EVN - IFMMIS PROJECT ACCOUNT PAYABLES
Jan 14, 2016
EVN - IFMMIS PROJECT
ACCOUNT PAYABLES
Mục lục
01 Các giao dịch phải trả
02 Qui trình hiện tại
03 Qui trình tương lai
04 Phân tích những điểm khác biệt
Kế toán phải trả - Các giao dịch phải trả
Các giao dịch phải trả: Tiền lương Mua sắm Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí khác Phải trả nội bộ
Sự tương tác giữa các phân hệ – Tổng quan
Mức 1: Sự tương tác giữa các phân hệ
Giao diện hệ thống
Thủ công hoặc TBC
Thủ công
Collection
Chi tiết tài sản Tài sản cố định
Phải trả
Kế hoạch tài chính
Phải thu
Các hệ thống ngoài
- All transactions come from Inventory
Management System and Fixed Asset
System
FMISPhân hệ
CMIS(Điện)
Dự án
Sổ cái
Hoá đơn phải thu
FMIS
Báo cáo tài chính
Hoá đơn(viễn thông)Báo cáo
kế hoach tài chính
TBC: sẽ được xác định trong tương lai, hệ thống sẽ cung cấp hoặc châp nhận kiểu giao diện đã được thiết kế trong FMIS-MMIS
•Quy trình qu n lý hi n t iả ệ ạ
General Process Overview/Tổng quan quy trình chung
CASH MANAGEMENT
QUẢN LÝ TIỀN
GENERAL LEDGER/ BUDGET
TREASURY
NGÂN QUỸ
RECEIVABLES
PHẢI THU
PAYABLES
PHẢI TRẢ
PROJECTS
DỰ ÁN
FIXED ASSETS
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
PURCHASING
MUA SẮMINVENTORY
VẬT TƯ TRONG KHO
ORDER MGMT
QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
MANUFACTURING
SẢN XUẤTPAYROLL
LƯƠNG
CHANGE MANAGEMENT & COMMUNICATION/ QUẢN LÝ THAY ĐỔI VÀ TRUYỀN THÔNG
Ghi nhận các khoản phải trả trong Hệ thống FMIS hiện tại
HR Department:-Review the
timesheet and create salaries
table
Kế toán phải trảKế toán phải trả
Ghi nhận bút toán phải trả vào Ghi nhận bút toán phải trả vào hệ thốnghệ thống
Kế toán trưởng và Giám đốc Kế toán trưởng và Giám đốc duyệtduyệt
Chuyển chứng từ cho kế toán Chuyển chứng từ cho kế toán thanh toánthanh toán
Đối chiếu với Đối chiếu với bảng kê ngân bảng kê ngân
hànghàng
Thanh toánThanh toán
NợNợ CóCó
P. Nhân sựP. Nhân sự
• Xem l i b ng ạ ảch m công và t o ấ ạb ng tính l ngả ươ• Ký duy tệ• Chuy n b ng ể ảl ng sang phòng ươk toánế
P. Vật tưP. Vật tư
• Quy trình đ u th u, ký h p đ ngấ ầ ợ ồ• Nh p v t t , máy móc…ậ ậ ư• Chuy n ch ng t cho b ph n k toánể ứ ừ ộ ậ ế
FMIS
Đơn vị cấp dướiĐơn vị cấp dưới
• T p h p chi phí và báo cáo lên ậ ợcông ty• Yêu c u thanh toán các kho n ầ ảchi phí
Kế toán phải trả - Các giao dịch phải trả
Các giao dịch phải trả:
Tiền lương Mua sắm Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí khác Phải trả nội bộ
Payroll – Current Processing
K toán công nế ợ
Quy trình thanh toán lương
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán Giám đốcGiám đốcPhòng nhân sựPhòng nhân sựPhòng, BanPhòng, Ban
Phê duyệt ?
KTT duyệt ?
Không
Không
Có Duyệt ?
Có
Bảng chấm côngBảng chấm công
2. Phòng nhân sự xem xét, điều chỉnh bảng chấm công và thực hiện tính lương cho
các phòng ban
Bẳng lươngBẳng lương
3. Kế toán xem xét và tính toán các khoản công nợ với cán bộ công nhân viên: BHXH, BHYT...
Không
Có
1. Lập/ Cập nhật bảng chấm công
4. Thanh toán lương
Bắt đầu
Kết thúc
Kế toán phải trả - Các giao dịch phải trả
Các giao dịch phải trả:
Tiền lương Mua sắm Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí khác Phải trả nội bộ
Quy trình ghi nhận và thanh toán công nợ với nhà cung cấp – Quy trình hiện tại
Kế toán công nợ
Quy trình thanh toán với nhà cung cấp
Giám đốcGiám đốcPhòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toánPhòng vật tưPhòng vật tưPhòng kế hoạchPhòng kế hoạch
Duyệt ?
Không
Có
Không
Không
Có
Có
5. Thanh toán
Duyệt ?
KTT duyệt ?
4. Ghi nhận hóa đơn công nợ
Kế hoạch mua hàng
Hợp đồng
Hóa đơn
1. Lập kế hoạch mua hàng
3. Nhận hàng
2. Chuẩn bị, ký hợp đồng và tạo đơn đặt
hàng
Bắt đầu
Kết thúc
Kế toán phải trả - Các giao dịch phải trả
Các giao dịch phải trả:
Tiền lương Mua sắm Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí khác Phải trả nội bộ
Quy trình ghi nhận và thanh toán phải trả nội bộ (Tại chi nhánh) – Quy trình hiện tại
L u ý: ư Quy trình này ch áp d ng cho các đ n v c p d iỉ ụ ơ ị ấ ướ
Quy trình ghi nhận và thanh toán phải trả nội bộ - Tại chi nhánh
Giám đốcGiám đốcPhòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán
KTT duyệt ?
Không
Bù trừ công nợ ?
Duyệt ?Không
Có
1. Tập hợp các khoản phải trả nội bộ và lập đề nghị
thanh toán
3. Chuyển tiền về công ty
2. Hạch toán bù trừ công nợ
Có
Không
Có
Thông báo/ Bảng kê bút toán
Thông báo từ cấp trên về hình thức thanh toán: Bù trừ công
nợ hay chuyển tiền
Bắt đầu
Kết thúc
Quy trình ghi nhận và thanh toán phải trả nội bộ (Tại công ty) – Quy trình hiện tại
L u ý: ư Quy trình này ch áp d ng cho công tyỉ ụ
Quy trình ghi nhận và thanh toán các khoản phải trả nội bộ – Tại công ty
Giám đốcGiám đốcCông tyCông tyChi nhánhChi nhánh
Không
Không
Có Duyệt ?
KTT Duyệt ?
3. Xem xét đề nghị thanh toán và lập tờ
trình thanh toán
1. Các chi nhánh lập kế hoạch chi cho năm sau và đệ
trình duyệt
2. Tập hợp chi phí và lập đề nghị thanh toán và chuyển
lên công ty
5. Thanh toán cho các đơn vị
Có
Kế hoạch chi phí, dự toán được duyệt...
Đề nghị thanh toán Tờ trình thanh toán
Bù trừ ?
4. Ghi nhận bút toán bù trừ công nợ
Có
Không
Kết thúc
Bắt đầu
Qui trình tương lai
Qui trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình quản lý nhà cung cấp Qui trình ghi nhận công nợ Qui trình thanh toán Quy trình xử lý cuối kỳ
Quản lý nhà cung cấp – Quy trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình quản lý Nhà cung cấp
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán
Bắt đầu
Hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ...
NCC mới ?
Kết thúc
Quản lý NCC này ?
Không
Có
Có
Không
3. Tạo thông tin nhà cung cấp
1. Tìm lại NCC2. Cập nhật thông tin về địa
chỉ NCC
4. Tạo thông tin chi tiết về địa chỉ nhà cung cấp
Quy trình quản lý Nhà cung cấp – Quy trình nghiệp vụ tương lai
• Các thông tin về nhà cung cấp cần được quản lý như: tên, địa chỉ và mã nhà cung cấp có thể được mở theo 3 cấp như sau:
• Mức 1: Tên Nhà cung cấp• Mức 2: Hợp đồng/Dự án • Mức 3: hạng mục công trình
• Trong qui trình tương lai việc theo dõi quản lý Nhà cung cấp có các tính năng sau:
• Nhà cung cấp và các địa chỉ vật lý của Nhà cung cấp. Ví dụ: EVNIT có hai địa chỉ tại Hà Nội và Hồ Chí Minh. Nhà cung cấp ở đây là EVNIT còn các địa chỉ là Hà Nội và Hồ Chí Minh • Quản lý toàn bộ các thông tin về NCC: MST, tài khoản NH, phân loại• Hoặc, người dùng có thể định nghĩa các trường thêm (DFF) để ghi chép các thông tin chi tiết thêm về NCC
Qui trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình quản lý nhà cung cấp Qui trình ghi nhận công nợ Qui trình thanh toán Quy trình xử lý cuối kỳ
Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (không có hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (không có hợp đồng)
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán
Không Không
CóCó
Điều chỉnh
Hủy
1. Nhập thông tin cho hóa đơn
5. Thanh toán toàn bộ
Kết thúc
4. Giải phóng treo
Kiểm duyệt thành công ?
Điều chỉnh/ Hủy ?
Bắt đầu
3. Treo hóa đơn
2. Kiểm duyệt hóa đơn
Cho phép giải phóng thủ công ?
Hóa đơn
Hợp đồng, phiếu nhập
Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (có hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (có hợp đồng)
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toánPhòng vật tưPhòng vật tư
Không Không
CóCó
Điều chỉnh
Hủy
Cho phép giải phóng thủ công ?
Bắt đầu
3. Kiểm duyệt hóa đơn
Kiểm duyệt thành công ?
Kết thúc
Điều chỉnh/ Hủy ?
Sau khi nhận hàng và đối chiếu với hóa
đơn, nhân viên phòng vật tư chuyển chứng từ sang cho bộ phân
kế toán
5. Giải phóng treo
1. Nhập thông tin cho hóa đơn
Hóa đơn, hợp đồng, dự toán được duyệt...
Hợp đồng, phiếu nhập
4. Treo hóa đơn
Hóa đơn
2. Đối chiếu với phiếu nhập hoặc đơn đặt hàng
6. Thanh toán toàn bộ
Issues:1. Accruas not zero at end
of month2. How to resolve holds at
end of month
Quy trình ghi nhận công nợ (không có Hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình ghi nhận hóa đơn (không có cam kết chi)
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán
Không Không
Có
Có
Điều chỉnh
Hủy
Có
Không
Có tạm ứng ?
3. Kiểm duyệt hóa đơn
5. Giải phóng treo thủ công
2. Áp với tạm ứng
Quy trình thanh toán
Kết thúc
Kiểm duyệt thành công ?
Giải phóng thủ công ?
Hóa đơn
Điều chỉnh/ Hủy
1. Nhập thông tin chung và chi tiết cho hóa đơn
4. Treo hóa đơn
Bắt đầu
Quy trình ghi nhận công nợ (có Hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình ghi nhận công nợ (có hợp đồng)
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toánPhòng vật tưPhòng vật tư
Không Không
CóCó
Điều chỉnh
Hủy
Có
Không
Kết thúc
1. Nhập thông tin cho hóa đơn
3. Thanh toán tạm ứng
Hóa đơn
Điều chỉnh/ Hủy ?
Có tạm ứng ?
6. Giải phóng treo
Cho phép giải phóng thủ công ?
Quy trình thanh toán
Hợp đồng, phiếu nhập
5. Treo hóa đơn
Hóa đơn, hợp đồng, dự toán được duyệt... 2. Đối chiếu với phiếu nhập
hoặc đơn đặt hàng
Kiểm duyệt thành công ?
4. Kiểm duyệt hóa đơn
Sau khi nhận hàng và đối chiếu với hóa
đơn, nhân viên phòng vật tư chuyển chứng từ sang cho bộ phân
kế toán
Bắt đầu
Quy trình ghi nhận công nợ - Quy trình nghiệp vụ tương lai
• Thông tin về hợp đồng và dự án có thể được tự động đẩy sang khi làm hoá đơn• Người dùng cũng có thể xem các thông tin về thanh toán trên hoá đơn: tổng số tiền phải trả, số đã trả và số còn lại.• Oracle EBS hỗ trợ việc phê duyệt hoá đơn trực tuyến.• Sử dụng thông tin về thời hạn thanh toán để tính các khoản nợ quá hạn (tuổi nợ)
Qui trình nghiệp vụ tương lai
Quy trình quản lý nhà cung cấp Qui trình ghi nhận công nợ Qui trình thanh toán Quy trình xử lý cuối kỳ
Quy trình thanh toán công nợ phải trả - Quy trình tương lai
Quy trình thanh toán
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán
Kết thúc
3. Chọn tài khoản thanh toán
2. Chọn hóa đơn thanh toán
Séc, Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi
Bắt đầu
1. Chọn nhà cung cấp
Quy trình xử lý cuối kỳ
Quy trình xử lý cuối kỳ
Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán
No
Yes
Yes
NoYes
No
Báo cáo các hóa đơn bị treo
Bắt đầu
Giao dịch được hạch toán hết ?
Quy trình thanh toán
Có hóa đơn treo ?
Thanh toán ?
GL_ Quy trình xử lý cuối kỳ
2. Chạy báo cáo các hóa đơn bị treo và xem xét
3. Giải phóng treo
9. Mở ký kế tiếp8. Đóng kỳ kế toán7. In các báo cáo cuối kỳ
6. Chạy chương trình chuyển bút toán sang ký sau
5. Chuyển lên phân hệ sổ cái
4. Chạy chương trình tạo bút toán kế toán
Điểm khác biệt giữa qui trình hiện tại và qui trình tương lai:
Hiện tại, người dùng phải dựa trên các hợp đồng (nhập thủ công) để đối chiếu với hoá đơn, phiếu nhập, đơn đặt hàng và các điều khoản thanh toán. Trong hệ thống tương lai, tất cả các hợp đồng, các đơn hàng và phiếu nhập sẽ được ghi nhận trên hệ thống và tự động đối chiếu với hoá đơn.
Các khoản nợ quá hạn sẽ được tự động được tính toán dựa trên điều khoản thanh toán trên hoá đơn
GAPs
Các vấn đề: Quy trình hiện tại
Quy trình tương lai