abajo de la lista completa.
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2 Debajo del campo Precio escribir< 16. 3 Hacer clic en la lista para que est activa. 4 Ir la pestaa Datos. 5 Seleccionar Avanzadas. Aparecer el cuadro de dilogo. En Rango de la lista debe aparecer el rango que delimita la lista. 6 En Rango de criterios escoge las celdas donde estn los criterios de la filtracin, los que acabamos de crear. 7 Pulsa sobre Aceptar. Observa como slo quedan los libros con precio inferior a $ 16.
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TABLAS DINAMICASCrear Una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.
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Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
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Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin .
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
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El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Eliminar una tabla dinmica
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
Grficos dinmicos
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
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Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el tema de grficos.
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EJERCICIOS CON TABLAS DINMICAS
1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre el libro de trabajo Tabla_dinamica que encontrars en la carpeta Ejercicios del curso. Te aparecern los siguientes datos:
3 Guarda el libro con el mismo nombre en tu carpta Mis documentos. Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos. 4 Selecciona el rango A1:G15. 5 Haz clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa Insertar. 6 La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto.
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7 Marca Nueva hoja de clculo. 8 Pulsa en Aceptar. 9 Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas. 10 Arrastra el campo SEMANA a 11 Arrastra el campo CLIENTE a 12 Arrastra el campo TOTAL a 13 Arrastra el campo ARTICULO a . . . .
El campo ARTICULO se aadir a los rtulos de columna, vamos a cambiar esto porque o queremos en los rtulos de fila. 14 En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. 15 Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quietar los encabezados de la tabla dinmica.
Deber quedarte algo as:
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En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del nmero de artculo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han comprado, as podramos saber para cada semana cunto se ha gastado cada cliente y cuntos artculos ha comprado. 16 Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el men emergente selecciona Configuracin de campo de valor. 17 En el cuadro de dilogo selecciona la funcin Cuenta y puulsa Aceptar. Ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la pestaa Diseo modifica el aspecto de la tabla, deber quedarte algo como esto:
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Nosotros simplemente hemos seleccionado la opcin Columnas con bandas.
Ahora vamos a filtrar los resultados. Queremos ver solamente los datos del cliente 14. 18 Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. 19 Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. 20 Deselecciona todos los clientes menos el 14. 21 Pulsa Aceptar. 22 Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
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MACROS
Introduccin
Si realizas frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto.
Crear una macro automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este submenu seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
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Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado donde tenemos la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en.
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Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin. Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de programacin de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
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EJERCICIO
1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para probar el ejercicio. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Ve a la ficha Vista. 3 Abre el submen Macro. 4 Y elije la opcin Grabar nueva macro... Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro. 5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo. 6 Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, en la pestaa Inicio. 7 Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente. 8 Escoge el tipo de fuente Cambria. 9 Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos. Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabacin de la macro. 10 Presiona sobre el botn detener Macro y selecciona Detener grabacin. de la barra de herramientas, o accede al men
Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 11 Escribe en la celda D1 Cabecera. 12 Escribe en la celda E1 de. 13 Escribe en la celda F1 prueba. 14 Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1. 15 Ve a la pestaa Vista.
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16 Abre el submen Macro. 17 Elige Ver Macros. 18 Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar. Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automticamente.
Creando formularios y programndolos
Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los cdigos, para que no quede una secuencia de Macros. Ahora te enseare a dominar lo mximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic. A continuacin Muestro como crear un formulario y como programarlo: 1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. 2. Activa las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades
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3. Del Men Insertar elija la Opcin UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.
Tambin cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Men Ver y elija la opcin Cuadro de Herramientas. 4. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, despus de un clic en la propiedad Caption de la ventana de propiedades y podr modificar el nombre de adentro y pondremos ah Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. 5. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vaco y su nombre ser Textbox1, el nombre solo aparecer en el control. 6. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Direccin en la Label2 y Telfono en la Label3 y tambin dibjeles su Textbox. Esto quedara as despus de haberlo hecho
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Si tiene algn problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opcin se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.
Solo altera esto si te marca error, si NO djalo as. Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificrseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.
7. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botn de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botn, despus de un clic en el nombre del Botn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos ah Insertar. Si por error da doble clic en la Botn y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.
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As quedara el Formulario formado por los controles:
8. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1 Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automticamente, usted solo escribir lo que esta en Negrita. Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 9. Ahora de doble clic sobre el control Textbox2 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2 Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 10. Ahora de doble clic sobre el control Textbox3 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select
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ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox3 End Sub Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3 Para volver al Formulario y programar el Botn de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.
11. Ahora de doble clic sobre el control Botn de Comando para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo (solo lo que est en negritas): Private Sub CommandButton1_Click() Rem inserta un rengln Selection.EntireRow.Insert Rem Empty Limpia Los Textbox TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty Rem Textbox1.SetFocus Enva el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos TextBox1.SetFocus End Sub Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programacin, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox. 12. Ahora presione el botn Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de funcin F5
Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribir en Excel y cuando presione el botn Insertar, se insertara un rengln y se vaciaran los Textbox y despus se mostrara el cursor en el Textbox1.
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Guardar archivos con macrosCuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
. Dale un nombre y el archivo se almacenar.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
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Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el botn Opciones para activarlas. Aparecer este cuadro de dilogo:
Selecciona la opcin Habilitar contenido y pulsa Aceptar.
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MANUAL ELABORADO POR
LIC. HECTOR SANCHEZ BELLO
2011
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