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EXCELKELLY YURANNY RAMIREZ ORDOÑEZ

Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo; Excel es de gran eficiencia para el desarrollo de aplicaciones financieras, contables, administrativas o simplemente de uso particular.

Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto.

Excel cuenta además con un manejador de gráficos muy útil por ejemplo, para informes estadísticos y financieros. El manejo de bases de datos da al usuario el poder de elaborar informes de resumen sobre la información existente.

DESCRIPCION DE EXCELBotón de Microsoft office

Barra de herramientas de

acceso rápido

Fichas de programa

Grupos de comandoCinta de Opciones

Filas Columnas

Etiquetas de hojas

Barra de desplazamiento vertical

Barra de desplazamiento horizontal

Métodos abreviados de tecladoSi se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción. Oprimir la tecla <ALT>y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.

Interfaz de usuario: La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta

en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.

Columnas

FILAS

Hoja de cálculo

Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene por defecto 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

Columna:

Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas. 10 2.4.3

Fila:

Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

Celda:

Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.

Rango:

Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.

Libro: Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión, a diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; el libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos específicos, un libro está compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la memoria disponible

HojasLos nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

Pasos para la selección:

Para seleccionar algún elemento en Excel con Ratón, debe verificar que el puntero tenga forma de cruz blanca. Celdas:

Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y arrastrándolo seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.

Columnas:

Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

filas

Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)

Cortar: Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Copiar: Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Pegar: Con esta operación el usuario puede colocar información en una hoja de cálculo, en un libro, o en otro archivo.

Copiar formato:

Con esta operación se copian los formatos de una o más celdas a otras que no lo tienen. El proceso a seguir es: Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar. Hacer clic al botón Copiar formato.

El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

Pegado especial:

Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

Trabajar con hojas de cálculo

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:

Insertar hojas 1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse, hacer clic en insertar.

2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y a continuación hacer clic en aceptar.

Eliminar hojas Para eliminar hojas de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta (hoja) que se desee eliminar

2. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma eliminará la hoja de cálculo.

Selección hojas de cálculo:

Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:

1.Ubicarse en la celda A1

2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila numero 1, se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic. Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas <CTRL>+<SHIT>+<BARRA ESPACIADORA>

Color de etiqueta:

Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL>

1.Hacer clic en la ficha de inicio.

2.18 2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú, hacer clic sobre un color de ellos.

Manejo de Archivos Abrir:

Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.

En el botón de office(inicio) hacer clic en Seleccionar el botón abrir Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las teclas<CTRL> + A

Buscar en:

Al hacer clic en esta opción, se podrá elegir la unidad en donde se encuentra el archivo a recuperar o abrir. En este momento, Excel presenta la lista de carpetas o de archivos de la unidad elegida para seleccionarlas. Cuando es una carpeta, se debe hacer clic sobre ella para mirar el contenido y así recuperar el archivo deseado

Nombre de archivo:

Aquí se puede escribir el nombre del archivo, después de indicar su ubicación en la unidad de disco.

Tipo de archivo: Esta opción despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de ese tipo.

Subir un Nivel:

Con este botón se puede ir a la carpeta de un nivel anterior al de la carpeta actual.

Eliminar:

Con este botón se borran todos los archivos seleccionados.

Crear nueva carpeta:

Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en el que se está ubicado.

Vistas:

Con este botón se despliega un menú que contiene las siguientes opciones:

Vistas en miniatura:

Este botón muestra los archivos en apariencia de iconos.

Iconos: Este botón muestra en forma organizada los archivos.

Lista: Es el botón activo, y muestra el nombre de los archivos o de las carpetas únicamente.

Detalles:

Este botón despliega todos los detalles de los archivos, como son: nombre, tamaño, tipo de archivo y la fecha de la última modificación.

Propiedades:

Con este botón se podrán ver las propiedades del archivo seleccionado.

Vista previa:

Con este botón se podrá visualizar una muestra del documento que se está trabajando.

Herramientas: Con esta opción se despliega un menú con las siguientes opciones: Eliminar, Cambiar nombre, Imprimir, conectar a unidad de red y Propiedades.

Cerrar: Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea volver a utilizar,

este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar. (Memoria innecesaria).

Guardar: Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean guardar

Alineación: de texto La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda y se puede realizar de la siguiente forma:

Alinear en la parte superior coloca el texto en la parte superior de la celda

Alinear en el medio coloca el texto en la parte central de la celda

Alinear en la parte Inferior coloca el texto en la parte inferior de la celda

Alinear el texto a la izquierda Desplaza el texto hacia la izquierda de la celda

centrar Desplaza el texto hacia el centro de la celda

Alinear el texto a la derecha Desplaza el texto hacia la derecha de la celda

Vistas de Libro k.

Normal Ubicarse en la ficha vista, grupo vistas, botón vistas del libro. Esta vista permite mostrar el archivo original, con formatos, Excel maneja de forma predeterminada esta vista.

Diseño de página: Muestra el documento tal y como aparecerá de forma impresa, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a colocar objetos, así como a ver o modificar los márgenes de página directamente en la hoja de cálculo. De forma predeterminada, la regla muestra las unidades predeterminadas especificadas en la configuración regional del Panel de control. Sin embargo, las unidades se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o milímetros. Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se pueden ocultar fácilmente.

Cómo configurar la página?

Ubicarse en la hoja de cálculo. En la ficha diseño de página, grupo configurar página, sobre el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes personalizados.

Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando las columnas.

Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto ajustando las filas.

Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red, número de copias, la selección y el número de copias. Vista preliminar: Permite observar el documento antes de imprimir

Crear fórmulas:

Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación:

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.

Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la dirección de la celda. Ejemplo: B11.

Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).

Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar . Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

1.Paréntesis ( )

2. Exponencial ^

3.Multiplicación y división *, /

4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.

Posiciones relativas y absolutas:

Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operación de copiar y/o mover.

Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo:

38 Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula quedará (B2*C2).

Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la columna o ambos según sea el caso.

Ejemplos: (B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.

(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.

(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en forma horizontal y variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se presiona la tecla y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma automática el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.

Ejemplo: En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4, para calcular el valor IVA (columna G), se debe multiplicar el total (columna F) por el % IVA (celda B1).

FUNCIÓN SÍ:

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición (Una condición, generalmente es una comparación entre 2 valores). Si ésta se cumple, da como resultado un valor “X”, y si la condición no se cumple, da como resultado un valor “Y”. Los valores de “X” y “Y”, los determina la persona que realiza la función. Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes: 2.9.1

SÍ sencillo Con: esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso.

Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor sí Verdadero, Valor_sí_falso)

Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una operación o celda determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo libro; está compuesta por tres partes: Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre celdas por la cual se está preguntando.

Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar comparaciones: > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual <= Menor o igual = Igual <> Diferente de Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar cuando la condición sea

verdadera o falsa. Puede tener: Texto: Que debe ir encerrado entre comillas. Números: Que se deben escribir sin separación de miles, sin signo $, sin comillas. Fórmula o valor

Uso de los operadores lógicos:

y / o / no Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones condicionales anidadas se torna mucho más difícil de crear y entender. Esto puede simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos.

Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo, entregando como resultado VERDADERO o FALSO.

Operador lógico Y: Y(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son VERDADERAS.

La función si con el operador Y quedaría así: =SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Operador lógico O:

O(Condición1;Condición2;....;Condición30) Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA. La función si con el operador O quedaría así: =SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

Operador lógico NO:

NO(Condición1;Condición2;....;Condición30) Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la siguiente manera: La función si con el operador NO quedaría así: =SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso).