-
Adoptat la Aprobatedina Consiliului prin ordinul Ministe
ruluiBiblioteconomic Naional Culturii al RM Din12 noiembrie 2002
nr. ____din____________
Coordonat Coordonat
Ministerul Finanelor al RM Ministerul Economiei al RM
EVIDENA COLECIILOR DE BIBLIOTEC
/ Instruciune /
Prezenta Instruciune determin regulile generale de eviden a
documentelor ce constituie coleciile de bibliotec indiferent de
statutul bibliotecii i structura coleciilor i este obligatorie
pentru aplicare n toate tipurile de biblioteci ale Republicii
Moldova, indiferent de statutul bibliotecii i structura
coleciilor.
Capitolul IPRINCIPII GENERALE
Art.1. Toate documentele ce fac obiectul completrii coleciilor
bibliotecii (cri, publicaii seriale, documente de muzic tiprit,
manuscrise, documente grafice, cartografice, audiovizuale,
electronice, microformate, brevete de invenii, documente normative,
cataloage industriale .a.) sunt supuse obligatoriu evidenei de
bibliotec. Din punct de vedere valoric aceste documente sunt
considerate mijloace fixe i sunt supuse i evidenei contabile.
Art.2. Evidena coleciilor de bibliotec reprezint nregistrarea
ntr-o anumit ordine a primirii sau eliminrii documentelor i servete
conducerii n proces de planificare, organizare i desfurare a
activitii de bibliotec, analiz statistic de bibliotec, conservare i
asigurare a integritii coleciilor.
Art.3. Pentru cunoaterea permanent i exact a situaiei fiecrui
document de bibliotec i a coleciilor n ansamblu, att din punct de
vedere cantitativ (numeric, valoric), ct i calitativ (tematic,
lingvistic), bibliotecile sunt obligate s organizeze un sistem unic
de nregistrare, urmrire i control al intrrilor i micrilor
documentelor, care include:
evidena tehnico-operativ evidena contabil
-
evidena statistic
(1) Evidena tehnico-operativ are ca obiect nregistrarea
intrrilor i ieirilor documentelor i st la baza managementului
operativ al coleciilor.
(2) Evidena contabil reflect prezena i micarea fondului de
bibliotec n dimensiune bneasc, conform Instruciunii cu privire la
evidena contabil n instituiile publice, aprobate de Ministerul
Finanelor al Republicii Moldova la 9 oct. 1996.
(3) Evidena statistic are ca obiect colectarea, prelucrarea i
analizarea datelor evidenei operative i contabile, referitor la
dezvoltarea coleciilor, conform cerinelor stabilite de ctre
Departamentul Statistic i Sociologie al Republicii Moldova.
Art. 4. Evidena coleciilor se efectueaz n sistem manual sau
automatizat. Evidena n sistemautomatizat va cuprinde toate
elementele de identificare a unitilor de eviden i va
asiguragenerarea formularelor tipizate de eviden sumar i individual
a coleciilor.
Art. 5. Cerinele obligatorii pentru evidena coleciilor sunt
urmtoarele:
exactitatea, obiectivitatea i plenitudinea informaiei;
utilizarea unitilor uniformizate de eviden;
compatibilitatea unitilor de eviden a coleciei cu cele de
conservare i de mprumut;
continuitatea n evidena coleciei.
Art. 6. Biblioteca are dreptul:
s stabileasc propria modalitate de eviden, innd cont de statutul
bibliotecii, specificul organizrii i structurii fondului i asigur
exactitatea i plenitudinea evidenei coleciei, dar care nu se afl n
contrazicere cu Instruciunea prezent;
s includ n documentaia de eviden att indicatorii obligatorii, ct
i indicatori suplimentari;
s stabileasc termenii de pstrare a documentelor n colecii;
s efectueze reevaluarea documentelor, folosind coeficieni
aprobate de Ministerul Finanelor al Republicii Moldova;
s introduc normative de eliminare a documentelor lips din motive
necunoscute, proporia (dimensiunea) i modul de calculare
stabilindu-se de organul fondator n conformitate cu statutul sau
regulamentul de organizare i funcionare al bibliotecii;
s ia decizii privitor la utilizarea documentelor eliminate din
fond, respectnd legislaia n vigoare;
Art. 7. Responsabilitatea pentru organizarea corect a evidenei
coleciei de bibliotec o poart administraia bibliotecii.
-
Art. 8. Controlul respectrii normelor i cerinelor de organizare
a evidenei coleciilor este atribuit serviciului specializat al
bibliotecii.
Art. 9. Prezenta instruciune reglementeaz modul de organizare a
evidenei operative a coleciilor, care include urmtoarele etape:
Primirea documentelor Evidena primar (global) Evidena individual
Declararea i scoaterea din eviden (eliminarea) a documentelor
Verificarea (inventarierea) coleciilor Constatarea valorii
fondului
Capitolul II UNITILE DE EVIDEN ALE COLECIILOR
Art. 10. Evidena coleciilor se realizeaz n raport cu unitile de
eviden, conform Standardului SR ISO 2789:1994 Informare i
documentare. Statistica internaional de bibliotec.
Not: Nu sunt supuse evidenei documentele de uz special
(materiale ce servesc instrument de lucru pentru bibliotecari,
programatori, ali angajai ai bibliotecii, precum i documentele de
uz special, pentru amenajarea bibliotecii i a locurilor de munc ale
bibliotecarilor).
Unitile de eviden sunt urmtoarele: unitatea material (la
documentul tiprit poate fi folosit i termenul volum); titlu; metru
liniar de raft.
(1) Unitatea de eviden principal pentru coleciile bibliotecii
este unitatea material. Fiecare exemplar de documente (cri,
indiferent de numrul de pagini; atlase; hri; foi volante; programe;
afie; documente de muzic tiprit; brevete de invenii, descrieri de
invenii; documente normative; cataloage industriale, reproduceri de
art n serie etc.) este considerat pentru eviden o unitate material
(un volum).
(2) Noiunea de titlu desemneaz un document care formeaz un tot
distinct sub un titlu anume, indiferent de faptul, dac acesta este
editat n una sau n mai multe uniti materiale.Evidena n titluri se
efectueaz pentru toate categoriile de documente la primirea i
eliminarea lor din colecii. Regulile sunt urmtoarele: ediia repetat
se ia la eviden ca un titlu nou dac este revizuit i/sau adugat (nu
se supun
evidenei n titluri dubletele); traducerile sunt considerate
uniti noi de eviden; foile volante editate ntr-o singur copert
(map) se consider ca un titlu; volumele cu titlu individual din
publicaiile n multe volume, achiziionate aparte se consider
fiecare
ca un titlu; suplimentele la cri (atlase, hri, documente de
muzic tiprit etc.) care au titluri individuale sunt
considerate ca un titlu aparte.
(3) Unitatea de eviden metru liniar de raft se folosete pentru
completarea formularului statistic 6-C.
-
Art.11. Publicaii seriale
(1) Pentru publicaii seriale ( periodice, rapoarte, dri de seam
ale instituiilor, lucrri tiinifice seriale etc.) volumul se
stabilete dup numrul de pagini i dup modalitatea de constituire n
volum: pentru publicaii periodice cu un numr mare de pagini (peste
o sut), fiecare numr n parte
constituie un volum; pentru publicaii periodice (de pn la o sut
de pagini) cu apariie lunar, trimestrial, care se pot lega
ntr-o colecie anual, colecia legat devine un volum; pentru
publicaii periodice sptmnale i bilunare care se pot lega de obicei
n volume trimestriale,
acestea devin unitate de eviden (set trimestrial); pentru
ziarele sptmnale ca volum este considerat colecia semestrial;
pentru ziarele cotidiene ca volum este considerat colecia
trimestrial.
NOT: Publicaiile periodice i ziarele nelegate trebuie luate n
considerare ca i cnd ar fi legate.
(2) Evidena publicaiilor seriale n titluri se efectueaz astfel:
suplimentele la reviste, ziare care au titluri individuale se
consider ca un titlu aparte; periodicele (revistele i ziarele) se
iau la eviden ca un titlu pentru toi anii nregistrrii lor n
fond,
indiferent de schimbrile titlului i plenitudinea coleciei
publicaiei (setului).
Art.12. Documente audiovizuale
(1) Fiecare caset, band sau disc magnetic, diapozitiv, film etc.
este considerat ca unitate material.NOT: Nu sunt supuse evidenei
separate documentele audiovizuale, care sunt anexate la alt
document.
Art.13. Microformate
(1) Fiecare microfilm, microfi se consider unitate material
NOT: Dac o lucrare original este microfiat pe mai multe
microfie, toate sunt considerate o unitate material.
Art.14. Documente electronice
(1) Fiecare CD-ROM este considerat unitate material.
NOT: Nu sunt supuse evidenei separate documentele electronice
anexate la tiprituri.
Capitolul IIIPRIMIREA DOCUMENTELOR
Art.15. Biblioteca primete documentele cumprate prin numerar sau
virament, provenite prin transfer de la balan la balan, schimb,
donaie .a. conform actelor nsoitoare. La primirea documentelor
bibliotecarul, n mod obligatoriu: verific integritatea coletelor;
confrunt coninutul lor, cantitativ i valoric, cu actele nsoitoare
(facturi, bonuri, chitane, acte de
transfer sau donaie .a.), concomitent verificnd i starea fizic a
documentelor; specific ntr-un Proces - verbal, nsoit de un Borderou
nepotrivirile ntre documentele nsoitoare
-
i situaia documentelor din stoc. Un exemplar al Procesului-
verbal se nainteaz furnizorului, cu cererea de a remedia situaia
semnalat. Documentele cu defecte sunt returnate.
NOT: Neprimirea la timp a publicaiilor abonate (periodice) i
lipsa unor numere, vor fi sesizate operativ organelor de
difuzare.
Art.16. Pentru documentele primite fr act nsoitor bibliotecarul
completeaz obligatoriu un Act de primire (vezi Anexa nr.1).
Art.17. Preul documentelor trebuie s corespund cu preul nscris n
actul nsoitor. Documentele, preul crora nu figureaz n actul nsoitor
i / sau pe document, ori figureaz n alt moned dect cea naional, la
primire sunt supuse evalurii: preul pentru cartea curent se
stabilete n raport cu valoarea i volumul lucrrii; preul
publicaiilor rare (carte de patrimoniu i bibliofil, ediii
deosebite, manuscrise etc.) se stabilete
de ctre comisiile de achiziie, constituite special n acest scop;
pentru publicaiile strine, cu valoare n alt moned, se stabilete
echivalentul n lei al valutei
respective, la cursul oficial (dac preul publicaiei n lei nu
corespunde valorii lucrrii, comisia este n drept s-l
corecteze);
NOT: Preul stabilit se indic n actul de primire i pe coperta
documentului respectiv, n paranteze drepte.
Art.18. tampilarea documentelor marcheaz intrarea acestora n
patrimoniul bibliotecii, constituind un mijloc de a evita cazurile
de sustragere a acestora i servete la identificarea apartenenei
documentului.
(1) Pe documentele intrate se aplic imediat tampila special : cu
numele bibliotecii.
(2) tampilarea se efectueaz n modul urmtor: crile se tampileaz,
de regul, pe foaia de titlu, n mijlocul spaiului alb dintre datele
de apariie
sau pe versoul foii de titlu i la pagina 17, n josul paginii,
sub text (dac foaia de titlu lipsete, tampila se aplic pe copert
sau pe prima pagin, deasupra textului);
ilustraiile, planele pe file separate, care nu intr n numerotaia
volumului, hrile, schemele, reproducerile etc. se tampileaz fiecare
n parte, n colul din dreapta, jos, n aa fel nct tampila s ating
puin desenul, ns fr al obtura;
publicaiile periodice i seriale, care au peste o sut de pagini,
se tampileaz dup modelul crilor; publicaiile periodice se tampileaz
la primirea acestora pe prima pagina a fiecrui numr, n spaiul
alb de jos al paginii, la mijloc; manuscrisele se tampileaz fil
cu fil, pe versoul acestora; fotografiile se tampileaz pe verso,
fiecare n parte; tampila se aplic pe ambalajul SD i DVD, pe
eticheta i supercoperta discului, pe blancul benzii
magnetice i pe cutia acesteia, pe caset i eticheta casetei, pe
versoul stampei, pe ambalajele diapozitivelor, pe ambalajul
microfilmului.
Capitolul IVEVIDENA PRIMAR (GLOBAL)
Art.19. Evidena primar cumuleaz i reflect date privind dinamica
intern a fondurilor, proveniena, mrimea, valoarea i componena
tematic a coleciilor de documente. Orice achiziie sau eliminare de
documente se nregistreaz obligatoriu n Registrul de micare a
fondurilor (R.M.F.).
Art.20. R.M.F. (vezi Anexele nr. 2, 2-A, 2-B) este formularul
tipizat obligatoriu pentru toate bibliotecile,
-
este un registru unic pentru bibliotec, indiferent, dac aceasta
are sau nu subdiviziuni (secii, filiale, puncte de mprumut).
NOT: Subdiviziunile bibliotecii pot s-i in i un R.M.F. separat,
pentru uurarea inerii evidenei n subdiviziune.
Art.21. R.M.F. se compune din trei pri:
Partea I - Intrri. Partea a II-a - Ieiri. Partea a III a -
Recapitulare.
Art.22. Partea I. Intrri, evideniaz cronologic completarea
coleciilor pe stocuri primite i ofer informaii cu privire la
cantitatea i valoarea financiar a documentelor intrate, proveniena
i categoria lor.
(1) Completarea Prii I. Intrri a R.M.F. se efectueaz astfel:
a) ntregul stoc de documente primit cu acelai act nsoitor se
nregistreaz pe un singur rnd; lotul de documente prea mare poate fi
fragmentat n loturi mai mici, fiecrui lot atribuindu-i-se un numr n
R.M.F.
b) Nu se admit rnduri libere ntre dou nregistrri. c) Numerotarea
stocurilor nregistrate ncepe cu nr.1 n fiecare an. Pentru fiecare
stoc de documente se indic proveniena documentelor, folosindu-se
sigle (CB - colectura bibliotecilor, L - librrie, Ant. -
anticariat, D - donaie, A - abonament etc.) sau numele donatorului;
n cazul publicaiilor provenite din schimbul internaional, se
menioneaz i ara de unde vin.
d) Suplimentar se evideniaz urmtoarele categorii de documente:
cri ; publicaii seriale; documente de muzic tiprit; documente
audiovizuale; documente grafice; brevete de invenii; documente
normative; cataloage industriale; alte categorii (manuscrise,
documente electronice, microformate etc.). f) Evidena n titluri a
documentelor vezi art.10 (2).
NOT: Evidena n titluri a coleciilor deja existente, n cazul cnd
ea a lipsit, poate fi efectuat aproximativ, n baza cataloagelor
alfabetice (Catalogul alfabetic general, Catalogul alfabetic al
publicaiilor seriale) i fielor preliminare pentru publicaiile
periodice.
g) Publicaiile periodice se nregistreaz n R.M.F., dup caz,
anual, semestrial sau trimestrial, odat cu recepia abonamentelor
pentru perioada respectiv i constituirea lor n volume, pe baza
datelor din fiele de eviden individual.
Art.23. n partea a II-a Ieiri a R.M.F. se nregistreaz eliminarea
documentelor coleciilor bibliotecii din diferite motive (uzur fizic
sau moral, pierdute, deteriorate, transferate etc.) conform
Proceselor-verbale, nsoite de Borderou.
(1) Numerotarea nscrierilor despre eliminarea documentelor ncepe
de la nr. 1 i merge n continuare da la an la an.
-
(2) La eliminare, evidena documentelor n titluri se efectueaz
conform datelor serviciului Prelucrare, prezentate dup scoaterea
fielor din catalogul alfabetic general.
Art.24. Partea a III-a Recapitulare a R.M.F. prezint situaia
sintetico - cantitativ i valoric a coleciilor existente n
bibliotec: totalul documentelor rmase n bibliotec la sfritul
anului, dup ce din numrul total al documentelor existente se scade
numrul celora, care au fost eliminate din coleciile
bibliotecii.
Capitolul VEVIDENA INDIVIDUAL
Art.25. Evidena individual a documentelor are drept scop
nregistrarea nominal a fiecrui document i servete la cunoaterea
coninutului fondului documentar.
Art.26. Evidena individual se realizeaz prin dou modaliti de
nregistrare: Registrul inventar (R.I.; vezi Anexa nr. 3) i Fia de
eviden individual, suportul material a crei l reprezint fia de
catalog.
Art.27. Modalitatea de nregistrare a documentelor se stabilete
reieind din durata de pstrare i utilizare a documentelor i valoarea
lor.
(1) n Registrul inventar se nregistreaz:
documentele care fac parte din patrimoniul cultural naional cu
durata de utilizare nelimitat; documentele care constituie
coleciile de baz ale bibliotecii cu durata de utilizare de peste
15-20
ani; documentele din coleciile uzuale cu durata de utilizare mai
mare de 5 ani.
(2) n baz de fie se nregistreaz documentele care nu se iau la
balana contabil a bibliotecii:
publicaiile periodice, n cazul bibliotecilor care nu constituie
colecii de baz de periodice i termenul de pstrare i utilizare a lor
este de 3-5 ani;
documentele, care se prelucreaz n grup (fotografii reproduse n
serie, programe, materiale instructive, cri potale, agende,
calendare, ilustrate, hri, placarde, afie, plane, condiii tehnice,
documente normative, cataloage industriale, cataloage de firm
etc.);
documentele din colecii de schimb, de rezerv; dubletele unor
publicaii (periodice, ziare, standarde etc.), neincluse n coleciile
de baz.
Art.28. Registrul inventar reprezint contabilizarea individual a
patrimoniului bibliotecii. Fiecare document, transformat n unitate
de eviden, este tezaurizat prin: suma principalelor sale date
bibliografice (tip document, autor, titlu, loc i an de apariie);
valoarea material (preul fiecrui exemplar, al exemplarelor legate
iniial sau ulterior); raportarea la R.M.F. (pentru intrarea i
pentru eliminarea publicaiilor din patrimoniu).Toate aceste
elemente bibliografice, biblioteconomice i contabile sunt
nregistrate cronologic i simbolizate printr-un numr de ordine -
numrul de inventar.
(1) Bibliotecile cu fonduri mici completeaz un R.I. unic pentru
toate categoriile de documente. Bibliotecile care dein un numr mare
de publicaii de diverse categorii (colecii speciale de documente
audiovizuale, grafice etc.) pot ine evidena lor individual n
Registre aparte, cu numerotaie paralel. Fiecare categorie de
documente (colecie) primete o sigl (liter), care se scrie naintea
numrului inventar.
-
(2) Completarea R.I. se efectueaz astfel: a) Fiecare unitate de
eviden se nscrie pe un singur rnd din R.I., sub un numr, ce-i va
aparine numai acestui exemplar. Numrul de inventar se nscrie pe
fiecare unitate de eviden (pe foaia de titlu sau pe versoul
acesteia, n partea de sus a tampilei i pe pagina de control). b)
Numerotarea n Registrul inventar se face de la nr.1 i merge n
continuare, de la registru la registru. c) Anul inventarierii se
trece pe rndul de sus, din stnga, al fiecrei pagini; data i luna
inventarierii se menioneaz numai la nscrierea primului volum din
stocul respectiv, n continuare folosindu-se ghilimelele. d) Dac
pentru completarea rubricii din Registrul inventar nu avem toate
datele pe pagina de titlu, vom apela la informaiile furnizate de
alte zone ale publicaiei (copert, prefa etc.); cnd nu depistm
datele vom scrie: f.a. = fr an; f.l. = fr loc etc., datele alese
din alte surse dect foaia de titlu vor fi luate n paranteze drepte.
e) n rubrica Autorul i titlul: se menioneaz nti numele de familie
al autorului, apoi prenumele, desprite prin virgul; la publicaiile
scrise de mai muli autori se scrie numai primul autor, dup care
urmeaz meniunea
.a. (i alii); dac numrul autorilor este mai mare dect trei,
publicaia se nregistreaz dup titlu; titlul crii se scrie integral,
numai pe un singur rnd, n forma n care apare pe foaia de titlu sau
pe
copert; titlurile lungi pot fi scurtate prin omisiunea unor
cuvinte din interiorul sau de la sfritul acestora,
folosindu-se semnele omisiunii (...) sau fcnd prescurtri i
abrevieri conform standardelor; n cazul n care diferite volume ale
aceleiai publicaii au titluri diferite, se menioneaz titlul
fiecrui volum; lucrrile n mai multe volume se inventariaz
individual, fiecare volum primind un numr de
inventar. f) Autorul, titlul i locul editrii se scriu n limba i
cu alfabetul n care este tiprit lucrarea. n cazul altor alfabete,
dect cel latin, elementele de descriere pot fi transliterate.
NOT: Pentru crile n limba romn imprimate cu alfabetul chirilic,
nu se aplic standardul de transliterare a caracterelor chirilice
slave, ci se face transcrierea fonetic conform pronuniei limbii
romne.
g) n rubrica Locul numele oraului se scrie prescurtat (de
exemplul: Chiinu - Ch., Bucureti - Buc.). h) Preul documentului se
indic n mod obligatoriu. Nu se admite folosirea ghilimelelor, chiar
dac se inventariaz mai multe exemplare ale aceleiai publicaii.
Pentru publicaiile n mai multe volume, pe care este indicat preul
tuturor volumelor luate la un loc, la rubrica respectiv se cuprind
printr-o acolad toate volumele, dup care se scrie preul total
(global). i) Rubrica nsemnri la verificarea fondului se va completa
prin bifare la verificrile periodice ale coleciilor, la efectuarea
controlului financiar intern de ctre organele respective etc. ) La
rubrica Meniuni se consemneaz numrul i data documentului n baza
cruia se elimin publicaiile din bibliotec, se fac nsemnri cu
privire la suportul unor documente (disc, caset, stamp, band
magnetic etc.) la locul repartizrii publicaiei (secie, filial,
punct de mprumut etc.).
Art. 29. Fia de eviden individual trebuie s caracterizeze ct mai
mult posibil natura i coninutul documentului nregistrat. Pentru
realizarea acestei caracterizri se utilizeaz o serie de elemente
bibliografice, cu ajutorul crora se identific i se difereniaz
documentul respectiv de celelalte documente. Suportul material al
acestei caracterizri l reprezint fia de catalog.
Art. 30. Evidena individual a publicaiilor periodice i ziarelor
se efectueaz:
-
pe fie de eviden preliminar, pn la constituirea lor n uniti
materiale (volume); n Registrul inventar.
(1) Pentru o eviden exact a primirii publicaiilor periodice
contractate prin abonament se completeaz Fia de eviden preliminar
(vezi Anexele nr.4, 5), cte un exemplar pentru fiecare titlu: a) pe
fiele de eviden preliminar se nscriu datele privind reclamaiile i
modul cum se va lega colecia; b) Pentru ziare, la primirea n
bibliotec se bifeaz spaiul corespunztor datei de apariie a fiecrui
numr, iar pentru reviste se nscriu numerele acestora n spaiile
corespunztoare lunii respective.
(2) Pentru publicaii periodice valoarea iniial de abonare este o
valoare de plan; valoarea definitiv a publicaiilor primite prin
abonament se stabilete la sfritul anului, n raport cu transmiterea
lor de ctre unitatea de difuzare i de termenul pstrrii publicaiilor
n colecie (fondul de baz sau cel uzual).
(3) La sfritul fiecrui trimestru, semestru i an se ntocmesc Acte
de primire, prin care se constat primirea numerelor ziarelor,
periodicelor contractate prin abonamente. Actul de primire se
pstreaz ca document oficial mpreun cu chitanele de contractare a
abonamentelor (un exemplar - n Contabilitate).
Art. 31. nregistrarea cursurilor, manualelor, almanahurilor de
orice fel n Registrul inventar este similar cu cea a crilor
(fiecare volum aparte).
Capitolul VIVERIFICAREA COLECIILOR
Art. 32. Verificarea periodic a coleciilor bibliotecilor este
obligatorie. Termenele la care se efectueaz verificarea sunt
stabilite n raport cu numrul de uniti materiale existente n
patrimoniul fiecrei biblioteci, dup cum urmeaz:
n fiecare an - n bibliotecile care dein pn la 5.000 u.m. odat la
doi ani - n bibliotecile care dein ntre 5.001 - 10.000 u.m. odat la
trei ani - n bibliotecile care dein ntre 10.001-50.000 u.m. odat la
cinci ani - n bibliotecile care dein ntre 50.001-250.000 u.m. odat
la apte ani - n bibliotecile care dein ntre 2500011.000.000 u. mn
bibliotecile care dein peste 1.000.000 u. m. termenele de
verificare se stabilesc de organele superioare, odat la cel puin 15
ani.
Art. 33. n afara perioadelor menionate n art. 34, verificarea
coleciilor se efectueaz n urmtoarele situaii:
la predarea - primirea n gestiune a fondurilor; n caz de
depistare a furturilor; n urma unor calamiti naturale sau incendii;
cnd se constat anumite nereguli n pstrarea publicaiilor; cnd sunt
indicii c exist lipsuri sau plusuri, care nu pot fi stabilite cert
dect prin verificare total; n cazul comasrii, divizrii sau
desfiinrii bibliotecii sau seciilor cu gestiune; la cererea
organului superior.
-
Art. 34. Verificarea coleciilor se face n baza deciziei emise de
ctre conducerea bibliotecii, prin care se desemneaz comisia de
verificare.
Art. 35. Modalitile de verificare a coleciei se stabilesc n baza
unor acte interne de reglementare ale bibliotecii.
Art.36. Toate constatrile comisiei de verificare sunt
contrasemnate printr-un proces-verbal semnat de ctre membrii
comisiei i prezentat spre aprobare directorului bibliotecii sau
conductorul instituiei la balana cruia se afl biblioteca.
Capitolul VIIDECLARAREA I SCOATEREA
DIN EVIDEN (ELIMINAREA)A DOCUMENTELOR
Art. 37. Eliminarea documentului, indiferent de tipul lui, poate
fi efectuat n una din situaiile:
cnd documentul este deteriorat fizic; cnd documentul este depit
n coninut; cnd documentul este transferat unei alte biblioteci; cnd
documentul s-a pierdut; n cazul dubletelor, documentelor ce nu in
de profilul bibliotecii.
Art. 38. Deteriorarea fizic i depirea n coninut a documentelor
se constat de o comisie anume constituit, din care pot face parte i
unii specialiti din afara bibliotecii i reprezentani ai
contabilitii.
NOT: Scoaterea din circuitul lecturii a publicaiilor cu coninut
depit se face i n conformitate cu instruciunile i dispoziiile
fondatorilor.
Art. 39. Procesele-verbale privind eliminarea documentelor
pierdute de la expoziii sau din fond cu accesul liber la raft sunt
alctuite i semnate de o comisie i aprobate de ctre ordonatorul de
credite.
Art. 40. n vederea eliminrii documentelor se ntocmete un Proces
- verbal, n care sunt trecute numrul volumelor i valoarea total a
acestora. Procesul-verbal este nsoit de un Borderou sau de fiele
crilor (la documente care nu sunt luate la balana bibliotecii). (
Vezi art. 27, p. 2).
NOTE: 1. Valoarea documentelor eliminate se menioneaz n preuri
actualizate, dup anii editrii, n conformitate cu coeficienii de
indexare a fondurilor bibliotecare, elaborai i recomandai de ctre
Ministerul Culturii de comun acord cu Ministerul Finanelor al
Republicii Moldova.
2. ntr-un act pot fi incluse diferite categorii de documente
eliminate pe acelai motiv.
Art. 41. Documentele primite de la cititori n locul celor
pierdute trebuie s corespund profilului de completare a
bibliotecii. Aceste documente se nscriu n Registrul de eviden a
documentelor pierdute de ctre cititori. La sfritul trimestrului,
semestrului, anului se alctuiesc dou Procese - verbale: de
eliminare a documentelor pierdute i de recepionare a documentelor
primite n locul celor pierdute. Art. 42. Toate datele privind
eliminarea documentelor se nregistreaz n Registrul de micare a
fondului respectiv n Parte a II-a Ieiri.
Art. 43. La eliminarea unui volum din coleciile bibliotecii n
Registrul inventar se bareaz cu
-
diagonale roii numrul de inventar i preul, celelalte elemente
(autor, titlu, loc etc.) rmn neterse. n rubrica Meniuni se indic
numrul i data actului, n baza cruia a fost eliminat documentul
respectiv.
Art. 44. Documentele ce nu in de profilul bibliotecii i
dubletele ce nu sunt solicitate se transfer n fondurile de rezerv
sau de schimb i se propun altor biblioteci n mod gratuit, iar dac
iari nu sunt solicitate, se caseaz.
Art. 45. Vnzarea documentelor eliminate din fond se efectueaz
conform reglementrilor n vigoare.
Capitolul VIIICONSTATAREA VALORII COLECIILOR
I PSTRAREA DOCUMENTELORDE EVIDEN
Art. 46. Evidena tehnic-operativ cuprinde toate actele de nsoire
(facturi, specificaii, chitane, borderouri, acte de primire .a.) a
documentelor la primire, procesele-verbale de primire i de
declarare a eliminrii, registrele de eviden, toate actele emise n
cadrul activitii i fiele de eviden individual.
(1) Toate actele de nsoire i cele care se emit se vor nregistra
i se vor pstra, n ordine cronologic, n conformitate cu
nomenclatorul instituiei.
(2) Registrele de eviden se vor numerota, nurui, parafa i
certifica astfel: numerotarea registrelor se realizeaz de la prima
pagina i pn la ultima; nuruirea se realizeaz prin perforarea a dou
guri, prin care se va trece un nur, care se va nnoda
pe ultima pagin a registrului; parafarea se realizeaz prin
lipirea nururilor de ultima foaie cu ajutorul unei buci de hrtie;
certificarea registrelor se realizeaz prin nscrierea de ctre
bibliotecar a numrului de pagini sub
paraf i confirmarea acestuia de ctre contabilul ef i
director.
(3) Registrele de eviden vor fi numerotate (cu cifre romane) i
nregistrate ntr-un registru opis (vezi Anexa nr.6), coninutul
registrului este organizat pe capitole, n raport cu categoriile
documentelor.
(4) Registrele de eviden se completeaz cu cerneal (pix), cite,
ordonat, evitndu-se orice tersturi, omiteri, nregistrrile greite
vor fi tiate cu o linie orizontal, pentru a se putea citi textul
iniial, iar corectura se certific la rubrica Meniuni sub semntura
descifrabil a bibliotecarului.
Art. 47. Facturile, chitanele, procesele-verbale, actele i
borderourile ce le nsoesc .a. documente privitor la documentele
nscrise n Registrul inventar sunt transmise la contabilitatea
instituiei din care face parte biblioteca, pentru nregistrarea
contabil.
Art. 48. Contabilitatea efectueaz n mod obligatoriu verificarea
documentelor care stau la baza evidenei primare, confruntnd
periodic valoarea fondului cu datele de eviden
tehnico-operativ.
-
Anexa nr. 1BIBLIOTECA.
ACT DE PRIMIRE nr. ..din..
Se confirm primirea n bibliotec, fr act nsoitor, ca donaie /
schimb de la
..........................................................................................adresa...................................................................a
unui numr de ..................documente (cri, publicaii periodice,
ziare, documente grafice, audiovizuale etc.), n valoare de
...................................................................(cifre
i litere) leiconform borderoului de mai jos.
DIRECTOR / CONTABIL-EF BIBLIOTECAR
BORDEROU Nr. ......................
Nr.crl.
Nr.inv. Autorul i titlul Locul Anul Pre lei Meniuni
1 2 3 4 5 6 7
Acest borderou face parte integrant din actul
nr.................... BIBLIOTECAR
-
Partea I IntrriAnexa nr. 2
Anul_______________ ?
Nr.crt.
Data nregistr. Proveniena
Denumirea, nr. i data actului
nso.
Totalul doc. intrate n biblliotec
Din care documente supuse inventarierii Repartizarea dup
categoriile docum. (u.m.)* Repartizarea dup coninut (u.m.)*
Repartizarea dup limbi (u.m.)
MeniuniUniti
materialeTitluri Cantitatea
(unitimateriale)
Valoarea(lei, bani)
De la nr. La nr.
Cri Publicaii seriale(ziare, reviste,
etc.)
Docu-mente
de muzic tiprit
Docu-mente
audiovi-zuale
Docu-mente grafice
Alte cate-gorii de
docu-mente
Filozofie.Religie.
tiie sociale.Istorie.C.Z.U.
1/3;902; 904;
908;93/99
Matem.tiine
naturale.tiine
aplicate.Geografie.
C.Z.U.;5; 6; 91
Lingvis-tic.
Filologie.Literatu-
r.C.Z.U.;
8
Genera-liti.Art.Sport.
Biografii.C.Z.U.;
0; 7; 929
n limba de stat
n limbile minori-tilor
naionale
n limbi
strine
-
* u. m. uniti materialePartea II Ieiri
Anexa nr. 2AAnul_________________ ?
Nr.crt.
Datanreg.
Totalul documentelor ieite din bibliotec
Repartizarea dup categoriile documentelor (u.m.) Repartizarea
dup coninut (u.m.) Repartizarea dup limbi (u.m.) Repartizarea dup
cauzele ieirii
MeniuniCantitatea Valoarea Cri Publicaii
seriale (ziare, reviste,
etc.)
Docu-mente
de muzic tiprit
Docu-mente audio-vizuale
Docu- mente grafice
Alte categorii de docu-
mente
Filozofie.Religie.
tiie sociale.Istorie.C.Z.U.;
1/3;902; 904;
908;93/99
Matem.tiine
naturale.tiine
aplicate.Geografie.
C.Z.U.;5; 6; 91
Lingvis-tic.
Filologie.Litera*-
tur.C.Z.U.;
8
Genera-liti.Art.Sport.
Biografii.C.Z.U.;
0; 7; 929
n limba
de stat
n limbile minori-tilor
naionale
n limbi
strine
Schimb inter-bibliotecar
Uzate Nerestituite Alte cauze
u.m. titluri lei bani C(u.m.)
V(lei)
C(u.m.)
V(lei)
C(u.m.)
V(lei)
C(u.m.)
V(lei)
-
Partea III Recapitulare Anexa nr. 2-BPag. _____________
Pag. _______________
Anul Micarea fondurilor
Totalul documentelor Repartizarea dup categoriile documentelor
(u.m.) Repartizarea dup coninut (u.m.) Repartizarea dup limbi
(u.m.)
MeniuniCantitatea Valoarea Cri Publicaii
seriale (ziare, reviste,
etc.)
Docu-mente
de muzic tiprit
Docu-mente audio-vizuale
Docu- mente grafice
Alte categorii de docu-
mente
Filozofie.Religie.
tiie sociale.Istorie.C.Z.U.;
1/3;902; 904;
908;93/99
Lingvis-tic.
Filologie.Literatu-r.
C.Z.U.;8
Genera-liti.Art.Sport.
Biografii.C.Z.U.;
0; 7; 929
n limba de stat
n limbile minori-tilor
naionale
n limbi
strine
u. m. titluri lei bani
Existent lanceputul
anului
Intrri n cursul anului
Ieiri n cursul anului
Existent lanceputul
anului
Intrri n cursul anului
Ieiri n cursul anului
Existent lanceputul
anului
Intrri n cursul anului
Ieiri n cursul anului
Existent lanceputul
anului
Intrri n cursul anului
Ieiri n cursul anului
Existent lanceputul
anului
Intrri n cursul anului
Ieiri n cursul anului
-
Anexa nr. 3Anul_______________ Pag.____________________
Data inregistrarii
Nr. crt. n R.M.F.
Nr. inventar Autorul i titlul Locul Anul Preul (lei)
nsemnri la
verificarea fondurilor
Meniuni speciale
-
Anexa nr. 4Fia de eviden preliminar (ziare)
Titlul Modul de constituire n volum
Editor____________________________________________________________________________________________________________________________________Loc______________________________________________________________________________________________________________________________________Periodicitate_____________________________________________________________________________________________________________________________
Nr. decolecii
Luna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30 31
Ian.
Febr.
Mar.
Apr.
Mai
Iun.
Iul.
Aug.
Sept.
Oct.
Nb.
Dec.
RECLAMAT RSPUNSUL PRIMIT
NumeleNr.
nregistr. DataNr.
nregistr. Data Concluzia
-
Anexa nr. 5Fia de eviden preliminar (reviste)
Titlul Modul de constituire n
volum
ISBN
Editor______________________________________
Loc________________________________________
Periodicitate_________________________________
Nr. de colecii
Anul Ian. Febr. Mart. Apr. Mai Iun. Iul. Aug Sept. Oct. Nb.
Dec.Men- iuni
RECLAMAT RSPUNSUL PRIMIT
Numele Nr. nregistr.
Data Nr. nregistr.
Data Concluzia
-
Anexa nr. 6
REGISTRU OPIS
Capitol: cri
Nr. registru(volum)
Descriere coninut
Meniuni
AnulPrimul numr de inventar
Ultimul numr de inventar
XX 1971 130 001 133600
XXI 1971 133601 137200
XXII 1971
137201 140800
140801 144400